9 minute read
HR en het nieuwe pensioen
WAT KUN JE NU AL DOEN?
HR en het nieuwe pensioen
Een werkgever kan alvast nadenken over de gevolgen van het nieuwe pensioen rondom (strategische) personeelsplanning. Hoe zit dat precies en wat kan een werkgever nu al doen?
Tekst Jennifer Lijcklama à Nijeholt
Naar verwachting gaat de nieuwe pensioenwet in per 1 juli 2023. Het moet nog blijken of die datum wordt gehaald, maar zeker is dat het pensioenstelsel na jarenlang overleg gaat veranderen. Dit betekent dat sommige werkgevers een nieuwe pensioenregeling zullen moeten gaan vormgeven.
Welke werkgevers moeten gaan nadenken over een nieuwe pensioenregeling?
Ben je als werkgever verplicht aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds, dan maken de sociale partners de keuze bij het samenstellen van de nieuwe pensioenregeling. Maar als je vrijwillig ben aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds of je hebt pensioenregelingen die bij een verzekeraar of een PPI lopen, dan speelt de werkgever – samen met OR en/of werknemersvertegenwoordiging – zelf een grote rol bij het samenstellen van de nieuwe pensioenregeling.
Wat de werkgever nú al kan doen
PW. sprak met Sylvia van Schaik; zij adviseert werkgevers en HR rondom pensioenen bij VLC & Partners en ziet dat werkgevers al veel vragen hebben, over wat ze nú al kunnen doen met de wetswijziging in zicht. “Op dit moment kan een werkgever de pensioenregeling nog niet aanpassen; het wetsvoorstel is nog niet vastgelegd in wetgeving”, zegt Van Schaik. “Wél kan een werkgever de veranderende pensioenkosten al overwegen in verband met zijn huidige en toekomstige personeel.”
Keuzes en communicatie in de overgangsfase
Wanneer de nieuwe pensioenwet ingaat, is er nog een overgangsfase van 3,5 jaar. Tot 1 januari 2027 kunnen pensioenuitvoerders, sociale partners en werkgevers de pensioenregelingen aanpassen naar de nieuwe wetgeving. In die tussenfase moeten werkgevers een belangrijke keuze maken. Óf ze hevelen alle werknemers in één keer over naar de nieuwe pensioenregeling. Óf ze maken een knip in het personeelsbestand (afhankelijk van de datum van indiensttreding) en bepalen welk deel van het personeel nog gebruik blijft maken van de oude oplopende staffelregeling - zo lang dat kan - en welk deel van het personeel al overgaat naar de nieuwe pensioenregeling met het nieuwe premiepercentage. Dit is een financiële afweging die een werkgever zal moeten maken.
Bedenk wel dat het belangrijke wijzigingen zijn waarbij de OR betrokken moet worden. Bovendien zullen deze keuzes invloed hebben op het werk van HR rondom de pensioencommunicatie. Pensioen is vaak een kostbare arbeidsvoorwaarde en het is van belang om hier goed en duidelijk over de communiceren richting de medewerkers. “Als een werkgever iedereen wil overzetten naar de nieuwe regeling, dan gaat daar een heel traject aan vooraf”, vertelt van Schaik. “Een werkgever moet bijvoorbeeld instemming krijgen van de OR en alle medewerkers. Dat zal heldere communicatie vereisen. Het kan voorkomen dat bepaalde medewerkers er financieel op achteruit gaan door de nieuwe pensioenregeling. Dat brengt een compensatievraagstuk met zich mee. En de werkgever dient van iedere medewerker instemming te vragen. Kortom, er zijn door de werkgever veel keuzes te maken. Daarbij zijn meerdere opties die goed doorgerekend moeten worden. Alleen zo kun je een zorgvuldige overweging maken.”
De langere termijn: het nieuwe pensioen en personeelsplanning
HR kan alvast met de werkgever aan tafel zitten om het huidige personeelsbestand goed in kaart te brengen. En om de wensen voor personeel van de toekomst te bespreken. Antwoord op onderstaande vragen kan richting helpen geven bij het kiezen van een passende pensioenregeling. • Wat is de gemiddelde leeftijd van de werknemers? En waar zitten ze op het moment in de staffel? • Verwacht de werkgever dat werknemers lang in dienst blijven of juist niet? • Op welke leeftijd komen nieuwe werknemers binnen? • Verwacht de werkgever dat werknemers lang in dienst blijven of juist niet? • Waar zit de potentie als bedrijf als het gaat om nieuwe medewerkers? De antwoorden kunnen helpen richting te geven bij het kiezen van een passende pensioenregeling. Een adviseur zal meerdere financiële scenario’s van de pensioenlast en pensioenuitkomsten kunnen doorrekenen, analyseren en adviseren. Om zo een werkgever te helpen de financiële gevolgen te overzien van de nog te maken pensioenkeuzes.
Verdere taken voor HR rondom pensioen in de toekomst
De keuzes die worden vastgelegd in de pensioenregeling zullen op verschillende manieren impact hebben op de taken van HR. Zo kan HR de pensioenregeling bijvoorbeeld inzetten bij recruitment. Maar er zijn ook andere zaken waarin HR echt een rol kan pakken. Bij de overgang naar een nieuwe pensioenregeling zal HR een communicatietraject ingaan, richting OR, maar ook richting de werknemers.
“Wees actief in de pensioencommunicatie”, zegt Van Schaik. “Leg uit wat de wijzigingen betekenen voor de werknemers en gebruik pensioencommunicatie voor het binden en boeien van je medewerkers.”
Actief communiceren over het pensioen
Het takenpakket van HR is vaak enorm, pensioen krijgt daarom al snel te weinig prioriteit bij HR. Terwijl het onderwerp zowel de werknemer als werkgever raakt. Waar zou HR expliciet over moeten communiceren rondom pensioen?
Tekst Jennifer Lijcklama à Nijeholt
De onbekendheid met pensioengebied is vrij groot onder HR-professionals. Vaak past een complex onderwerp als pensioen niet binnen het toch al grote en diverse takenpakket van HR. Die stuurt de toegenomen stroom aan vragen vandaag de dag vaker door naar een specialist. Maar dat is niet altijd terecht.
Verplicht communiceren?
In de Pensioenwet staan een aantal elementen die verplicht aan de werknemer moeten worden gecommuniceerd, vertelt Jan van Harten, pensioenadviseur en partner bij &Gommer Pensions Group en oprichter van het platform bijnametpensioen.nl. Een deel daarvan wordt door de pensioenuitvoerder gecommuniceerd, meestal via het portal/intranet van de uitvoerder. Maar een ander deel moet de werkgever communiceren. Van Harten: “Een werkgever is niet verplicht om een hele voorlichtingssessie te houden rondom het pensioen. Hij moet allereerst natuurlijk aangeven of er wel of niet een pensioenregeling is en hij moet verwijzen naar de website van de pensioenuitvoerder, zodat werknemers kunnen inloggen op een portal/het intranet om te zien hoe het eigen pensioen ervoor staat.”
Toch zoveel mogelijk communiceren
Toch raden pensioenadviseurs allemaal aan om veel te communiceren rondom het pensioen, zeker in vergelijking met hoe weinig dat meestal gebeurt. “Het is voor een werkgever een mooi middel om de band met de werknemer te versterken. Als die een goed gevoel heeft over de pensioenregeling, heeft hij een goed gevoel over zijn werkgever”, zegt Tim Zuiderman, pensioenrechtadvocaat/partner bij Onno F. Blom Advocaten. Verschillende pensioenadviseurs gaven ons punten waarbij HR een actieve rol kan pakken, in het communiceren over de veranderingen rondom pensioen. We hebben ze onderverdeeld in indiensttreding, belangrijke gebeurtenissen en uitdiensttreding.
Indiensttreding
Welke zaken breng je bij een werknemer onder de aandacht wanneer hij in dienst treedt?
Waarde-overdracht
Een werknemer kan het opgebouwde pensioen bij een vorige werkgever (indien er een pensioenregeling was) meenemen naar jou als nieuwe werkgever. Er is soms discussie over of dat slim is, maar hoe dan ook is het als HR-professional goed om een werknemer op de hoogte te stellen van deze optie.
Afdracht premie
Uiteraard breng je iemand die in dienst treedt op de hoogte van het premiepercentage dat naar het pensioen gaat, het percentage van het salaris dat gaat naar de opbouw van het pensioen van de werknemer.
Nabestaanden-/partnerpensioen
Leg uit hoe het zit met het nabestaandenpensioen, ook wel het partnerpensioen genoemd. Is het verzekerd bij de werkgever of niet? En wat betekent het?
Bijsparen
Vaak kunnen werknemers pensioen bijsparen. Maak werknemers daarvan bewust en leg uit hoe dit in zijn werk gaat.
Inloggen pensioenportaal
Stimuleer werknemers om in te loggen in het portaal van de gekozen pensioenuitvoerder. Helaas doen heel weinig medewerkers dit in de praktijk.
Let op
Het pensioen is veel complexer dan twintig jaar geleden, vertelt Van Harten. Werknemers hebben veel meer keuzemogelijkheden. Overigens is het niet zo dat je bij alle keuzemomenten – mochten die er zijn, bijvoorbeeld rondom het nabestaandepensioen – moet begeleiden als HR-professional. Sterker nog, bij complexere keuzes is het raadzaam om een adviseur in te schakelen om de gevolgen van een keuze tot in detail toe te lichten.
Life events
Waar moet je een werknemer op wijzen bij life events en de veranderingen in het pensioen? Actief communiceren over de gevolgen voor het pensioen is een manier om te voldoen aan de zorgplicht als werkgever.
Breng life events in kaart
Bij life events moet je denken aan gebeurtenissen die gevolgen kunnen hebben voor het pensioen van de werknemer en zijn nabestaanden, zoals wisseling van baan, in deeltijd gaan werken, carrièrestappen, de
geboorte van kinderen, echtscheiding, arbeidsongeschiktheid en het overlijden van de partner. Zet op papier wat de gevolgen van deze life events zijn voor een werknemer.
Het opnemen van verlof heeft gevolgen voor het pensioen
Welke invloed verlofopname heeft voor het pensioen is alleen nog maar complexer geworden de laatste jaren, door de grote variatie in de soorten verlof, betaald en onbetaald verlof. HR kan een werknemer hierin begeleiden door inzichtelijk te maken wat de gevolgen zijn voor de pensioenopbouw.
Meer of minder werken heeft gevolgen voor het pensioen
Ook kan HR een werknemer informeren over de gevolgen voor de pensioenopbouw bij meer of minder werken. Ook dit is niet wettelijk verplicht, maar het kan wél bijdragen aan de algehele zorgplicht van de werkgever.
Geef handelingsperspectief: wanneer moet een werknemer in actie komen? “Het allerbelangrijkste is dat HR, de werkgever, werknemers handelingsperspectief biedt”, zegt Van Harten. “Werknemers moeten weten wanneer ze een keuze moeten maken en wat ze daarvoor moeten doen, wat er verwacht wordt.”
Uitdiensttreding
Welke zaken breng je bij een werknemer onder de aandacht bij uitdiensttreding? Bij uitdiensttreding moet een werknemer uiteraard afgemeld worden bij een pensioenuitvoerder. Daarnaast is het goed als HR een aantal zaken expliciet duidelijk maakt aan de werknemer.
Geef aan dat de opbouw stopt
Als een werknemers dienstverband eindigt, dan stopt ook de pensioenopbouw via de werkgever, dat zal duidelijk zijn. Maar leg dan ook uit wat er gebeurt met het bedrag dat is opgebouwd bij de werkgever.
Leg uit dat bepaalde risicodekkingen verdwijnen, als dat het geval is
Sommige werkgevers dekken bepaalde risico’s, dit is geregeld in het pensioenreglement. Steeds meer partnerpensioenen zijn bijvoorbeeld risicoverzekeringen. Wanneer een werknemer afscheid neemt van een werkgever, en het partnerpensioen daarmee stopt, dan kan bijvoorbeeld een bedrag van 30.000 per jaar verdwijnen. Maak een werknemer hiervan bewust.
Waardeoverdracht
Geef ook bij uitdiensttreding aan dat een werknemer zijn pensioen kan meenemen naar een volgende werkgever als hij deel gaat nemen aan een nieuwe pensioenregeling.
Een HR-professional zou basiskennis moeten opdoen om bovenstaande zaken actief te communiceren. Gelukkig hoeft HR niet alle vragen over pensioen te kunnen beantwoorden, vindt Tim Zuiderman, pensioenrechtadvocaat/partner bij Onno F. Blom Advocaten. “HR moet een onderscheid kunnen maken tussen informatieve vragen als: ‘Hoe zit het met mijn nabestaandenpensioen?’ en vragen die meer de kant opgaan van financieel advies. Bij een pensioenregeling met een beleggingscomponent begeeft HR zich naar mijn idee wel eens op glad ijs. Je hoeft niet alles zelf op te lossen, maar je moet weten wanneer je een werknemer niet verder kunt helpen en moet doorverwijzen naar een externe adviseur.”
Wat HR nog meer kan doen
Natuurlijk kun je als HR-afdeling nog veel meer doen rondom pensioen. Zo kun je werknemers bijvoorbeeld individuele gesprekken aanbieden met een pensioenadviseur. De meeste pensioenadviseurs weten dat een medewerker eerder geneigd is om naar zijn pensioen te kijken als je ze daarbij helpt. Als je er als pensioenadviseur letterlijk naast zit.
Verder kan HR bijeenkomsten organiseren rondom pensioen. Werknemers kunnen dan een presentatie van de pensioenadviseur bijwonen waarin die uitlegt wat een werknemer krijgt aan pensioen en welke acties werknemers allemaal moeten nemen. De ervaring leert, zo vertelt een pensioenadviseur, dat werknemers veel vragen hebben na zo’n presentatie. Werknemers vinden pensioen ineens boeiend!
