Plusieurs actions clés peuvent être définies pour une même recommandation. Il importe que les actions clés : indiquent clairement les mesures à prendre et la manière dont celles-ci répondent aux recommandations ; indiquent les parties (unités ou organisations) responsables et redevables de leur mise en œuvre ; s’accompagnent d’échéances bien définies et de calendriers d’exécution (mise en œuvre idéalement finalisée dans les 18 mois d’une évaluation) ; et soient en nombre raisonnable afin de faciliter leur mise en œuvre, leur suivi et leur contrôle. Les réponses de la direction et les actions clés de suivi correspondant aux recommandations de l’évaluation doivent être débattues et convenues au sein des comités de direction des projets (le cas échéant). Si le PNUD ou son partenaire de mise en œuvre est en désaccord avec une recommandation, il peut le mentionner dans la réponse de la direction, auquel cas aucune action clé de suivi n’est à formuler pour cette recommandation. Les réponses de la direction et les actions clés doivent être convenues et mises en ligne dans l’ERC dans les six semaines de la finalisation du rapport d’évaluation. Le modèle de réponse de la direction figure en annexe.
Encadré 10 – Cahier des charges et recommandations Il importe que le cahier des charges de l’évaluation exige clairement des recommandations ciblées et anticipant les actions à mettre en œuvre. Dans le même temps, le cahier des charges doit demander des recommandations réalistes, qui peuvent être mises en œuvre et dont le nombre est gérable (7 à 10). Dans cet esprit, les évaluateurs doivent, lors de l’examen des ébauches du rapport, envisager de regrouper les recommandations par grandes catégories. Des recommandations trop nombreuses risquent d’être difficiles à mettre en œuvre et à gérer, et de consommer des ressources considérables afin a) d’élaborer les réponses de la direction et les actions clés, b) de mettre les recommandations, les réponses de la direction et les actions clés en ligne dans l’ERC, et c) de suivre la mise en œuvre des réponses de la direction et des actions clés, et d’en faire rapport.
Réponses de la direction dans le cas de projets communs Pour les évaluations de projets communs et de plans-cadres de coopération (PCNUDD), le PNUD doit collaborer avec les partenaires du projet afin de coordonner l’élaboration des réponses de la direction et des actions clés. Les unités de programme du PNUD sont uniquement responsables des recommandations qui leur sont adressées et doivent préparer des réponses de la direction et des actions clés pour ces seules recommandations. Suivi de la mise en œuvre des actions clés Il incombe aux points focaux S&E (ou leurs équivalents) d’assurer le suivi de la mise en œuvre des actions clés et de faire rapport sur les progrès accomplis via l’ERC. Cet exercice doit être effectué chaque trimestre et l’ERC doit être actualisé en conséquence, en ajoutant des documents complémentaires si nécessaire. Les bureaux régionaux contrôlent et suivent également la mise en
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