Profesionales

Herramientas de gestión para empresas

Durante 2020 El Constructor continuó publicando artículos en su secciónProfesionales. El objetivo de estas notas, a través de sus autores, es la profesionalización de las empresas. Entre los temas más destacados aparecieron: Cuarentena, teletrabajo y comunicación efectiva

ASPECTOS POSITIVOS DE LA CUARENTENA En un año particular, los autores no “miraron para otro lado”. En este caso Daniel Colombo presentaba “Cinco aspectos positivos de la cuarentena para el mundo empresarial, profesional y personal”. Según el autor estamos en un mundo VICA (Volátil, Incierto, Cambiante y Ambiguo), un tema que le apasiona y del que encontrarás mucho material que ha escrito. ¿Cómo salir fortalecidos? Con resiliencia individual y colectiva. A la catástrofe económica y financiera que conlleva la cancelación de miles de vuelos, de eventos y congregación de personas, bloqueos de fronteras y períodos de observación médica preventiva, estos cinco aspectos nos ayudarán a ser resilientes: Se impone el home-office: Hasta la organización más pequeña manda a sus empleados a la casa a trabajar como se pueda. Es una realidad que el trabajo a distancia nos acompañará por algún tiempo hasta que el coronavirus emprenda su lenta retirada. Los baldes de agua han aparecido cuando el incendio está adentro de casa. Por ejemplo, observemos que en las empresas tienen mucha similitud con las políticas del estado, donde en casi todos los países el coronavirus reveló, también, la falta de protocolos realmente contundentes, y las declaraciones de autoridades minimizando los hechos y haciendo discursos huecos y faltos de sensatez profesional. Desde la perspectiva profesional podemos agregar que, quizás por primera vez, las empresas y organizaciones anticuadas están tomando en serio las nuevas formas de trabajo. Medio forzadas por las circunstancias, han liberado a sus trabajadores rehenes en oficinas sin ventilación, sin desinfección cotidiana y sin medidas de prevención para que, por fin pueda instaurarse la posibilidad del trabajo a distancia y más flexible. Conócete a ti mismo: Todo lo que vivimos es un espejo de lo que necesitamos aprender. El coronavirus nos enseña, con su potencia y capacidad de exterminio, que, si seguimos mirando para otro lado de nosotros mismos, de nuestro entorno, de la ecología y sustentabilidad, de los afectos, compañeros y las personas que nos dan la oportunidad de trabajar, el mundo se va acabando de a poco. Este es un momento refundacional de la humanidad. Como cada situación límite que pensábamos que era una película de ficción. Aquí va una gran idea: Practica lo que tanto posteas en memes de motivación en tus redes sociales. Este es el momento de llevarlo a la acción. Este es un buen momento para practicar lo que llamo “ecología verbal”, que incluye el silencio y la gestión de los pensamientos en el nivel subconsciente. Al no poder cotillear con los demás, mantente más enfocado y aprendiendo mucho del proceso interno. Estar en cuarentena posiblemente implique una nueva dinámica en tu día, y sugiero que aproveches para integrar hábitos saludables caseros, como conversar, apagar el celular, cerrar los ojos y respirar 10 minutos sin prisa y con música suave (meditar o mindfulness, lo que prefieras), volver a la afectividad que teníamos abandonada, y ver cómo me siento cuando trabajo a distancia, sin el chisme, sin el café para pasar el tiempo, sin la necesidad de aparentar, sin comunicaciones violentas. Es decir, siendo una persona auténtica. ¿Cómo te llevas con eso? Mejorar la productividad: El ambiente en la oficina tiene una cultura creada por la empresa a la que perteneces o por ti mismo cuando trabajas por tu cuenta. La cuarentena puede enseñarte a organizarte mejor, a ordenar todos los asuntos de trabajo, a responder rápidamente los mails y ser respetuoso con todos los que te aguantan; a desear buenas intenciones para ti y los otros, a ser más paciente con los demás (que ahora estarán remotos y no tendrás la opción de estar cuerpo a cuerpo por un tiempo para ‘contagiar’ tanto tu buena como mala energía) Vamos a ver la parte positiva del asunto: te sugiero que aproveches para rediseñar tus sistemas de organización y para prepararte para lo que, quizás, no tenga vuelta atrás: tú que querías días libres trabajando desde casa, es posible que el genio de la lámpara te diga: “¡Concedido!” No disminuyas tu rendimiento: Algo que puede pasar en muchos profesionales es que se sientan perdidos, desahuciados y abandonados por “papá empresa / mamá jefe”, en la obligación de tener que trabajar a distancia, solos, y apenas conectados por Internet y teléfonos. Si no te has emancipado emocionalmente de las fuentes a las que has entregado tu poder, estás en serias complicaciones; porque por más que haya una red de soporte activa, ya no tendrás excusas para mostrar lo que estás o no estás haciendo: quedarás en evidencia con los informes que no entregas a tiempo, con tu desequilibrio emocional por sentirte solo, y por la inhabilidad de trabajar en equipo cuando no tienes a todos frente a frente. Tu resistencia al cambio también puede quedar revelada. Es decir que, a la fuerza, quizás descubras las habilidades blandas que necesitas para comunicarte mejor, ser empático, tener paciencia, dirigirte cortésmente a los demás, entre otros aspectos. La guerra en casa: Así como el mundo libra una batalla para superar el coronavirus, es posible que tu equilibrio emocional se vea desafiado al darte cuenta de que la guerra más grande no está ahí afuera, sino adentro de tu hogar o metro cuadrado sobre el que tienes total poder, influencia e impacto.

TELETRABAJO SI Álvaro Martinez aprovechaba el contexto de teletrabajo profundizado en este 2020 para mostrar las principales ventajas de este nueva modalidad. ¿Tuviste que trasladar la oficina a tu casa? Muchas personas en este tiempo se vieron en la necesidad de trasladar la oficina a su casa. Eso es algo positivo. Significa que pueden seguir trabajando, aunque para lograr ser eficaz también van a hacer falta renovar algunas ideas. Este artículo se trata de eso: cómo ser más productivos y a la vez tener más tiempo para aquello que más nos gusta hacer. Y, aunque hice un máster, muchos cursos, leo libros y me actualizo constantemente sobre el tema, lejos está el creerme un gurú. Lo que comparto son experiencias vividas desde la trinchera porque hace un poco más de diez años que con mi esposa decidimos ser nómades digitales. Así que abro el corazón y te transmito ideas, trucos prácticos para que en este tiempo tan especial puedas mantener tu productividad al máximo. El teletrabajo es una modalidad laboral genial, pero tiene una trampa: la persona que lo realiza, por algún motivo suele imaginar que disponer de su tiempo con libertad significa estar en pantuflas todo el día, cuando en realidad es exactamente lo opuesto. A esto se le llama: “la trampa del frilo”. Para desactivarla debes añadir a tu rutina lo siguiente: levantarte, ducharte y vestirte como si fueses a ir a la oficina. ¿Por qué? Porque trabajar en pijama y pantuflas te impide ser totalmente consciente de que estás en un entorno laboral y esto restará energía a tu productividad. Luego que termines tus tareas y jornada, si lo preferís podés volver a #ModoPijama, y entonces sí disfrutar de tu tiempo libre. Alrededor del 27% de los teletrabajadores dicen sentirse desorganizados en su entorno laboral; es sabido que el desorden genera agotamiento. Para ser más productivo y quedar menos agotado mientras teletrabajás es vital

establecer una rutina y algunos límites. ¿Escuchaste decir: “comienza el día eligiendo tus batallas”?pues de eso es exactamente de lo que se trata. Una de las cosas más importantes que tenés que hacer si teletrabajás es crear un espacio especialmente dedicado a tu labor profesional y diferenciar las funciones de trabajo y ocio. Lo que está en juego es la concentración. Trabajar en la cama o el sofá no es una buena opción, vas a sentir que vas más lento y tu mente va a buscar evadirla tarea por la influencia del entorno y la sensación de tiempo libre que te produce. Aunque solamente cuentes con una mesa y una silla, pero en el lugar adecuado, ya es una mejor opción para enfocarte en la tarea que tengas que realizar. Y, para generar un espacio agradable frente a las distracciones de un entorno ruidoso, comprate un buen par de auriculares; la inversión me la vas a agradecer. COMUNICACIÓN EFECTIVA Marianela Lacone presentaba a mediados de este año “ Feedback a la obra”. La autora aseguraba que el feedback está incluido en nuestra vida cotidiana. Pero no hay una “fórmula” ideal para hacerlo de forma correcta. Lo único que nos garantiza el feedback efectivo y constructivo es la práctica. Propongo que lo asociemos a los pasos que tenemos que llevar a cabo para construir una casa: elaboren el proyecto según las necesidades (qué quiero decirle, desde qué lugar, qué quiero lograr con ese feedback), elijan y preparen el terreno para llevar a cabo este proyecto (busquen el momento y el lugar indicado para hacerlo), ejecuten bases sólidas (expresen por qué es importante tener ese tipo de reuniones y refuercen el mensaje de que el objetivo principal es el crecimiento y desarrollo profesional), levanten una estructura diseñada para el propósito deseado (ejemplifiquen con hechos observables, muestren el impacto -ya sea positivo o negativo- de continuar haciendo determinadas acciones, hablen de cómo los hace sentir y conviértanse en protagonistas de la situación). Asegúrense de colocar el acero necesario, que lo relaciono directamente con la firmeza de un buen plan de mejora y la definición de objetivos claros. Por último, revoques y terminaciones, momento en el cual se aprecia la calidad de nuestro proyecto, se liman asperezas (si las hubiera), se emprolija el plan y se coordinan nuevos encuentros de revisión del feedback y de los objetivos. Admito que los primeros feedbacks incomodan, nos ponen nerviosos y probablemente no salgan tal como lo pensamos y repasamos tantas veces en nuestras cabezas. Hasta puede ser que lo “suavicemos” por temor. Lo que sí les puedo asegurar es que cuando lo conviertan en un hábito ya no incomoda, sale bien y nos hace sentir bien. ¿Por qué? Porque es el puntapié de desarrollo de los equipos, porque se crean vínculos de confianza y porque definitivamente está relacionado con el liderazgo de alto desempeño. Se habla de la receta del feedback efectivo y yo también hice referencia sobre esto. Una receta es una serie de indicaciones para realizar algo ya sea una actividad o un producto. Pero siguiendo con las analogías, ¿recuerdan la primera vez que siguieron una receta para cocinar algo? ¿recuerdan que haya salido bien? Las recetas sirven y nos ayudan, pero en el caso del feedback no son mágicas. Lo único que nos garantiza el feedback efectivo y constructivo es la práctica. No solamente seguir a la perfección esa receta. Es la práctica.

MARCA PERSONAL Daniela Sarmiento se preguntaba “Qué dice la marca personal de un CEO”. Así como en cada empresa existe un único CEO (Chief Executive Officer), ocurre lo mismo con la marca personal, solo hay una, porque es la cualidad que te diferencia de otros. Es el sello que te identifica y refleja quién eres. La marca personal expone cuál es tu pasión, tus valores y es lo que te ayuda a que seas único. Si cuentas con una marca personal sólida, tendrás la oportunidad de ser reconocido y recordado. Hablará por sí sola de tu nivel de influencia, de cómo te desenvuelves y cómo persigues el desarrollo constante. Todos tenemos una. Sin haberlo planificado o sin haberle prestado atención, ya posees marca personal. En unos puede estar más definida que en otros, independientemente del área de experiencia, profesión o industria. En el caso de las escuelas de negocio, identifican a escala global a los CEO’s como los líderes que destacan por su visión estratégica y emplean diversos estudios que avanzan en el análisis de este perfil. Por supuesto, evalúan el impulso que cada uno ha dado a su marca personal y cómo la relacionan con su posicionamiento en el ámbito en el que se desarrollan. Gracias a las agendas tan complejas que puede tener un CEO, pocas veces tienen la oportunidad de evaluar los mensajes que transmite. Es importante considerar estos escenarios, pero por encima de esta circunstancia, deben analizar cómo es la comunicación diaria con el equipo de trabajo y determinar qué tan efectivas son sus habilidades en esa área. ¿Qué proyecta el tono de tu voz? Incluso cuando envías un correo electrónico, ¿cómo te lee tu equipo de trabajo? Parte de la definición de la marca personal propia persigue justamente eso, generar ese encuentro con tu voz, evaluar cómo puedes maximizar sus cualidades para corresponder a una ocasión y audiencia específica. Se trata de transmitir los mensajes verbales con claridad, relevancia y precisión. Es importante aprender a escucharse para poder escuchar a otros.