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COME SI FA LA TELEMATICA
TECNOCONDOMINIO - 2 COME SI FA LA TELEMATICA
Guida pratica all’assemblea virtuale in condominio. È più facile di quello che dicono, basta avere un pc o uno smartphone. E i più entusiasti sono gli anziani. Il segreto? Prepararla per tempo e seguire le regole giuste
Daniela Zeba
In questi mesi assistiamo a un dibattito acceso sull’opportunità di utilizzare la tele assemblea come strumento alternativo per fare deliberare i condòmini (vedi articolo a pagina 34). I detrattori e i tradizionalisti, sostengono principalmente che l’italiano medio, specie se di età avanzata, è un analfabeta digitale, che la questione andrebbe normata, prestandosi ad un rischio troppo alto di impugnazione. Nel frattempo, attendono che il legislatore, che non si è mai dimostrato all’avanguardia in materia, si appresti a regolamentare la questione con una norma ad hoc, con il conseguente congelamento del problema. Tuttavia, vi sono più che autorevoli giuristi, come l’avvocato Rosario Dolce e il consigliere di Corte di Cassazione An tonio Scarpa, che sostengono che è proprio per la realtà che stiamo vivendo da tre mesi, che la tele assemblea non solo deve essere considerata utile, ma anche l’unico strumento veramente sicuro a tutela della salute pubblica. Dolce ha addirittura pubblicato un e-book gratuito per diffondere le basi giuridiche della sua tesi, a supporto dell’amministratore che vuole poter lavorare con strumenti adeguati e al passo con i tempi (strumenti peraltro già utilizzati in ogni ambito che non sia il condominio). Si trova sul web: a questo link https://bit.ly/3efuAA2.
In onda
In ossequio alla salute pubblica e all’esigenza di indire assemblee anche nell’attuale stato di emergenza, con la consapevolezza che il progresso non si può arrestare, molti amministratori hanno iniziato tuttavia a sperimentare, con successo, nei condomini più tecnologicamente pronti, la tele assemblea, individuandola come strumento di lavoro indispensabile per il futuro, nella convinzione che se non sostituirà completamente quella tradizionale in presenza, andrà sicuramente a integrarla, favorendo la massima partecipazione dei condòmini, e quindi la massima democrazia in condominio, con soddisfazione da parte di tutti: dei fuori sede per lavoro o
altro, dei proprietari di seconde case, dei portatori di handicap o di malati, impos sibilitati altrimenti a presenziare. Premesso questo, convinciamoci che se non oggi, la tele assemblea sarà inevitabilmente lo strumento di domani, quindi tanto vale imparare a conoscerlo e a diffonderne la cultura tra gli amministratori che si considerano evoluti e anche fra i condòmini, che più spesso di quanto crediamo, sono disposti a sperimentare le innovazioni, purchè adeguatamente preparati.
Sperimentare
Partiamo col dire che sul mercato vi sono piattaforme di ogni tipo: gratuite e a pagamento. Ovviamente queste ultime sono quelle più performanti e che danno mag giori garanzie in termini di connessione e accorgimenti quali la videoregistrazione. Tutte hanno dei pro e dei contro e quindi la cosa migliore per capire quali sono le più appropriate alle proprie esigenze è la sperimentazione. Sono nati gruppi Facebook e chat Telegram e Whatsapp, addirittura openlab promossi dal Sole 24 Ore per aiutare gli amministratori a trovare le giuste soluzioni. Dobbiamo essere cu riosi e avere il coraggio di provare, magari partendo da riunioni di consigli di condominio, o da riunioni assemble
ari anche solo informative per vedere come rispondono gli interessati.
Piattaforme
Ecco le più utilizzate e sperimentate dagli amministratori. Google Meet. Fornisce gratuitamente il servizio fino a settembre 2020, poi pagamento da 25 euro mensili. Zoom. La versione free gestisce fino a cento partecipanti con il limite di 40 minuti a sessione. La versione a pagamento, con maggior prestazioni, parte da 19 euro mensili. Gotomeeting. Canone da 11 euro circa mensili: professionale, permette, come gli altri, registrazione delle riunioni. My Governance. Permette di digitalizzare completamente la gestione delle riunioni dalla convocazione alla creazione dell’ordine del giorno, dal foglio presenze alle votazioni e prevede diversi piani di pagamento. Assemblea Online.it. L’aspetto singolare del sistema è che l’assemblea non si svolge in video-conferenza: non è necessaria una connessione internet a banda larga a disposizione di tutti i partecipanti e non è richiesto l’ausilio di microfoni e telecamere. Per partecipare basta avere accesso a internet (anche solo da smartphone). Questa è una caratteristica essenziale, perché evita il rischio enorme
che problemi tecnici (bassa qualità audio, rumori di sottofondo, blocco audio/ video, perdita della connessione, ecc.) impongano la sospensione dell’assemblea fino a quando tutti gli aventi diritto non siano nuovamente nelle condizioni di poter partecipare. Vi sono poi associazioni di amministratori come Apaci e Apice che hanno messo a disposizione dei loro associati (per assemblee di prova o magari urgenti ed indifferibili) piattaforme personalizzate e consulenza per gestire le assemblee online.
Offerte commerciali
Il marketing piuttosto aggressivo di alcuni fornitori, che stanno proponendo app al riguardo rivolgendosi direttamente ai condòmini, bypassando a piè pari gli amministratori, se da un lato lo ritengo personalmente non proprio corretto, sta tuttavia aiutando gli amministratori nel rendere più consapevoli i condòmini dei vantaggi delle assemblee online a cui, ricordiamolo, si può, in determinati casi, presenziare anche via smartphone, o an che solo via telefono, senza bisogno di connessione internet.
Comunicare con i condomini
Il segreto è comunque la buona e corretta comunicazione. Tutto sta nel gestire bene le informazioni da dare ai condòmini e
formarli. Se un amministratore ha la fi ducia dei propri condòmini, ha a cuore l’evoluzione della professione e si adopera proattivamente per avere la loro collaborazione, in questo momento più che mai a tutela della loro salute, non faticherà ad avere il loro appoggio, tenendo conto che sarà ringraziato da coloro che magari sono in quarantena, avrà il favore di chi
risiede lontano dal condominio (magari fuori regione fino a che non sarà riattivata la libera circolazione fra regioni), favorirà la presenza di chi per altre ragioni non può spostarsi da casa. Esiste comunque lo strumento della delega e teniamo in conto che molti anziani vengono aiutati anche da figli e nipoti per il collegamento.
Preparazione
Una volta scelta la piattaforma è necessario, prima di dare luogo alla convocazione e costituzione di un’assemblea telematica, sottoporre a ciascun avente diritto una sorta di linee guida con le quali illustrare le modalità e gli strumenti tecnologici occorrenti per il collegamento, per acquisirne non solo il consenso all’utilizzo, ma anche alla registrazione e verificarne, di volta in volta, l’effettiva fattibilità. Nei protocolli informativi potrebbero essere precisate le seguenti informazioni: A) La condizione essenziale per la validità dell’assemblea in video conferenza tra la sede e le unità collegate è che tutti i partecipanti possano essere identificati e sia loro consentito di seguire la discussione, di intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati e di partecipare alla votazione; verificandosi tali presupposti, l’assemblea si considera tenuta nel luogo in cui si trova il presi dente e dove dovrebbe pure trovarsi il segretario della riunione, onde consentire la stesura e la sottoscrizione del processo verbale; in mancanza di condizioni che impediscano al segretario e al presidente di trovarsi nella stessa sede, importante è venga data lettura del verbale, registrata la sessione, onde avere prova certa della volontà assembleare e del deliberato. B) Se nel corso dell’assemblea venisse sospeso il collegamento, la riunione verrà dichiarata sospesa dal presidente dell’assemblea e le decisioni prese fino alla sospensione saranno valide, ove regolarmente adottate. A fronte del pieno rispetto delle condizioni poste sopra e di quelle previste dalla legge in ordine all’accertamento dell’identità degli intervenuti, alla verbalizzazione, al diritto di conoscere i punti all’ordine del giorno, al diritto di intervento e di prendere visione dei documenti ed alla validità delle votazioni, così come ampiamente supportato dalla giurisprudenza, convinciamoci che nulla osta a che anche le assemblee condominiali possano essere svolte per videoconferenza.
Lo svolgimento dell’assemblea
Innanzitutto occorre avere una buona connessione.
Accesso in video: da pc, notebook, tablet, smartphone: basta fare click su un link ricevuto via e-mail e su smartphone dovrà essere installata apposita applicazione. Accesso in audio: da telefono normale, ricevuto via email il numero da comporre. Per l’accesso degli aventi diritto: almeno per la prima volta occorre convenire le modalità di accesso in modo da permettere a tutti di partecipare.
Fasi preliminari
All’inizio occorre un poco di aiuto per le istruzioni d’uso e attenzione verso chi è meno esperto. Le regole di intervento: chi vuole intervenire chiede la parola via audio o con la chat collegata. Chi accede fa la stessa cosa solo via audio.
Verifica di presenze e deleghe
Le deleghe devono pervenire in forma scritta via pec o fax o su carta, consegnate da parte di chi partecipa di persona all’assemblea. Sono verificate dal presidente direttamente se è presente sul luogo dell’assemblea o in video.
Ordine del giorno
Per l’ordine del giorno si procede in modo tradizionale, punto per punto. Eventuali documenti, foto o video di supporto alle decisioni possono essere
mostrati in video se scansionati, con dividendo il desktop con singole finestre del browser che possono essere mostrate a tutti i partecipanti.
Verbale
Allo stesso modo la compilazione del verbale avviene con la possibilità di ciascun partecipante di constatare che la sintesi scritta corrisponda alle decisioni prese e permette l’integrazione immediata di aggiunte o correzioni. Per ciascun ordine del giorno le soluzioni proposte vengono poste ai voti, sempre con la verbalizzazione progressiva e in diretta. La votazione avviene per appello nominale dei presenti. I software di gestione evoluti permettono di calcolare immediatamente i quorum raggiunti. Il verbale è sottoscritto o direttamente dal presidente o con la firma digitale oppure viene firmato e scansionato ed è inviato, subito dopo la conclusione dell’assemblea, via e-mail o pec a tutti i condòmini presenti. Per gli assenti, non dotati di pec, si inoltra per raccoman data postale con avviso di ricevimento.
Registrazione
Immediatamente dopo la fine della ri
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unione, è disponibile la registrazione della riunione su link riservato.
Pro e contro
Tutti possono partecipare se l’amministratore dedica a ciascuno le attenzioni opportune. L’interazione tra gli aventi diritto alla partecipazione è individuale e quindi meditata. La comunicazione avviene in modo indiretto e quindi è meno empatica, ma più ordinata. Certamente si evita lo spiacevole effetto branco o la sovrapposizione degli interventi, la cui regia è affidata all’amministratore che può dare e togliere la parola. Chi vi partecipa non può che essere soddisfatto di un processo che è più chiaro, trasparente e immediato di quello tradizionale. L’assente potrà annoverare tra i motivi la modalità di svolgimento e l’espressione delle votazioni. È opportuno che le decisioni di ciascuno siano adeguatamente espresse e riportate nel file audio e video. Se è così, difficilmente il giudice potrà rilevarne l’illegittimità. In ogni caso, qualora l’assemblea fosse impugnata ex 1137 del Codice civile, se si ritiene non opportuno resistere a una causa, se ne potrà sempre convoca re un’altra per confermarne le decisioni con il solo rischio delle spese per la soccombenza virtuale. Per evitare anch’esse, nella bozza di verbale inviato è inserita clausola disclaimer, con la quale tutti i partecipanti dichiarano priva di effetto ogni decisione qualora sia impugnata entro e non oltre i termini di legge.
La testimonianza
Personalmente ho avuto un’esperienza più che positiva con un gruppo di persone tra i 65 e 75 anni che avevo sottovalutato e a cui ho fatto i complimenti e chiesto sinceramente scusa. Non avrei mai pensato che si collegassero tutte e invece ho avuto una piacevole smentita: quelle «meno tecnologiche» sono state le prime ad avviare il collegamento, aiutate dai nipoti che stavano facendo lezione online. La tecnologia ha anche il potere di ridurre la distanza fra le generazioni e questo è avvenuto in un clima sereno e festoso, dove tutti erano rilassati e sorridenti, sciolto il ghiaccio iniziale della situazione nuova. Significativa è la testimonianza di Fabrizio Luchetti, amministratore di Roma: «La mia assemblea online ha visto la partecipazione di 30 condòmini su 31, di cui la maggioranza con oltre i 65 anni di età. Prima di svolgere l’assemblea vera e propria, con alcuni condòmini, tra cui una persona di 96 anni, portatore di questa possibile novità all’interno del condominio, abbiamo effettuato delle simulazioni e abbiamo testato in diretta ciò che poi effettivamente sarebbe accaduto, com presa la condivisione e la formazione del verbale in tempo reale», racconta l'amministratore. «Devo dire che sin dalle prime prove, i condòmini che hanno fatto da cavia si sono subito dimostrati entusiasti della possibilità offerta e giunto il giorno fatidico dell’assemblea vera e propria mi sono trovato, con sommo stupore, davanti a una platea che mi ha ringraziato per aver dato al loro condominio la possibilità di riunirsi e deliberare in questo particolare momento, riuscendo ad approvare sia il consuntivo dello scorso anno, sia la riconferma della mia nomina, sia l’approvazione del preventivo di questo anno». Luchetti aggiunge che i condòmini hanno partecipato all’assemblea sia tramite smartphone che tramite pc. Durante lo svolgimento dell’assemblea non ci sono stati problemi di connes sione, tutti hanno potuto partecipare e l’assemblea si è svolta in modo lineare ed in modo ordinato, rispettando quanto previsto dalla normativa vigente in materia di convocazione e di delibere. Un caso fortunato? Forse, ma il progresso va agevolato e incoraggiato senza avere paure e pregiudizi. E credo di non sbagliare se dico che le vere resistenze derivano dalla pigrizia degli amministratori più che dalla impreparazione dei condòmini.
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