PLANNERS TIPS
HOW TO DO
PROXY ESTUDIO
ATERRIZANDO IDEAS Los eventos son la suma de proveedores que trabajan para alcanzar un objetivo común y para esto se requiere alguien que administre los recursos, las ideas y los tiempos, eso hacemos las casas productoras. Por: Jimena Allende* Fotos: Cortesía Proxy Estudio
CONSEJOS
Las casas productoras somos las encargadas de unir todos los cabos sueltos y aterrizar las ideas, como Proxy Estudio. En conjunto con el cliente y sus necesidades damos forma a la planeación. No siempre es fácil tener canales de comunicación limpios ya que hay muchas variantes involucradas como gustos, presupuestos o hasta forma de trabajo. Por ello, a continuación te dejo algunos tips para hacer de este sinuoso camino algo más ameno y productivo. • Escucha al cliente. Eso te da la idea de lo que espera de ti como proveedor y del evento en general, así conocerás los rasgos más importantes para llenar lo que yo llamo la “ficha general”: fecha, número de personas, lugar de realización y horarios. • Conoce el presupuesto. Te permitirá delimitar los alcances y recursos materiales para saber qué puedes contraofertar o proponer. Siempre considera tu ganancia y un porcentaje para imprevistos. • Aplica la creatividad en el evento y en la negociación. La mayoría de los clientes piden más de lo que pueden pagar, por lo que deberás ajustar el presupuesto sin perder de vista el marco conceptual. 124 \ MDC \ MARZO - ABRIL
• Establece alianzas que puedan ayudarte a conseguir lo que necesitas en tiempo y forma. Muchas veces son ustedes (los planners) quienes traen a diversos proveedores y pueden abrir comunicación para trabajar de la mano y en paz (arcoíris, pájaros, sol y campos de trigo). Nosotros (las casas productoras) debemos respetar el canal directo que tienen con el cliente, ya que podemos herir susceptibilidades y triangular información que contamina el ambiente.
COMUNÍCATE DE MANERA EFECTIVA Es muy común que el cliente tenga a alguien como tú de su lado, es decir, un productor, un coordinador de eventos o en el caso de las bodas, el/la nunca bien ponderad@ wedding planner. Aquí la cosa se complica pues, por un lado, tenemos la voz solicitante del cliente original que si bien no es directa, se escucha como eco en todo alrededor de la pre-producción; por otro lado la opinión y batuta de ustedes los planners. Son dos canales de comunicación con los que hay que negociar constantemente y aquí lo primero que YO daría como consejos son:
• Es común que existan opiniones encontradas entre la cabeza de la casa productora y este alfil asignado. Cuando sucede es mejor ceder en algo o “perder una batalla” para levantar bandera blanca y empezar a hacer equipo, demostrar que estás para apoyar y sumar, no para cuestionar o imponer.
• Una vez izada esta bandera, podemos dedicarnos a lo nuestro. Procurando no cruzarnos con las voluntades o egos, cada quien sabe lo que hace: zapatero a tus zapatos. Realizar un plan de trabajo o minute by minute en conjunto puede ayudar a no duplicar funciones, tiempos y tareas durante el montaje o los días anteriores al día cero.
