tiene una salud fuerte

Cómo saber si mi centro veterinario tiene una salud fuerte

Los KPI obtenidos de manera fiable y que, al mismo tiempo, nos aporten una valiosa información son la mejor herramienta para conocer la situación financiera del centro.

Miguel Angel García Fernández

Veterinario - AGESVET-GGA Imágenes cedidas por el autor

Los veterinarios clínicos, en general, somos un colectivo amante de la medicina veterinaria y con poca pasión por los números. Sobre cómo llevar un negocio no aprendemos nada durante los estudios universitarios, algo que no tendría mayor importancia, salvo que posteriormente nos aventuremos a convertirnos en empresarios o nos dediquemos a “capitanear” otros centros.

Hay compañeros que, a final de mes o trimestre, conocen más o menos las ganancias de sus centros pero, ¿son realmente conocedores de la verdadera salud de sus negocios?

Es necesario sumergirnos dentro de los números de la clínica para ver qué cosas se están haciendo bien, regular o mal, para así buscar soluciones y revertir situaciones adversas. Para ello es fundamental saber manejar una serie de indicadores o KPI de gestión. • Orientarnos en saber si tenemos unos precios acordes o no a los servicios que prestamos. • Poder tomar decisiones basándonos en datos objetivos.

Cuáles son los más importantes

Los mejores KPI que podemos seguir son aquellos que obtengamos de manera fiable y que al mismo tiempo nos aporten una valiosa información. Es muy importante disponer de un programa de gestión que nos indique toda la información necesaria.

Estos son los KPI que se suelen utilizar habitualmente en la gestión de centros veterinarios:

Financieros

Son indispensables y nos dan información económica directa sobre la rentabilidad de nuestro negocio.

Generales

Aportan información general, sumando todas las familias y servicios. • Objetivos: indican los ingresos ideales que nos gustaría alcanzar, teniendo en cuenta que tienen que ser ambiciosos pero realistas. Podemos calcularlos teniendo en cuenta: - Ingresos netos en el mismo período del año pasado: permiten conocer si la facturación a lo largo del año sigue una curva más o menos estacional, ver qué meses son más potentes y cuáles lo son menos, algo para tener en cuenta de cara a preparar campañas. - Características del entorno: para detectar si nuestro mercado está en crecimiento o afrontamos una crisis general que nos terminará afectando.

Es muy importante disponer de un programa de gestión que nos indique toda la información necesaria.

KPI, las constantes vitales de la clínica

Los KPI son unos indicadores que se utilizan para obtener información sobre el funcionamiento de una o varias áreas de nuestro negocio, por lo que nos permiten tener una fotografía real de la gestión de nuestra empresa. De esta manera, podremos detectar puntos de mejora, errores y desviaciones, que nos estén lastrando en los servicios que ofrecemos a los clientes. Trabajar con ellos supone: • Medir el funcionamiento de todos los servicios que ofrecemos en la clínica, tanto a nivel general como particular. • Saber si estamos creciendo o no, pudiendo hacer comparaciones entre fechas y centros. • Valorar el éxito de campañas puestas en marcha. • Medir la rentabilidad de un servicio o equipamiento que hayamos introducido. • Valorar el rendimiento de los equipos de colaboradores y su coste.

- % de crecimiento anual de la clínica en los últimos años: estará influenciado por la madurez del negocio. No es lo mismo un centro que lleva un año abierto, que otro que lleva ya más de 10 años. - Cambios en los equipos y equipamiento: si ampliamos el negocio con nuevos servicios y personal, deberemos tenerlo en cuenta. • Ingresos totales netos: lo que ingresa realmente la empresa (sin IVA), tras sumar todos los servicios y productos, en un intervalo de tiempo. • Like for like (LFL): % de crecimiento de una empresa en un periodo comparado con el mismo periodo del año anterior.

Nos permitirá ver si nuestro negocio crece o no. A la hora de valorarlo hay que tener en cuenta variables como factores externos (pandemias, meteorología, competencia) y factores internos (cambios en empleados, vacaciones, cambios fechas campañas). • Número de tickets: número de ventas realizadas. También se puede calcular el LFL de tickets, en cuyo caso puede crecer o no dependiendo del número de clientes que tengamos y el número visitas anuales que realicen (importante labor del equipo). • Ingreso medio por ticket: ingresos totales netos / número de tickets. Nos dará pistas de si tenemos un negocio más centrado en servicios veterinarios, con un equipo más mentalizado para realizar pruebas diagnósticas y cirugías o, por el contrario, tenemos un negocio con más foco en la venta de producto. También va a variar mucho en función del equipamiento y especialistas que tengamos.

• Mermas: suma de todos aquellos productos que se han caducado, perdido o estropeado. Importante hacer inventarios y llevar un control de stock, con foco en la salida de productos próximos a caducar. No deberían superar el 2 % de los ingresos. • EBIDTA: es el beneficio bruto del negocio antes de los gastos financieros. Muestra una buena imagen de si la empresa gana dinero. • % EBITDA: EBITDA / Ingresos.

Específicos

Información específica en distintas áreas del negocio. • Servicios veterinarios: en el caso de que tengamos distintos negocios dentro de nuestro centro, como pudieran ser alimentación, tienda, peluquería, formación, etc., sería importante diferenciarlos de los que son exclusivamente servicios veterinarios. • Pruebas: nos permitirá saber si estamos amortizando la inversión en estos aparatos y si el equipo de veterinarios está trabajando las consultas realizando diagnósticos apoyados con pruebas comple-

mentarias. Se puede calcular en euros, nº de pruebas o incluso el cociente pruebas realizadas / consulta. • Tipos de pruebas: - Laboratorio: ingresos generados en laboratorio (hemograma, bioquímica, microscopio). - Rayos X: ingresos generados por el uso de los rayos x. - Otras: ecografías, TAC, laboratorios externos, etc. • Quirófano: euros generados de cirugías, que se puede desglosar en castraciones, limpiezas de boca, endoscopia, etc. Al igual que con las pruebas, se puede calcular el cociente castraciones o limpiezas de boca / consultas realizadas. • Planes de salud: cada vez más centros ofrecen la posibilidad a sus clientes de contratar planes de salud, que ayudan a las clínicas a fidelizar clientes. Se podrían medir varias cosas con ellos: planes nuevos, planes activos, LFL planes, ingresos totales por planes, % de planes respecto a los ingresos totales, planes contratados por empleado, etc. • Otros: alimentación, venta de productos, peluquería, etc.

Personal

Volumen y carga de gasto de personal que tiene nuestro negocio. Apartado muy importante en la gestión de un centro ya que, de no medirlo bien, podemos tener un negocio que no alcance rentabilidad por un exceso de gasto de personal, cosa que suele pasar con frecuencia.

Es complicado encontrar el equilibrio entre el buen servicio al cliente, la felicidad del empleado y la rentabilidad de este. Es necesario saber cuánto debería facturar

un veterinario mensualmente, por lo que debemos tener en cuenta: • Coste de personal: se calcula sumando los salarios brutos de los trabajadores y la seguridad social. • % coste de personal: ingresos totales / gastos de personal, multiplicado por 100. Ideal no superar 40-45 %.

El ingreso medio por ticket nos dará pistas de si tenemos un negocio más centrado en servicios veterinarios, o con más foco en la venta de producto.

Conclusiones

Para gestionar de manera óptima nuestro centro veterinario, independientemente del modelo que sea, es imprescindible un análisis continuo, apoyado por una serie de indicadores o KPI, que nos permitan hacer valoraciones en tiempo real de la rentabilidad de nuestros servicios y equipos, y así poder tomar las mejores medidas para seguir la dirección correcta que nos lleve al éxito en nuestro negocio.

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