11 De eerste werkdag

Als er een nieuwe medewerker wordt aangeworven, kan u dit op verschillende manieren aanpakken. Wil u meteen heel het kantoor erbij betrekken? Of laat u de nieuwe medewerker eerder rustig wennen aan de nieuwe werkomgeving? Hieronder geven we u enkele tips voor de eerste werkdag van een werknemer.

Onthaaldag Als er een nieuwe medewerker begint, kan het een leuk idee zijn om heel het kantoor erbij te betrekken. ’s Morgens kan iedereen worden voorgesteld bijvoorbeeld tijdens een soort van speeddate/koffiemoment. Zo leert u elkaar op een ludieke manier kennen en voelt de nieuwe medewerker zich meteen welkom. Eet iedereen normaal buitenshuis? Organiseer dan een teamlunch en betrek zo iedereen bij het nieuwe begin voor deze medewerker. Die kleine dingen kunnen ervoor zorgen dat de medewerker extra positief en gemotiveerd kan starten.

Starterspakket of welkomstdoos Voorzie een starterspakket als de nieuwe medewerker aankomt op zijn/haar bureau. Leg een pen, meetlat, nietjesmachine, blocnote … klaar en geef de medewerker meteen het gevoel dat hij of zij verwacht wordt.

Een andere mogelijkheid, in het kader van “preboarding”, is het voorbereiden van een welkomstdoos. Van zodra een sollicitant zijn/haar contract heeft getekend, kan u bij hem/haar thuis een doos laten leveren voor de eerste werkdag. Hierin kunnen verschillende dingen zitten: een mok met zijn of haar naam op, een balpen, pennenzak, notitieboekje …

Een mooi voorbeeld hiervan vindt u op de website van Vandelanotte Accountancy.

App of online tool Houdt u zelf ook wel van de nieuwste snufjes en wil u een jonge doelgroep aantrekken? Dan is een onboarding app misschien een goed idee. Er zijn er al verschillende op de markt. (Appical, Smart Onboarding, Talmundo, Speakap …) U bepaalt de content: gebruik video’s, checklists, quizzen, opdrachten en geef de nieuwe medewerker zo een interactief onthaal.

40 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 41

TER INSPIRATIE

Een onboardingtraject bij Van Havermaet duurt ongeveer een jaar. Na dat jaar hoopt Van Havermaet dat de nieuwe ‘maet’ succesvol geïntegreerd is.

De eerste werkdag staat volledig in het teken van informeren en verwelkomen. De nieuwe medewerker wordt tijdens een introductiemoment geïnformeerd over zijn contract, de verzekeringen, de dresscode … Er wordt tijd vrijgemaakt om het team en de leidinggevende te leren kennen.

Nieuwe medewerkers krijgen een peter of meter toegewezen die hen een jaar lang begeleidt in het kader van socialisatie. Daarnaast wordt er een maandelijkse peter-/meterlunch georganiseerd voor alle nieuwkomers en hun peter of meter.

Elke nieuwe medewerker krijgt tijdens zijn eerste jaar de mogelijkheid om gedurende een halve dag deel te nemen aan een algemene introductie over het kantoor. Daar wordt de historiek, cultuur en strategie van het kantoor duidelijk.

Na een jaar volgt er een meeting met alle nieuwe ‘maeten’ van het afgelopen jaar. Dit gebeurt onder leiding van HR. Ze starten met een cross-selling activiteit. Iedereen krijgt de kans om zijn eigen functie en divisie voor te stellen aan de andere nieuwkomers.

Nieuwe medewerkers worden na zes maanden geëvalueerd. Er wordt dan een balans gemaakt van het functioneren van de medewerker alsook van de behaalde resultaten van de voorbije zes maanden.

Hoewel het onthaal al behoorlijk goed zit, wil Van Havermaet het toch naar een hoger niveau tillen: Onboarding 2.0. Ze werken momenteel hard aan een nieuw beleid dat zich volledig focust op vier bouwstenen: Connection, Culture, Compliance en Clarification. Het nieuw onboardingbeleid zal ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers sneller en beter alle noodzakelijke praktische en administratieve handelingen achter de rug hebben (Compliance), zich verbonden voelen met het kantoor (Connection), geïntegreerd zijn (Culture) en ingewerkt in de job en het team (Clarification), waardoor ze betere prestaties en hogere retentiepercentages kunnen realiseren. Het proces zal veel vroeger starten, al bij de wervingsprocedure. Vandaag ligt de klemtoon nog te

42 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

veel op de eerste weken van de tewerkstelling.

Hiervoor neemt Van Havermaet bepaalde acties van het huidige onthaalbeleid onder de loep om indien nodig aan te passen. Daarnaast zal Van Havermaet werken aan een digitale onboarding. Onlangs lanceerde het kantoor zijn eigen communicatieplatform ‘Mensenkenners’. Naast community building staat de app toe om het onthaal te digitaliseren. Alle content kan op een visuele en aantrekkelijke manier getoond worden aan de hand van videoboodschappen, afbeeldingen en gamification.

VAN HAVERMAET HERTAALD VOOR U

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Van Havermaet op uw werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Moet er echt zoveel omkadering zijn om een goed onthaalbeleid te voeren?

Neen, maar de eerste werkdag van een nieuwe medewerker is toch cruciaal. De eerste indrukken van de werking van het bedrijf, nieuwe collega’s … het is belangrijk dat de nieuwe collega die indrukken krijgt, maar het is nog belangrijker dat hij/zij ze onthoudt.

Iedereen zich persoonlijk laten voorstellen, elkeen laten vertellen wat hij/zij doet en welke andere verantwoordelijkheden hij/zij eventueel opneemt, kan informeel bv. met een teamlunch. Of het kan schriftelijk: laat iedereen een welkomstmailtje schrijven voor de nieuwe collega, waarin die zijn functie toelicht en zichzelf kort voorstelt, dat kan even effectief zijn.

In deze brochure komt het enkele keren terug: een peter en meter heeft een zeer positieve invloed op het functioneren van een nieuwe medewerker. Apps of een eigen platform hoeven niet altijd, het kan via een collega die de nieuwe medewerker de weg wijst en die daarvoor de nodige ruimte en tijd krijgt.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 43