20 minute read
7.2 Vergaderen
Voorbeelden van sturende vragen bij deze casus
Eventueel kun je kiezen voor een meer gestructureerde aanpak en kun je gericht kennisdoelen (reproductief, toepassen) of vaardigheidsdoelen aan de casus koppelen. Kennis a. Wat zijn de doorsnee doelgroepen voor een manege? Bij welke (doel)groepen is paardrijden populair? b. Op welke doelgroepen zou deze manege zich kunnen richten? c. Welke partijen kunnen belangrijk zijn voor deze manege? Onderwijs, bedrijfsleven ... d. Welke organisaties kun je enthousiast krijgen voor de slogan ‘Paardrijden is gezond en ontspannend!’? e. Wat versta jij onder de vaardigheden netwerken en verbinden? Wat betekent dat concreet voor een sportleider? Op welke manier zijn deze vaardigheden in te zetten binnen deze manege? f. Welke stappen doorloop je bij het in kaart brengen van alle relevante partners/organisaties? 7.2 Vergaderen De vergadering Elke medewerker heeft regelmatig te maken met vergaderingen, bijvoorbeeld in de vorm van een werkbespreking of werkoverleg. Een van de onderwerpen die aan de orde kan komen, is het verdelen van taken en afstemmen van werkzaamheden. Dat is ook regelmatig het geval bij het organiseren van een toernooi of evenement. Een goede verdeling en afstemming is belangrijk voor het succesvol evenement. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=78644324&page=1&pos=18&title= Vergadering van een projectteam. Voorwaarden vergadering Een vergadering is een verzamelnaam voor allerlei vormen van formeel groepsoverleg, maar niet ieder groepsoverleg is een vergadering. Daarvoor moet het overleg aan een aantal voorwaarden voldoen, namelijk: • een (raam)agenda • een voorzitter • deelnemers • een notulist. Van een sport- en bewegingsleider wordt verwacht dat hij deel kan nemen aan vergaderingen en vergaderingen kan leiden. Dat betekent onder andere het volgende: • je voorbereiden op een vergadering (notulen lezen, agenda doornemen, bijlagen en stukken doorlezen) • actief deelnemen aan een vergadering (luisteren, anderen uit laten praten, het woord nemen of vragen, informatie uitwisselen, argumenteren, discussiëren, besluiten nemen) • notuleren COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • voorzitten.
Om actief deel te kunnen nemen aan een vergadering is het belangrijk inzicht te hebben in de structuur van een vergadering. Deze structuur wordt vooral door de agenda aangebracht.
De raamagenda
Een van de voorwaarden is dat een vergadering een agenda heeft. Een agenda heeft de functie van een spoorboekje en is leidraad voor de voortgang van de vergadering. Hoewel in iedere organisatie verschillende punten op de agenda staan, kun je vrijwel overal met een raamagenda werken. Dit is een soort standaardagenda, waar alleen de hoofdpunten op veranderen.
De agenda van de Stichting HvA Sport datum: woensdag 16 november 2022 waar: 8.30 uur op de kamer van Cees voorzitter: Hans notulist: Monique genodigden: het voltallige bestuur + projectmanager, facilitair manager en voorzitter van de Raad van Toezicht. 1. Opening 2. Notulen van de vorige vergadering d.d.5 oktober 3. Mededelingen 4. Aanschaf van de mascotte à € 2500 5. Samenwerkingsovereenkomst met de NeVoBo (zie stukken) 6. Datum Chinees eten 7. Evaluatie voetbalwedstrijd tussen de voetbaldames en de volleybalheren 8. W.V.T.T.K. 9. Rondvraag 10. Sluiting. Raamagenda: 1. opening en agendabepaling COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) 2. bespreking notulen vorige vergadering 3. mededelingen
4. themabesprekingen 5. wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) 6. rondvraag 7. afsluiting. Opening en agendabepaling De voorzitter opent de vergadering. Hij controleert of iedereen de uitnodiging, de bijlagen (eventueel) en de agenda ontvangen heeft. Meestal wordt door de secretaris of de notulist de presentie opgenomen. Bespreking notulen van de vorige vergadering De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met de notulen van de vorige vergadering. Het is een goede gewoonte dat degene die een verandering wil aanbrengen in de notulen, dit zelf formuleert. Mededelingen Dit is informatie die ‘ter kennisgeving aangenomen wordt’ en waarvoor dus geen discussie noodzakelijk is. Als blijkt dat zo’n mededeling toch een agendapunt moet worden, komt het onderwerp onder punt 5 op de agenda. Themabesprekingen Dit zijn de hoofdpunten op de agenda. Per organisatie verschilt dit wat betreft onderwerp en doelstelling. Wat Verder Ter Tafel Komt (W.V.T.T.K.) Dit zijn nieuwe agendapunten die tijdens de vergadering boven tafel komen. Dat kan tijdens de mededelingen, maar ook tijdens de bespreking van de hoofdpunten. In principe gaat het om redelijk eenvoudige kwesties. Mocht het een uitgebreid punt betreffen, dan wordt dit meestal voor de volgende vergadering geagendeerd. Rondvraag Iedere deelnemer krijgt een gespreksbeurt om vragen te stellen aan anderen in de vergadering. Bijvoorbeeld over de afloop van een afspraak uit een vorige vergadering. Ook kan het een mededeling zijn die voor iedereen van belang is. Bijvoorbeeld het doorgeven van een bepaalde datum van een evenement. Afsluiting COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) De voorzitter sluit de vergadering. Hij doet dit door: • de afspraken (door de notulist) te laten samenvatten
• de volgende vergaderdatum af te spreken.
Vergaderdoelen
De themabesprekingen, ook wel hoofd-agendapunten genoemd, kunnen verschillende doelen hebben: • informatie verstrekken en/of uitwisselen • ideeën en meningen uitwisselen • een besluit nemen • taken verdelen.
Als informatie verstrekken en/of uitwisselen het doel is, vormen de deelnemers zich een beeld van het onderwerp dat aan de orde is. Meestal vindt zo’n bespreking plaats als er nog niet eerder over het onderwerp gesproken is. De bespreking van zo’n agendapunt moet leiden tot meer inzicht in het onderwerp en tot nieuwe ideeën erover.
Het uitwisselen van ideeën en meningen gebeurt om tot een beter besluit te komen. Een van de redenen om te vergaderen is dat je tot betere beslissingen komt, onder het motto: samen weet je meer dan alleen. Zo is brainstormen een vorm van ideeën uitwisselen.
https://www.shutterstock.com/nl/image-photo/basketball-team-meeting-sports-game-plan-2220393795 Ideeën uitwisselen tijdens een brainstormsessie. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Vaak is het de bedoeling dat er een besluit genomen wordt. Nadat de standpunten van alle deelnemers duidelijk zijn, kun je samen een beslissing nemen. Daarna kan tot het verdelen van de taken worden overgegaan: wie doet wat? Deze doelen hangen met elkaar samen. Vrijwel altijd leidt het bespreken van een agendapunt tot een besluit. En voorafgaand aan het besluit moet je informatie en meningen uitwisselen over het probleem dat je wilt oplossen. Daarom kunnen deze vier doelen ook als besprekingsschema dienen: een schema dat aangeeft hoe je een agendapunt gaat bespreken. Het projectteam is op zoek naar een geschikte locatie. Als ze dit bespreken, kiezen ze voor een bepaalde volgorde: 1. eerst informatie uitwisselen over de locatie 2. dan discussiëren over mogelijke oorzaken en oplossingen 3. vervolgens beslissen, bijvoorbeeld over het informeren en eventueel vastleggen van een of meerdere locaties 4. tot slot taken verdelen. Ook is het mogelijk dat de deelnemers aan de vergadering in week 1 informatie uitwisselen en discussiëren en dat ze pas een week later, in de volgende vergadering, een besluit nemen. Overigens is het mogelijk dat vergaderdoelen en de manier van besluitneming vastliggen in een statuut of huishoudelijk reglement. Voorbeeld van vergaderdoelen DoelUitspraken van de voorzitter Informatie uitwisselenHarrie, wil jij eens uitleggen wat er gebeurd is tijdens de wedstrijd van de B4 afgelopen zaterdag? Taken verdelenWie wil dat doen? Ideeën/meningen uitwisselen Petra, wat vind jij van Ali’s voorstel? COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Uitspraken van de voorzitter Doel
Ideeën/meningen uitwisselen Selma, heb jij nog vragen over de werking van dat fitnessapparaat? Informatie uitwisselenVindt iedereen het akkoord dat we het zo gaan doen? BeslissenWaarom ben jij het niet met Ethem eens? Taken verdelenGa jij dat morgen even uitzoeken, Joost? Argumenteren Soms is meningsvorming een doel bij de bespreking van een agendapunt. Je spreekt dan van een discussie. Het doel van een dergelijke discussie is om het te nemen besluit zo goed mogelijk voor te bereiden. Hierbij spelenargumenten een belangrijke rol. Hoe beter de argumenten zijn, hoe beter het uiteindelijke besluit. Om in een discussie overtuigend over te komen, moet je voldoen aan drie voorwaarden: 1. een goede onderbouwing met argumenten 2. een juiste opbouw van je betoog 3. het voorkomen van een fout betoog. Een goede onderbouwing met argumenten Argumenten zijn beweringen waarmee je een mening aannemelijk maakt. Andere deelnemers zullen jouw argumenten op hun geldigheid toetsen. Dat moet ook, want argumenten die er niet toe doen, leiden niet tot een beter besluit. Je kunt je mening onderbouwen door gebruik te maken van goede argumenten. Goede argumenten kunnen op verschillende zaken gebaseerd zijn. Op die manier kun je zeven soorten argumenten onderscheiden: 1. feiten 2. onderzoek of wetenschap 3. normen 4. vermoedens 5. geloof, overtuiging 6. gezag, autoriteit 7. nut, bruikbaarheid. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Argumenten gebaseerd op feiten en onderzoek zijn meestal het meest objectief, meetbaar en controleerbaar. Als dergelijke argumenten voorhanden zijn, is het belangrijk die ook te gebruiken. Argumenten gebaseerd op vermoedens, nut en bruikbaarheid kunnen te maken hebben met eigen ervaringen. Regelmatig brengen mensen persoonlijke ervaringen in als argument. Op zich kan dat, maar probeer voor jezelf na te gaan wat voor basis er is voor jouw persoonlijke ervaringen. Filmpje - Argumenteren Een juiste opbouw van je betoog Een betoog is een redenering waarin jij je standpunten naar voren brengt én deze standpunten onderbouwt. Dit kun je mondeling of schriftelijk doen. Het doel van een betoog is de anderen te overtuigen. De kunst van een betoog is om met goede argumenten je standpunt te formuleren. Zo’n betoog kun je op verschillende manieren opbouwen. Bijvoorbeeld eerst argumenten en dan je standpunt, of eerst je standpunt en dan argumenten. Welke volgorde je ook kiest, jouw standpunt wordt geaccepteerd en gewaardeerd als de argumenten relevant zijn voor het agendapunt waarover gediscussieerd wordt. Afhankelijk van of anderen ook een (afwijkend) standpunt hebben en al bekend hebben gemaakt, is het ook belangrijk om voor die (afwijkende) standpunten met tegenargumenten te komen. De fasen van de opbouw van een schriftelijk en mondeling betoog zijn min of meer hetzelfde. Opbouw van een schriftelijk betoog 1. alinea 1: aandachtstrekker 2. alinea 2: inleiding - stelling 3. alinea 3: kern - argumenten voor 4. alinea 4: kern - argumenten tegen + verwerping daarvan 5. alinea 5: conclusie. Verdiepingsstof - De opbouw van een betoog COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Het voorkomen van een fout betoog
Er zijn redeneringen die logisch lijken, maar het niet zijn. Je noemt dit ook wel een fout betoog. De opbouw van argumenten is dan onjuist, omdat je het standpunt niet of niet op de juiste wijze onderbouwt. Het is belangrijk om zo’n fout betoog te voorkomen. Daarnaast is het voor een goede discussie van belang om een fout betoog bij anderen op te merken. In een dergelijk betoog komen tien fouten regelmatig voor: 1. X=X-redenering gebruiken 2. vage begrippen gebruiken 3. onjuiste causale verbanden benoemen 4. een cirkelredenering gebruiken 5. een cliché gebruiken 6. simplificeren 7. te moeilijk maken 8. generaliseren 9. onjuiste vergelijkingen maken 10. ridiculiseren. X=X-redenering gebruiken Met een X=X-redenering onderbouwt iemand zijn standpunt helemaal niet. Je zegt in feite tweemaal hetzelfde (X=X). Bijvoorbeeld: ‘Dit is een slecht voorstel, want het deugt niet.’ Vage begrippen gebruiken In dit geval verschuilt iemand zich achter vaagheden. Dit verduidelijkt de zaak niet en vertraagt de vergadering. Onduidelijkheid verslechtert de communicatie tussen de deelnemers. Bijvoorbeeld: ‘Ik ben er principieel op tegen.’ COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Onjuiste causale verbanden gebruiken Bij een onjuist causaal verband hebben oorzaak en gevolg niets of nauwelijks iets met elkaar te maken. In de volgende bewering wordt een relatie verondersteld tussen het niet hebben van een bepaald diploma en het als gevolg daarvan overspannen worden. Bijvoorbeeld: ‘Logisch dat hij er overspannen van wordt, hij heeft immers geen SB-diploma.’ Een cirkelredenering gebruiken Bij een cirkelredenering gebruikt iemand zijn standpunt als argument. Je herhaalt eigenlijk wat je al gezegd hebt, maar dan in andere woorden. Bijvoorbeeld: ‘Ik vind spruitjes niet lekker, omdat ik ze niet lust.’ Een cliché gebruiken Een cliché is een dooddoener. Een discussie wordt afgedaan met een nietszeggende uitspraak, meestal omdat de betreffende persoon geen goede argumenten (meer) heeft. Het heeft veelal te maken met machteloosheid. Bijvoorbeeld: ‘Het zal mijn tijd wel duren hier bij de vereniging.’ Simplificeren Simplificeren betekent dat je zaken te eenvoudig voorstelt in relatie tot het probleem. Een aantal belangrijke factoren wordt buiten beschouwing gelaten. Bijvoorbeeld: een pupil heeft een zelfmoordpoging gedaan. De trainer zegt: ‘Hij moet gewoon een schop onder zijn kont hebben, dan is het gedaan met zijn problemen.’ COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Te moeilijk maken Het tegenovergestelde van simplificeren is te moeilijk maken. Een eenvoudig probleem wordt enorm opgeblazen.
Bijvoorbeeld: de trainers discussiëren over de vraag hoe om te gaan met pupillen die te laat op de training verschijnen. Een van de trainers zegt: ‘Ik stel voor dat we een commissie in het leven roepen die er een beleidsnota over schrijft en deze problematiek vanuit diverse invalshoeken percipieert.’
Generaliseren Bij een generalisatie wordt alles over één kam geschoren. Meestal wordt in zo’n geval een ervaring van een deelnemer van toepassing verklaard op alle andere aanwezigen.
Bijvoorbeeld: ‘Ik zei het je toch, alle Brabanders zijn zuiplappen.’
Onjuiste vergelijkingen maken Bij een onjuiste vergelijking vergelijk je twee dingen met elkaar die nauwelijks iets met elkaar te maken hebben. Bijvoorbeeld:‘Extra sponsors vinden is bij de golfclub ook gelukt, waarom dan niet bij onze handbalvereniging?’ Ridiculiseren Het standpunt van de ander wordt belachelijk gemaakt. Bijvoorbeeld: ‘Je lijkt onze lieve Heer wel.’ COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Notuleren
Het verslag van een vergadering noem je de notulen. Als sport- en bewegingsleider heb je met vergaderen en dus met notulen te maken. Ruim voor een vergadering ontvang je de notulen van de vorige vergadering. Het is de bedoeling dat je dit verslag leest en kijkt of het verslag volledig en juist is. De voorzitter stelt de notulen van de vorige vergadering aan de orde en vraagt om vaststelling van deze notulen. De functie van notulen Notulen werken als een geheugensteun. Als er geen notulen zouden zijn, dan weet je bij een volgende vergadering niet meer wat er de vorige keer is afgesproken. De ene deelnemer onthoudt net wat anders dan de andere. Zo kan er verschillende uitleg gegeven worden aan wat besproken is. Daarom zijn goede notulen, die gezamenlijk vastgesteld worden, belangrijk. De belangrijkste functies van notulen: • geheugensteun • controlemiddel • informatiebron. Als notulist heb je de medewerking en de ondersteuning nodig van de voorzitter om een goed verslag te kunnen maken. Hij vat tijdens de vergadering de belangrijkste punten en besluiten samen. Aan het einde van de vergadering kan de notulist deze punten en besluiten nog een keer noemen. Deze vormen het belangrijkste onderdeel van het verslag en zijn een goed controlemiddel. Je kunt in het verslag nakijken wat er over een bepaald punt gezegd is en welke besluiten er genomen zijn. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.shutterstock.com/nl/image-photo/online-video-conference-work-call-webinar-1765318274 Bij veel vergaderingen zijn er vaste deelnemers. Dat is tenminste de bedoeling, maar vaak kunnen niet alle deelnemers aanwezig zijn. Ziekte, vakantie of dringende bezigheden zorgen ervoor dat het maar zelden gebeurt dat alle deelnemers bij een vergadering aanwezig zijn. Dankzij de notulen zijn deze deelnemers toch op de hoogte van wat er besproken is in de gemiste vergadering. Maken van notulen Je kunt op verschillende manieren notuleren. • essentie-per-sprekerverslag • verslag per onderwerp • beknopt verslag. Essentie-per-sprekerverslag In een essentie-per-sprekerverslag geef je in hoofdlijnen aan wat de spreker gezegd heeft. Je volgt hierbij het verloop van de vergadering. Dus als eerst Piet wat zegt, daarna Beryl, dan Jan en dan weer Piet, schrijf je dat ook zo op COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
in je verslag. Je kort de gesproken tekst alleen in. Je geeft een samenvatting per spreker van wat gezegd is. Overbodige zaken laat je weg. Je hoeft dus niet alleswat de deelnemers zeggen, op te schrijven.
Verslag per onderwerp In een verslag per onderwerp leg je kort het onderwerp uit en wat het besluit is. Als het belangrijk is, geef je ook de belangrijkste overwegingen aan. Een verslag per onderwerp is een veelgebruikte vorm van verslaglegging.
Beknopt verslag Een verslag kan nog beknopter gemaakt worden. Je geeft dan alleen aan wat het probleem is en wie er wanneer actie onderneemt om het probleem op te lossen. In feite is dit verslag een actielijst.
Agendapunt … Wanneer?Wie?Welke actie?Wat is de oplossing? Ook bij notulen die een essentie-per-sprekerverslag of een verslag per onderwerp zijn, is het nuttig een actie- of besluitenlijst bij te voegen. Hiervoor maak je voorafgaand aan de vergadering kolommen op papier, zoals in het voorbeeld. Dat is handig tijdens het notuleren. Tips voor het maken van notulen • Bereid je voor op de vergadering. Lees van tevoren de agendapunten goed. Meestal is in de agenda al aangegeven of het bij een onderwerp om discussie, besluitvorming, informatie of taken verdelen gaat. Als dat niet zo is, vraag dan aan de voorzitter wat het doel van de besprekingen is. Als je weet wat je kunt verwachten, notuleer je makkelijker. • Weet welke soort notulen van je verwacht worden. Vraag van tevoren of je een essentie-per-sprekerverslag moet maken, een verslag per onderwerp, of alleen een actie- en besluitenlijst. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
• Ga naast de voorzitter zitten. Als je tijdens de vergadering even de draad kwijt bent, kun je makkelijk even wat aan de voorzitter vragen als je naast hem zit. De voorzitter kan dan ook in de gaten houden of je het allemaal bij kunt houden. • Vraag om verduidelijking. Soms praat iedereen zo snel en zo veel, dat je het niet meer kunt bijhouden. Vraag dan om verduidelijking, of om een samenvatting. • Gebruik in je verslag de nummering van de agendapunten. Bouw het verslag op dezelfde manier op als de agenda. Men kan het verslag dan beter volgen. • Verwerk de vijf w’s in je actie- en besluitenlijst. Maak op de actie- en besluitenlijst vijf kolommen: Om welk probleem gaat het? Wat is de oplossing? Welke actie is daarvoor nodig, wie onderneemt die actie en wanneer? • Werk de notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit. Hoe sneller na de vergadering je de notulen uitwerkt, hoe beter je je alles nog kunt herinneren. Uitwerken van de aantekeningen Voor welke manier van notuleren je ook hebt gekozen, na afloop van de vergadering moet je je aantekeningen uitwerken tot echte notulen. Je doet dat met behulp van de computer. Daarbij moet je met een paar dingen rekening houden. Zet boven aan je verslag de naam van de vergadering, bijvoorbeeld Vergadering kampcommissie. Schrijf de datum en de tijd op en de locatie waar de vergadering plaatsvond. Daaronder komen alle namen van de deelnemers. Bij de naam van de voorzitter zet je achter zijn naam (voorzitter); achter de naam van de notulist zet je (notulist). Notulen vergadering projectteam 6 december 2022, 16.30-17.30 Aanwezig: Brigit Bakker (voorzitter), Ingrid Koster (notulist), Rachida Amedh, Jens Flikstra. Afwezig MK: Aron Goré. 1. Opening COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) 2. Notulen van 25 november. De notulen worden goedgekeurd.
3. Mededelingen. Aron is ziek. Ze kan nog niet overzien hoelang het gaat duren. Rachida gaat volgende week op bezoek en zal peilen wat zijn bijdrage nog kan zijn aan de voorbereiding van het evenement. 4. Aanmeldingen. Er hebben zich tot nu toe 56 deelnemers aangemeld. Opvallend is het aantal mensen van 40 jaar en ouder. Het aantal jongeren blijft achter bij de verwachting. De aanmelding loopt nog twee weken. Ingrid bezoekt nog een aantal scholen om vooral de jongeren te enthousiasmeren. 5. Accommodatie: unaniem is gekozen voor de Leihoeve. Brigit zal het verder afhandelen. 6. Catering: er blijven twee opties over. Het Gouden Haantje of De Landbouw. Jens overlegt nogmaals met beide partijen en koppelt dit de volgende vergadering terug. 7. W.v.t.t.k. 8. Rondvraag. Geen vragen. 9. Afsluiting om 17.25. Voorzitten van een vergadering Het kan voorkomen dat je als sport- en bewegingsleider een bepaalde sportcommissie of een projectteam voor moet zitten. Er wordt aandacht besteed aan de belangrijkste taken die je als voorzitter hebt. Taken van de voorzitter Na de vergaderingTijdens de vergaderingVoor de vergadering Zorg dragen voor notulen De structuur bewakenDe agenda opstellen De sfeer bewakenDe uitnodiging, de agenda en de stukken rondsturen, ruimte reserveren Taken vóór de vergadering Het opstellen van de agenda is de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Vaak gebeurt dit in overleg met de leden. Die krijgen vooraf de vraag of ze COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) bepaalde agendapunten op willen voeren. Vervolgens zorgt de voorzitter dat
de uitnodiging, de agenda en alle relevante stukken tijdig verstuurd worden. Het kan ook zijn dat de voorzitter dit delegeert aan een van de leden. Dat geldt ook voor het tijdig reserveren van de ruimte.
Taken tijdens de vergadering
Tijdens de vergadering heb je als voorzitter een aantal formele taken die te maken hebben met het aanbrengen en bewaken van de structuur: • officieel de vergadering openen • bewaken van de agenda (niet te veel uitweiden, géén stokpaardjes, to the point) • inleiden van elk agendapunt • leiden van de discussie • zorgen voor inbreng van alle projectleden • tijdsbewaking • geven van een samenvatting van elk agendapunt met vermelding van genomen beslissingen en voorgenomen acties • de vergadering officieel sluiten.
Daarnaast bewaak je als voorzitter de sfeer. Je bent verantwoordelijk voor de manier waarop de leden zich gedragen of met elkaar omgaan. Dit betekent concreet dat je als voorzitter: • mensen die niet zo veel praten uitnodigt hun steentje bij te dragen • mensen die te veel aan het woord zijn, vraagt de uitleg kort en bondig te houden • niet accepteert dat mensen elkaar ‘onderuithalen’, maar bijvoorbeeld vraagt wat zo’n opmerking te maken heeft met de doelstelling van de vergadering • een pauze inlast als mensen vermoeid of geïrriteerd zijn • eventueel overgaat tot zelfonthulling als de sfeer echt vervelend wordt, en dát als punt op de agenda zetten. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb het idee dat hier onderhuidse conflicten worden uitgevochten, klopt dat?’
Taken ná de vergadering
De voorzitter zorgt ervoor dat de notulist een verslag maakt en dat dit verzonden wordt. Het is een goede gewoonte dat de notulist de notulen vóór verzending met de voorzitter bespreekt.
Filmpje - Vergaderingen Voorbereiding
Filmpje - Leidinggeven aan de vergadering
Filmpje - Vergaderingen voorzitten
Verdiepingsstof - Voorzitten van een vergadering
Opdracht 2 Vergaderen (theorieopdracht) Bron - Vergaderen a. Niet elke vorm van overleg is een vergadering. Wat zijn de kenmerken van een vergadering? b. Geef een aantal voorbeelden van vergaderingen die je zelf mee hebt gemaakt. Beschrijf kort je rol tijdens die vergaderingen. c. Wat ging er, met betrekking tot je eigen functioneren, goed en minder goed tijdens die vergaderingen? d. Formuleer een aantal leerpunten voor jezelf met betrekking tot vergaderen. Opdracht 3 De agenda (theorieopdracht) Bron - Vergaderen a. De (raam)agenda van een vergadering kent min of meer een vaste structuur. Wat zijn de onderdelen van een (raam)agenda? Zet ze in de juiste volgorde. b. Beschrijf bij elk onderdeel een of twee taken of kenmerken. Opdracht 4 Vergaderdoelen (theorieopdracht) Bron - Vergaderen a. Wat zijn belangrijke vergaderdoelen? b. Waarom is het belangrijk om duidelijk te maken wat het doel bij elk agendapunt is? Opdracht 5 Effectief vergaderen (theorieopdracht) COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) Bron - Vergaderen
Filmpje - Effectief vergaderen
Filmpje - Vergadertechnieken tips
a. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor effectief vergaderen? b. Vergelijk jouw aandachtspunten met die van een of twee medestudenten.
Wat zijn de overeenkomsten en verschillen?
Opdracht 6 Deelnemen aan een vergadering (praktijkopdracht) Bron - Vergaderen Deze opdracht kun je het beste in een groepje maken. a. Bedenk met elkaar een onderwerp waarover je vergadert. b. Verdeel de taken (voorzitter, notulist). c. Stel met elkaar een (raam)agenda met een aantal agendapunten op. d. Vergader met elkaar. e. Geef elkaar feedback over het verloop van de vergadering. Opdracht 7 Argumenteren (theorieopdracht) Bron - Vergaderen Filmpje - Argumenteren a. Noteer de soorten argumenten die in het filmpje naar voren komen. b. Geef van elke soort een voorbeeld. Opdracht 8 Foute-argumentenpuzzel (groepsopdracht) Bron - Vergaderen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) Deze opdracht kun je het beste in een groepje maken.
