.12 #inspire - politique d'accueil : comment Liberform peut vous aider ?

VOUS GUIDER À TRAVERS LE DOCUMENT

Vous ne vous trouvez naturellement pas seul devant l’offre d’emploi. Dans ce document, nous offrons de l’inspiration et des astuces utiles. Nous avons intégré quelques icônes dans le document de travail. A de ces icônes, vous voyez si certains pas sont obligatoires, lequels sont peut-être bien nécessaire et lesquels sont des astuces très intéressants. Notre intention de ce document est surtout de vous inspirer.

Ceci est légalement requis. C’est nécessaire. Trucs et astuces pratiques.

ÉTAPE 1

PRÉPARATION

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES AVANT LE DÉMARRAGE DE VOTRE PREMIER COLLABORATEUR

Souscrire une assurance accidents du travail ; À l’exception des employeurs qui occupent uniquement des employés, tous les employeurs ont l’obligation de s’affilier à un service externe de prévention  ; Demander un numéro d’affiliation à l’Office national de sécurité sociale ;

VACATURE Rédiger un règlement de travail  ; Rédiger un contrat de travail  ; Tenir un registre du personnel, des fiches de salaire et des fiches fiscales  ;

Prévoir les déclarations et paiements à l’ONSS, aux impôts et fonds spéciaux  ; S’occuper de la déclaration Dimona  ; S’occuper de la déclaration Dmfa  ; S’affilier à une caisse d’allocations familiales  ; (Attention, une nouvelle législation entre en vigueur à partir de janvier 2019) En tant qu’employeur, vous n’êtes plus obligé de vous affilier à une caisse d’allocations familiales depuis le 1er janvier 2019. Votre travailleur peut choisir librement auprès de quelle caisse d’allocations familiales il s’affilie.

Vous informer sur et tenir compte des mesures pour l’emploi, des diminutions roupes cibles et autres diminutions qui ont un impact sur le coût salarial.

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FORMALITÉS ADMINISTRATIVES AVANT LE DÉMARRAGE DE TOUT NOUVEAU COLLABORATEUR

Signer le contrat de travail  ; Signer le règlement de travail  ; Compléter le registre du personnel  ; S’occuper de la déclaration Dimona  ; Prévoir les déclarations et paiements à l’ONSS, aux impôts et fonds spéciaux  ; S’occuper de la déclaration Dmfa  ; En tant qu’employeur, vous n’êtes plus obligé de vous affilier à une caisse d’allocations familiales depuis le 1er janvier 2019. Votre travailleur peut choisir librement auprès de quelle caisse d’allocations familiales il s’affilie  ;

S’occuper de l’assurance accidents du travail  ;

Demander si le collaborateur a engagé des frais pour un abonnement aux transports en commun et s’occuper du remboursement/paiement afin que le travailleur puisse éventuellement aller chercher cet abonnement au préalable  ; S’occuper des avantages extralégaux : chèques-repas... .

ASPECTS PRATIQUES AVANT LE DÉMARRAGE D’UN NOUVEAU COLLABORATEUR

Rassemblez dans un e-mail toutes les informations qui seront utiles pour le premier jour et envoyez-les à l’avance au nouveau collaborateur : date, heure et lieu où il est attendu, qui va le recevoir, possibilité de parking, programme de la première semaine... Prévoyez un poste de travail ; Prévoyez un téléphone ; Prévoyez un ordinateur ou un PC portable ; Prévoyez un badge d’accès ou une clé ; Réglez toutes les applications informatiques ;

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POUR LES COLLÈGUES DU NOUVEAU COLLABORATEUR

Informez-les sur leur nouveau collègue (par ex. à l’aide d’un questionnaire/une liste standard ou d’un briefing)  ; Veillez à ce que tout le monde sache clairement ce que ce nouveau collaborateur vient faire, en quoi consiste sa fonction et quel est son positionnement par rapport à ses collègues  ; Communiquez clairement avec qui il va collaborer ; Déterminez qui sera chargé de l’accueil  ; Désignez un parrain ou une marraine et veillez à ce qu’il/elle soit briefé(e) sur son rôle  ; Organisez une visite guidée de l’entreprise  ; Prévenez le responsable informatique, qui pourra être prêt à intervenir en cas de problème lors du démarrage ; Veillez à ce que le responsable hiérarchique soit présent et joignable en cas de questions ; Prévoyez un kit de démarrage avec, par exemple, de quoi écrire, un bloc-notes... .

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ÉTAPE 2

ENCADREMENT AU TRAVAIL

INFORMATIONS À FOURNIR AU COURS DE LA PREMIÈRE SEMAINE

Informations générales sur l’entreprise  ; Explication détaillée de la fonction et de sa position dans l’entreprise  ;

Tâches et attentes  ;

Organigramme « qui est qui ? »  ; L’horaire exact  ;

Le système du paiement des salaires  ; L’endroit où il peut ranger ses effets personnels  ; Informations sur les entretiens d’évaluation et de fonctionnement  ; (si applicable à votre entreprise) Comment demander ses vacances et de qui faut-il tenir compte dans ce cadre  ; Si l’on utilise une note de frais et comment cela fonctionne  ; (si applicable à votre entreprise) Quelles sont les possibilités de formation et les conditions y afférentes  (possibilités de carrière et planification de carrière) ; Qui est la personne de confiance  ; Présentation du parrain ou de la marraine ; (si applicable à votre entreprise)

Informations sur les horaires flexibles, horaires flottants et heures supplémentaires ; (si applicable à votre entreprise)

Premiers secours et sécurité ;

Que faire en cas de maladie, qui contacter, informations sur d’autres modalités : pause de midi, parking, anniversaires... .

DIALOGUE ET FEED-BACK

Des entretiens avec un nouveau collaborateur sont souhaitables, tenez-en compte dans l’agenda du responsable hiérarchique/ employeur et du travailleur  ; Rédigez un plan de développement personnel.

Pour effectuer les tâches administratives préalables, vous pouvez faire appel à un secrétariat social. Il vous aidera et fournira ou rédigera des documents types.

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RÉCAPITULATIF DES DIFFÉRENTES ÉTAPES

Réglez les formalités administratives, ainsi que le matériel de travail nécessaire 

1 2

Informez tout le monde de l’arrivée du nouveau collaborateur 

3 4

Compilez toutes les informations utiles dans une brochure d’accueil

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Désignez un responsable de l’accueil (une personne possédant suffisamment de connaissances, communicative, accessible, une personne qui peut libérer du temps). Répartissez éventuellement les tâches entre plusieurs personnes, définissez dans ce cas qui transmet quelles informations

Déterminez le déroulement de l’accueil (visite guidée, prise de connaissance, parrain/marraine)

Définissez à l’avance le suivi de l’accueil (entretiens de suivi, entretien d’évaluation, entretiens de fonctionnement)

EXEMPLE

SCÉNARIO D’ACCUEIL POUR LE PREMIER JOUR DE TRAVAIL

× Accueil

× Faire la connaissance de la marraine ou du parrain (si applicable à votre entreprise)

× Expliquer le rôle du parrain ou de la marraine, de la personne de confiance et du responsable direct × Faire connaissance avec le service : qui fait quoi ?

× Parcourir les principales conventions et habitudes (lunch, pauses café...)

× Parcourir ensemble le fonctionnement du matériel informatique nécessaire

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× Repas de midi avec l’équipe

× Faire connaissance avec le département RH et parcourir le dossier (s’il n’y a pas de service RH interne, ce point sera réglé avec le secrétariat social) (si applicable à votre entreprise)

× Expliquer la fonction plus en détail et convenir de moments pour effectuer le suivi du processus d’apprentissage

× Prévoir un moment de détente mentale

× Fin de la journée de travail

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