Carole Kugler
5 TRUCS POUR…
DES RÉUNIONS EN VISIO PLUS PROFESSIONNELLES
La généralisation des réunions virtuelles provoque chez vous des crises d’urticaire ? Vous trouvez ces rassemblements en ligne insupportables, vous y perdez votre temps, vous peinez à capter votre auditoire ? Ou bien, jusque là, vous aviez toujours réussi à vous faire inviter et voilà qu’arrive votre tour d’organiser la fameuse visio’. Pas de panique ! Pour que ces réunions cessent d’être un supplice pour les animateurs comme les participants, Janette vous propose 5 trucs pour les rendre plus pro et plus utiles. CHOISISSEZ LE BON OUTIL ET PENSEZ À UN PLAN B Vous pourrez opter pour la webconférence lorsque le nombre de personnes est important sinon un simple appel de groupe devrait suffire. Quoi qu’il en soit, nul n’est à l’abri d’une connexion interrompue, d’un micro en berne ou d’une webcam défectueuse. Un report de la réunion, un brief par écrit, un appel téléphonique en guise de plan de secours, vous éviteront un vent de panique à gérer en direct-live.
N’OUBLIEZ PAS QUE DERRIÈRE LES ÉCRANS SE TROUVENT DES HUMAINS ! Certains oublient que les participants ne se connaissent parfois pas. Commencer la réunion par un tour de table est un bon réflexe à adopter. En ces temps moroses, il est aussi agréable de motiver les troupes. Pourquoi ne pas demander aux participants de partager une réussite ou une expérience positive qui leur est arrivée depuis la dernière réunion ?
ÉDICTEZ DES RÈGLES DE BONNE CONDUITE En étant respectueuse, vous serez plus motivée, plus attentive et plus productive. Soyez présentable, à l’heure, fermez vos onglets de navigateur non pertinents, ne consultez pas votre téléphone ou vos emails, désactivez votre micro lorsque les autres se présentent, évitez toute conversation en aparté et partagez ces bonnes manières pour des réunions en visio efficaces.
PRÉPAREZ VOS DOCUMENTS La clé de votre réunion se trouve ensuite dans son organisation. Après avoir défini les sujets de la réunion, on regroupe tous les supports visuels (tableaux, images, données…) dans l’espace de partage de la conférence ou un cloud accessible à tous les participants afin d’aider à la compréhension et la concentration. On déteste tous lorsque Jean-Claude s’endort et ronfle dans un coin, micro allumé…n’est-ce pas ?
IMPLIQUEZ LES PARTICIPANTS Il n’est pas question de freiner la pensée et le partage d’idées en écumant présentation sur présentation. Le meneur doit encourager la résolution de problèmes et l’opposition des idées. Il faut être prêt à discuter ouvertement sur des décisions importantes. Ainsi, vos réunions virtuelles seront productives.
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