Videokokous ei korvaa oikeaa läsnäoloa

Videopalaverit helpottavat yhteydenpitoa ihmisten välillä, mutta eivät korvaa sosiaalisen läsnäolon tunnetta, sanoo videopalaverien vuorovaikutusta tutkinut Jonna Koponen.

Teksti Timo Kiiski Kuva iStockphoto

Akatemiatutkija Jonna Koponen ItäSuomen yliopistosta oli mukana tutkimuksessa, jossa haasteltiin suomalaisia myynnin asiantuntijoita ja heidän kansainvälisiä asiakkaitaan. Tutkimus paljasti kulttuurieroja asenteissa videopalavereihin. Tutkimuksessa oli mukana toimialoja laidasta laitaan, IT-puolelta kemianteollisuuteen ja terveysteknologian yrityksiin.

– Suomalaiset ovat jo tottuneet käyttämään videoteknologiaa, ja siksi myös asenne on positiivisempi. Sen sijaan esimerkiksi Singaporessa saattoi käydä niinkin, että he eivät aluksi lähteneet ollenkaan hoitamaan asioita videopalaverien kautta, Koponen sanoo.

ALOITUS LIVENÄ. Tutkimuksen aineisto on kerätty vuonna 2021, eikä Koposella ole tuoreinta tietoa tutkimukseen osallistuneiden suomalaisten myyntiammattilaisten paluusta livetapaamisiin pandemiarajoitusten jälkeen. Tuoreemman MMA:n Myynti & markkinointi 2023 -barometrin mukaan peräti 45 prosenttia asiakastapaamisista tapahtuu tällä hetkellä etänä.

– Videoalustoilla liiketoimintaan ja sen myyntiin liittyvien tietojen jakaminen on tehokasta, kun niitä voi jakaa niin monin tavoin: puheella, kuvalla ja dokumenteilla. Haittapuoli taas on se, että videopohjainen vuorovaikutus heikentää sosiaalisen läsnäolon tuntua. Nämä vaikutukset ilmenivät erityisesti kohdattaessa asiakkaita esimerkiksi monista korkean viestintäkontekstin kulttuureista. Tällaisia ovat monet Aasian maat, joissa viestinnän tilanneyhteys ja viestijöiden väliset suhteet ovat merkittäviä viestin ymmärtämisessä ja tulkinnassa, Koponen sanoo.

Koposen mielestä etäpalavereja ei kuitenkaan pitäisi asettaa vastakkain livetapaamisten kanssa: molemmissa on vahvuutensa.

– Projektien aloituspalaverit esimerkiksi on ehkä syytä järjestää livetapaamisina, jos vain mahdollista. Fyysinen kohtaaminen heti projektin alussa auttaa porukkaa tutustumaan keskenään ja rakentamaan luottamusta toistensa välille.

Kamerat päälle

KUOPIOLAINEN KIHO oy myy työn- ja kalustonhallinnan samaan sovellukseen integroivaa ratkaisua kaikenkokoisille yrityksille. Asiakkaat toimivat muun muassa maanrakennuksen, puun korjuun ja kiinteistönhoidon aloilla. Markkina-alueena on koko Suomi.

Kun myyjälle voi tulla satojakin kilometrejä matkaa asiakkaan luokse, on kätevää, että osan tapaamisista voi järjestää etänä.

– Myyjät saavat itsenäisesti päättää, milloin pidetään videopalaveri ja milloin tavataan livenä. Isommissa asiakkuuksissa osa palavereista järjestetään tyypillisesti etänä, mutta myös livetapaamiset ovat isossa roolissa myyntiprosessissa, sanoo varatoimitusjohtaja Mia Pyykönen.

Videopalaverien vahvuutena Pyykönen pitää ensisijaisesti sitä, että ne pystytään sopimaan melko matalalla kynnyksellä ja nopealla aikataululla.

– Heikkous taas on se, että vuorovaikutuksesta jää iso osa kokematta: etenkin, jos et pidä kameraa päällä. Me Kihossa pidämme aina kamerat videopalavereissa päällä ja voimme pyytää asiakastakin tekemään niin, mutta tietenkään emme voi siihen ketään pakottaa, Pyykönen sanoo.

Kuopiolainen Istekki oy myy terveydenhuollon it-teknologiaansa julkisomisteisille suomalaisille organisaatioille. Työntekijöitä on 1 450, ja tiimit toimivat useilla paikkakunnilla. Valtaosa tapaamisista tapahtuu verkossa. – Korona-aikanakin pyrimme kuitenkin järjestämään ensitapaamiset kasvokkain: ideointi ja ongelmanratkaisut tehdään lähipalavereissa. Vuorovaikutusta videokokouksissakin voidaan kuitenkin parantaa, kun kaikki pitävät koko ajan kamerat ja mikrofonit auki, toimitusjohtaja Lasse Koskivuori sanoo.