Laufende Buchungen in der VRV 2015

Robert Blöschl (KDZ)

Die Verrechnung von laufenden Gebarungsfällen im System der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 (VRV 2015) basiert • auf der funktionellen Gliederung des

Ansatzverzeichnisses (Anlage 2 der VRV 2015) sowie • auf der ökonomischen Gliederung des

Kontenverzeichnisses (Anlage 3b der

VRV 2015).

Jeder Gebarungsfall muss also einem Funktionsbereich (z. B. 612 – Gemeindestraßen) zugeordnet werden und zusätzlich auf Basis seines ökonomischen Gehalts auf einem Konto (z. B. 611 - Instandhaltung von Straßenbauten) verbucht werden. Die VRV 1997 schrieb noch die zwingende Verwendung eines Haushaltshinweises vor, um zu markieren, welchem Haushalt (ordentlich oder außerordentlich) und welcher Flussrichtung (Einnahme oder Ausgabe) ein Gebarungsfall zuzurechnen ist. Die Verwendung eines Haushaltshinweises ist mit der neuen VRV nur mehr freiwillig vorgesehen.

Erfolgswirksame Buchungen

Die bisherige Trennung in eine Soll-Buchung (bei Entstehung eines Anspruchs) und Ist-Buchung (bei Zahlungswirksamkeit) wird in ähnlicher Form beibehalten. Wird nun beispielsweise Grundsteuer vorgeschrieben, so entsteht auf dem Konto 831 ein Abgabenertrag und gleichzeitig eine Abgabenforderung (Debitor). Bezahlt der oder die Abgabenschuldner/in die Abgaben, wird die Forderung abgebaut und der Zahlungseingang verbucht. Nimmt die Gemeinde eine Leistung in Anspruch und erhält eine Rechnung dafür, so entsteht ein Aufwand und eine Verbindlichkeit (Kreditor) wird aufgebaut. Die Verbindlichkeit wird wiederum bei der Zahlung abgebaut. Für die korrekte Darstellung der Forderungen und Verbindlichkeiten im Rechnungsabschluss ist also sicherzustellen, dass im Prozess der Verbuchung zwischen der Entstehung eines Ertrags bzw. Aufwands und der Zahlung unterschieden wird. Hier können sich auch Auswirkungen auf die interne Organisation der Gemeinde ergeben. Wenn bislang Gebarungsfälle bei der Zahlung sowohl Soll als auch Ist gebucht wurden, so muss nun eine Umstellung erfolgen. Der Prozess des Rechnungslaufs muss gegebenenfalls angepasst werden, sodass die Verbuchenden die Rechnung oder Vorschreibung immer bereits vor der Zahlung erhalten.

Umgang mit Anlagenzugängen

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Bereich der Anlagenverrechnung erhalten. Vermögensgegenstände, welche der Gemeinde langfristig zur Verfügung stehen, sind dem Anlagevermögen zuzuordnen und damit auf einem Konto der Kontenklasse 0 zu verbuchen. Der Zugang einer Anlage ist dann zu verbuchen, wenn das

wirtschaftliche Eigentum auf die Gemeinde übergegangen ist. Der Zeitpunkt der Zahlung ist für die Aufnahme der Anlage in das Anlagevermögen nicht maßgeblich. Wird also beispielsweise ein neuer Unimog für den Bauhof angeschafft, so ist dieser auf dem Konto 040 zu verbuchen, sobald die Bauhofbediensteten ihn wie Eigentümer nutzen können. Wenn die Zahlung noch nicht geflossen ist, dann entsteht eine Verbindlichkeit, bis die Zahlung geleistet wurde. Für den Rechnungsabschluss bedeutet dies, dass alle Anlagen, über die bereits verfügt wird, im Anlagevermögen aufscheinen. Eine Ausnahme stellen geringwertige Anlagegüter dar. Anlagegegenstände, welche einen Betrag von 800 Euro1 nicht übersteigen, werden nicht auf Konten der Kontenklasse 0, sondern auf Konto 400 erfolgswirksam verbucht.

Schulden

Die Verrechnung von Schulden erfolgt im Wesentlichen wie im alten System. Wird ein Darlehen aufgenommen, so sind zum Zeitpunkt des Mittelzuflusses die entsprechenden Konten der Kontenklasse 3 heranzuziehen. Wird beispielsweise bei dem örtlichen Finanzinstitut ein Darlehen aufgenommen, so ist das Konto 346 mit einer Einzahlung zu versehen. Tilgungen werden zum Zeitpunkt des Abflusses ebenfalls auf dem entsprechenden 3-er Konto verbucht. Für Zinsen ist wie auch bisher das erfolgswirksame Konto 650 vorgesehen.

Transfers

Für die laufende Verbuchung von Transfers ist die Unterscheidung zwischen Kapitaltransfers und laufenden Transfers wesentlich. Erhaltene und geleistete laufende Transfers sowie geleistete Kapiteltransfers stellen erfolgswirksame Gebarungsfälle dar und werden gemäß VRV 2015 in jenem Jahr verbucht, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind. Sollte eine solche Zuordnung nicht möglich sein, so ist der Zeitpunkt des Zu- bzw. Abflusses maßgeblich. In der Pra-

1 Eine entsprechende Empfehlung wurde vom

VR-Komitee veröffentlicht. Siehe dazu: https:// www.bmf.gv.at/themen/budget/finanzbeziehungen-laender-gemeinden/vrv-2015.html

Abbildung 1: Die Verrechnung von laufenden Gebarungsfällen

Sachverhalt Kontenklasse Verbuchung

Anlagenzugänge 0 Sobald wirtschaftliches Eigentum vorliegt

Darlehenszugang 3 Bei Mittelzufluss

Tilgungen 3 Bei Mittelabfluss

Erhaltene Kapitaltransfers 3 Bei Mittelzufluss (Ausnahme KPC- Zuschüsse)

Vorratseinkauf 4 Aufwand in jenem Jahr, dem die Leistung wirtschaftlich zuzurechnen ist

Personalaufwand 5

Verwaltungs- und Betriebsaufwand 6 oder 7 Aufwand in jenem Jahr, für das die Gegenleistung für die Dienstleistung der Bediensteten erfolgt Aufwand in jenem Jahr, dem die Leistung wirtschaftlich zuzurechnen ist

Erträge 8 Ertrag in jenem Jahr, dem er wirtschaftlich zuzuordnen ist

Quelle: KDZ/Mazars Austria 2020.

xis wird eine Aufnahme des Transfers oftmals erst bei Zahlungsfluss erfolgen. Eine vorherige Aufnahme wäre denkbar, wenn es bereits eine rechtlich durchsetzbare Zusage gibt. Erhaltene Kapiteltransfers sind nicht erfolgswirksam darzustellen, sondern auf den entsprechenden Konten der Kontenklasse 3. Ein Landeszuschuss für einen Vermögenszugang wird demnach auf Konto 301 abgebildet. In der Praxis wird die Aufnahme zum Zeitpunkt der Zahlung erfolgen. Eine Ausnahme stellen KPCZuschüsse dar. Auf KPC-Zuschüsse wird im Beitrag Anlagevermögen, Investitionen und deren Finanzierung (Seite 14) näher eingegangen. Für Bedarfszuweisungsmittel bzw. GAFMittel sind die landesspezifischen Vorgaben zu beachten.

Spezialfälle

In einigen Bereichen können sich durch die VRV 2015 neue Herausforderungen ergeben. So ist im Bereich des Leasings zu prüfen, ob es sich bei den Leasingverhältnissen der Gemeinde um Operating Leasing oder Finanzierungsleasing handelt. In der Praxis hat es sich als am einfachsten erwiesen, die Leasinggesellschaften um Bekanntgabe zu bitten, ob die geleasten Gegenstände in der Bilanz der Leasinggesellschaft aufscheinen. Ist dies der Fall, handelt es sich um Operating Leasing. Die laufenden Leasingraten sind dann auf dem Konto 705 zu verrechnen. Sollte der Gegenstand nicht in der Bilanz des Leasinggebers aufscheinen, ist der Gegenstand im Vermögen der Gemeinde darzustellen. Gleichzeitig ist eine Leasingschuld auf dem Konto 310 auszuweisen. Die laufenden Leasingzahlungen sind dann mit dem Tilgungsanteil der Rate auf dem Konto 310 und mit dem Zinsanteil auf dem Konto 651 abzubilden.

Verbuchung in der Praxis

Die gängigen kommunalen Buchhaltungsprogramme ermöglichen, dass die laufenden Buchungen auf ähnliche Weise wie bisher durchgeführt werden können. Erforderliche Gegenbuchungen werden dann im Hintergrund abgewickelt. Lediglich bei Abschlussbuchungen (Rückstellungen, Vorratsbewertungen usw.) müssen neue Buchungsschritte erfolgen.

Wichtig ist, dass die neuen Konten der Anlage 3b herangezogen werden. In einigen Bereichen wurden Änderungen durchgeführt. So sind beispielsweise Mieterträge nicht mehr auf dem Konto 824, sondern auf Konto 811 darzustellen. Hinweise auf Kontenänderungen finden sich im aktuellen Kontierungsleitfaden des KDZ2 .

2 Maimer u. a., KDZ Kontierungsleitfaden 2018 für Gemeinden und Gemeindeverbände lt. VRV 2015.