INFORMATION GOVERNANCE 2021
Was moderne ECM-Systeme bieten müssen, um Schweizer KMUs digital handlungsfähig zu machen Viele Schweizer KMUs suchen nach effizienten Werkzeugen, um der jährlich wachsenden Flut an Informationen Herr zu werden. Neue Kanäle und unterschiedliche Eingangsbelege wollen möglichst automatisiert erkannt, extrahiert und verarbeitet werden. Die Maschine kann aber nicht alles. Der Mensch bleibt wichtig, vor allem bei kritischen Prozessen, die Flexibilität benötigen. Der Weg zur Digital transformierten, auskunftsfähigen und handlungsfähigen Organisation ist bereits heute für KMUs möglich und bezahlbar – sofern der technologische ECM-Unterbau und die Benutzer-Oberfläche intelligent konzipiert wurden.
Christoph Heimgartner. Die Schweiz ist das Land der IT-Insellösungen, mit mindestens einem ERP/FIBU-System im Zentrum. Viele ECM-Plattformen verstärken dies und verkaufen technologisch separate, miteinander aufwendig verknüpfte Capture-, DMS-, Workflow- und Archiv-Lösungskomponenten. Mit etwas Scanning, einer strukturierten Ablage und einer neuen Mobile-App ist es aber längst nicht getan. Die Kernaufgabe lautet: Wie können KMUs über alle Kanäle und kritischen Eingangsprozesse hinweg auskunftsfähig werden, jedoch als Organisation gleichzeitig handlungsfähig und flexibel bleiben?
Die nicht ganz so kompletten ERP/FIBU-Systeme Ob man ein komplettes ECM-System überhaupt braucht, hängt stark vom eingesetzten ERP und dem betriebswirtschaftlichen Kontext ab. Schreibt man damit lediglich Rechnungen oder bildet man auch Lagerhaltung, Produktionsplanung, Projekte, Offerten, Bestellungen und Stakeholder-Beziehungen ab? Zudem bestimmen die Intensität des «Customer Engagements» oder etwas klassischer formuliert, die Art und Intensität der Geschäftsbeziehungen, massgeblich mit, wie viel Content, Kommunikation und Kanäle man als Unternehmen im Griff haben muss. Manche ERPs sind bewusst so ausgelegt, dass sie keine Content-Funktionen übernehmen, manche können es aus technologischer Sicht einfach nicht. Ähnlich sieht es bei der Flexibilität bezüglich Prozesse aus: In der 18
Regel muss man als Kunde mit dem leben, was als Standard vorhanden ist. Will man mehr, muss man in teure Individualisierungen investieren. In einer idealen Welt würde man Prozesse und die eingehenden Belege wie Kommunikation/Dokumente dort führen, wo auch die Daten sind. Leider ist das in der Praxis nicht so einfach. Flexibilität ist einer der grossen, anhaltenden Mega-Trends bei der Digitalen Transformation. Moderne IT-Lösungen müssen flexibel sein, damit die Transformation und der Support auch bezahlbar bleiben. Schweizer KMUs wollen und können sich nicht für jede geringfügigen Änderungen ein mittelgrosses Change-Projekt beim IT-Lieferanten leisten. Diese mangelnde Flexibilität bzw. die anfallenden Change-Kosten sind oft der Grund, weshalb viele Prozess- oder Workflowlösungen ausserhalb eines ERPs stattfinden.
Multikanal-Flut und der Bedarf nach flexiblen BPM- und Case Management Wir leben in einer Zeit der Informationsüberflutung. Die Entscheider der Befragung der Association for Information and Image Management (AIIM) gehen davon aus, dass in zwei Jahren der Umfang an eingehenden (unstrukturierten) Informationen um den Faktor 4,5 steigen wird. Firmen müssen immer mehr Eingangsbelege auf unterschiedlichen Kanälen erfassen. Sie müssen entscheiden, was und wen es betrifft, anschliessend entsprechend reagieren und sämtliche Schritte revisions- und compliancekonform im Griff haben. Bei diesen Prozessen sind grosse
Effizienzgewinne möglich. Die Automatisierung und ganzheitliche Lösung dieser Problematik ist für 49 % der befragten Entscheider gemäss der AIIM-Befragung von 2021 sogar die aktuell grösste Herausforderung. Der erste typische Schritt bei Digitalisierungsbestrebungen ist daher die Beschaffung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, weil diese als Business Case einfach zu rechnen ist. Nächster Schritt im ECM-Fahrplan ist dann die so genannte Posteingangsverarbeitung. Häufig laufen Eingangsbelege über einen Capture-Client, der als ZusatzKomponente in ECM-Portfolios angeboten wird. Mit etwas Scripting landen die Belege in einer Ablagestruktur oder im Archiv mit ERP-Anbindung. Viele Capture-Lösungen sind jedoch veraltet, so hat der Capture-Client optisch schon bessere Tage gesehen. Man merkt auch an jeder Ecke, dass er für das Scannen von PapierDokumenten gemacht wurde, eine echte Multikanal-Verarbeitung war nicht vorgesehen. Selten gibt es daher eine kanalübergreifende Nachvollziehbarkeit der Klassifikationsund Extraktionsregeln, weil diese auf einer sehr technischen Ebene «versteckt» sind. Eine ganzheitliche Betrachtung ist vor allem für kundennahe KMUs wichtig. Geschäftskritische Abläufe, wie beispielsweise eine Reklamation oder eine Anfrage, sollten mit höherer Priorität, wo möglich automatisiert, wenn nötig mit Einbezug der richtigen Fachperson, verarbeitet werden können.
