Toimintakulttuurin muutoksen johtaminen Kokkolan ensi- ja turvakoti ry:ssä

Valtakunnallisen sote-uudistussuunnitelman valmisteluvuosina 2020–2022 yhdistysten olemassaolon turvaamisen haasteet alkoivat toden teolla tuntua alueyhdistystenkin tasolla. Poliittisella agendalla olivat muun muassa valtionavustuksiin kohdentuvat leikkauspaineet ja sote-järjestöille osoitettavien STEA-avustusten niukkeneminen. Alueellisilla yhdistystoimijoilla oli tarve saada lisää ymmärrystä valtakunnallisen uudistusprosessin etenemisestä ja siitä, mitä se konkreettisesti tarkoittaa yhdistystasolla.

Erinäisten heikkojen signaaleiden pohjalta yhdistyksessämme alkoi vahvistua huoli siitä, miten saamme tehokkaasti ja vaikuttavasti tuotua monipuolista ja laatukriteerien mukaista toimintaamme tiedoksi maakunnalliselle pääostajalle ja rahoittajalle eli sairaanhoitopiirille, alueemme kunnille ja tulevalle omalle hyvinvointialueellemme. Samoihin aikoihin oli omassa organisaatiossamme havaittavissa riski, että toimintamuodot etääntyvät toisistaan ja kehittävät työmuotojaan voimakkaasti ja autonomisesti havaitsematta koko organisaation tasolla olevaa laadun varmistamisen ja kehittämisen tarvetta.

Yhdistyksen johtajataso piti henkilöstön laaja-alaista osaamista ja innostusta yhdistyksen tulevaisuuden mahdollisuuksina, mutta samanaikaisesti riskeiksi katsottiin asiakastyön toimintojen ja toimintayksiköiden eriytyneisyys toisistaan, resurssien epätasainen jakautuminen ja yksikkökeskeinen kehittämistoiminta.

Sote-uudistuksen myötä oli tiedossa, että palveluiden järjestäjiksi ja ostajiksi tulee isompia toimijoita, laajemman alueellisen vastuun kantajia. Tämä herätti huolen, miten meidät järjestönä huomioitaisiin verrattuna esimerkiksi yksityisiin toimijoihin. Mielessäni heräsi myös kysymys, olemmeko yhdistyksenä osaamisemme huipulla ja teemmekö omaa työtämme yhdistyksen eri toimintamuodoissa, vauva- ja väkivaltatyön osa-alueilla, riittävän verkostokeskeisesti, monipuolisesti ja tehokkaasti. Alkoi tuntua, että johtamisessa pitää keskittyä siihen, mihin voi itse vaikuttaa, ja jäädä hieman etäämmältä seuraamaan muutosta, joka toimintaympäristössä oli tapahtumassa mutta johon ei valitettavasti itse voinut vaikuttaa.

Tein silloin toiminnanjohtajana päätöksen, jota ei ole tarvinnut katua: kehitetään ensin oma toimintamme huippukuntoon. Asetimme tavoitteeksi, että Kokkolan ensi- ja turvakoti ry:ssä koko henkilökunta sitoutuu tekemään töitä yhdessä ja että keskiössä on asiakas, jonka ympärille työntekijät muodostavat tieto-taito-osaamisen kehän. Kehän eri työmuodot ja eri rahoituksella toimivat työntekijät ovat asiakkaan käytettävissä saumat- tomasti ja yhdessä työtä tehden, työparina tai muuten. Ja tämän toimintamallin olisi tultava myös yhteistyökumppaneille selvästi näkyviin.

Tämän tavoitteen toteutumiseen vaadittiin sitä, että työntekijöiden on asettauduttava muutokseen. Välitavoitteeksi asetettiin, että organisaation sisäinen synergia toimii ja resurssit hyödynnetään mahdollisimman monipuolisesti toimiviksi prosesseiksi.

Yhdistys on luonnollinen osa isompaa ekosysteemiä, jossa on omat lainalaisuutensa, mutta yhdistyksen mittakaavassa on mahdollista saada oma sisäinen systeemi toimimaan omin avuin. Ajatuksena oli, että organisaation on oltava parhaassa mahdollisessa valmiudessa siinä vaiheessa, kun hyvinvointialueet ehkä vielä etsivät itseään eivätkä tiedä, mistä, miten ja ketä tavoittelevat kumppaneikseen. Meidän on osattava tarjota ja näyttää palveluketjujen avulla työmme merkittävyys ja vaikuttavuus asiakkaan kannalta ja sen antama lisäapu sote-kokonaisuudessa.

Mitä käytännössä on tehty ja tapahtunut yhdistyksessämme neljän viime vuoden aikana – hankkeessa ja hankkeen ulkopuolella?

Organisaatiomme aloitti ensin ”Meidän yhdistys” -nimisen coachaus-prosessin vuonna 2020 ja sen perään esihenkilöille tarkoitetun vuoden pituisen dialogisen johtamisen koulutuksen vuosina 2022–2023. Niiden aikana tuli isommalle joukolle henkilökuntaa selväksi asioita, jotka meitä yhdistyksessä yhdistävät ja toisaalta mahdollisesti estävät yhdessä tekemistä. Dialogisen johtamisen koulutuksessa huomasimme tärkeäksi myös poisoppimisen taidon: oli opittava pois joistakin vääristä toimintatavoista ja toimintaperiaatteista, jotka olivat estämässä johtamista ja erityisesti muutosjohtamista.

Ensi- ja turvakotien liiton Vauva- ja väkivaltatyötä tulevaisuuden sote-keskuksiin -hankkeen hankehakemusta tehtäessä keväällä 2020 ja talvella 2021 sain yhdistyksemme toiminnanjohtajana olla mukana pohtimassa, mitkä asiat ovat tärkeimpiä toimintaympäristön muuttuessa näin isosti, ja sain olla myös vaikuttamassa hankkeen tavoitteisiin ja sisältösuunnitelmiin. Muutokseen liittyvä tematiikka ja etenkin verkostojohtamisen näkökulma alkoivat innostaa tämänkin prosessin myötä valtavasti.

Yhdistyksemme pääsi suureksi iloksemme hankkeen toteuttamiseen mukaan pilottiyhdistyksenä, ja toiminnanjohtajana koin välttämättömäksi olla hankkeessa itse mukana. Mielestäni hanke oli johtajuuden ytimessä koko ajan, ja hankkeessa korostui erityisesti muutoksen johtaminen. Projektityöntekijänä asetin tavoitteeksi, että koko henkilökunta saadaan mukaan hankkeeseen. Toiminnanjohtajan lisäksi yhdistyksemme hanketyössä oli mukana kaksi avopalveluiden esihenkilöä, toinen vauvatyön ja toinen väkivaltatyön puolelta.

Hyvinvointialueemme tarvitsi sattumalta samaan aikaan hanketyöntekijää omaan väkivaltatyön hankkeeseensa, ja tehtävään valittiin meidän hanketyöntekijämme, josta tuli hankkeiden ”kaksoisagentti”. Tällaisella kaksoisroolilla oli iso vaikutus siihen, että yhdistyksen hanke pääsi osaksi hyvinvointialueen väkivaltatyön palveluketjujen kehittämisen kirjallisia suunnitelmia. Iso merkitys hankkeessa on ollut myös sillä, että yhteistyön kulttuuri hyvinvointialueen kanssa on ollut avointa ja epähierarkkista.

Yhdistyksen sisällä teimme alkusyksystä 2023 avopalvelutyötä koskevat periaatteet, jotka tiivistävät ja jäsentävät yhdistyksemme näkökulmasta katsottuna kriittiset asiat. Koko organisaation yhteisenä työnä työstettyä ns. tähtikuviota eli Lape-hankkeen aikana kehitettyä perhekeskustoimintaa kuvaavaa kuviota on hyödynnetty siirtämällä siihen koko yhdistyksen toiminta, kaikki työmuodot. Yhteisiä kehittämispäiviä järjestetään kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Jatkossa tähän kuuluu myös vahvasti arviointi. Arvioinnin avulla on mahdollista kehittää itsereflektiotaitoja, kehittämisen taitoja ja muutosvalmiutta.

Muutos on pysyvää, se meidän on järjestötoimijoina otettava työn kehittämisessäkin koko ajan huomioon. Resursseja ei ole yhtään tuhlattavaksi, eikä työmenetelmiä kannata luoda ”kertakäyttöhyödykkeiksi”. Hankkeen aikana on realisoitunut, että pienten muutosten avulla voidaan saavuttaa myös suuria muutoksia. Yhdessä.

Katja Kasper , toiminnanjohtaja, Viola – väkivallasta vapaaksi ry.

Yhdistyksen sisällä teimme alkusyksystä 2023 avopalvelutyötä koskevat periaatteet, jotka tiivistävät ja jäsentävät yhdistyksemme näkökulmasta katsottuna kriittiset asiat. Koko organisaation yhteisenä työnä työstettyä ns. tähtikuviota eli Lape-hankkeen aikana kehitettyä perhekeskustoimintaa kuvaavaa kuviota on hyödynnetty siirtämällä siihen koko yhdistyksen toiminta, kaikki työmuodot. Yhteisiä kehittämispäiviä järjestetään kerran tai kaksi kertaa vuodessa. Jatkossa tähän kuuluu myös vahvasti arviointi. Arvioinnin avulla on mahdollista kehittää itsereflektiotaitoja, kehittämisen taitoja ja muutosvalmiutta.

Muutos on pysyvää, se meidän on järjestötoimijoina otettava työn kehittämisessäkin koko ajan huomioon. Resursseja ei ole yhtään tuhlattavaksi, eikä työmenetelmiä kannata luoda ”kertakäyttöhyödykkeiksi”. Hankkeen aikana on realisoitunut, että pienten muutosten avulla voidaan saavuttaa myös suuria muutoksia. Yhdessä.