SE LÅNGT OCH HITTA RÄTT SE LÅNGT OCH HITTA RÄTT
OM KONSTEN ATT UTFORMA MÅL
Nils Nordung
SE LÅNGT OCH HITTA RÄTT
OM KONSTEN ATT UTFORMA MÅL
Nils Nordung
SE LÅNGT OCH HITTA RÄTT – om konsten att utforma mål 2022, första upplagan FÖRFATTARE: Nils Nordung REDAKTÖR: Erik Wagner OMSLAG OCH INLAGA: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma ILLUSTRATIONER: Emma Nordung TRYCK: Fridholm & Partners, Göteborg ISBN: 978-91-87003-39-4 © Författaren och Idealistas Förlag Utgiven av Idealistas Förlag. Läs mer om oss på idealistas.se.
INNEHÅLL
INLEDNING: VARFÖR SKA VI GÖRA BRA MÅL?
7
Målen i verksamhetens vardag
9
Att utforma mål är att se långt
10
Målen lyfter oss från gör-perspektivet
13
Våra viktiga värden sätts i fokus
14
Bokens olika delar
16
DEL 1: ATT GÖRA MÅL – OM SJÄLVA HANTVERKET
19
VERKTYG FÖR ATT UTFORMA MÅL
21
Fråga 1: För vem ska vi göra skillnad?
23
Fråga 2: Vilken skillnad vill vi göra?
25
Fråga 3: Vad menar vi med orden och begreppen?
29
Fråga 4: Vad tar vi ansvar för att leverera?
33
Fråga 5: Hur vet vi att vi lyckats?
37
Använd frågorna dynamiskt
41
Fråga 6: Vilka möjliga angreppssätt finns?
43
Fråga 7: Vad är nödvändigt och tillräckligt?
47
Fråga 8: Vilka grunder styr oss?
51
Fråga 9: Vad påverkas vi av?
55
Sammanfattning: nio frågor i samspel
59
ETT PRAKTISKT EXEMPEL: PÅVERKA FÖR RÄTTVIS HANDEL
61
Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 5
DEL 2: MÅLARBETE I STOR SKALA – TANKAR OCH TIPS FÖR MÅLPROCESSER
73
OM MÅLARBETE I EN HEL ORGANISATION
75
Att strukturera en komplex verklighet
75
Kärnverksamhet och stödverksamhet
76
Utvecklingsmål och bibehållandemål
78
Börja uppifrån eller nedifrån? Eller både och?
79
Ett steg i taget
81
METODTIPS FÖR LEDNING AV MÅLPROCESSER
83
Process nedifrån och upp
84
Process uppifrån och ned
87
LYCKA TILL!
93
6 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
INLEDNING: VARFÖR SKA VI GÖRA BRA MÅL?
B
ra mål befriar och förenklar tänkandet och stimulerar kreativiteten, så att vi får så stor nytta som möjligt av våra förmågor och resurser. Allt vi lägger energi på är förknippat med mål i någon form. Vi vill ju uppnå eller förverkliga något, annars skulle vi inte lägga vår energi på det. Det gäller både privatlivet och arbetslivet. Det vi vill uppnå kan vara tydligt eller otydligt, medvetet eller omedvetet, men det är likväl det som driver oss att agera. Även organisationer och verksamheter finns ju till för att de ska uppnå något, och de övergripande målen talar om varför de finns. Organisationernas sammanhang är dock betydligt mer komplexa än den enskilde individens. Här ska visioner och övergripande mål uppnås genom verksamheter som i sin tur kanske har olika nivåer och delar, där varje del ska bidra till det stora, och samtidigt vara meningsfull i sitt eget sammanhang. Det kräver stringens och klarhet. Den här boken har ett tydligt syfte: att hjälpa organisationer, deras förtroendevalda, chefer och medarbetare att utforma mål Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 7
som är motiverande, inspirerande och bidrar till att verksamheten kraftfullt förmår göra den skillnad de önskar. Bokens budskap gäller såväl styrelsens strategiska arbete, verksamhetsledningens långsiktiga och kortsiktiga planering som arbetsgruppens och den enskilde medarbetarens fokusering av det operativa arbetet. Ja, boken kan till och med användas till eftertanke kring rent privata angelägenheter. De flesta organisationer har redan en medveten hantering av sina mål. Det är avgörande när den demokratiska viljan ska uttryckas, arbetet ska ledas och planeras, liksom när man ska berätta för omvärlden om det viktiga arbete man utför. Men mål är ingen enkel mekanisk funktion. Utformandet av dem kräver varsam navigering. Skickligt utformade hjälper målen till att frigöra energi och fokusera arbetet, bristfälligt utformade bidrar de till otydlighet och förvirring. Därför är det oerhört viktigt att vara nyfiken, noggrann och systematisk när målen ska arbetas fram. Ämnet ”mål” är givetvis mycket större än den – dock helt avgörande – aspekt som handlar om själva utformningen. Mål och målarbete har tydliga kopplingar till både effektivitet och psykologiska faktorer som motivation, engagemang, samarbete, prestation och trivsel – alla värda att fördjupa sig i. Målens olika art och användning är ett annat spännande fält att utforska. De här aspekterna berörs i boken men fördjupas inte.1 1
En bra introduktion till dessa områden finns i boken En liten bok om mål av Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson, Natur & kultur, 2018. Där finns också omfattande hänvisningar till forsknings- och facklitteratur inom området.
8 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
De insikter och metoder som jag beskriver i boken har under många år vuxit fram i mitt arbete med att stödja målprocesser i olika typer av organisationer. För att kunna ge ett bra stöd har det varit helt nödvändigt att utforska vad som är avgörande för att målen ska bli tydliga, motiverande och effektiva, och efter hand har de viktigaste faktorerna utkristalliserats. Responsen och resultatet hos mina uppdragsgivare har bekräftat vad som uppskattas och fungerar.
MÅLEN I VERKSAMHETENS VARDAG Målen är organisationens och verksamhetens hjärta. I målen möts fyra bärande perspektiv: » Det idémässiga perspektivet, som utgörs av uppdrag, vision och värdegrund. » De omvärldsförutsättningar som utgör verksamhetens spelplan. » De egna förutsättningarna, som avgör förmågan att agera på spelplanen. » Den operativa verksamheten, där målen ska göras till verklighet. I målen blir vardagsarbetet därför alltid sammanknutet med både de avgörande omvärldssammanhangen och organisationens yttersta avsikter.
Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 9
Bra utformade mål förenklar tänkandet, befriar energi och stimulerar kreativitet och arbetsglädje. Det ger oss i förlängningen bättre förutsättningar att göra den skillnad vi vill åstadkomma, i såväl små som stora sammanhang. Ändå visar det sig i studier att medarbetare ofta upplever missnöje och frustration kring sina organisationers mål och hur de används. Det sker samtidigt som forskningen bekräftar att mål och målarbete är ett mycket effektivt sätt att motivera, engagera, främja trivsel, minska stress samt påverka resultat och arbetsprestationer.2 Motsättningen är ett starkt motiv till att vässa målarbetet; i det arbetet är själva utformningen av målen en nyckelfaktor.
ATT UTFORMA MÅL ÄR ATT SE LÅNGT ”Endast den som ser långt hittar rätt.” Orden är Dag Hammarskjölds. De påminner oss om hur viktigt det är att ofta söka en bra utsiktspunkt för att få överblick och ta ut riktningen. Det är på en sådan utsiktsplats vi befinner oss när vi utformar målen, men också när vi kontinuerligt prövar hur vår resa går. När vi fått överblick och analyserat situationen utifrån vårt uppdrag kan vi ta ut riktningen. Ett övergripande mål får då samma funktion som en fyr som signalerar åt vilket håll vi ska sträva. Fyren talar inte om vad vi ska göra i varje stund, men den hjälper oss att göra rätt vägval när vi hanterar resans små och stora utmaningar.
2
Söderfjäll & Svensson, En liten bok om mål, Natur & kultur, 2018.
10 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
En viktig fråga i målarbetet är just hur långt fram vi ska se i det vardagliga arbetet. Med en konsekvent hierarki av mål på olika nivåer, där alla mål och delmål hänger samman, kan vi planera allt från den mest övergripande visionen till den lilla insatsen, så att den enskilda verksamheten eller medarbetaren kan sänka blicken till sitt eget lilla sammanhang. Det är fullt möjligt att göra, och ofta önskvärt, för att se hur ambitionerna hänger samman och samverkar. Men planer med alltför detaljerade mål kan blockera möjligheten att kreativt och snabbt möta en föränderlig verklighet. Då begränsar vi också individers och gruppers möjlighet att ta ansvar och utveckla sin förmåga att fatta kloka beslut där det behövs. Därför behöver vi vara noga med de riktningsvisande målen, och försiktiga med hur vi skapar och använder detaljstyrande mål. Att ha de övergripande målen levande i vardagen är också meningsskapande. Att hugga sten för att hugga sten kan vara trist, men att hugga sten för att bygga en katedral kan vara meningsfullt. Ett arbete som är laddat med mening kommer att utföras med större omsorg och skicklighet än ett som upplevs meningslöst, och därmed öka de värden man vill åstadkomma. Därför behöver de stora målen vara levande, och pedagogiskt länkas till varje del och detalj i verksamheten. Av det följer att målen inte hör hemma i en pärm i hyllan. De ska vara ständigt aktuella. Målen är vår beskrivning av den frukt vi vill att vårt arbete ska åstadkomma. De hör därför hemma nära ögat, hjärtat och handen. Inte i en pärm.
Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 1 1
Utifrån det här resonemanget kan vi se att målarbete kan ha både en dynamisk funktion och en statisk, och att dessa funktioner samspelar. Den dynamiska bidrar till att hela organisationens förmågor blomstrar; den statiska blir ett redskap för tydlighet och uppföljning. Så här kan man förenkla det hela:
ORGANISATION
DYNAMISK FUNKTION
STATISK FUNKTION
Utforska avsikter
Fastställa vad
och intentioner
som ska uppnås
Ge näring och GRUPP
riktning åt
Fastställa vad
kollektivt ansvar
som gäller på
och innovations-
alla nivåer
förmåga Ge mening åt INDIVID
arbetet samt
Styra upp
stimulera och
medarbetares
utnyttja kompetens
arbete
och ansvarstagande
12 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
MÅLEN LYFTER OSS FRÅN GÖR-PERSPEKTIVET Vi har lätt att fastna i gör-perspektivet. Där finns vår vardagliga motivation och energi. Detta perspektiv gör oss ständigt upptagna. När vi talar om mål byter vi till åstadkommer-perspektivet. För att göra det perspektivet tydligt behöver vi för en stund släppa tanken på vad vi ska göra. I stället fokuserar vi på den effekt vi vill uppnå. Lek med tanken: hur ser det ut i de sammanhang vi vill påverka om x antal månader eller år om vi lyckas med våra intentioner? Och hur skulle det se ut i samma sammanhang efter samma tid om vi idag lägger ned verksamheten eller aldrig startar? Skillnaden mellan de två situationerna fäster vår uppmärksamhet på åstadkommaperspektivet. Vi kan nå samma fokusering med hjälp av den dubbla frågan: För vem ska vi göra vilken skillnad? En bra metafor för detta är frukt. Vad vill vi att frukten av våra ansträngningar ska vara? Och vem ska njuta av frukten?
Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 1 3
VÅRA VIKTIGA VÄRDEN SÄTTS I FOKUS
Förflyttningen från gör-perspektivet till åstadkommer-perspektivet är svår att göra utan att stanna en stund i är-perspektivet. För att veta vad vi vill åstadkomma måste vi veta vad vi är, alltså varför vår organisation, verksamhet eller projekt finns till, och vilket uppdrag det har. När det är tydligt finns grunden för att svara på frågan Vad ska vi åstadkomma? När vi fokuserar på vad vi vill åstadkomma visar det sig ofta att vi är ute efter att skapa värden av något slag. De värdena utgår sannolikt från vår idémässiga grund: uppdraget, visionen och värdegrunden. Begreppet värden är därför ofta användbart i samtalen om vad vi är och vad vi vill åstadkomma. Den grundläggande frågan, som ovan fick formuleringen ”för vem ska vi göra vilken skillnad”, kan uttryckas på många sätt. 14 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
Här är några varianter, som alla tar oss från gör-perspektivet till åstadkomma-perspektivet: » Vilken skillnad vill vi åstadkomma? För vem? » Vilket avtryck vill vi göra? För vem? » Vilken betydelse vill vi att våra insatser ska ha? För vem? » Vilken frukt vill vi att våra ansträngningar ska ge? För vem? » Vilka värden vill vi etablera? För vem?
Inledning: Varför ska vi göra bra mål? | 1 5
Bra utformade mål förenklar tänkandet, frigör energi samt stimulerar BOKENS OLIKA DELAR kreativitet och arbetsglädje. Det ger oss i förlängningen större förutsättningar att göra som den skillnad vi vill både småboken och Utöver den inledning du just nu är i göra, slutetiav består stora av sammanhang. två delar: Se långt rättdig – om konsten attduutforma målväga ger för grundläggande I del och 1 fårhitta du lära mer om hur ska gå till att utforma verktyg för dig som arbetar med mål för att strategiskt rikta och mål. Du får nio frågor till ditt förfogande. Frågorna är konkreta planera verksamheter, projekt eller organisationer.
verktyg som på olika sätt hjälper dig och er att formulera era mål. I anslutning till dessa frågor finns också fördjupande texter kopplade Bokens första del handlar om själva hantverket att utforma mål. Den till varje fråga. I slutet av del 1 finns även ett exempel som bidrar inleds med en handledning som beskriver ett knippe frågor som utgör till fördjupad förståelse arbetssättet. ”verktyg” i arbetet. För att av visa hur verktygsfrågorna kan användas följs handledningen av ett exempel, som också bidrar till en fördjupad I del 2 förmedlas viktiga reflektioner kring arbete med att utforma förståelse av arbetssättet.
mål i en hel organisation. I slutet av den andra delen finns också Denett andra delen förmedlar viktiga reflektioner kringför arbete med att par metodhandledningar som kan användas att leda delar utforma mål i en hel organisation. Det följs av ett par metodhandav en sådan arbetsprocess. ledningar som kanatt användas fören attbok ledasom delar en sådan arbetsJag hoppas det här är dui har stor nytta av och process. som du återkommer till så fort det är dags att utforma mål. Nilsbygger Nordung Boken på praktisk erfarenhet och utvecklingsarbete från en mängd strategiska processer i ideell och offentlig verksamhet de senaste femton åren. Nils Nordung är organisationskonsult med inriktning på utveckling av strategi, verksamhet, ledarskap och medarbetarskap.
16 | Inledning: Varför ska vi göra bra mål?
