04 Het onthaalbeleid

In het onthaalbeleid komen verschillende aspecten aan bod. De kennismaking met de collega’s en de leidinggevende bijvoorbeeld, is een cruciaal moment. De eerste indruk maakt het verschil. Met een onthaalbeleid legt u het volledige traject vast dat een nieuwe medewerker doorloopt. In uw onthaalprocedure bepaalt u wie er allemaal betrokken is bij het onthaal en wat de verantwoordelijkheden zijn.

Om te beginnen legt de regelgeving werkgevers al een aantal onthaalverplichtingen op. (Zie hoofdstuk 2, De regelgeving) Die gelden voor alle werknemers, dus bijvoorbeeld ook voor stagiairs. Concreet bent u als werkgever (verplicht) verantwoordelijk voor het onthaal, de begeleiding, het informeren en opleiden van elke werknemer.

Wie en wat van het onthaalbeleid De komst van elke nieuwe medewerker kondigt u best aan bij uw huidig personeel en zeker bij zijn of haar rechtstreekse leidinggevende. U zorgt ervoor dat goed wordt afgesproken wie de nieuwe medewerker de nodige informatie geeft. De functie, de werkplek en de werkmethoden van de organisatie zullen daarbij moeten worden besproken. De thema’s van uw onthaalbeleid zijn te vatten in drie categorieën:

- Operationeel: over de juiste materialen en de juiste kennis om het werk goed te kunnen doen;

- Sociaal: over relaties opbouwen met collega’s, zich welkom voelen als deel van de organisatie;

- Strategisch: over visie, doelen, structuur, de missie van het bedrijf.

In heel de onboarding of onthaalperiode moet aan al deze thema’s aandacht worden besteed. Wie welk aspect op zich neemt, dat bepaalt u helemaal zelf. U mag de organisatie van het onthaal uitbesteden aan een leidinggevende in uw bedrijf. De begeleiding van de nieuwe werknemer kan worden overgelaten aan een andere, ervaren werknemer. (Zie hoofdstuk 9, Peter- en meterschap)

Enkele praktische tips De onboarding begint al bij de preboarding of het op voorhand doorgeven van belangrijke informatie. Dat kan via een brochure, e-mail of u kan eventueel een applicatie (laten) maken. Er bestaan meer en meer tools en applicaties om dit te ondersteunen. (Zie hoofdstuk 11, De onthaalbrochure)

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 17

Er worden op die manier al veel vragen van de nieuwe werknemer op voorhand beantwoord.

Een goede tip kan zijn: een lijst opstellen van de collega’s met daarop wie voor wat het aanspreekpunt is. Dit maakt het voor de nieuwe collega makkelijker om zijn/haar weg te vinden. De nieuwe medewerker moet de nodige tijd en ruimte krijgen om de contacten te leggen.

Kennismakingsmomenten zijn een effectieve manier om een goed beeld te krijgen van de organisatie en de werking van de verschillende teams. Of dit in groep gebeurt of met elke persoon individueel, kan met de nieuwe werknemer besproken worden.

De werknemer zal geïnformeerd moeten worden over de taken van de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zorg dat hij of zij weet bij welke preventieadviseurs hij of zij terecht kan. TIP // Liberform voorziet in de bijlage een handige checklist, een lijst van elke te ondernemen stap bij de start van een nieuwe medewerker. Daarbij is het heel belangrijk om goed na te denken over de aanduiding van een verantwoordelijke voor het onthaal van de nieuwe collega, deze persoon zal ervoor moeten zorgen dat de verwelkoming een positieve ervaring is.

U, als werkgever, moet zorgen voor een schriftelijk bewijs, ondertekend door u of een leidinggevende én door de nieuwe werknemer, dat de nieuwe collega alle nodige informatie heeft ontvangen. Dit document moet u bewaren in het personeelsdossier van de medewerker.

Verloopt het onthaal niet zo vlot als verhoopt, dan kan dat nadelige gevolgen hebben. De nieuwe medewerker zal van bij de start minder betrokken, minder productief en minder tevreden zijn. Dat kan leiden tot meer verloop, meer verzuim, en hogere kosten voor het bedrijf.

18 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 19

TER INSPIRATIE

Eens aangeworven verloopt de onboarding van een nieuwe werknemer bij KPMG volgens de systematiek van de zogenaamde Four C’s: Compliance, Clarity, Culture and Connection. Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangeworven, komt die terecht in dit alomvattende onthaalproces (onboarding).

Compliance informeert de nieuwkomer verder over het bedrijf, met allerhande praktische informatie. In dit kader voorziet KPMG dat iedere starter op voorhand een applicatie kan downloaden, een ‘Welkom’-App die de nieuwkomer begeleidt tot zijn eerste dag en die hem/haar warm houdt voor de job en het bedrijf waar hij/zij in terecht zal komen.

Onder Clarity wordt verstaan dat de nieuwe werknemer duidelijke instructies krijgt over de nieuwe job en dat die zich een beeld kan vormen van wat van hem/haar verwacht wordt. De algemene onboarding-dag van KPMG is een eerste introductie voor nieuwkomers in het bedrijf en in hun nieuwe job.

De waarden – Culture – en de sociale omgang met collega’s – Connection – worden bij KPMG belichaamd door een Buddy, een meter of peter, die de nieuwe werknemer bijstaat in het contact met anderen. De Buddy wijst zijn nieuwe collega op zowel de informele als de formele waarden en normen van het bedrijf.

Tijdens de eerste maanden doorloopt de nieuwe werknemer een proces waarbij die continu gevraagd wordt zichzelf in vraag te stellen en zich telkens verder te ontwikkelen en uit te dagen. Dit proces wordt na de onboarding trouwens verdergezet via de ontwikkelingstools die KPMG uitwerkte.

Het is de Performance manager die de nieuwkomer begeleidt en diens persoonlijke ontwikkeling op de werkvloer onder de loep neemt. Het HR Team voorziet regelmatig opvolgingsgesprekken om op de hoogte te blijven hoe het de starter vergaat op de werkvloer – in overleg met Buddy en Performance manager.

20 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

KPMG HERTAALD NAAR DE KMO

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van KPMG ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Moet er echt zoveel omkadering zijn om een goed onthaalbeleid te voeren?

Door aandacht te besteden aan een onthaalbeleid, zorgt u voor een goede basis voor de verdere samenwerking. Het is echt wel belangrijk dat de nieuwkomer van bij het begin goed geïnformeerd wordt over de werking van de onderneming, zodat die later niet voor verrassingen komt te staan. De verwachtingen van beide partijen worden op die manier duidelijk op elkaar afgestemd. Een informatief mailtje de week voor de nieuwe medewerker begint, kan volstaan. Of een informeel gesprek vooraf.

Een introductiedag is eerder iets voor een grote organisatie, maar een teamlunch in de eerste werkweek van de nieuwe medewerker, waarom niet? Dat kan een groot verschil maken in de verdere collegiale relaties. Laat broodjes komen voor iedereen en zorg voor een warm welkom.

Ook het aanstellen van een peter of meter bevordert de goede ervaring van de nieuwe medewerker. Zo heeft hij/zij een aanspreekpunt, een houvast waar hij/zij met alle nodige (en zelfs onnodige vragen) terecht kan.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 21

TER INSPIRATIE

De bedrijfswaarden van Norgay Accountants verduidelijken ‘wie we zijn’ en ‘waar we voor staan’, kortom, wat Norgay Accountants typeert en verbindt, nl.: Delighted Customers, Empowered Team, Going the Extra Mile, Future Proof, Trust-Worthy, Social Proof. Medewerkers zijn altijd en overal ambassadeur, zij verleggen graag hun grenzen vanuit een “can do”mentaliteit. Medewerkers kunnen terecht met bijzondere talenten en trendsettende, toekomstgerichte maar ook sociaal-maatschappelijke initiatieven. Bijvoorbeeld, jaarlijks staan collega’s samen aan de start van de inclusieve vijfkamp in Gooik, een teambuildingevent waarbij mensen met en zonder beperking elkaar op een sportieve manier uitdagen in vijf atletiekdisciplines.

Een hoge 3F-factor (FunFit-Feelgood) beschermt de medewerkers in alle omstandigheden. Fun is de katalysator van de Norgay-dynamiek.

Er heerst een professionele maar ook een ongedwongen en vriendschappelijke sfeer. Er wordt hard en efficiënt gewerkt, maar er wordt ook geregeld tijd gemaakt voor sport, ontspanning en plezier. De onderneming vindt het belangrijk dat medewerkers zich goed voelen op het werk. Dit is niet enkel positief voor de medewerkers zelf, ze stralen dit ook uit naar de klanten.

Om dit te verwezenlijken gaat Norgay “the extra mile”, niet enkel door leuke en uitdagende teamactiviteiten voor ze te organiseren, maar door aan de medewerkers zelf de vrijheid te geven om ideeën uit te werken. Om te peilen naar de interne personeelstevredenheid, wordt er jaarlijks een personeelstevredenheidsenquête afgenomen in samenwerking met de externe dienst voor preventie.

22 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

NORGAY ACCOUNTANTS HERTAALD VOOR U

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Norgay Accountants, dat zelf in de categorie van 5 tot 9 werknemers zit, ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Door een open sfeer te creëren op het werk, krijgt iedereen de kans om zich optimaal te ontplooien. Als de waarden van uw bedrijf duidelijk uitgezet zijn, kan dat medewerkers inspireren om met vernieuwende initiatieven te komen. U kan dus een lijst maken van die waarden en gebruiken die u hoog in het vaandel draagt. Bijvoorbeeld: wij gaan respectvol met collega’s en klanten om, …

Een korte maar bondige onthaalbrochure is een manier om die waarden en gebruiken al van bij de start aan uw medewerkers uit te dragen.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 23