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Überleitungen vom Rechnungsabschluss 2019 auf 2020
Michael Dessulemoustier-Bovekercke (Mazars)
Die im Zuge der Eröffnungsbilanz erfassten Abgrenzungen aus 2019 sind im Rechnungsabschluss 2020 wieder aufzulösen. Es ist daher bei der Erstellung des Rechnungsabschlusses 2020 zu prüfen, welche Teile der Abgrenzungen vom 01.01.2020 das Jahr 2020 betreffen und daher entsprechend aufzulösen sind. Die Auflösung erfolgt durch eine Ausbuchung der Abgrenzungen in den jeweiligen Ertrags- oder Aufwandskonten. Ebenso muss das Ergebnis 2019 entsprechend in das neue Rechnungswesen der VRV 2015 übertragen werden.
Verwendung der Abgrenzungen zum 01.01.2020
Der Rechnungsabschluss zum 31.12.2019 der Gemeinden war der letzte, der nach den Bestimmungen der VRV 1997 erstellt wurde. Seit 01.01.2020 erfolgt das Rechnungswesen nach den Bestimmungen der VRV 2015. Um die Salden im Ergebnishaushalt 2020 periodenrein auszuweisen, müssen nach der VRV 2015 Erträge und Aufwendungen in jener Periode dargestellt werden, zu der sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Diese Abgrenzungen zum 31.12.2019 wurden daher über Rechnungsabgrenzungsposten, sonstige Forderungen oder sonstige Verbindlichkeiten vorgenommen.
Schließliche Reste zum 31.12.2019
Im Zuge der Erstellung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2020 wurden die schließlichen Reste zum 31.12.2019 über einzelne Debitoren- oder Kreditorenkonten erfasst. Der sich daraus ergebende Saldo sollte sich durch die laufenden Buchungen im Jahr 2020 aufgelöst haben. Sollte eine Erfassung auf einen Kreditoren- oder Debitorenkonto nicht möglich gewesen sein, dann wurde die Überleitung in das Rechnungswesen 2020 über folgende Kontogruppen vorgenommen: • 283 sonstige kurzfristige Forderungen • 287 sonstige kurzfristige Forderungen (nicht voranschlagswirksame Gebarung) • 334 sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten
Beispiel 1: Die Gemeinde erhielt für eine im Dezember 2019 bezogene Dienstleistung erst Ende Jänner 2020 die entsprechende Rechnung über 6.000 Euro. Diese Ausgabe war eigentlich im Jahr 2019 bereits budgetiert.
Damit es zu keinen unkorrekten Darstellungen kommt, sollte dieser Aufwand als schließlicher Rest im Jahr 2019 erfasst worden sein und damit budgetkonform und auch zeitlich konform im Rechnungsabschluss 2019 ausgewiesen worden sein. Im Jahr 2020 findet sich dann nur mehr die entsprechende Auszahlung im Finanzierungshaushalt, nicht jedoch der Aufwand im Ergebnishaushalt.
Nur durch diese Vorgangsweise ist sichergestellt, dass der Aufwand oder der Ertrag im Jahr 2019 erfasst wurde und keine nochmalige Erfassung aufgrund der Zahlung im Jahr 2020 erfolgt.
Rechnungsabgrenzungen zum 31.12.2019
Die Rechnungsabgrenzungsposten wurden in der Eröffnungsbilanz bei eigenen Vorauszahlungen aktivseitig und bei fremden Vorauszahlungen passivseitig dargestellt. Der Anwendungsbereich besteht vor allem in Zusammenhang mit Dauerschuldverhältnissen (z. B. bei Miet- und Pachtverhältnissen) und reinen Periodenverschiebungen aufgrund des Auseinanderfalls des Zeitpunktes des Aufwands und der Zahlung. Zu jedem Jahresstichtag ist eine zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen vorzunehmen, wenn deren Wert die Grenze von 10.000,00 Euro überschreitet (pro Geschäftsfall).
Ausgaben vor dem 31.12.2019, die einen Aufwand im Jahr 2020 darstellen, sind als aktive Rechnungsabgrenzungen auszuweisen.
Beispiel 2: Der Gemeinde werden am 01.10.2019 die Jahresprämien für die eigenen Kraftfahrzeuge vorgeschrieben. Die Versicherungsdauer der Vorschreibung umfasst den Zeitraum 01.10.2019 bis 30.09.2020. Die Prämien werden am 1.10.2019 vom Girokonto der Gemeinde abgebucht.
Da ein Teil des erfassten Aufwands Zeiträume nach dem Stichtag 31.12.2019 (des Finanzjahres) betrifft, ist der anteilige Aufwand für den Zeitraum 01.01.2020 bis 30.09.2020 über eine aktive Rechnungsabgrenzung vom laufenden Aufwand abzugrenzen. Es wurden daher 9/12 des Aufwands abgegrenzt und als aktive Rechnungsabgrenzung eingebucht.
Bei den passiven Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um Einzahlungen vor dem 31.12.2019 in jenem Ausmaß, in dem die Gemeinde erst im Jahr 2020 die entsprechende Leistung erbringen wird. Beispiel 3: Die Gemeinde schreibt am 01.09.2019 die Miete für 1 Jahr für die Nutzung im Veranstaltungszentrum an den örtlichen Sportverein in Höhe von 18.000 Euro vor. Pro Monat ergibt sich daher ein anteiliger Betrag von 1.500 Euro.
Der Anteil des Entgeltes, welches nicht dem Geschäftsjahr 2019 zuzuordnen ist (8 von 12 Monaten), somit 12.000 Euro ist als passive Rechnungsabgrenzung in der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2020 ausgewiesen.
Übertrag des Ergebnisses 2019 in das Geschäftsjahr 2020
Durch die Einführung der VRV 2015 ist seit 01.01.2020 die Darstellung von „buchhalterischen“ Überschüssen und Fehlbeträgen wie bisher im ordentlichen und außerordentlichen Haushalt nicht mehr möglich und damit fehlt auch die Möglichkeit, Ist-Fehlbeträge durch Soll-Einnahmen in Folgejahren auszugleichen. Bis 2019 durften ordentliche Ausgaben nicht durch außerordentliche Einnahmen gedeckt werden. Ein Abgang, der aus ordentlichen Einnahmen nicht mehr gedeckt werden konnte, musste im Rechnungsabschluss ausgewiesen werden und war spätestens im Voranschlag des zweitnächsten Finanzjahres zu veranschlagen und damit auszugleichen. Ein Überschuss war ebenso im zweitnächsten Finanzjahr zu verwenden.
Der Ist-Fehlbetrag 2019 wäre somit durch eine Einnahmenbuchung, Einnahme-Soll und Einnahme-Rest, auszugleichen und spätestens im zweitnächsten Jahr abzudecken gewesen. Durch den gänzlichen Wegfall von Soll- und Ist-Buchungen in der VRV 2015 kann daher ein Ausgleich der Überschüsse und Fehlbeträge, die sich bis 31.12.2019 kumuliert haben, nicht mehr erfolgen. Wie wird aber nun sichergestellt, dass alle bisherigen Überschüsse und Fehlbeträge nicht einfach mit 01.01.2020 „verschwinden“?
Grundsätzlich gehen alle bisherigen Ergebnisse im Saldo der Eröffnungsbilanz auf und die Gemeinde beginnt sozusagen bei der Messung der kumulierten Jahresergebnisse bei Null.
Im Bereich des ehemaligen außerordentlichen Haushalts besteht aber auch in Zukunft durch die Schaffung des Investitionsnachweises die Möglichkeit, buchhalterische Überschüsse und Fehlbeträge auszuweisen, zu budgetieren und bei mehrjährigen Vorhaben in Folgeperioden zu übernehmen. Hierbei ist aber zu beachten, dass eine Erfassung wie bisher zu Verwerfungen führen könnte. Die Erfassung einer „Soll“-Einnahme für nicht gedeckte außerordentliche Ausgaben ist nur logisch, wenn die bisherige Finanzierung des Fehlbetrags aus internen Quellen (inneres Darlehen) gekommen ist. Bei tatsächlichem Zufluss dieser Soll-Einnahme kann diese innerbetriebliche Forderung durch Zahlung der innerbetrieblichen Verbindlichkeit ausgeglichen werden.
Ein Ist-Fehlbetrag im ordentlichen Haushalt des Jahres 2019, der nicht mehr durch die Auflösung von Reserven gedeckt werden kann, verminderte hingegen die bestehenden liquiden Mittel, da ja die Ausgaben bereits getätigt wurden. Durch die Minderung der liquiden Mittel wird auch logisch das Nettovermögen per 01.01.2020 vermindert, wodurch der Gemeinde konsequenterweise auch weniger Vermögen für die Zukunft zur Verfügung steht.
Ein Ist-Überschuss im außerordentlichen oder ordentlichen Haushalt sollte in Form einer Rücklage in die Zeit der VRV 2015 übertragen werden. Dadurch wird im Rechnungswesen transparent dargestellt, dass der Überschuss an liquiden Mitteln, der im Jahr 2019 geschaffen wurde, in Form dieser liquiden Mittel durch die Darstellung einer Rücklage mit Zahlungsmittelreserve auch für die Zukunft zur Verfügung steht.
Von einer Erfassung von Soll-Einnahmen und Soll-Ausgaben, d. h. von einer Erfassung im (Nachtrags-)Voranschlag wie in der Vergangenheit, ist abzuraten, da dadurch die jeweiligen Fehlbeträge und Überschüsse zweimal – einmal in 2019 und ein zweites Mal im Rechnungsabschluss 2020 – enthalten sind.
