.03 Vóór het onthaal: de aanwerving en de hr-administratie

Het uitwerken van een onthaalbeleid biedt de garantie dat iedereen op dezelfde manier onthaald wordt. Een nieuwe medewerker op een hartelijke manier onthalen, zorgt voor een verhoogde motivatie en bevordert de integratie. En de kans verhoogt dat hij of zij lang bij u blijft.

Maar vóór het onthaal, komen eerst de AANWERVING en de nodige ADMINISTRATIE.

HOE MEDEWERKERS VINDEN EN AANWERVEN? Het vinden en aanwerven van nieuwe medewerkers kan op verschillende manieren:

- Uw eigen netwerk blijft een grote rol spelen. Misschien hoeft u voor bepaalde functies zelfs geen vacature op te stellen, raakt de functie zo ingevuld, via uw eigen contacten.

- U kan een interim-bureau of een headhunter inschakelen.

- Via VDAB kan u niet enkel uw vacature publiceren, u kan er ook begeleiding en advies krijgen bij het vinden van een nieuwe medewerker. - Sociale secretariaten bieden vaak begeleiding bij het vinden van de juiste werknemer. Zij kunnen u helpen bij het opstellen van de vacature, maar ook bij het uitrollen van een onthaalbeleid. Soms zijn zij zelfs bereid de eerste gesprekken met de werknemer op zich te nemen of om de opvolging te doen als extern vertrouwenspersoon.

- Soms is het het overwegen waard om zelf een hr-verantwoordelijke in dienst te nemen. Niet enkel kan die een efficiënt onthaalbeleid op poten zetten, die kan ook op langere termijn medewerkers coachen en helpen zich te ontwikkelen. Een eigen hr-dienst wordt vaak geacht als meer betrokken, betrouwbaarder en bezorgder over de problemen en noden van de eigen werknemers.

Daarnaast zal die een bron van informatie zijn, naast het sociaal secretariaat. De eerste vragen rond arbeidswetgeving, ziekteverlof enz. komen dan hier terecht.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 9

WAT IS WERKPLEKLEREN?

GERICHT OP AANLEREN ÉN TOEPASSEN VAN ALGEMENE ALS ARBEIDS- EN BEROEPSGERICHTE COMPETENTIES

VORMEN VARIËREN IN

DUUR OMVANG LOCATIE ACTOREN

WAAR? IN ARBEIDSSITUATIE DIE OOK ALS LEEROMGEVING GELDT

WAT ZIJN DE MOGELIJKHEDEN?

.01 SPECIFIEKE STAGE

• stage die bij de opleiding past • kennismaking met de praktijk AFSTUDEERSTAGE

• meestal in het laatste jaar aan de hogeschool of universiteit • wordt afgerond met verslag of scriptie

.01

.04 .02

.03

.02 DUAAL LEREN

• vaardigheden verwerven in school, centrum voor deeltijds onderwijs of Syntra-lesplaats én op de werkvloer syntravlaanderen.be/duaal-leren • werkgever is onmisbare schakel om opleiding te vervolmaken, voorbereiding op arbeidsmarkt en opleiding naar toekomst toe

.03 IBO

• opleiding van werkzoekende binnen je bedrijf, gedurende 1 à 6 maanden, met behulp van VDAB vdab.be • opstellen van opleidingsplan • geen loon of RSZ betalen, enkel productiviteitspremie • na IBO overgaan tot aanwerving van werkzoekende met contract onbepaalde duur

.04 BIS

Wil je een kandidaat een betaalde stage aanbieden in je bedrijf? Dit kan via een beroepsinlevingsstage (BIS). Zo oefent de stagiair extra vaardigheden en competenties in op de werkvloer. werkgevers.vdab.be/werkgevers/beroepsinlevingsstage

Om een bepaald beroep zoals gerechtsdeurwaarder, advocaat, erkend boekhouder en bedrijfsrevisor te mogen uitoefenen moet men na het behalen van het vereiste diploma een stage doorlopen en slagen in het praktisch bekwaamheidsexamen georganiseerd door de beroepsfederatie, ordes en instituten. Bijkomende vorming tijdens de stage is frequent en verplicht.

10 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

Een werkzoekende aanwerven via de Individuele Beroepsopleiding of IBO Werkplekleren is een containerbegrip geworden. Het is gekend onder verschillende namen en vormen: stages, praktijklessen, leerwerkopleidingen enz. De gemene deler is dat er sprake moet zijn van leren binnen een “authentieke” of “echte” werksituatie of een situatie die een arbeidssituatie benadert. Een IBO – Individuele Beroepsopleiding – is zo’n vorm van werkplekleren. Bij een IBO krijgt de werkgever de kans om, met hulp van VDAB, een werkzoekende in het bedrijf op te leiden, dit voor een periode van 1 à 6 maanden. De werkzoekende krijgt uitgebreid de kans om de nodige competenties voor de job aan te leren.

Wie zijn de IBO-kandidaten? Een IBOkandidaat is een werkzoekende die aan nog drie voorwaarden moet voldoen:

- Ingeschreven zijn bij VDAB;

- Zijn/haar job niet hebben opgezegd om met een IBO te kunnen starten;

- Niet eerder in de praktijk gewerkt hebben (tenzij een korte periode als uitzendkracht of als jobstudent).

Als werkgever kan u zelf een kandidaat zoeken of u kan dat doen via VDAB, via de tool “Mijn VDAB”.

Meer weten? Neem dan zeker een kijkje op de website van VDAB.

‹ Afgebeeld Liberform infografiek 'Werkplekleren'

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 11

TER INSPIRATIE

Piet Vandendriessche, CEO Deloitte Belgium: “Zorgen voor gelijkheid is onze verantwoordelijkheid als organisatie. Gelijke kansen voor iedereen is “the right thing to do”. Bovendien gelooft Deloitte in de kracht van de diversiteit: diverse teams komen tot een betere besluitvorming, en de prestaties van een team zijn het resultaat van zowel hun gezamenlijke competenties als van hun diversiteit. Maar bovenal geloven wij dat een goede werkomgeving er een is die de verschillen tussen medewerkers omarmt.”

Diversiteit moet op elk niveau in de onderneming terug te vinden zijn, dus ook in leidinggevende functies en bij partners. Emma Codd, Managing Partner for Talent (Deloitte UK): “Gender diversity at leadership levels remains a challenge for many businesses but there is an ever-increasing understanding of the issues that hold women back in the workplace and the ways in which we can best tackle these. We have implemented a series of actions to increase the number of women we recruit, to ensure that development opportunities are clearly available and to provide a working environment that enables women to balance a successful career with family life.”

In beslissingsorganen streeft de organisatie naar een faire vertegenwoordiging van vrouwen.

Caroline Veris, Partner risk advisory: “Zo zullen beslissingsprocessen verbeteren, kunnen we het beste talent aantrekken, de voldoening van onze mensen verhogen en onze organisatie nog meer klantgericht maken.”

PIET VANDENDRIESSCHE, CEO DELOITTE BELGIUM ALS ORGANISATIE EN WERKGEVER VINDEN WE HET BIJ DELOITTE ONZE VERANTWOORDELIJKHEID OM GELIJKE KANSEN HOOG OP DE AGENDA TE PLAATSEN. GENDER IS DAARBIJ ONZE PRIORITEIT, MET ALS DOEL OM HET AANTAL VROUWELIJKE PARTNERS TE VERDRIEVOUDIGEN TEGEN 2030.

12 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

DELOITTE HERTAALD NAAR DE KMO

De sector van de vrije beroepen onder PC336 bestaat voor 85% uit kmo’s met één tot vijf werknemers. Wij proberen voor u te hertalen hoe de inspirerende maatregelen van Deloitte ook op een beperktere werkvloer kunnen worden geïmplementeerd.

Hoe zorgen we er bijvoorbeeld voor dat de drempels voor een leidinggevende functie voor vrouwen wegvallen? Deloitte maakt gebruik van een “gender decoder” om vacatures genderneutraal te maken. Er zijn externe partijen die u kunnen ondersteunen bij het opstellen van een genderneutrale vacature. VDAB speelt hierbij een grote rol, het kan ervoor zorgen dat de vacatures niet te veel “mannelijke” competenties bevatten, die eigenlijk niet noodzakelijk zijn voor de functie. Het kan helpen te letten op genderneutrale taal bij het opstellen van uw arbeidsreglement of veiligheidsvoorschriften.

Meer flexibiliteit (in leidinggevende functies), kan ervoor zorgen dat het werk makkelijker combineerbaar is met het privéleven. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een dag thuiswerk in de week, glijuren of werken op verplaatsing. Over de mogelijkheid om extra dagen verlof op te nemen bij een ziek kind. Het aanpassen van het werk aan de verschillende levensfases van de werknemer, kadert hierin. Evenals het bespreekbaar maken van de thuissituatie en het aanbieden van oplossingen/flexibiliteit in het kader van een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek.

TIP // Op Internationale Vrouwendag de vrouwelijke medewerkers in de bloementjes zetten, kan de interne cultuur, en zelfs de manier waarop naar de buitenwereld gecommuniceerd wordt, veranderen. Het zorgt niet enkel voor gemotiveerde werknemers, u draagt zo ook bij aan de veranderende mentaliteit in onze samenleving.

Inzetten op gendergelijkheid op het werk, hoeft geen grote veranderingen in te houden. Door er bewust mee om te gaan kan het wel een groot verschil maken voor uw huidige én uw toekomstige medewerkers.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 13

Hoe divers is uw werkvloer? Diversiteit op het werk wordt een almaar belangrijkere factor. Discriminatie is onaanvaardbaar, diversiteit is onmisbaar. Discriminatie heeft niet noodzakelijk te maken met diversiteit; en diversiteit lost niet altijd het probleem ‘discriminatie’ op.

De sector van de vrije beroepen is een sector met vooral kleine ondernemingen. Dat wil niet zeggen dat de thema’s diversiteit en nondiscriminatie hier niet spelen. Discriminatie gebeurt vlugger dan gedacht (ook onbewust). Als u diversiteit op het werk positief benadert, zijn er veel voordelen te halen uit een diversiteitsbeleid. Bijvoorbeeld: er kunnen brede en nieuwe doelgroepen worden aangesproken; talenkennis en multiculturele inzichten kunnen van pas komen in een geglobaliseerde wereld. In plaats van te zoeken of er sprake is van discriminatie tussen werkgeverwerknemer, werknemer-werknemer, klant-werknemer ... is het interessanter om onmiddellijk te focussen op de positieve aspecten van diversiteit.

Het is belangrijk om na te denken waar u met uw organisatie naartoe wil, welke taken er bij welke functie horen en welke competenties er zeker nodig zijn om een bepaalde functie succesvol in te vullen. De receptie kan misschien net zo goed gedaan worden door iemand in een rolstoel of door een 55+’er? In onze diverse maatschappij maakt u op deze manier het verschil.

14 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

DE HR-ADMINISTRATIE Een nieuwe medewerker brengt heel wat administratie met zich mee. Door de sociale wetgeving worden u enkele verplichtingen opgelegd. U kan die allemaal zelf voorzien of de hulp inroepen van een sociaal secretariaat.

Een eerste stap is uzelf, als werkgever, identificeren bij de RSZ, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Aansluitend kan u de Dimona-aangifte invullen, dat is de aangifte van tewerkstelling, ook bij de RSZ. Voorgaande gelden verplicht voor alle werkgevers in alle sectoren en het gebeurt elektronisch.

Een volgende stap is het opstellen van een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement. Nog stappen die niet vergeten mogen worden: een arbeidsongevallenverzekering, aansluiting bij het kinderbijslagfonds (let op: sinds 2019 kiest de werknemer dat zelf) en aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

Vergeet niet de financiële en sociale voordelen die het aanwerven van een nieuwe medewerker meebrengt. Niet enkel kan dit leiden tot een omzetverhoging, ook de efficiëntie, kwaliteit van het werk en werkdruk nemen een positieve wending.

1

Identificatie bij RSZ 3 Arbeidsovereenkomst en arbeidsreglement opstellen

2Dimona aangifte 4 Arbeidsongevallenverzekering

5 6

Aansluiting externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Aansluiting bij kinderbijslagfonds

In hoofdstuk 13 vindt u een overzicht van de nodige formaliteiten.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 15

Waarop letten bij de eerste aanwerving? Een eerste aanwerving is een grote stap, er komt extra administratie bij kijken. Want naast uw eigen verantwoordelijke, wordt u nu ook de verantwoordelijke van iemand anders. Het in orde brengen van al uw administratieve verplichtingen, ook dat is deel van een geslaagd onthaal. Zo kan u zelf uitkijken naar de eerste werkdag en kan uw nieuwe medewerker met een gerust hart starten.

U staat er niet alleen voor om uw administratie in orde te krijgen. Met alle vragen rond personeel kan u bij een sociaal secretariaat terecht. Zij kunnen de administratie van u over nemen of u wegwijs maken.

Verminderingen Voor alle werkgevers in de privésector en voor alle werknemers die volledig onderworpen zijn aan de sociale zekerheid, geldt een algemene vorm van sociale zekerheidsvermindering om de patronale loonkosten terug te brengen tot het gemiddelde van de buurlanden. Die vermindering wordt automatisch toegepast door uw sociaal secretariaat.

Vergeet ook niet gebruik te maken van de doelgroepvermindering “eerste aanwervingen”. Die richt zich op startende en kleine werkgevers uit de privésector die weinig of geen personeel in dienst hebben. Meer informatie vindt u op de website van de RSZ, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Zelf doen? U kan de vermindering zelf aangeven via de dmfa-aangifte, in blok 90109 "vermindering tewerkstelling" met de verminderingscode.

Wat bij een volgende aanwerving? Hoe meer uw zaak groeit, hoe groter de nood aan versterking. Als u het proces niet volledig in eigen handen wil nemen, kan u een beroep doen op VDAB, de Vlaamse Dienst Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding. Ook private ondernemingen, zoals uitzendkantoren, wervings- en selectiekantoren, headhunters en websites met vacatures en cv’s, kunnen u bijstaan bij het vinden van geschikt personeel.

Ook bij de 2e tot en met de 6e aanwerving kunt u genieten van de doelgroepvermindering “eerste aanwervingen” via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Vanaf de 7e aanwerving kunt u daar geen gebruik meer van maken.

16 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER