11 Le premier jour de travail

La première journée de travail d'un nouveau collaborateur peut être envisagée de différentes manières. Vous voulez qu'il fasse connaissance d'emblée avec tout le bureau ? Ou préférez qu'il s'habitue d'abord tranquillement à son nouvel environnement de travail ? Nous vous donnons ci-dessous quelques conseils pour la première journée d'un travailleur.

Jour d'accueil Pour les premiers pas du nouveau collaborateur, une bonne idée est de lui présenter tous les membres du bureau. Vous pouvez l'organiser le matin, par ex. durant une sorte de « speed-dating » ou une pause café. Vous apprenez ainsi à vous connaître de manière ludique. Cet accueil bon enfant a le don de mettre à l'aise le nouveau collaborateur. Tout le monde a l'habitude de déjeuner à l'extérieur ? Organisez un lunch pour toute l'équipe pour que chaque membre se sente associé aux débuts de la nouvelle recrue.

Ces petits détails contribuent grandement à l'enthousiasme et à la motivation du collaborateur.

Paquet starter ou boîte de bienvenue Prévoyez un paquet starter lorsque le nouveau collaborateur prend place à son bureau. Mettez-y un stylo, une latte, une agrafeuse, un bloc-notes... pour que le collaborateur sente d'emblée qu'il est attendu.

Une autre possibilité, dans le cadre du « preboarding », est de préparer une boîte de bienvenue (un « welcome pack »). Dès qu'un candidat a signé son contrat, vous pouvez faire livrer à son domicile un tel coffret avant son premier jour de travail. Vous pouvez y glisser différents accessoires : une tasse à son nom, un stylo à bille, un plumier, un carnet de notes, etc.

Vous en trouverez un bel exemple sur le site web de Vandelanotte Accountancy.

App ou outil en ligne Vous aussi, vous êtes fan des derniers gadgets et voulez attirer un groupecible jeune ? Une app dédiée à l'onboarding est une idée à creuser. Il en existe déjà plusieurs sur le marché. (Appical, Smart Onboarding, Talmundo, Speakap…). Vous en déterminez le contenu : utilisez des vidéos, des listes de contrôle, des quiz, des exercices et réservez ainsi au nouveau collaborateur un accueil interactif.

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À TITRE D'INSPIRATION

Chez Van Havermaet, l’onboarding (processus d’accueil et d’intégration) dure environ un an. À l’issue de cette année, Van Havermaet espère que le nouveau « maet » (NDT : collaborateur de Van Havermaet) est correctement intégré.

Le premier jour de travail est entièrement dédié à l’information et à l’accueil. Dans un premier temps, le nouveau collaborateur reçoit des informations relatives à son contrat, ses assurances, le code vestimentaire… Il dispose de temps pour faire connaissance avec l’équipe et la direction.

Les nouvelles recrues sont parrainées et accompagnées dans leur processus d’intégration sociale durant un an. D’autre part, chaque mois, un lunch de parrainage est organisé pour tous les nouveaux venus et leurs parrains/marraines.

Après six mois, les nouveaux collaborateurs sont évalués. Le bilan du fonctionnement du collaborateur et des résultats obtenus durant le premier semestre est dressé.

Bien que l’accueil soit déjà relativement bien orchestré, Van Havermaet souhaite encore le porter à un niveau supérieur : Onboarding 2.0. Le cabinet travaille dur, actuellement, à l’élaboration d’une nouvelle politique reposant sur quatre piliers : Connection, Culture, Compliance et Clarification. La nouvelle politique d’onboarding veillera à ce que les nouveaux collaborateurs puissent plus rapidement boucler la procédure pratique et administrative nécessaire (Compliance), se sentir liés au cabinet (Connection), être intégrés (Culture) et trouver leurs marques au sein de leur fonction et de l’équipe (Clarification) ; l’objectif est d’atteindre de meilleures performances ainsi qu’un pourcentage de rétention accru. L’onboarding débutera plus tôt, dès la procédure de recrutement. À l’heure actuelle, l’accent est encore trop porté sur la première semaine de travail.

Pour ce faire, Van Havermaet passe sur le gril certaines actions de la politique d'accueil actuelle pour les adapter au besoin. Van Havermaet va par ailleurs mettre en place un onboarding numérique. Le cabinet a récemment lancé sa propre plate-forme de communication (« Mensenkenners », les Connaisseurs de l’âme humaine). Outre sa

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vocation de « community building », l’application permet aussi de numériser l’accueil. Tout le contenu peut être présenté de manière visuelle, attrayante et ludique par le biais de messages vidéos, d’illustrations et de gamification.

VAN HAVERMAET TRANSPOSÉ POUR VOUS

Le secteur des professions libérales relevant de la CP 336 est constitué à 85 % de PME employant un à cinq travailleurs. Nous examinons pour vous comment transposer les mesures inspirantes de Havermaet pour qu'elles soient également opérantes sur un lieu de travail plus restreint.

Un encadrement d'une telle ampleur est-il vraiment nécessaire pour mener une bonne politique d'accueil ?

Non, mais la première journée de travail d'un nouveau collaborateur reste bel et bien cruciale. Les premières impressions du fonctionnement de l'entreprise, des nouveaux collègues... Il importe que le nouveau collègue ait ces impressions, mais il est encore plus important qu'il les retienne.

Tout le monde se présente personnellement, explique ce qu'il fait dans l'entreprise et les autres responsabilités qu'il exerce éventuellement. Ces échanges peuvent avoir lieu de manière informelle, par ex. lors d'un déjeuner de l'équipe. Ou cela peut se passer par écrit : demandez à chacun de rédiger pour le nouveau collègue un petit mail de bienvenue dans lequel il/elle explique sa fonction et se présente brièvement. Cette méthode a également prouvé son efficacité.

Dans cette brochure, nous l'avons souligné à plusieurs reprises : l'encadrement fourni par un parrain et une marraine a une incidence très positive sur le fonctionnement d'un nouveau collaborateur. Développer des apps ou sa propre plateforme ne s'avère pas toujours nécessaire. Un collègue peut très bien guider le nouveau collaborateur pour autant qu'il dispose de la marge de manœuvre et du temps à cette fin.

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