Expert Group FM

THEMA ARTIKEL Het nieuwe werken 2.0: hybride werken — door Eduard Coddé

FOCUS OP EMPLOYEE EXPERIENCE ZOVER HET WERKZAAM BLIJFT

Meer dan twee jaar geleden overviel het Corona-virus ons en dwong Facility Managers tot snel ingrijpen op de werkomgeving. Strenge hygiënevoorschriften, gevolgd door verplicht thuiswerken vormden de grootste uitdagingen. De genomen maatregelen blijven ook vandaag hun impact hebben: al hebben de kantoren hun deuren weer opengezwaaid, dagelijks terug naar kantoor zien werknemers nauwelijks als optie.

Dat hybride werken voor de meeste organisaties de norm is/wordt, staat als een paal boven water voor zowel werkgevers als werknemers. Zelfs wanneer er vandaag nog een bereidheid zou bestaan om volledig terug naar kantoor te gaan, zal dat op termijn niet houdbaar blijven.

Leesman is een organisatie met internationale focus, die al meer dan tien jaar onderzoek verricht naar de tevredenheid van werknemers over hun werkplek. De gezondheidscrisis en het wereldwijd in vele landen verplichte thuiswerken was aanleiding om op identieke wijze de tevredenheid over werken op kantoor of werken thuis te onderzoeken.

Uit hun onderzoek is gebleken dat slechts weinigen opteren voor extreme situaties met 100% thuis- of op kantoor werken: • 37% wil 0 – 1 dag/week in hoofdwerkplek doorbrengen • 47% wil 2 tot 3 dagen/week in hoofdwerkplek doorbrengen • 16% wil 4 tot 5 dagen/week in hoofdwerkplek doorbrengen

De kwalitatieve beleving van de thuiswerkplek als ondersteuning bij het uitvoeren van de toevertrouwde taken scoort beter bij een lage complexiteit van het takenpakket. Collega’s met een takenpakket met hogere complexiteit geven vaker de voorkeur aan het kantoor als hoofdwerkplek, in het bijzonder wanneer ze frequent moeten samenwerken met collega’s, gebruik maken van specifieke uitrusting of thuis geen geschikte werkplek vinden.

Thuiswerken of toch liever naar kantoor

Het studiewerk dat Leesman ononderbroken uitvoert gebeurt aan de hand van een constante methodologie, waarbij 21 activiteiten en hun invloed op de tevredenheid over de werkplek worden gequoteerd op 10. De resultaten worden verrekend naar de Leesman Index (Lmi) met een schaal van 0 tot 100. Dezelfde werkwijze wordt nu ook toegepast voor thuiswerk en resulteert in een Leesman Home Index (H-Lmi).

Voorkeuren hoofdwerkplek

18% Kantoor 14% Mix kantoor en hybride 27% Hybride 17% Mix thuiswerken en hybride 24% Thuiswerken

Verdeling aantal werkdagen op kantoor volgens voorkeur hoofdwerkplek Kantoor als hoofdwerkplek 27% 0 – 1 dag/week op kantoor 52% 2 à 3 dagen/week op kantoor 21% 4 tot 5 dagen/week op kantoor Hybride werken 47% 0 – 1 dag/week op kantoor 41% 2 à 3 dagen/week op kantoor 13% 4 tot 5 dagen/week op kantoor Kantoor als hoofdwerkplek 37% 0 – 1 dag/week op kantoor 47% 2 à 3 dagen/week op kantoor 16% 4 tot 5 dagen/week op kantoor

“Er zijn werknemers voor wie de kantooromgeving echt onmisbaar is” stelt Peggie Rothe, Chief Insights & Research Officer (CIRO), vast. “De kwaliteit van hun werkomgeving is cruciaal voor hun prestaties. De werkplek moet steeds optimaal beantwoorden aan de taken die de werknemer er uitvoert”.

CxO: Is een tussenkomst in de kosten voor thuiswerken aan de orde en leidt dit tot hogere werkingskosten voor de onderneming?

Emmanuel Mignot, President & MD of Belgian Shell, President of Shell Luxembourgeoise: “Dubbel betalen voor de werkplekinrichting hebben we bij Shell vermeden door een andere verdeling van onze investeringen. Deze werden met de helft verminderd voor het kantoor, zodat budget kon worden vrijgemaakt voor de thuiswerkplekinrichting. Wij besloten tot 2 dagen naar kantoor komen en 3 dagen thuiswerk. Door het efficiënt organiseren van de werknemersstroom naar kantoor realiseren we een besparing op onze vastgoedkosten. De tussenkomst in de thuiswerkplekinrichting beperkt zich wel tot een werktafel en ergonomische kantoorstoel. Er kan geen sprake zijn van tussenkomst in de huur van de woning.”

Jean-Paul Van Avermaet, Zaakvoerder JP Consulting, interim manager en board member De Lijn, vele jaren ervaring in Foodservice, catering luchtvaart en spoorwegen: “De nieuwe vorm van werken, hybride werken, laat toe om te besparen op de benodigde kantooroppervlakte. De gerealiseerde besparing kan eventueel – deels – geïnvesteerd worden in de thuiswerkplek voor de medewerkers. Tussenkomst in de bij thuiswerken benutte oppervlakte in de privéwoning gaat echter te ver.”

“In het verleden heeft de reiskostenvergoeding al voor een soms aanzienlijke financiële belasting gezorgd bij bedrijven. Wie veraf woonde, meestal op een goedkopere locatie, hield netto meer over dan werknemers die dichtbij de bedrijfszetel woonden. Dat is eigenlijk een contradictie!”

Jan Goossens, CEO Aquafin (afvalwaterzuivering en aansluiting op rioleringsnet): “Het is ook uitkijken voor discriminatie in bedrijven met een gemengd personeelsbestand van white en blue collars. De laatste groep kan veelal niet of nauwelijks thuiswerken. Door royaal tegemoetkomingen te voorzien voor de white collars die vanuit hun functie gemakkelijk kunnen thuiswerken, ontstaan verschillen en dus een risico op interne spanningen.”

THEMA ARTIKEL

Jean-Paul Van Avermaet (JP Consulting) : “Vandaag heeft de werkplek meer belang gekregen en is dat ook het domein van Facility Management, waardoor het onderbrengen ervan in HR voor zich spreekt.”

THEMA ARTIKEL

Wat is de plaats van de Facilty Manager binnen de directie?

Jean-Paul Van Avermaet (JP Consulting): “Facility Management hoort bij Human Resources, dat is de meest logische organisatie. In het verleden was Facility Management hoofdzakelijk verantwoordelijk voor de technische ondersteuning binnen gebouwen. Vandaag heeft de werkplek meer belang gekregen en is dat ook het domein van Facility Managemnt, waardoor het onderbrengen ervan in HR voor zich spreekt. Facility Management opnemen in het directiecomité gaat te ver.”

Emmanuel Mignot (Belgian Shell): “Men kan overwegen om FM volledig uit te besteden, of zelfs afstand te nemen van het eigen kantoorgebouw en uitsluitend gebruik te maken van ‘derde locaties’, waar FM al verzekerd is, zodat men dat niet meer nodig heeft in de eigen organisatie.”

Jan Goossens (Aquafin): “Facility Management moet nauw aansluiten bij de totale HR-strategie. Een niet te onderschatten opgave is om het imago dat een bedrijf naar buiten uitstraalt ook intern te realiseren tegenover alle werknemers. Daar moet FM consequent toe bijdragen in het belang van de ‘war for talent’, maar evenzeer om goede krachten te houden.”

Verwarmings- en elektriciteitskosten voor thuiswerken

Een werkgever kan maandelijks een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 134,71 euro (geïndexeerd op 1 februari 2022) toekennen aan medewerkers die structureel en regelmatig thuiswerken gedurende een substantieel deel van hun arbeidstijd, d.w.z. gedurende het equivalent van één werkdag per week (bv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of verschillende dagen met enkele uren thuiswerken tijdens de normale arbeidstijd). Een dergelijke forfaitaire kantoorvergoeding sluit ook de verwarmings- en elektriciteitskosten in.

Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional: “De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dit zijn alle kosten die courant gemaakt worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.”

Deelnemers aan de CxOSoundboard rond hybride werken:

Jan Goossens: CEO Aquafin (afvalwaterzuivering en aansluiting op rioleringsnet)

Emmanuel Mignot: President & MD of Belgian Shell, President of Shell Luxembourgeoise

Jean-Paul Van Avermaet: Zaakvoerder JP Consulting, interim manager en board member De Lijn, ex-topman BPost en vele jaren ervaring in Foodservice, catering luchtvaart en spoorwegen.