PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Plan de Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Licenciados en Contabilidad y Auditoría CPA.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.
Autores: ISAMAR ORTEGA ROSILLO JEFFERSON JAVIER GARCÍA MISI Director: Dr. MIKEL UGANDO PEÑATE
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autores: ISAMAR ORTEGA ROSILLO JEFFERSON JAVIER GARCÍA MISI
Mikel Ugando Peñate, Dr. DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADORA Carlos Vicente Galarza Macancela, Mg. DIRECTOR DE GRADO
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotros, Isamar Ortega Rosillo portadora de la cédula de ciudadanía No. 220043718-0 y Jefferson Javier García Misi portador de la cédula de ciudadanía No. 230064382-8, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Título de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría, CPA; son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda, tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita. Estas publicaciones presentarán el siguiente orden de aparición en cuanto a los autores y coautores: en primer lugar, a los estudiantes autores de la investigación; en segundo lugar, al director del trabajo de titulación y, por último, siempre que se justifique, otros colaboradores en la publicación y trabajo de titulación.
Isamar Ortega Rosillo
Jefferson Javier García Misi
CI. 220043718-0
CI. 230064382-8
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INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Francisco Sánchez Parrales, Mg. Dirección de Investigación Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración,
Por medio del presente informe en calidad del director/a del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: Auditoría de gestión para mejorar los procesos administrativos de los departamentos de comisarías de la Gobernación de la Provincia de Santo Domingo ,realizado por los estudiantes : Isamar Ortega Rosillo con cédula: Nº 220043718-0 y Jefferson Javier García Misi con cédula: Nº 2300643828 previo a la obtención del título de Licenciados en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente.
Santo Domingo, 25/08/2021. Atentamente,
Mikel Ugando Peñate, PhD. Profesor Principal I
v
RESUMEN Este trabajo de investigación tiene como objetivo realizar una Auditoría de Gestión a los departamentos de Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas, ya que es de vital importancia determinar el efecto que ocasiona el incumplimiento del PAF y reglamentos, que deben acatar los dueños de establecimientos regulados por el Ministerio de Gobierno, la cual deberá aplicar un plan de mejora de los procesos administrativos. Por tanto, se utilizó un tipo de enfoque mixto, con un diseño de investigación transversal y de tipo descriptivo, aplicando los métodos de investigación de observación a través de notas de campo y narrativas, y mediante una encuesta a través de un cuestionario, con la finalidad de obtener información relevante en cuanto a los procedimientos que se realizan, los resultados de la investigación se obtuvieron mediante la aplicación de una encuesta estructurada y de un cuestionario de control interno, en donde se llegó a la conclusión después de un análisis crítico que dentro de los departamentos de Comisarías se realizan controles de los procesos en una frecuencia media y la frecuencia con la que laboran los funcionarios en dichos departamentos es de uno a tres años, lo que no permite que los procesos sean más eficientes, además se pudo comprobar que la plataforma SITMINT no funciona de manera eficaz, lo que genera un incremento de citaciones a los dueños de los establecimientos controlados.
Palabras clave: procesos; documentación; gestión; administración; indicadores.
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ABSTRACT The objective of this research is to conduct a management audit of Police Station Departments of the Governor's Office of Santo Domingo of the Tsáchilas, since it is of vital importance to determine the effect of non-compliance with the PAF and regulations that owners of establishments regulated by the Ministry of Government must abide by, which should implement a plan to improve administrative processes. Therefore, a mixed approach was used, with a cross-sectional and descriptive research design, applying the research methods of observation through field notes and narratives, and by means of a survey through a questionnaire, in order to obtain relevant information regarding the procedures that are carried out, the results of the research were obtained through the application of a structured survey and an internal control questionnaire, The results of the investigation were obtained through the application of a structured survey and an internal control questionnaire, where it was concluded after a critical analysis that within Police Station Departments , process controls are performed at an average frequency and the frequency with which officials work in these departments is from one to three years, which does not allow the processes to be more efficient, in addition it was found that the SITMINT platform does not work effectively, which generates an increase in citations to the owners of controlled establishments. Keywords: processes; documentation; management; administration.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.
INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 1
2.
REVISIÓN LITERARIA .................................................................................. 6
2.1.
Auditoría en el contexto organizacional .............................................................. 6
2.1.1.
Clasificación de la Auditoría ................................................................................ 6
2.1.1.1.
De acuerdo con la manera como se ejerce. .......................................................... 6
2.1.1.1.1
Auditoría interna. ................................................................................................. 6
2.1.1.1.2
Auditoría externa. ................................................................................................. 7
2.1.1.2.
Según el tipo de entidad que la realiza. ................................................................ 7
2.1.1.2.1.
Auditoría gubernamental. ..................................................................................... 7
2.1.1.3.
Por el campo de Acción. ...................................................................................... 7
2.1.1.3.1.
Auditoría administrativa....................................................................................... 7
2.1.1.3.2.
Auditoría financiera. ............................................................................................ 7
2.1.1.3.3.
Auditoría de gestión. ............................................................................................ 8
2.2.
La gestión dentro de las organizaciones ............................................................... 8
2.2.1.
Gestión organizativa............................................................................................. 8
2.2.2.
Gestión de procesos administrativos. ................................................................... 9
2.2.3.
Gestión de documentos administrativos............................................................... 9
2.2.4.
Indicadores de gestión. ......................................................................................... 9
2.2.4.1.
Evaluación del desempeño de la gestión pública ............................................... 10
2.2.4.1.1.
Desempeño operativo ......................................................................................... 10
2.2.4.1.2.
Desempeño financiero ........................................................................................ 11
2.2.4.1.3.
Desempeño congruente ...................................................................................... 11
2.2.4.2.
Clases de indicadores ......................................................................................... 11
2.3.
Sistema de gestión interna de las organizaciones .............................................. 11
2.4.
El sistema de control interno .............................................................................. 12
viii 2.4.1.
Informe COSO. .................................................................................................. 12
2.4.2.
Informe COSO III. ............................................................................................. 12
2.4.2.1.
Beneficios de utilizar el COSO III en las organizaciones. ................................. 13
2.5.
Ministerio de Gobierno ...................................................................................... 13
2.5.1.
Gobiernos sectoriales autónomos. ...................................................................... 13
2.5.2.
Funciones de la gobernación. ............................................................................. 14
2.6.
Clasificación de la Dirección de Seguridad Ciudadana ..................................... 14
2.6.1.
Intendencias Generales de Policía ...................................................................... 14
2.6.2.
Comisarías Nacionales de Policía ...................................................................... 15
3.
METODOLOGÍA ............................................................................................ 16
3.1.
Enfoque, diseño y tipo de investigación ............................................................ 16
3.2.
Población y muestra ........................................................................................... 17
3.2.1.
Determinación de la población........................................................................... 17
3.3.
Técnicas de recogida de datos ............................................................................ 17
3.3.1.
Encuesta ............................................................................................................. 17
3.3.2.
Observación........................................................................................................ 18
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías ............................................... 18
3.5.
Técnicas de análisis de datos.............................................................................. 18
4.
RESULTADOS ................................................................................................. 19
4.1.
Aplicación de encuesta estructurada a los funcionarios de los Departamentos de
Comisarías e Intendencia. ........................................................................................................ 19 4.2.
Análisis de aplicación de cuestionario de control interno para la evaluación
interna del departamento de Comisaría Segunda ..................................................................... 21 4.3.
Propuesta de intervención .................................................................................. 21
4.3.1.
Levantar información sobre los procesos administrativos ejecutados por los
Departamentos de Comisarías.................................................................................................. 21
ix 4.3.2.
Reconocer los riesgos mediante los instrumentos de evaluación del sistema de
los procesos administrativos .................................................................................................... 21 4.3.3.
Preparación del informe de auditoría de gestión para establecer posibles
soluciones
............................................................................................................................ 22
4.3.3.1.
Introducción ....................................................................................................... 22
4.3.3.2.
Objetivos de la Auditoría ................................................................................... 22
4.3.3.3.
Estrategia ............................................................................................................ 22
4.3.3.4.
Alcance ............................................................................................................... 23
4.3.3.5.
Metodología ....................................................................................................... 23
4.3.3.6.
Hallazgos y propuestas ....................................................................................... 23
4.3.3.6.1
Conclusiones ...................................................................................................... 24
4.3.3.6.2
Recomendaciones .............................................................................................. 24
5.
DISCUSIÓN...................................................................................................... 25
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 27
6.1.
Conclusiones ...................................................................................................... 27
6.2.
Recomendaciones ............................................................................................... 28
7.
REFERENCIAS ............................................................................................... 29
8.
ANEXOS ........................................................................................................... 32
x ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Promedio de la población en estudio. ....................................................................... 17 Tabla 2. Operacionalización de las variables ......................................................................... 18 Tabla 3. Encuesta estructurada dirigida a los funcionarios de los departamentos de Comisarías e Intendencia ........................................................................................................ 19 Tabla 4. Programa de evaluación del control interno ............................................................. 21
xi ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO 1. Cronograma .......................................................................................................... 32 ANEXO 2. Tabla de recursos .................................................................................................. 33 ANEXO 3. Cuestionario a los funcionarios de los Departamentos de Comisarías e Intendencia ............................................................................................................................... 34 ANEXO 4. Cuestionario de control interno en base al COSO III .......................................... 36 ANEXO 5. Nivel de confianza ................................................................................................. 37 ANEXO 6. Planificación de auditoría de gestión ................................................................... 38 ANEXO 7. Flujograma para conocer el proceso de emisión del PAF ................................... 39 ANEXO 8. Flujograma del proceso de elaboración del expediente administrativo ............. 40 ANEXO 9. Notificación inicial de la Auditoría de gestión .................................................... 41 ANEXO 10. Estatutos, leyes, decretos, reglamentos y acuerdos a las que se rigen las Comisarías de Santo Domingo de los Tsáchilas ..................................................................... 42 ANEXO 11. Actividades a ejecutarse en el Plan Operativo Anual 2020 (POA) de los Departamentos de Comisarías de Santo Domingo de los Tsáchilas ....................................... 43 ANEXO 12. Verificación de expedientes administrativos por clausuras ............................... 44 ANEXO 13. Verificación de actas de inspección .................................................................... 44 ANEXO 14. Revisión de los establecimientos clausurados .................................................... 45 ANEXO 15. Aplicación de indicadores.................................................................................. 46 ANEXO 16. Notas de campo ................................................................................................... 47 ANEXO 17. Narrativa ............................................................................................................. 48 ANEXO 18. Carta de impacto................................................................................................. 49
1
1.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las organizaciones tanto públicas como privadas están expuestas a diferentes riesgos en su gestión, por lo cual es necesario contar con herramientas como la auditoría de gestión para definir cuáles son las falencias en aspectos de eficiencia y eficacia de la gestión empresarial. La presente investigación tiene como fin la aplicación de una auditoría de gestión para evaluar la eficacia y eficiencia en que se desarrollan los procesos administrativos, donde se procede a la verificación de procedimientos, aplicación y seguimiento de normativa establecida, análisis de operaciones realizadas, y el cumplimiento de metas y objetivos, para poder establecer un plan de mejora y aumentar la calidad de la información de cada proceso y de esta forma perfeccionar los procesos administrativos y respectivas actividades de los departamento de Comisarías. Por tanto, la importancia de una gestión administrativa consiste en preparar a la organización y que esta actúe de manera anticipada, tomando en cuenta todos los medios y procedimientos que necesita para cumplir con sus objetivos y disminuir los efectos negativos o posibles problemas, además consiste en examinar la correcta ejecución de los procesos administrativos. Para alcanzar esto hay que emplear una investigación descriptiva y exploratoria, por ende, el control gubernamental es poner en práctica instrumentos y metodologías para gestionar de forma efectiva, eficiente y transparente los recursos que tiene asignada la institución pública. Según Cedeño (2018) en la investigación titulada “Auditoría de Gestión a la Dirección Administrativa Financiera de la Gobernación de la Provincia de Orellana”, en donde se planteó como objetivo realizar la aplicación de indicadores, conociendo las fases de la Auditoría y determinando el grado de cumplimiento de las metas y objetivos programados, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia de sus operaciones. Para alcanzar dicho objetivo se aplicó el enfoque de investigación mixta, en donde se llegó a la conclusión que los responsables del control interno no promovieron en forma constante y progresiva la capacitación y desarrollo profesional de los servidores y servidoras en todos los niveles de la entidad.
2 Según Espinoza, Narváez & Erazo (2019), cuya investigación titula “El control gubernamental a través de la auditoría de gestión bajo los ejes de transparencia, rendición de cuentas y participación ciudadana”, cuyo objetivo es proponer un modelo lógico de auditoría de gestión para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos materiales y económicos del Ministerio de Cultura y Patrimonio de la ciudad de Cuenca, desarrollándose bajo un diseño no experimental. A partir de los instrumentos de investigación se pudo determinar que no se han establecido indicadores de gestión que permitan evaluar el alcance del cumplimiento de los objetivos y metas ya que la institución no cuenta con un manual de procedimientos de control interno. La última investigación a la que se consultó es del autor Conde (2015) que habla sobre una Propuesta Metodológica para la gestión documental de los Procesos de la Administración Pública, que tiene como objetivo aplicar técnicas para asegurar la correcta gestión de documentos de acuerdo con su tamaño y clasificarlos según su importancia. Para alcanzar este objetivo se aplicó un enfoque de investigación cualitativo, con una investigación de tipo descriptiva y documental. La investigación se enfoca en la administración de procesos de una institución pública en lo que se recalca que el problema de procesos administrativos no solo se presenta en instituciones públicas sino, en todo tipo de organización. Las investigaciones anteriores revelan que los estudios realizados han sido bajo un enfoque de investigación mixto, aplicando el método deductivo e inductivo, realizando investigaciones de campo y bibliográficos documentales. También es importante recalcar que estos estudios se centran en contextos de la auditoría de gestión dentro de una institución pública o privada. La justificación de esta investigación se dará a partir del criterio de utilidad metodológica para poder lograr los objetivos de estudio y que la investigación este sustentada en información confiable y poder validarla, por tanto, Hernández (2002), menciona que dentro de la ISO 9001:2000, hay que proveer un control continuo de las interacciones entre los procesos y tareas dentro del sistema de la institución. Con ello se desea conocer si los diversos procesos se relacionan con el aumento o exceso de documentación por parte de cada operativo, mejorando la disposición de documentos para cada uno de los procesos administrativos con la aplicación de un plan de mejora, para una administración eficiente y eficaz de la institución.
3 De la misma forma se pretende crear un beneficio social teniendo en cuenta el tercer eje que es “Más sociedad, mejor Estado”, esto conjuntamente con uno de los objetivos del SENPLADES, específicamente en el objetivo 7; incentivar una sociedad participativa, con un Estado cercano al servicio de la ciudadanía, la cual busca brindar servicios públicos de calidad y con calidez, y así mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión de procesos administrativos, dentro de los departamentos de Comisarías, con el apoyo de los respectivos servidores públicos (SENPLADES, 2017). Esta investigación conlleva una problemática relacionada con el mundo empresarial donde se aplica la auditoría de gestión, ya que contribuye a la dirección de una organización o empresa para alcanzar una administración eficaz, descubriendo deficiencias y aspectos que se deben mejorar para optimizar la rentabilidad y el crecimiento empresarial. En el entorno económico, este tipo de auditoría permite reflejar el nivel real de la administración y la situación de la empresa (Arias, 2018). En Ecuador se realizan las Auditorías de Gestión en las instituciones públicas con la finalidad de evaluar, la gestión administrativa, financiera, eficiencia y eficacia de los organismos públicos, mediante el uso de cuestionarios de control interno, como es el COSO, indicadores de gestión y análisis en las área críticas para dar a conocer en los informes los siguientes hallazgos como el incumplimiento del manual de clasificación de puestos, falta de capacitación continua al personal e ineficiencia en el respaldo de documentos de los procedimientos, es por ello que es necesario realizar convenios con instituciones públicas o privadas para que realicen cursos al personal de acuerdo con sus contenidos (Aguinda , 2016). Dentro de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas en los Departamentos de Comisarías se pudo identificar el siguiente problema, el cual se refiere al aumento de citaciones, clausuras y multas a diversos establecimientos regulados por el Ministerio de Gobierno, por no acatar las normativas establecidas en el Acuerdo Ministerial 0069, la cual se debe a la falta de conocimiento o desobediencia por parte de la ciudadanía sobre las disposiciones que deben cumplir, ocasionando que los procesos administrativos se acumulen. En el desarrollo del trabajo de titulación se pretende identificar la cantidad de procesos administrativos ocasionados por el incumplimiento del PAF o reglamentos establecidos por el Ministerio de Gobierno a través del Acuerdo Ministerial 0069, que más
4 afectan en la eficiencia y eficacia de los departamentos de Comisarías, con la finalidad de mejorar el rendimiento de los procesos y descubrir deficiencias que se detecten en los departamentos, mediante el uso de indicadores de gestión y control de procedimientos administrativos. De acuerdo con lo analizado según la problemática en los departamentos de Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas, se planteó una pregunta general y preguntas específicas como parte de este caso de estudio, presentando a continuación la pregunta general que conlleva el problema que está siendo investigado: ¿En qué medida influye una auditoría de gestión a los procesos administrativos de los Departamentos de Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas? Donde las preguntas específicas que se desarrollan por la problemática presentada, son las siguientes:
¿Qué procedimiento de auditoría ayudará a reconocer los diferentes procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarías?
¿Qué herramientas permiten identificar las áreas críticas de los procesos administrativos de los Departamentos de Comisarías?
¿Cómo se puede evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos ejecutados?
¿Cuáles son las infracciones más frecuentes que ocasionan la clausura del establecimiento? Basándose en las preguntas que se han planteado, se han determinado los siguientes
objetivos: Objetivo general: Realizar una auditoría de gestión para determinar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos que realizan los departamentos de Comisarías ante el incumplimiento del PAF y reglamentos que deben acatar los dueños de establecimientos regulados por el Ministerio de Gobierno.
Identificar cada uno de los procesos administrativos y actividades realizadas por los departamentos de Comisarías de acuerdo con el POA y el Acuerdo Ministerial 0069.
5
Evaluar el sistema del control interno mediante la aplicación de un cuestionario COSO III.
Aplicar indicadores de gestión para determinar el cumplimiento de los procesos administrativos y actividades ejecutados por los departamentos de Comisarías de acuerdo al POA.
Verificar los expedientes administrativos por clausuras y determinar los tipos de infracciones más frecuentes que ocasionan clausuras.
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2. 2.1.
REVISIÓN LITERARIA
Auditoría en el contexto organizacional Según Benavides, Acosta & Lozada (2015)afirman que la auditoría es una herramienta
fundamental que permite obtener resultados integrales de operaciones específicas a través del análisis del enfoque financiero, control interno, gestión y del cumplimiento de la base legal aplicable, con la finalidad de brindar seguridad a la administración en la toma de decisiones. Otro punto de vista es el de Sandoval (2012), que define que el término auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en que fueron planteados y que las políticas y procedimientos establecidos se han observado y respetado. Es evaluar la forma en que se administra y opera para aprovechar al máximo los recursos. Tomando en cuenta las definiciones anteriores se puede afirmar que la auditoría hace mención a la recopilación, evaluación y verificación de la evidencia o información financiera y administrativa con la finalidad de realizar reportes y emitir criterios sobre los datos analizados. En el sector público por lo general se realizan auditorías de gestión, las cuales son basadas en la respectiva normativa legal para instituciones públicas, y estas están reguladas por la Contraloría General del Estado. 2.1.1. Clasificación de la Auditoría Según Sinisterra (2016), manifiesta que de acuerdo con la conceptualización moderna, la auditoría es una sola y que esta puede clasificarse teniendo como referencia el objeto de investigación, el tipo de entidad que la realiza y por el campo de acción. 2.1.1.1.
De acuerdo con la manera como se ejerce.
2.1.1.1.1 Auditoría interna. La Auditoría Interna, es una actividad de aseguramiento y consultoría objetiva e independiente diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, que es realizada por auditores internos que se encuentran organizados en una unidad administrativa dependiente de la unidad auditada.
7 2.1.1.1.2 Auditoría externa. Es una Auditoría Externa cuando el personal de Auditores que ejecuta el trabajo no son empleados de la organización, sino que son terceros y por lo tanto no tienen un interés personal en la organización, en donde los auditores externos se guían por las Normas Internacionales sobre Auditoría del Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB). Por tanto, se puede decir que la auditoría externa o independiente es un examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una entidad. 2.1.1.2.
Según el tipo de entidad que la realiza.
2.1.1.2.1. Auditoría gubernamental. La auditoría gubernamental es una auditoría de cumplimiento, es tan antigua como las culturas, pues en todas las civilizaciones los soberanos y Jefes de Estado se allegaban de personas de confianza con el propósito de que les informaran sobre el comportamiento de sus subordinados; en especial en materia de recaudación de tributos y todo lo relacionada con el manejo de caudales públicos. En general este tipo de Auditoría es aplicada a entidades y organismos del sector público, la misma que es planificada y ejecutada por la Contraloría General del Estado o Firmas privadas de Auditores. 2.1.1.3.
Por el campo de Acción.
2.1.1.3.1. Auditoría administrativa. La Auditoría Administrativa forma parte de una estrategia de cambio que requiere una clara decisión y un consenso de voluntades destinado a examinar los procedimientos administrativos y lograr que una organización adquiera capacidad para transformar y crecer de una manera eficiente. 2.1.1.3.2. Auditoría financiera. Está orientada a examinar cada una de las operaciones que son de origen financiero, por tanto, se enfoca en los estados financieros y a través de ellos, las operaciones financieras realizadas por una determinada empresa o ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional, y de esta manera poder tomar las mejores decisiones.
8 2.1.1.3.3. Auditoría de gestión. La auditoría de gestión es una función independiente de evaluaciones, esta se establece dentro de la organización para examinar y evaluar las actividades de la organización o empresa. Es un control que tiene entre sus funciones examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles establecidos en organizaciones de cierto tamaño por la función de control interno y de control de riesgos. Este tipo de auditoría se basa en la mejora de control interno, gestión de riesgos y de los procesos de gobierno de las grandes y medianas empresas y en menor medida de las administraciones públicas. Esta auditoría evalúa la eficiencia y eficacia de cualquier componente de los procedimientos que realice la empresa (Soy i Aumatell, 2013). Durán (2010), menciona que una auditoría de gestión consta de diseñar un plan para cada caso específico dentro de la organización, lo cual es necesario para controlar la gestión de la empresa dentro de cada nivel que contenga, donde la eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos que se han planteado al principio de un plan estratégico u operativo, en la cual se comparan resultados con documentación histórica.
2.2.
La gestión dentro de las organizaciones El término gestión tiene relación estrecha con el término inglés Management,
acepción formalizada por los norteamericanos como una disciplina, una institución y una profesión derivada de la expansión de la gran corporación, por lo tanto la gestión es la actividad que desarrollan los directivos en el seno de una empresa u organización, en donde estos son los encargados de conseguir un nivel adecuado de eficiencia y productividad, para ello deben planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los recursos humanos, es decir, la productividad de las personas que trabajan para la empresa (Martínez C. , 2005). 2.2.1. Gestión organizativa. La gestión dentro de una empresa debe estar dirigida a la administración de los diferentes recursos de la misma. Esta gestión se basa en el cumplimiento de las funciones relacionadas referentes a la administración, comercialización, financiación y operación, por ende, dentro de una buena organización debe existir una buena gestión para que los objetivos que se han planteado se logren cumplir.
9 2.2.2. Gestión de procesos administrativos. Toro, Carranza, Espinoza & Malave (2017), establecen tres apartados en la cual manifiestan que las organizaciones desde épocas remotas han tenido la obligación de regular actividades, tomar decisiones, direccionar y ejecutar proyectos y acciones, centrados en fundamentos administrativos indicados dentro del código de Hammurabi, siendo la administración la ciencia que permite concretar la ejecución de estas funciones esenciales con efectividad y eficiencia. Llevar una buena gestión de procesos administrativos, relacionados al desempeño de las funciones administrativas y actividades operativas desarrolladas por el personal, conlleva a que los resultados sean entregados a tiempo por parte del área contable, financiera y administrativa, en consecuencia, sus procesos se encontrarán documentados incrementando la eficiencia en las operaciones ejecutadas. 2.2.3. Gestión de documentos administrativos. La gestión de documentos en una organización también puede tratarse de una administración de documentos, la cual es un método de gestión empresarial que está orientado al aprovechamiento de documentos e información que los mismos contengan, lo cual puede darse dentro de una organización tanto pública como privada. Este tipo de gestión se da en el ciclo de vida del documento, por ende, puede darse su eliminación o una posible conservación permanente como o en un archivo histórico (Chavez, 2014). 2.2.4. Indicadores de gestión. Guinart (2003), en los siguientes apartados menciona que los indicadores de gestión ayudan a las organizaciones a evaluar si se están llevando a cabo los objetivos y metas planteadas y poder determinar la manera en cómo se está administrando la empresa o entidad, en las entidades públicas cuyos recursos provienen en su mayoría de los impuestos recaudados y cuyo fin es la prestación de servicios a la colectividad a título gratuito o semigratuito, la eficacia de los servicios prestados y la correcta administración de los recursos disponibles, deben valorarse por su contribución a la satisfacción de las necesidades colectivas y el grado de cumplimiento de sus objetivos.
10 2.2.4.1.
Evaluación del desempeño de la gestión pública
La razón fundamental por la cual la evaluación del desempeño nos importa, es que hace posible la asignación de responsabilidades, las cuales están en el corazón de nuestro sistema de gestión pública. Existen tres elementos claves relacionados con el desempeño de las instituciones públicas que, en consecuencia, definen tres áreas distintas donde el desarrollo de sistema de indicadores resulta importante. Dichas áreas son: desempeño operativo, financiero y congruencia. 2.2.4.1.1.
Desempeño operativo
Incluye seis elementos que forman parte de un conjunto más amplio de atributos que se precisan evaluar en la gestión pública.
Relevancia: Los indicadores deben tener sentido para analizar los problemas a los cuales se supone que va dirigido.
Efectividad: Deben evaluar el grado de obtención de los objetivos.
Eficiencia: El grado de eficiencia de una actuación está definido por la relación existente entre los bienes y servicios producidos, por ende, una actuación eficiente se definirá como aquella que con unos recursos determinados obtiene el máximo resultado posible o la que con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.
Eficacia: La eficacia de una organización se mide por el grado de satisfacción de los objetivos fijados en sus programas de actuación o de los objetivos incluidos tácita o explícitamente en su misión.
Integridad: En relación con la capacidad del programa para continuar dando los resultados perseguidos a lo largo del tiempo.
Sostenibilidad: Se refiere a la capacidad de mantener un servicio con una calidad aceptable durante un largo periodo de tiempo, es decir no basta que los objetivos de un programa se consigan, sino que es indispensable que sus beneficios se prolonguen y se mantengan a pesar de los cambios técnicos o del entorno que se puedan producir.
11
2.2.4.1.2.
Desempeño financiero
Se analizan si los asuntos financieros se están cuestionando de acuerdo con los principios y controles de la gestión financiera. Aquí interviene la contabilidad analítica que permite obtener indicadores que no solo nos dará una medida de eficiencia y economía, sino que servirá para facilitar el control y la toma de decisiones operativas. 2.2.4.1.3.
Desempeño congruente
Tiene que ver con la implantación de programas que estén en sintonía con leyes, autoridades, políticas, regulaciones, estándares de conducta aceptados relevantes etc. 2.2.4.2.
Clases de indicadores
Indicadores de Inputs: Son unidades de medida que permiten conocer la naturaleza y cuantía de los factores que directa o indirectamente utilizan las entidades para llevar a cabo su actividad.
Indicadores Outputs: Permiten medir el nivel de servicios prestados por un programa. Su determinación exige un análisis detallado de éste y conocer, de forma pormenorizada, la totalidad de sus actividades.
2.3.
Sistema de gestión interna de las organizaciones Agudelo & Escobar (2004) mencionan que el Instituto de Normas Técnicas y
Certificación considera que son muchas las empresas que están en espera de una certificación ISO-9001, la cual trata de un sistema de gestión, donde en
la Comunidad Andina de
Negocios (CAN) se han planteado más de 300 programas de gestión de procesos, lo cual ha ayudado a las diferentes instituciones que han aplicado los programas para tomar mejores decisiones sobre los acontecimientos que surgen en el interior, posterior a esto para esta mejora se debe realizar una técnica de autocontrol de cada miembro de las organizaciones, lo cual ayuda a corregir o ajustar los procesos administrativos. Por lo tanto, la institución debe medir el tiempo de respuesta de los procesos que contenga, capacitaciones a los empleados sobre el manejo de procesos y aplicar la planificación estratégica y operativa para lograr un mejor desarrollo.
12
2.4. El sistema de control interno Según el COSO (citado por Mantilla, 2013) define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización. Tales objetivos son: eficiencia y eficacia de las operaciones; confiabilidad de la información financiera; cumplimiento de normas y obligaciones; y salvaguarda de activos. Teniendo en cuenta la definición anterior, se puede afirmar que el sistema de control interno orienta a promover todas las condiciones necesarias, para que los trabajadores de una empresa puedan dar su mayor esfuerzo mejorando la eficiencia y eficacia en las actividades realizadas y de esta manera alcanzar los resultados deseados, debido a que con el sistema de control interno se promueve un buen funcionamiento de la organización. 2.4.1. Informe COSO. Según Arango (2013), establece tres apartados para tratar este tema, en donde indica que el Informe COSO, es un documento que contiene las principales directrices para la implantación, gestión y control de un sistema de control. Debido a la gran aceptación del informe COSO, desde su publicación en el año 1992, este se ha convertido en el estándar de referencia. Por tanto, se podría decir que el informe COSO es un documento utilizado para el control interno de las organizaciones, el cual contiene directrices para establecer un buen gobierno corporativo, ética en los negocios, gerencia o administración de riesgos, fraudes y reportes financieros. 2.4.2. Informe COSO III. En el mes de mayo de 2013 el Comité COSO, publicó una nueva actualización del Marco Integrado de control interno (COSO III), en donde mantiene sus objetivos, concreta los mismos componentes como el Entorno de Control, Evaluación de riesgos, Actividades de Control, Información y comunicación, y Supervisión del sistema de control a partir de los principios que asocia a cada uno de ellos y amplía su alcance introduciendo lo siguiente:
Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los entornos.
13
Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos.
Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.
2.4.2.1.
Beneficios de utilizar el COSO III en las organizaciones. Promueve la gestión de riesgos en todos los niveles de la organización y establece directrices para la toma de decisiones de los directivos para el control de los riesgos y la asignación de responsabilidades.
Ayuda a la integración de los sistemas de gestión de riesgos con otros sistemas que la organización tenga implantados.
Ayuda a la optimización de recursos en términos de rentabilidad.
Mejora la comunicación en la organización.
Mejora el control interno de la organización.
2.5. Ministerio de Gobierno Es una entidad pública que se encarga de velar por la seguridad e integridad de la ciudadanía o los ciudadanos, la cual se orienta o concentra en mantener el orden público para así poder vivir en un ambiente en donde exista una mejor convivencia social. Esta entidad está enfocada en el respeto de los derechos humanos, por tanto, procura ejecutar y evaluar una política pública donde se garantice la seguridad interna y gobernabilidad del Estado, el cual es uno de los ministerios más importantes dentro del Ecuador (Ministerio de Gobierno, 2006). 2.5.1.
Gobiernos sectoriales autónomos. Esta institución pública está ubicada dentro del Ministerio de Gobierno, donde está
ubicado el viceministerio del interior, que conlleva un despacho ministerial, por tanto, dentro de este despacho se encuentra el despacho de la gobernación que se encuentran con la gobernación tipo uno y tipo dos, que realizan procesos adjetivos, los cuales presentan niveles de asesoría y apoyo, y procesos sustantivos donde se encuentran ubicadas las jefaturas y tenencias políticas, los cuales dentro de estos tienen a las Intendencias, Subintendencias y Comisarías nacionales de policía (Constitución de la República del Ecuador, 2008).
14 2.5.2. Funciones de la gobernación. Las funciones de la Gobernación, las cuales las determina el Ministerio de Gobierno de Ecuador, las cuales se presentan a continuación:
Dirigir y direccionar la aplicación de la política pública sobre la gobernabilidad y seguridad interna a nivel provincial.
Asegurar la implementación de estrategias de desarrollo provincial del Gobierno Nacional.
Supervisar el correcto desempeño de las unidades administrativas dependientes de la Gobernación.
Controlar el buen manejo de los bienes de dominio público y la conservación de los edificios destinados al funcionamiento de los establecimientos públicos.
Diseñar mecanismos e implementación para la ejecución de las políticas nacionales y locales; emanadas del Gobierno Nacional.
Informar sobre el seguimiento y evaluación de la implementación de las políticas en la provincia.
Presidir el Gabinete Provincial.
Presidir el Consejo Provincial de Seguridad Interna.
Presidir el Comité de Operaciones de Emergencias en la Provincia.
Nombrar bajo su responsabilidad a los Jefes Políticos, Intendente y Subintendente de Policía, Comisarios y Tenientes Políticos.
2.6.
Clasificación de la Dirección de Seguridad Ciudadana Esta clasificación está dentro del Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio del
Interior (2010), donde los procesos que se realizan dentro de esta institución, se constituyen en coordinar con su apoyo técnico y respuestas inmediatas con información consolidada de los procesos descentralizados y servir de asesoramiento para la toma de decisiones, por ende, se presentan a continuación la clasificación organizacional de los departamentos más importantes. 2.6.1. Intendencias Generales de Policía Dentro de estos departamentos se ejecutan políticas, planes, proyectos, acciones y programas en la provincia, esto para mejorar la seguridad ciudadana, previniendo el delito y
15 la violencia, proporcionando y ejecutando planes de seguridad ciudadana, informes de las implementaciones de las políticas, operativos de control de precios de los productos que por ley corresponde, permiso anual de funcionamiento a establecimientos, clausura de locales, diferentes autorizaciones y control de eventos, siendo el responsable el Intendente/a General de Policía. 2.6.2. Comisarías Nacionales de Policía En este departamento se administra la justicia para el bien de la provincia y cantón, prestando sus servicios legales, eficientes y permanentes, proponiendo el mejoramiento de sus competencias con una mayor agilidad y calidad, donde el responsable es un Comisario/a Nacional de Policía, siendo sus principales responsabilidades el ejecutar disposiciones del Gobernador, ejercer el control de la legalidad de la actividades de los centros de tolerancia, planificar, coordinar y ejecutar operativos de control.
16
3. 3.1.
METODOLOGÍA
Enfoque, diseño y tipo de investigación En esta investigación se presentó un enfoque mixto, siguiendo los criterios de
Hernández, Fernández & Baptista (2014), en donde se consideró un enfoque cuantitativo ya que consiste en teorías ya existentes, lo que nos permitió conocer la fomentación en la acumulación y poco control de los procesos administrativos, esto dentro de los departamentos de Comisarías, conjuntamente con los patrones de comportamiento de estos departamentos y las relaciones que tiene con las demás áreas. De acuerdo con el enfoque cualitativo, la investigación se basó en buscar características básicas que están dentro de este estudio, donde los investigadores se basan e interactúan con los sujetos, que en este caso los sujetos son los integrantes de los Departamentos de Comisarías e Intendencia que se encuentran dentro de la Gobernación de Santo Domingo. Siguiendo lo que menciona Martínez (2011), se consideró una investigación tipo descriptiva y exploratoria, ya que se quiere recolectar datos sobre diferentes aspectos del personal de la institución a estudiar, para realizar un análisis y medición de los mismos, y mediante esto profundizar más en el problema encontrado. Esto permitirá conocer la situación de los departamentos de Comisarías dentro de la Gobernación, donde existe acumulación y poco control de los procesos administrativos que se realizan. Por lo que se aplicó una Auditoría de Gestión de los procesos administrativos que manejan los departamentos de Comisarías. De acuerdo con los criterios que mencionan Hernández, Fernández & Baptista (2014), se estableció un diseño de investigación transversal y no experimental, ya que este tipo de diseño ayuda a evaluar en un momento determinado al grupo específico a estudiar, donde los integrantes están vinculados y se podrá estudiar la gestión de los procesos administrativos que realiza cada individuo dentro de su área y observar las diferentes situaciones que se puedan dar en los departamentos al llevar a cabo estos procesos, por tanto, se va a estudiar las diferentes variables que están correlacionadas con los departamentos de Comisarías.
17
3.2.
Población y muestra La población para la presente investigación de acuerdo con los criterios de Chaudhuri
citado por Hernández, Mendoza & Baptista (2018), fueron tomadas de los Departamentos de Comisarías e Intendencia, actualmente cuenta con seis actores internos que están conformados por el Comisario/a Primero, Comisario/a Segundo, Asistente de Comisaría Primera, Asistente de Comisaría Segunda, Intendente General de Policía y Analista de Intendencia, quienes a consideración de los investigadores van a permitir obtener información importante y relevante para el desarrollo del estudio, en donde se considerará como información relevante el Plan Operativo Anual (POA) del año 2020, Acuerdo Ministerial 0069, citaciones, inspecciones y procesos administrativos de clausuras. Mediante esta información se pretende analizar, comparar e interpretar el cumplimiento de los objetivos propuestos. 3.2.1. Determinación de la población Tabla 1. Promedio de la población en estudio.
POBLACIÓN Intendencia General de Policía Analista de Intendencia Comisaría de Policía Primera Comisaría de Policía Segunda Asistente de Comisaría de Policía Primera Asistente de Comisaría de Policía Segunda TOTAL
NÚMERO 1 1 1 1 1 1 6
Fuente: Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. Autores: Ortega, I. & García, J.
3.3.
Técnicas de recogida de datos
3.3.1. Encuesta Para esta investigación basándose en los criterios de López (2015) se realizó una encuesta a través de un cuestionario estructurado con preguntas cerradas, dirigido a los responsables de los departamentos de Comisarías e Intendencia, los cuales son los encargados de realizar los operativos y respectivos procesos administrativos, con la finalidad de obtener información confiable y veraz.
18 3.3.2. Observación En esta investigación se utilizó la observación directa en modalidad participante, en donde se pretende conocer a profundidad todos los procesos administrativos de manera cronológica y cómo se llevan a cabo dentro de los Departamentos de Comisarías y de esta manera poder evaluar la eficiencia y eficacia en cómo se realizan dichos procesos y poder realizar un respectivo análisis, mediante fichas de observación como las narrativas y notas de campo.
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías
Tabla 2. Operacionalización de las variables OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Variable Dimensiones Indicadores Número de procesos administrativos ejecutados = Procesos Cantidad de procesos (Procesos administrativos realizados en las Comisarías / Total administrativos realizados de procesos administrativos planificados en Comisarías)*100 Permiso Anual de Funcionamiento
Nivel de ejecución de operativos PAF
Número de operativos PAF= (N° de operativos PAF realizados/ N° de operativos PAF planificados)*100
Número actividades realizadas = (Número de actividades Nivel de eficiencia de Gestión de realizadas dentro de los departamentos de Comisarías/ ejecución de actividades actividades del POA Número de actividades planificadas en los departamentos de del POA Comisarías según el POA)*100 Tiempo de entrega de expedientes= (Tiempo de manejo de Nivel de eficacia en la expedientes administrativos de los departamentos de Tiempo de entrega entrega de expedientes Comisarías/ Tiempo de manejo y entrega de expedientes de documentación administrativos administrativos planificado en los departamentos de Comisarías)*100 Seguimiento de los establecimientos que no tienen PAF Nivel de emisión de Seguimiento de =(Número de seguimientos a establecimientos después de una permisos después de la citaciones citación por no tener el PAF/Total de establecimientos citados citación por no tener PAF)* 100 Fuente: Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. Autores: Ortega, I. & García, J.
3.5.
Técnicas de análisis de datos Para realizar el análisis de datos tanto cuantitativos como cualitativos de la presente
investigación, se utilizará el programa para ingreso de datos estadísticos Excel (Microsoft Excel, 2010). Debido a los datos cuantitativos y cualitativos este programa se utilizará con el objetivo de establecer y presentar la información que se obtenga de forma detallada y comprensiva, mediante representaciones gráficas y tablas, para calcular las frecuencias de las respuestas que se van a extraer de las encuestas y la observación aplicada a los integrantes de los departamentos de Comisarías y de Intendencia.
19
4. 4.1.
RESULTADOS
Aplicación de encuesta estructurada a los funcionarios de los
Departamentos de Comisarías e Intendencia. Tabla 3. Encuesta estructurada dirigida a los funcionarios de los departamentos de Comisarías e Intendencia ENCUESTA ESTRUCTURADA N PREGUNTAS RESPUESTAS % ANÁLISIS Comisario primero de Policía 17% Nacional Asistente de Comisaría Primera 17% Comisaria segunda de Policía 17% ¿Qué cargo ocupa Nacional 1 S/A dentro de la Institución? Asistente de Comisaría Segunda 17% Intendente General de Policía 17% Nacional Analista de Intendencia 17% ¿Qué tiempo lleva De las personas encuestadas, el laborando en la 1 año - 3 años 67% 67% lleva laborando en la institución de la 2 Gobernación de 1 a 3 años y el Gobernación de Santo 33% lleva laborando de 4 a 6 Domingo de los 4 años - 6 años 33% años. Tsáchilas? ¿Con cuántos Todos los encuestados refieren trabajadores cuenta cada que en cada uno de los 3 1 a 3 personas 100% departamento de departamentos de comisarías Comisaría? laboran de 1 a 3 personas. Todos los encuestados refieren ¿Existe un proceso Existe un proceso respectivo para que existe un proceso respectivo para cada 4 los permisos y operativos que se 100% respectivo para los permisos y permiso y operativo a realizan dentro de la Gobernación. operativos que se realizan realizarse? dentro de la Gobernación. El personal encuestado ¿Cómo considera el considera como Muy bueno y Muy bueno 33% manejo y realización de Bueno el manejo y realización cada proceso que se de cada proceso que se realiza 5 realiza dentro de los en los departamentos de departamentos de Comisarías lo que representan Bueno 67% Comisarías? en un 33% y un 67%, respectivamente.
6
7
¿Se encuentra usted satisfecho con la forma de manejar cada uno de los procesos administrativos llevados a cabo dentro del departamento de Comisarías? ¿Cuáles son los principales procesos administrativos o
Muy satisfecho
33%
Satisfecho
67%
Planificación y registro de inspecciones
25%
El personal encuestado considera como Muy satisfecho y satisfecho en el manejo de cada uno de los procesos administrativos que se realizan en los departamentos de Comisarías lo que representan en un 33% y un 67%, respectivamente. Todos los encuestados, consideran que el principal proceso administrativo que se
20 actividades que realiza el departamento de Comisarías? (Seleccione 2)
¿Ha recibido capacitaciones sobre la realización de cada uno de los procesos 8 administrativos que se llevan a cabo dentro de los departamentos de Comisarías? En relación a las citaciones, ¿Los dueños de los establecimientos 9 cumplen con lo que se les solicita después de haber sido citados? En una escala del 1 al 10, donde 1 es poco frecuente y 10 es muy frecuente ¿Con qué frecuencia la institución de la Gobernación, 10 realiza un control interno en relación a los procesos que se realizan, enfocándose en los departamentos de Comisarías? ¿Considera usted que la aplicación de una base de datos para un mejor 11 manejo de cada establecimiento citado mejoraría la eficacia de los procesos? ¿Cómo calificaría el nivel de eficacia en el cumplimiento de la 12 documentación solicitada a los dueños de cada establecimiento a ser regulado?
Registro de establecimientos supervisados
50%
Abrir expedientes administrativos de clausuras
25%
Si ha recibido capacitaciones
100%
No ha recibido capacitaciones
0%
Siempre
17%
Casi siempre
83%
7
67%
8
33%
Si
100%
No
0%
Bueno
83%
Regular
17%
¿Con qué frecuencia diaria existe una De 4 a 6 por día citación por establecimiento, ya sea 13 por incumplimiento de documentación o De 7 a 9 por día incumplimiento de normas y reglamentos? Fuente: Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. Autores: Ortega, I. & García, J.
83%
17%
realiza dentro del departamento de comisarías es el registro de establecimientos supervisados, seguido por la planificación y registro de inspecciones, y por la apertura de expedientes administrativos de clausuras. Todos los encuestados refieren que han recibido capacitaciones para llevar a cabo cada proceso administrativo que se realiza en los departamentos de Comisarías. El 83% de los encuestados consideran que los dueños de los establecimientos Casi siempre cumplen con lo solicitado después de haber sido citados.
La frecuencia con la que la institución de la Gobernación realiza control interno en relación a los procesos que se ejecutan, de acuerdo a los encuestados, es de 7 en su mayoría.
Todos los encuestados refieren que la aplicación de una base de datos mejoraría la eficiencia de los procesos administrativos que se realizan en los departamentos de Comisarías. Los encuestados consideran que el nivel de eficacia en el cumplimiento de la documentación solicitada a los dueños de cada establecimiento que es regulado es bueno y regular, en un 83% y 17%, respectivamente. La frecuencia diaria con la que existe una citación por establecimiento es de entre 4 a 6 por día, esto debido a la frecuencia con la que se hacen inspecciones y operativos a los establecimientos.
21
4.2.
Análisis de aplicación de cuestionario de control interno para la
evaluación interna del departamento de Comisaría Segunda Mediante la aplicación del cuestionario de control interno COSO III, se establecieron 28 preguntas distribuidas para cada elemento como son el ambiente de control, evaluación de riesgo, actividades de control, información y comunicación, y actividades de monitoreo y supervisión, se obtuvo una calificación del 72%, considerado como un nivel de riesgo moderado de acuerdo a la matriz de nivel de confianza establecida, por ende, se procedió a calcular la muestra tomando en consideración un grado de error del 5%, dándonos como resultado una muestra de 40%, la cual se aplicó a los expedientes administrativos de clausuras y las actas de inspección a los establecimientos. (Ver anexo 4)
4.3.
Propuesta de intervención En la propuesta de intervención se identificaron cuatro objetivos que se establecieron
en el planteamiento del problema del presente trabajo de investigación. Dentro del programa de auditoría correspondiente se realizaron los objetivos mencionados y las etapas de la auditoría de gestión a aplicarse. 4.3.1. Levantar información sobre los procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarías Con relación al primer objetivo, se realizó el levantamiento de datos de los diferentes procesos administrativos ejecutados a raíz de las actividades planteadas en el POA de los Departamentos de Comisarías, donde a continuación se ha establecido el programa de planificación y ejecución de auditoría con sus respectivos objetivos. (Ver anexos, 6 a 17) 4.3.2. Reconocer los riesgos mediante los instrumentos de evaluación del sistema de los procesos administrativos Tabla 4. Programa de evaluación del control interno PROGRAMA PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO N° PROCEDIMIENTOS P.T. FECHA ELABORADO POR Evaluar el sistema de control interno mediante el 1 I.O.R / J.J.G.M cuestionario de control interno COSO III 27/01/2021 Establecer matriz de riesgo y confianza por cada A 2 I.O.R / J.J.G.M componente a evaluarse Cálculo del nivel de riesgo, confianza y muestra de 3 I.O.R / J.J.G.M acuerdo al cuestionario del control interno Fuente: Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. Autores: Ortega, I. & García, J.
22 4.3.3. Preparación del informe de auditoría de gestión para establecer posibles soluciones 4.3.3.1.
Introducción
La auditoría de gestión realizada a los Departamentos de Comisarías, del año 2020, surgió a causa de la necesidad de examinar los procesos administrativos sobre registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones y demás actividades establecidas en el POA. Para el procedimiento de esta investigación cooperó el Intendente General, Comisarios Primero y Segundo, y analistas, lo cual fue de gran ayuda para conocer a profundidad más sobre su desempeño en los procesos administrativos. El propósito de este trabajo académico, es evaluar los aspectos correspondientes a cada registro administrativo realizado mediante técnicas de levantamiento de datos. Cabe mencionar que el tiempo en la cual se realizó la auditoría de gestión fue de 35 días laborables. 4.3.3.2.
Objetivos de la Auditoría
Levantamiento de datos e información mediante encuesta, cuestionario y flujogramas, lo cual ayuda a conocer y definir los procesos administrativos.
Identificar las áreas deficientes que tienen los departamentos de Comisarías y examinar el control interno de los procesos administrativos.
Notificar acerca de los hallazgos encontrados en el momento que se realizó el levantamiento de datos, para comunicar a los funcionarios la realidad sobre los procesos administrativos.
Buscar mejoras para las deficiencias identificadas sobre el control interno, mediante índices de gestión.
4.3.3.3.
Estrategia
Conocer a la institución de forma continua durante un periodo determinado, con el fin de evaluar la respectiva gestión de los procesos administrativos que ejecutan los Departamentos de Comisarías, mediante técnicas de auditoría y levantamiento de información.
23 4.3.3.4.
Alcance
Evaluar los diferentes procesos administrativos que ejecutan los Departamentos de Comisarías como son el registro de establecimientos supervisados, operativos y controles de orden público y cumplimiento del PAF, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones que se realizaron en el año 2020. Por ende, se utilizarán técnicas de auditoría de gestión para evaluar cada una de las actividades mencionadas. Los funcionarios que se tomaron en cuenta para esta investigación fueron el Intendente General de Policía, Comisarios Primero y Segundo y sus respectivos analistas y asistentes. 4.3.3.5.
Metodología
Dentro del marco metodológico, se aplicó el método de narrativas y notas de campo sobre los procesos que realizan los Departamentos de Comisarías, debido a que ayudan a detallar los procesos más relevantes y cuál es su respectivo manejo, conjuntamente con la aplicación de un cuestionario de control interno COSO III y un cuestionario estructurado a base de preguntas diseñadas para los funcionarios de Comisarías e Intendencia, para verificar si se cumple con lo establecido internamente y realizar una familiarización con la institución. Por último, se aplicó el método de flujogramas, para conocer el paso a paso de los procesos administrativos para emisión del PAF y elaboración del expediente administrativo de clausura, lo que permite reconocer mediante diagramas de flujos la presencia o no de controles establecidos por parte de estos departamentos que rigen como órgano instructor. 4.3.3.6.
Hallazgos y propuestas
Al determinar mediante la encuesta cuales son los procesos que más se realizan por parte de los Departamentos de Comisarías, se verificó un total de 70 expedientes de acuerdo a la muestra establecida, en la cual se revisó que cada expediente contengas su respectiva carátula y número de proceso, acta de clausura, informe del operativo, informe y copia del sello de clausura, primera providencia, notificación, segunda providencia, carta de disculpas, copia de cédula de identidad, comprobante de pago, parte policial e informe enviado a intendencia, y mediante esto se evidenció un incumplimiento del 27.14%, en el pago por parte de los dueños de los establecimientos después de haber sido citados al causar alguna infracción establecida en el Acuerdo Ministerial 0069.
24 Se comprobó que se logran cumplir en su mayoría con las actividades administrativas de acuerdo al Plan Operativo Anual, sin embargo, no se realiza un seguimiento para comprobar que los establecimientos citados logren tramitar el Permiso Anual de Funcionamiento después de la citación, lo que ocasiona que al hacer caso omiso a la socialización del PAF, sean clausurados por cometer la infracción. 4.3.3.6.1.
Conclusiones
En la revisión de los diferentes procesos como es de los expedientes administrativos de clausuras, donde se encontró el incumplimiento del informe del operativo y parte policial en varios expedientes. En la revisión de los establecimientos clausurados existen 19 establecimientos en los cuales sus administradores o representantes legales no han cancelado la sanción para el levantamiento del sello de clausura. Los motivos de clausuras en su mayoría se deben por el incumplimiento del Permiso Anual de Funcionamiento, y se considera una infracción grave de acuerdo al artículo 23, numeral 1 del Acuerdo Ministerial 0069. 4.3.3.6.2.
Recomendaciones
Se recomienda a los Departamentos de Comisarías, colocar en los expedientes todos los documentos necesarios ya que esto permite tener mayor información y de esta manera poder sustentar cualquier reclamo o situación que se pueda presentar. Por último, es recomendable que los Funcionarios de los Departamentos de Comisarías e intendencias, a más de socializar el cumplimiento del respectivo permiso se informe sobre las obligaciones e infracciones que pueden cometer al no acatarlas, y de igual manera llevar un seguimiento de los establecimientos citados para comprobar que hayan tramitado el permiso y no lleguen a ser clausurados.
25
5.
DISCUSIÓN
Para el desarrollo de esta investigación, se aplicaron técnicas de recogidas de datos mediante un cuestionario estructurado, cuestionario de control interno en relación al COSO III y conjuntamente las fichas de observación y notas de campo, para realizar el levantamiento de información, esto con el objetivo de identificar cada uno de los procesos administrativos y actividades realizadas por los departamentos de Comisarías y evaluar el sistema de control interno, logrando determinar que los procedimientos más realizados dentro de estos es el registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausura, planeación y registro de inspecciones, esto debido a que las inspecciones son planificadas conjuntamente con los operativos semana a semana, también permitió determinar la cantidad de documentos diarios que se realizan en relación a las citaciones, y el control realizado por parte de las autoridades en relación a los procesos llevados a cabo por los departamentos de Comisarías. En comparación con otros trabajos, podemos señalar la tesis doctoral titulada “Propuesta metodológica para la gestión documental de los procesos de la administración pública”, del autor Conde (2015). Esto con el fin de encontrar la realización de una auditoría de gestión para el mejoramiento de los procesos dentro de una entidad, cuyas características fueran lo más similares a la aplicada a los departamentos de Comisarías. En esta investigación el autor realiza una propuesta metodológica mediante la verificación y revisión de los sistemas de gestión documental en un organismo público enfatizando en la recepción, tramitación y archivo de estos documentos, donde la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas también forma parte de este tipo de entidades u organismos que realizan un manejo y control de los procesos ejecutados por los departamentos dentro de la Gobernación. En esta investigación para determinar el cumplimiento de los procesos administrativos y actividades ejecutadas por los departamentos de Comisarías de acuerdo al POA, se aplicaron indicadores de gestión para evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos, en donde pudo encontrar que los procesos administrativos si se logran cumplir de acuerdo al POA, sin embargo, no todos los procesos son realizados en los tiempos establecidos, debido a que los encuestados consideran que la base de datos de la plataforma SITMINT no funciona de manera eficiente, y el periodo de labor de las autoridades responsables de las Comisarías son muy cortos, lo que ocasiona que resulte más complicado llevar un seguimiento de los establecimientos citados o clausurados y que los procesos no se realicen de manera eficiente.
26 Estos resultados se diferencian a los obtenidos por Cedeño (2018) quien en su investigación concluyó que la falta de eficiencia de los procesos administrativos se debió a la falta de capacitación y desarrollo profesional de sus servidores, de igual forma Espinoza (2019) en su investigación sobre el grado de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos materiales y económicos, llegó a la conclusión que no se establecían indicadores de gestión y no se contaba con un manual de procedimientos de control interno. Por lo tanto mediante los resultados obtenidos de la encuesta y el cuestionario de control interno, confirmamos que, si la base de datos de la plataforma SITMINT funcionara de manera eficiente y el periodo del funcionario a cargo de los departamentos de Comisarías fuese más extenso, se podría llevar un mayor control de los establecimientos regulados y los procesos se realizarían en menor tiempo, por ende, mejoraría la calidad y eficacia de los servicios.
27
6. 6.1.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones Una vez finalizado el trabajo de titulación, analizando e interpretando la información
recolectada, fue posible llegar a las siguientes conclusiones: Se identificó cada uno de los procesos administrativos que se realizan en los departamentos de Comisarías, donde se pudo comprobar que los procedimientos más realizados son el registro de establecimientos supervisados, seguido por la apertura de expedientes administrativos de clausuras y la planeación y registro de inspecciones, esto debido a que antes de realizar algún operativo es importante planificar lo que se va a realizar teniendo en consideración los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual. Para realizar un examen del control interno de los departamentos de Comisarías, se aplicó cuestionario en relación al COSO III, lo que permitió la determinación del nivel de confianza y de riesgo dentro de la aplicación de la auditoría de gestión que se realizó a los procedimientos administrativos conjuntamente con los respectivos documentos que los conforman. De acuerdo a los indicadores aplicados para medir la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarías, se determinó que, existe una ineficiencia de acuerdo al manejo y entrega de expedientes administrativos de clausuras sobrepasando los 30 días de su presentación a Intendencia y también en relación a los seguimientos de establecimientos a los que se les emitió el PAF, los cuales son nulos. Mediante el levantamiento de la información se comprobó que no todos los dueños de los establecimientos inspeccionados por parte de los departamentos de Comisarías, después de una citación, cumplen con lo solicitado, debido a que no se tiene un correcto control de los usuarios que han sido citados, ya que la base de datos de la plataforma SITMINT no proporciona los datos necesarios, la cual implica que al no dar un respectivo seguimiento, incremente la frecuencia de entre 4 a 6 citaciones diarias, y el porcentaje de clausuras incremente, ocasionando una acumulación de procesos administrativos.
28
6.2.
Recomendaciones Crear una base de datos más eficiente, con la ayuda del departamento de TIC’S, con
la finalidad de mejorar el manejo de los datos de los establecimientos regulados por los departamentos de Comisarías y de esta manera tener conocimiento de los establecimientos que han sido citados por primera vez o si ya llevan varias citaciones y han hecho caso omiso a lo solicitado por la autoridad competente. Se propone realizar una Auditoría de gestión de manera más continua, esto con la finalidad de identificar posibles riesgos que se puedan presentar y aplicar los controles correspondientes, mejorando de esta manera los procesos administrativos que realizan los departamentos de Comisarías, la cual ayudará a incrementar los niveles de eficiencia y eficacia para la ejecución de estos procesos, permitiendo ofrecer un servicio de mejor calidad. Se plantea realizar un seguimiento a los establecimientos que han sido citados por las autoridades de los departamentos de Comisarías, con la finalidad de que los dueños de los establecimientos citados por incumplir con el permiso anual de funcionamiento o por infringir algún artículo del acuerdo Ministerial 0069, logren cumplir con lo solicitado, y de esta manera evitar que sean clausurados, permitiendo que se reduzcan en gran medida los procesos por clausuras. Trazar como estrategia la implementación de canales de comunicación como por ejemplo, las redes sociales o la televisión para informar a los ciudadanos sobre los permisos que deben obtener, antes de iniciar un negocio, de la misma manera cuáles son los requisitos y pasos para obtener el permiso correspondiente así como su obligaciones o responsabilidades, para evitar así el incumplimiento del permiso anual de funcionamiento solicitado a los dueños de los establecimientos.
29
7.
REFERENCIAS
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Interior:
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32
8.
ANEXOS
2020 NOV
2020 DIC
ANEXO 1. Cronograma N° ACT. CRONOGRAMA 1
Diseño del plan
2
Desarrollo del plan
3
Elaboración de la Revisión Literaria
4
Determinación de la Metodología
5
Definición de Instrumentos de recogida de datos
6
Aplicación de Instrumentos
7
Recogida de Datos
8
Contrastación de los resultados
9
Ejecución del Proyecto
10
Elaboración de Informe Final de Tesis
11
Disertación de Grado
2020 JUL
2020 AGO
2020 SEP
2020 OCT
2021 ENE
2021 FEB
2021 MAR
2021 ABR
2021 MAY
2021 JUN
2021 JUL
2021 AGO
2021 SEP
33 ANEXO 2. Tabla de recursos Recursos
Cantidad
Valor Unitario
Valor total USD
GASTOS Humano Estudiantes Costos Operacionales (materiales)
2
Hojas de papel bond Copias Carpetas Anillados de borradores
100 20 4 2
$0,02 $0,03 $0,60 $2,00
$2,00 $0,60 $2,40 $4,00
1 1 1 1
$1.300,00 $200,00 $30,00 $10,00
$1.300,00 $200,00 $30,00 $10,00
6 6
$25,00 $3,00
$150,00 $18,00
1 2
$40,00 $0,50
$40,00 $1,00
Inversiones (tecnológicas) Computadora Impresora Cartucho de tinta Pen drive Gestión Internet Teléfono Reproducción de escritos Informe final (anillado) Cd´s Subtotal Imprevistos 5% TOTAL
$1.758,00 $87,90 $1.845,90
INGRESOS Fuente de Ingresos Recursos propios
$1.845,90
TOTAL
$1.845,90
34 ANEXO 3. Cuestionario a los funcionarios de los Departamentos de Comisarías e Intendencia
CUESTIONARIO PARA LA DETERMINAR LA IMPORTANCIA DE LA ADECUADA REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS POR PARTE DE LOS DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS INTRODUCCIÓN: Buenos días, reciba un cordial saludo, nosotros somos estudiantes de la PUCE-SD de la carrera de Contabilidad y Auditoría, del Octavo Nivel. Al realizar esta investigación su participación y datos proporcionados serán de vital importancia para lograr determinar los puntos en los que se llegan a acumular los procesos administrativos en los departamentos de Comisarías. De antemano le agradecemos la información que nos logre proporcionar, debido que para el presente cuestionario se requiere de una duración de respuesta de alrededor de 10 minutos, recordando que todos los datos que nos facilite serán manejados de manera confidencial. INSTRUCCIONES: Leer detenidamente cada pregunta, si surge algún tipo de duda preguntar a su encuestador. Cada pregunta tiene aproximadamente 3 a 4 respuestas, por tanto, seleccionar una sola opción a menos que de acuerdo con la pregunta se desee la selección de más de una opción. Responder cada pregunta de la siguiente manera: o X PREGUNTAS 1. Complete la siguiente información: Edad: _________ Ocupación: _________ 2. ¿Qué tiempo lleva laborando en la institución de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas? 1 año - 3 años ____ 4 años - 6 años ____ 7 años en adelante ____ 3. ¿Con cuántos trabajadores cuenta cada departamento de Comisaría? 1 a 3 ___ 10 a 12 ___ 4 a 6 ___ 13 a 15 ___ 7 a 9 ___ Más de 15___ 4. ¿Existe un proceso respectivo para cada permiso y operativo a realizarse? Sí____ No____ 5. ¿Cómo considera el manejo y realización de cada proceso que se realiza dentro de los departamentos de Comisarías? Muy bueno____ Bueno____ Regular____ Malo____ 6. ¿Se encuentra usted satisfecho con la forma de manejar cada uno de los procesos administrativos llevados a cabo dentro del departamento de Comisarías? Muy Satisfecho____ Satisfecho____ Insatisfecho____
35 7. ¿Cuáles son los principales procesos administrativos o actividades que realiza el departamento de Comisarías? (Seleccione 2) Planificaciones y registro de inspecciones ____ Registros de establecimientos supervisados ____ Planificación semanal de operativos ____ Abrir expedientes administrativos de clausuras ____ Solicitudes de sellos de clausuras ____ 8. ¿Ha recibido capacitaciones sobre la realización de cada uno de los procesos administrativos que se llevan a cabo dentro de los departamentos de Comisarías? Sí ____ No____ 9. En relación a las citaciones, ¿Los dueños de los establecimientos cumplen con lo que se les solicita después de haber sido citados? Siempre ___ Casi siempre ___ A veces ___ Pocas veces ___ 10. En una escala del 1 al 10, donde 1 es poco frecuente y 10 es muy frecuente ¿Con qué frecuencia la institución de la Gobernación, realiza un control interno en relación a los procesos que se realizan, enfocándose en los departamentos de Comisarías? 1____2____3____4____5____6____7____8____9____10____ 11. ¿Considera usted que la aplicación de una base de datos para un mejor manejo de cada establecimiento citado mejoraría la eficacia de los procesos? Sí ____ No____ 12. ¿Cómo calificaría el nivel de eficacia en el cumplimiento de la documentación solicitada a los dueños de cada establecimiento a ser regulado? Muy bueno____ Bueno____ Regular____ Malo____ 13. ¿Con qué frecuencia diaria existe una citación por establecimiento, ya sea por incumplimiento de documentación o incumplimiento de normas y reglamentos? De 1 a 3 por día ____ De 10 a 12 por día ____ De 4 a 6 por día ____ De 13 a 15 por día ____ De 7 a 9 por día ____ Más de 15 por día ____ Gracias por su colaboración Revisado por: Elaborado por: Jefferson Javier García Misi CI. 230064382-8 Isamar Ortega Rosillo CI. 220043718-0
____________________ Mikel Ugando Peñate, PhD
36 ANEXO 4. Cuestionario de control interno en base al COSO III EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL COMISARÍA ÁREA: COMISARÍA SEGUNDA DE LA POLICÍA ENCUESTADO: Elaborado IOR/ JJGM A NACIONAL JEFFERSON GARCÍA E ISAMAR ORTEGA ENCUESTADOR/ES: 27/1/2021 1/1 Fecha 27/1/2021 FECHA: 1 AMBIENTE DE CONTROL Se pretender evaluar el entorno de control con respecto a sus actividades SI = 3 VALOR (%) CALIF. OBS. No. Cuestionario CP = 2 (%) NO=1 1 ¿Cuenta el departamento de Comisaría con un 3 3% 3,0% S/N reglamento o normativa? 2
¿Las autoridades que realizan los operativos aplican principios de ética e integridad con los dueños de los establecimientos al realizar inspecciones de control? ¿Se han establecido medidas de desempeño del personal para el cumplimiento de los objetivos?
3
3%
3,0%
S/N
2
3%
1,5%
S/N
4
¿Se aplica la comunicación asertiva al momento de realizar los operativos y las citaciones?
2
4%
2,0%
S/N
5
¿Se cuenta con el número adecuado de personal con experiencia? ¿Tienen manual de procedimientos para realizar los operativos? ¿Se capacita al personal buscando que mejore sus competencias?
3
3%
3,0%
S/N
2
4%
2,0%
S/N
3
3%
3,0%
S/N
¿Se han establecido responsabilidades y delegación 3 3% 3,0% de funciones del personal para el cumplimiento de los objetivos? Suman 21 26% 21% 2 EVALUACIÓN DEL RIESGO Se pretender evaluar si se han comunicado los objetivo y los riesgos para su cumplimiento 9 ¿Se han establecido los objetivos departamentales? 3 3% 3,0%
S/N
3
6 7 8
10 11 12
S/N
¿Se realiza una planificación semanal de las actividades a realizar? ¿Se han logrado ejecutar las actividades planificadas?
3
3%
3,0%
S/N
3
4%
4,0%
S/N
¿Se comunica mediante memorando, los operativos realizados al Departamento de Intendencia?
3
4%
4,0%
S/N
Suman 12 14% 14% 3 ACTIVIDADES DE CONTROL Se pretender evaluar si se cumplen con las políticas y procedimientos establecidas para cada función 13 ¿La administración analiza los procedimientos con 2 4% 2,0% S/N miras a disminuir los riesgos? 14
¿Las autoridades se basan en un decreto o acuerdo ministerial para aplicar las sanciones?
3
4%
4,0%
S/N
15
¿Se lleva un registro de todos los establecimientos inspeccionados? ¿Se sube la información de los operativos de manera oportuna en la plataforma?
3
3%
3,0%
S/N
2
4%
2,0%
S/N
¿Los dueños de los establecimientos acuden a la Comisaría, cuando se les entrega una citación?
2
3%
1,5%
S/N
16 17
37 18
¿Los dueños de los establecimientos cancelan la multa cuando se aplica un sello de clausura?
2
4%
19
¿Se resguardan los documentos físicos de 3 4% inspecciones, expedientes de clausura, memorandos e informes de operativos? 20 ¿Se hace un seguimiento después de una citación por 1 4% incumplimiento del PAF para comprobar que el usuario haya cumplido con lo solicitado? 21 ¿Se ha designado a una persona para que realice las 2 4% evaluaciones del personal? Suman 20 34% 4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Se pretender evaluar los sistemas de comunicación que permiten generar la información 22 ¿La base de datos de los establecimientos registrados 1 4% en la plataforma SITMINT funciona de manera eficiente? 23 ¿Se comunica a los dueños de establecimientos 2 4% nuevos sobre el permiso que se debe tramitar? 24 ¿Mantienen canales idóneos para la comunicación de 3 3% los objetivos planificados y ejecutados por los departamentos? Suman 6 11% 5 MONITOREO Y SUPERVISIÓN Se pretender evaluar funcionamiento del control interno 25 ¿Se controla y supervisa al personal en el desarrollo 2 3% de sus actividades?
2,0%
S/N
4,0%
S/N
0,0%
S/N
2,0%
S/N
21%
0,0%
S/N
2,0%
S/N
3,0%
S/N
5%
1,5%
S/N
26
¿Se ejecuta un monitoreo de las actividades y resultados a los departamentos de Comisarías?
2
4%
2,0%
S/N
27
¿Se investiga, evalúa y corrige los errores encontrados en los procesos administrativos?
3
4%
4,0%
S/N
28
¿Se controla y supervisa que el dueño del establecimiento después de ser clausurado haga el pago de la multa y presenten la carta de disculpa según lo dispuesto? Suman TOTAL Elaborado por: Jefferson Javier García Misi CI. 230064382-8
3
4%
4,0%
S/N
15% 100%
11,5% 72%
10 69 Revisado por:
_______________________ Isamar Ortega Rosillo CI. 220043718-0 Mikel Ugando Peñate, PhD. Fuente: Cuestionario aplicado a la Comisaria Segunda de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J. ANEXO 5. Nivel de confianza NIVEL DE CONFIANZA PUNTAJE CALIF RIESGO 76 - 95% 3 BAJO 51 -75% 72% 2 MODERADO 15 - 50% 1 ALTO Nivel de riesgo 2 Grado de error 5% Muestra 40% Fuente: Cuestionario aplicado a la Comisaria Segunda de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
38 ANEXO 6. Planificación de auditoría de gestión PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS OBJETIVO: Conocer las atribuciones y responsabilidades de cada funcionario y verificar la cantidad de documentos que se realizan en los diferentes procesos administrativos ejecutados por los Departamentos de Comisarias de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas. 1 PROCEDIMIENTOS (FASE INICIAL): N° P/T HECHO POR FECHA 1.1
Notificación inicial de la Auditoría de gestión a los departamentos de Comisarías a sus respectivos funcionarios como son los Comisarios e Intendente de la Policía Nacional y poder obtener la información necesaria.
1.2
Realizar un recorrido para conocer la ubicación de los departamentos de Comisarías e Intendencia.
1.3
Obtención de la estructura organizacional (organigrama) de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas.
1.4
Obtener información acerca de los Estatutos, Leyes, Decretos, Reglamentos y acuerdos, resoluciones y otros pronunciamientos relacionados a las actividades de la institución.
1.5 1.6 1.6
1.7
Obtener el Plan Operativo Anual (POA) y los procesos administrativos realizados. Conocer los servicios que prestan los Departamentos de Comisarías y los operativos que ejecutan semana a semana. Encuestas a los funcionarios que están dentro de Intendencia y Comisarías. Evaluación del control interno. Determinación y evaluación de riesgos; determinación de la materialidad; determinación del enfoque del muestreo e identificar mediante flujograma los procesos de emisión del PAF y elaboración de los expedientes administrativos.
P1
I.O.R / J.J.G.M
11/01/2021
P2
I.O.R / J.J.G.M
13/01/2021
P3
I.O.R / J.J.G.M
14/01/2021
P4
I.O.R / J.J.G.M
15/01/2021
P5
I.O.R / J.J.G.M
18/01/2021
I.O.R / J.J.G.M
22/01/2021
I.O.R / J.J.G.M
27/1/2021
A
2
EJECUCIÓN (FASE INTERMEDIA) Verificación que cada expediente administrativo por P6 I.O.R / J.J.G.M 2.1 clausura cuente con todos los documentos necesarios de acuerdo a lo establecido a nivel interno. Revisión de las actas de inspecciones para comprobar que P7 I.O.R / J.J.G.M 2.2 cumplan con lo dispuesto en el Acuerdo Ministerial 0069, según el tipo de establecimiento. Revisión de todos los establecimientos clausurados para P8 I.O.R / J.J.G.M 2.4 verificar el pago de multas y levantamiento de sellos de clausura. Aplicación de indicadores de gestión para determinar el cumplimiento de los procesos administrativos y P9 I.O.R / J.J.G.M 2.5 actividades ejecutados por los Departamentos de Comisarías según el POA. 3 REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN Verificar que se esté aplicando la sanción correspondiente 3.2 teniendo en consideración el Acuerdo Ministerial 0069 P10 I.O.R / J.J.G.M Verificar que las actas o informes contengan las firmas de 3.3. las autoridades correspondientes. 4 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS (FASE FINAL) I.O.R / J.J.G.M 4.3 Elaboración del Informe Final de Auditoría. Fuente: Planificación de la Auditoría de Gestión a las Comisarías de Santo Domingo Autores: Ortega, I & García, J.
01/02/2021
03/02/2021
08/02/2021
15/02/2021
22/02/2021
26/02/2021
39 ANEXO 7. Flujograma para conocer el proceso de emisión del PAF DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fase de Planificación Conocimiento de la Institución
Elaborado
IOR/ JJGM
A1
Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020
Fecha
27/01/2021
1/1
OBJETIVO 1.1. Elaborar el flujograma para conocer el proceso de emisión del Permiso Anual de Funcionamiento (PAF)
Proce s o para e mitir e l Pe rmis o Anual de Funcionamie nto (PAF) De s cripción Act. Dcto. Re s pons able
No
Gráfico
1
Inicio
2
Ingresar y registrarse en la pagina www.mdi.gob.ec, en la cual debera ingresar la información.
X
3
Subir todos los documentos que constan como requisitos para el trámite.
X
4
Realizar el pago correpondiente para el permiso en el banco del Pacífico
X
5
Recibir el comprobante de pago con copia de cédula de ciudadanía
X
6
Planificar la fecha para realizar la inspección del establecimiento
X
7
Imprimir el acta de inspección correspondiente.
X
X
Asistente de Comisaría
8
Visitar el establecimiento en la fecha acordada y verificar que cumpla con la seguridad física, personal, condiciones sanitarias, relación del establecimiento con el entorno social y verificación fisica de documentos que se requiera
X
X
Comisario/a
9
Firmar el acta de inspección y hacer firmar al dueño del establecimiento.
X
X
Comisario/a
DOCUMENTO
10
Enviar el informe de inspección a Intendencia.
X
X
Comisario/a
DOCUMENTO
11
Descargar desde la pagina del ministerio del interior el Permiso Anual de Funcionamiento, en el caso de que haya sido aprobado.
X
12
Fin
INICIO
X
Dueño del establecimiento Dueño del establecimiento
ACTIVIDAD DOCUMENTO
Dueño del establecimiento X
ACTIVIDAD
Departamento de recaudación
DOCUMENTO
Asistente de Comisaría
Dueño del establecimiento
ACTIVIDAD
DECISIÓN
DOCUMENTO
DOCUMENTO
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
ACTIVIDAD FIN
Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García
Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
Supervisado por: Dr. Mikel Ugando
40 ANEXO 8. Flujograma del proceso de elaboración del expediente administrativo DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fas e de Planificación Conocimiento de la Ins titución Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020
Elaborado Fecha
IOR/ JJGM 27/01/2021
A2 1/1
OBJETIVO 1.2.
No
Elaborar el flujograma para conocer el proceso de elaboración del expediente administrativo por clausura Proce s o de e laboración de e xpe die nte adminis trativo por claus ura De s cripción Act. Dcto. Re s pons able
Gráfico
1
Inicio
2
Solicitar al Comis ario/a el res umen de los operativos realizados en el día
X
As is tente de Comis aría
A CTIVIDA D
3
Subir la información del operativo y de los es tablecimientos controlados a la plataforma SITMINT.
X
As is tente de Comis aría
A CTIVIDA D
4
Se elabora informe general en excel del res pectivo operativo indicando la fecha y hora, funcionarios que intervinieron y los es tablecimientos controlados .
X
X
5
Se realiza un informe del es tablecimiento claus urado con datos del dueño del es tablecimiento, del operativo, fecha, número de citación y s ello de claus ura y motivo por el cual s e coloco el s ello.
X
X
6
Aprobación de los dos informes .
X
7
Se envia por medio del quipux el informe del operativo a Intendencia.
X
8
Se realiza el acta de medida preventiva del es tablecimiento claus urado.
X
X
Comis ario/a
DOCUMENTO
ACTIVIDAD
9
Se realiza una caratula del expediente, la primer providencia y la notificación.
X
X
Comis ario/a
DOCUMENTO
ACTIVIDAD
10
Se entrega la notificación al dueño del es tablecimiento el día el cual fue citado.
X
Comis ario/a
ACT IVIDAD
11
Se recibe la carta de dis culpa por parte del dueño del es tablecimiento.
X
Comis ario/a
ACTIVIDAD
12
Se recibe el depós ito con la cantidad de acuerdo a la infracción cometida, junto con la cédula y papeleta de votación
X
Comis ario/a
ACTIVIDAD
13
Se realiza la s egunda providencia.
X
X
Comis ario/a
DOCUMENTO
14
Se adjunta el certificado del Sri del es tablecimiento y el parte policial.
X
Comis ario/a
ACTIVIDAD
15
Se envia por medio del quipux a Intendencia un comunicado en el cual s e informe que el proces o adminis trativo es ta completo.
X
Comis ario/a
ACTIVIDAD
16
El Intendente procede a levantar el s ello de claus ura cuando haya cumplido el tiempo correpondiente a la s anción
X
Intendente
ACTIVIDAD
17
Se s acan copias de los documentos corres pondientes al operativo, al es tablecimiento claus urado, al s ello de claus ura e informe enviado a Intendencia
X
X
As is tente de Comis aría
DOCUMENTO
18
Se envia copia del expediente completo al departamento de Intendencia.
X
X
As is tente de Comis aría
DOCUMENTO
INICIO
19
Se res palda el expediente en el departamento de Comis aría
20
Se regis tra el s ello pagado con fechas y numero de comprobantes y demás datos en una plantilla de excel.
21
Fin
As is tente de Comis aría
ACT IVIDAD
DOCUMENTO
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
Comis ario/a
As is tente de Comis aría Comis ario/a
DOCUMENTO
DECISIÓN
Comis ario/a
X X
As is tente de Comis aría
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
DOCUMENTO ACTIVIDAD FIN
Elaborado por: Is amar Ortega & Jeffers on García
Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
S upervis ado por: Dr. Mikel Ugando
41 ANEXO 9. Notificación inicial de la Auditoría de gestión DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fase de Planificación Conocimiento de la Institución Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020
Elaborado
IOR/ JJGM
P1
Fecha
11/01/2021
1/1
OBJETIVO 1.3.
Realizar la notificación inicial de la Auditoría de Gestión a realizarse a los departamentos de Comisarías
FECHA:
11 de enero del 2021
PARA:
Intendente General de Policía de Santo Domingo de los Tsáchilas
DE:
Estudiantes auditores Isamar Ortega y Jefferson García
ASUNTO: Auditoría de gestión a los procesos administrativos que realizan los departamentos de Comisarías. Nos permitimos notificarle que se ha programado la ejecución de la Auditoría de gestión a los procesos administrativos que realizan los departamentos de Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo del año 2020. La fecha asignada para la realización de dicho evento es el 11 de enero del 2021; sólo se le realizará a los procesos de Planificaciones y registro de inspecciones, Registros de establecimientos supervisados, Planificación semanal de operativos, expedientes administrativos de clausuras, Solicitudes de sellos de clausuras y salvoconductos, ejecutados por las Comisarios e Intendente. Esta auditoría se realizará en un horario comprendido entre las 2:00 pm y 5:00 pm OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: Auditar los diferentes procesos administrativos ejecutados por los departamentos de Comisarías y poder mejorar su eficiencia y eficacia. a) Verificar que cada proceso ejecutado se haya realizado en conformidad al Plan Operativo Anual (POA) 2020 b) Determinar si cada proceso se realizó en orden cronológico. c) Identificar el nivel de cumplimiento y responsabilidad de los funcionarios en cada proceso ejecutado d) Verificar que se haya realizado una planificación previa a cada operativo y su respectivo informe al terminar el operativo ALCANCE DE LA AUDITORÍA: La auditoría cubrirá las actividades, servicios y funciones descritos que ejecutan los departamentos de Comisarías DOCUMENTOS A AUDITAR: a) Plan Operativo Anual 2020 (POA) b) Reglamentos, acuerdos, leyes y decretos c) Informes o partes policiales de los operativos realizados d) Actas de inspecciones e) Expedientes administrativos EQUIPO AUDITOR:
Isamar Ortega Rosillo Jefferson Javier García Misi Estudiante Auditora Estudiante Auditor Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Supervisado por: Dr. Mikel Ugando Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
42 ANEXO 10. Estatutos, leyes, decretos, reglamentos y acuerdos a las que se rigen las Comisarías de Santo Domingo de los Tsáchilas DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fase de Planificación Conocimiento de la Institución Elaborado IOR/ JJGM P3 Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 14/01/2021 1/1 Fecha OBJETIVO Obtener y conocer los Estatutos, Leyes, Decretos, Reglamentos y acuerdos, resoluciones y otros 1.5. pronunciamientos relacionados a las actividades de la institución. RELEVAMIENTO 1
Acuerdo Ministerial 0069 emitido por el Ministerio del Interior
2
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
3
Código de Trabajo
4
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP)
5
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP)
6
Ley Orgánica de Garantías Jurisdiccionales y Control Constitucional (LOGJCC)
7
Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
8
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
9
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social (LOCPCCS)
10
Ley Orgánica de Procuraduría General del Estado ( LOPGE)
11
Ley de Seguridad Pública y del Estado
12
Reglamento General a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP)
13
Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (RLOSNCP)
14
Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
15
Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Público (LOSEP)
16
Reglamento a la Ley de Seguridad Pública y del Estado
Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García
Supervisado por: Dr. Mikel Ugando
Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
43 ANEXO 11. Actividades a ejecutarse en el Plan Operativo Anual 2020 (POA) de los Departamentos de Comisarías de Santo Domingo de los Tsáchilas DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
Fase de Planificación Conocimiento de la Institución Elaborado IOR/ JJGM P4 Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 15/01/2021 1/1 Fecha OBJETIVO Conocer las actividades a ejecutarse en el Plan Operativo Anual 2020 (POA) y su cumplimiento en ese 1.6. período RELEVAMIENTO META ÁMBITO MEDIO DE ACTIVIDADES ANUAL GEOGRÁFICO VERIFICACIÓN Informes, denuncias, Ejecutar controles de cumplimiento de 1 6 Cantonal partes policiales, rifas y sorteos. Sitmint. Ejecutar controles de precios, peso y Informes, denuncias, 2 calidad de los productos que por ley 56 Cantonal partes policiales, corresponda. Sitmint. Planificar y coordinar acciones con la Informes, denuncias, intendencia y comandantes de Policía 3 96 Cantonal partes policiales, para actividades de control de orden Sitmint. público 4
5
6
7
8
9
Ejecutar controles de orden público en centros de diversión nocturna (bares, karaokes, discotecas, billares y otros). Ejecutar controles de orden público en centros de tolerancia en zona urbana y rural. Ejecutar control de espectáculos públicos, parques de diversión, juegos mecánicos por delegación de la Intendencia de la Policía Ejecutar controles de seguimiento del Permiso Anual de Funcionamiento (PAF) a todos los establecimientos; y control de expendios de licor artesanal sin registro sanitario y licor adulterado. Ejecutar control de orden público (venta de consumo de bebidas alcohólicas en días no permitidos) Ejecutar inspecciones oculares previas a la emisión del PAF, por delegación de la Intendencia General de Policía.
48
Cantonal
Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint.
24
Cantonal
Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint.
16
Cantonal
Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint.
240
Cantonal
Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint.
24
Cantonal
332
Cantonal
10
Ejecutar control de juegos pirotécnicos y explosivos
6
Cantonal
11
Iniciar trámites administrativos (órgano instructor)
174
Cantonal
Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint. Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint. Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint. Informes, denuncias, partes policiales, Sitmint.
Coordinar y ejecutar la Fuerza Pública, Informes, denuncias, operativos de control que realicen las 12 12 Cantonal partes policiales, entidades públicas por solicitud expresa Sitmint. de estas. Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Supervisado por: Dr. Mikel Ugando Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
44 ANEXO 12. Verificación de expedientes administrativos por clausuras DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
Fase de Ejecución Verificación de documentos Elaborado IOR/ JJGM P6 Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 01/02/2021 1/1 Fecha OBJETIVO 1.8. Verificar que los expedientes administrativos por clausuras estén completos. RELEVAMIENTO Documentos Cumplimiento Incumplimiento Muestra % Cumplen % No cumplen Carátula y número de proceso en comisaría e intendencia √√ Acta de Clausura √ Informe del operativo √ Informe del sello de clausura √ Copia del sello de clausura √ Primer providencia √ Notificación √ Segunda providencia √ Carta de disculpas por parte del dueño del establecimiento √ Copia de cédula de identidad√ Comprobante de pago √ Parte policial √ Informe enviado a intendencia √
70
0
70
100%
0%
70 40 70 70 70 70 70
0 30 0 0 0 0 0
70 70 70 70 70 70 70
100% 57% 100% 100% 100% 100% 100%
0% 43% 0% 0% 0% 0% 0%
70
0
70
100%
0%
70 70 45 70
0 0 25 0
70 70 70 70
100% 100% 64% 100% 94%
0% 0% 36% 0% 6%
Porcentaje de cumplimiento = 94% Fuente: Muestra de expedientes administrativos de clausuras Marcas: √ Verificado con documento ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Se encontró incumplimiento del informe del operativo y del parte policial en varios expedientes Condición: administrativos De acuerdo a lo establecido en Acuerdo Ministerial 0069 en el capítulo II Procedimiento Administrativo para la imposición de sanciones en donde menciona que el órgano instructor debe Criterio: presentar toda la información relevante. No se toma tanta importancia en estos documentos ya que se considera que no son tan relevantes. Causa: Falta de información importante que se haya dado en los operativos previos a la realización del Efecto: expediente administrativo. Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Supervisado por: Dr. Mikel Ugando Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J. ANEXO 13. Verificación de actas de inspección DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
Fase de Ejecución Verificación de las actas de inspección Elaborado IOR/ JJGM P7 Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 03/02/2021 1/1 Fecha OBJETIVO Verificar que en el acta de inspección se hayan controlado todos los requisitos de acuerdo al tipo de 1.9. establecimiento. Documentos Cumplimiento Incumplimiento Muestra % Cumplen % No cumplen Actas de inspección √ 133 0 133 100% 0% Actas de inspección del año 2020 Fuente: Marcas: √ Verificado con documento Comentario: En la verificación de las actas de inspección se pudo comprobar que la autoridad competente verificó los requisitos necesarios de acuerdo al tipo de establecimiento que establece el Acuerdo Ministerial 0069. Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Supervisado por: Dr. Mikel Ugando Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas
45 ANEXO 14. Revisión de los establecimientos clausurados DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fase de Ejecución Verificar el pago por la clausura Elaborado IOR/ JJGM Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 08/02/2021 Fecha OBJETIVO 1.10.
P8 1/1
Revisar los establecimientos clausurados para comprobar que porcentaje de ellos cancelan la multa por la infracción cometida
RELEVAMIENTO Motivo de clausura Documentos
Cumplimiento del pago
Incumplimiento del pago
Establecimientos Clausurados
PAF
Expedientes administrativos por clausuras
51
19
70
39
Establecimientos que pagaron la multa
Menores de Fuera edad en centro del de diversión horario nocturna 5
Incumplir Administrador con en estado etílico medidas de seguridad
10
/
10
5
Indocumentados
1
Total de establecimientos clausurados
Porcentaje de cumplimiento = 51
/
70
=
72,86%
Actas de inspección del año 2020 Fuente: Marcas: √ √ Verificado con documento ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: Se encontró incumplimiento del pago por clausura del establecimiento en un 27,14% De acuerdo a lo establecido en Acuerdo Ministerial 0069, los establecimientos deben cancelar la multa correspondiente para proceder al levantamiento del sello de clausura. Criterio: Falta de recursos para cubrir con la multa causada por la infracción y desconocimiento parcial de todas las infracciones. Causa: Cierre de establecimientos de manera indefinida, causando efectos negativos en la economía del país. Efecto: Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Supervisado por: Dr. Mikel Ugando Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
46 ANEXO 15. Aplicación de indicadores DEPARTAMENTOS DE COMISARÍAS DE LA GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Fase Ejecución Aplicación de indicadores Elaborado IOR/ JJGM Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2020 15/02/2021 Fecha
P9 1/1
OBJETIVO 1.11.
Aplicar indicadores para determinar el cumplimiento de las metas propuestas en el POA.
RELEVAMIENTO 1
2
3
4
5
Número de procesos administrativos ejecutados
Control del Permiso Anual de Funcionamiento
Número de actividades realizadas
Tiempo de entrega de documentación
Seguimiento de los establecimientos que no tienen PAF
=
Procesos administrativos de clausuras realizados por las Comisarías
/
Total de procesos administrativos de clausuras planificados por Comisarías
*100
=
64
/
70
91%
=
N° de operativos PAF realizados
/
N° de operativos PAF planificados
*100
=
264
/
110%
=
Número de actividades realizadas dentro de los departamentos de Comisarías
/
=
1168
/
240 Número de actividades planificadas en los departamentos de Comisarías según el POA 1034
=
Tiempo de manejo de expedientes administrativos de los departamentos de Comisarías
/
Tiempo de manejo y entrega de expedientes administrativos planificado en los departamentos de Comisarías
*100
=
35 días
/
30 Días
117%
=
Número de seguimientos a establecimientos después de una citación por no tener el PAF
/
Total de establecimientos citados por no tener PAF
*100
0 = Elaborado por: Isamar Ortega & Jefferson García Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
/
700 Supervisado por: Dr. Mikel Ugando
*100 113%
0%
47 ANEXO 16. Notas de campo NOTAS DE CAMPO Desde: 03/2/2020 Hasta:30/10/2020 FECHA: Comisarías de Santo Domingo LUGAR: Jefferson García OBSERVADOR: REGISTRO DE LOS OPERATIVOS REALIZADOS Se recibe la ficha de registro de los establecimientos controlados del operativo, por tanto primero se procede a registrar los datos en una plantilla de Excel en donde incluyen los siguientes datos: número del operativo, nombre del operativo, fecha, hora de inicio y hora de finalización, la autoridad que realiza el operativo, nombre del propietario del establecimiento, número de cédula, número de PAF, nombre del establecimiento, dirección y sus respectivas observaciones. Una vez llenados los datos anteriores se procede a verificar los establecimientos que se les realizó una citación o se clausuró, en el caso de que se haya clausurado el establecimiento se procede a realizar una segunda ficha en Excel en donde se coloca los datos del operativo y los del establecimiento clausurado, además se indica el artículo del acuerdo Ministerial 0069 en la cual cometió la presunta infracción administrativa, se señala si hubo alguna observación o decomiso, se colocan los datos de la citación y el número de sellos colocados en el establecimiento. Una vez que se registraron los datos en el Excel se procede a registrar la información en la plataforma SITMINT del Ministerio del Interior, para dejar constancia al Estado de los operativos que se realizaron, en donde primero se registra el operativo realizado y después de cada establecimiento de manera ascendente. PLANIFICACIÓN SEMANAL Cada semana se realiza una planificación de operativos mediante un memorando dirigido al Jefe de la subzona de policía de Santo Domingo y al Intendente General de Policía, explicando el asunto, el nombre del operativo, y las fechas de inicio y finalización del operativo. Este memorando se realiza mediante el Quipux. De la misma manera se envía un memorando en el caso de requerimiento de sellos de clausura y para solicitar salvoconducto para la salida de un vehículo en una jornada no laborable con su respectivo conductor de la Gobernación de Santo Domingo. PLANIFICACIÓN DE INSPECCIONES Este procedimiento se lo realiza mediante la plataforma SITMINT, en donde se planifica asignando una fecha para realizar la inspección de los establecimientos que han solicitado la apertura del PAF, una vez que el usuario llega en la fecha planificada se procede a visitar el establecimiento, con el acta de inspección, en donde se verifica que el establecimiento cumpla con todos los aspectos en cuanto a seguridad física, seguridad personal, condiciones sanitarias, la relación del establecimiento con el entorno social y la verificación física de los documentos que se requiera. Una vez realizada la inspección se sube el acta de inspección escaneada en formato PDF al sistema SITMINT, para que sea aprobado el PAF al establecimiento correspondiente. ACTA DE CLAUSURA Esta acta se la realiza cuando se ha clausurado un establecimiento en donde se indica la ciudad, fecha y hora de la clausura el tipo de control del operativo, el artículo del Acuerdo Ministerial 0069 que infringió el establecimiento, el nombre del establecimiento y del propietario y el número del sello de clausura correspondiente, la cual es firmada por la autoridad competente. PROVIDENCIAS Y NOTIFICACIÓN Después de realizar el acta de clausura se procede a realizar la primera providencia, en donde se realiza una carátula que contiene el número del proceso administrativo correspondiente perteneciente al departamento de Comisaría, el tipo de infracción, el nombre del establecimiento y del propietario y el órgano sancionador correspondiente, para luego realizar la primer providencia en donde se establece la fecha y hora, número del proceso administrativo, y operativo de control correspondiente y demás datos correspondientes a la clausura del establecimiento, luego de realizar la primer providencia se realiza la notificación que contiene datos similares a la primer providencia, dicha notificación es entregada al dueño del establecimiento para que asista a Comisaría y de esta manera prosiga con el pago de la multa correspondiente y poder elaborar la segunda providencia. ENVÍO DE INFORMES DE OPERATIVOS A INTENDENCIA Cuando el usuario realiza el pago de la multa establecida se procede a terminar el proceso administrativo, por la cual se procede a ordenar los documentos del proceso administrativo para ser enviados a Intendencia, por tanto se ordenan todos los documentos del trámite y se procede a foliar las hojas y enviar el expediente completo en físico y el informe por medio del Quipux a Intendencia, en donde en dicho departamento proceden al retiro del sello de clausura del establecimiento. ENVÍO DE INFORMES DE SELLOS DE CLAUSURA A INTENDENCIA
48 Se envían los informes de cada operativo y de cada expediente administrativo a Intendencia por medio del Quipux, además se lleva un control en un libro físico de todos los establecimientos clausurados, en donde por cada expediente enviado a intendencia se debe hacer firmar y sellar por el analista de Intendencia para dejar constancia de que ya se ha enviado el expediente a Intendencia. Cabe mencionar que se debe enviar a Intendencia un informe en Excel de todos los sellos utilizados en el mes correspondiente, esto se lo realiza al finalizar cada mes. SEGUIMIENTO MENSUAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Este seguimiento se lo realiza de manera mensual en donde se va verificando las actividades programadas como por ejemplo la ejecución de controles de rifas, controles de precios, peso y calidad, control de orden público, control en centros de tolerancia, centros de diversión nocturna, control de juego pirotécnicos y explosivos, inicio de trámites administrativos, control de PAF en establecimientos y ejecutar inspecciones oculares previas a la emisión del PAF. Este seguimiento mensual se lo realiza para comprobar que se vaya realizando lo que se ha programado en el Plan Operativo Anual correspondiente, este documento se lo llena en el departamento de Comisaría y se lo envía cada mes al departamento de planificación. Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J. ANEXO 17. Narrativa NARRATIVA INSTITUCIÓN:
GOBERNACIÓN DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
DEPARTAMENTO: COMISARÍAS DE SANTO DOMINGO El departamento de Comisaría realiza la planificación semanal de operativos mediante Quipux, la cual es dirigida al responsable de Intendencia. Se realiza la solicitud de sellos de clausura, también se solicita salvoconducto en el caso de que el turno de operativos sea en jornada no laborable. El Comisario/a realiza los operativos de control programados y registra en su formulario los establecimientos visitados. La asistente de Comisaría registra los datos de los operativos en la plantilla de Excel y realiza el informe de sello en Excel en el caso de que haya un establecimiento clausurado. Después de registrar la información en el Excel, registra nuevamente dicha información en la plataforma SITMINT. En el caso de una clausura se inicia con el trámite administrativo, en la cual primero se debe realizar el informe del sello, el acta de clausura, la primera providencia, la notificación, la segunda providencia, y el informe entregado al departamento de intendencia. Una vez que el dueño del establecimiento clausurado realiza el pago y presenta la carta de disculpas a la autoridad competente se da por terminado el expediente administrativo y se lo envía a Intendencia para que prosiga con el levantamiento del sello de clausura. Para solicitar el permiso anual de funcionamiento se comienza abriendo una cuenta en la plataforma del ministerio de gobierno, completando toda la información necesaria que pide el sistema, para que después el funcionario responsable del departamento de Comisaría realice la inspección del local verificando que cumpla con todos los requerimientos del local y los permisos necesarios y de esta manera se procede a otorgar o no la emisión del permiso. El departamento de Comisaría informa mediante Quipux a través de memorando al departamento de Intendencia acerca de los operativos realizados y de los expediente administrativos. Se realiza un seguimiento de las actividades programadas de cada mes con la finalidad de que se logre cumplir con lo establecido del Plan Operativo Anual. Fuente: Comisarías de la Gobernación de Santo Domingo de los Tsáchilas Autores: Ortega, I & García, J.
49 ANEXO 18. Carta de impacto
