Configure su sistema de gestión de clientes

Cuando se busca sistematizar la operación de un restaurante, el reto no se encuentra tanto en el software elegido, sino en su configuración. Aquí algunas claves para sacarle el mayor provecho a su sistema POS.

Por I Redacción LA BARRA @Revistalabarra

Los empresarios del mundo gastronómico de hoy deben dirigir sus esfuerzos más allá de la cocina y cubrir diversos frentes para que su emprendimiento sea todo un éxito. Para lograrlo se vale hacer uso de las diversas herramientas tecnológicas que ofrece el mercado con el fin de integrar de manera eficiente y ágil la cocina, el servicio y el área administrativa, y así poder contar con información oportuna y clara para la toma de decisiones acertadas en torno al funcionamiento de su negocio.

Por ello, cuando se piense en adquirir un sistema POS, no se debe caer en el error de poner en manos de un tercero toda la responsabilidad de su adecuado funcionamiento, pues el proveedor de esta importante herramienta tecnológica no conoce a fondo cómo opera su restaurante.

A continuación algunos consejos que le serán de gran utilidad a la hora de poner en marcha un proyecto que puede ayudarlo a cubrir todos los frentes de su negocio y hacerlo más competitivo:

1. El éxito o fracaso de un sistema POS no depende solo del proveedor, sino que gran parte de los buenos o malos resultados que pueda arrojar en cuanto a informes contables, control de inventarios, costos y ventas, está en manos de los gerentes y dueños de restaurantes, quienes son los que conocen al detalle la operación y los objetivos que quieren alcanzar al adquirir un sistema en busca de automatizar y hacer más eficiente y rentable su negocio.

2 Antes de adquirir un software gastronómico son varios puntos los que hay que evaluar. Primero es indispensable, hacer un buen análisis de los objetivos de la compra, una hoja de ruta bien definida brinda seguridad a todos aquellos actores que van a participar en el proyecto. Segundo, calcular el monto de la inversión, que depende del nivel de cobertura y especialización que se busque. Esto se logra con un minucioso análisis para determinar las áreas estratégicas donde debe ser instalado, tales como la cocina, caja, inventario, costos, entre otros. Ello con el fin de poner límites a los recursos y no excederse o quedarse corto frente a las necesidades del negocio.

3. Una vez definido el sistema POS ideal para su restaurante, comienza el delicado camino de la configuración e implementación, etapa en la cual la comunicación entre su empresa y el proveedor juega un papel determinante. Si bien él es el experto en sistemas, usted es el experto en el restaurante y quien conoce a fondo su modus operandi, razón por la cual debe haber alguien encargado de transmitirle con detalle todo aquello que debe quedar en el sistema -desde el momento en que se hacen los pedidos, la distribución del menú a las diferentes áreas de la cocina, el control del inventario, reporte de costos, ventas, elaboración de informes, formatos- que acompañe paso a paso todo este proceso.

4. Un grave error en los que suelen caer los restaurantes a la hora de configurar su sistema POS, es no suministrar una adecuada información y creer que se pueden hacer ajustes sobre la marcha a medida que van saliendo a flote inquietudes, errores o necesidades. Si bien existen en el mercado soluciones informáticas escalables, que cuentan con la capacidad de adaptarse a circunstancias cambiantes en cuanto al crecimiento de la red, se requiere de bases firmes para obtener buenos resultados, de lo contrario volver a parametrizar requerirá de mucho tiempo, trabajo y dinero, además de perder o no lograr continuidad en la información estadística.

5 Por lo general, los cambios al interior de una organización generan mucha incertidumbre y resistencia, situación que puede ser contrarrestada involucrando al personal en el proceso de implementación desde el principio, capacitándolo y dándole a conocer los objetivos que se buscan. Los expertos recomiendan que durante la implementación de un sistema POS es importante contar con un equipo interdisciplinario entre los empleados del restaurante (meseros, cajeros, administradores, gerentes y dueños), y los técnicos y administradores que parametrizan el sistema. De esta manera, cada uno desde su óptica puede hacer observaciones relevantes y dar buenas ideas.

6. Una última e importante recomendación, cualquiera que sea el sistema POS que haya elegido para mejorar la competitividad y rentabilidad de su negocio, siempre debe prestar atención a la normatividad tributaria actual, los errores de programación en esta materia pueden traer consigo serias consecuencias para el establecimiento, tanto económicas como legales.

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FOTOGRAFÍA: CORTESÍA BUSINESS PEOPLE