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So finden Sie die passende ECM-Lösung Möchten Sie eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren? Wissen aber noch nicht genau, worauf Sie dabei achten müssen? Mit den wertvollen Tipps von Arcplace kommen Sie Ihrem Wunsch nach mehr Prozesseffizienz und gleichzeitiger Kosteneinsparung einen Schritt näher.
Ausgangslage und Anforderungen definieren
Schritt für Schritt
Schaffen Sie Transparenz und Ordnung in Ihren Geschäftsprozessen und in Ihrer ITLandschaft, indem Sie heute eingesetzte Systeme und das aktuelle Vorgehen hinterfragen. Welche Prozesse durchlaufen die Dokumente? Macht die heutige Ablagesystematik Sinn? Spielen Compliance-Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen oder Versionshistorie eine wichtige Rolle? Oder steht die Automatisierung von Prozessen im Vordergrund? Definieren Sie dann die Anforderungen an die ECM-Lösung. Bestimmen Sie das Budget und holen Sie das Management frühzeitig mit an Bord. Bei einem erfolgreichen Vorhaben müssen sowohl die betroffenen Fachbereiche wie auch das Management positiv mit Blick nach vorne unterstützen.
Führen Sie die neue ECM-Lösung phasenweise ein. Das erhöht die Sicherheit, das System gewinnt an Stabilität und die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neuen Arbeitsprozesse nimmt zu. Damit vermeiden Sie einen chaotischen «Big Bang» für das ganze Unternehmen und teilen das Investitionsvolumen in kleine funktionsbezogene Pakete. Stellen Sie eine Roadmap auf, die aufzeigt, wie sich die neue Lösung im Unternehmen verbreiten und etablieren soll. Behalten Sie das Ziel einer Informationszentrale für das gesamte Unternehmen stets im Blick.
ECM als zentraler Baustein für Ihre langfristige Digitalisierungsstrategie Auch wenn oft in einem Bereich gestartet wird, zum Beispiel mit Vertragsmanagement oder Personaldossiers, sind moderne ECM-Lösungen nicht fachspezifisch. Sie können in allen Unternehmensbereichen flexibel eingesetzt werden und bieten eine zentrale Plattform für alle Dokumente und Daten. Nutzen Sie das gesamte Potential und bündeln Sie das Wissen Ihres Unternehmens an einem Ort. Vernetzen Sie Ihre Systeme wie beispielsweise ERP, CRM oder HR-Tool über diese Plattform miteinander. Damit holen Sie langfristig das Maximum aus Ihrer Investition heraus.
Überzeugen Sie die Anwender von der neuen Lösung Je nach Automatisierungsgrad einzelner Prozesse ändert sich die Arbeitsweise in den involvierten Abteilungen stark. Binden Sie die Anwender und andere wichtige Stakeholder daher frühzeitig mit ein. Demonstrieren Sie die Veränderungen in der Arbeitsweise. Erklären Sie die Vorteile anhand von praktischen Beispielen wie dem einfachen Auffinden von Dokumenten, der automatisierten Verwaltung der Aufbewahrungsfristen oder auch dem elektronischen Unterschreiben (E-Signatur). Das Change Management der Mitarbeitenden wird häufig unterschätzt und ist oft die grössere Herausforderung als die Einführung einer Technologie oder die Definition der Prozesse. Die Anwender müssen mitziehen, wenn das Projekt ein Erfolg werden soll.
Arcplace – Ihr Lösungspartner
Typische ECM-Anwendungsfälle
Nutzen Sie den Erfahrungsschatz einer Standardlösung Warum das Rad neu erfinden? Unter anderem im HR-Bereich durchlaufen die Dokumente in allen Unternehmen ähnliche Prozesse. Für diese Bereiche gibt es oft Standardlösungen, die aus der Erfahrung verschiedener Umsetzungen entstanden sind. Sparen Sie Kosten und nutzen Sie das Wissen der Spezialisten. Sogenannte Lösungsbeschriebe fassen die grundlegenden Funktionen zusammen und erleichtern den Einstieg. Gleichzeitig bringt eine Standardlösung bestehende Umwege, teure Spezialfälle und individuelle Sonderlösungen zutage, die in den meisten Fällen abgeschafft werden können.
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Arcplace kann Sie in den verschiedenen Phasen eines ECM-Projekts durch Beratungs-, Implementierungs- und Integrationsdienstleistungen unterstützen. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne: info@arcplace.ch, +41 44 501 22 00
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