10 La brochure d'accueil

Un nouveau collaborateur doit pouvoir retrouver rapidement certaines informations présentées de manière claire et exhaustive. Certes, le règlement de travail mentionne certainement la plupart des modalités nécessaires, mais la lisibilité de ce type de document laisse à désirer. D'où, l'intérêt de la brochure d'accueil.

La brochure d'accueil contient des informations sur les aspects pratiques du travail dans votre organisation. Pensez aux mesures de sécurité, aux répertoires téléphoniques, au règlement des congés (vacances), au règlement des absences pour maladie, à la pause de midi, etc. Vous pouvez également y commenter votre mission et votre vision.

Vous pouvez concevoir la brochure d'accueil comme un guide, par exemple : la manière de prendre les appels téléphoniques, les personnes à qui il faut transférer les appels pour tel ou tel sujet, le mode de traitement de certains dossiers...

Une brochure d'accueil donne également au nouveau collaborateur le sentiment d'être le bienvenu et est un bon moyen de préciser les attentes de part et d'autre. La brochure d'accueil est donc un outil très utile pour souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues. Au cours des premiers jours de son entrée en service, le nouveau collaborateur doit assimiler en effet d'innombrables informations. En ayant la brochure d'accueil sous la main, il peut en garder la maîtrise.

Pour l'organisation elle-même, une brochure d'accueil offre aussi des avantages. Elle accélère l'intégration du nouveau collaborateur qui devient ainsi opérationnel plus rapidement. Et la brochure d'accueil est un bon fil conducteur pour toute la procédure d'accueil.

Veillez à ce que votre brochure d'accueil soit un document d'un accès aisé. Elle se révèlera d'une aide très précieuse pour accueillir une personne ayant un autre background culturel et/ou linguistique. Une bonne manière de rendre une brochure d'accueil très lisible est d'y insérer des illustrations ou des pictogrammes pour désigner ces différentes parties. Ses lecteurs la comprendront et la feuilletteront encore plus aisément.

Mais comment structurer la brochure d'accueil ?

Exemple d'un contenu éventuel d'une brochure d'accueil : • Mot de bienvenue : quelques lignes de votre plume, en votre qualité

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d'employeur, éventuellement un texte d'autres collègues, qui exprime d'emblée l'engagement et l'intérêt à l'égard des nouveaux venus.

• Des informations sur l'entreprise : sa mission et sa vision, un bref historique et un descriptif clair de ses objectifs.

• Qui est qui ? Un organigramme avec un aperçu des différent(es) services et/ou personnes et leurs liens de collaboration. La répartition des tâches au sein du personnel, l'aperçu et les coordonnées du management et du service du personnel ; les numéros de téléphone des acteurs importants...

• Le règlement de travail et, éventuellement, la recommandation de non-discrimination : version abrégée du règlement de travail avec éventuellement des éclaircissements (le règlement de travail complet peut être joint en annexe), des explications sur le souci de la diversité au travail, une référence au code de non-discrimination, etc.

• Temps de travail : un aperçu des horaires de travail officiels, des éventuels horaires flottants, la procédure relative aux heures supplémentaires, la prise de « ponts » (jours de congé), les jours de congé, les pauses, etc.

• Politiques diverses : les règles sur l'usage privé des téléphones ou des ordinateurs. Pour que chacun sache ce qui est permis ou non et les sanctions à la clé.

• Sécurité : les consignes relatives à la sécurité, notamment incendie et la procédure des Premiers soins.

• Maladie ou accident du travail : la procédure en cas de maladie, comment transmettre un certificat médical, à qui s'adresser en cas d'accident du travail...

• Règles pratiques : un plan mobilité avec des conseils de trajet, des informations sur l'accessibilité en transports en commun, le covoiturage, le parking ou le garage des vélos, la voiture de société...

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• Avantages extralégaux : l'aperçu des avantages extralégaux comme le règlement de l'assurance groupe, hospitalisation et invalidité ; les chèques-repas, la prime liée au résultat...

• Activités du personnel : les règles relatives à la pause de midi, les habitudes au déjeuner (où, quand et avec qui on déjeune), l'organisation d'une sortie annuelle avec l'entreprise, la fête de la Saint-

Nicolas, la réception du Nouvel an, les attentions prévues aux anniversaires... • Possibilités de formations : les prestataires avec qui vous collaborez à cet effet, les formations que le travailleur peut et doit suivre, l'interlocuteur à qui on peut s'adresser à ce sujet...

• Informations du service/ responsable RH : à qui on peut adresser les questions liées au personnel, la grossesse...

• Communication : les interlocuteurs, la liste

Une brochure d'accueil n'est pas une copie du règlement de travail, mais les deux documents peuvent contenir des informations qui se recoupent. Restez concis dans la brochure d'accueil et référez-vous au règlement de travail pour les détails.

Utilisez un langage simple afin que la brochure d'accueil soit compréhensible pour tout le monde. Des informations visuelles sont mieux retenues que du texte écrit. Et ces illustrations permettent aussi de surmonter la barrière de la langue pour des nouvelles recrues allophones. Choisissez des photos du lieu de travail, des pictogrammes, des dessins... Si, pour les collaborateurs allophones, ces illustrations sont indispensables, elles rendent également la lecture de la brochure d'accueil plus efficace pour tout le monde.

Une brochure d'accueil doit être structurée clairement, concise et pratique.

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