09 Parrainage et marrainage

Le parrainage/marrainage est un concept toujours plus en vogue. En quoi consiste-t-il au juste ? Et comment l'organiser ?

Pourquoi le parrainage/marrainage ? Il convient tout d'abord de désigner un responsable de l'organisation de l'accueil. De cette façon, le nouveau collaborateur dispose d’une personne de contact assignée. Quelqu’un qui peut le suivre et tirer la sonnette d’alarme si nécessaire. Ce suivi permet déjà d’accélérer le processus d’apprentissage et d’intégration.

Intégrer un parrain ou une marraine dans votre politique d'accueil présente différents avantages. Cette désignation facilite l'intégration du nouveau collaborateur, augmente sa motivation et améliore son employabilité et sa productivité. Elle favorise l'apprentissage progressif au sein de l'organisation et permet ainsi à la nouvelle recrue de démarrer en ayant l'esprit tranquille. Le fait même d’avoir un parrain ou une marraine peut aussi être gratifiant en soi, et ce rôle permet de continuer à réfléchir ensemble dans l’intérêt de l’organisation.

Le recours au parrainage et au marrainage s'avère une méthode très efficace pour s'assurer que le nouveau collaborateur se sente bienvenu. Il n'est pas nécessaire d'en faire un titre officiel. La simple désignation d'un responsable/ mentor qui se libère temporairement pour guider le nouveau venu peut déjà faire une grande différence. Voir le « Soutien financier » pour en savoir plus sur les modalités et la réduction ONSS pour les mentors.

Qui comme parrain/marraine ? Tout le monde n'a pas le profil d'une marraine ou d'un parrain. Un bon parrain ou une bonne marraine doit connaître suffisamment l'organisation, fait montre de bonnes aptitudes sociales et est capable d'expliquer les choses clairement. Il/elle est joignable et peut/ est autorisé à libérer assez de son temps pour encadrer le nouveau collaborateur. Avant de choisir le parrain ou la marraine, réfléchissez aux compétences qu'il/elle doit posséder pour répondre aux attentes. Veillez à ce que le parrain ou la marraine dispose de temps et de possibilités en suffisance à cet égard.

Un parrain ou une marraine doit guider un nouveau collaborateur dans votre entreprise, faire en sorte qu'il se sente le plus possible le bienvenu. Il/elle doit non seulement être motivé(e) pour

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cette fonction, mais doit pouvoir aussi transmettre sa motivation au nouveau collègue.

Il est souvent indiqué que le collaborateur chevronné suive une formation complémentaire de « parrainage/marrainage » pour en acquérir les aptitudes nécessaires.

Que fait le parrain/la marraine ? Tout d'abord, vous devrez déterminer le rôle et les tâches à confier au parrain ou à la marraine. Il/elle sera-t-il/ elle chargée uniquement de donner les premières explications ou devra-t-il/elle encadrer le nouveau collègue à long terme ? Il/elle participera-t-il/elle à son évaluation, à son suivi ou n'officiera-t-il/ elle que comme soutien moral et interlocuteur ? Tout cela est à convenir.

Soutien financier Outre les avantages offerts par le parrain/la marraine sur le plan de l'intégration du nouveau collaborateur, vous pouvez bénéficier aussi d'un soutien financier pour le temps que celui/celle-ci consacre à son rôle. Ainsi, vous pouvez prétendre à la réduction groupe-cible octroyée par l'ONSS pour les mentors. Il s'agit d'une réduction de charges accordée aux employeurs qui organisent sur le lieu de travail des formations pour les jeunes en recourant pour cela à un ou plusieurs travailleur(s) comme accompagnateur/formateur.

Pour avoir droit à cette réduction groupe-cible pour mentors, l'employeur doit :

- D'une part, organiser des stages ou des formations dans son entreprise pour des élèves ou des stagiaires (=

IBO ou stage d'insertion)

- D'autre part, charger un ou plusieurs travailleur(s) d'encadrer le stagiaire ou de donner des formations (= mentors)

Une période d'accueil est une période chargée pour un nouveau collaborateur. Cela demande de l'énergie et du temps de la part du parrain et de la marraine. Pour utiliser ce temps et cette énergie à bon escient, déterminez clairement les informations à donner par le parrain ou la marraine et celles à fournir par vousmême ou le service RH. Pour éviter que certaines informations ne soient pas données ou le soient deux fois. Une fois connu l'éventail de tâches du parrain et de la marraine, l'un ou l'autre peut encadrer le nouveau venu. Un éventuel service RH peut offrir l'assistance nécessaire.

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À TITRE D'INSPIRATION

Chez Norgay, la politique d’accueil est en plein développement. Lorsqu’un nouveau collaborateur entre en service, il/elle suit un processus qui débute avant l’entrée en service et se termine après une année de service. Pour soutenir ce processus, plusieurs outils ont été élaborés au départ du feed-back des collaborateurs : une liste de contrôle Accueil, une brochure d’accueil, des entretiens d’évolution, etc. Sur la base de la brochure d’accueil, nous discutons notamment des valeurs d’entreprise, du code de conduite et d’éthique, de la communication avec les clients et de l’expérience que nous souhaitons offrir à nos clients lors de nos services.

Plusieurs aspects pratiques sont également abordés : le programme de formation inhérent à la fonction spécifique, la fréquence des entretiens de feed-back, le régime des vacances, les horaires de travail, etc. Les valeurs et les normes de l’entreprise sont décrites de manière détaillée. Des procédures et consignes de travail claires et accessibles à tous ont été formulées.

Grâce à ces références, les attentes sont claires pour tous les collaborateurs, qui disposent ainsi des outils nécessaires pour donner le meilleur lors d’une journée de travail.

Un système de parrainage garantit aussi la bonne intégration des nouveaux collaborateurs. Un « guide pour les collègues » permet d’autre part aux nouveaux collaborateurs de se familiariser avec le fonctionnement de Norgay. Des formations internes permettront aussi aux collaborateurs d’adopter un mode de travail adéquat dans la pratique.

Norgay mise sur une forte implication de ses collaborateurs. Des moments de feed-back formels permettent de suivre l’évolution de chaque nouveau collaborateur et d'être à l’écoute de ses suggestions d’amélioration du processus d’accueil.

Des moyens considérables sont également engagés dans le marketing et l'employer branding, via Facebook, Linkedin, dans un site web dynamique, dans le look & feel des bureaux et les gadgets Norgay.

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