ACHTERGROND
VERANTWOORDEN OP KWALITEIT IN PLAATS VAN KWANTITEIT Administratieve handelingen zorgen voor veel frustraties in de zorg. Eindeloos formulieren invullen en checklists bijhouden gaat immers ten koste van de tijd die medewerkers aan cliënten willen besteden. Daarom is het ministerie van VWS gestart met het actieplan (Ont)regel de zorg (Ordz). Kennisorganisatie Vilans voert het programma uit voor de langdurende zorg, zorgorganisatie Philadelphia doet eraan mee. Wat betekent dat voor financiële afdelingen en welke rol kunnen zij vervullen?
Top 3 en actieplan Zorgprofessionals in de ouderen- en gehandicaptenzorg besteden gemiddeld 30% van hun tijd aan administratieve taken, zo blijkt uit onderzoek van Berenschot. Registreren is belangrijk, maar sommige regels zijn onnodig ingewikkeld en soms is de herkomst onduidelijk. In het programma (Ont)regel de langdurige zorg werkt Vilans samen met zorgorganisaties aan minder regeldruk en meer tijd voor zorg. De insteek is heel praktisch. In zogeheten schrapsessies brengen circa 10 multidisciplinaire teams uit een regio in een middag de ervaren regeldruk in kaart met de toolkit ‘Minder papier, meer tijd voor zorg’1. Aan het eind van de middag heeft elk team een top 3 en een actieplan. De teams krijgen advies over hoe ze de rest van de organisatie mee kunnen krijgen en kunnen zorgen voor blijvende aandacht. Een paar weken daarna volgt dan een snapsessie. Dan worden de ervaringen uitgewisseld en zijn ook altijd externe partijen aanwezig. Bijvoorbeeld het Voedingscentrum met uitleg over de HACCP of de IGJ over het melden van incidenten.
Paul van den Heuvel, manager cliëntadministratie, Philadelphia Elsbeth Zielman, adviseur en teamcoach, Vilans
16
Intern beginnen Regeldruk en administratieve lasten in een organisatie aanpakken lukt alleen als alle medewerkers bereid zijn te onderzoeken hoe het anders kan en daarin te investeren. Zaken die met interne regeldruk te maken hebben, pakken organisaties zelf op. Alle disciplines zijn hierbij
betrokken, van facilitair medewerker tot bestuurder en van zorgverlener tot financieel medewerker. Regeldruk vanuit externe partijen – zoals zorgverzekeraars, de NZa, wetten en kwaliteitskaders – wordt eruit gefilterd. Vilans probeert dan te achterhalen wat er precies aan de hand is, wie daar een rol in speelt, wie de eiser is en welke oplossingen mogelijk zijn. Dat wordt besproken in een zogeheten (ont)regeloverleg waar al die externe partijen bij elkaar zitten. Een concreet voorbeeld: tijdens de snapsessies voor de gehandicaptenzorg bleek dat het verschil tussen transport van voedsel en uitserveren van eten niet helder was. Dat betekent dat deze definities duidelijker omschreven moeten worden in nieuwe hygiënecode. Dan is het nuttig maar ook echt nodig dat het Voedingscentrum zo goed is aangehaakt en ook bereid is om aanpassingen te doen. Als een vraagstuk ook in het (ont)regeloverleg niet kan worden opgelost, dan wordt het bestuurlijk overleg aangesproken, waar ook de minister bij zit.
Veel verschillende manieren van verantwoorden Philadelphia, zorgorganisatie voor mensen met een beperking, was in mei 2019 aanwezig bij een schrapsessie van (Ont)regel de langdurende zorg en is al sinds het begin betrokken bij de ontwikkeling naar regelarme zorg. Vilans helpt de organisatie in beeld te krijgen welke regels en administratieve handelingen eenvoudi-
01 2020
