Comunicação Interna e People Engagement
Pós-Graduação em Comunicação Estratégica Digital Comunicação Interna e People Engagement
Inês Castro e Barôa 221529 inescastrobaroa@gmail.com
Março de 2020
Índice O Solar da Portela ......................................................................................... 2 Porque foi criado? ............................................................................................... 2 Público-alvo? ....................................................................................................... 2 O que nos distingue?............................................................................................ 3 Ideia Central ......................................................................................................... 3 O problema de Comunicação Interna .................................................................... 3
Abordagem estratégica e criativa.................................................................... 4 Os colaboradores ................................................................................................. 4 Hierarquia e Relações.......................................................................................... 5 Plataformas Utilizados ........................................................................................ 5
Implementação e Avaliação ........................................................................... 6 Plano de Ação ...................................................................................................... 6 Ações a realizar frequentemente: ........................................................................ 6 Ações a realizar com menor frequência: ............................................................. 7 Plataformas ......................................................................................................... 8 People Engagement ............................................................................................. 8
Conclusão .................................................................................................... 10
1
O Solar da Portela Porque foi criado? O Solar da Portela localiza-se na freguesia de Almodôvar, distrito de Beja, e funciona enquanto turismo rural, espaço para eventos e restaurante “SteakHouse”. A sua fundação data a junho de 2009, contudo a sua atividade só se iniciou em outubro desse mesmo ano. Originalmente, esta empresa focava-se somente na organização de eventos, mas em 2012 decidiu expandir o negócio, criando assim a sua vertente de turismo rural. O restaurante “SteakHouse” abriu portas em 2017. A missão da empresa detém-se na criação de valor para a região em que se insere, agindo sempre com equilíbrio e responsabilidade, através da constante inovação e melhoria dos serviços prestados, que são sustentados através das boas relações que mantêm com os seus clientes e parceiros de negócio. Foi então criado para dar resposta às necessidades que se sentiam na vila, na altura, e criar valor para a mesma atraindo assim novas pessoas, o que beneficia todos os negócios a nível local. Público-alvo? De acordo com a Direção-Geral de Agricultura e Desenvolvimento Rural, os turistas procuram no Turismo em Espaço Rural (TER), a sensação de paz e tranquilidade, bem como a prática de atividades desportivas e a aventura. Estes desejos aliam-se à crescente procura pela cozinha tradicional e a um crescente interesse pela história e património de uma determinada zona. No caso do Solar da Portela, o público-alvo passa, maioritariamente, por indivíduos ou famílias cujas idades pertençam às faixas etárias iguais ou superiores aos 35 anos. Estes indivíduos e família, poderão ou não ter filhos, e serão, preferencialmente, de classe média-alta e alta com uma escolaridade alta. Em 2018, foram registados 7551 hóspedes nas unidades hoteleiras e de Turismo em Espaço Rural, no concelho de Almodôvar (INE, 2019). E, embora, apenas 508 desses hóspedes sejam de nacionalidade estrangeira, estes apresentam um dos grandes interesses do Solar da Portela relativamente a públicos-alvo.
2
O que nos distingue? O Solar da Portela distingue-se da sua concorrência graças à sua oferta diversificada. A Quinta dispõe de um espaço que pode ser alugado para os demais eventos (ex. casamentos, batismo, jantares de natal), alojamento no contexto de Turismo Rural e um restaurante “SteakHouse”. Para além disto é ainda possível realizar, através da quinta, a Rota da Cortiça, na qual os turistas poderão passear enquanto conhecem os diversos produtos regionais. Ideia Central
Lar – “Solar da Portela: o seu lar longe de casa” O objetivo do Solar da Portela, enquanto Turismo em Espaço Rural, espaço para eventos e restaurante “SteakHouse”, é que os seus clientes se sintam como se estivessem em casa, sempre rodeados por um ambiente calmo e familiar. Relativamente à atividade enquanto organização de eventos esta ideia de lar é sustentada pela ajuda e acompanhamento que a Gerência do espaço oferece aquando da reserva do espaço para um evento, sendo que é escolha do cliente tratar de tudo de forma independente ou trabalhar em conjunto com a Gerência do espaço e com os seus fornecedores, para a realização do evento. Já no Restaurante “SteakHouse” esta ideia é transmitida através das cores vibrantes e do atendimento próximo e cordial. Por último e a atividade na qual a ideia se reflete mais, o Turismo Rural, onde os hóspedes podem usufruir de ambientes calmos e confortáveis, como a sua própria casa, por forma a realizarem quaisquer atividades que sejam do seu agrado, sem que tenham as preocupações que geralmente teriam se se encontrassem em casa como por exemplo, confeção das refeições, limpeza do espaço, entre outros. Esta ideia é ainda transmitida pelo facto do Solar da Portela ser gerido por uma família. É, portanto, objetivo máximo que os clientes pensem na Quinta como se fosse a sua própria casa e quisessem sempre voltar à mesma. O problema de Comunicação Interna
O Solar da Portela está enquadrado dentro do Grupo Lança, uma pequena empresa, sendo que a Quinta é gerida apenas por uma parte dos sócios do grupo. O problema de comunicação interna do Solar da Portela reside no facto de ser praticamente nula.
3
Esta empresa é constituída essencialmente no seio de uma família direta, criando-se assim o à vontade para desformalizar completamente a comunicação que mantêm entre todos. Esta marca não tem como objetivo imediato crescer ao nível de albergar quadros que a transformem numa empresa enquadrada no seio de médias e grandes empresas, sendo que os poucos colaboradores que têm, de momento, chegam para que a empresa tenha um desempenho satisfatório dadas as condições de infraestrutura da Quinta. Embora o desempenho seja satisfatório, tronou-se óbvio aos proprietários que os objetivos não estavam a ser cumpridos e, após análise com ajuda externa, conseguiram chegar à conclusão de que o problema estaria focado na comunicação interna uma vez que esta para além de praticamente inexistente, é informal e desalinhada tendo em conta os objetivos estratégicos definidos. Como tal, este trabalho vai constar no planeamento da estratégia de comunicação interna da empresa. Abordagem estratégica e criativa Os colaboradores O Solar da Portela é, como já referido, anteriormente constituído por colaboradores vindos essencialmente de um seio familiar, tendo assim três pessoas principais. O Diretor da empresa, que opera também como Responsável do Setor Financeiro, o Responsável de Marketing e Comunicação, sendo que este desempenha também a função de Responsável pela Organização de Eventos, e o Responsável pela Gestão do Turismo Rural. O trabalho destas três pessoas, com exceção do Responsável pela Gestão do Turismo Rural, é sobrecarregado com a acumulação de cargos, com o facto de esta não ser a sua ocupação primária, mas sim secundária e com o facto de não haver uma estratégia de comunicação interna eficaz implementada. Para além destes três colaboradores principais, o Solar da Portela, trabalha em paralelo com Fornecedores de produtos e serviços. São exemplos as empresas de catering, contratadas para os grandes eventos, as gráficas, as empresas de limpeza, entre outras. Para além destas empresas, o Solar da Portela mantém ainda relação regular com um designer. É importante referir que estão contratados a tempo inteiro três cozinheiros e dez empregados de limpeza.
4
A cultura do Solar da Portela é uma cultura completamente diferente daquela que é geralmente encontrada numa pequena empresa, uma vez que todas as pessoas se conhecem a um nível muito pessoal, incluindo os cozinheiros e empregados de limpeza que acabam por ser pessoas residentes na vila na qual o Turismo em Espaço rural se insere. Hierarquia e Relações Imagem 1: Hierarquia e as Relações dentro do Solar da Portela.
Linhas pretas: relações diárias e diretas Linhas vermelhas: relações indiretas e não realizadas no quotidiano Plataformas Utilizados Embora a comunicação interna seja praticamente inexistente no Solar da Portela, há plataformas das quais os colaboradores se servem, diariamente, para comunicar e tentar manter um clima organizado a nível profissional. O whatsapp é a única plataforma utilizada por todos os colaboradores permanentes da empresa (três principais, três cozinheiros e três empregados de limpeza), sendo que é por aqui que comunicam, maioritariamente, num chat de grupo. Também se faz comunicação cara a cara, contudo, esta realiza-se de forma bastante informal, sendo que maior parte das vezes é impossível reter a informação passada nestes encontros.
5
Implementação e Avaliação Plano de Ação No caso do Solar da Portela o plano de ação a realizar insere-se no eixo da distribuição e coesão, simultaneamente, uma vez que existe uma grande necessidade de circulação de informações necessárias ao desempenho das funções de cada um, bem como uma grande necessidade de coesão por parte dos colaboradores para que todos partilhem os mesmos valores e objetivos, para que possa ser criado um sentimento de pertença à cultura da empresa. Para que este plano seja eficaz é necessária a implementação de ações distintas que serão aplicadas com diferentes frequências, tendo em conta as necessidades, da empresa, por ser respondidas. Ações a realizar frequentemente: - Implementação de um whiteboard, no qual serão escritos, semanalmente, os objetivos a ser cumpridos após um breve briefing; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural. - Implementação de whiteboard, para colaboradores, no qual estes pudessem apontar, por baixo da sua foto, o mood do dia e escrever frases motivacionais. - Target: - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. - Implementação de um almoço mensal com todos os colaboradores da empresa; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. - Atribuição do dia de aniversário do filho/filha (caso tenha);
6
- Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. - Reuniões mensais com todos os colaboradores para que se alinhem os objetivos de comunicação interna com os de comunicação externa e para que seja avaliado o cumprimento, ou não, destes mesmos objetivos; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural - Pequeno almoço grátis e disponível para todos os colaboradores; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. - Celebração de dias festivos como Páscoa, carnaval, Dia do Pai/Mãe, etc, com oferta de pequenos presentes. - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. Ações a realizar com menor frequência: - Oferta de 2 bilhetes, por colaborador, para os eventos públicos realizados no Solar da Portela; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. - Oferta de cabaz com produtos regionais pelo aniversário e épocas festivas; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza.
7
- Voucher de compras para o colaborador que realize mais objetivos a nível anual; - Target: Diretor da empresa, responsável de Finanças, Responsável de marketing e Comunicação, responsável de Organização de Eventos e Responsável de Gestão do Turismo em Espaço Rural, cozinheiros e empregados de limpeza. Plataformas Relativamente às plataformas e dado ao facto da utilização das mesmas ser muito escassa seria implementado o seguinte plano. Recorrer-se-ia à utilização das ferramentas Google, como o Google calendar, o Google Drive, o Gmail e o Google Sheets. No Google Calendar seriam marcados todos os eventos como reuniões, eventos privados a realizar na quinta, eventos públicos e almoços. No Google Drive seriam criadas pastas partilhadas entre colaboradores para que se possa ter acesso a informações indispensáveis para a realização de um bom trabalho alinhado com os objetivos e valores da empresa. O Gmail seria utilizado para comunicação com fornecedores externos e, por último, o Google Sheets que seria utilizado para afixar os objetivos mensais e semanais, bem como as tarefas de cada um e o estado de execução das mesmas. Tendo em conta que nem todos os colaboradores possuem um nível de conhecimento que lhes permita a utilização destas ferramentas os objetivos principais e informações vitais seriam afixadas nos whiteboards acessíveis a todos os colaboradores. People Engagement O nível de aprendizagem da empresa situa-se atualmente em estado exploratória, uma vez que o engagement vai começar a ser realizado essencialmente agora e à medida que vão sendo enquadradas novas pessoas na empresa. O objetivo da empresa é que este nível suba, num futuro próxima, para o nível Embedd. Para que este nível possa ser atingido e o objetivo cumprido será necessário implementar algumas medidas, tais como: 1. Valorização da vida pessoal; 2. Compensações por objetivos alcançados – comissões; 3. Melhoria das instalações de trabalho (upgrade no escritório existente na Unidade de turismo em Espaço Rural;
8
4. Criação de espaços de “lazer”, nos quais os colaboradores possam descansar durante as suas pausas, almoçar e conviver. Implementação e Avaliação de Resultados Ação
Objetivos
O que medir?
Ferramentas
Calendarização
Próximos Passos
de medição Micro
-Promover um melhor Reputação ambiente de trabalho; Promover
da Survey
empresa aos olhos interno
uma dos
online
melhor comunicação colaboradores; entre
todos
os Satisfação
colaboradores,
Seis meses e Perceber quais as um ano após as ações ações
que
não
serem surtiram qualquer
implementadas; efeito; no
Aferir quanto cada
trabalho
ação
contribuiu
melhorando também
para a realização
as
de cada objetivo;
relações
interpessoais
dos
Averiguar
mesmos em contexto
outras
profissional;
poderão
Aumentar produtividade
a
que ações ser
implementadas;
por
forma a cumprir os objetivos; Macro
Satisfação colaboradores
dos -Satisfação
do Survey
colaborador com interno a empresa;
online
Um ano após Entender de que implementação
forma
as
ações
contribuíram para o aumento do bem-
Produtividade de
estar
dos
cada colaborador
colaboradores
no
trabalho Averiguar outras
que ações
poderão implementadas;
9
ser
People
Promover a felicidade Índice geral de Focus Group Seis meses e Perceber a relação
Engagement
no
trabalho
satisfação
e
com
a felicidade
um ano após entre
a
implementação
colaboradores.
empresa
Conclusão Neste momento, e como já referido, o Solar da Portela não possui quaisquer métodos e ou ferramentas de comunicação. Contudo, tornou-se claro para o diretor da empresa que a comunicação interna é a ferramenta basilar para o sucesso de qualquer empresa, seja qual for a sua dimensão. A promoção da felicidade e bem-estar no ambiente de trabalho, para todos os colaboradores, é, hoje em dia, mais fundamental do que nunca uma vez que, quanto mais satisfeitos com o seu emprego, mais produtivos e predispostos para cumprir objetivos estes estarão. A empresa, embora ainda pequena, possui prospeções de um dia aumentar e, para que tais objetivos sejam atingidos, torna-se necessário conseguir executar a comunicação interna, ao nível em que o Solar da Portela se encontra atualmente, para que depois seja também bem sucedida quando a empresa conseguir aumenta.
10
os
