Assistente Administrativo: by pisenac

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Apresentação Você já parou para pensar em quais são as atividades administrativas realizadas em uma empresa? Você sabe como gerenciar o fluxo dos documentos emitidos e recebidos nos espaços corporativos? Se ainda não, é hora de conhecer o livro Assistente Administrativo – Departamentos e fluxo documental. Este livro é o resultado do Projeto Integrador 2 realizado pelos discentes da turma 73 da Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos, orientados pela Instrutora de Educação Profissional Maria Carla Nogueira, no período de 18 de maio de 2021 a 30 de agosto de 2021. Focando no estudo da ocupação do Assistente Administrativo, tendo como proposta o tema gerador “A análise do Fluxo de documentos e dos processos administrativos”, a partir deste livro vislumbrou-se apresentar a você, leitor, a realidade administrativa das empresas do comércio. Aqui você se deparará com 10 capítulos, espaço de construção do conhecimento, onde conhecerá as principais rotinas administrativas e a gestão documental dos respectivos setores: Recepção, RH/DP, Financeiro, Contábil, Logística e Estoque, Marketing e Vendas, Compras, Faturamento, Arquivo e Jurídico.

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Então não perca tempo. Acesse nosso e-book, leia e amplie seu domínio técnico-científico para toda a vida!

Bons estudos! Turma 73

Sumário

Capítulo I – O setor de Recepção.............6 Capítulo II – O setor de RH/DP................17 Capítulo III – O setor Financeiro..............26 Capítulo IV – O setor Contábil..................41 Capítulo V – O setor Logística e Estoque..49 Capítulo VI – O setor Marketing e Vendas.....................................................62 Capítulo VII – O setor de Compras..........71 Capítulo VIII – O setor de Faturamento...81 Capítulo IX – O setor de Arquivo..............93 Capítulo X – O setor Jurídico..................102 Considerações finais..............................113

Capítulo I O setor de Recepção

Capítulo I O setor de Recepção Laís Almeida Farias Sâmila Ferreira Botelho

Esse é o setor responsável pela primeira impressão de todas as organizações e empresas, é através dele que todos os clientes têm o primeiro contato e experiência, benéfica ou não. A recepção é de extrema importância para que a imagem da empresa seja passada de positiva.

O que é?

De acordo com a definição do dicionário, recepção significa ato ou efeito de receber; modo de receber, acolhimento, aceitação. Nesse sentido podemos entender que o setor de recepção é responsável por acolher seus visitantes, funcionários e clientes. Além disso, é por meio do atendimento recepcionista que podemos entender a dinâmica da empresa. Tal afirmação quer dizer que o setor é responsável por passar a primeira impressão da empresa, pois é o primeiro contato que o público externo terá. Por isso podemos afirmar que o setor de recepção espelha a imagem do funcionamento do empreendimento. Por fim, presume-se ressaltar a importância de uma boa estruturação do setor de recepção. Como dito anteriormente, recepção significa acolhimento e por ser o departamento responsável pelo primeiro contato como o público externo deve ser dotado de grande relevância e investimento para que o cliente se sinta de fato assistido.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Diferente de outros setores, o setor de recepção costuma possuir o menor número de funcionários, com cerca de 2 a 3 pessoas no máximo. Todas possuindo a mesma denominação de Recepcionistas, porém em muitos casos, exercendo funções divergentes e específicas. Não existe uma delimitação específica de como deve ser a dinâmica administrativa deste departamento, mas podemos esperar, por exemplo, a divisão de tarefas onde uma única pessoa seja responsável pelo atendimento presencial e a outra, pelo atendimento virtual incluindo telefonemas e de forma online nas redes sociais. Além disso, é de dever dos recepcionistas entenderem a dinâmica do restante da empresa para que no momento em que um visitante precisa de uma informação específica, o funcionário saiba para qual outro setor indicá-lo. Outra função que recai ao setor de recepção é o controle de entrada e saída de pessoas e mercadorias. São eles que verificam quem chega e quem sai do ambiente e também realizam o recolhimento de entregas e pacotes. Vale-se ressaltar que em caso de empresas de telemarketing percebese uma modernização do que identifica como serviço de atendimento ou serviço recepcionista, com a inclusão de mensagens gravadas com o poder de direcionamento aos funcionários recepcionistas. Observamos que primeiro há um contato virtual e à medida que a ligação se desenvolve, chega ao atendimento telemarketing, destacando também a grande quantidade de funcionários que realizam esse atendimento.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

De forma geral, atualmente não é obrigatório possuir diploma em curso superior para realização de serviços de recepção, mas algumas empresas, particularmente, exigem qualificações específicas que, para aqueles que as possuem, se tornam um grande diferencial e torna-se um bônus na hora da contratação. No que tange a exigência de curso superior, as principais grades requeridas são as de bacharelado ou tecnólogo em áreas como Administração, 8

Marketing

Digital,

Contabilidade,

Recursos

Humanos,

Secretariado Executivo, Relações Públicas e outras ramificações. Experiência como atendimento ao cliente também é um dos principais requisitos para o perfil dos profissionais. Em outros casos, também é exigido o conhecimento de outras línguas como o Inglês e o Espanhol, principalmente para empresas ou negócios que atendem a um número considerável de estrangeiros e visitantes, além de um perfil dotado de simpatia, boa oratória e organização.

Quais competências necessárias?

Como dito anteriormente, o setor de recepção é responsável por fazer o acolhimento de pessoas, possuir informações básicas para fazer a transição desse cliente para o respectivo setor de interesse e também por fazer a captação de mercadorias, por exemplo. Com esse resumo em três principais pontos conseguimos identificar que todo o setor é pautado na dinâmica com pessoas. Nesse sentido, é extremamente necessário que os integrantes do setor de recepção sejam capazes de lidar com pessoas, possuindo paciência e empatia; sejam ágeis na hora de resolver pequenos conflitos, capacidade de solucionar problemas. Além disso é fundamental que a recepcionista tenha uma boa oratória e capacidade de comunicação, pois seu conhecimento e suas informações precisam ser claros, diretos e objetivos, facilitando o entendimento do ouvinte e agilizando toda a operação de atendimento. Importante incluir também a capacidade de organização, pois, por se tratar de um setor bífido (cuida do público externo com os atendimentos e dos setores internos da empresa), a quantidade de serviço é bastante constante e agitada, o uso de anotações e da inclusão de agendas e planilhas ajudam o funcionário desse setor. Interessante também que o funcionário possua conhecimento básico de Administração para que seu trabalho seja feito com maior precisão.

Rotinas do Setor Recepção

O setor de recepção lida primeiramente com o atendimento ao público e isso abarca tanto o atendimento presencial, com a visita de clientes, parceiros e visitantes, quanto pela comunicação telefônica por meio das ligações e por meio virtual, seja ela via e-mail, redes sociais e demais modalidades. Na prática isso significa receber e atender as ligações e responder as perguntas e suprir outras demandas online por seus canais de website, por exemplo. Outros serviços incluem a assistência ao cliente na hora do preenchimento de formulários, a distribuição de e-mails para os departamentos de interesse, realizar o agendamento de reuniões e outras visitas. Fornecer informações prévias que agilizem a realização dos atendimentos e disponibilizar o pagamento de taxas e pequenos serviços de tesouraria também podem ser realizados.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

Para aumentar a produtividade de toda empresa, é necessária uma boa estrutura, além de ações para organizar o fluxo documental. Esse fluxo de documentos é todo o processo documental realizado dentro da empresa, sendo de extrema importância para manter a organização, diminuir erros e reduzir erros. O fluxo documental funciona de maneira ordenada e lógica, sendo o primeiro passo a seleção de todos os documentos utilizados na empresa e quais são usados mais frequentemente, identificando sempre os métodos que são mais eficazes. Na recepção, os documentos mais utilizados são notas fiscais, requisições de compras, contratos comuns, sendo alguns deles feitos no mesmo setor ou recebidos por clientes e na maioria das vezes, as empresas têm métodos próprios para emitir ou arquivar, por isso, é importante selecionar plataformas para aplicar o fluxo documental, deve-se mapear todos os processos relacionados a documentação e usar da tecnologia para isso. 10

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro. (Dicas de cursos e livros)

Um profissional bem informado, principalmente na área da recepção deve ser sempre um dos objetivos da empresa, fazendo com que seu colaborador esteja sempre preparado para atender as demandas dos seus clientes. Tanto a empresa como o profissional recepcionista devem ir atrás de treinamentos e cursos para agregar valor tanto a si como ao seu currículo. Pensando nisso, será deixado algumas propostas de cursos e livros que podem ser bastante relevantes quando o assunto é recepcionar pessoas. Livros: ● Sou

Recepcionista: Técnicas, Tendências e informações para

o aperfeiçoamento profissional - Editora SENAC. ● As interpretações das demonstrações financeiras – Autor: Benjamin Graham. ● Comece pelo porquê – Autor: Simon Sinek. Cursos: ● Curso de habilidades interpessoais. - Gyn Cursos. ● Curso de oratória. - Gyn Cursos. Nessa plataforma você pode encontrar alguns cursos gratuitos que poderão auxiliar na sua carreira profissional.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

As empresas devem sempre buscar iniciativas e realizar ações que combatam o grande número de lixo gerado por todos os setores da sua organização, sendo a recepção um dos que mais utilizam do papel. Para evitar o consumo e desperdício desnecessário de materiais, as empresas podem fazer parcerias, com seus próprios colaboradores onde ensinam a não fazer o uso desenfreado, reciclar, deve ser sempre o lema para 11

diminuir ao máximo a utilização de produtos descartáveis, sendo eles papéis, copos, etc. Outras dicas que podem ajudar na empresa é dar preferência a arquivos digitalizados; utilizar a tecnologia a seu favor, essas duas atitudes auxiliam quando o assunto é sustentabilidade.

Glossário

A Ações - parcela do capital social de uma empresa. Também chamadas de papéis, porque antes eram negociadas na forma impressa.

Agente- qualquer pessoa autorizada a agir em nome de outra.

Annual Meeting - reunião anual. Encontro anual de acionistas no qual os diretores são eleitos e são discutidos negócios gerais da companhia.

B Backoffice - suporte. Diz respeito aos departamentos empresariais que têm pouco ou nenhum contato com os clientes.

Brainstorming - É uma técnica para reuniões de grupo que visa ajudar os participantes a vencer as suas limitações em termos de inovação e criatividade. Business Intelligence – Conjunto de software que ajudam em decisões estratégicas.

C CEO – Chief Executive Officer – Diretor Superintendente da Empresa.

Cash- dinheiro em espécie.

Clima organizacional - ambiente interno de uma empresa. Engloba a liderança na companhia, a motivação para o trabalho e as possibilidades de crescimento profissional, além das satisfações e insatisfações do funcionário.

Consumer Relationship Management - gerenciamento das relações com o consumidor.

Consumer Understanding - conhecimento aprofundado sobre o cliente ou consumidor.

Continuous Improvement - melhoria contínua. Estratégia que busca eliminar causas e evitar problemas, prevenindo gerenciamento de crise.

Corporate purpose- objetivo da empresa. Missão.

Compliance- agir segundo os regulamentos internos e externos da companhia. Cultura Organizacional – As empresas, tal como os países, têm uma cultura única. É, por isso, crucial que as empresas divulguem de forma explícita quais são os valores que valorizam.

D Diretrizes - Instruções que norteiam o estabelecimento das ações para se alcançar os objetivos do plano.

Datacenter- principal mecanismo de processamento de dados de uma empresa.

Deadline- prazo final para a conclusão e entrega de uma atividade ou projeto.

E Expertise- conhecimento técnico em determinada área.

F Factoring- prática usada por algumas empresas que consiste em comprar cheques pré-datados de lojistas com a adição de cobrança de comissão.

Forecast- previsão.

I Intern- estagiário

M Meta - Parte ou porção do objetivo a ser alcançado em um horizonte de tempo, sendo expressa geralmente em unidades quantificasse.

Missão - É uma declaração explícita das razões da existência de uma instituição.

N Networking – Rede de relacionamentos. O Objetivo - Situação que se pretende alcançar, considerando os dados de um problema assumido.

Oportunidades - São forças ambientais incontroláveis pela organização que podem favorecer sua ação estratégica, desde que reconhecidas e aproveitadas satisfatoriamente enquanto perduram.

P Pontos fortes - Situação que se representam dentro da organização e que estão sob seu controle influenciando positivamente o seu desempenho.

Pontos fracos - Situações que se apresentam dentro da organização e que estão sob seu controle influenciando negativamente seu desempenho.

Políticas de Portas Abertas – Uma oportunidade oficial que a organização dá ao funcionário de apelar aos executivos da empresa quando se sentir prejudicado pela chefia imediata.

Processo - Série de etapas ordenadas que tem por objetivo fornecer um produto ou serviço.

Referências

DANTAS, Edmundo Brandão. Atendimento ao público nas organizações. Brasília: Senac, 2018.

DOCUSING. Fluxo de documentos: entenda a importância para a sua empresa. Disponível em: <https://www.docusign.com.br/ > Acesso em 18 de maio. 2021.

VERTICE SERVICES. Por que a recepção é o departamento mais importante da empresa? Disponível em: <https://www.verticeservices.com/> Acesso em 17 de maio. 2021.

Laís Almeida Farias é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Grupo Produtécnica NE, no setor de Recepção. Graduanda do 6º período de Direito pela Faculdade de Balsas.

Samila Ferreira Botelho é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Posto Magnólia Ltda., no setor de Financeiro. Graduanda do 6º período de Pedagogia na Universidade Estadual do Maranhão, campus Balsas.

Capítulo II O Setor de Gestão de pessoas

Capítulo II O Setor de Gestão de pessoas Caren Cristina Cunha Pereira Estélia Coelho dos Santos

Gestão de pessoas é um setor de amplos conhecimentos que tem foco na organização e contratação de pessoas de modo a analisar as estratégias e objetivos de uma empresa zelando pela cultura e pelo bem-estar do colaborador. O setor cuida dos processos burocráticos e dos direitos dos profissionais.

O que é?

Como sabemos hoje qualquer organização, instituição é feita por pessoas e são essas pessoas que vão garantir o sucesso da mesma. Para isso as instituições contam com setor de gestão de pessoas podendo ser também Recursos humanos ou Departamento pessoal. Esse setor agrupa técnicas que tem como principal objetivo administrar e gerir o capital humano das organizações. Podendo dizer que é um dos mais importantes setores dentro de uma empresa por estar voltado para o estudo da capacidade e gestão emocional dos trabalhadores para que os mesmos se sintam confortáveis, motivados e empenhados a trabalhar na empresa dado o melhor e por longo prazo. O setor é bem amplo e com diversas funções importantes com pautas atuais como disseminação e sustentação da cultura organizacional, planos de desenvolvimento dos colaboradores, incentivar a obtenção de conhecimento, fortalecer a integração entre as áreas entre outros.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

O departamento de RH tem funções estratégicas e desafios para com a gestão de pessoas dentre as diversas atribuições está a descrição de cargos, sendo o papel do RH criar um subconjunto claro e objetivo, para facilitar os processos de recrutamento e seleção, assim como o entendimento dos gestores de área sobre o tipo de contratação a ser requisitada. • Profissionais das ciências e das artes; • Profissionais das ciências sociais e humanas; • Profissionais de organização e administração de empresas; • Profissionais de recursos humanos.

Funções dos Profissionais de recursos humanos. (CBO 2524-05) • Promover ações de qualidade de vida e assistência aos empregados; • Administrar relações de trabalho; • Comunicar-se; • Executar administração de pessoal; • Gerir plano de benefícios; • Administrar plano de cargos e salários; • Efetuar processo de recrutamento e de seleção; • Demonstrar competências pessoais; • Coordenar sistemas de avaliação de desempenho.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

Para trabalhar no setor de recursos humanos ou departamento pessoal geralmente necessita-se de cursos ou graduação. Os mais comuns são Administração de empresas, Psicologia, Tecnólogo de Gestão de Recursos Humanos e Serviço social. Trabalhar com recursos humanos significa atuar em diversas áreas de uma empresa, que vão além do recrutamento de novos funcionários. Algumas 19

delas são finanças, relações trabalhistas, treinamento e administração. Por isso, é importante que esse profissional tenha uma formação abrangente e completa.

Quais competências necessárias?

Com já falado acima a importância e responsabilidade do setor do RH é necessário também habilidades para exercer determinadas função: • Visão sistêmica; • Agilidade; • Conhecimento tecnológico; • Persistência; • Capacidade de liderança; • Gestão de tempo; • Capacidade analítica; • Comunicação. Com essas virtudes e competência o profissional dessa área produz serviços de qualidade e bom rendimento para toda a companhia.

Rotinas do Setor Gestão de pessoas

No RH cuida das relações entre a empresa e o colaborador o foco principal é passar o alinhamento da empresa com colaborador. Além disso no setor fazer a seleção de recrutamento, onde ocorrem as contratações, seu grande objetivo é contratar candidatos eficazes que tem grandes chances de crescer na empresa. Portanto que logo em seguida oferecem treinamento para contratado, tendo em vista dando feedback e fazendo avalições de desempenho. Todavia nesse setor também ocorre demissão e fazendo o processo de remunerações. No departamento pessoal ocorrem formalização do trabalhador desse modo percebesse que o setor lida com as burocracias contratuais com relações de trabalho. Nesse departamento a um fluxo de documentos tanto contratuais ou de folhas de pagamento. Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento 20

Emissão: faz o termo de rescisão do Contrato de Trabalho, é utilizado para a formalização das quitações de verbas rescisórias do empregado. O controle de ponto do trabalhado estipula quanto horas forram trabalhadas. Faz os recibos de pagamento de salários com férias, adiantamentos. Recebimentos: atestados médicos, documentos para a contratação, comunicação de acidentes de trabalho, documentos relativos á retenção de impostos sobre prestador de serviços e afastamentos.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Tem dois livros que trata sobre gestão de pessoas um deles é Gestão de estratégica de pessoas esse livro tem o intuito ampliar o estudo de modo analisar as principais técnicas de gestão de pessoas decorrentes da gestão estratégica de aprimorar o entendimento do processo de planejamento o outro livro seria Gestão de pessoas da autora Ketlle Duarte Paes que aborda os principais elementos relacionados ao treinamento e desenvolvimento das pessoas frente ao atual contexto ambiente de negócios. O SEBRAE dos cursos gratuitos em sua plataforma, de Gestão de pessoas onde ensina as principais estratégias que permitem gerenciar com eficácia os processos de recrutamento e seleção, desenvolvimento e retendo profissionais talentosos. É um curso de 30 dias é online e sua duração de 8 horas.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

O papel é o mais utilizado dentro do setor para que tenha consciência sustentável é necessária conscientização dos colaboradores com reutilização desses papeis em forma de rascunhos, reutilizar a parte da folha não usada, também tem reciclagem do papel onde o papel velho passa por um processo de que ocorre um reaproveitamento das fibras de celulose, produzindo um novo papel pode ser reutilizado. Glossário 21

A Abono salarial: É o salário mínimo depositado anualmente.

Absenteísmo: é índice de funcionários que não comparecem para trabalhar.

Acidente de trabalho: perda temporária ou permanente da capacidade de trabalhar.

Ações trabalhistas - funcionários que se sentiram lesados.

Acordo sindical: colaboradores celetistas representados pelos sindicatos.

Adicional noturno: quando um profissional tem sua jornada que recebe adicional.

Admissão - o processo de admissão do colaborador.

Afastamento: condições de trabalho por motivos de acidente.

Ambiente colaborativo: estímulo ao compartilhamento de conhecimento na empresa.

Applicaton

programming

interface:

conjunto

rotinas

padrões

estabelecidos por software.

Arquivo de controle de jornada para efeito fiscal - lista as jornadas de trabalho e realizadas pelos colaboradores.

Arquivo fonte de dados: arquivo gerado pelo equipamento de registro eletrônico do ponto.

Arquivo fonte de dados tratados: é o arquivo de marcações gerado, AFD, contendo as marcações ajustes.

Assiduidade: é cumprimento da carga horária acordada no momento da contratação.

Atestados médico: é documento emitido por profissional de saúde que justifica a ausência.

Automação de processos: rotinas manuais.

B Bancos de horas: um acordo feito entre a empresa e os fundiários flexibilidade o cumprimento da jornada.

Benéficos: é conjunto de vantagens e compensações que complementam a remuneração dos colaboradores.

Biometria: é uma técnica que se refere à metrificação de partes do corpo.

Business partner: contribui para planejamento estratégico.

C Clima organizacional: sentimentos dos colaboradores em relação ao trabalho.

Cloud compunting: computação em nuvem.

Coaching: é uma metodologia usada para o desenvolvimento de pessoas.

Contabilidade estratégica: atuação contábil baseada em dados e amparada pela tecnologia.

Controle de acesso: é qualquer sistema, mecanismo ou equipamento que limite acesso.

Controle de ponto: é controle da jornada de trabalho.

Convenção coletiva de trabalho: é um acordo formalizado entre os funcionários sindicalizados e o sindicato patronal.

Cultura organizacional: é conjunto de práticas e costumes das pessoas que compõem a empresa.

D Data mining- é uso de inteligência artificial para analisar grandes volumes de dados.

Descanso semanal remunerado – todo funcionário tem direito a descansar uma vez por semana.

Referências

BLOG FACIG. Qual o curso ideal para quem quer trabalhar com recursos humanos? 2017. Disponível em: <http://blog.facig.edu.br/qual-o-curso-idealpara-quem-quer-trabalharcomrecursoshumanos/#:~:text=Curso%20bastante%20tradicional%20para%20 se,de%20tributos%20e%20administra%C3%A7%C3%A3o%20organizacional> Acesso em: 18 maio 2021.

DUTRA, Ademar. Gestão estratégica de pessoas. 2. ed. rev. e ampl. Palhoça : UNISUL Virtual, 2014.

LEMOS, Gestão de pessoas. Disponível em: <https://ahgora.com/blog/rh/> Acesso em: 18 maio 2021

MARQUES, José Roberto. Conceito de gestão de pessoas. Ibccoaching. 2020. Disponivel

em:

<https://www.ibccoaching.com.br/portal/rh-gestao-

pessoas/conceito-gestao-de-pessoas> Acesso em: 18 maio 2021.

Caren Cristina Cunha Pereira é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Integração Agrícola Máquinas e Implementos, no setor de Estoque. Graduanda do 2º período do curso Interdisciplinar em Ciência e Tecnologia pela UFMA.

Estélia Coelho dos Santos, aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Agrex do Brasil S/A no setor Segurança do Trabalho como Auxiliar Administrativo. Graduanda do 4º período do curso Interdisciplinar em Ciência e Tecnologia pela UFMA.

Capítulo III O Setor Financeiro

Capítulo III O Setor Financeiro Maria Fernanda Ribeiro Costa Taiana Maria de Sousa Soares

Finanças é o gerenciamento de dinheiro, principalmente em relação a empresas, organizações ou governos. Especificamente, ele lida com as questões de como um indivíduo, empresa ou governo adquire o dinheiro. Entre as funções do departamento financeiro estão a tesouraria, o controle das contas a pagar e a receber, a contabilidade, o planejamento, a gestão dos impostos, o controle de riscos e a divulgação de informações para os investidores.

O que é?

O setor financeiro é um dos mais importantes de uma empresa e chega a ser considerado o “coração” do negócio. A comparação é pertinente, uma vez que o coração bombeia as substâncias essenciais necessárias para que os outros órgãos do corpo funcionem perfeitamente, inclusive o cérebro. É basicamente isso que o setor financeiro faz pela empresa. Ele gerencia e distribui os seus recursos de maneira a manter cada área do negócio em pleno funcionamento, contribuindo decisivamente para o êxito da sua atividade fim e resultados.

seguir

vamos

esclarecer

sobre

particularidades

do departamento que carrega essa responsabilidade!

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Diretor Financeiro

O Diretor financeiro é um profissional que tem a missão de planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras de uma organização, executando políticas para que a gestão dos recursos disponíveis seja a melhor possível. Ele também estrutura, racionaliza e adéqua os serviços de apoio da sua área. Além disso, um diretor financeiro também implementa processos nas áreas financeira, contábil, fiscal, de controladoria e escrituração. Dessa forma, responde pelo planejamento, organização e desenvolvimento de ações de curto, médio e longo prazos. Ainda é função desse profissional o resultado operacional — como a mensuração dos indicadores-chave de desempenho da área ou KPIs financeiros — e a elaboração de relatórios gerenciais, a fim de demonstrar a eficiência da aplicação do capital e do desempenho econômico da organização. Entre os caminhos para serem trilhados para essa vaga, muitos são graduados — especialmente em cursos como administração e economia —, têm MBA e falam inglês.

Gerente financeiro

Esse profissional tem a missão de gerenciar informações de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de desenvolvimento, o planejamento e a análise de apuração financeira, além de elaborar ações de melhorias a favor do desempenho financeiro e econômico de uma empresa. Entre os caminhos para serem trilhados para essa vaga, muitos são graduados — cursos como administração e economia —, têm MBA e inglês intermediário.

Supervisor financeiro

O supervisor financeiro é um profissional que tem a responsabilidade de elaborar orçamentos e demonstrativos financeiros e econômicos, projetar receitas, coletar informações da empresa, comprar recursos estimados com os realizados, além de analisar objetivos e metas definidas. Além disso, o supervisor financeiro também faz a administração de recursos financeiros e também acaba desenvolvendo um relacionamento com instituições financeiras. Assim como acontece com o diretor e o gerente, esse profissional geralmente também tem graduação e MBA e, ao menos, inglês intermediário.

Analista financeiro

Esse profissional é responsável por realizar o planejamento de uma rotina financeira, acompanhando pagamentos e recebimentos efetuados, analisando o fluxo de caixa e elaborando projeções de faturamento, com o objetivo de observar melhorias no desempenho econômico e financeiro da organização. Em relação a esse profissional, a maioria tem graduação e inglês ao menos intermediário, mas muitos não contam com uma pós-graduação ou MBA.

Analista fiscal

O analista fiscal atua a fim de apurar e declarar os impostos diretos e indiretos, realizando as escriturações fiscais e participando das análises das atividades fiscais do negócio. No que diz respeito à sua formação, a maioria tem graduação — especialmente no curso de administração de empresas — e inglês ao menos intermediário, mas muitos não contam com uma pós-graduação ou MBA.

Auxiliar financeiro

O auxiliar financeiro atua para levantar e acompanhar todas as transações financeiras da empresa, organizando documentos de contas a pagar e a receber, controlando o fluxo de caixas, e afim de realizar uma monitoria no budget mensal. 29

Muitos profissionais dessa área têm ou estão na graduação, contam com ao menos inglês intermediários, mas é mais difícil terem completado uma pósgraduação ou MBA.

Plano de carreira na área financeira

Para fazer um plano de carreira na área financeiro, um primeiro passo é entender esse conceito, que nada mais é do que um documento que você organiza, a fim de saber como está o presente de um funcionário, o que é desejado para o seu futuro e o que é preciso ser feito para que esse objetivo seja devidamente atendido.

Funções: •

Tesouraria: responsável pelo fluxo de caixa da empresa e gestão das contas bancárias;

•

Gestão de contas: lida com as contas a pagar e a receber da empresa, incluindo a administração de prazos, pagamentos e cobranças;

•

Contabilidade: realiza o controle do patrimônio da empresa e suas variações, considerando ativos e passivos;

•

Planejamento financeiro: é responsável pela parte estratégica do setor financeiro propriamente, elaborando o planejamento financeiro do negócio a partir das informações do empreendimento, definindo pontos fundamentais, como objetivos e metas, cortes de custos e afins;

•

Gestão de riscos: fundamental, principalmente para direcionar os investimentos da empresa, avalia os riscos de mercado, créditos, câmbio e semelhantes, a fim de antecipar os impactos desses fatores no negócio;

•

Gestão de tributos: lida com os impostos e obrigações legais da empresa no nível das finanças, garantindo o seu cumprimento.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

Os profissionais dessa área devem possuir uma formação acadêmica superior, tino de mercado e capacidade de adaptação são algumas das 30

habilidades mais valorizadas da área. A formação contínua é necessária àqueles que desejam fixar seu espaço no mercado financeiro. Como se trata de uma área dinâmica, em constante mudança, e altamente sensível a fatores exógenos, buscar especialização e aprimoramento é indispensável ao sucesso. Independentemente da área financeira escolhida, reserve um tempo para se colocar a par das novidades do mercado e, principalmente, não deixe de investir em certificações, especializações e educação continuada.

Quais competências necessárias? •

Facilidade de relacionamento

Um gestor terá que lidar o tempo todo com outras pessoas, pois essa é parte fundamental de trabalho de quem está à frente de um setor. Para que esse processo funcione bem, é importante ter bom relacionamento com os colaboradores da empresa, especialmente aqueles que atuam em áreas distintas. O gestor financeiro vai precisar manter contato com outros departamentos das empresas, então é importante que ele desenvolva uma imagem positiva, de alguém acessível. Tão fundamental quanto isso, é exercer boas práticas de relacionamento no cotidiano, beneficiando

assim

a sua

atuação, que

constantemente dependerá de ordens e solicitações. •

Conhecimento de legislações

Há leis específicas que regulamentam a atuação das empresas, especialmente no que diz respeito a movimentações de capital, investimentos e todas as atividades relacionadas a questões financeiras. O conhecimento dessas regras e determinações é importante para que a organização aja sempre dentro do que é o correto. Desse modo, quem está à frente do departamento financeiro de uma empresa, nesse caso o gestor, deve ter amplo domínio sobre todas as informações que estão dispostas na lei. Assim, além de preservar a integridade 31

do seu trabalho, esse profissional protege a empresa, conduzindo ações dentro da legislação vigente. •

Domínio sobre taxas e tributos

Tributos e taxas referentes a movimentações financeiras, compras, vendas e declaração de impostos são muito comuns no dia a dia de uma empresa. Cabe ao gestor financeiro fiscalizar se tudo está sendo feito de maneira certa, em prol da regularidade da atuação da instituição, diante do cumprimento das obrigações fiscais. Com tamanha importância dessa questão, é indispensável ao gestor estar sempre atualizado sobre as tributações às quais a empresa está submetida. Assim, são minimizados os riscos de penalidades legais à empresa, sem colocar em xeque a capacidade do gestor. •

Ética profissional

Outro requisito mais geral aos profissionais, a ética deve ser redobrada para quem ocupa esse cargo, já que nessa posição ele também deve dar o exemplo, especialmente por lidar com os ativos financeiros da empresa. O gestor deve ter valores bem definidos, obedecendo também ao que a empresa acredita. Em nenhum momento esse profissional deve utilizar da altura de seu cargo e suas facilidades para tomar vantagens de nenhum tipo. O gestor financeiro deve prezar sempre pela transparência de seus atos e por uma administração objetiva e sem nenhum tipo de margem para desconfiança. •

Liderança

Um líder deve usar mais vezes o termo “nós” ao invés de “vocês”. Liderar é fazer parte dos processos, atuar junto aos outros colaboradores e mostrar o caminho para o sucesso da execução de demandas. A liderança é um requisito imprescindível para quem ocupa o cargo de gestor, tendo em vista que ele está

à frente do departamento que conduz todas as operações financeiras da empresa. O gestor financeiro precisa exercer sua liderança envolvendo sua equipe de profissionais, transmitindo e contando com a confiança deles. Só assim será possível se manter competente diante de todos os desafios do cotidiano de um cargo tão relevante.

Rotinas do Setor Financeiro

As rotinas do setor financeira essa parte é a responsável por realizar diariamente o controle de entrada e saída de valores. Isso significa, por exemplo, a gestão das contas bancárias da empresa.

Gestão de contas a pagar e a receber

Das tarefas do setor financeiro está também a gestão de contas a pagar, que precisa garantir o controle do consumo e do pagamento de fornecedores, por exemplo, evitando que pagamentos sejam esquecidos, o que pode acarretar multas devido aos atrasos. Os profissionais que atuam nessa ala do departamento financeiro precisam também controlar os recebimentos, ou seja, averiguar se os clientes da empresa honraram com suas obrigações para garantir um fluxo de caixa saudável com a entrada de todos os valores previstos para o período.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

O setor de contas a receber é o responsável pela administração da conta “clientes a receber”, do ativo da empresa. A sua importância possibilita benefícios para os gestores financeiros, entre eles: •

Conhecer clientes que pagam em dia;

•

Conhecer o montante a receber em um determinado período, possibilitando comprometer estes valores em algum compromisso financeiro da empresa; 33

•

Ajuda a programar cobranças;

•

Conhecer o perfil de cada um dos seus clientes e saber quais são os responsáveis pela maior parte do faturamento;

•

Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa da empresa.

Mas, para a efetivação desses benefícios, é necessário que se conheça os processos padrões desse setor, adotados pela maioria das empresas.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Os objetivos da perspectiva financeira são alcançados quando a organização

tem

características

que

os clientes

mercado

estratégico esperam. Para ter essas características, é necessário fazer mudanças nos processos internos, e as mudanças só são possíveis se a organização tiver pessoas, tecnologia e infraestrutura adequadas na perspectiva de aprendizagem e crescimento.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

A sustentabilidade financeira consiste no uso dos recursos disponíveis de forma equilibrada. A empresa precisa gerir suas finanças evitando despesas desnecessárias e investindo parte dos seus recursos financeiros em seus projetos, principalmente na gestão de resíduos. Para alcançar a sustentabilidade financeira na sua gestão de resíduos é preciso assegurar padrões de produção e de consumo sustentáveis, reduzir a geração de resíduos por meio da prevenção, redução, reciclagem e reuso. A empresa que aplica a sustentabilidade financeira cria meios de gerir seus recursos econômicos evitando despesas desnecessárias. Uma empresa sustentável usa esses recursos de forma segura, aplicando em investimentos e planejamento. Quanto a geração de papel, toda forma de reuso é sempre indicada para garantir o não desperdício.

Glossário

A After Market: É um pregão eletrônico da Bolsa de Valores realizado após o encerramento do horário regular dos negócios. Alavancagem: É “trabalhar com dinheiro dos outros”. Por exemplo, algumas corretoras oferecerem aos clientes a chamada “conta margem”, que é um limite, como um crédito. Logo, o investidor pode comprar mais ações ou ativos do que ele poderia com seus próprios recursos. Funciona exatamente como um empréstimo. Logo, quando alguém usa o dinheiro dos outros no mercado financeiro, o termo usado é alavancagem.

Ativos: São tudo o que a empresa possui. Eles podem ser contábeis (equipamentos, terrenos, ferramentas) ou intangíveis (ações, direitos, patentes)

B Benchmark: É um indicador usado por um fundo de investimentos que tem como referência a performance de um fundo. Logo, é um indicador que o fundo usa como objetivo de rendimento.

Blue Chips: Nome dado as ações mais negociadas no mercado financeiro (também chamadas de ação de primeira linha).

Book de ofertas: Representa todas as operações de compra e venda de um ativo que estão na fila para serem executadas – tem que ter as demonstrações de compradores, vendedores e as corretoras.

C Carteira de Ativos: É o nome de um conjunto de ativos financeiros de um investidor. Imagine que uma pessoa invista na renda fixa, na renda variável, em debêntures, etc. Então, no geral, ele tem uma carteira de vários ativos, entendeu?

Circuit-Break: São mecanismos de segurança acionados por uma bolsa de valores para interromper o pregão quando há movimentos bruscos (de quedas muito acentuadas).

Concordata: Recurso jurídico que permite que uma empresa continue funcionando mesmo em situação de insolvência, como forma de evitar a falência. Normalmente, a empresa declara que é incapaz de saldar os débitos nos prazos estabelecidos, mas se obriga a liquidar as dívidas conforme regras da justiça.

Come-cotas: Acontece quando há a incidência do imposto de renda em um fundo de investimento. O recolhimento do imposto é feito direto na fonte, e ele acaba sendo pago em cotas.

Commodities: É um tipo de mercadoria em estado bruto ou com um grau muito pequeno de industrialização.

Crash: Termo usado para designar uma forte queda na Bolsa de Valores.

D Day Trade É um tipo de operação financeira onde a compra e a venda do ativo acontecem em uma única sessão (em um único dia). Há grandes riscos de se fazer isso, ao mesmo tempo, há também grandes chances de ganhar muito dinheiro. O day trade é uma prática apenas para profissionais.

Derivativos: São contratos que derivam de outros ativos e que têm vencimento futuro.

Dividendos: São lucros da empresa que são distribuídos regularmente para seus acionistas. Os valores ou porcentagens dos dividendos são decididos pela diretoria da empresa.

F Flipper: O investidor reserva papéis durante o processo da oferta do IPO com a intenção de se desfazer deles no primeiro dia de negociação da bolsa. Eles acreditam em uma super valorização da empresa na estreia.

H Hedge: É um tipo de operação financeira que tem o objetivo de proteger o patrimônio do investidor através de um ativo que não sofra com as variações de preços.

Holding: É uma empresa que possui como atividade principal a participação acionária majoritária em outra empresa – a atividade não é a de produzir bens ou serviços.

I IPO (Initial Public Ofering): É a Oferta Pública Inicial e acontece quando uma empresa lança “novas” ações no mercado com a finalidade de ter mais recursos financeiros para investir em seus projetos.

J Joint Venture Acontece quando as empresas ou os países se associam para trabalharem juntos em projetos ou outras companhias.

L Leilão de ações: Acontece quando a bolsa não consegue fechar negócios com os papéis à medida que as ofertas chegam. No leilão, as ofertas de compra e venda são apenas registradas e só depois de todas aceitas é que os negócios são fechados. Os leilões costumam durar 15 minutos e em casos de circuit breaker.

M Mico: É uma ação que perdeu todo seu valor de mercado.

O Off Shore: São fundos de investimentos que aplicam parte dos recursos disponíveis no exterior, sendo que o gestor se localiza no país de origem.

P Passivos: São dívidas que uma empresa tem a responsabilidade de pagar.

R Rating: É uma nota atribuída por agências de classificação de risco a instituições financeiras, governos, ativos conforme o risco que apresentam.

S Securitização É um processo de conversão de uma dívida ou obrigação em títulos negociáveis.

S Spread: Margem que é adicionada à uma taxa aplicável a um crédito, título ou moeda.

Swing-Trade: É quando algum ativo financeiro tem alternância de movimentos que variam entre a baixa e a alta – formando espécie de uma “escadinha”. Geralmente, esses movimentos duram entre 3 e 15 dias. 38

T Take Over: É o processo de aquisição do controle de uma empresa por outro grupo através da compra, em bolsa de valores, de ações da empresa.

Trader: Na tradução, trade significa comércio, portanto, trader seria o comerciante. No mercado de ações quer dizer a pessoa que compra algo para revender depois, com lucro. Logo, ele não é um usuário final.

Referências

PONTOTEL. Departamento Financeiro: como funciona na prática? Disponível em: https://www.pontotel.com.br/departamento-financeiro/#2 Acesso em: 10 jun. 2021.

FERNANDES, Bruno Henrique Rocha; BERTON, Luiz Hamilton. Administração Estratégica: da competência empreendedora à avaliação de desempenho. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2012., Kássio. Jurisprudência. São Paulo: Manole, 2019.

LEMOS,

Lívia.

Comportamento

Organizacional.

Disponível

em:

https://prudconsultoria.com.br/o-comportamento-das-pessoas-na-organizacao/> Acesso em: 17 maio 2021.

Maria Fernanda Ribeiro Costa aprendiz da turma 73 – Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Norte Sul Sistemas e Alarmes, no setor de Recepção. Ensino Médio Completo.

Taiana Maria de Sousa Soares 73- Aprendizagem Profissional

Qualificação

Serviços

Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Casa Sertaneja, no setor Financeiro. Graduanda do 2º período de Agronomia pela Unopar polo Balsas.

Capítulo IV O setor Contábil

Capítulo IV O setor Contábil Lucas Moreira de Araújo Lucas Brito Santana

O que é?

A contabilidade é a ciência social que visa ao registro e ao controle dos atos e fatos econômicos, financeiros e administrativos, que tem como finalidade registrar, coletar, resumir, informar e interpretar dados e fenômenos que afetam as situações patrimonial, financeira e econômica de qualquer entidade, interpreta e registra os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em virtude da atividade econômica ou social que a sociedade exerce no contexto econômico. Os cargos são: •

Contador em escritórios;

•

Analista;

•

Auditor;

•

Consultor financeiro;

•

Perícia contábil;

•

Cargos de gestão;

•

Profissional em órgãos públicos.

As ocupações no trabalho no departamento de Contabilidade envolvem os aprendizados mais gerais da graduação, como publicar notas, calcular impostos que os clientes precisam pagar, dar orientações detalhadas sobre a 42

situação financeira, controlar receitas e despesas e outras circunstâncias. Qual o perfil de formação ideal para os profissionais atuantes nesse setor?

O profissional deve ser ético, responsável, proativo, espírito de liderança, desfrutar de bom relacionamento interpessoal, agir com profissionalismos e motivação, ter pensamento crítico, capacidade de gestão, boa comunicação escrita e oral.

Quais as competências necessárias?

Saber reunir, interpretar, processar e filtrar todos os dados contábeis da empresa são competências essenciais para que o contador possa ajudar a nortear as decisões futuras de um negócio. Para desenvolver bem essas habilidades, é importante ser analista e desenvolver pensamento crítico. O moderno

profissional

contabilidade

precisa

desenvolver

diferentes

habilidades como iniciativa, coragem, ética, visão de futuro, negociação, agilidade, segurança para solucionar problemas, tem que ser dinâmico, flexível e com boa capacidade de inovar e criar.

Rotinas do setor Contábil

Nas rotinas de um Departamento Contábil são feitos: pagamentos, recebimentos, gestão da folha de pagamentos, responsável também por encargos sociais, salários e impostos. São realizados ainda, relatórios financeiros, balanços e orçamentos, controle financeiro e preservação da empresa contra fraudes e erros.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

São vários tipos de documentos que servem de base para os lançamentos contábeis, que são emitidos e arquivos considerando o método alfabético, numérico e por tipo de documento, os quais é possível citar: •

Notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição 43

de serviços; •

Notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;

•

Extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;

•

Duplicatas pagas;

•

Comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);

•

Cópias de cheques emitidos;

•

Comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro

Dentre as principais perspectivas e tendências da contabilidade dos últimos anos, o uso de tecnologia e de softwares avançados certamente ocupa um lugar de destaque. Aliados a outras tecnologias como a internet, esses sistemas produziram uma verdadeira revolução nas atividades práticas da contabilidade.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

Jogar os resíduos no lixo reciclável de acordo com o material, para facilitar na hora da reciclagem, e também reduzimos o consumo de recursos naturais, poupamos energia e água, diminuímos o volume de resíduos.

Glossário

A Acionista: titular que detém ação ou ações de empresa, sociedade anônima etc. ativo - que exerce ação; que age.

B Balanço patrimonial: é uma demonstração contábil que tem, por finalidade, apresentar a posição contábil, financeira e econômica de uma entidade em determinada data, representando uma posição estática.

Bens: Em economia, um bem é tudo o que tem utilidade, podendo satisfazer uma necessidade.

C Capital de terceiros: corresponde a todos os recursos oferecidos por uma entidade externa às empresas, que vêm de fora de uma organização empresarial.

Capital próprio: Esse valor é a parcela de capital disponível nas empresas, obtida pelos sócios, acionistas ou do lucro das operações.

Capital social: Em economia social, capital social refere-se às normas que promovem confiança e reciprocidade na economia.

E Estoque: Os estoques são, portanto, parte do capital de giro da empresa, representado sob a forma de mercadorias.

Exercício social: é um conceito simples, que corresponde ao período de tempo no qual as empresas devem preparar as suas demonstrações financeiras, também chamadas por um termo mais técnico: demonstrações contábeis.

F Faturamento: é a soma total das vendas de uma empresa, em um certo período, a partir de sua atividade comercial – seja comércio de bens, prestação de serviços ou indústria.

Fluxo de caixa: o fluxo de caixa refere-se ao fluxo do dinheiro no caixa da empresa, ou seja, ao montante de caixa recolhido e gasto por uma empresa durante um período de tempo definido, algumas vezes ligado a um projeto específico.

G Gastos: sob a ótica contábil são sacrifícios financeiros com os quais uma pessoa, organização ou governo, têm que arcar a fim de atingir seus objetivos, sendo considerados esses ditos objetivos, a obtenção direta de um produto ou serviço qualquer.

I Impostos: é a imposição de um encargo financeiro ou outro tributo sobre o contribuinte por um estado ou o equivalente funcional de um estado a partir da ocorrência de um fato gerador, sendo calculado.

Incentivo fiscal: fazem parte do conjunto de políticas econômicas que visam a facilitar o aporte de capitais em uma determinada área através da cobrança de menos impostos ou de sua não cobrança

Investimento: aplicação de recursos, tempo, esforço etc. a fim de se obter algo. Juros - é a remuneração cobrada pelo empréstimo de dinheiro.

L Lucro bruto: é a diferença entre o faturado e o custo de fazer o produto ou prover o serviço, antes de deduzir, folha de pagamento, impostos, e pagamento de juros. No geral, este é o lucro mostrado em uma transação se não há interesse no custo indireto.

Lucro acumulado: A demonstração de lucros ou prejuízos acumulados é uma demonstração contábil, elaborada pela diretoria de uma sociedade por ações.

N Notas explicativas: são complementos às demonstrações contábeis, quadros analíticos ou outras demonstrações contábeis necessárias à plena avaliação da situação e da evolução patrimonial da empresa.

Notas promissórias: é um documento que funciona como promessa de pagamento de uma dívida.

O Obrigações: ação de obrigar; fato de estar obrigado a fazer uma ação.

P Passivos: é o termo presente em um Balanço Patrimonial para especificar todas as obrigações e dívidas financeiras de um negócio.

Patrimônio líquido: próprio representa os valores que os sócios ou acionistas têm na empresa em um determinado momento.

R Receita: valor que é recebido, arrecadado ou apurado.

T Tarifa: é uma contraprestação de serviços de natureza comercial ou industrial, Exemplos: tarifa postal, telegráfica, de transportes, telefônica, de gás, de fornecimento de água, esgoto e outras.

Taxa Interna de Retorno: A taxa interna de retorno ou taxa interna de rentabilidade, de sigla TIR, em inglês IRR, é uma taxa de desconto hipotética que, quando aplicada a um fluxo de caixa, faz com que os valores das despesas, trazidos ao valor presente, seja igual aos valores dos retornos dos investimentos também trazidos ao valor presente.

Taxa mínima de atratividade: é uma taxa de juros que representa o mínimo que um investidor se propõe a ganhar quando faz um investimento, ou o máximo que uma pessoa se propõe a pagar quando faz um financiamento.

S Superavit: é um termo econômico com aplicações em diversas ciências e áreas.

Referências

KUBICA, Fábio; CARVALHO, Lilian S. P. Básico em Administração. São Paulo: Senac São Paulo, 2013.

RIBAS, Rodrigo. O que é e o que faz o setor financeiro de uma empresa? Disponível em: <http://www.idebrasil.com.br/blog/que-faz-o-setor-financeiro-deuma-empresa/> Acesso em: 18 de jun. de 2021.

SANTIS, Carlos E. A. de. Assistente Administrativo. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2010.

Lucas Brito Santana é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Nippontec, no setor de Call Center. Graduando do 4º período de Ciências Contábeis pela Unopar polo Balsas.

Lucas Moreira de Araújo é aprendiz da turma 73 aprendizagem

profissional

qualificação

serviços administrativos no Senac de Balsas MA. Atua na empresa Portal Sul no setor Administrativo. Possui Ensino Médio completo. 48

Capítulo V O Setor de Logística e Estoque

Capítulo V O Setor de Logística e Estoque Ana Luiza Alves de Macedo Sousa Gennifer Matos de Sousa

Desde os tempos bíblicos, os lideres já se utilizavam da logística. As guerras eram longas e geralmente distantes e eram necessários grandes e constantes deslocamentos de recursos. A Logística que caminha lado a lado com o estoque é a uma das atividades econômicas mais antigas da humanidade. Originada da produção especializada com troca de excedentes, a logística acompanhou a evolução da economia. Os desenvolvimentos das técnicas derivam das atividades militares, onde as tropas precisavam ser abastecidas com armas, roupas, alimentação, medicamentos, e o deslocamento para dar suporte às guerras, que posteriormente, vieram a ser empregadas pela logística.

O que é?

A Logística trata-se de todas as atividades de movimentação e armazenagem que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimentos, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Dessa forma, a Logística torna os processos de planejamento, implementação, controle e armazenagem da matéria-prima muito mais eficientes. Ela não se limita apenas a operações de carga e descarga dos produtos, por exemplo, mas é um setor estratégico para as empresas. Já o estoque representa todos os recursos produtivos necessários para a continuidade da produção no médio e longo prazo. Além de armazenar materiais, ferramentas e insumos, o estoque tem também o importante papel de guardar 50

as mercadorias excedentes da produção antes delas serem despachadas para o ponto de venda ou para o cliente. O estoque pode ter diferentes formas e tamanhos, dependendo do segmento de mercado daquela produção. Por exemplos produtores rurais, guardam estoques de grãos por meses para o que negociar no período de entressafra. Empresas que processam alimentos perecíveis, por outro lado, não podem contar com um estoque muito grande, pois se corre o risco de o produto estragar antes de chegar às prateleiras do mercado.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Os cargos ocupados na Logística e pelo Estoque são diversos, por ser um setor de grande circulação precisa-se de muitos profissionais envolvidos dentre os cargos e funções ocupados podemos destacar: •

Coordenador: Responsável por condenar todo planejamento, estratégias, trazer ideias, que será utilizada por todo o restante do pessoal;

•

Supervisor: Existe vários níveis de supervisor, ele é o braço direito da empresa e está em contato com a diretoria os funcionais de nível operacional;

•

Estoquista: É o responsável pela contagem diária dos produtos que estão no estoque ou os que chega e sai;

•

Auxiliar de estoquista: É o responsável por ajudar o estoquista no que for necessário;

•

Empilhador: Responsável por organizar o estoque;

•

Motorista: Os responsáveis por levar os produtos até os clientes;

•

Auxiliar de carga e descarga: São responsáveis por tirar e colocar os produtos no caminhão para ser entregue no estabelecimento do cliente;

•

Manobrista: Devido ao grande os grandes fluxos de caminhões nas distribuidoras, esse é responsável por abastecer e guardar os caminhões quando necessário. 51

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O profissional da logística, assim como o de estoque precisam ter conhecimentos em diversos aspectos pois são profissionais que são responsáveis pela elaboração de planejamentos estratégicos para que assim a empresa

possa

funcionar

corretamente.

também

responsável pela

administração de materiais e recursos para assim otimizar o uso dos espaços e reduzir o tempo e o custo de cada processo. Além disso controla o estoque e a armazenagem, e a distribuição dos produtos. Estes profissionais precisam ser comunicativos com os fornecedores e clientes, e também operar sistemas eletrônicos que muitas das vezes em um primeiro contato não é nada fácil. Trabalhar nessa área vai exigir uma formação adequada, como cursos técnicos, tecnólogos ou até mesmo bacharelado. Há também a possibilidade em que graduados em administração e engenharia de produção podem também atuar nesses setores, e existem aqueles casos de conhecimento e experiência que podem levar funcionários a alguma promoção. No entanto quem atua nesse setor precisa estar sempre se atualizando e continuar estuando ao longo da vida. Pois é um setor que vive em constantes mudanças.

Quais competências necessárias?

O profissional da Logística assim como do Estoque deve sempre está em sintonia, com isso eles necessitam ter competências em comum, como ter a capacidade de organização, negociação e comunicação, a comunicação é importante nesse setor, pois os profissionais precisam estar em contato constante com colaboradores, fornecedores e parceiros, a clareza e objetividade são também fundamentais para que as ideias sejam compreendidas e seguidas. Necessitam ter uma visão estratégica na qual vai poder avaliar os pontos positivos e negativos da empresa, criando assim soluções, sugestões e inovações. Tem que possuir um raciocino logico bom, pois é uma área que tem que ter familiaridade com os números, planilhas, pesquisas e dados estratégicos.

Os profissionais precisam ter bastante flexibilidade para se adaptar as diferentes rotinas, acompanhar o aumento da tecnologia e inovações, além de saber lidar com a equipe que não são poucos. A liderança nesse setor é indispensável precisam extrair o melhor da equipe e está sempre preparado para resolver o inesperado de forma eficaz. Necessitam também saber trabalhar sobre pressão pois desde profissional se espera repostas rápidas para as questões do dia a dia. E por fim e não menos importante tem que ser um profissional proativo, precisa ser capaz de antecipar os problemas e desenvolver suas atividades de supervisão tanto da logística como no estoque.

Rotinas do Setor Logística e Estoque

O setor de logística coordena todo o fluxo de produção e deslocamento de materiais, envolvendo um grande volume de informações e profissionais. Devido à sua complexidade, para garantir a excelência é preciso investir em processos integrados, bem planejados e otimizados, de modo que todas as atividades sejam eficazes. A rotina da Logística e do Estoque primeiramente envolve um fluxo bem organizado para que todos os produtos e serviços chegue aos clientes de forma correta e sem danos. Essa movimentação envolve desde a produção, como também os fornecedores até a gestão do estoque. Cada empresa e/ou gestor faz o seu próprio planejamento, e decidir dentre as condições e/ou opções qual vai ser melhor para seu negócio. Dentre as condições e/ou opções que levam uma decisão na logística é importante lembrar que deve se obter o máximo de informações sobre os clientes, regiões que concentram maior número de pedidos, volume de vendas e tamanho das requisições, quais equipamentos serão necessários para o manuseio de carga, condições de venda e prazos, restrições em relação ao tempo de entrega como dia ou dia da semana. Depois de alinhar os itens acima, começa a organização de venda, vendese os produtos que já estão em estoque, como também já existe possibilidade de comprar aquilo que não está no estoque e esperar um prazo para chegar, 53

logo após a venda, ocorre todo um sistema interno para que esse produto chegue até o cliente, há vários profissionais que estão ali dia e noite recebendo, repondo e encaminhando esses produtos até o cliente. A logística funciona tendo sua própria distribuição, como também aquelas de terceiros que só de então, são repassadas para os clientes, nesse processo ainda leva uma demanda maior, pois os produtos fazem toda uma trajetória térrea, aérea ou marítima para chegar ao destino e assim ser distribuídos pelas distribuidoras ou revendedoras. Vale resultar que o fluxo da logística funciona de duas formas o fluxo material que visa o fornecedor, a produção, a distribuição e o cliente. E o fluxo de informação que é o contrário visa o cliente, a distribuição, a produção e o fornecedor.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

Desde a programação de compra, conforme a necessidade, até a entrega ao cliente final. Isto implica partir da aquisição da matéria prima, levando em conta a política da programação de produtos, da logística, da negociação das compras, do transporte, desde a origem até destino, da parte documental para liberação do produto (BROU, 2004). Também tem de analisar a gestão da logística interna. Ou seja, desde o recebimento do produto até a entrega do produto acabado ao cliente passando por todas as etapas necessárias, softwares e sistemas de informatização envolvidos. O estoque também tem uma alta emissão de documento, como as notas fiscais dos produtos, as validades que precisam ser destaca e as avarias. Sem dúvidas a logísticas pode ser um dos setores que mais se emite documentos, pois existe uma serie de burocracia que as instituições precisam atender para que uma carga de produto chegue a um determinado lugar, por mais que a tecnologia esteja bastante avançada ainda assim nesse setor é preciso emitir documentos principalmente para que fiquem como comprovação. Além de toda essa estrutura para chegar o produto até a instituição, ainda existe mais uns documentos que ocorrem dentro das empresas, como romaneios, formulários, comprovantes de clientes, assinaturas que tem que ser 54

recolhidas, arquivos de entregas, arquivos de comprovação, arquivos de conferencia de estoque, de abastecimentos, checklist de empilhadeiras, motoristas e caminhões.

de crescimento intelectual e financeiro.

Uma logística eficiente deve levar em consideração todos os aspectos de negócio, desde o ponto de venda, estratégias de marketing, processos administrativos, distribuição, produtos e serviços, relação com fornecedores e atendimento ao cliente. Está avaliação de cada etapa permite identificar os pontos positivos e negativos de uma empresa, realocar recursos e investir onde for necessário. Uma gestão de estoque eficiente permite melhorar a qualidade dos produtos oferecidos e serviços prestados, aumentando os lucros e melhorando a imagem da empresa para quem mais importa, o cliente. Logo a perspectiva profissional e financeira também vai mudar. Atualmente, os profissionais têm encontrado diversas soluções tanto no viés físico como tecnológico para investir tanto na empresa, quanto na carreira profissional, podendo atualizar-se e inovar suas ações sem sair de casa ou mesmo do ambiente de trabalho. Dentre as soluções atualmente podemos destacar os cursos online, cursos grátis, as plataformas que disponibiliza diversos matérias de estudos, como também pessoas físicas que com a sua experiência estão compartilhando com outras pessoas através das redes sociais. Os livros digitais é outro recurso que está em alta, pois podem ser acessados a qualquer momento. Dentre as sugestões de livro podemos indicar: “Logística: O último rincão do marketing “3ª Edição Revisada, de Carlos Alberto Mira disponível em pdf. Além de diversos cursos relacionados a logísticas e estoque que estão disponíveis em plataforma como Senac, Senai, Uemanet e Sebrae.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

As empresas que geram resíduos precisam criar mecanismos para receber os resíduos de seu produto, após a utilização pelo consumidor final. 55

Existem vários tipos de consumidores e produtos e todos precisam se adaptar as suas condições e descartes correto em um local apropriado muitas vezes já designado pela fabricante ou comerciante. A importância de ter um direcionamento dos resíduos é que aumenta o ciclo de vida do material, diminui a geração de resíduos descartados no ambiente e a exploração de recursos naturais. Um passo muito importante e decisivo para que os resíduos sejam reciclados é o consumidor final, na qual é necessário procurar estratégias para que esses produtos cheguei até as empresas. De nada adianta a empresa ter múltiplas estratégias e recursos para descartar o material se os consumidores também não fazem a sua parte. Uma estratégia para essa solução são os consumidores finais instalarem locais específicos para coletas, e devolver ao fabricante os resíduos gerados. Os fabricantes ou a indústria responsável devem retirar os resíduos dos postos de coleta e reintegra-los processo produtivo por meio do aproveitamento ou reciclagem.

Glossário A Armazenagem: É a parte da logística responsável pela guarda temporária de produtos em geral. Pode ter uma variação de tipo de local físico, conforme característica e necessidade do produto, como, por exemplo, local coberto, local descoberto, local com temperatura controlada, etc. Pode ter variação de tipo de estocagem, conforme característica e necessidade do produto.

Atendimento de Pedidos: É a quantidade de pedidos atendidos prontamente, dividida pelo total de pedidos recebidos, vezes 100%.

Auxiliar de carga e descarga: É a denominação dada ao profissional autônomo que é contratado pelo motorista de caminhão para fazer o carregamento ou descarregamento da carga, na origem ou destino.

B Back Order: Pedido em Atraso. 56

C Carreta-baú: É uma carreta fechada.

Contêiner: Equipamento de metal no formato de uma grande caixa, que serve para o transporte de diversos materiais, fazendo assim uma unitizará de cargas, que, ao estarem acondicionados no seu interior, não sofrem danos durante o percurso e nem em caso de transbordo para outros modais. São reutilizáveis e possuem quatro tamanhos principais, de 30, 25, 20 e 10 toneladas. CD – Centro de Distribuição: Armazém utilizado para a gestão dos estoques dos produtos a serem distribuídos, englobando movimentação, armazenagem, administração, processamento de pedidos e emissão de notas fiscais.

Custo Logístico: É a somatória do custo do transporte, do custo de armazenagem e do custo de manutenção de estoque. CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações, das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou a prestação de serviço de transportes. É através do CFOP que é definido se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos.

Cronograma: É estabelecer sequencialmente as tarefas/trabalhos a serem executados, de acordo com datas estipuladas para cada tarefa/trabalho desta sequência.

D Demanda: Em busca ou em procura de um produto ou serviço no mercado.

Distribuição: É a parte da logística responsável pelo transporte de cargas de forma pulverizada, para cada cliente ou ponto-de-venda.

E Embalagem: A embalagem consiste em uma peça responsável por envolver e proteger um produto. Ela pode ter as mais diversas funções e ser feita de materiais como plástico, papel, papelão, vidro, etc.

Empilhadeira: Equipamento utilizado com a finalidade de empilhar e mover cargas em diversos ambientes. EPI: Equipamento de Proteção Individual.

Estoque: É a parte da logística responsável pela guarda de produtos e uma das atividades da armazenagem. Geralmente este termo é utilizado para produtos acabados. Pode ter uma variação de tipo de local físico, conforme característica e necessidade do produto, como por exemplo, local coberto, local descoberto, local com temperatura controlada e outros. Pode ter variação de tipo de estocagem, conforme característica e necessidade do produto, como por exemplo, prateleira, gaveta, cantilever, baia e outros. Estoque Inativo – Refere-se a itens que estão obsoletos ou que não tiveram saída nos últimos tempos. Este tempo pode variar conforme determinação do próprio administrador do estoque.

F FEFO (First-Expire, First-Out): Primeiro que vence é o Primeiro que Sai. Serve para gerenciar a arrumação e expedição das mercadorias do estoque de acordo com o prazo de validade.

L Lastro: Expressão do transporte marítimo que significa a água que é posta nos porões para dar peso e equilíbrio ao navio, quando está sem carga. No transporte ferroviário, significa camada de substâncias permeáveis como areia, saibro ou pedra britada, posta no leito das estradas de ferro e sobre a qual repousam os dormentes.

M Manutenção Preventiva: Termo utilizado em Produção que significa o conjunto de medidas operacionais técnicas de vistoria, visando evitar possíveis problemas dos componentes das máquinas e equipamentos que comprometam a performance e desempenho dos mesmos, para que possam executar sua função normal.

Margem de Contribuição: É igual ao valor das vendas menos o valor dos custos variáveis e das despesas variáveis.

Medidas de Desempenho: São instrumentos utilizados para avaliar a performance de qualquer atividade logística. Podem ser relatórios, auditorias e outros. Não podemos melhorar aquilo que não mensuramos.

Movimentação: É a parte da logística responsável pelo deslocamento interno de produtos em geral (acabados, matérias-primas, insumos, componentes e outros). São utilizados vários tipos de equipamentos nesta operação, como empilhadeiras, tratores, veículos autoguiados,

P Palete: Estrado padronizado para acomodar cargas para a formação.

Palatização: Consolidação de diversas unidades de materiais e componentes sobre uma plataforma de madeiras (estrado) ou outro tipo de material visando tornar mais ágeis e seguras as operações de manuseio, armazenagem e movimentação através de empilhadeiras e paleteiras reduzindo em grande parte a mão-de-obra e agilizando o processo de movimentação do produto.

R Rastreamento de Veículos: Acompanhamento da posição dos veículos que transportam os materiais e produtos pedidos em tempo real (quase real) através de um sistema de rastreamento via satélite ou rádio, com objetivos tais como

gerenciar o processo logístico de forma mais eficiente, aumentar a segurança, monitorar o processo logístico entre outros aspectos Registro de Estoque – Registros que refletem as transações ocorridas com os materiais em estoque (entradas, saídas, transferências, ajustes, etc).

S Sinistro: Os eventos ocorridos durante a operação de transporte, em todas as suas etapas, que gerem o dano ou subtração do material.

Z Zoneamento – Lógica de estocagem para agrupamento de itens baseado na família de produtos, por tamanho, peso, velocidade, área de estocagem ou outro critério.

Referências

BEATRIZ, Ana. Saiba como se tornar o melhor profissional de logística. Disponivel em: < https://cargox.com.br/blog/saiba-como-se-tornar-o-melhorprofissional-de-logistica > 17 maio de 2021.

BEATRIZ, Ana.15 habilidades que todo profissional de logística deve desenvolver na carreira. Disponível em: https://cargox.com.br/blog/15habilidades-que-todo-profissional-de-logistica-deve-desenvolver-nacarreira#:~:text=Em%20resumo%2C%20o%20profissional%20de,a%20metas %20e%20prazos%20estipulados. > 18 maio de 2021.

BROU, Bertin. Organização de fluxo logístico em fornecedores automotivo: o caso de Vallourec do Brasil Autopeças (Unidade de São José dos Pinhais). Curitiba, 2004.

OBY.

Logística

reversa.

Disponível

em:

http://www.obyambiental.com/logistica-reversa/ > 17 maio 2021. 60

WPWNGINE. O que fazer para organizar um setor de logística. Disponível em:

https://cargox.com.br/blog/o-que-fazer-para-organizar-um-setor-de-

logistica#:~:text=Uma%20boa%20estrutura%20log%C3%ADstica%20de,e%20 a%20gest%C3%A3o%20de%20estoque. > 17 maio 2021.

Ana Luiza Alves de Macedo Sousa é aprendiz da turma

–

Aprendizagem

Profissional

Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa York Distribuidora no setor de Logística. Graduanda do 4º período de Enfermagem pela Faculdade Uniplan.

Gennifer Matos de Sousa é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Transportadora Delta, no setor de Contabilidade. Possui Ensino Fundamental completo.

Capítulo VI O Setor de Marketing e Vendas

Capítulo VI O Setor de Marketing e Vendas Yasmin Bispo Carvalho Noleto

Marketing é um conjunto de ações, sejam elas online ou offline, propostas com o objetivo de impulsionar o crescimento saudável de um empreendimento. É utilizado para captar a atenção de possíveis clientes, manter um relacionamento com os atuais e atender à demanda do mercado. Já as vendas englobam todas as atividades envolvidas na venda de um produto ou serviço para um consumidor ou empresa. A empresa tem organizações de vendas inteiras, compostas por funcionários dedicados à venda de seus produtos.

O que é?

O marketing lida com KPIs relacionados ao tráfego, geração de leads e abertura de e-mails. Já o departamento de vendas se importa com métricas como número de vendas, crescimento das vendas e ticket médio.

Quais são as ocupações; cargos; funções?

O marketing é responsável por realizar pesquisas de mercado visando entender o ambiente de negócios da empresa, bem como o perfil dos clientes que ela pretende atingir. O vendedor é quem tem contato direto com os clientes, Frente a frente com o cliente, o vendedor pode perguntar, fazer a leitura dos gestos e expressões, rebater as objeções e assim entender, com muito mais clareza, aquilo que o cliente realmente precisa.

Qual o perfil de formação ideal para os profissionais atuantes nesse setor?

Para ser um vendedor de sucesso, precisamos adotar uma postura de sucesso. Ter um curso superior, uma pós-graduação ou mesmo frequentar um treinamento de vendas por mês não vai garantir que você seja um campeão de vendas! Quando falamos de curso superior, duas opções saltam a mente: marketing e administração de empresas.

Quais competência necessárias?

Se relacionar bem é um fator decisivo, e uma das atitudes de um vendedor profissional; ser proativo; ter bom humor, tentar propor soluções no lugar de focar sobre os problemas; otimismo é uma das premissas que conduzem as atitudes de um vendedor profissional; foco; reinventar e adaptar a estratégia de vendas com rapidez e precisão.

Rotinas do setor de vendas e marketing?

Na rotina do vendedor, vender e organizar os produtos, o time entre em contato periodicamente com clientes, para saber se está tudo bem com o produto ou serviço e se precisam de alguma ajuda. É um excelente momento para pedir feedbacks e estreitar o relacionamento. As rotinas do setor de marketing contemplam; •

Planejamento da comunicação da empresa;

•

Gerenciamento de comunicação;

•

Traçar objetivos e metas de comunicação;

•

Desenvolver e gerenciar campanhas promocionais;

•

Definir canais e formas de atrair novos clientes.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeira.

Certamente, ter educação financeira é essencial na vida de todas as pessoas, afinal, todos nós lidamos com dinheiro todos os dias. Assim, não ter 64

conhecimento sobre esse assunto pode causar problemas tanto na sua saúde financeira como também na saúde física e emocional. O conhecimento sobre finanças diminui suas chances de cometer erros em suas escolhas financeiras, o que, consequentemente, diminui o risco de golpes financeiros e decisões equivocadas.

Consciência Sustentável: o que fazer com os resíduos gerados nos setores?

Os resíduos são gerados de várias formas, seja no escritório, no refeitório ou na produção. Quando um material não pode ser aproveitado integralmente, este se torna um rejeito ou um resíduo. A adequada gestão interna de resíduos permite que a empresa se organize e se torne mais competitiva no mercado de resíduos, atraindo interessados em coprodutos de qualidade. A gestão interna de resíduos é uma das formas mais comuns de desenvolver consciência ambiental e garantir a sustentabilidade. A quantidade gerada de resíduos nas empresas não segue “um padrão internacional”. Cada empresa, de acordo com seu processo produtivo, tem uma quantidade e qualidade de resíduos gerados. Reaproveitamento dos resíduos têxteis – seja em novos produtos, venda para outras empresas, ou doação para projetos sociais.

Fluxo documental: Emissão, recebimento e endereçamentos

O Marketing é um conjunto de ações que ocorrem no meio online. Seu o objetivo é dar mais visibilidade para a empresa, atrair prospects, impulsionar os acessos no site da marca, promover engajamento entre o público, converter leads em clientes e aumentar as vendas. O departamento de recebimento pode realizar uma inspeção de recebimento (contagem

materiais

recebidos,

a inspeção

física

mercadorias recebidas, a comparação de mercadorias recebidas com a descrição no pedido de compras, entre outras), registrar mercadorias recebidas, 65

notificar o departamento de compras de discrepâncias descobertas e danos em trânsito. Depois que a solicitação é recebida e devidamente aprovada, o departamento de compras faz um pedido de compra a um fornecedor, especificando os materiais e suas quantidades, negociando os preços e prazos. Para compras de rotina, o pedido é feito através do fornecedor estabelecido. Em outros casos, o departamento de compras pode solicitar ofertas ou enviar solicitações de cotação antes de fazer o pedido.

Glossário

D Detratores: não estão satisfeitos e não recomendariam seus produtos;

F Follow-up: É o acompanhamento que o vendedor faz com cada negócio no funil de vendas, utilizando o fluxo de cadência, para levar o prospect ao fechamento da venda.

Funil de vendas: O funil de vendas determina por quais etapas o comprador em potencial vai passar desde o momento da prospecção até o pós venda.

G Gatekeepers: ou “guardiões dos portões”, em português. Esses profissionais são responsáveis por filtrar e barrar tentativas de contato com os decisores (gestores, CEOs, etc). Exemplos de gatekeepers são secretários e estagiários.

H Hunters: vendedor mais ligado à prospecção. Normalmente, iniciam o contato com o cliente em potencial ou ajudam a empresa a abrir mercado. São mais indicados para ciclos de vendas mais curtos e resultados a curto prazo.

ICP: sigla em inglês para Ideal Customer Profile, ou Perfil de Cliente Ideal. É uma descrição de parâmetros que definem se uma pessoa/empresa é seu “melhor cliente”.

Inbound sales: é um processo de vendas internas. Trabalha diretamente com o marketing para gerar leads, educá-los, qualificá-los e prepará-los, e guiar o cliente em potencial pelo processo de compra.

Inside Sales: ou vendas Internas. Essa modalidade de venda é um pouco parecida com televendas. Muito usada em empresas B2B, cada vendedor administra sua carteira de clientes.

K KPIs: Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Performance. Como o nome já indica, eles medem a eficácia de ações para atingir um objetivo específico.

L Lead: leads são oportunidades de negócio para sua empresa. Essas pessoas fornecem dados como nome e contato, em troca de algum conteúdo educativo oferecido pela sua empresa, como e-books, infográficos, whitepapers etc. Lead qualificado: a qualificação de lead é feita para ‘separar o joio do trigo’, ou seja, filtrar os leads que tem grande potencial de compra daqueles que estão interessados no seu conteúdo, mas não necessariamente se tornarão clientes.

Lead Response Time: ou tempo de resposta de lead. Como o nome já diz, essa métrica analisa quanto tempo o time comercial leva para fazer follow-up com um novo contato que entra na base de leads.

Lead Scoring: essa análise é feita pelo time comercial para pontuar (score = pontuação) um lead novo. Essa pontuação se baseia em parâmetros específicos

da empresa sobre o que é um lead válido e aumentar a eficácia da segmentação de novos clientes em potencial.

LTV: Lifetime Value, ou Ciclo de Vida do Cliente. É o valor que cada cliente gastou com seus produtos/serviços durante o período em que contratou sua empresa.

M MQL: Marketing Qualified Leads, ou Leads Qualificados em Marketing. Esses leads já identificaram que tem um problema a ser resolvido, já consumiram alguns materiais e conteúdo da sua empresa, mas ainda não estão propensos à compra.

MRR: Monthly Recurring Revenue, ou Receita Recorrente Mensal. É a métrica que calcula a previsão de ganho mensal em empresas que operam com assinatura recorrente.

N Necessidade: oferecer a solução para a necessidade que ele apresenta.

Neutros: não são detratores nem promotores, podem ou não recomendar seu produto;

NPS: Net Promoter Score. Essa métrica avalia o nível de satisfação e lealdade dos clientes com o produto oferecido pela sua empresa. A pontuação divide os clientes em três categorias:

O Outbound Sales: a operação é contrária a do inbound sales, em que a empresa vai atrás do cliente em potencial para educá-lo a comprar seu produto.

P Promotores: estão satisfeitos com seu produto e o recomendariam a outros. 68

Pitch de vendas: um discurso objetivo usado pelo time comercial para apresentar como seu produto pode atender às necessidades do cliente, capturar sua atenção e levá-lo ao próximo passo do processo de venda.

Prospect: O prospect é um usuário que demonstra interesse em solucionar um problema, entrando em contato com sua equipe, pesquisando seus produtos/serviços e consumindo o conteúdo da sua empresa.

R Ramp up: Essa métrica que analisa o tempo que leva para um gestor considerar um vendedor apto para vender e trazer resultados para a empresa.

Rapport: Técnica utilizada para desenvolver uma relação mais próxima ao cliente, baseada em empatia. Com essa relação, o cliente confia mais no vendedor e as chances de venda aumentam.

ROI: Return on Investment, ou Retorno do Investimento: Esse valor calcula o ganho ou perda que uma empresa teve com um investimento em alguma ação (contratação de uma nova ferramenta, por exemplo).

V Venda complexa: esse tipo de venda, ao contrário das vendas simples (de varejo, em que só há fechamento direto do negócio) envolve mais processos.

Venda consultiva: nessa abordagem, o vendedor assume papel de consultor do seu cliente. O atendimento é mais especializado, e focado em necessidades específicas do comprador.

Venda direta: nesta modalidade de venda, os vendedores oferecem produtos e serviços diretamente aos possíveis compradores. Em vendas diretas, não há um estabelecimento comercial fixo.

Venda simples: esse tipo de venda ocorre quando há somente uma fase, a de fechamento de contrato. É a venda típica do varejo.

Referências

BISPO, A. L. Vendendo com eficácia: processos e procedimentos. 4. Ed. Brasília: Senac DF, 2006.

KOTLER, Philip; KELLER, Kevin Lane. Administração de marketing: 14. ed. São Paulo: Pearson Education, 2012.

RATTO, Luís. Vendas: técnicas de trabalho e mercado. 3. ed. Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2007.

Yasmin Bispo Carvalho Noleto é aprendiz da turma

–

Aprendizagem

Profissional

Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Lojas Nosso Lar, no setor de Assistência. Graduanda do 2º período de Administração pela Faculdade Uniplan.

Capítulo VII O setor de Compras

Capítulo VII O setor de Compras Milena Miranda de Sousa

Dentre as atribuições do setor de compras estão a realização das cotações e ordens de compra, as negociações com os fornecedores, o recebimento e a comparação de propostas, entre outras. Sendo assim, é fundamental que a área seja composta por profissionais qualificados, que estejam alinhados com a visão da estratégia da sua empresa. Entenda porque esse setor é tão importante e como ele influencia todo o seu negócio.

O que é?

O setor de compras é responsável por manter a empresa em pleno funcionamento. Se falarmos da rotina de uma indústria, por exemplo, é preciso considerar que a área será a responsável por abastecer a linha de produção com insumos, peças ou componentes que comporão o seu produto final. No caso de empresas do setor de comércio, o setor influenciará, inclusive, no seu processo de vendas. Isso porque ele é responsável por abastecer o estoque de produtos que serão comercializados na sua loja – ou revendidos, se o seu negócio for venda em atacado. Por isso, ao realizar os pedidos em tempo hábil para os fornecedores e manter um estoque abastecido, a área de compras contribuirá também para que a sua empresa não pare de lucrar. Não

Quais são as ocupações/cargos/ e funções?

Suas funções consistem em: processar a compra de mercadorias para serem revendidas no comércio atacadista e varejista; processar a compra de provisões, como matérias-primas, equipamentos e bens de consumo, para sua 72

utilização em fábricas e outras empresas públicas ou privadas; acompanhar o desenvolvimento dos processos. A hierarquia do setor de compras em uma indústria comporta geralmente os cargos de assistente, analista, comprador e gestor: ● Assistente de compras: auxilia nos processos de compras de materiais para empresa, emite pedidos e notas fiscais, realiza cotação e acompanha os prazos de entrega, qualidade dos produtos e operações de follow-up junto aos fornecedores; ● Analista: Realiza compras de materiais, suprimentos. Negocia com os fornecedores, visando as melhores condições de preços, qualidade, prazos de pagamento e entrega. Desenvolve e acompanha relatórios para análise da performance de fornecedores; ● Gestor: é o profissional responsável por gerenciar o setor de compras, efetuar contato com fornecedores e clientes. Um Gerente de Compras apresenta propostas, assegurar o cumprimento dos prazos, verificar a demanda das áreas para efetuar os processos de compras; ● Comprador: é o profissional responsável por todo o processo de compras de bens e serviços para empresas que possuem um processo de compras mais definido e estruturado. ... Organização de solicitações de compras internas. Negociação de contratos. Negociação com fornecedores.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos. Essa visão ampla permite tomar decisões mais acertadas, entender qual é o objetivo de cada negociação e como ele pode ser alcançado.

Quais competências necessárias?

Para atuar no setor de Compras, os profissionais precisam apresentar alguns conhecimentos, habilidades e atitudes fundamentais, sendo elas: •

Organização: Essa é a primeira competência necessária para um profissional excelente, porque o Setor de Compras precisa atuar em diferentes frentes de trabalho, o que exige organização, a manutenção dos documentos em ordem, a criação de uma rotina de trabalho e a responsabilidade de delegar ou distribuir tarefas.

•

Relacionamento: O relacionamento e a capacidade de trabalhar em equipe são habilidades fundamentais atualmente

•

Conhecimento sobre os produtos e serviços: Ele deve conhecer os principais riscos e oportunidades do segmento em que sua empresa atua e identificar possibilidades de melhoria ou redução de custos. Por exemplo: por meio do entendimento do produto ele pode encontrar um material diferente que tenha uma boa qualidade e valor mais baixo.

•

Conhecimento em negociação: O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos.

•

Atualização: A atualização do comprador a respeito do mercado externo e interno é imprescindível para assegurar maior eficiência em sua função.

Rotinas do Setor de compras •

Análise de dados da empresa, como seus produtos, serviços e fornecedores

•

Atualização de cadastros e informações do setor de compras, como contato dos fornecedores, novos produtos de estoque, etc.;

•

Verificação de quantidades mínimas e máximas dos produtos em estoque;

•

Recebimento de solicitações internas, também conhecidas como “requisições de compras” – Elas geralmente são enviadas pelos líderes de cada departamento;

•

Solicitação de aprovação: após receber as solicitações, elas são encaminhadas para líderes com o objetivo de aprovar o orçamento para efetuar tal compra;

•

Envio de cotações para fornecedores: de acordo com as requisições de compras, deve ser enviado um pedido de cotação para os fornecedores já homologados da empresa, convidando-os para mandar seus preços;

•

Escolha dos melhores fornecedores que enviaram a cotação, de acordo com preço, qualidade, prazo de entrega, frete, etc.;

•

Negociação de valores: mesmo após já ter escolhido o melhor fornecedor, o trabalho de negociação é feito diariamente pelo setor de compras;

•

Emissão de pedido de compra e envio para o fornecedor escolhido, resumindo os preços que foram negociados, quantidades, etc.;

•

Recebimento de materiais após envio do fornecedor;

•

Atualização de estoque se forem produtos ou então encaminhamento se forem serviços;

•

Transferência para setores, centros-de-custos, filiais ou até unidades da empresa;

•

Acompanhamento de “pós-compra” com o feedback do fornecedor e salvando o histórico da compra feita para futuras negociações;

•

Análise de resultados gerais, verificando o que poderia melhorar no processo.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento •

Requisição de compra: Quando um departamento da empresa demanda algum material, ele deve fazer uma requisição de compra. Embora seja algo que varie em função da natureza do produto, os principais campos que devem ser preenchidos nesse documento são: material ou serviço; quantidade; data de entrega. 75

•

RFQ: Após a emissão da requisição de compra, é gerado o RFQ (Request For Quotation) ou solicitação de cotação. Esse documento serve para que os fornecedores sejam escolhidos, de modo a fazer o repasse do material solicitado, sendo necessário especificar as mesmas informações citadas acima, referentes à solicitação de compra.

•

Nota fiscal: Quando a compra é consolidada, deve-se emitir uma nota fiscal, que tem por finalidade informar aos órgãos de fiscalização do estado se toda a operação está em conformidade com as leis.

•

Fatura: A fatura é um documento usado em compras de longo prazo. Também, é importante frisar que o valor especificado no documento corresponde ao total que a empresa pagará pelas mercadorias, em vez de ser um montante dividido pelo número de parcelas.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

O papel é o mais utilizado dentro do setor para que tenha consciência sustentável é necessário conscientização dos colaboradores com reutilização desses papeis em forma de rascunhos, reutilizar a parte da folha não usada, também tem reciclagem do papel onde o papel velho passa por um processo de que ocorre um reaproveitamento das fibras de celulose, produzindo um novo papel pode ser reutilizado.

Glossário

A Análise de Mercado (Marketing Analysis): Ao desenvolver uma estratégia de aquisição, a maioria dos processos de compras concilia a análise da demanda para a categoria com os atributos do mercado de suprimentos.

Assertividade: É a competência para expressar ideias, opiniões e sentimentos, afirmando seus direitos sem violar os dos demais. 76

Asset: Qualquer item de valor econômico de propriedade de um indivíduo ou corporação que pode ser convertido em dinheiro. O mesmo que ativo, em português.

Auditoria: Função independente de uma organização, geralmente terceirizada, que busca garantir que os processos da empresa sigam regras e normas de qualidade, tecnicidade, segurança e ética

B B2B (Business-to-Business): Sigla que se refere as transações comerciais realizadas entre empresas, usada também para as transações eletrônicas entre empresas

Baseline: Situação atual na qual o desempenho futuro pode ser com- parado.

Benchmarking: É um processo contínuo de comparação das práticas de uma organização com as das líderes do seu setor, não necessariamente concorrentes.

Big Data: É o nome dado a um grande volume de dados armazenados, usados para análise e controle de informações e processos.

C Custo de Aquisição: Composto pelo preço (valor total da nota fiscal), menos tributos recuperáveis, mais despesas necessárias (como frete e seguro) para colocar o produto no estabelecimento.

Custo Evitado (Cost Avoidance): Significa obtenção de saving sobre aumentos de preços. Por exemplo, uma negociação sobre um valor de reajuste previamente negociado.

Custo Total de Aquisição: É o total que realmente se paga pelos bens e serviços, o que inclui o custo do produto ou serviço com impostos, o custo do processo de aquisição, custos com fretes, estoque e inspeção entre outros. Os dados referem-se a variáveis qualitativas ou quantitativas. São informações nãoestruturadas, como valores de ordem individuais para uma determinada categoria.

D Dashboard: Painel que fornece uma representação ilustrada do desempenho de uma atividade, área ou empresa. Pode ser compos- to, com elementos virtuais onde se associam variáveis a serem monitoradas e gráficos que mostram a evolução dessas variáveis.

Demand Analysis: Análise da demanda de compras de um determinado período para criação das estratégias de aquisição futura, como agre- gação de demanda, compras por contratos, e-sourcing estratégico.

Downsizing: Palavra em inglês que significa reduzir, encolher, diminuir, cortar. No contexto da gestão significa a redução radical do tamanho da organização com o objetivo de aproximar os níveis operacionais da alta direção.

E E-business: Comércio alavancado pelo potencial da internet, realizado em uma plataforma online.

E-catalog: Catálogo eletrônico que lista itens ou produtos disponíveis para compra/venda.

E-collaboration: Processo colaborativo que usa a tecnologia entre os diferentes grupos de indivíduos para realizar uma tarefa em comum.

E-commerce B2B: Transações comerciais realizadas entre empresas nas plataformas online. 78

E-commerce B2C:Transações comerciais realizadas entre empresa e consumidor final por meio de plataformas online.

EDI (Eletronic Data Interchange): Sistema que possibilita a troca de dados e informações automática e eletronicamente, muitas vezes alimentando outros sistemas que recebem informação do estoque do cliente. E-marketplace: portal que possibilita as transações de comércio eletrônico colaborativo com dois possíveis acessos: de compradores e de fornecedores.

E-procurement: Refere-se à compra de bens e serviços por meio de uma plataforma eletrônica que realiza todo o processo de aquisição, desde a requisição até a geração de um pedido ou recebimento de produtos.

ERP (Enterprise Resource Planning): Sistema de gestão coorporativa que integra todos os dados e processos de uma organização em um único ambiente.

E-sourcing: Processos de sourcing conduzidos por meio de uma plataforma eletrônica.

F Follow-Up: Cobrança de um processo em andamento que requer uma atuação. Pode ser feito de forma eletrônica ou telefônica.

Free Cash Flow: Fluxo de caixa operacional livre ou o lucro líquido acrescido de amortização e depreciação, menos despesas de capital e dividendos.

G Gargalo de Produção: É o nome dado a qualquer obstáculo que interfere nos processos produtivos de uma empresa.

Gestão de Catálogos: Ajuda a criar e a manter os catálogos eletrônicos da empresa ao usar o sistema de e-procurement baseado em catálogos, acordos e 79

listas de preço previamente negociados por especialistas, a partir do entendimento do histórico de gastos da empresa compradora.

Gestão de Fornecedores (Suppliers Relationship Management): Centraliza o gerenciamento de todas as informações dos fornecedores e facilita o monitoramento da performance e a gestão de riscos.

Gestão de Pedidos (Order Management): Monitora o ciclo de vida dos pedidos e otimiza transações, aprovações, a comunicação com fornecedores, a colaboração entre empresas e as auditorias.

Referências

KUNBICA, Fábio; CARVALHO, Lilian S.P. Básico em Administração. São Paulo: Senac São Paulo, 2013.

Você sabe qual a importância e influência do setor de compras para o negócio. Brasão, 2021. Disponível em: <https://brasaosistemas.com.br/blog/voce-sabequal-a-importancia-e-influencia-do-setor-de-compras-para-o-seunegocio/#:~:text=O%20setor%20de%20compras%20%C3%A9,compor%C3%A 3o%20o%20seu%20produto%20final> Acesso em: 26 jul. de 2021.

SANTIS, Carlos E. A. de. Assistente Administrativo. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2010.

Milena Miranda de Sousa aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Sana Medicamentos no setor de Recepção. Possui Ensino Médio Completo.

Capítulo VIII O Setor de Faturamento

Capítulo VIII O Setor de Faturamento Deyvid de Sousa Vieira Kássio Lisboa Santos

O faturamento é responsável por uma infinidade de tarefas vinculadas ao setor financeiro, contábil de atendimento o que o torna um setor muito importante para as empresas identificarem o quanto estão produzindo. Nele temos tudo que entra e sai das lojas, é ali também que tudo deve ser passado desde uma caneta que chegou até uma borracha que saiu.

O que é?

O faturista é o profissional que atua no departamento financeiro de uma empresa, lojas ou distribuidoras que atuam ou responsabilizam pelo seu faturamento. Ele se torna um membro de altíssima importância na área de administração de negócios, seu trabalho envolve com documentos, dinheiros, planilhas, organizações e cálculos. As funções de um faturista abrangem principalmente na emissão e entradas de notas fiscais de transferências ou de vendas de serviços, produtos, faturas e boletos. O objetivo e gerar faturamento na empresa. Nesse caso o faturista desempenha em várias funções, como t, calcula impostos e alíquotas, prepara documentos destinados à analises cadastrais e liberações de créditos. É fundamental que o profissional tenha consciência em cada etapa dos seus processos, de cada informação presente em notas. Para facilitar muito no trabalho no setor de faturamento, o faturista precisa ter também a expertise para poder avaliar condições envolvidas na operação de andamentos em códigos e dados descritos em documentos fiscais.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

O assistente de faturamento também atua no almoxarifado e em expedições dentro da empresa, organizando todos os dados, em áreas como, financeiras e dinheiros saídos de dentro da empresa. Além disso o faturamento fica responsável pelas compras de matérias primas e equipamentos para que evitem falta nos estoques. Suas funções e manter tudo atualizado dentro da empresa. A seguir mostramos mais detalhes sobre atividades dento da área de faturamento. •

Assistente administrativo (Cargo);

•

Analista de vendas (Cargo);

•

Vendas de produtos (funções);

•

Analisa, calcula impostos (funções);

•

Lançamentos contábeis (ocupação);

•

Classificação contábil (ocupação). Todas essas atividades requerem do profissional as habilidades

necessárias, e ter conhecimento em determinadas áreas citadas, para que possa gerar faturamento e render lucros dentro da empresa.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O perfil ideal para um profissional e gostar de números e da matemática. O assistente de faturamento também precisa ter noções sobre os principais tributos, como seus documentos fiscais, taxas de impostos, sempre precisa procurar atualizar sobre legislação e normas tributárias. Ao início dos cargos muitas empresas exigem apenas ensino médio completo, mas detalhando que o essencial e ter a graduação. Em grande parte, os assistentes de faturamento são graduados. O curso indicado para o assistente e na área de administração, ou em cursos na área de gestão. Mas também há possibilidade de curso relacionado a ciências contábeis. Optar em uma faculdade e essencial para se destacar no mercado de trabalho e 83

fazer você crescer na sua jornada, é ajuda nas entrevistas ou em seu local de trabalho. Apensar de extrema importância, o faturista e essencial na área de administração, ou seja, o faturista atua para bons desempenhos em atividades no setor de faturamento da empresa. E preciso também ter comportamentos na área, como ter atenção no que estiver fazendo, ter agilidade e raciocínio, bom atendimento aos clientes, responsabilidade no que estiver fazendo dentro da empresa, e ter conhecimento em áreas, principalmente de informática.

Quais competências necessárias?

Para trabalhar nessa função de faturista, o profissional precisa ser bastante meticuloso e confiável para o manuseio de documentos e contas, a assistente de faturamento lida com grande quantidade de informações financeiras. Ter conhecimentos e facilidades de relacionamento, ou seja, ao tempo todo poderá está lidando com outras pessoas, ter conhecimento em legislações, ter ética profissional. As habilidades que são necessárias para um faturista, bastam ele ter conhecimento em planilhas de cálculo, além de técnicas para emissões. O faturista e muito importante para a empresa, basta ter atitudes necessárias para se lidar como sucesso. Se mantendo atento em práticas de concorrência, identificando oportunidades e as necessidades dentro da empresa, construir um bom planejamento estratégico de vendas para alinhar todos os setores da empresa. O faturista precisa estar atento para sempre manter atualizado os sistemas contábeis e conferir informações dos clientes, emitir faturas e enviar para os clientes por meios de diferentes canais, mas o principal e por e-mail, precisa gerar relatórios sobre atividades e informações geradas no setor de faturamento e apresenta-los a gestão da empresa e coletar os valores e informações necessárias para calcular contas a pagar e receber.

Rotinas do Setor de Faturamento

As rotinas de um faturista e desenvolver atividades e tem dois objetivos básicos que são: garantir o maior controle de contábil e assegurar o cumprimento das exigências fiscais. O faturista também participa de cálculos de impostos e alíquotas, prepara documentos destinados para analise cadastrais e para liberação de créditos, o faturista confere notas fiscais e relatórios de horas, acompanha os fluxos de contas a pagar e a receber, agenda pedidos de entregas. Todas essas funções requerem profissionais, por isso o faturista pode realizar diversas funções dentro da empresa, como emissões de notas, serviços prestados, combina as contas e preenchimento de guias de recolhimento e solicitações necessárias aos órgãos governamentais competentes, também registra e controla através de planilhas, sistemas ou outros mecanismos de atividades da empresa ou setor. As rotinas e práticas de faturamento dizem a respeito também, a todas as empresas de pequeno e grande poste, sejam elas privados ou governamentais, independente de atividades econômicas que exercem ou mesmo das situações financeiras em que se encontram. Um faturista e ótimo na área de faturamento, por que ele e sempre essencial para manter nas áreas de negócios

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

Acompanhando a realidade de uma empresa e vendo onde cada peça se encaixa acabamos aprendendo como cada um desses documentos se encaixam e suas funções, pedidos de compras, pedidos de vendas, notas fiscais, duplicatas, protocolos, receituários entre outros que não serão citados pois são uma infinidade. Contudo o que se é passado pelo setor de faturamento e mais comumente encontrados são notas fiscais, afinal, tudo que se compra tem que ter nota para apresentar a alguma autoridade para comprovar que aquilo não foi adquirido de

forma ilícita e que vem de alguma origem, mas tem toda uma organização para esta nota. Nota fiscal ao consumidor deve conter: ... o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do documento, a data e a quantidade da impressão, o número de ordem do primeiro e do último documento impresso, a série e subsérie, e o número da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Nesse setor usa-se diversos cálculos e diversas formas de conhecimento tudo o que se precisa é de uma boa focada e de uma grande atenção, geralmente quem fica no faturamento tem e se sai bem a perspectiva salarial é em torno de 1800 reais e o esforço para aprender é igualmente imenso afinal olha a responsabilidade do setor. Acompanhando isso cursos bons para se ter como faturista ou profissional em faturamento: Administração, ou então cursos tecnológicos da área de Gestão. Há, também a possibilidade de cursos relacionados, como Ciências Contábeis.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

A papelada emitida pelo setor de faturamento infelizmente não pode ser substituída e, pois, a maioria são notas fiscais e precisam ser guardadas, iguais os pedidos que também tem que ser guardados e arquivados em local arejado. Contudo é o setor que menos emite coisas afinal apenas folhas são utilizadas nele, mas você me pergunta e a emissão de energia é alta? Isso faz mal para o meio ambiente e a resposta é: Não. O setor de faturamento tem gastos baixíssimos comparados aos outros afinal o mais simples é um computador e uma impressora.

Glossário (Ênfase no Faturamento de instituições de saúde) A Aceite de Glosa: O aceite de glosa ocorre quando o hospital considera que o valor pago pelo convênio está correto. Ou seja: não será realizado recurso do item ou guia.

Aceite Parcial: O aceite parcial é o que ocorre quando o convênio realiza o aceite parcial da cobrança. Nesse processo convênio paga parte do valor cobrado e glosa o restante.

Aceite Total: Esse processo ocorre quando a operadora realiza o aceite total da cobrança, pagando-a totalmente.

ANS: A ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar) é o órgão que regula e determina os padrões dos XML que são trocados durante as comunicações entre prestador e operadora. Ela estabelece um padrão obrigatório para estas trocas eletrônicas de dados chamado TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar). API (“Application Programming Interface” ou “Interface de Programação de Aplicativos”): É um conjunto de rotinas e padrões de programação para acesso a um aplicativo de software ou plataforma baseado na Web. Uma API é criada quando uma empresa de software tem a intenção de que outros criadores de software desenvolvam produtos associados ao seu serviço. Existem vários deles que disponibilizam seus códigos e instruções para serem usados em outros sites da maneira mais conveniente para seus usuários.

Auditoria: Auditoria é o processo de análise de contas hospitalares a fim de rever e checar diversos aspectos ligados à conta do paciente do hospital. A auditoria envolve processos contábeis, técnico-científicos e também financeiros.

Capa de Lote: Conjunto que identifica os lotes que foram enviados para operadoras. O loteamento é feito para enviar os arquivos para a operadora. As operadoras aceitam, em média, até 100 arquivos por lote. Os lotes devem ser identificados e ordenados na capa de lote conforme a ordem em que foram enviados.

Carência: É o período previsto em contrato no qual é paga a mensalidade, mas ainda não se tem acesso a determinadas coberturas previstas. A operadora pode estabelecer o prazo de carência em razão da necessidade de fazer uma reserva para garantir os atendimentos desde que sejam dentro dos limites da lei.

Conciliação de Créditos: A conciliação de créditos hospitalares consiste na identificação dos valores pagos, fazendo o “casamento” com a informação de faturamento. O objetivo da conciliação de créditos é realizar a baixa financeira para identificação do valor pago em relação ao faturado. Ou seja, identificar o valor recebido por nota fiscal emitida, guia faturada ou em casos peculiares por item faturado.

D Deep Learning [tecnologia]: É uma forma de Machine Learning com uma precisão maior, graças ao uso de Redes Neurais. Seus processos são mais complexos e profundos, em diversas camadas de complexidade.

Demonstrativos de Contas Médicas: Demonstrativo de Análise de Contas Médicas é um documento detalhado, na maioria das vezes, à nível de item. Ou seja, o convênio detalha os valores pagos e glosados de cada item enviado pelo prestador. Normalmente, estes itens são agrupados por guia.

Demonstrativo de Glosa: Alguns convênios disponibilizam as informações das glosas em um documento separado, o Demonstrativo de Glosa. Normalmente, o convênio detalha todos os itens glosados. Mas o demonstrativo é mais completo

com informações adicionais ao motivo de glosa tais como justificativas e/ou complemento.

Demonstrativo de Pagamento: Demonstrativo de Pagamento é um documento resumido, cujo objetivo é informar os valores pagos dos protocolos de uma ou mais datas de pagamento.

Demonstrativo de Pagamento de Recurso: Alguns convênios disponibilizam um documento separado para os pagamentos de recurso. No Demonstrativo de Pagamento de Recurso: o convênio detalha os valores pagos e/ou glosados dos itens recursados de uma conta.

Demonstrativo de Retorno: Segundo a ANS, demonstrativo de retorno é o modelo formal de representação e descrição documental do padrão TISS sobre o pagamento dos eventos assistenciais realizados no beneficiário de plano privado, e enviado da operadora para o prestador.

E Elegibilidade: É a condição pela qual uma pessoa precisa estar para que seu contrato de contratação de um plano possa ser aceito pelas operadoras e seguradoras de planos de saúde

EndPoint [tecnologia]: Um endpoint de uma web service é a URL onde seu serviço pode ser acessado por uma aplicação cliente.

Enfermeiro Auditor: O enfermeiro auditor é o profissional responsável por entender o contrato entre o prestador e operadora de acordo com suas especificidades. Além disso, ele será o responsável por analisar os documentos do prontuário do paciente e por analisar contas hospitalares, entre outros.

ERP: Enterprise Resource Planning ou ERP, significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Logo, essa é uma ferramenta responsável por gerenciar as operações diárias de uma empresa. Com o ERP é possível ter ganhos em 89

processos, produtividade e centralização das informações. O ERP é usado para coordenar o andamento de um serviço de acordo com o que foi definido em cada convênio.

G Glosa: Glosa médica é o termo que se refere ao não pagamento total ou parcial, por parte do convênio, de valores referentes a atendimentos, materiais, medicamentos ou taxas cobradas pelos prestadores.

Glosa Administrativa: A glosa administrativa processos administrativos incorretos, seja por registro inadequados e/ou procedimentos digitados de maneira errônea, entre outros.

Glosa Linear: Glosa linear acontece por decisão das operadoras de planos de saúde, que resolvem glosar uma porcentagem sobre o valor da fatura. A glosa linear ocorre sem qualquer justificativa técnica ou administrativa para isso.

Glosa Mantida: Valor de recusa parcial ou total dos valores recursados.

Glosa Técnica: A glosa técnica ocorre quando um procedimento é cobrado sem argumentação técnico-científica. As mais comuns ocorrem por não checagem de equipamentos ou falta de checagem de medicamentos com o devido nome e registro profissional do enfermeiro executante.

Guia de Faturamento: Guia de faturamento é o modelo formal de representação e descrição documental do padrão TISS sobre os eventos assistenciais realizados no beneficiário de plano privado e enviado do prestador para a operadora. Contém as informações relativas às cobranças de: procedimentos; materiais; taxas; despesas; gastos no atendimento ao paciente.

J JSON (JavaScript Object Notation): é um formato de padrão aberto que utiliza texto legível a humanos para transmitir objetos de dados consistindo de pares atributo-valor.

O Operadora: Operadora é a pessoa jurídica que, uma vez registrada na ANS, administra o Plano de Assistência à Saúde.

P Padrão TISS: Padrão Tiss é o padrão obrigatório estabelecido pela ANS para uniformizar a troca de dados entre operadoras e redes credenciadas. Segundo a ANS, o objetivo é padronizar as ações administrativas, subsidiar as ações de avaliação e acompanhamento econômico, financeiro e assistencial das operadoras de planos privados de assistência à saúde e compor o Registro Eletrônico de Saúde.

Referências

Descubra o que faz um assistente de faturamento. Guia da Carreira, 2007. Disponível

em:

<https://www.guiadacarreira.com.br/carreira/o-que-faz-um-

assistente-de-faturamento/ Acesso em: 19 de maio de 2021.

Faturista: entenda a importância desse profissional para o seu negócio. Eficiência

fiscal,

2020.

Disponível

em:

<https://blog.eficienciafiscal.com.br/entenda-a-importancia-do-faturista/> Acesso em: 26 de jul. de 2021

A importância do Faturamento. Contábeis R7, 2012. Disponível em: <https://www.contabeis.com.br/noticias/4651/a-importancia-do-faturamento/> Acesso em: 26 de jul. de 2021.

SANTIS, Carlos E. A. de. Assistente Administrativo. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2010.

SENAC. Básico de contabilidade finanças. Senac São Paulo - São Paulo, 2017.

Deyvid de Sousa Vieira aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa LC REGIONAL, no setor de Almoxarifado. Possui Ensino Médio Completo.

Kassio Lisboa Santos é aprendiz da turma 73 Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Produza Comércio de Insumos agrícolas, no setor Administrativo. Possui Ensino Médio Completo.

Capítulo IX O Setor de Arquivo

Capítulo IX O Setor de Arquivo Karine Liandro de Oliveira

O setor arquivo é um espaço onde ocorre a guarda de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.

O que é?

Setor arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações. Essas duas informações nos levam a concluir que arquivar é um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as informações retidas, colocadas "em lugar conveniente”, vão servir para ajudar a dirimir dúvidas ou esclarecer questões que ainda vão ocorrer.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o departamento financeiro etc. E os métodos de organizá-los também podem ser variados. No arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos. Portanto, o arquivo preserva a situação administrativa e fiscal, a memória e a história da empresa ou organização que o criou e o mantém. Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de serviço, os documentos arquivados vão ser muito úteis 94

nesse sentido. Se houver alguma pendência com relação ao pagamento (ou não) de uma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a dúvida. As suas funções básicas são: guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a interesses pessoais, empresariais ou oficiais.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O profissional da área de administração tem uma formação ideal para o setor de arquivo, precisando de uma boa capacidade de concentração e atenção; organização e planejamento; comunicação desenvolvida (escrita); raciocínio rápido; capacidade de analisar e interpretar dados e informações, gerando ações para a organização; essas características serão muito valiosas na hora de classificar um documento que chega para ser arquivado. Classificar significa definir em que pasta deverá ser guardado.

Quais competências necessárias?

Para a organização de arquivos, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e hierarquia, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. A habilidade é o saber fazer, é tudo o que de fato utilizamos dos conhecimentos que detemos em nossos “arquivos” no dia-a-dia. Atitudes: Selecionar documentos; registrar documentos; estabelecer o método de classificação adequado; codificar documentos; ordenar documentos; arquivar documentos de acordo com o método adotado.

Rotinas do Setor de Arquivo

Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio.

Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais. Apesar de toda a tecnologia que envolve a digitalização de documentos, existem empresas que preferem realizar armazenagem de certos arquivos fisicamente. No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

O uso de fluxos de documentos é uma prática obrigatória para a empresa que objetiva melhorar os seus processos operacionais, diminuir custos, ter mais segurança, aumentar a produtividade e, consequentemente, ser mais competitiva no mercado. Para que isso aconteça, é essencial que a companhia invista em recursos tecnológicos capazes de otimizar significativamente o ciclo. Além de estar em conformidade com as boas práticas de gerenciamento de processos, o fluxo de documentos tem função estratégica para a empresa. Isso porque a sua implementação apropriada às demandas operacionais do negócio gera muitas vantagens para a companhia. Na sequência, listamos alguns dos principais motivos que tornam essa prática não apenas importante, mas fundamental. Chega a hora de estabelecer e caracterizar de modo detalhado as fases do ciclo, de acordo com as especificidades organizacionais da companhia. Definidas tais propriedades, chega o momento de delegar as responsabilidades de tramitação dos setores da empresa, especificando as atribuições que os colaboradores terão nas etapas de elaboração, execução e encerramento de cada documento, bem como prazos de trabalho.

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Planejamento financeiro significa, basicamente, organizar as suas finanças, controlar gastos e computar ganhos para ter segurança em relação ao dinheiro. O principal objetivo dele é melhorar a saúde financeira das pessoas, gerando mais qualidade de vida. Em resumo, ele é uma etapa importante no equilíbrio da sua renda e dos gastos. Assim, auxilia também a conquistar seus desejos financeiros. O planejamento pode ser feito tanto a médio quanto a longo prazo. Por isso, é uma prática que deve ser sempre revista. Planejar as finanças requer ter uma série de medidas pensadas de forma lógica. Ou seja, não é apenas uma prática isolada. Toda organização em relação ao orçamento deve ser feita pensando em seus objetivos e na montagem de um plano de ação. Se você não controla o quanto ganha e gasta, dificilmente conseguirá saber qual quantia consegue guardar em determinado período, certo? A falta de informação dificulta planos para o futuro. Afinal, não há um controle preciso de quando conseguirá ter determinada quantia em caixa, por isso deve se ter os arquivamentos dos documentos.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

Os resíduos quando não gerenciados, controlados e monitorados geram grandes impactos ambientais. Por isso é necessário adotar medidas para a redução da geração de resíduos. Entre essas medidas têm práticas e estratégias sustentáveis de otimização, redução de desperdício, melhoria de processos, que contribuirão para redução de custos e consequente aumento de lucro na sua empresa. Confira! Uma das estratégias mais empregadas na redução da geração de resíduos é a aplicação da Política 5R’s: repensar, recusar, reduzir, reutilizar e reciclar. Esta é a estratégia que possui maior potencial para redução da geração de resíduos. Isto porque é mais seguro e menos custoso prevenir do que controlar os impactos. 97

Outra é a gestão de resíduos, que viabiliza as ações de triagem dos resíduos recicláveis e reutilizáveis, contribuindo assim para a redução dos níveis de poluição ambiental. Comumente reduz a utilização dos recursos naturais através da economia de energia e matérias-primas – ações que contribuem bastante para o desenvolvimento sustentável

Glossário

A Acervo: Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Acesso: 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviços educativos, de referência e divulgação.

Acondicionamento: Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação [acesso] e manuseio.

Acumulação: Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa [física ou jurídica] ou família.

Amostragem: Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos elege-se um subconjunto representativo do todo.

Anexação: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

Anexo: Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente da mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

Apenso: Documento ou processo juntado a processo, sem, contudo, passar a integrá-lo.

Arranjo: Ordenamento físico dos documentos visando torná-los inteligíveis e utilizáveis, realizado com base em sua classificação e em princípios e métodos específicos.

Arquivamento:

Conjunto

das

operações

acondicionamento

armazenamento de documentos.

Arquivo: Setor e conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades.

Arquivo ativo ou corrente: Aquele que está em constante circulação.

Arquivo eletrônico: Documento gerado em meio digital, utilizando recursos tecnológicos como, computador, Internet, softwares, etc.

Arquivo geral: Arquivo central.

Arquivo histórico: Ver arquivo permanente.

Arquivo intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente.

Arquivo setorial: Arquivo de um setor ou serviço de uma administração.

C Camisa: Folha de papel almaço utilizada para separar conjuntos de documentos dentro de uma pasta.

Classe: Cada divisão que compõe um sistema de classificação. 99

Classificação: Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Classificação de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Classificação decimal: Classificação decorrente da aplicação do método decima.

Código: Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados.

Confiabilidade: Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.

M Método de arquivamento: metodologia utiliza para realizar o arquivamento conforme o tipo de documento e a necessidade da empresa.

Referências FARIA FILHO, Luciano Mendes de. Arquivos, fontes e novas tecnologias: questões para a história da educação. Campinas: Braganca Paulista, 2000.

PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

100

PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz, 1986.

Karine Liandro de Oliveira aprendiz da turma 73 – Aprendizagem

Profissional de Qualificação

Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Portal Sul Transporte, no setor Administrativo. Possui Ensino Médio Completo.

101

Capítulo X O Setor Jurídico

102

Capítulo X O Setor Jurídico Ana Vitória Guida Coelho Heloyse de Oliveira Sales

Observando o cenário atual é visto que as empresas estão cada vez mais preparadas para qualquer situação, assim investir em um bom setor jurídico pode ser uma ótima escolha para quem deseja organização na parte burocrática, que é o ponto chave para os resultados da corporação.

O que é?

O setor jurídico é um dos setores mais eficaz dentro de uma empresa quando se fala no contexto estratégico do negócio, onde o mesmo cria diálogos em todos os setores, desde a área de compras e vendas, até marketing e finanças, para melhor organização e orientar a empresa a seguir melhores hábitos. O bom desse setor é que ele é capaz de atuar como um verdadeiro colaborador, observa em cada setor as oportunidades de melhoria de processos que poderiam gerar problemas para a empresa, portanto, ele evita conflitos e impõe regras estabelecidas por lei. No entanto esse setor está focado na contribuição estratégica, elaboração de contratos e na contribuição para não ocorrer judicialização de processos na instituição. Nesse sentido ele está responsável por cuidar de todas as questões legais da empresa, auxiliando os estores na tomada de decisão o que pode potencializar seus resultados se tornando um departamento indispensável para qualquer estabelecimento.

103

Quais são as ocupações/cargos/funções?

O departamento jurídico tem um dos grandes, mas não único objetivo dentro de uma organização que é o de evitar processos. Assim ele atua de várias formas ●

Prestar apoio ao setor jurídico; (Assistente jurídico) (2410-05)

●

Defender e representar seus clientes baseado nas leis vigentes do

país; (Advogado) (2410); ●

Supervisiona planejamentos e assessoria jurídica; (Analista

judiciário) (); ●

Presta assessoria jurídica exclusiva para os clientes de um

escritório de advocacia; (Assessor jurídico) (241040);

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

Para atuar no meio judiciário e administrativo, a área de direito é ideal para quem tem a facilidade de ter contato com as pessoas. Atua também na organização de atas, arquivação de documentos e lida no setor de recursos humanos. Assim sendo o perfil desse profissional deve ser conservador e formal. No contexto de sociedade atual é inserido a figura jurídica com forma fundamental na tomada de decisões, tanto da esfera particular, como na empresarial. Como é um profissional que tem maior abertura a visão sistemática do negócio, esse profissional deve possuir diversas atuações como, administrativas, financeiras e também tecnológicas, pois, cabe ao setor jurídico possuir técnicas e habilidades financeiras de planejamento e alta performance com uma comunicação integrada. No entanto o profissional da área jurídica deve erar valor ao negócio e não apenas resolver problemas, mas sim deve ter atuação e formação sistêmica.

104

Quais competências necessárias?

Atualmente o mercado de trabalho está cada vez mais concorrido, com isso, faz com que o profissional tenha que se capacitar ainda mais, agregando para si mais habilidades e conhecimentos, para quando surgir oportunidade esteja preparado para apresentar suas competências. Para um profissional da área jurídica, é, necessário algumas competências como: ●

Sensibilidade social;

●

Capacidade de negociação;

●

Conhecimento de negócios;

●

Bom relacionamento interpessoal;

●

Facilidade na interação em atividades online;

Rotinas do Setor Jurídico

Algumas práticas que podem permitir que o profissional tenha carreira de destaque em departamentos jurídicos ●

Cumprimento da agenda

A primeira prática que deve ser valorizada pelos departamentos jurídicos é o cumprimento da agenda de compromissos diários. ●

Reuniões rápidas e produtivas

Os profissionais dos departamentos jurídicos devem ocorrer desse círculo vicioso, evitando ao máximo reuniões longas e improdutivas. ●

Centralização de informações

Como cada escritório tem o seu próprio sistema de trabalho, é necessário centralizar as informações por um software, por exemplo, que atenda a todos. ●

Controle de atividades

É importância manter uma alta produtividade, é necessário ter em mãos ferramentas que possibilitem o total controle das atividades de cada profissional. ●

Contato permanente

105

O contato pode ser mantido de forma remota, por telefone ou online, permitindo que cada profissional, esteja onde estiver, possa dar continuidade a qualquer trabalho.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

Os principais documentos jurídicos que o empreendedor deve ter para garantir segurança e bom andamento do negócio, além da conformidade com a lei. ●

Contrato social: informações pessoais dos sócios.

●

Acordo de sócios

●

Contratos de trabalho

●

Petição

●

Procuração

●

Termos de Uso e Política de Privacidade

Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Livros sobre liderança, empreendedorismo e negócios são importantes ferramentas para gestores de qualquer área, especialmente os diretores jurídicos. Além do curso técnico sobre direito ●

Livros: Drive, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes,

Virando a própria mesa, mais rápido e melhor; ●

Curso de Direito;

. Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

Pode se adotar um sistema online de controle de documentos para reduzir o consumo de papel, economiza o espaço de arquivamento, aumenta a segurança de documentos importantes e confidenciais, agiliza na busca dos documentos economizando tempo.

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Glossário A Audiência de instrução e julgamento: Trata-se de uma sessão entre Juiz e partes, na qual ocorre a produção de prova oral e, a depender do caso, também já é elaborada a sentença.

C Caput: Significa cabeça, parte superior. É usado para se referir ao enunciado principal de um artigo de lei. Além do caput, o artigo pode ter parágrafos (indicados pelo símbolo §), incisos (indicados por algarismos romanos: I, II, III…) e alíneas (indicados por letras minúsculas: a, b, c…).

Carta precatória: É um instrumento usado para solicitar que sejam realizadas diligências em uma comarca diferente daquela na qual corre o processo; por exemplo, a oitiva de uma testemunha. Quem solicita é o juiz deprecante; quem recebe a solicitação, o juiz deprecado.

Conciliação: É um dos métodos de resolução extrajudicial do conflito. Em vez de buscar o poder Judiciário, as partes resolvem entre si, com o auxílio de um conciliador. É auto compositiva, porque as próprias partes decidem sobre a solução.

D Decisão interlocutória: A decisão interlocutória é um ato processual, um pronunciamento do juiz que tem o objetivo de decidir sobre questões incidentais do processo, mas não é a decisão sobre o mérito.

E Execução: É a fase do processo posterior à decisão de mérito, em que o objetivo é fazer com que essa decisão seja cumprida.

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Honorários de sucumbência: É a remuneração devida pela parte que sucumbe no processo, isto é, que perde a causa, ao advogado da parte vencedora.

I Intempestivo: É o ato processual realizado fora do prazo estabelecido pela lei.

J Jurisprudência: É um conjunto de julgados, de decisões de mérito, sobre um determinado assunto, que vão em um mesmo sentido.

L Liminar: A medida liminar é uma decisão provisória concedida no processo, antes da decisão de mérito definitiva, para evitar que o tempo de andamento do processo cause prejuízos às partes ou inviabilize a execução posterior da sentença.

Litisconsórcio: Refere-se à existência de mais de uma parte em um dos polos do processo. Havendo mais de um autor, falamos em litisconsórcio ativo. Havendo mais de um réu, falamos em litisconsórcio passivo.

Litispendência: É a existência concomitante de dois (ou mais) processos com causas idênticas, isto é, com o mesmo objeto, mesmas partes e mesma causa de pedir. Quando a litispendência é verificada, o processo mais recente deve ser extinto, para evitar que sejam produzidas duas decisões sobre a mesma causa.

M Mandado de segurança: Trata-se do remédio jurídico que assegura direito líquido e certo, o qual não seja protegido por habeas corpus ou habeas data.

Mérito: O mérito diz respeito ao merecimento em relação à substância do pedido, à questão central do processo. A decisão de mérito é aquela que confirma ou afasta a razão do autor na substância do seu pedido, concedendo ou negando, total ou parcialmente, o que ele pede. 108

P Perícia: Trata-se do exame realizado por um especialista, cujo objetivo é verificar ou esclarecer fatos relevantes para a decisão de mérito. A partir do exame pericial, é produzido um laudo, que é utilizado como prova.

Preposto: É a pessoa natural que representa pessoa jurídica em uma audiência. Prescrição: Trata-se da perda do direito de ação, sem a perda do direito material, que ocorre porque o sujeito do direito deixou transcorrer o prazo previsto na lei para exercê-lo. É importante não confundir com a decadência.

Processo: É o conjunto de atos processuais que visa caminhar até a prestação jurisdicional, isto é, até a produção de uma decisão de mérito.

R Recesso judiciário: O recesso judiciário, também chamado de recesso forense, é o período em que todas as atividades do poder Judiciário ficam suspensas, assim como os prazos processuais. De acordo com o Novo CPC, esse período vai de 20 de dezembro a 20 de janeiro do ano seguinte.

Reclamante/Reclamado: São os termos usados para se referir às partes do processo quando é interposto um recurso. Aquele que interpõe o recurso é o reclamante. Aquele em face de quem o recurso é interposto, o reclamado.

Relator: Em uma decisão colegiada, o relator é o desembargador que analisa primeiro o caso. Ele é responsável por produzir um relatório para os demais desembargadores que irão votar no processo.

Substabelecimento: Falamos em substabelecimento quando o advogado estabelecido pela parte confere poderes, total ou parcialmente, a outro advogado para atuar no processo representando aquela pessoa. 109

Suspeição: Falamos em suspeição quando existe uma condição que torna o juiz suspeito para atuar em determinado processo. Diferentemente do impedimento, ele ainda pode julgar, mas existe uma presunção relativa de parcialidade. As causas de suspeição são previstas no Código de Processo Civil.

T Trânsito em julgado: O trânsito em julgado é o esgotamento da possibilidade de recurso contra uma decisão, que pode ocorrer porque todos os recursos já foram utilizados ou porque todos os prazos recursais transcorreram. Quando ocorre o trânsito em julgado da decisão, é produzida uma coisa julgada.

Transação penal: Nos crimes de menor potencial ofensivo, em que a pena mínima cominada for igual ou inferior a um ano, abrangidas ou não pela Lei dos Juizados Especiais Criminais, o Ministério Público, ao oferecer a denúncia, poderá propor a suspensão do processo, por dois a quatro anos, desde que o acusado não esteja sendo processado ou não tenha sido condenado por outro crime, e considerados os demais requisitos que autorizariam a suspensão condicional da pena. Ver artigo 89 da Lei nº 9.099/95.

Tutela jurisdicional: É a proteção de um direito pelo poder Judiciário. Quando uma parte ingressa com processo, ela busca a tutela jurisdicional do direito que está ameaçado ou violado.

V Vocativo legis: Período de tempo entre a publicação da lei e a sua vigência.

Violência arbitrária: É um dos crimes praticados por funcionário público contra a administração em geral. Consiste na prática de violência, no exercício de função ou a pretexto de exercê-la. A pena prevista é de detenção, de seis meses a três anos, além daquela correspondente à violência. Ver artigo 322 do Código Penal.

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W Writ: Termo inglês que significa mandado, ordem escrita. Quando utilizado na terminologia jurídica brasileira, refere-se sempre ao mandado de segurança e ao habeas corpus.

Z Zona eleitoral: Divisão que abrange os eleitores de determinada região no Estado ou no município. Geralmente é fixada em razão do número de eleitores: ultrapassado um limite máximo, que é fixado pelo TSE, cria-se nova zona eleitoral. Desse modo, uma zona eleitoral pode abranger vários municípios. Ou, ao contrário, nas capitais e cidades com milhares de habitantes, podem existir várias zonas eleitorais.

Referências

AURUN. O impacto do departamento jurídico no sucesso das empresas. Disponível em: <https://www.aurum.com.br/blog/departamento-juridico-em-umaempresa/> Acesso em: 02 de ago. de 2021.

FACHINI, Tiago. Departamento jurídico: Como funciona e a importância. Disponível

em:

<https://www.projuris.com.br/departamento-juridico-como-

funciona-importancia/> Acesso em: 26 de jul. de 2021.

SIMA, Alice. 4 dicas para aprimorar a gestão do departamento jurídico da sua

empresa.

Disponível

em:

<https://www.sajdigital.com/advocacia-

privada/gestao-departamento-juridico/> Acesso em: 02 de ago.2021.

111

ZIEMANN, Diane. O departamento jurídico é essencial para as empresas? Disponível

em:

<https://www.convexla.com.br/o-departamento-juridico-e-

essencial/> Acesso em: 05 de jun. de 2021.

Ana Vitória Guida Coelho é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Lojas Nosso Lar, no setor de Crediário. Possui Ensino Médio Completo.

Heloyse de Oliveira Sales é aprendiz da turma 73 – Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Magazine Liliani no setor de Crediário. Graduanda do 4º período de Pedagogia pela Faculdade UNIPLAN.

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Considerações finais É fato que, o indivíduo que tem conhecimento acerca dos procedimentos administrativos possui uma vantagem competitiva no momento de ingressar no mercado de trabalho, pois ao apresentar domínio técnico-científico, senso crítico e empreendedor, o futuro profissional da administração, propaga atitudes e valores positivas que tende a compor o percurso de carreira da maioria dos jovens e adultos. Nesse

sentido,

Projeto

Integrador

E-book

Assistente

Administrativo: departamentos e o fluxo documental, é resultado dos estudos realizados nas Unidades Curriculares UC4 - Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização e da UC5 - Elaborar, organizar e controlar documentos da organização. Em análise aprofundada do tema gerador, o Fluxo de documentos e dos processos administrativos, tivemos a oportunidade de conhecer, analisar, apreciar, criar e arquivar documentos relacionados a atuação do assistente administrativo, de modo que acessamos as ferramentas necessárias para elaboração, movimentação e guarda física e eletrônica de documentos diversos. No entanto, entendemos que esse trabalho faz jus as Marcas Formativas Senac, sendo fruto de nossos estudos, esforços e dedicação, o produto criado com o intuito de consolidar e gerar maior compreensão acerca das partes que compõe o todo organizacional. Dessa forma, dedicamos sua construção a todos os jovens aprendizes e pessoas leigas quanto ao assunto mercado de trabalho, pois sabemos que assim como nós, esses jovens também almejam conquistar uma vaga de emprego, visando assim, alcançar o sucesso profissional.

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Assistente Administrativo:

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Considerações finais

Capítulo X – O setor Jurídico

Capítulo IX – O setor de Arquivo

Capítulo III – O setor Financeiro

Capítulo V – O setor Logística e Estoque

Capítulo VII – O setor de Compras

Capítulo IV – O setor Contábil

Capítulo VI – O setor Marketing e Vendas

Capítulo VIII – O setor de Faturamento

Capítulo I – O setor de Recepção

Capítulo II – O setor de RH/DP