LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 4
PEMBUATAN ALAT BANTU MONITORING DIGITAL DAN KARTU KONTROL DALAM UPAYA OPTIMALISASI VERIFIKASI DOKUMEN PERTANGGUNGJAWABAN POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA
DISUSUN OLEH, PARTINI, S.E. NIP.198912062020122008
BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN 2021
1
KATA PENGANTAR Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya penulis bisa menyusun Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN ini dengan tujuan untuk memenuhi salah satu kegiatan dalan rangkaian pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III Tahun 2021. Sholawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan untuk Rasulullah Muhammad SAW, yang telah berjuang dalam menyebarkan ajaran Islam dan memberikan penerang dari yang biadab menuju yang beradab. Dengan ketulusan dan kerendahan hati, penulis juga ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs.Suherman, M.Kes selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. 2. Ibu Dhini, M.Kes selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Palangkaraya. 3. Bapak Agus Dwinanto, SAP, MM selaku penguji pada seminar rancangan aktualisasi. 4. Bapak Mohamad Muchtar, SP, MPH selaku mentor yang telah membimbing dan memotivasi penulis dalam penyusunan rancangan aktualisasi, sekaligus Kepala Sub Bagian Administrasi Umum Poltekkes Kemenkes Palangkaraya. 5. Ibu dr. Titik Resmisari, MARS selaku Widyaiswara (coach) yang telah memberikan banyak masukan dalam penyelesaian rancangan aktualisasi. 6. Orang tua dan keluarga yang selalu mendoakan penulis selama mengikuti pelatihan dasar ini sehingga mampu mengikuti seluruh rangkaian kegiatan. 7. Rekan-rekan seperjuangan Golongan 3 Angkatan 4 Tahun 2021 yang telah berbagi ilmu, pengalaman, dan kekompakannya. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan rancangan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari pembaca dan pemerhati sangat diharapkan untuk penyempurnaan rancangan aktualisasi ini.
Palangkaraya, September 2021
Penulis
3
DAFTAR ISI Halaman Judul .............................................................................................................. 1 Lembar Persetujuan ..................................................................................................... 2 Kata Pengantar ............................................................................................................. 3 Daftar Isi ....................................................................................................................... 4 Daftar Tabel .................................................................................................................. 6 BAB I Pendahuluan A. Latar Belakang .................................................................................................. 6 B. Tujuan ............................................................................................................... 8 C. Manfaat ............................................................................................................. 8 D. Ruang Lingkup .................................................................................................. 8 BAB II Gambaran Umum A. Profil Organisasi ................................................................................................ 9 B. Profil Peserta................................................................................................... 12 C. Nilai-Nilai Dasar ASN ...................................................................................... 12 D. Peran dan Kedudukan PNS dalam NKRI ........................................................ 14 BAB III Rancangan Aktualisasi A. Identifikasi Isu ................................................................................................. 17 B. Penapisan Isu ................................................................................................. 19 C. Deskripsi Core Isu ........................................................................................... 21 D. Analis Dampak Isu .......................................................................................... 21 E. Penyebab Isu .................................................................................................. 23 F. Gagasan Pemecah Isu .................................................................................... 24 G. Matriks Rancangan Aktualisasi ....................................................................... 25 H. Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi ......................................................... 32 BAB IV Pelaksanaan Aktualisasi ................................................................................. 33 A. Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi .................................................................. 33 B. Hasil Pelaksanaan Aktualisasi ......................................................................... 34 C. Rencana Tidak Lanjut ..................................................................................... 66 BAB V Penutup ........................................................................................................... 67 A. Kesimpulan ..................................................................................................... 67 B. Saran .............................................................................................................. 67 Daftar Pustaka Lampiran
4
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).................................................................. 10 Tabel 3.2 Analis Isu .................................................................................................... 12 Tabel 3.3 Realiasi Anggaran Jurusan Keperawatan Tahun 2021 ................................ 13 Tabel 3.4 Matrik Rancangan Aktualisasi ..................................................................... 16 Tabel 3.5 Jadwal Kegiatan .......................................................................................... 21 Tabel 4.1 Tabel Pelaksanaan Aktualisasi.................................................................... 27 Tabel 4.2 Tabel Rencana Tindak Lanjut...................................................................... 60
5
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan PP Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran dan Belanja Negara. Untuk dapat melaksanakan pendapatan dan belanja negara, serta penerimaan dan pengeluaran negera yang tertuang dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dapat dilakukan secara lebih professional, terbuka, dan bertanggungjawab. Pada peraturan ini salah satunya mempertegas fungsi verifikasi kebenaran surat perintah pembayaran bersama dokumen pendukung lainnya sebelum menerbikat surat perintah pembayaran oleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM). Pengertian verifikasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah pemeriksaan tentang kebenaran laporan, pernyataan, perhitungan uang dan lain sebagainya. Verifikasi adalah salah satu bentuk pengawasan melalui pengujian terhadap dokumen keuangan secara administratif dengan pedoman dan kriteria yang berlaku. Maka dapat disimpulkan bahwa tujuan utama verifikasi yakni mencegah terjadinya penyimpangan yang dapat merugikan. Melihat pentingnya proses verifikasi dalam kegiatan pengelolaan keuangan maka seharusnya proses verifikasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat. Namun sampai saat ini proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban yang terjadi pada Poltekkes Kemenkes Palangkaraya masih lambat dan kurang akurat. Melihat situasi ini diperlukan media yang dapat meningkatkan proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban menjadi lebih cepat dan akurat. Belum optimalnya proses verifikasi tersebut berdasarkan fakta yang terjadi dilapangan bahwa proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban suatu kegiatan yang seharusnya membutuhkan waktu maksimal tiga hari menjadi lebih dari tiga hari bahkan semapai seminggu. Selain itu setelah dokumen terverifikasi oleh verifikator tak jarang masih ditemukan kekurangan dan kesalahan pada saat akan dilakukan penginputan di aplikasi keuangan. Adapun akibat jika permasalahan tersebut tidak diselesaikan maka proses verifikasi akan tetap berjalan lambat dan kurang akurat. Pencairan dana kegiatan akan terhambat dan akan berpengaruh pada kinerja organisasi. Berdasarkan uraian di atas penulis memutuskan untuk melakukan rancangan aktualisasi yang berjudul ‘’Pembuatan Alat Bantu Monitoring digital dan Kartu Kontrol Dalam Upaya Optimalisasi Verifikasi Dokumen Pertanggungjawaban Poltekkes
6
Kemenkes Palangkaraya pada Tahun 2021’’. Dalam rancangan aktualisasi ini penulis berusaha memberikan kontribusi untuk Poltekkes Kemenkes Palangkaraya dan berharap dapat meningkatkan optimalisasi verifikasi dokumen pertanggungjawaban. B. Tujuan Rancangan kegiatan aktualisasi ini memiliki tujuan sebagai berikut. 1. Meningkatkan
ketepatan
dan
kecepatan
proses
verifikasi
dokumen
pertanggungjawaban pada Poltekkes Kemenkes Palangkaraya. 2. Mengaktualisasi nilai-nilai dasar ASN yang terkandung dalam akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi serta berprinsip pada kedudukan serta peran PNS dalam NKRI yaitu manajemen ASN, pelayanan publik, dan whole of government. C. Manfaat Rancangan kegiatan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut. 1. Bagi
peserta
latsar
dapat
meningkatkan
pemahaman
dan
mampu
mengimplemntasikan nilai-nilai dasar ASN dan berprinsip pada kedudukan serta peran PNS dalam NKRI yaitu Manajemen ASN, Pelayanan Publik, dan Whole of Government sebagai landasan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. 2. Bagi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya dapat meningkatkan ketelitian dan keakuratan dalam verifikasi dokumen pertanggungjawaban. 3. Bagi Balpekkes Cikarang dapat manghasilkan ASN yang menjunjung tinggi nilainilai dasar ASN. D. Ruang Lingkup Pelaksanaan aktualisasi ini dilakukan di Satuan Kerja Poltekkes Kemenkes Palangkaraya khususnya di Bagian Keuangan. Waktu pelaksanaan aktualisasi ini adalah tanggal 13 September 2021 hingga 16 Oktober 2021.
7
BAB II GAMBARAN UMUM A. Profil Organisasi 1. Sejarah Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palangka Raya (Poltekkes Kemenkes Palangkaraya) merupakan Perguruan Tinggi vokasi yang berada di bawah pembinaan Kementerian Kesehatan dan telah menyelenggaan pendidikan setara dengan pendidikan tinggi sejak tahun 1998 dengan nama Akademi Perawat Depkes Palangka Raya. Sejak tahun 2001, berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia dibentuklah Poltekkes Kemenkes Palangkaraya dengan nomor SK 1207/MENKES/SK/XI/2001. Seiring dengan perkembangan pendidikan Poltekkes Kemenkes Palangkaraya selain di bawah pembinaan kementerian Kesehatan, Poltekkes Kemenkes Palangkaraya, juga dibawah pembinaan
atau alih bina dengan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan dengan no SK Kepmendikbud RI no 355/E/O/2012 dari sejak 12 Oktober 2012. 2. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Poltekkes Kemenkes Palangkaraya adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab
pada
Kepala
Badan
PPSDM
Kesehatan.
Poltekkes
Kemenkes
Palangkaraya dipimpin oleh seorang Direktur. Tugas Poltekkes Kemenkes Palangka Raya adalah Melaksanakan pendidikan vokasi bidang kesehatan jenjang program Diploma III, Diploma IV, Magister Sains Terapan
(S-2) dan Doktor Terapan Bidang Kesehatan (S-3), sesuai Keputusan
Kabadan SDM NO:HK.00.06/I/III/2/2480/2012, tanggal 13 Desember 2012 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Tenaga Kesehatan Poltekkes Kemenkes Rebuplik Indonesia. Fungsi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya adalah sebagai berikut, a. Pelaksanaan pengembangan pendidikan dalam bidang kesehatan. b. Pelaksanaan penelitian di bidang pendidikan dan kesehatan. c. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. d. Pelaksanaan pembinaan civitas akademika.
8
e. Pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi. 3. Visi dan Misi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Visi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya adalah ‘’Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan Yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal Dan Menuju Daya Saing Global Tahun 2024’’. Makna dari visi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya adalah sebagai berikut. a. Unggul, civitas Akademika dan tenaga kependidikan menjadi yang terutama dan yang terbaik, dalam aspek tridharma perguruan tinggi dan tata kelola institusi Pendidikan b. Berkarakter, civitas akademika dan tenaga kependidikan
berintegritas,
bertoleransi, kreatif, menjunjung tinggi nilai budaya, etika profesi, komunikasi efektif, cinta tanah air, disiplin dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi dan tata kelola institusi pendidikan. c. Berbasis kearifan lokal, civitas akademika dan tenaga kependidikan Mengintegrasikan falsafah Huma Betang (humanis, maju, berani dan bertanggung jawab) dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi dan tata kelola institusi Pendidikan d. Menuju daya saing global, Mempersiapkan civitas akademika dan tenaga kependidikan yang kompetitif dan professional bidang kesehatan melalui Tri Dharma Perguruan Tinggi (prestasi akademik dan non-akademik, publikasi, inovasi yang tepat guna) dan tata kelola institusi Pendidikan. Misi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya adalah sebagai berikut. a. Menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent b. Mengembangkan kemitraan yang mendukung peningkatan tridharma perguruan tinggi dan pendayagunaan lulusan yang berkarakter. c.
Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi,akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan Tujuan
dari Poltekkes Kemenkes Palangkaraya dapat dijabarkan adalah
sebagai berikut. a. Menghasilkan tenaga kesehatan yang unggul dan berkarakter. b. Meningkatkan Kemampuan Dosen dan Mahasiswa dalam Penelitian Terapan yang berbasis output secara Kuantitas dan Kualitas.
9
c. Meningkatkan Kuantitas dan Kualitas Pengabdian Masyarakat yang berbasis riset dan berdaya saing tinggi. d. Meningkatkan kemitraan dengan instansi pemerintah dan swasta di dalam dan di luar negeri untuk meningkatkan kualitas Tridharma Perguruan Tinggi. e. Meningkatkan kemitraan dengan instansi pemerintah dan swasta di dalam dan di luar negeri untuk pendayagunaan lulusan. f.
Meningkatkan tata kelola institusi pendidikan yang efisien, transparan, terukur dan akuntabel.
4. Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Struktur oraganisasi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya dapat dilihata dalam Gambar sebagai berikut.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya
10
B. Profil Peserta Data Pribadi Nama
: Partini, S.E.
NIP
: 198912062020122008
Tempat, Tanggal Lahir
: Palembang, 06 Desember 1989
Usia
: 31 Tahun
Jenis Kelamin
: Perempuan
Agama
: Islam
Alamat Tinggal
: Jl Raden Saleh Induk RT 04 RW 08 Menteng Jekan Raya Palangkaraya
Instansi
: Poltekkes Kemenkes Palangkaraya
Nomor Telp/email
: 082137297349/partini89@gmail.com
C. Nilai Nilai Dasar ASN 1. Akuntabilitas Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi untuk memenuhi tanggung jawab yang menjadi yang amanahnya yaitu menjamin terwujudnya nilai-nilai publik. Nilai-nilai publik tersebut adalah sebagai berikut. a. Mampu mengambil pilihan yang tepat dan benar ketika terjadi konflik kepentingan, antara kepentingan publik dengan kepentingan sektor, kelompok, dan pribadi; b. Memiliki pemahaman dan kesadaran untuk menghindari dan mencegah keterlibatan PNS dalam politik praktis; c. Memperlakukan warga negara secara sama dan adil dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik; d. Menunjukan sikap dan perilaku yang konsisten dan dapat diandalkan sebagai penyelenggara pemerintahan. Indikator perilaku yang mencerminkan nilai akuntabilitas adalah sebagai berikut. a. Kepemimpinan b. Integritas c. Keadilan d. Transpaasi e. Tanggung jawab f.
Kepercayaan
11
g. Keseimbangan h. Kejelasan i.
Konsisten
2. Nasionalisme Nasionalisme
adalah
pemahaman
mengenai
nilai-nilai
kebangsaan.
Nasionalisme memiliki pokok kekuatan dalam menilai kecintaan individu terhadap bangsanya. Salah satu cara untuk menumbuhkan semangat nasionalisme adalah dengan menanamkan dan mengamalkan nilai-nilai Pancasila. Nasionalisme merupakan salah satu perwujudan dari fungsi PNS sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Dalam menjalankan tugas, seorang ASN senantiasa harus mengutamakan
dan
mementingkan
persatuan
dan
kesatuan
bangsa.
Kepentingan kelompok, individu, golongan harus disingkirkan demi kepentingan yang lebih besar yaitu kepentingan bangsa dan Negara diatas segalanya. 3. Etika Publik Etika Publik adalah refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik atau buruk, benar atau salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab pelayanan publik. Etika merupakan sistem penilaian perilaku serta keyakinan untuk menentukan perbuatan yang pantas guna menjamin adanya perlindungan hak-hak individu, mencakup cara-cara dalam pengambilan keputusan untuk membantu membedakan hal-hal yang baik dan yang buruk serta mengarahkan apa yang seharusnya dilakukan sesuai nilai-nilai yang dianut. Indikator perilaku yang mencerminkan nilai etika publik adalah sebagai berikut. a. Santun b. Tagging jawab c. Menjaga rahasia d. Patuh e. Menjaga reputasi f.
Cermat
4. Komitmen Mutu Komitmen mutu merupakan pemahaman konsep mengenai efektivitas, efisiensi, inovasi, dan mutu penyelenggaraan Pemerintah. Ekeftivitas merupakan sejauh mana sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Sementara efisien merupakan jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara inovasi, muncul karena adanya dorongan
12
kebutuhan organisasi/perusahaan untuk beradaptasi dengan tuntutan perubahan yang terjadi disekitarnya. Di sisi lain, mutu merupakan suatu kondisi dinamis berkaitan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang sesuai atau bahkan
melebihi
harapan
konsumen
atau
pengguna.
Indikator
yang
mencerminkan nilai komitmen mutu adalah sebagai berikut. a. Efektif b. Efisien c. Inovatif d. Kreatif e. Beroriantasi mutu. 5. Anti Korupsi Korupsi berasal dari bahasa latin coruptio dan corruptus yang berarti perbuatan yang tidak baik, buruk, dapat disuap dan tidak bermoral. Sedangkan tidak pidana korupsi berarti tindakan melanggar hukum yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja oleh seseorang atau sekelompok orang yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peraturan perundang-undangan. Berdasarkan UU No. 20 Tahun 2001 kelompok tindak pidana korupsi yaitu kerugian keuangan negara, suap-menyuap, pemerasan, perbuatan curang, penggelapan dalam jabatan, benturan kepentingan dalam pengadaan, dan gratifikasi. Indikator yang mencerminkan nilai anti korupsi adalah sebagai berikut. a. Jujur b. Peduli c.
Mandiri
d. Disiplin e. Tanggung jawab f.
Kerja keras
D. Kedudukan dan Peran ASN Dalam NKRI 1. Manajemen ASN Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang professional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Manajemen ASN lebih menekankan kepada pengaturan profesi pegawai sehingga diharapkan agar selalu tersedia sumber daya ASN yang unggul selaras dengan perkembangan jaman.
13
Berdasarkan jenisnya pegawai ASN terdiri atas: Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Pegawai ASN berkedudukan sebagai aparatur negara yang menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah serta harus bebas dari pengaruh dan intervensi semua golongan dan partai politik. Untuk menjalankan kedudukan tersebut, maka pegawai ASN berfungsi sebagi pelayan kebijakan public, pelayan public, serta perekat dan pemersatu bangsa. Penerapan system merit dalam pengelolaan ASN mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi serta memberikan ruang bagi transparasi, akuntabilitas, obyektivitas, dan juga keadilan. Beberapa langkah nyata dilakukan untuk menerapkan system ini baik dari sisi perencanaan kebutuhan yang berupa tansparasi dan jangkauan penginformasian kepada masyarakat umum jamnan obyektifitas dalam pelaksaan seleksi. Sehingga instansi pemerintah mendapatkan pegawai yang tepat dan berintegritas untuk mencapai visi dan misinya. 2. Pelayanan Publik Seorang Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah pelayan masyarakat dan mengabdi pada negara. Karena dalam bekerja, output yang harus dihasilkan oleh ASN bukan dalam bentuk profit, melainkan kepuasan masyarakat, hal tersebut bisa dalam bentuk fisik (infrastruktur), maupun jasa (pelayanan). Dalam menyelenggarakan suatu pelayanan publik yang prima, perlu dilakukan penerapan pelayanan yang merupakan bagian yang harus diberikan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya. prinsip penyelenggara pelayanan publik adalah sebagai berikut: a. Kesederhanaan. b. Kejelasan. c. Kepastian Waktu. d. Akurasi. e. Keamanan. f.
Tanggung jawab.
g. Kelengkapan sarana dan prasasarana. h. Kemudahan akses i.
Kedisiplinan.
j.
Kenyamanan
14
3. Whole of Government (WOG) WoG yaitu sebuah pendekatan penyelenggaraan pemerintahan yang menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor dalam ruang lingkup yang lebih luas guna mencapai tujuan pembangunan kebijakan, manajemen program, dan pelayanan publik. Hal Inilah yang menyebabkan mengapa WoG dikenal dengan pendekatan Inter-agensi. Konsep WoG sendiri sering dipandang sebagai perspektif baru dalam penerapan dan pemahaman koordinasi antar sektor. WoG ini juga memilki beberapa karakteristik inti yaitu kolaborasi, kebersamaan, kesatuan, tujuan bersama dan tujuan keseluruhan.
15
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI A. Identifikasi Isu Sebelum melakukan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah identifikasi terhadap isu yang sedang dihadapi oleh satuan kerja masing-masing. Isuisu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi. Indentifikasi isu dilakukan sesuai dengan tugas dan fungsi penulis sebagai Analis Keuangan di Poltekkes Kemenkes Palangkaraya. Pemilihan isu untuk kegaiatan aktualisasi diangkat sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 3.1 Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) No 1
Kegiatan Tugas Pokok
Kondisi Saat Ini
Jabatan Membuat
Kondisi yang Diharapkan
laporan Telah dilakukan sesuai Telah
pajak/kode billing meliputi SOP
dilakukan
sesuai SOP
belanja pegawai, barang, dan jasa 2
Membantu
bendahara Telah dilakukan sesuai Telah
menyetorkan uang pajak SOP melalui
bank
dilakukan
sesuai SOP
referensi
yang ditunjuk 3
Input data ESPT laporan Telah dilakukan sesuai Telah pajak bulanan dan
SOP
dilakukan
sesuai SOP
melaporkannya ke Kantor Pelayanan Pajak 4
Membantu
bendahara Masih
input Kwitansi Ganti Uang berkas (GU)
keperawatan lengkap
diaplikasi SAS
dalam
menemukan Saat yang dan
melakukan
kurang pembuatan kwitansi akurat ganti
uang
(GU)
kegiatan dokumen
pembuatan kwitansi hal pertanggungjawaban ini
disebabkan sudah lengkap dan
kurangnya pemahaman benar dalam melengkapi syarat
16
dokumen pertanggungjawaban. 5
Membantu
bendahara Masih
input kwitansi Langsung berkas (LS) keperawatan
lengkap dalam
menemukan Saat yang dan
melakukan
kurang pembuatan kwitansi akurat langsung
(LS)
kegiatan dokumen
pembuatan kwitansi hal pertanggungjawaban ini
disebabkan sudah lengkap dan
kurangnya pemahaman benar dalam melengkapi syarat dokumen pertanggungjawaban. 6.
Melakukan arsip dokumen Kegiatan keuangan
arsip Saat
melakukan
terkendala dengan ruang arsip berkas dapat arsip belum memadai diletakan pada ruang sehingga sering terjadi yang
memadai
kendala dalam kegiatan supaya arsip.
dalam
mudah pencarian
berkas Sesuai dengan tugas dan fungsi tersebut di ambil isu-isu sebagai berikut. 1. Kurangnya
pemahaman
dalam
mengumpulkan
syarat
dokumen
pertanggungjawaban (Manajemen ASN). 2. Belum optimalnya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban (Manajemen ASN, Pelayanan Publik). 3. Belum optimalnya pengarsipan dokumen keuangan (Whole of Government) Pemahaman atas kelengkapan syarat dokumen pertanggungjawaban setiap awal tahun dilakukan sosialisasi oleh PPK akan tetapi yang terjadi saat ini masih sering ditemui kesalahan dalam memenuhi dokumen pertanggung jawaban tersebut. Data revisi dokumen pertanggungjawaban dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
17
Tabel 3.2 Data Pengumpulan Dokumen Pertanggungjawaban Keperawatan.
Bulan Jan Feb Mar Apr
Dokumen Dikumpulkan
Dokumen Tidak Lengkap
Dokumen Lengkap
-
-
-
1
1
-
8
2
5
11
8
3
Keterangan
Salah SK Kurang Kwitansi Kontribusi
Belum optimalnya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban ditunjukan dengan masih ditemukan kesalahan pada saat akan dilakukan pembuatan kwitansi setelah proses verifikasi dan lamanya prose verifikasi tersebut. Proses verifikasi sesuai standar opersianal maksimal 3 hari beserta perbaikan apabila ada kekurangan dan atau kesalahan akan tetapi praktiknya bisa lebih dari tiga hari bahkan 1 minggu. Belum optimalnya pengarsipan dokumen keuangan ditunjukan dengan ruangan arsip yang kurang memadai. Arsip dokumen keuangan ditumpuk didalam kardus sehingga menyulitkan dalam pencairan dokumen. B. Penapisan Isu Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses penapisan isu dengan menggunakan alat bantu penapisan yaitu USG (Urgency, Seriousness, dan Growth). Urgency menunjukkan seberapa mendesak isu tersebut harus diatasi, seriousness menunjukkan seberapa serius atau seberapa besar isu tersebut, dan growth menunjukkan seberapa besar potensi isu tersebut memburuk.
18
Tabel 3.3 Analis Penapisan Isu Menggunakan Metode USG No
Isu Kurangnya
1.
pemahaman
mengumpulkan
syarat
Jumlah
U
S
G
4
4
5
13
2
4
5
5
14
1
3
3
4
10
3
Skor
Prioritas
dalam dokumen
pertanggungjawaban 2.
3.
Belum optimalnya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban Belum
optimalnya
pengarsipan
dokumen keuangan
Keterangan: 1 : sangat kecil/ sangat rendah pengaruhnya 2 : kecil pengaruhnya 3 : sedang/ cukup pengaruhnya 4 : besar/ tinggi pengaruhnya 5 : sangat besar/ sangat tinggi pengaruhnya Berdasarkan penapisan isu menggunakan metode USG di atas maka ditetapkan satu yang menjadi core issue yaitu ‘’Belum Optimalnya Proses Verifikasi Dokumen Pertanggungjawaban Pada Poltekkes Kemenkes Palangkarya Tahun 2021’’ dengan jumlah total skor 14 sebagai prioritas yang pertama. Isu tersebut dipilih berdasarkan hasil diskusi dan pertimbangan sebagai berikut: 1. Urgency : isu ini harus segera dibahas karena terakit dengan proses verifikasi keuangan yang lama dan belum akurat yang memiliki dampak kurang baik bagi organisasi. 2. Seriousness : jika isu ini tidak segera ditangani akan berdampak pada penyerapan dana yang terlalu kecil di awal tahun tetapi besar diakhir tahun. 3. Growth : kemungkinan memburuknya isu jika tidak segera diselesaikan yaitu pada saat penilaian kinerja organisasi kurang baik hal ini dikarena penyerapan dana yang terlambat. Dihubungkan dengan manajemen ASN, pelayanan public, dan whole of government isu tersebut berkaitan dengan manajemen ASN yaitu sangat berperan dalam peningkatan kinerja dan kompetensi verifikator keuangan. Optimalnya proses verifikasi akan mempercepat dalam proses pencairan dana yang berupakan bentuk
19
pelayanan public bagian keuangan. Terkait dengan whole of government diperlukan koordinasi dan kerjasama dengan PUM/bendahara jurusan. C. Deskripsi Core Isu. Pencairan dana kegiatan merupakan bentuk pelayanan publik yang dilakukan oleh bagian keuangan, dimana dalam pencairan dana tersebut perlu melengkapi dokumen yang menjadi persyarat untuk pencairan dana. Apabila persyaratan dokumen pertanggungjawaban yang sudah terpenehi secara kelengkapan dan keakuratan, maka pencairan dana kegiatan dapat segera segera di proses. Dalam proses pemenuhan syarat dokumen pencairan dana yang diajukan oleh bendahara jurusan masih sering ditemukan kesalahan berulang yang seharusnya dapat dihindari karena persyarat dokumen pertanggungjawaban sudah disosialisasikan ke bendahara jurusan. Terdapat kendala pada saat proses verifikasi dokumen pertanggung jawaban oleh verfikataor keuangan yaitu kurang telitinya verifikator keuangan dalam melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban sehingga masih ditemukan beberapa kesalahan dan kurangnya kelengkapan pada saat akan dilakukan pembuat kwitansi untuk pencairan dana. Hal tersebut terjadi karena verifikator keuangan melakukan verifikasi menggunakan pedoman file excel yang dikirimkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan ada verifikator keuangan yang rangkap jabatan. Selain itu masih terdapat kendala lain yaitu waktu dalam pengumpulan dokumen pertanggungjawaban tidak sesuai dengan SOP yang ada. SOP yang ada dokumen pertanggungjawaban harus segera dilengkapi dan diserahkan kebagian keuangan dalam kurun waktu 1 minggu setelah kegiatan selesai, akan tetapi aktualnya pengumpulan dokumen pertanggungjawaban baru diserahkan ke bagian keuangan 2-4 minggu setelah kegiatan. D. Analis Dampak Isu Dampak yang muncul apabila isu tersebut tidak dicegah yaitu lambatnya pencairan dana kegiatan dan lambatnya penyerapan realiasi anggaran, hal tersebut membuat kinerja organisasi menjadi kurang baik. Data lambatnya penyerapan realisai anggaran diambil dari sampel pada Jurusan Keperawatan Poltekkes Kemenkes Palangkaraya di bawah ini
20
Tabel 3.3 Realisasi Anggaran Jurusan Keperawatan Tahun 2021 Bulan
Pagu
Realisasi
Sisa Pagu
Jan
Rp.754.799.000
-
Rp.754.799.000
Feb
Rp.754.799.000
-
Rp.754.799.000
Mar
Rp.754.799.000
-
Rp.754.799.000
Apr
Rp.754.799.000
Rp. 2.075.000
Rp.752.724.000
Mei
Rp.754.799.000
Rp. 1.000.000
Rp. 751.724.000
21
E. Penyebab Isu Penyebab dari terjadinya isu belum optimalnya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban dapat dilihat dalam bagan Fish Bone dibawah ini.
Man
Machine
Kesalahan dan atau kekurangan dokumen pertanggungjawaban yang baerulang
Proses Verifikasi dokumen pertanggungjawab lama dan kurang akurat
Bendahara jurusan rangkap jabatan sebagai tenaga pendidik
Tidak adanya alat bantu untuk mempermudah verifikasi dokumen pertanggungjawaban
Verifikator keuangan rangkap jabatan sebagai umum dan penggajian
Lambatnya perbaikan dalam melengkapi kekurangan atau kesalahan dokumen pertanggungjawaban Kelengkapan dokumen pertanggungjawaban tidak menggunakan format yang sudah ditentukan Kwalitas dokumen LPJ buruk sehingga sulit dibaca oleh verifikator. Material
Tidak ada alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol pada saat pengembalian dokumen untuk diperbaiki dan dilengkapi
Lamanya Bendahara Jurusan mengumpulkan dokumen pertanggungjawban paska kegiatan SOP pengumpulan dokumen pertanggungjawaban tidak berjalan Tidak adanya sanksi yang jelas terhadap keterlambatan pengumpulan dokumen pertanggungjawaban Method
Gambar 3.2 Diagram Fish Bone
22
Belum Optimalanya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban pada Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Tahun 2021
F. Gagasan Pemecah Isu Mempertimbangkan uraian di atas penulis memiliki gagasan untuk pemecahan isu yaitu membuat alat bantu monitoring dokumen pertanggungjawban yang berbentuk digital sehingga bisa diakses oleh pegawai-pegawi terkait dan kartu kontrol/check list yang akan digunakan oleh verifikator keuangan. Alat bantu monitoring digital dokumen pertanggungjawaban bertujuan untuk membantu verifikator keuangan memonitoring dokumen pertanggungjawaban yang dikembalikan untuk diperbaiki. Sedangkan kartu kontrol bertujuan untuk mempermudah verifikator keuangan dalam melakukan
verifikasi
kelengkapan
dan
atau
keakuratan
dokumen
pertanggungjawaban. Berdasarkan uraian di atas, penulis mempunyai gagasan isu dengan judul ‘’Pembuatan Alat Bantu Monitoring Digital dan Kartu Kontrol Dalam Upaya Optimalisasi Verifikasi Dokumen Pertanggungjawaban Poltekkes Kemenkes Palangka Raya’’. Untuk mewujudkan gagasan ini, maka diperlukan beberapa rangkaian kegiatan dalam pelaksanaan aktualisasi adalah sebagai berikut. 1. Mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2. Membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol
dokumen
pertanggungjawaban. 3. Konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor. 4. Sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 5. Uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontol dokumen pertanggungjawaban. 6. Evaluasi kegiatan uji coba penggunan alat bantu monitoring digital dan kartu kontol dokumen pertanggungjawaban.
23
G. Matriks Rancangan Aktualisasi Matriks rancangan aktualisasi akan menjelaskan kegiatan pemecahan dari isu yang diangkat. Berikut matrik rancangan aktualisasi yang akan diaplikasika di satuan kerja Poltekkes Kemenkes Palangkaraya. Unit Kerja
:
Poltekkes Kemenkes Palangkaraya
Identifikasi Isu
: 1. Kurangnya pemahaman dalam mengumpulkan syarat berkas pertanggungjawaban. 2. Belum optimalnya proses verifikasi dokumen pertanggungjawaban. 3. Belum optimalnya pengarsipan dokumen keuangan
Isu yang Diangkat
:
Gagasan Pemecah Isu :
Belum Optimalnya Proses Verifikasi Dokumen Pertanggungjawaban Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Pembuatan Alat Bantu Monitoring Digital Dan Kartu Kontrol Dalam Upaya Optimalisasi Varifikasi Dokumen Pertanggungjawaban Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
No
Kegiatan
Tahapan Kegiatan
1
2
1.
Mengumpulkan data
Keterkaitan Subtansi
Output/Hasil
3
Mata Pelatihan
4
1. Mencari
Kontribusi Terhadap Visi/Misi Organisasi
5
literature Literature pembuatan Mencari
dengan cermat (Etika organisasi
bantu
kartu kontrol
Publik)
kontrol
dan
kartu
2. Diskusi
dokumen
bagian
pertanggungjawaban
dan
dengan Terlaksananya diskusi tanggungjawab IT
terkait dengan
pembuatan web
terkait
bagian
IT (Akuntabilitas),
yaitu memperkuat
penuh mengembangkan pendidikan
nilai yaitu yakni
yang mampu teknologi menyelesaikan tugas
bahasa yang baik dan informasi,akuntabel
24
organisasi
tata kelola institusi profesional
pembuatan Diskusi menggunakan berbasis
web.
7
literatur Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
pembuatan web dan web dan kartu kontrol.
digital
Organisasi
6
untuk pembuatan alat monitoring
Penguatan Nilai
dengan
baik
dan
Database pembuatan benar (Nasionalisme) dan 3. Membuat
database web dan kartu kontrol.
untuk
dengan
bagian
dalam
pembuatan
IT kemampuan
tanggungjawab.
upaya kemandirian dalam
memberikan
web
mempunyai penuh
inovasi pengelolaan.
(Komitmen
Mutu)
dalam
proses
verifikasi,
membuat
database dengan jujur dan kerja keras (Anti Korupsi) 2.
Membuat alat bantu 1. Membuat Draft Kartu Draft Kartu Kontrol
Membuat draft kartu Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
monitoring digital dan
kontrol
kartu
Kontrol
kontrol
dokumen pertanggungjawaban
kemudian organisasi
konsultasi 2. Konsultasi
kepada Terlaksanyanya
senior terkait kartu konsultasi kontrol
senior
(Nasionlisme),
mencatat IT
pembuatan monitoring
tentang Koordinasi web bagian
berbasis
yang yaitu
dengan Publik),
IT
dan informasi,akuntabel masukan dan
25
memiliki
membantu
mempunyai mengoptimalkan kegiatan
verifikasi
membuat kemandirian dalam dokumen
terkait kartu kontrol dengan pengelolaan..
digital pembuatan web
berupa
teknologi gagasan baru untuk
dengan patuh (Etika kemampuan
dengan Terlaksananya
organisasi
nilai
menggunakan tata kelola institusi kreatif dan inovatif
menerima
bagian
dengan mengembangkan
dengan bahasa baik dan benar pendidikan
senior
3. Koordinasi
yaitu memperkuat
kreatif dan kerja keras
pertanggungjawaban.
dokumen
(Komitmen Mutu &
pertanggungjawaban.
Anti Korupsi), turut serta
alat Alat bantu monitoring pembuatan web dan
4. Pembuatan bantu
monitoring digital
digital
dan
kartu kontrol
kontrol 3.
Konsultasi mentor bantu digital kontrol
alat
bantu
monitoring
digital
dan
kartu
dokumen
kartu menyerahkan
dan (Saran
dan secara
Masukan dari Senior).
kepada 1. Menunjukan
terkait
dalam
transparan
(Akuntabiitas)
alat Alat bantu monitoring Datang
kontrol
kartu dokumen
kemudian
verifikasi pertanggungjawaban
pertanggungjawaban
pertanggungjawaban
mentor.
serta
melakukan
keuangan
revisi
berdasarkan
kartu kontrol dengan dan masukan Saran dan masukan jelas
saran
diberikan
dan pendidikan
dan
oleh mentor.
kemandirian dalam
memperoleeh presepsi yang
sama
3. Melakukan revisi atas Alat bantu monitoring (Nasionalisme), alat bantu monitoring digital dan kartu kontol melakukan
26
revisi
dengan
baik
mempunyai penuh
dengan tujuan untuk pengelolaan.
mentor.
yaitu yakni
teknologi menyelesaikan tugas
konsisten kemampuan
yang yang diberikan oleh (Akuntabilitas)
nilai
yang mampu
menunjukkan web dan informasi,akuntabel
mentor. dan
sopan
organisasi
salam tata kelola institusi profesional
santun (Etika Publik) berbasis
kepada
yaitu memperkuat
mengembangkan
mengucapkan
sudah diketahui oleh dengan
2. Menerima
waktu Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
Korupsi) organisasi
dokumen
arahan dari mentor
tepat
monitoring digital dan kartu kontol (Anti dan
data
tanggungjawab.
dan
digital
dan
kontrol
kartu yang sudah diperbaiki dengan
efektif
efisien
verifikasi (Jika Ada).
dan
(Komitmen
Mutu)
dokumen pertanggungjawaban sesuai
dengan
masukan
mentor
(Jika Ada). 4.
Sosialisasi
1. Meminta
penggunaan bantu digital kontrol
alat
monitoring dan
kartu
dokumen
pertanggungjawaban
ijin
persetujuan dapat
dan Ijin dan persetujuan Meminta untuk untuk
dengan
alat bantu
monitoring digital dan digital
monitoring memimpin dan
dan mengembangkan
kegiatan pendidikan
kartu sosialisasi
berbasis
dokumen (Akuntabilitas)
kartu kontrol kepada kontrol verifikator keuangan.
sopan
yaitu memperkuat
pertanggungjawaban, Terlaksananya
sosialisasi
kegiatan
penggunaan bantu digital
dan
efektif
dan pengelolaan..
alat efisien
(Komitmen
monitoring Mutu)
selanjutnya
kartu digital dan kartu kontol melaksanakan tutorial dengan
27
jujur
dan
dengan
baik
mempunyai penuh
benar (Nasionalisme) kemandirian dalam
sosialisasi secara
alat penggunaan
monitoring bantu
yaitu yakni
teknologi menyelesaikan tugas
informasi,akuntabel
dengan menggunakan dan
nilai
yang mampu
bahasa yang baik dan kemampuan 2. Melakukan
organisasi
alat santun (Etika Publik), tata kelola institusi profesional
penggunaan
penggunaan
untuk Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
melakukan melakukan sosialisasi organisasi
melakukan sosialisasi
sosilisasi
ijin
tanggungjawab.
dan
kontrol
tanggung jawab (Anti
verifikasi dokumen
dokumen keuangan.
pertanggungjawaban.
3. Tutorial penggunaan Terlaksanya
tutorial
alat bantu monitoring penggunaan
alat
digital
dan
kontrol.
kartu bantu
Korupsi)
monitoring
digital dan kartu kontol dokumen pertanggungjawaban.
5.
Uji coba penggunaan 1. Koordinasi
dengan Terlaksananya
alat bantu monitoring
PUM dan verifikator koordinasi
digital
keuangan
kontrol
dan
kartu
dokumen
pertanggungjawaban
Kegiatan dengan dengan
koordinasi organisasi
alat bantu monitoring coba dan
kontrol.
sopan
kartu monitoring digital dan Memimpin
(Akuntabilitas) 2. Melakukan uji coba Terlaksananya penggunaan digital
pendidikan berbasis
uji melakukan
pengelolaan..
28
(Anti
dengan
baik
mempunyai penuh
kemandirian dalam
monitoring denganpenuh
kartu digital dan kartu kontol tanggungjawab
yaitu yakni
teknologi menyelesaikan tugas
dan kemampuan
alat coba penggunaan alat pengamatan
monitoring bantu dan
coba dan
nilai
yang mampu
kartu kontrol dokumen pelaksanaan kegiatan informasi,akuntabel uji
organisasi
dan tata kelola institusi profesional
bantu santun (Etika Publik)
alat
pertanggungjawaban.
bantu
yaitu memperkuat
untuk PUM dan verifikator dengan bagian terkiat mengembangkan
melaksanaan uji coba terkait pelaksanaan uji dengan
digital
dimulai Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
tanggungjawab.
dan
kontrol dokumen
pertanggungjawaban,
pertanggungjawaban. 3. Melakukan
dan bantu
membantu
digital
penggunaan bantu digital
ada
permasalahaan
yang
dialami
PUM
oleh
verifikator
monitoring (Nasionalisme) kartu secara
dan
alat kontrol sudah sesuai.
efektif
efisien
dan
(Komitmen
Mutu)
monitoring dan
apabila
alat maupun
Penggunaan
pengamatan
membantu
Korupsi)
verifikasi dokumen
kartu
kontrol sudah sesuai. 6.
Evaluasi
uji
penggunaan bantu digital kontol
coba 1. Menyusun instrument Instrumen evaluasi uji Kegiatan alat
monitoring dan
kartu
evaluasi uji coba alat coba penggunaan alat dengan bantu monitoring dan bantu kartu kontrol.
digital
dokumen
monitoring instrument Publik)
pertanggungjawaban
melakukan pada coba
evaluasi Data
kegiatan alat
monitoring digital dan digital
yaitu memperkuat
evaluasi mengembangkan selanjutnya pendidikan
organisasi
evaluasi berbasis
alat alat bantu monitoring dan
yaitu
kartu jujur,
kontrol terkumpul.
29
dengan
baik
mempunyai penuh
tanggung kemandirian dalam
jawab,transparan,
yakni
teknologi menyelesaikan tugas
monitoring digital dan kartu kontrol kemampuan dan
nilai
yang mampu
evaluasi atas kegiatan uji coba informasi,akuntabel
uji pengguanaan
bantu bantu
menyusun organisasi
kartu dengan cermat (Etika tata kelola institusi profesional
dan
kontrol. 2. Melakukan
diawali Sesuai dengan misi Dalam kegiatan ini
pengelolaan..
tanggungjawab.
dan
(Akuntabilitas & Anti
kartu kontol dokumen pertanggungjawaban.
Laporan kegiatan
3. Membuat
kemudian
coba membuat
laporan
uji
alat evaluasi
laporan penggunaan
evaluasi ujicoba
evaluasi Korupsi)
kegiatan bantu alat
monitoring menggunakan bahasa
bantu digital dan kartu kontol Indonesia yang baik
monitoring digital dan dokumen
dan
kartu kontrol
(Nasionalisme)
pertanggungjawaban.
benar
dengan website
harapan dan
kontrol
dapat
memberikan
inovasi
(Komitmen
Mutu)
dalam
proses
verifikasi.
30
kartu
H. Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi Rancangan aktualisasi dilaksanakan di Poltekkes Kemenkas Palangkaraya mulai tanggal 13 September 2021 sampai dengan 16 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi. Tabel 3.4 Jadwal Kegiatan NO 1
2
3
4
5 6
Kegiatan
3
Mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. Membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. Konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor Sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban Uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban Evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol
31
September 4
5
Oktober 1
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI A. Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi Pelaksanaan aktualisasi dimulai Tanggal 11 September sampai dengan 08 Oktober 2021 pada Bagian Keuangan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Kegiatan dan tahapan kegiatan pada pelaksanaan aktualisasi sesuai dengan tabel rancangan pada bab sebelumnya. Setiap kegiatan dan tahapan kegiatan mengandung nilai-nilai dasar ANEKA serta penguatan terhadap visi dan misi organisasi seta nilai organisasi. Daftar kegiatan aktualisasi dapat dilihat pada tabel sebagai berikut. No 1.
Kegiatan Mengumpulkan
Waktu
data
untuk 13-17
Keterangan Terlaksana sesuai
pembuatan alat bantu monitoring September 2021 jadwal digital dan kartu kontrol
dokumen
pertanggungjawaban. 2.
Membuat alat bantu monitoring 20 September – Terlaksana sesuai digital dan kartu kontrol
dokumen 01 Oktober 2021 jadwal
pertanggungjawaban. 3.
Konsultasi kepada mentor terkait 27 September – Terlaksana sesuai alat bantu monitoring digital dan 01 Oktober 2021 jadwal kartu
kontrol
pertanggungjawaban melakukan
revisi
dokumen serta berdasarkan
arahan dari mentor 4.
Sosialisasi penggunaan alat bantu 04 – 08 Oktober Terlaksana sesuai monitoring digital dan kartu kontrol 2021
jadwal
dokumen pertanggungjawaban 5.
Uji coba penggunaan alat bantu 04 – 08 Oktober Terlaksana sesuai monitoring digital dan kartu kontrol 2021
jadwal
dokumen pertanggungjawaban 6.
Evaluasi uji coba penggunaan alat 04 – 08 Oktober Terlaksana sesuai bantu monitoring digital dan kartu 2021 kontrol
32
jadwal
B. Hasil Pelaksanaan Aktualisasi 1.
Kegiatan 1 : Mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. a. Tanggal Pelaksanaan Kegiatan : 13-17 September 2021 b. Tahapan Kegiatan 1) Mencari literature pembuatan website dan kartu kontrol. 2) Diskusi dengan bagian IT terkait pembuatan website. 3) Membuat database untuk pembuatan web dan kartu kontrol. c. Otput 1)
Literature pembuatan website dan kartu kontrol.
2)
Terlaksananya diskusi dengan bagian IT
3)
Database pembuatan website dan kartu kontrol.
d. Uraian kegiatan Tahapan pertama dalam kegiatan ini yaitu mencari literature tentang pembuatan website dan kartu kontrol dikumpulkan oleh penulis secara online dari berbagai sumber. Bukti kegiatan dan literature yang diperoleh terdapat pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.1 Mencari Literatur pembuatan website dan kartu kontrol
33
Gambar 4.2 Jurnal E-Verifikasi
34
Gambar 4.3 Jurnal Kartu Kontrol Elektronik
35
Gambar 4.4 Contoh Kartu Kontrol
Selanjutnya dilakukan diskusi dengan bagian IT dilakukan menggunakan aplikasi Whatsapp dan by phone. Penulis menjelaskan konsep dan cara kerja untuk website yang akan digunakan untuk melakukan monitoring dokumen pertanggungjawaban yang di ajukan oleh PUM dan diverifikasi oleh verifikator keuangan.
Gambar 4.5 Diskusi dengan bagian IT chat by WA dan by Phone
36
Gambar 4.6 Notulensi diskusi dengan bagian IT Setelah memperoleh literature dan diskusi dengan bagian IT penulis membuat design pembuatan website dan database untuk pembuatan kartu kontrol.
Gambar 4.7 Membuat database kartu kontrol dan design website
37
Gambar 4.8 Database Kartu Kontrol
Gambar 4.9 Design Website e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN. Dalam melakukan kegiatan mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan dalam mencari literatur dilakukan dengan cermat (Etika Publik) dan penuh tanggungjawab (Akuntabilitas). Diskusi menggunakan bahasa yang baik dan benar (Nasionalisme) dengan bagian IT dalam upaya memberikan inovasi
(Komitmen
Mutu)
dalam
proses
verifikasi
dokumen
pertanggungjawaban dan membuat database dengan jujur dan kerja keras (Anti Korupsi). f.
Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Nilai Organisasi Kontribusi terhadap visi misi organisasi dalam kegiatan mengupulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen
38
pertanggungjawaban yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan. Penguatan terhadap nilai-nilai organisasi dalam kegiatan mengupulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban yaitu yaitu professional yakni mampu menyelesaikan tugas dengan penuh tanggungjawab. g. Analisa Dampak Jika penulis tidak menerapkan nilai-nilai dasar ANEKA dalam mencari literature pembuatan web dan kartu kontrol dilakukan dengan tidak cermat (Etika Publik) dan tidak penuh tanggungjawab (Akuntabilitas) maka tidak akan memperoleh literature yang dapat digunakan menjadi referensi dalam pembuatan web dan kartu kontrol. Apabila penulis dalam berdiskusi dengan bagian IT tidak menggunakan bahasa yang baik dan benar (Nasionalisme) maka komunikasi dengan bagian IT tidak akan berjalan dengan baik dan tidak memperoleh hasil yang diharapkan. Apabila penulis dalam membuat database untuk pembuatan web dan kartu kontrol tidak jujur dan tidak kerja keras (Anti Korupsi) serta tidak efekti (Komitmen Mutu) maka database kartu kontrol dan design website tidak dapat diselesaikan. h. Kendala Dalam kegiatan mengupulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban tidak ditemukan kendala yang berarti. i.
Manfaat kegiatan 1)
Bagi peserta yaitu peserta mampu mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN.
2)
Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM.
3) 2.
Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan.
Kegiatan 2 : Membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. a. Tanggal pelaksanaan kegiatan :20 September – 01 Oktober 2021. b. Tahapan kegiatan 1) Membuat draft kartu kontrol. 2) Konsultasi kepada senior terkait kartu kontrol.
39
3) Koordinasi dengan bagian IT terkait pembuatan web. 4) Pembuatan website dan kartu kontrol. c. Output 1)
Draft kartu kontrol.
2)
Terlaksananya konsultasi dengan senior.
3)
Terlaksanyan koordinasi dengan bagian IT
d. Uraian kegiatan Pada kegitan kedua penulis memulai dengan membuat draft kartu kontrol yang akan digunakan oleh verifikator untuk memverifikasi dokumen pertanggungjawaban.
Gambar 4.2.1 Membuat draft kartu kontrol
40
Gambar 4.2.2 Draft Kartu Kontrol Selanjutnya konsultasi kepada senior terkaitan draft kartu kontrol untuk memperoleh saran dan masukan dari senior.
Gambar 4.2.3 Konsultasi kepada senior
41
Gambar 4.2.4 Sarab dan masukan dari senior Selanjutnya melakukan koordinasi dengan bagian IT tentang pembuatan website pembahasan pematangan design website.
Gambar 4.2.5 Koordinasi dengan bagian IT
42
Gambar 4.2.6 Notulen hasil koordinasi Pelaksanaan tahap terakhir yaitu pembuatan kartu kontrol dan turut serta dalam pembuatan website oleh bagian IT.
Gambar 4.2.7 Membuat kartu kontrol
43
Gambar 4.2.8 Kartu kontrol
Gambar 4.2.9 Membuat Website
44
Gambar 4.2.10 Website alat bantu monitoring digital
Gambar 4.2.11 Manual book penggunaan website e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN Dalam melakukan membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan membuat draft kartu kontrol kemudian konsultasi
dengan
senior
menggunakan
45
bahasa
baik
dan
benar
(Nasionlisme), menerima dan mencatat masukan dengan patuh (Etika Publik), membuat kartu kontrol dengan kreatif dan kerja keras (Komitmen Mutu & Anti Korupsi), turut serta dalam pembuatan web dan menyerahkan data secara transparan (Akuntabiitas). f.
Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Nilai Organisasi Dalam kegiatan membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan. Penguatan nilai organisasi dalam kegiatan ini yaitu kreatif dan inovatif yakni memiliki gagasan baru untuk membantu mengoptimalkan kegiatan verifikasi dokumen pertanggungjawaban.
g. Analis Dampak Jika dalam pelaksanaaan kegiatan penulis tidak menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam membuat draft kartu kontrol dan konsultasi dengan senior tidak bertanggungjawab (Akuntabilitas), tidak menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme) maka draft kartu kontrol tidak dapat dibuat dengan baik dan tidak akan menerima masukan dari senior untuk perbaikan kartu kontrol. Apabila penulis dalam koordinasi dengan bagian IT tidak berkomunasi dengan baik (Nasionalisme) maka tidak akan diperoleh
pemahaman
yang
sama
tentang
website
dokumen
pertanggungjawaban. Apabila penulis dalam pembuatan website dan kartu kontrol tidak dilakukan dengan cermat (Etika Publik), tidak kerja keras dan tidak disiplin (Anti Korupsi) maka website dan kartu kontrol tidak akan selesai tepat waktu dan tidak berorientasi mutu. h. Kendala Dalam kegiatan membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen
pertanggungjawaban
ditemukan
kendala
yaitu
kesulitan
menemukan waktu untuk melakukan koordinasi dengan bagian IT untuk menyamakan presepsi dalam pembuatan website dikarenakan jadwal bagian IT yang sering diluar kota. i.
Manfaat Kegiatan 1) Bagi peserta yaitu peserta mampu berinovasi dalam pembuatan website dan kartu kontrol.
46
2) Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM. 3) Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan. 3.
Kegiatan 3 : Konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor. a. Tanggal pelaksanaan kegiatan :27 September – 01 Oktober 2021’ b. Tahap kegiatan 1) Menunjukan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol kepada mentor. 2) Menerima masukan dan saran yang diberikan oleh mentor. 3) Melakukan revisi website dan kartu kontrol berdasarkan masukan dan saran mentor. c. Output 1) Website dan kartu kontrol diketahui oleh mentor. 2) Saran dan masukan dari mentor. 3) Revisi website dan kartu kontrol berdasarkan saran dan masukan mentor. d. Uraian kegiatan Tahap kegitan pertama yaitu menunjukan website dan kartu kontrol yang telah dibuat kepada mentor yang dimuali dengan meminta janji temu dan datang tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah disepakati.
47
Gambar 4.3.1 Menunjukan website dan kartu kontrol kepada mentor Selanjutnya menerima masukan dan saran yang diberikan oleh mentor terkait website dan kartu kontrol.
Gambar 4.3.1 Menerima masukan dari mentor Berikut bukti masukan yang diberikan oleh mentor terkait website untuk monitoring dokumen pertanggungjawaban.
Gambar 4.3.3. Masukan dari mentor terkait website
48
Berikut bukti saran yang diberikan oleh mentor terkait kartu kontrol.
Gamabr 4.3.4 Masukan dari mentor terkait kartu kontrol Tahap kegiatan terakhir penulis melakukan revisi alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol berdasarkan masukan dari mentor.
Gambar 4.3.5 Website setelah masukan dari mentor
49
Gamabr 4.3.6 Kartu Kontrol setelah masukan dari mentor e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN Dalam melakukan kegiatan konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan datang tepat waktu (Anti Korupsi) kemudian mengucapkan salam dengan sopan dan santun (Etika Publik) menunjukkan web dan kartu kontrol dengan jelas dan konsisten (Akuntabilitas) dengan tujuan untuk memperoleeh presepsi yang sama (Nasionalisme), melakukan revisi dengan efektif dan efisien (Komitmen Mutu). f.
Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Organisasi Kontribusi terhadap visi misi organisasi dalam kegiatan konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan.
50
Penguatan nilai organisasi dalam kegiatan ini yaitu professional yakni mampu menyelesaikan tugas dengan penuh tanggungjawab. g. Analis Dampak Jika tidak menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam menunjukan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan kepada mentor tidak datang tepat waktu (Anti Korupsi) dan menggunakan bahasa yang sopan dan santun (Etika Publik) maka kegiatan tidak akan berjalan tepat waktu dan komunikasi antara penulis dan mentor tidak akan berjalan dengan baik.Apabila penulis menerima menjelaskan website dan kartu kontrol tidak dilakukan dengan jelas dan konsisten (Akuntabilitas) dan tidak menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar (Nasionelisme) maka apa yang disampaikan oleh penulis tidak akan diterima dengan baik oleh mentor. Apabila penulis dalam melakukan revisi website dan kartu kontrol tidak dilakukan dengan efektif dan efisien (Komitmen Mutu) maka revisi akan lebih lama dilakukan dan hasil revisi kurang maksimal. h. Kendala Dalam kegiatan konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor tidak terjadi kendala yang berarti. i.
Manfaat kegiatan 1) Bagi peserta yaitu peserta mampu mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN. 2) Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM. 3) Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan.
4.
Kegiatan 4 : Sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. a. Tanggal pelaksanaan kegiatan :04 - 08 Oktober 2021. b. Tahap kegiatan 1) Meminta ijin dan persetujuan untuk melakukan sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol kepada PUM dan verifikator keuangan. 2) Melakukan sosialiasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban.
51
3) Tutorial penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. c. Output 1) Diperolehnya
ijin
dan
persetujuan
untuk
melakukan
sosialisai
penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2) Terlaksananya sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 3) Terlaksananya tutorial penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. d. Uraian Kegiatan Tahap pertama kegiatan ini adalah meminta ijin untuk melakukan kegiatan sosialisasi penggunan website dan kartu kontrol yang di hadiri oleh PUM, verifikator keuangan, koordinator pelaporan, Kasubag ADUM (mentor), dan PPK. Setelah memperoleh ijin dan persetujuan kemudian membuat undangan meeting secara daring menggunakan zoom yang selanjutanya dishare di WA group.
Gambar 4.4.1 Ijin dan Undangan Kegiatan Sosisalisai Penggunaan Alat Bantu Monitoring Digital dan Kartu Kontrol Selanjutnya melakukan sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol kepada PUM dan verifikator keuangan dengan
52
menjelasakan latar belakang, tujuan, dan manfaat dibuatnya website dan kartu kontrol.
Gambar 4.4.2 Sosialisasi Penggunaan Alat Bantu Monitoring Digital dan Kartu Kontrol Selanjutnya melakukan tutorial penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol yang disaksikan oleh semua peserta.
Gambar 4.4.3 Tutorial Penggunaan Alat Bantu Monitoring Digital
53
Gambar 4.4.4 Tutorial Penggunaan Kartu Kontrol e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN Dalam melakukan kegiatan kegiatan sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan meminta ijin untuk melakukan sosialisasi dengan sopan dan santun (Etika Publik), memimpin kegiatan sosialisasi (Akuntabilitas) dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar (Nasionalisme) secara efektif dan efisien (Komitmen Mutu) selanjutnya melaksanakan tutorial dengan jujur dan tanggung jawab (Anti Korupsi) f. Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Organisasi Kontribusi terhadap visi misi organisasi dalam kegiatan sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan. Penguatan nilai organisasi dalam kegiatan ini yaitu professional yakni mampu menyelesaikan tugas dengan penuh tanggungjawab. g. Analis Dampak. Jika tidak menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam meminta ijin kegiatan tidak sopan dan santun (Etika Publik) maka kemungkinan ijin untuk melakukan sosialisasi akan sulit diperoleh oleh penulis. Apabila penulis dalam melakukan sosialisai tidak memimpin dengan baik (Akuntabilitas) dan tidak
54
dilakukan secara efektif dan efisien (Komitemen Mutu) maka kegiatan sosialisasi tidak akan berjalan dengan baik. Apabila penulis dalam melakukan tutorial penggunaan website dan kartu kontrol dilakukan dengan tidak jujur dan bertanggungjawab (Anti Korupsi) maka kegiatan tutorial tidak akan terlaksana dengan baik. h. Kendala Dalam kegiatan sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban ditemukan kendala jaringan internet yang tidak stabil dan durasi zoom yang kurang lama. i. Manfaat kegiatan 1) Bagi peserta yaitu peserta melatih memimpin sebuah kegiatan dan public speaking. 2) Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM. 3) Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan. 5.
Kegiatan 5 : Uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontol dokumen pertanggungjawaban. a. Tanggal pelaksanaan kegiatan : 27 September – 01 Oktober 2021. b. Tahap kegiatan 1) Koordinasi dengan PUM dan verifikator keuangan untuk melaksanaan uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2) Melakukan uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 3) Melakukan pengamatan dan membantu penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban c. Output 1) Terlaksananya koordinasi dengan PUM dan verifikator keuangan untuk uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2) Terlaksananya uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 3) Penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban baik dan benar.
55
d. Uraian Kegiatan Tahap pertama kegiatan ini adalah melakukan koordinasi dengan PUM dan verifikator keuangan untuk dapat melakukan uji coba penggunaan website dan kartu kontrol menggunakan SPJ yang akan diajukan pada bulan berjalan.
Gambar 4.5.1 Koordinasi dengan PUM dan Verifikator Keuangan Selanjutnya melakukan uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol yang dilakukan oleh PUM dan verifikator keuangan menggunakan SPJ yang ada pada bulan berjalan.
Gambar 4.5.2 Uji coba oleh PUM
56
Gambar 4.5.3 Uji coba oleh verifikator keuangan PUM memasukan data dokumen SPJ yang akan diajukan kedalam website kemudian menyerahkan ke bagian keuangan. Selanjutnya verifikator akan melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban menggunakan kartu kontrol dan melakukan update di aplikasi apakah dokumen tersebut sudah lengkap atau masih ada kekurangan yang harus dilengkapi.
Gambar 4.5.4 Hasil uji coba website
57
Gambar 4.5.5 Hasil uji coba kartu kontrol Selanjutnya penulis melakukan pengamatan dan membantu penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol yang digunakan oleh PUM dan verifikator. Ditemukan beberapa kesulitan yang dialami oleh PUM salah satunya PUM keperawatan yang gagal login kedalam aplikasi yang mengharuskan untuk diberi arahan untuk login yang dilakukan secara langsung. PUM wadir I yang menemukan ada kode dokumen yang masih belum ada di aplikasi yang mengharuskan untuk di tambah untuk kode dokumen tersebut.
Gambar 4.5.6 Mengamati dan Membantu Penggunaan Website dan Kartu Kontrol
58
e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN Dalam melakukan kegiatan kegiatan uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan kegiatan dimulai dengan koordinasi dengan bagian terkiat dengan sopan dan santun (Etika Publik). Memimpin pelaksanaan kegiatan uji coba (Akuntabilitas) dan melakukan pengamatan denganpenuh tanggungjawab (Anti Korupsi) membantu apabila ada permasalahaan yang dialami oleh PUM maupun verifikator (Nasionalisme) secara efektif dan efisien (Komitmen Mutu). f. Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Organisasi Kontribusi terhadap visi misi organisasi dalam uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan. Penguatan nilai organisasi dalam kegiatan ini yaitu professional yakni mampu menyelesaikan tugas dengan penuh tanggungjawab. g. Analis Dampak Jika tidak menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam koordinasi dengan bagian PUM dan verifikator untuk melaksanakan kegiatan uji coba penggunaan website dan kartu kontrol tidak dilakukan dengan sopan dan santun (Etika Publik) maka komunikasi dengan bagian PUM dan verifikator tidak akan berjalan dengan baik. Apabila penulis dalam pelaksanaan uji coba tidak dipimpin dengan baik (Akuntabilitas) dan tidak bertanggungjawab (Anti Korupsi) maka kegiatan ujicoba tidak dapat dilaksanakan dengan baik. Apabila penulis dalam melakukan pengamatan tidak dilakukan dengan cermat (Etika Publik) dan tidak membantu (Nasionalisme) PUM dan verifikator apabila menemukan kendala dalam penggunaan website dan kartu kontrol maka pemahaman penggunaan website dan kartu kontrol tidak dapat terdelivery dengan baik pada PUM dan verifikator keuangan. h. Kendala Dalam kegiatan uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban ditemukan kendala yakni jadwal
59
WFH/WFO PUM dan verifikator keuangan berbeda maka kegiatan uji coba tidak bisa dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. i. Manfaat kegiatan 1) Bagi peserta yaitu peserta melatih memimpin sebuah kegiatan dan public speaking. 2) Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM. 3) Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan. 6.
Kegiatan 6 : Evaluasi kegiatan uji coba penggunan alat bantu monitoring digital dan kartu kontol dokumen pertanggungjawaban. a. Tanggal pelaksanaan kegiatan : 27 September – 01 Oktober 2021. b. Tahap kegiatan 1) Menyusun instrument evaluasi uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2) Melakukan evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 3) Membuat laporan evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban c. Output 1) Instrument evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 2) Data evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. 3) Laporan evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. d. Uraian Kegiatan Tahap pertama penulis menyusun instrument untuk melakukan evaluasi uji coba penggunaan website dan kartu kontrol oleh PUM dan verifikator keuangan yang beberapa aspek untuk pengukuran kepuasan yaitu dari kecepatan akses aplikasi (reability), kemudahan penggunaan aplikasi (responsiveness), dan mempermudah pekerjaan (empathy). Instrument evaluasi menggunakan google form yang diberikan setelah kegiatan uji coba.
60
Gambar 4.6.1 Instrumen Evaluasi Penggunaan Website dan Kartu Kontrol
61
Selanjutanya melakukan evaluasi kegiatan uji coba alat bantu monitoring digital
dan
kartu
kontrol
dokumen
pertanggungjawaban
dengan
mengumpulkan data evaluasi yang sudah diberikan kepada PUM dan verifikator keuangan.
Gambar 4.6.2 Data evaluasi penggunaan website
Gambar 4.6.3 Data evaluasi penggunaan kartu kontrol
62
Tahap selanjutnya adalah membuat laporan evaluasi kegiatan uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban dengan menggunakan data yang sudah terkumpul.
Gambar 4.6.4 Laporan evaluasi uji coba penggunaan website dan kartu kontrol e. Penerapan Nilai-Nilai Dasar ASN Dalam melakukan kegiatan kegiatan evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban penulis sudah menerapkan nilai-nilai dasar ASN yang ditunjukan dengan kegiatan diawali dengan menyusun instrument evaluasi dengan cermat (Etika Publik) selanjutnya melakukan evaluasi atas kegiatan uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol jujur, tanggung jawab,transparan, (Akuntabilitas & Anti Korupsi) kemudian membuat laporan evaluasi menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme) dengan harapan website dan kartu kontrol dapat memberikan inovasi (Komitmen Mutu) dalam proses verifikasi.
63
f. Kontribusi Visi Misi Dan Penguatan Organisasi Kontribusi terhadap visi misi organisasi dalam evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban yaitu mengembangkan tata kelola institusi pendidikan berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan. Penguatan nilai organisasi dalam kegiatan ini yaitu professional yakni mampu menyelesaikan tugas dengan penuh tanggungjawab. g. Analis Dampak Jika tidak menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam menyusun intrumen tidak dilakukan dengan cermat dan seksama (Etika Publik) maka instrument evaluasi yang dihasilkan tidak memuat elemen-elemen untuk dilakukan evaluasi.Apabila penulis dalam melakukan evaluasi tidak bertanggungjawab, jujur, dan transparan (Akuntabilitas dan Anti Korupsi) maka hasil evaluasi dari uji coba penggunaan website dan kartu kontrol tidak tepat dan akurat untuk dilakukan peebaikan kedepannya. Apabila penulis dalam membuat laporan hasil evaluasi tidak menggunakan bahasa yang baik dan benar (Nasionalisme) maka laporan yang dihasilkan tidak akan mudah dipahami dan tidak baku untuk digunakan. h. Kendala Dalam kegiatan evaluasi kegiatan uji coba alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban tidak terjadi kendala yang berarti. i.
Manfaat kegiatan 1) Bagi peserta yaitu peserta dalam pelaksanaan kegiatan mampu mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN. 2) Bagi Bagian Keuangan yaitu meminimalisir kesalahan proses verifikasi dan mempercapat informasi kekurangan dokumen pada PUM. 3) Bagi Instansi yaitu dengan adanya alat untuk proses verifikasi keuangan.
64
C. Rencana Tindak Lanjut
No
1.
Kegiatan
Output
Penambahan Fitur fitur
Tanggal Pelaksanaan Januari 2022
dalam dalam
website
Pihak Yang
Sumber Biaya
Terlibat IT,PUM, Verifikator
-
Keterangan
Fitur
yang
ditambahkan
website
berdasarkan
bertambah
masukan dan
saran
setelah kegiatan uji coba
65
BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Kesimpulan dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dalam upaya optimalisasi verifikasi dokumen pertanggungjawaban pada Poltekkes Kemenkes Palangkaraya Tahun 2021 pada bagian keuangan yaitu: 1. Kegiatan ini mendapat tanggapan yang positif dari bagian keuangan dan PUM karena mampu meminimalisir kesalahan verifikator keuangan dan memonitoring SPJ yang diajuakn, akan tetapi ada beberapa masukan terkait website untuk ditambahkan beberapa fitur untuk memudahkan dalam kegiatan verifikasi dan monitoring adalah sebagai berikut.
Tambahkan kolom MAK dan buatkan format kuitansi pengantar dari jurusan.
Tanggal update data lengkap tidak lengkap menggunakan tanggal terupdate.
Tambahkan fitur peraturan-peraturan terkait bidang keungan.
Tampilan SPJ yang diajuan oleh PUM hanya bisa dilihat oleh verifikator penanggungjawab.
2. Pelaksanaan aktualisasi ini telah menerapkan nilai-nilai dasar ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) dengan baik. B. SARAN Diharapkan dengan adanya alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dapat digunakan secara berkelanjutan karena sangat membantu dalam proses verfikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan pada Poltekkes Kemenkes Palangkaraya.
66
DAFTAR PUSTAKA
Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Mosul Diklat Prajabatan Akuntabilitas Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Mosul Diklat Prajabatan Nasionalisme Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Mosul Diklat Prajabatan Etika Publik Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Mosul Diklat Prajabatan Komitmen Mutu Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Mosul Diklat Prajabatan Anti Korupsi Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Manajemen Aparatur Sipil Negara. Lembaga Administrasi Negara Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Pelayanan Publik. Lembaga Administrasi Negara Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Whole of Government (WoG). Lembaga Administrasi Negara
67
LAMPIRAN
68
JADWAL PELAKSANAAN AKTUALISASI Kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Poltekkes Kemenkas Palangkaraya mulai tanggal 13 September 2021 sampai dengan 8 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi. NO 1 2
3
4
5 6
Kegiatan
3
Mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. Membuat alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban. Konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor Sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban Uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban Evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol
69
September 4
5
Oktober 1
BUKTI PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Mengumpulkan data untuk pembuatan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban.
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
2. Membuat
alat
bantu
monitoring
digital
pertanggungjawaban
98
dan
kartu
kontrol
dokumen
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
3. Konsultasi kepada mentor terkait alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol dokumen pertanggungjawaban serta melakukan revisi berdasarkan arahan dari mentor
117
118
119
120
121
122
4. Sosialisasi penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol pertanggungjawaban
123
dokumen
124
125
126
127
128
129
5. Uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol pertanggungjawaban
130
dokumen
131
132
133
134
135
136
6. Evaluasi uji coba penggunaan alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol
137
138
139
140
141
142
FORM PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH MENTOR
143
144
145
146
147
148
149
Konsultasi kepada mentor terkait penyampaian gagasan dan isu
150
Konsultasu kepada mentor terkait rancangan aktualisasi
151
FORM PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH COACH
Coaching dalam penyusunan rancangan aktualisasi
152
153
Coaching terkait rancangan aktualiasi, masukan yang diberikan oleh coach adalah sebagai berikut.
Dibagian profil peserta untuk riwayat pendidikan tidak perlu dimasukan
Judul penetapan core issue diubah menjadi penapisan isu
Untuk core issue harus memuat fokus, lokus, dan waktu terjadinya.
Tambahkan penjelasan keterkaitan dengan agenda ketiga.
Gagasan pemecahan isu diuraikan terlebih dahulu tentang alat bantu monitoring digital dan kartu kontrol.
154
