04 La politique d'accueil

La politique d'accueil couvre différents aspects. La présentation de la nouvelle recrue aux collègues et à son supérieur hiérarchique, par exemple, est un moment crucial. La première impression fait la différence. Une politique d'accueil décrit clairement tout le trajet à parcourir par un nouveau collaborateur. Dans votre procédure d'accueil, vous déterminez toutes les personnes qui contribuent à cet accueil et leurs responsabilités respectives.

Pour commencer, la réglementation impose aux employeurs toute une série d'obligations en matière d'accueil. (Voir le chapitre 2, La réglementation) Elles s'appliquent à tous les travailleurs, donc par exemple également aux stagiaires. Concrètement, vous avez la responsabilité (obligatoire), en votre qualité d'employeur, d'assurer l'accueil, l'encadrement, l'information et la formation de chaque travailleur.

Le qui et le quoi de la politique d'accueil Il est préférable d'annoncer l'arrivée de tout nouveau collaborateur à votre personnel actuel et, en tout cas, à son supérieur hiérarchique direct. Vous convenez précisément des personnes chargées de donner les informations nécessaires au nouveau collaborateur. La fonction, le poste de travail et les méthodes de travail de l'organisation doivent y être abordés.

Les thèmes de votre politique d'accueil se classent en trois catégories :

- Le niveau opérationnel vise les matériels et connaissances dont il faut disposer pour pouvoir bien effectuer son travail ;

- Le niveau social traite des relations à construire avec les collègues, du sentiment d'être bien accueilli comme un nouveau maillon important de l'organisation ;

- Le niveau stratégique concerne la vision, les buts, la structure et la mission de l'entreprise.

Durant toute la phase d'onboarding ou la période d'accueil, il faut prêter l'attention nécessaire à chacun de ces thèmes. Vous déterminez vousmême qui se charge de leurs différents aspects. Vous pouvez déléguer l'organisation de l'accueil à un dirigeant dans votre entreprise. L'encadrement du nouveau travailleur peut être confié à un autre travailleur expérimenté. (Voir le chapitre 10, Parrainage et marrainage)

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Quelques conseils pratiques L'onboarding commence dès le preboarding ou à la transmission préalable d'informations importantes. Vous pouvez les communiquer via une brochure, un e-mail ou une application (à développer). Aujourd'hui, il ne manque pas d'outils et d'applications pour vous aider dans cette démarche. (Voir le chapitre 11, La brochure d'accueil) Ces moyens vous permettent de répondre déjà à de nombreuses questions émanant du nouveau travailleur.

Une bonne idée est d'établir une liste de collègues auxquels le nouveau collaborateur peut s'adresser pour tel ou tel sujet. La nouvelle recrue pourra ainsi se retrouver plus facilement dans votre organisation. Le nouveau collaborateur doit aussi avoir le temps et la marge de manœuvre nécessaires pour nouer des contacts.

Lui permettre, à différents moments, de faire la connaissance de ses collègues est très utile pour avoir une bonne vue d'ensemble de l'organisation et du fonctionnement des différentes équipes. Vous pouvez convenir avec le nouveau travailleur s'il préfère que cela passe en groupe ou avec chaque personne individuellement.

Le travailleur doit également être informé des tâches du service interne ou externe pour la prévention et la CONSEIL // Liberform vous fournit, ci-joint, une liste de contrôle pratique, un récapitulatif de toutes les étapes à suivre au démarrage d'un nouveau collaborateur. Il importe à cet égard de bien choisir le responsable de l'accueil du nouveau collègue pour que ce dernier vive cette période comme une expérience positive.

protection au travail. Veillez à ce qu'il connaisse les conseillers en prévention à qui il peut s'adresser.

En votre qualité d'employeur, vous devez avoir la preuve écrite, signée par vous (ou un supérieur hiérarchique) et par le nouveau travailleur, que ce dernier a reçu toutes les informations nécessaires. Vous devez conserver ce document dans le dossier de membre du personnel du collaborateur.

Un accueil qui ne se passe comme il se doit peut avoir des conséquences défavorables. Le nouveau collaborateur sera, dès le début, moins impliqué, moins productif et moins satisfait. Un mauvais accueil peut conduire à une hausse de la rotation du personnel, à plus d'absentéisme, à des charges plus élevées pour l'entreprise.

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À TITRE D'INSPIRATION

Une fois engagés, les nouveaux collaborateurs de KPMG sont accueillis et intégrés conformément au principe des « Four C’s » : Compliance, Clarity, Culture and Connection. Lorsqu’un nouveau collaborateur est embauché, le processus d’accueil et d’intégration global (« onboarding ») est engagé.

Compliance a pour but de communiquer au nouveau venu des informations relatives à l’entreprise ainsi que divers renseignements pratiques. Dans ce cadre, KPMG prévoit que tout nouveau collaborateur peut au préalable télécharger l’application « Bienvenue » qui le guide jusqu’au premier jour de son entrée en service et qui le « garde en condition » pour l’emploi et l’entreprise qu’il intégrera.

Clarity veille à ce que le nouveau collaborateur reçoive des instructions claires sur son nouvel emploi ainsi que sur ce qui est attendu de lui. La journée générale d’onboarding de KPMG constitue une première introduction des nouvelles recrues au sein de l’entreprise et marque leur entrée en fonction. Chez KPMG, les valeurs – Culture – et les contacts sociaux avec les collègues – Connection – sont incarnés par un Buddy, un parrain ou une marraine qui accompagne le nouveau collaborateur dans ses contacts avec les autres. Le Buddy informe son nouveau collègue des valeurs et normes formelles comme informelles.

Durant les premiers mois, le nouveau collaborateur suit un processus lors duquel il lui est demandé de se remettre en question, de se développer et de relever des défis en permanence. Ce processus se poursuit d'ailleurs après l'onboarding à l'aide des outils de développement que KPMG a développés.

Le Performance Manager accompagne le nouveau venu et examine son développement personnel dans l’environnement de travail. L’équipe des ressources humaines assure, en concertation avec le buddy et le Performance Manager, les entretiens de suivi afin de rester informée de la manière dont le nouveau collaborateur se comporte dans l’environnement de travail.

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KPMG TRANSPOSÉ À LA PME

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de KPMG pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Un encadrement d'une telle ampleur est-il vraiment nécessaire pour mener une bonne politique d'accueil ?

En accordant toute l'attention nécessaire à la politique d'accueil, vous posez les fondations d'une bonne collaboration ultérieure. Cela implique de bien informer le nouveau venu, dès le début, sur le fonctionnement de l'entreprise afin de lui épargner toute (mauvaise) surprise par la suite. Ce faisant, les attentes des deux parties peuvent s'accorder clairement. Un courriel informatif envoyé la semaine précédant l'entrée en service du nouveau collaborateur peut suffire. Un entretien informel préalable aussi.

Une journée de présentation est plutôt destinée à une grande organisation, mais un déjeuner réunissant toute l'équipe au cours de la première semaine de travail du nouveau collaborateur, pourquoi pas ? Cela peut grandement faciliter la collégialité des relations futures. Commandez des sandwichs pour tout le monde et réservez au nouveau venu un accueil chaleureux.

La désignation d'un parrain ou d'une marraine contribue aussi à la qualité de l'expérience du nouveau collaborateur. Il dispose ainsi d'un interlocuteur, d'un guide à qui il peut adresser toutes ses questions utiles (et même inutiles).

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À TITRE D'INSPIRATION

Les valeurs d’entreprise de Norgay Accountants expriment « qui nous sommes » et « ce que nous défendons ». Voici, de manière succincte, ce qui caractérise Norgay Accountants et ce qui l'unit : Delighted Customers, Empowered Team, Going the Extra Mile, Future Proof, Trust-Worthy, Social Proof. Les collaborateurs sont toujours et partout des ambassadeurs. Pour eux, tout est possible et ils repousseront volontiers leurs limites pour vous servir. Les collaborateurs peuvent toujours soumettre des talents particuliers ou des initiatives originales, orientées sur l’avenir, mais aussi, à caractère social et communautaire. Par exemple, chaque année, les collègues sont présents ensemble pour le lancement de l’événement sportif « Inclusieve Vijfkamp » à Gooik, une activité de teambuilding où les gens avec ou sans handicap se mesurent dans cinq disciplines d'athlétisme.

Un facteur « 3F » élevé (Fun-Fit-Feel good) protège les collaborateurs, en toutes circonstances. Fun est le catalyseur de la dynamique Norgay. Il y règne une ambiance professionnelle, mais décontractée et amicale. On y travaille dur et de manière efficace, mais on y réserve aussi du temps au sport, à la détente et au plaisir. L'entreprise accorde une grande importance au bienêtre de ses collaborateurs au travail. C’est positif pour les collaborateurs eux-mêmes, mais ce positivisme est ensuite également transmis aux clients. Dans cette optique, Norgay organise des activités de cohésion de groupe amusantes et émaillées de défis. Ses collaborateurs sont également libres de proposer leurs idées. D’autre part, afin de jauger la satisfaction du personnel interne, nous menons chaque année une enquête de satisfaction en collaboration avec le service de prévention externe.

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NORGAY ACCOUNTANTS TRANSPOSÉ POUR VOUS

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Norgay Accountants, qui se situe dans la catégorie des 5 à 9 travailleurs, pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

En créant une ambiance ouverte au travail, tout le monde peut s'épanouir de manière optimale. Si les valeurs de votre entreprise sont clairement exposées, les collaborateurs peuvent s'en inspirer pour prendre des initiatives innovantes. Vous pouvez donc établir une liste de ces valeurs et des pratiques que vous appréciez particulièrement. Par exemple : nous traitons les collègues et les clients avec respect...

Une brochure d'accueil courte et concise permet de transmettre ces valeurs et pratiques à vos nouveaux collaborateurs dès leur entrée en service.

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