10 minute read
3.2 Evaluatie-van-het-evenement
Kennis
a. Wat is de aanleiding van dit evenement? b. Beoordeel de twee concrete doelstellingen aan de hand van SMART. c. Wat zijn inactieve inwoners? Wanneer noem je iemand inactief? Wat zijn deelnemers met overgewicht? d. Geef je mening over de organisaties die betrokken zijn bij deze kennismakingsactiviteit. Mis je nog organisaties? e. Geef je mening over de activiteiten die de organisatie gekozen heeft. f. Wat moet volgens jou het doel zijn van de evaluatie? Wat wil je evalueren? g. Met welke (doel)groepen zou jij evalueren? h. Aan Anisha wordt gevraagd meerdere evaluatiemethoden te gebruiken. Welke evaluatiemethoden zijn er? Welke methoden zou jij in dit geval gebruiken? 3.2 Evaluatie van het evenement De evaluatie De sport- en bewegingsleider, het team en waarschijnlijk ook de opdrachtgever wil graag weten of het evenement een succes was of niet. Om dit te weten te komen moet je evalueren. Er wordt ingegaan op de stappen die je moet doorlopen om tot een goede evaluatie te komen. Bij grote evenementen vindt er vaak een tevredenheidsonderzoek plaats en probeert men een idee te krijgen van de spin-off. De spin-off heeft te maken met het maatschappelijke (positieve en negatieve) effect van een bepaald evenement. Aan beide begrippen wordt kort aandacht besteed. Welke stappen doorloop je bij de evaluatie? Om tot een goede evaluatie te komen doorloop je de volgende stappen: 1. Wat wil je evalueren? 2. Met wie wil je evalueren? 3. Hoe wil je evalueren? 4. Hoe leg je de resultaten vast? Stap 1: wat wil je evalueren? De eerste vraag waar je antwoord op moet krijgen is wat je wilt evalueren. Waarschijnlijk bespreek je dit met het (project)team. In elk geval wil je weten of het doel behaald is, maar mogelijk ook of de voorbereiding, samenwerking en dergelijke goed verlopen zijn. Je kunt onderscheid maken tussen productCOPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) en procesevaluatie.
Product- en procesevaluatie
Bij de productevaluatie kijk je naar het eindresultaat. Je gaat na of de doelstelling behaald is. Heb je inderdaad voldaan aan het minimumaantal van 80 deelnemers? Was 75% van de deelnemers tevreden? Behalve de constatering of het al dan niet gelukt is, is het belangrijk om te kijken waarom het wel/niet gelukt is. Welke factoren hebben daarbij een rol gespeeld? Bij de procesevaluatie evalueer je de voorbereiding en het verloop van het evenement. Het voorbereidend draaiboek en het dagdraaiboek kunnen een goede leidraad vormen voor de evaluatie van het proces. Enkele vragen kunnen zijn: • Verliep de voorbereiding zoals gepland? • Was de taakverdeling goed? Pasten de taken bij de verschillende mensen? Waren de taken evenredig verdeeld? • Klopte de planning? • Hoe heeft de projectgroep gefunctioneerd? • Hoe was de sfeer? • Verliep de voorbereiding efficiënt? • Verliep het evenement zoals verwacht? • Hoe verliepen de verschillende activiteiten? Welke waren wel/niet succesvol en waarom? • Waren de accommodatie en de materialen geschikt? • Waren de deelnemers tevreden? • Hoe verliep de catering? • Wat moet er volgende keer anders? Wat hebben we geleerd? COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=84182073&page=3&pos=78&title=studenten-in-hun-opleiding-computer-les-ict Evaluatiegegevens verzamelen. Stap 2: met wie wil je evalueren? Een belangrijke vraag is wie je betrekt bij de evaluatie. Uiteraard evalueer je met het projectteam, maar van wie wil je de mening nog meer horen? Bijvoorbeeld: • de opdrachtgever • de deelnemers • de vrijwilligers • personeel van de accommodatie • de sponsoren • de buurtbewoners. Aangezien evalueren best veel tijd kost, moet je wel selectief zijn in met wie je wilt evalueren. Met wie je evalueert is ook weer afhankelijk van wat je wilt evalueren. Stap 3: hoe wil je evalueren? Er zijn verschillende manier van evalueren. Je kunt onderscheid maken tussen: • schriftelijk evalueren (vragenlijst, mail, websurvey) COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • mondeling evalueren (face to face, telefonisch, groep/individueel).
Alle manieren van evalueren hebben voor- en nadelen. Zo kun je een (korte) vragenlijst uitdelen aan het einde van het evenement en er min of meer op toezien dat deelnemers deze ook invullen en inleveren. De ervaring zit nog fris in het geheugen en de respons is waarschijnlijk hoog. Het kan ook achteraf via de mail of via een link naar een website waar je de vragen in verwerkt hebt. Er zijn redelijk wat gratis websites waarop je dit kunt doen (SurveyMonkey, SurveyLegend, Survio, Zoho Survey). Een mondelinge evaluatie vraagt meer tijd per persoon en daardoor kun je waarschijnlijk minder mensen bij je evaluatie betrekken. Het voordeel is wel dat je vragen kunt verduidelijken en dat je door kunt vragen. De keuze van hoe je gaat evalueren wordt ook nu weer bepaald door je doel en met wie je (allemaal) wilt evalueren. Verdiepingsstof: websites De meestgebruikte methoden van evalueren zijn: A. observeren B. interview C. enquête. A. Observeren Bij observeren gaat het om doelgericht waarnemen om bepaalde informatie naar voren te krijgen. Bij de evaluatie van een evenement wordt hier niet veel gebruik van gemaakt. Goed meetbare dingen zijn nog wel door observatie vast te leggen. Zo kun je bij een open instuif observeren hoe vaak een bepaald onderdeel bezocht wordt. Kwalitatieve onderwerpen als ‘tevredenheid’ en ‘plezier’ zijn veel lastiger te observeren. Het is wel mogelijk om door observatie een beeld te krijgen van de tevredenheid van de deelnemers. Eenvoudig is dit niet. Je moet je heel goed afvragen op welke manier je ‘tevredenheid’ , ‘gezelligheid’ of ‘plezier’ kunt observeren. Vervolgens moet je bepalen op welke manier je het gaat vastleggen (registreren). B. Interview Een interview is een vraaggesprek. Je wilt graag gericht informatie hebben over een bepaald onderwerp, zoals het succes van een evenement. Het houden van een interview is tijdrovend en je kunt dan ook maar een beperkt aantal mensen interviewen. Je gebruikt deze methode vooral wanneer je diepgaand op een bepaald onderwerp in wilt gaan. Je kunt een interview op verschillende manieren vormgeven, variërend van COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
gestructureerd (gesloten) tot ongestructureerd (open). Bij een gestructureerd interview weet je tevoren precies welke vragen je gaat stellen en in welke volgorde.
Bij het opstellen van een interview doorloop je de volgende stappen: 1. Stel je doel en doelgroep vast. 2. Stel de onderwerpen (topics) vast die je aan de orde wilt stellen. 3. Bepaal de vorm van je interview (open, gestructureerd). 4. Formuleer de vragen en eventueel de volgorde. 5. Stel vast hoe je de informatie vastlegt. 6. Houd een proefinterview.
Aan het begin maak je het onderwerp, het doel, de duur en wat er met de resultaten gebeurt duidelijk. Daarna geef je iemand de gelegenheid om nog een vraag hierover te stellen. Het is belangrijk om goed na te denken over je beginvraag. Bij een gestructureerd interview bepaal je al vooraf de volgorde van de onderwerpen. Zo kun je starten met vragen omtrent de opening van het evenement en eindigen met het slot. Dit gaat dan vooral over de inhoud van de activiteiten. Daarnaast kun je onderwerpen als accommodatie, bereikbaarheid, catering en veiligheid aan de orde stellen. Het is verstandig om je interview een paar keer te oefenen met anderen. Je wordt dan handig in het stellen van de juiste vragen en hebt een idee van mogelijke onduidelijkheden.
C. Enquête
Een enquête is een goed hulpmiddel als je informatie wil verzamelen over: • houding van mensen • mening van mensen • gevoelens van mensen.
Een enquête kun je op verschillende manieren houden. Zoals eerder besproken kan het schriftelijk en mondeling. Zoals bij het interview kun je ook hier veel of weinig structuur aanbrengen in je enquête. Je kunt het met een vaste vragenlijst doen of alleen de onderwerpen bepalen en deze in willekeurige volgorde aan de orde stellen. Zo wordt er gesproken over een gestructureerde of gesloten enquête of over een ongestructureerde, open vorm. Er is ook een tussenweg mogelijk. Dit wordt halfgestructureerd genoemd.
Bij het opstellen van een enquête doorloop je de volgende stappen: 1. Stel je doel en doelgroep vast.
2. Stel de onderwerpen vast die je aan de orde wilt stellen. 3. Bepaal de vorm of manier van je enquête (schriftelijk, gestructureerd). 4. Bepaal wat voor soort vragen je wilt stellen (open, meerkeuze, beoordelingsschaal). 5. Formuleer de vragen, stel de enquête op. 6. Houd een proefenquête. Aan het begin van enquête leg je kort het onderwerp en het doel van de enquête uit. Ook vermeld je wat er met de resultaten gebeurt. Dit gaat slechts om een paar regels. Meestal gebruik je meerdere soorten vragen en maak je een combinatie van open en meerkeuzevragen, en vragen met een beoordelingsschaal. Er bestaan verschillende beoordelingsschalen. Zo kun je een vijfpuntschaal gebruiken. Een voorbeeld hiervan is: Hoe geslaagd vond u de opening van het evenement? Helemaal niet --- niet --- gedeeltelijk wel/niet --- wel --- heel erg Ook kom je regelmatig een tienpuntschaal tegen: Wat is de kans dat u het evenement aanbeveelt bij vrienden? 1 - 2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7- 8 - 9 -10 Het formuleren van goede vragen is lastig. Daarom is het belangrijk om je enquête eerst een (paar) keer af te nemen bij anderen. Dat geldt zeker voor een schriftelijke enquête. Belangrijke eisen die aan vragen gesteld worden zijn: concreet, duidelijk/begrijpelijk en eenduidig. Verdiepingsstof: Enquête maken COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Voorbeeld-enquête. Stap 4: hoe leg ik de resultaten vast? Het vastleggen van de resultaten komt op twee manieren aan de orde. Bij de keuze voor de evaluatiemethode is al aan de orde gekomen dat je na moet denken over hoe je de gegevens vastlegt en verwerkt. Bij een interview kun je aantekeningen maken of het gesprek opnemen. Bij een observatie kun je soms turven of aantekeningen maken die je later uitwerkt. Vanuit de resultaten kom je tot conclusies. Zo kun je bijvoorbeeld concluderen wat de meest en minst populaire onderdelen van het evenement waren of wat de sterkste en minst sterke punten van de voorbereiding of samenwerking waren. Vanuit deze conclusies kom je tot aanbevelingen, verbeterpunten en mogelijk ook tot oplossingen. Dit bespreek je eerst in het team en eventueel COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) later met de opdrachtgever of andere betrokkenen.
resultaten -> conclusies -> aanbevelingen en oplossingen
Evaluatieverslag en presentatie
Het kan zijn dat je een evaluatieverslag moet schrijven. Bepaal vooraf de inhoud van dit verslag. De inhoud wordt mede bepaald door wat je met wie hebt geëvalueerd. Het is wel belangrijk om een duidelijke structuur aan te brengen.
Een evaluatieverslag kan de volgende structuur hebben: 1. korte beschrijving van de inhoud en doelstelling van het evenement 2. samenstelling van de projectgroep 3. evaluatiegegevens – voorbereidingsfase – uitvoeringsfase – de activiteiten. 4. resultaten 5. conclusies en aanbevelingen.
Het kan ook zijn dat je een presentatie moet geven over de resultaten van het evenement. Zo’n presentatie bestaat uit dezelfde onderdelen als het evaluatieverslag.
Tevredenheidsonderzoek en spin-off
Met een tevredenheidsonderzoek leg je de mate van tevredenheid van een bepaalde groep (SB-deelnemers, vrijwilligers, sponsoren, bezoekers) over in dit geval een evenement of toernooi vast. Met behulp van deze informatie kun je conclusies trekken over hoe tevreden men was en verbeteringen doorvoeren. Despin-offvan een evenement heeft te maken met vooral de maatschappelijke effecten die het kan hebben. Zo kan de spin-off van de kustmarathon in Zeeland zijn dat er meer mensen zijn gaan wandelen of hardlopen. Bij heel grote evenementen, zoals een wereldkampioenschap of de start van de Tour de France, wil de organisatie graag weten of het allemaal geld heeft gekost of ook nog wat opgeleverd heeft. In dat geval spreek je over de economische impact. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Wat is economische impact?
Er zijn allerlei effecten van een sportevenement mogelijk, zowel positieve als negatieve: denk aan meer promotionele waarde en economische groei. Die economische impact is vaak van groot belang voor een gemeenten en provincies die hier geld in steken. Wat zijn die economische effecten dan? Bij een groot, al dan niet internationaal, sportevenement wordt vaak geld uitgegeven dat zonder dat evenement aan iets anders zou worden besteed. Denk aan: • gekochte toegangskaartjes door bezoekers; • overnachtingen door deelnemers en bezoekers; • eten en drinken rondom het evenement. Economische impact wordt ook wel gedefinieerd als ‘de extra bestedingen die door dit evenement veroorzaakt worden in een onderzoeksgebied’ Bron: www.allesoversport.nl/thema/beleid/de-economische-impact-van-sportevenementen/. Opdracht 2 Evaluatie van een evenement (groepsopdracht) Bron - Evaluatie van een evenement Deze opdracht kun je in een groepje doen. a. Waarom is het evalueren van een evenement belangrijk? b. Geef een aantal mogelijke evaluatieonderwerpen. Orden de onderwerpen tot een logische evaluatielijst. Filmpje - Sportdag 1 Filmpje - Sportdag 2 c. Evalueer een van de sportdagen in de filmpjes aan de hand van de evaluatielijst die je opgesteld hebt. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
