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USINAS
Junho 2022
Usina Ester utiliza ferramenta que sistematiza gestão de contratos e documentação de terceiros Profissionais da usina falam sobre como o GDt, desenvolvido pela Vertech, traz ganho operacional e minimiza riscos na contratação de prestadores de serviços Fundada em 1898, a Ester Agroindustrial é uma das mais antigas usinas de açúcar do Estado de São Paulo em atividade e um marco de desenvolvimento da região de Cos− mópolis. Conhecida pelo alto padrão de qualidade de seus processos produ− tivos, especialmente do etanol neutro, possui laboratórios equipados e pes− soal capacitado para assegurar um ri− goroso controle e monitoramento de seus produtos. Na safra 2021/22 a unidade es− magou cerca 1,7 milhões de toneladas de cana, produzindo 2,264 mil sacas de 50kg de açúcar e 67.6 milhões de li− tros de etanol e espera bater todas es− sas marcas na safra vigente. A direção da empresa aposta na tecnologia para maximizar seus resultados produtivos, não somente nas áreas industriais e agrícolas, mas também na administra− tiva. Desde a safra passada a usina faz uso de uma solução revolucionária desenvolvida pela Vertech que siste− matiza o processo de documentação de terceiros: o GDT. Atuando há 21 anos na usina, a su− pervisora de gestão de contratos e con− trole, Keila Simoni, conta que o GDT
foi implantado no início da safra 2021/22 com o objetivo de se obter um melhor controle na documentação de terceiros, principalmente para a área agrícola. “Para se ter uma ideia, só em contratos de safra, que é um período maior, tínhamos cerca de 40 prestado− res de serviço. Por isso, controlar esses documentos e integrá−los com outros departamentos estava sobrecarregando nosso tempo operacional, além dos ris− cos na averiguação da saúde financeira
de cada um”, comenta. Outro risco iminente, segundo Simoni, estava na gestão e no contro− le de todas as obrigações acessórias, documentos e contratos de empresas prestadoras de serviços e seus funcio− nários, em atendimento à LEI Nº 13429 de 31/03/2017. “O uso do GDT minimizou os riscos com ações trabalhistas, previdenciárias e fiscais decorrentes da responsabilidade da empresa como contratante”, destaca.
Inicialmente, a ferramenta foi uti− lizada para prestadores voltados à área agrícola (CTT), mas diante dos bons resultados foi estendido para outras áreas.“Decidimos estender o uso tam− bém para a entressafra levando em consideração a quantidade de tercei− ros que prestam serviços para reposi− ção de equipamentos e manutenção industrial. Agora todos os setores têm acesso ao sistema, incluindo o depar− tamento jurídico e os usuários−chave para tomada de decisão nestas áreas”. Para Cleiton Barbieri, coordena− dor de torre de controle, o GDT chegou em um momento oportuno e se destacou na integração. “A ferra− menta chegou e integrou todas as áreas. Sem falar na forma fácil de se usar”, celebra. O GDT tem duas interfaces distin− tas, uma para a usina e outra para os ter− ceiros. No processo do sistema, são as empresas terceiras que se cadastram, as− sim como seus funcionários, veículos e máquinas, e digitaliza seus documentos para salvá−los no sistema que armazena na nuvem. Assim, explica Barbieri, me− diante uma prévia análise a ser aprovada ou não pela usina, com isso o terceiro dá continuidade ao registro do funcionário e o sistema relaciona os documentos necessários de acordo com o cargo li− gado a ele. No sistema os documentos são facilmente localizados, através de pesquisa.Também é possível controlar os vencimentos dos documentos e contra− tos, gerando e−mails e avisos aos gesto− res responsáveis para anexar a docu− mentação a vencer e vencidos.“Isso oti− mizou muito o tempo do nosso time, integrando todo o processo em único local”, afirma Barbieri.
