I La logística de la farmacia del Hospital Gregorio Marañón en pandemia

La logística de la farmacia del Hospital Gregorio Marañón en pandemia

El Servicio de Farmacia del Hospital Gregorio Marañón lidera la automatización de la preparación y dispensación de los medicamentos listos para su administración en España. Ha llevado a cabo un proceso de digitalización integral de la atención farmacéutica, y todo ello le ha valido varios premios.

El Servicio de Farmacia del Hospital General Universitario Gregorio Marañón de Madrid comenzó a trabajar de forma automatizada en el año 2003, a raíz de la apertura del nuevo Hospital Materno Infantil. Las doctoras María Sanjurjo, Jefa del Servicio de Farmacia del hospital; Ana

Herranz, Jefa de Sección; Camino Sarobe, coordinadora de Calidad y el doctor

Vicente Escudero, coordinador de Investigación de la unidad, explican a Cuadernos de Logística cómo han gestionado la logística de los medicamentos durante la pandemia y en qué podrían mejorar los operadores logísticos.

“Fuimos el primer hospital de Europa con todo el circuito del medicamento automatizado, desde la prescripción médica hasta administración de la medicación al paciente, buscando, en todo momento, la trazabilidad de los medicamentos y la seguridad de los pacientes. Lo mismo sucede dentro del servicio de farmacia, desde la solicitud de compra a la industria farmacéutica, a su almacenamiento y dispensación al paciente”, explica la doctora María Sanjurjo, directora del Servicio de Farmacia del hospital. La pandemia de Covid-19 nos desconcertó a todos, en los hospitales se vivieron momentos de incertidumbre: a la avalancha de ingresos de pacientes por la nueva y desconocida enfermedad, se sumó el desconocimiento de cómo tratar a los pacientes y la organización hospitalaria. Esto provocó que los profesionales, además de ver cómo atajar la enfermedad, tuvieran que afrontar dos grandes retos: la asistencia de los pacientes hospitalizados y los externos.

La doctora Ana Herranz explica que “el primer reto fue atender a todos los pacientes hospitalizados, ya que el hospital se convirtió prácticamente en un monográfico de Covid-19. Y por otra parte, no se podía olvidar a los más de 11.000 pacientes externos que atendemos cada año, que acuden a recoger medicamentos de uso hospitalario y que también reciben tratamientos en su propio domicilio. Son enfermos crónicos de alto riesgo y había que minimizarlo evitando que vinieran al hospital, haciéndoles llegar el tratamiento a su domicilio”.

Por otro lado, desde el punto de organización para los pacientes ingresados, se tuvieron que modificar todos los sistemas

de información para que fueran de ayuda a todos los profesionales del hospital. “Al ser una enfermedad nueva, constantemente había cambios de protocolo. Esto hacía que lo que teníamos que comprar y lo que se prescribía, cambiara de una manera continua. Los sistemas de información tenían que tener alertas sobre cuál era el último protocolo y, en función de esto, se realizaban las compras a través de un sistema totalmente automatizado”, añade Ana Herranz.

Carruseles

En el hospital se realizan más de 2,5 millones de dispensaciones al año para los pacientes ingresados, que se gestionan desde los carruseles instalados en la farmacia y conectados con los armarios automatizados de las unidades de enfermería, y se atienden a más de 11.000 pacientes externos, cuya dispensación se hace a través de robots conectados con la prescripción electrónica. Con la Covid-19, la parte de preparación de estos fármacos cobró especial relevancia en lo relativo a la trazabilidad y la seguridad. “Desde el punto de vista logístico, contamos con importantes controles: Las unidades para la dispensación están automatizadas y cuando se detectan las necesidades, en función de la prescripción, a través de los armarios conectados a los carruseles, se reponen los medicamentos. Al estar todo automatizado e informatizado, todos estos cambios los pudimos abordar con más facilidad”, dice Ana Herranz.

Logística de las compras

Un gran reto también fueron las compras y adquisición de medicamentos. Todos los hospitales de España necesitaban lo mismo y con frecuentes cambios en los tratamientos.

Camino Sarobe añade que “en la gestión de las compras hubo varios hitos. Teníamos

Área de almacenamiento refrigerado.

varios modelos de compra. Por un lado, el que utilizamos habitualmente de compra directa a los laboratorios, y por otro, el que se generó cuando se creó un grupo con todos los agentes implicados de todos los servicios de farmacia, y que hoy en día seguimos manteniendo, porque fue de mucha ayuda, rayando la solidaridad. Faltaba mucha medicación y desde ese grupo se gestionaban los préstamos. Ese grupo estaba liderado desde la Subdirección General de Farmacia y Productos Sanitarios de la Comunidad de Madrid, y desde ahí, junto con los propios laboratorios, realizaban un reparto de medicamentos en función de las necesidades que se notificaban a la Consejería, y en base al número de pacientes que teníamos. Otros medicamentos se gestionaban a través del Ministerio, facilitando el nombre del paciente. Diariamente había que reportar el stock que nos quedaba y realizar los trámites a través del Ministerio, paciente a paciente”.

“Tuvimos que cambiar y trabajar en red todos los servicios de farmacia y esto nos proporcionó un gran aprendizaje, principalmente a causa de todos los desabastecimientos motivados por la gran demanda asistencial y problemas de transporte”, puntualiza Ana Herranz. María Sanjurjo: Ventajas de la automatización “La automatización nos aporta muchas ven“Fuimos el primer tajas en cuanto a la trazabilidad y la segurihospital de Europa con todo el circuito del medicamento automatizado” dad del paciente. Además, nos permite controlar los stocks de todas las unidades de hospitalización. Antiguamente, mandabas la medicación y no sabías la que tenías en las plantas. Ahora, como todo está automatizado, en caso de no tener en un momento puntual medicación en farmacia, sabes en qué cantidad y en qué planta se encuentra. Además, nos ha servido a la vez para que, como nuestros pedidos son automáticos, se ajusten sobre la marcha nuestros consumos. Revisamos todos los días los consumos y podemos poner unos puntos mínimos de pedido que saltan automáticamente desde el servicio de farmacia a compras”, dice Herranz.

En el hospital se realizan más de 2,5 millones de dispensaciones al año.

Dispensación a domicilio

El otro gran reto era llegar a los más de 11.000 pacientes externos que atendemos cada día. Vicente Escudero relata que “nos encontramos de un día para otro, -tal y como fue la explosión del covid-, que todo se colapsó, la gente tenía miedo a salir de su casa, pero a la vez, nosotros teníamos que dar respuesta unos 200 pacientes diarios a los que entregamos medicación. Nos llamaban muchos pacientes y tuvimos que diseñar un circuito de asistencia remota a todos los que lo necesitaran. Y esto no implica solamente la entrega de la medicación, porque son pacientes de patologías complicadas como VIH, inmunodeprimidos, oncológicos…, con los que el farmacéutico hace atención. Va acompañada de explicación del tratamiento, revisar si ha tenido efectos secundarios, interacciones con otros tratamientos, dudas… por lo tanto, no es solamente facilitar la medicación, es también darle pautas y explicaciones. Es un circuito de dispensación de medicación acompañada de consulta remota y empezamos a dispensar la medicación a su domicilio.

Desde el primer momento, usamos sistemas de transporte acreditados, con garantías de conservación y trazabilidad de medicamentos y, al principio, también con algunos voluntarios. Hacíamos consultas telefónicas. A día de hoy se han beneficiado de este servicio más de 3.000 pacientes y hemos realizado más de 10.000 entregas de medicación a domicilio. Hemos comprobado las importantes ventajas que tiene, y lo hemos diseñado y mejorado para que se mantenga como un circuito más del hospital a día de hoy.

Vicente también destaca los servicios de salud móvil, con aplicaciones de móvil, diseñadas y desarrolladas por el propio hospital y la consiguiente satisfacción de los pacientes porque les da confianza y tranquilidad.

Dispensadores automáticos

Muchos de estos pacientes tienen miedo a ir al hospital o a cualquier otro punto diferente para recoger la medicación. Ellos demandan que se les entregue a domicilio para evitar salir de casa. De momento, los puntos de recogida que se utilizan para el ecommerce, por ejemplo, no se pueden utilizar.

En opinión de Ana Herranz, “estos sistemas tienen que evolucionar, porque muchos fármacos necesitan unas condiciones especia-

Equipo del Servicio de Farmacia del Hospital General Universitario Gregorio Marañón.

les de temperatura. En el hospital disponemos de un sistema conectado directamente a nuestro robot y garantizamos la conservación de la medicación. El paciente, con una lectura de código de barras de su receta conecta directamente con el sistema de información clínica, que realiza unos chequeos básicos. Y efectivamente, para pacientes especiales, disponemos de un punto de recogida de medicación, pero está ubicado dentro del hospital porque aquí podemos garantizar las condiciones de conservación del medicamento y la supervisión directa de los farmacéuticos”.

Cómo es al almacén de la farmacia

En la farmacia del Gregorio Marañón trabajan solamente con medicamentos, los productos sanitarios en general están en otro almacén. Lo medicamentos llegan a la far-

macia en envases clínicos, unas cajas adaptadas e identificadas. El almacén cuenta con cuatro carruseles, dos horizontales y dos verticales y uno de Camino Sarobe: “En la gestión de estos verticales es refrigerado. De los robots para pacientes externos, uno es de temperatura ambiente y otro refrigerado. las compras hubo varios hitos” Además, hay una zona de almacenamiento en el área donde se preparan las medicinas más personalizadas, como los tratamientos de oncología, con espacio de almacenamiento a temperatura ambiente y refrigerado, entre 2 y 8 grados, y también en congelador, a -20 y -80ºC María Sanjurjo asegura que, “con todos estos medios intentamos hacer una adecuada gestión de stocks, intentando tener el menor inmovilizado posible. Tenemos un stock medio, a lo largo de todo el año, de una cantidad suficiente para atender la medicación

de todos los pacientes del hospital durante dos semanas. Esto significa un índice de rotación de stocks muy elevado. No es difícil porque estamos en Madrid, donde se encuentra la mayor parte de la industria farmacéutica. Y, además, tratamos de forma diferente los medicamentos de altísima urgencia vital, como los de las unidades de cuidados intensivos.

Multiedificios para la logística

La logística en el Hospital Gregorio Marañón no es sencilla. Está integrado por más de ocho edificios asistenciales, algunos de ellos en remodelación en estos momentos y esto nuevamente les hace replantearse la incorporación de nuevas tecnologías y vehículos de guiado automático.

“Se está valorando dentro del nuevo plan funcional, pero ahora mismo no los tenemos porque incluso la farmacia, es un edificio aislado, lo que significa un reto logístico. Cada vez que tenemos que ir a las unidades hay que mover un camión”, dice María Sanjurjo.

¿Cómo facilitarían el trabajo los operadores logísticos?

“Tenemos todos unos retos por delante con la sostenibilidad, como por ejemplo, con los cartones y la retirada de los residuos. Los medicamentos llegan en diferentes tipos de cajas, no solamente de cartón, sino también en envases isotermo a temperatura controlada y no es fácil gestionar su reciclado y devolución”, explica Ana Herranz.

“El transporte de los medicamentos va a sufrir una gran transformación porque ahora, los operadores tienen que esperar hasta que abrimos el pedido para volver a llevarse las cajas de temperatura controlada. Y en esto deberíamos mantener conversaciones conjuntas porque se están tomando decisiones unilaterales. Deberían utilizarse tecnologías en ambos sentidos para unificar los procesos”, añade.

Y luego, respecto a la digitalización y la conexión de los operadores logísticos con los proveedores y los servicios de farmacia, es una asignatura pendiente. “A veces solamente podemos acceder a la información a través de las plataformas de cada operador logístico y nos falta coordinación para que todo fluya. Además, no podemos acceder a todas las plataformas, cada operador logístico tiene la suya propia y tenemos mucho papeleo para la entrega de los medicamentos. Necesitaríamos una plataforma común, todo digitalizado y que se puedan trazar las cajas. Deberíamos dialogar más y unificar las plataformas” Ana Herranz: “A veces solamente podemos acceder a la información a través de las plataformas de cada operador logístico y nos falta coordinación”