10 De onthaalbrochure

Een nieuwe medewerker moet op een snelle en overzichtelijke manier bepaalde informatie kunnen vinden. Het arbeidsreglement zal zeker de meeste modaliteiten vermelden, maar dat is vaak een niet erg lees-vriendelijk document. Vandaar, de onthaalbrochure.

In de onthaalbrochure komt informatie over de praktische kant van het werken in uw organisatie. Denk maar aan veiligheidsmaatregelen, telefoonlijsten, vakantieregeling, ziekteregeling, middagpauze … Ook uw missie en visie kan u hierin toelichten.

U kan de onthaalbrochure opvatten als een draaiboek, bijvoorbeeld: op welke manier wordt de telefoon opgenomen, naar wie kan er voor welke onderwerpen worden doorgeschakeld, hoe worden bepaalde dossiers behandeld …

Voor de nieuwe medewerker geeft een onthaalbrochure het gevoel welkom te zijn en ze stelt de verwachtingen voor beide partijen scherp. De onthaalbrochure is dus een welkom houvast. De nieuwe medewerker krijgt de eerste dagen immers heel veel informatie, de onthaalbrochure houdt die beheersbaar.

Voor de organisatie zelf heeft een onthaalbrochure ook voordelen. De nieuwe medewerker is daardoor sneller mee en wordt dus sneller inzetbaar. En de onthaalbrochure is een goede leidraad in de hele onthaalprocedure.

Erop letten dat uw onthaalbrochure een toegankelijk document is, kan een bijzondere meerwaarde betekenen voor het onthaal van een persoon met een andere culturele en/of talige achtergrond. Om een onthaalbrochure nog toegankelijker te maken, gebruikt u afbeeldingen of pictogrammen om aan te duiden waar elk onderdeel over gaat. Dit maakt het niet enkel overzichtelijker maar ook makkelijker om te doorbladeren.

Maar hoe moet de onthaalbrochure worden opgebouwd?

Voorbeeld van de mogelijke inhoud van een onthaalbrochure: • Welkomstwoord: een persoonlijke verwelkoming door u, de werkgever, eventueel een tekst van andere collega’s, dit toont meteen betrokkenheid en interesse.

• Informatie over het bedrijf: de missie en de visie van het bedrijf, een korte geschiedenis en duidelijke doelstellingen.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 37

• Wie is wie? Een organigram met een overzicht van verschillende diensten en/of personen en op welke manier die samenwerken.

Wie is verantwoordelijk voor welke taak, overzicht en gegevens van het management en de personeelsdienst; telefoonlijsten van belangrijke actoren …

• Arbeidsreglement en eventueel non-discriminatie aanbeveling: verkorte versie van het arbeidsreglement met eventueel verduidelijkende informatie (het volledige arbeidsreglement kan als bijlage), uitleg waarom er rond diversiteit op het werk gewerkt wordt, verwijzing naar de nondiscriminatiecode … • Arbeidstijden: een overzicht van de officiële werktijden, eventuele glijtijden, procedure rond overuren, het opnemen van brugdagen, vakantiedagen, pauzes …

• Policy: afspraken rond het privégebruik van telefoons of computers. Zo weet iedereen wat er mag en niet mag en wat de sancties zijn.

• Veiligheid: veiligheids- en brandvoorschriften en EHBOprocedure.

• Ziekte of arbeidsongeval: procedure bij ziekte, hoe ziektebriefje binnenbrengen, wie aanspreken bij een arbeidsongeval …

• Praktische afspraken: een mobiliteitsplan met reisadvies, informatie over de bereikbaarheid met het openbaar vervoer, carpooling, de parking of de fietsenstalling, bedrijfswagen …

• Extralegale voordelen: overzicht van de extralegale voordelen zoals het reglement van de groeps-, hospitalisatie- en invaliditeitsverzekering; maaltijdcheques, resultaatgerichte bonus ...

• Personeelsaangelegenheden: afspraken rond de middagpauze,

38 LIBERFORM.BE ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

wat de gewoontes zijn rond waar en wanneer en met wie (gaan) eten, het organiseren van een jaarlijkse uitstap met het bedrijf, het sinterklaasfeest, nieuwjaarsreceptie, wat bij verjaardagen …

• Opleidingsmogelijkheden: met welke opleidingsverstrekkers werkt u samen, welke opleidingen kan en mag de werknemer volgen, wie is het aanspreekpunt voor de opleidingen ... • Informatie hr-dienst of -verantwoordelijke: bij wie kan men terecht voor personeelsaangelegenheden, zwangerschap …

• Communicatie: aanspreekpunten, lijst met belangrijke telefoonnummers, op welke manier teamleden contacteren …

Een onthaalbrochure is geen kopie van het arbeidsreglement, maar ze bevat wel overlappende informatie. Hou het in de onthaalbrochure kort en verwijs naar het arbeidsreglement.

Hanteer een eenvoudige taal, zodat de onthaalbrochure voor iedereen goed te lezen valt. Gevisualiseerde informatie wordt beter onthouden dan geschreven tekst. Bovendien kan u hiermee tegemoetkomen aan de taaldrempel waarmee anderstalige worden geconfronteerd. Kies voor foto’s van de werkvloer, pictogrammen, cartoons … Voor anderstalige medewerkers is dit misschien een must, pictogrammen kunnen het zoeken in de onthaalbrochure voor iedereen efficiënter maken.

Een onthaalbrochure moet duidelijk gestructureerd, bondig en praktisch zijn.

ONTHAALBROCHURE VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 39