C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
er w ijs
ps on d
THEMA 4 ADMINISTRATIEVE WERKZAAMHEDEN
INHOUD Administratieve-werkzaamheden ........................................................................................... 4
er w ijs
Introductie ................................................................................................................................... 4
ps on d
Administreren ............................................................................................................................. 8 Administreren ............................................................................................................................... 8 Registreren-en-archiveren ......................................................................................................... 10 Informatie-archiveren ................................................................................................................ 12 Manieren-van-sorteren .............................................................................................................. 14 Opschonen .................................................................................................................................. 17 Algemene-verordening-gegevensbescherming-(AVG) ............................................................. 18 Informatie-uitwisselen ............................................................................................................... 20
tB oo
m
be ro e
Programma’s-en-systemen .................................................................................................... 21 Programma’s-en-systemen ....................................................................................................... 21 Do’s-and-don’ts-bij-het-gebruik-van-e-mail ............................................................................ 23 Word ............................................................................................................................................ 25 Lay-out ........................................................................................................................................ 25 Opmaken-in-Word ...................................................................................................................... 28 Koptekst-en-voettekst ............................................................................................................... 28 Automatische-inhoudsopgave .................................................................................................. 29 Excel ............................................................................................................................................ 35 Formules-in-Excel ....................................................................................................................... 37 Celeigenschappen ...................................................................................................................... 38 Grafieken-in-Excel ...................................................................................................................... 42 PowerPoint-of-Prezi ................................................................................................................... 44 Reserveringssysteem ................................................................................................................. 46 Ledenadministratiesysteem ...................................................................................................... 47 De-moderne-sport--en-recreatiebranche ................................................................................. 49
ig h
Financiële-administratie ......................................................................................................... 52 Financiële-administratie ............................................................................................................ 52 Kasboek ...................................................................................................................................... 53 Begroting-en-budget .................................................................................................................. 56
C
op yr
Administratie-bij-de-verhuurbalie ........................................................................................ 58 Administratie-bij-de-verhuurbalie ............................................................................................ 58 Verhuurcontract ......................................................................................................................... 60
2
Printen,-scannen-en-kopiëren ............................................................................................... 67 Printen,-scannen-en-kopiëren .................................................................................................. 67 Brochures,-flyers-en-informatiemapjes .................................................................................... 71
Afsluiting ................................................................................................................................... 75 Vaktaal ....................................................................................................................................... 78
C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
ps on d
er w ijs
Project-Thema-4-Huisstijl ....................................................................................................... 80 Voorbereiden .............................................................................................................................. 81 Uitvoeren .................................................................................................................................... 83 Terugkijken ................................................................................................................................. 83
3
er w ijs
Administratieve werkzaamheden INTRODUCTIE
ps on d
Als medewerker sport en recreatie sta je niet alleen maar op het sportveld of in de recreatieruimte. Naast het begeleiden van sporters en gasten verricht je ook nog andere werkzaamheden. Bij deze werkzaamheden moet vaak ook administratie bijgehouden worden. Je zult zo nu en dan achter het bureau of de receptiebalie zitten om administratieve taken te doen. Voorbeelden van administratieve taken zijn receptiewerkzaamheden, kasboek bijhouden, e-mail beantwoorden, telefoonnotities maken, verhuren van sport- en spelmateriaal, verslagen maken, gegevens registreren, klantenkaarten aanmaken en betalingen in ontvangst nemen.
tB oo
m
be ro e
Om al jouw werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren, is het ook belangrijk dat je kennis hebt van systemen, software, printen, scannen en kopiëren. Zodra je hebt geleerd hoe het allemaal werkt, ga je aan de slag in de praktijk.
De praktijk van de sportschool.
ig h
Leerdoelen
Je hebt basiskennis van het verwerken van administratieve gegevens.
2.
Je kunt de benodigde hulpmiddelen, softwareprogramma’s en (documentbeheer)systemen effectief gebruiken.
C
op yr
1.
4
3.
Je kunt administratieve gegevens volgens instructie of de in het bedrijf geldende procedures verwerken.
4.
Je gaat zorgvuldig en op de juiste wijze om met de voorgeschreven materialen en apparatuur.
5.
Je kunt eenvoudige administratieve werkzaamheden volgens plan en binnen de afgesproken tijd uitvoeren.
6.
Je werkt accuraat volgens de voorschriften van de organisatie.
Introductie
Opdracht 1 Voorbereiden
er w ijs
Bekijk de leerdoelen. Je ziet wat je moet kunnen en kennen om administratieve werkzaamheden uit te voeren. En je ziet waarop je beoordeeld wordt tijdens de theorie- en praktijktoets. a. Welk leerdoel lijkt jou uitdagend? Waarom?
be ro e
c. Welke ervaring heb je al met deze leerdoelen?
ps on d
b. Waar zie je tegenop? Leg uit waarom.
tB oo
m
d. Geef een voorbeeld van een situatie waarin je deze leerdoelen tegenkomt in je werk als medewerker sport en recreatie.
Opdracht 2 Praktijkvoorbeeld Administratie is best leuk!
ig h
Leandro loopt stage bij een vakantiepark. Hij is werkzaam bij de sport- en verhuurbalie. In het begin dacht hij dat zijn stage niet leuk zou worden, omdat hij minder bezig was met het begeleiden van activiteiten en meer met administratieve taken.
C
op yr
Na een aantal weken valt de stage hem eigenlijk reuze mee. Leandro vindt het heel leuk om mensen te helpen met het uitzoeken van wat ze die dag willen gaan doen. Ook had hij het systeem dat het park gebruikt voor het registreren van alle verhuurde materialen snel onder de knie. Om het zijn gasten en zichzelf nog gemakkelijker te maken, heeft Leandro een informatiemap gemaakt. Daarin zit alle informatie over wat er wordt verhuurd. Ook de bijbehorende prijzen en uitleg heeft hij toegevoegd. In overleg met zijn leidinggevende heeft hij posters gemaakt met daarop speciale aanbiedingen. Dit om nog meer te kunnen verhuren.
5
Administratieve werkzaamheden
De leidinggevende van Leandro zag dat hij veel initiatief toont en dat hij een slimme jongen is. Daarom heeft hij Leandro medeverantwoordelijk gemaakt voor het bijhouden en ordenen van de administratie en voor het tellen van de kassa.
ps on d
a. Bespreek de woorden die je niet begrijpt of zoek ze op.
er w ijs
Leandro zorgt er nu elke dag voor dat alle verhuurcontracten in orde zijn en op de juiste manier worden opgeslagen. Ook maakt Leandro elke dag de kassa’s op. Dit betekent dat hij iedere ochtend zorgt dat het geld in de kassa’s geteld wordt en dat er voldoende wisselgeld is. Aan het eind van de dag controleert Leandro of de kas klopt.
be ro e
b. Waarom denk je dat dit praktijkvoorbeeld bij dit thema gekozen is?
ig h
tB oo
m
c. Vragen over het praktijkvoorbeeld: • Wat is volgens jou administratie? • Welke administratieve werkzaamheden verricht je bij de sport- en verhuurbalie? • Waarom zijn administratieve werkzaamheden voor de sport- en recreatiemedewerker belangrijk? • Wat lijkt je leuk en wat minder leuk aan het verrichten van administratieve werkzaamheden?
C
op yr
d. Wat leer je van dit praktijkvoorbeeld?
6
e. Wat wil je van het thema ‘Administratieve werkzaamheden’ leren?
Introductie
Opdracht 3 Administratiesystemen Ledenbeheer
er w ijs
Bekijk het filmpje. a. Wat zijn de voordelen van een digitaal administratiesysteem?
ps on d
b. Zijn er ook nadelen?
be ro e
c. Noem drie organisaties (niet behorende tot de sport) die ook te maken hebben met het registreren van leden/klanten/gasten? 1. 2. 3.
tB oo
m
d. Het systeem is gemaakt voor sportclubs en dansscholen. Zou het systeem ook voor de bij vraag ‘c’ genoemde organisaties geschikt kunnen zijn? Licht je antwoord toe.
ig h
e. Veel systemen bouwen ook een app voor de gebruikers. Noem drie voordelen dan het gebruik van een app. 1.
C
op yr
2. 3.
Opdracht 4 Nulmeting Overleg met je docent of je de nulmeting gaat maken en wanneer. Nulmeting - Thema 4
7
ADMINISTREREN Administreren
er w ijs
De medewerker sport en recreatie zit niet graag stil. Toch ben je niet altijd alleen maar bezig met het uitvoeren van sportieve en recreatieve activiteiten. Er zullen ook dagen zijn dat je werkzaam bent achter de balie of dat je werk doet vanachter een bureau. Je bent dan vaak bezig met het bijhouden van de administratie. Het werken op de computer is daarbij heel belangrijk.
ps on d
Informatie is belangrijk, nuttig en waardevol. Dat is het voor jezelf, voor een ander of voor de organisatie waarvoor je werkt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten administraties. Dit zijn: • persoonsgebonden administratie • organisatiegebonden administratie.
be ro e
Persoonsgebonden administratie De persoonsgebonden administratie is de administratie die jij persoonlijk bijhoudt en die niet van direct belang is voor anderen. Denk hierbij aan aantekeningen die je maakt van gesprekken en aan actielijstjes waarop staat wat je nog moet doen. Het werken als medewerker sport en recreatie biedt veel afwisseling en je bent vaak met heel veel taken tegelijk bezig.
m
Het is daarom belangrijk dat je voor jezelf overzicht houdt. Zorg ervoor dat je altijd iets hebt (pen, papier, telefoon) waarop je kunt bijhouden wat je nog moet doen. Stel prioriteiten: wat moet nu? En wat kan ook straks?
tB oo
Prioriteiten stellen doe je door alle informatie die je binnenkrijgt te ordenen: wat doe je eerst en wat doe je later? Bedenk voor jezelf een handig systeem, zodat je alle informatie gemakkelijk terug kunt vinden. Maak mapjes op de computer en geef deze een duidelijke naam. Bijvoorbeeld: Knutselideeën, Sportactiviteiten, Voorbereiding sportdag of Checklist materialenhok. De informatie die je verzamelt, moet actueel blijven, ruim dus ook regelmatig je papieren en digitale bestanden op.
C
op yr
ig h
Organisatiegebonden administratie Organisatiegebonden administratie betreft alle informatie die verband houdt met de organisatie in het algemeen of de afdeling waar je werkt. Als medewerker sport en recreatie kun je hierbij denken aan: • deelnemersaantallen bijhouden • materiaallijsten maken • formulieren invullen • voorraadadministratie bijhouden • kassa opmaken • kasboek bijhouden • betalingen afhandelen • notuleren van vergaderingen.
8
Administreren
er w ijs
Het bijhouden van de administratie is noodzakelijk om het bedrijf waar je stage loopt of waar je werkt, draaiende te houden. Zonder administratie weet niemand wat er moet gebeuren of wat er al gebeurd is. Als je de administratie goed bijhoudt, heb je snel en gemakkelijk zicht op welke gasten aan welke activiteiten deelnemen, welke materialen je in huis hebt, de kosten die je maakt enzovoort. Informatie beheren De medewerker sport en recreatie is verantwoordelijk voor een deel van de administratie. Bij de administratie wordt informatie geregistreerd, gedocumenteerd, gearchiveerd en uitgewisseld. Deze vier activiteiten samen noemen we het beheren van de administratie.
ps on d
Opdracht 1 Persoonsgebonden en organisatiegebonden administratie a. Noem drie voorbeelden van persoonsgebonden administratie. 1. 2.
be ro e
3.
b. Noem drie voorbeelden van organisatiegebonden administratie. 1. 2.
m
3.
tB oo
Opdracht 2 Informatie beheren Op je stage, werk of op school heb je vast al ervaring opgedaan met het beheren van informatie. a. Geef een omschrijving van: Registreren
ig h
Documenteren
op yr
Archiveren
C
Informeren
9
Administratieve werkzaamheden
b. Noem drie voorbeelden van: Het registreren van informatie
1. 2.
Het documenteren van informatie
er w ijs
3. 1. 2. 3. 1.
ps on d
Het archiveren van informatie
2. 3. 1. 2. 3.
be ro e
Het uitwisselen van informatie
m
Registreren en archiveren
tB oo
Registeren is het vastleggen van informatie. Je kunt informatie op verschillende manieren vastleggen: • formulieren • verslagen • klantenkaarten.
ig h
Formulieren Formulieren zijn voorgedrukte papieren waarop je gegevens kunt invullen. Bijvoorbeeld voor het inschrijven voor een activiteit of het doorgeven van een klacht. Er kunnen al vaste gegevens als de naam, het adres en de datum op geprint staan. Deze hoef je dan niet opnieuw in te vullen.
C
op yr
Standaardformulieren zijn gemakkelijk, omdat je er snel gegevens op terugvindt. Standaardformulieren maken het werk overzichtelijk en gemakkelijk. Op formulieren kom je daarom ook vaak vragen tegen waarbij je het antwoord moet aankruisen. Vaak kun je kiezen uit een aantal mogelijkheden. Om snel de belangrijkste gegevens te achterhalen, moet zo’n formulier handig opgebouwd zijn.
10
Het registreren van gegevens gebeurt tegenwoordig (bijna) overal digitaal. Digitaal houdt in dat alles verwerkt en bijgehouden wordt op de computer. Belangrijk is dat je leert om de administratie te begrijpen. Alleen als je de systemen die voor de administratie gebruikt worden begrijpt, kun je de informatie op een juiste manier verwerken en uitwisselen.
Administreren
er w ijs
Verslagen Een notulist maakt van elke bespreking of vergadering een verslag ofwel notulen. In de notulen staat wat besproken is en wat afgesproken is. Het is belangrijk om notulen goed bij te houden, want dan kun je altijd de laatst gemaakte afspraken nalezen. Vaak worden de notulen per mail verstuurd naar het hele team. Zo is iedereen op de hoogte van de besproken punten en gemaakte afspraken. Soms wordt het verslag van een bespreking ook beperkt tot het maken van een actie- en besluitenlijst.
Een verslag kan ook een beschrijving of evaluatie zijn van een gebeurtenis. Misschien moet je zelf na afloop van een evenement een verslag schrijven. Een evaluatieverslag waarin staat hoe het ging en wat de aandachtspunten zijn voor de volgende keer.
C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
ps on d
Klantkaart
Klantkaart.
De belangrijkste gegevens van je gasten of sporters registreer je op een klantenkaart. Elk bedrijf heeft een eigen systeem, waarop ze de gegevens van de gasten of sporters bewaren. Door deze gegevens te bewaren, kun je de gasten of sporters beter van dienst zijn. Je kunt de gegevens opzoeken in de computer en hoeft ze niet elke keer opnieuw te vragen.
11
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 3 Inschrijflijst maken Voor sommige activiteiten is het handig om te weten hoeveel gasten er meedoen. Als je dit wilt weten, dan is het slim om gebruik te maken van inschrijflijsten. a. Noem drie activiteiten waarbij het handig is om te weten hoeveel gasten er meedoen. 1.
er w ijs
2. 3.
ps on d
b. Kies een activiteit en geef aan welke gegevens je van de gasten nodig hebt.
be ro e
c. Welke gegevens wil jij er zelf op de inschrijflijst nog bijzetten?
Opdracht 4 Verslag of actie- en besluitenlijst?
tB oo
m
Zoek op je stage, werk of op internet naar een verslag van een vergadering. Zoek ook naar een actie- of besluitenlijst. Wat zijn voordelen of nadelen van het maken van een verslag?
Informatie archiveren
ig h
Soms bewaar je informatie omdat je die later weer nodig hebt. Het verzamelen en vastleggen van gegevens noemen we documenteren. Archiveren is het steeds op dezelfde manier bewaren van informatie. Informatie die je bewaart moet namelijk ook voor anderen terug te vinden zijn.
C
op yr
Denk bijvoorbeeld aan de supermarkt. De indeling van de schappen is logisch en geordend. Als je op zoek gaat naar cakemix, zul je die vinden in het schap met de bakartikelen. Hier vind je ook de mix voor appeltaart, het glazuur en de taartgarnering. Het is duidelijk voor de klanten waar welke artikelen te vinden zijn. De artikelen worden telkens op dezelfde manier in de schappen bewaard.
12
Administreren
ps on d
er w ijs
Bij het beheren van een archief is het dus belangrijk dat je de informatie telkens op dezelfde manier bewaart. Daarbij denk je vooraf na over het volgende: • selecteren Niet alle informatie heeft waarde en moet bewaard blijven. Je maakt een selectie van wat wel en niet bewaard moet worden. Vaak zijn hier binnen de organisatie richtlijnen voor. • opbergen Op welke manier berg je de stukken op? Doe je dit in ordners, archiefdozen of is het archief digitaal? • coderen en sorteren Als je iets in het archief bewaart, moet je het coderen. Door codering kun je logisch ordenen en sneller zoeken en vinden in het archief. Welke volgorde gebruik je bij het archiveren? Gebruiken je klantnaam, klantnummer, datum of onderwerp? Een veelgebruikte codering is klantnummer of, voor de financiële administratie, een factuurnummer. • opschonen Wanneer mogen documenten of bestanden verwijderd worden? Hoelang moeten bepaalde stukken bewaard worden?
be ro e
Selecteren en opbergen In elke organisatie gaat veel papierwerk om. Denk maar eens aan alle inschrijfformulieren voor een sportvereniging of de deelnamelijsten van animatieactiviteiten. Al deze gegevens worden bij elkaar bewaard. Het bewaren van deze gegevens heet archiveren. Archiveren kan zowel het bewaren van papieren als digitale bestanden zijn. Tegenwoordig wordt er steeds minder op papier bewaard en heb je bijna alleen nog maar te maken met digitale bestanden.
tB oo
m
Coderen en sorteren Het bijhouden van een archief is niet zo moeilijk. De uitdaging is het overzichtelijk houden van je archief en al je documenten. Alleen dan kun je de gegevens snel en gemakkelijk terugvinden. Voor het bewaren van geprinte papieren en digitale bestanden is het belangrijk dat je deze netjes sorteert en bijhoudt. Alle informatie die bij elkaar hoort verzamel je in een dossier.
C
op yr
ig h
Een goed archief is geordend en overzichtelijk. Archiveren in een dossier. Het is ingedeeld op bijvoorbeeld alfabet, thema of jaartal. Dat noem je ook wel een opberg- of coderingssysteem. Sommige van die systemen zijn ingewikkeld, omdat het om duizenden archiefstukken gaat. Op een school worden bijvoorbeeld van alle leerlingengegevens (zoals presentie, begeleidingsgesprekken en toetsresultaten) in een systeem bewaard.
13
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 5 Opbergsystemen
er w ijs
Zoek op internet naar opbergsystemen. Geef als zoekopdracht: opbergsystemen voor archief. Bekijk de verschillende websites. Maak een lijst van opbergsystemen die er zijn voor het archief. Beschrijf in het kort ook hoe de systemen werken.
Opdracht 6 Sorteren
1. 2. 3.
Manieren van sorteren
be ro e
b. Welke informatie sorteer jij nog meer?
ps on d
Misschien ben je je er niet bewust van, maar ook jij sorteert informatie. Denk maar eens aan je telefoon. a. Op welke manieren wordt informatie in je telefoon gesorteerd? Noem drie manieren.
tB oo
m
Sorteren op alfabet Het alfabet wordt veel gebruikt om te sorteren. De hoofdregel is dat je eerst moet kijken naar de eerste letter van de achternaam. De letter IJ wordt net zoals de letter Y tussen de X en de Z geplaatst. Zijn de eerste letters gelijk, dan kijk je naar de tweede letters enzovoort.
ig h
Zijn de achternamen gelijk, dan kijk je naar de eerste voorletter en zo nodig naar volgende voorletters. Korte namen gaan hierbij voor langere namen met dezelfde beginletters. Accenten in namen lees je als een gewone letter. De ë en de é zijn bij het sorteren op alfabet dus een gewone e.
C
op yr
Voorvoegsels als de, den, van de, van der, te, ten, ’t en ’s neem je eerst niet mee in het alfabetiseren. Pas als zowel achternaam als voorletters hetzelfde zijn, gaan deze een rol spelen. Heeft iemand een dubbele naam? Dan lees je die bij het alfabetisch sorteren als één naam. Bruins-de Vries wordt dus gelezen als Bruinsdevries.
14
Sorteren op nummer Sorteren op nummer noem je ook wel numeriek sorteren. Dit doe je bijvoorbeeld op basis van klantnummers, factuurnummers of bestelnummers. Bij numeriek sorteren kun je van hoog naar laag sorteren of van laag naar hoog.
Administreren
er w ijs
Chronologisch sorteren Sorteren op datum is chronologisch ordenen. Bij chronologisch ordenen kun je van heden naar verleden gaan of van verleden naar heden. Dit heet van hoog naar laag en van laag naar hoog. Er zijn vier manieren om een datum te noteren. De datum 12 maart 2018 kan als volgt opgeschreven worden: • 12-03-18 (DD-MM-JJ) • 03-12-18 (MM-DD-JJ) • 18-03-12 (JJ-MM-DD) • 18-12-03 (JJ-DD-MM).
ps on d
In de regel gebruiken we in Nederland bij een datumnotitie de eerste methode: dag, maand en dan jaar. Bij het werken op de computer wordt vaak de derde manier van datumnotatie in de naamgeving van een document gebruikt. Een voordeel hiervan is dat de bestanden op de juiste manier gesorteerd worden. Ook verandert de volgorde niet door het bewerken van de documenten.
be ro e
Sorteren op onderwerp Als je op onderwerp gaat sorteren, dan plaats je de stukken met hetzelfde onderwerp bij elkaar. Je kunt bijvoorbeeld alle stukken afkomstig van een leverancier bij elkaar bewaren.
m
Amber organiseert volgende maand een themadag op vakantiepark ‘Zonnestraal’. Ze weet dat er de afgelopen jaren heel wat themadagen zijn georganiseerd. Alle uitwerkingen van de eerdere themadagen zijn opgeslagen in het mapje Themadagen in de computer. Omdat Amber iets totaal anders wil doen, bekijkt ze de map met alle oude themadagen. Zo weet ze zeker dat ze niet iets zal organiseren wat al een keer eerder is gedaan.
tB oo
Opdracht 7 Namen ordenen
ig h
Noteer de NAW-gegevens van acht klasgenoten (naam-adres-woonplaats) en noteer de geboortedatums. Bepaal zelf of je de gegevens op papier of digitaal verzamelt. • Orden alle namen van de personen in je groep op alfabetische volgorde. Bepaal zelf of je sorteert op voornaam of op achternaam. • Orden daarna alle namen van de personen in je groep op geboortedatum. • Orden daarna alle namen van de personen in je groep op postcode. Op geboortedatum
Op postcode
C
op yr
Alfabetisch
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
15
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 8 Alfabetische volgorde Zet de namen op alfabetische volgorde. D.F.K. van de Veen
er w ijs
L.R. ten Vaals S. Valkenier H. Valk
ps on d
A.J. de Vries G. van der Vliet T.D. van Wijk T.H. Westra
be ro e
Q. Weelen
Opdracht 9 Facturen ordenen
Van je docent krijg je een stapel facturen. Gebruik stappenplan Facturen sorteren.
m
Stappenplan Facturen sorteren
tB oo
Orden de facturen. Bekijk de geordende facturen van een ander. Geef elkaar feedback. Vul na afloop voor jezelf de tabel in.
ig h
Feedback
Ik heb de facturen netjes op stapels geordend. Ik heb de facturen bij de juiste soort gelegd.
op yr
De soorten stapels zijn logisch gekozen. De facturen zijn op datum gelegd: de oudste bovenop, de jongste onderop.
C
Tops:
16
Tips:
Administreren
ps on d
er w ijs
Opdracht 10 Kaartspel ordenen
Opschonen
be ro e
Kijk naar het kaartspel. Op welke manieren kun je het kaartspel sorteren?
tB oo
m
Elke organisatie heeft stapels oud archiefmateriaal. Dit is materiaal dat niet meer actief gebruikt wordt, maar nog niet vernietigd mag worden. Dit materiaal wordt jaren in archiefdozen, vaak in de kelder of ergens op zolder, bewaard. Gelukkig maken we tegenwoordig heel veel gebruik van de computer en bewaren we vrijwel alles in de computer zelf of in een cloud. Door computers te gebruiken, neemt het archiveren van gegevens fysiek geen plaats meer in. De administratie wordt digitaal opgeslagen.
C
op yr
ig h
Een cloud is een opslagruimte voor bestanden die niet in de computer staan maar op een heel andere plek op de wereld. De informatie staat dan nog steeds in een computer, maar dan bij een computer van een bedrijf dat een cloud aanbiedt. Om bestanden op te slaan of te bekijken is een internetverbinding nodig.
De cloud.
17
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 11 De cloud
er w ijs
Veel organisaties slaan gegevens op in de cloud. a. Ga op je stage, werk of school na welke cloudoplossingen er gebruikt worden.
be ro e
c. Wat zijn voor- en nadelen van opslag in de cloud?
ps on d
b. Welke gegevens worden in de cloud opgeslagen?
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
m
Dossiers zijn een verzameling van meerdere gegevens over een onderwerp of persoon. Zo zal de personeelsadministratie van een organisatie van elke werknemer een dossier bijhouden. Daarin zitten dan onder andere je arbeidsovereenkomst en de verslagen van gesprekken over jouw functioneren.
C
op yr
ig h
tB oo
Persoonlijke gegevens zijn privé. Daar moet op een goede manier mee omgegaan worden. Je mag verwachten dat gegevens uit jouw dossier niet zomaar door iedereen gelezen en gebruikt kunnen worden. Daarom zijn er regels over de bescherming van je privacy. Ditzelfde geldt natuurlijk voor je gasten of sporters. Ook jij moet op een correcte manier met deze vertrouwelijke gegevens omgaan.
18
Bij het omgaan met persoonsgegevens heb je te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze wet staat bijvoorbeeld dat dossiers van gasten bewaard worden op een afgesloten plek. Ook mogen medewerkers een dossier alleen inzien of gebruiken als zij hier vanuit hun werk ook mee te maken hebben. Als gasten vragen welke persoonsgegevens het bedrijf over hen heeft opgeslagen, moeten bedrijven dat vertellen. Verder is het niet toegestaan om persoonsgegevens zomaar aan anderen ter beschikking te stellen. Ook hiervoor gelden de privacyregels.
Administreren
Opdracht 12 AVG
Opdracht 13 Persoonsgegevens Vertrouwelijk
be ro e
Bekijk het filmpje. a. Wat is een ander woord voor vertrouwelijk?
ps on d
er w ijs
Iedere sporter bij ons heeft een ‘sportdossier’. Als een sporter gaat starten, noteren we eerst allerlei gegevens. We vragen aan de sporter wat het doel van zijn bezoek is. Ook noteren we gewicht, vetpercentage en lichaamsmaten. Sporters kunnen bij ons persoonlijke begeleiding krijgen. De voortgang wordt dan opgeschreven in het dossier. Afgelopen maandag stond ik achter de receptie. Er kwam een sporter die graag wilde weten welke gegevens over hem bij ons bekend waren. De sporter zei dat hij het recht had om dat te weten, volgens de AVG. Welke gegevens moet je geven?
m
b. Welke soorten vertrouwelijke informatie zijn er?
tB oo
c. Hoe heet de wet die personen beschermt tegen verkeerd gebruik van deze gegevens?
C
op yr
ig h
d. Bedenk een voorbeeld van wat er kan gebeuren met persoonsgegevens als je die zomaar doorgeeft aan iemand anders.
19
Administratieve werkzaamheden
Informatie uitwisselen Informatie vastleggen doe je niet zomaar. Je hebt er een bedoeling mee. Vaak gaat het om informatie waar de organisatie zelf behoefte aan heeft, maar het kan ook gaan om informatie waar anderen belang bij hebben.
ps on d
Opdracht 14 Informatie uitwisselen
er w ijs
Hoe dan ook, de informatie die vastgelegd is wordt uitgewisseld met anderen. Soms is dat een collega of een leidinggevende, maar je kunt de informatie ook uitwisselen met andere organisaties. Als medewerker sport en recreatie moet je je collega’s laten weten waar ze de informatie kunnen vinden.
be ro e
Op je stage, werk of school wordt informatie uitgewisseld met andere organisaties. a. Geef drie voorbeelden van informatie die uitgewisseld wordt over studenten.
b. Geef drie voorbeelden van informatie die medewerkers sport en recreatie uitwisselen met andere organisaties. 1. 2.
C
op yr
ig h
tB oo
m
3.
20
PROGRAMMA’S EN SYSTEMEN Programma’s en systemen
ps on d
er w ijs
Het administratief verwerken van gegevens gebeurt met programma’s en systemen op een computer. Veel gegevens worden geregistreerd in een database. Een database is een softwarepakket waar je heel veel gegevens (= data) in kunt opslaan. Je kunt deze gegevens ook weer snel en gemakkelijk terugvinden. Naast het gebruikmaken van een database, maak je ook gebruik van een aantal andere programma’s. Hierna volgt een overzicht van enkele programma’s en systemen waarmee je als medewerker sport en recreatie veel in aanraking komt: • e-mail • Word • Excel • PowerPoint en Prezi • reserveringssystemen • ledenadministratiesystemen.
m
be ro e
E-mail Als je werkt in een organisatie, krijg je meestal een mailadres van je werkgever. Het e-mailadres heeft jouw naam, maar is eigendom van de organisatie. Dit betekent niet dat jouw mailbox en de berichten daarin zomaar door de werkgever gelezen mogen worden. Als werknemer mag je dit mailadres alleen maar gebruiken voor doeleinden die met het werk te maken hebben. Privémail versturen mag niet. Als je uit dienst gaat, wordt het mailadres opgeheven. Meestal zorgt de organisatie er dan voor dat verzenders een bericht ontvangen met daarin de naam iemand die jouw taken overneemt.
tB oo
Structuur van een e-mailbericht Of je nu bij een sportschool of een vakantiepark aan het werk bent, overal komt e-mail binnen. Als medewerker sport en recreatie stuur of beantwoord jij ook e-mail. Belangrijk bij het sturen van nieuwe e-mail en het beantwoorden ervan is dat je dit in correct Nederlands doet. Laat daarom altijd je getypte berichten controleren, voordat je deze verstuurt. Het is namelijk niet professioneel als de ontvanger een e-mail krijgt die vol staat met spelfouten.
C
op yr
ig h
Voor het opstellen en het schrijven van een mailbericht gelden dezelfde regels als bij het opstellen van een brief. De structuur van een mailbericht ziet er zo uit: 1. inleiding Geef in dit deel aan waar de mail over gaat. 2. middenstuk 3. slot 4. ondertekening De meeste organisaties hebben regels voor de ondertekening van mailberichten. Soms is de ondertekening (of e-mailhandtekening) standaard in het mailprogramma opgenomen en hoef je niet zelf te ondertekenen. De handtekening wordt dan automatisch aan je e-mail toegevoegd. Naast afsluiting en naam van de afzender, staan in de handtekening vaak de functie van de afzender en de adresgegevens van de organisatie.
21
m
Een e-mailhandtekening.
be ro e
ps on d
er w ijs
Administratieve werkzaamheden
tB oo
Opdracht 1 Werk en privé
Werk voor deze opdracht samen met twee klasgenoten. Website E-mail op werk
op yr
ig h
Bekijk de website. Lees het artikel en ga er met elkaar over in gesprek. Wat is jullie mening over dit onderwerp? Schrijf de uitkomsten van jullie gesprek op een A4’tje. Bespreek de uitkomsten van de discussies klassikaal.
C
Opdracht 2 Opstellen van een mailbericht
22
Bij de bestelling van de wekelijkse boodschappen voor de sportkantine is iets fout gegaan. In plaats van een pak koffiemelk heb je een doos met koffiemelk ontvangen. Bij controle van de bestelling heb je ontdekt dat je per ongeluk zelf een fout hebt gemaakt in de bestellijst. Je overlegt met je leidinggevende. Hij stelt voor dat je een mailbericht stuurt aan de leverancier. Hierin leg je je fout uit en vraag je of het mogelijk is om de doos om te ruilen voor een pak. Je leidinggevende zegt dat hij graag op de hoogte wil blijven van de mailwisseling. Het mailadres van je leidinggevende is s.vandijk@centrumbosweg.nl. Je hebt van het bedrijf alleen het algemene mailadres: klantenservice@supermarkt.nl.
Programma’s en systemen
be ro e
ps on d
er w ijs
Schrijf de e-mail.
m
Do’s-and-don’ts bij het gebruik van e-mail
tB oo
Omdat e-mail een snel medium is, brengt dit ook een aantal gevaren met zich mee. De belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. persoonlijk contact gaat voor e-mail 2. het onderwerp van de e-mail aangeven 3. gebruik Aan-, CC- en BCC-regel 4. gebruik bijlagen 5. doorsturen.
C
op yr
ig h
1. Persoonlijk contact gaat voor e-mail Een gevaar van e-mail is dat het gebruikt wordt voor alle communicatie en dat persoonlijk contact minder wordt. Realiseer je dat persoonlijk contact erg belangrijk is. Stuur een collega die naast je zit geen e-mail, maar stel de vraag (zo mogelijk) persoonlijk. 2. Geef duidelijk het onderwerp van de e-mail aan In ieder mailprogramma kun je aangeven wat het onderwerp van je e-mail is. Gebruik deze regel goed en geef het onderwerp duidelijk en kort aan. 3. Het gebruik van Aan-, CC- en BCC-regel Bij het opstellen van je e-mail zet je in het veld Aan het e-mailadres van de geadresseerde(n). Je gebruikt dit veld als de e-mail voor één persoon is, maar ook als het bericht voor meerdere personen is. De geadresseerden kunnen de namen en de e-mailadressen van elkaar zien en lezen.
23
Administratieve werkzaamheden
er w ijs
Het veld voor CC gebruik je wanneer je het mailbericht ter informatie ook aan anderen stuurt. De geadresseerden die in de CC-lijst staan hoeven niets met het bericht te doen. Vraag je steeds af of het noodzakelijk is dat mensen op de hoogte zijn van de mail. Zo niet, gebruik dan geen CC.
ps on d
Als laatste is er het BCC-veld. Net als CC, kun je BCC gebruiken om meerdere mensen een kopie van het mailbericht te sturen. Bij gebruik van BCC kunnen de geadresseerden elkaars naam en mailadres niet zien. Door gebruik van BCC blijft de privacy van de ontvangers gewaarborgd.
be ro e
4. Gebruik van bijlagen Met een mailbericht heb je de mogelijkheid om een bijlage te versturen. Het kan gaan om een tekstbestand, een afbeelding of een filmpje. Dit bestand voeg je toe aan je e-mail. In veel gevallen is het pictogram voor het verzenden van een bijlage een paperclip. Let er bij het verzenden op dat de bijlagen niet te groot zijn. Grote bestanden vragen veel van het netwerk en kunnen het systeem vertragen. Wil je grote bestanden delen, dan kun je dit doen via een service als OneDrive of WeTransfer.
tB oo
m
5. Doorsturen Heb je een mailbericht ontvangen en wil je dit doorsturen naar iemand anders, let dan goed op de inhoud van het bericht. Het kan namelijk zijn dat het bericht al tussen meerdere personen heen-en-weer is gegaan. Stuur jij het naar iemand anders, weet dan zeker dat er in voorgaande reacties geen zaken staan die de nieuwe ontvanger beter niet kan lezen.
Opdracht 3 Spelletjesochtend
C
op yr
ig h
Het recreatieteam ‘Actief!’ wil laten weten dat er op woensdagmiddag 12 september een speciale activiteit is. Die dag, van 9.15 uur tot 11.45 uur, zullen er allerlei spelletjes gedaan worden op het plein voor de receptie. Het is een feestelijke middag met leuke activiteiten. Het team zoekt ook nog ouders die willen komen helpen bij de spelletjes. Mochten er nog vragen zijn, of willen ouders zich aanmelden om te helpen, dan kunnen de ouders contact opnemen met jou. Schrijf de e-mail aan de ouders over de spelletjesochtend.
24
Programma’s en systemen
Binnen veel bedrijven wordt voor het verwerken van teksten, het maken van brieven, verslagen en rapporten gebruikgemaakt van Word. Het programma is een tekstverwerker. Als Word er bij jou anders uitziet dan op de afbeeldingen in dit boek, heb je een oudere of nieuwere versie.
er w ijs
Word
Lees meer in de Handleiding Word. Handleiding Word
be ro e
ps on d
Basisbegrippen Basisbegrippen voor Word zijn: • het lint Het lint is de werkbalk aan de bovenkant van je document. • tabbladen Deze noem je ook wel tabs. Je vindt ze aan de bovenzijde van het lint. Als je op een tab klikt, komen er nieuwe mogelijkheden tevoorschijn. • groepen Het tabblad is verdeeld in groepen. De namen van de groepen staan onderaan. In het tabblad Start zie je bijvoorbeeld de groepen Klembord, Lettertypen, Alinea en Stijlen.
m
Opdracht 4 Het menu van Word
C
op yr
ig h
tB oo
Zet de omschrijving in de pijlen. Gebruik de woorden: het lint, tabblad en groep.
Lay-out
Bij het maken van een verslag, brief of ander stuk is het van belang dat je rekening houdt met de lay-out. Met lay-out is de opmaak bedoeld: hoe ziet het eruit op een pagina. Bij het vak Nederlands heb je waarschijnlijk al geleerd welke indeling een sollicitatiebrief moet hebben. De indeling is onderdeel van je lay-out.
25
Administratieve werkzaamheden
er w ijs
Onderdelen van de lay-out zijn: • indeling (titels, alinea’s) • lettertype en lettergrootte • vetgedrukte en cursieve (schuine) letters • kaders en randen • marges • afbeeldingen • kolommen.
Een goede lay-out zorgt ervoor dat een lezer het stuk graag wil lezen. Is de lay-out rommelig, dan gaat de lezer het niet lezen en komt je boodschap niet duidelijk over.
ps on d
Je ziet een voorbeeld van een lay-out zoals gebruikt op een website. Er is gekozen voor een grote foto aan de bovenkant van de pagina. De titel van het stuk staat boven de foto. Het artikel is niet verdeeld over kolommen.
ig h
tB oo
m
be ro e
Oost west thuis best
C
op yr
Vrijwel iedereen boven de 40 jaar kan zich de volgende situatie heel goed voor de geest halen. Het is september, locatie een kantoorpand ergens in Nederland, tijdstip 11.00 uur ’s ochtend, groepje collega’s staat bij de koffiemachine: ‘En hoe was jouw vakantie? Top man, rondreis Thailand gedaan, gaaf! En jij? "Eh, ben toch maar in eigen land gebleven… de Veluwe.”
26
Pfff, arme sloeber. Vakantievieren in eigen land was pak hem beet 10 tot 20 jaar geleden niet bepaald stoer. Nee, hoe vérder je reisbestemming, hoe meer indruk op familie, vrienden, buren en collega’s. Een vakantie in het buitenland voelde kennelijk meer aan als vakantie dan in eigen land blijven. Bleef je in Nederland, dan bazuinde je dat zeker niet rond.
Programma’s en systemen
er w ijs
In mijn tijd als PR man bij het Nederlands Bureau voor Toerisme en Toerisme & Recreatie AVN was het vaak lastig om Nederlandse reisjournalisten (het vak bloggen bestond toen überhaupt nog niet) te porren voor lekker-weg-in-eigen-land-persreizen. Journalisten zijn ook maar mensen, de keuze tussen een trip naar een Europese of intercontinentale bestemming versus een paar dagen naar De Weerribben was snel gemaakt. Tijdens onze wereldreis in 1996-1997 stonden we soms stomverbaasd over de beperkte vakantiebeleving van Nederlanders in hun eigen land: ‘Nee, we zijn nog nooit in Kinderdijk of Twente geweest’, hoor je van een Nederlands echtpaar aan de voet van de Borobudur tempelcomplex in Java.
ps on d
Naast vele desastreuze effecten van COVID-19 heeft de pandemie zeker ook gunstige bijwerkingen: schoner klimaat, beter hygiëne, vindingrijkheid en creativiteit nemen toe. Én nu dus ook ongekende belangstelling voor een vakantie in eigen land!
be ro e
In weerwil van alle goedbedoelde marketinginspanningen van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) en de miljoenen euro’s geïnvesteerd in Lekker weg in eigen land promotie, COVID-19 is het ‘beste’ en meeste effectieve PR instrument voor het binnenlands toerisme. Wie oh wie had ooit gedacht dat reuzen als TUI en Corendon - die bestaan bij de gratie van vakanties naar het buitenland - zouden gaan adverteren voor een vakantie in eigen land!
m
Nood breekt wetten. Opeens is Nederland bij Nederlanders hot en gewild. Weliswaar noodgedwongen maar dat deert niet. In kranten, op websites en in blogs gaan reisverhalen nu primair over Nederlandse attracties en bestemmingen met als intro…’Ik wist niet dat Nederland zo mooi is!’. Nogal logisch, je had het nauwelijks serieus verkend.
tB oo
Linksom of rechtsom, eindelijk is er erkenning voor een van de mooiste landen op aarde. Voor wie het wil zien. Bron: https://www.nritmedia.nl/blogs/196/oost-west-thuis-best/?topicsid=.
C
op yr
ig h
Tips voor een juiste lay-out: • In Word zitten heel veel verschillende lettertypen. Zorg ervoor dat je in één stuk niet verschillende lettertypen gebruikt. Kies een lettertype dat goed leesbaar is. Het lettertype Lucinda Handwriting is leuk voor een sinterklaasgedicht, maar past minder goed in een verslag. Veelgebruikte lettertypes zijn Verdana en Arial. Dit zijn simpele lettertypes die goed leesbaar zijn. Gebruik bij voorkeur grootte 10. • Gebruik in je stuk alleen afbeeldingen die horen bij de tekst en die iets toevoegen. Als je een verslag schrijft over een stagedag en je hebt het over het verzorgen van de post, dan is een afbeelding van een brievenbus wel goed. Een plaatje van een smiley omdat je dat leuk vindt, hoort er niet bij. Het zegt niets over de tekst. • Beperk het gebruik van plaatjes. • Maak bij een verslag gebruik van een voorblad met titel, een inhoudsopgave en paginanummering.
27
Administratieve werkzaamheden
Opmaken in Word
ps on d
be ro e
Kolommen Met de optie Kolommen kun je aangeven in hoeveel kolommen je je tekst op de pagina wilt hebben.
er w ijs
Afdrukstand Met de functie Afdrukstand kun je de pagina staand of liggend afdrukken.
m
Opdracht 5 Oost West Thuis Best
tB oo
Download het artikel ‘Oost West Thuis Best’ en bewerk de lay-out van het artikel voor een tijdschrift. • Het artikel moet in twee kolommen. • Je kiest je eigen lettertype. • Je bepaalt zelf de afdrukstand en de marges. • Je kiest een eigen, passende afbeelding. Geef hierbij aan wat de bron van de afbeelding is.
ig h
Oost West Thuis Best
C
op yr
Koptekst en voettekst
28
Een koptekst is een korte tekst die boven aan elke pagina van een document wordt afgedrukt. Bij een voettekst staat de tekst onder aan de pagina. In een kop- en voettekst kun je niet alleen een tekst zetten, je kunt ook informatie laten invoegen door Word zelf. Bijvoorbeeld een datum of een paginanummering. Of een afbeelding.
Programma’s en systemen
Met de knop Paginanummer zet je automatisch op alle bladzijdes het paginanummer. Als je een pagina toevoegt of verwijdert, dan zorgt Word ervoor dat de paginanummers goed blijven.
ps on d
Wil je geen nummer op de eerste pagina? Dubbelklik naast je kop- of voettekst. Er verschijnen extra opties. Zet een vinkje voor Eerste pagina afwijkend. Vanaf nu zal Word deze pagina geen kop- en voettekst geven.
er w ijs
De tekst die je als koptekst invoert, verschijnt op alle pagina’s. Hetzelfde geldt voor de optie Voettekst. De tekst die je daar invoegt verschijnt onder aan elke pagina.
be ro e
Stijlen Op het tabblad Start staat de groep Stijlen. In deze groep kun je kiezen uit verschillende stijlen voor je document. Iedere stijl heeft een eigen lettertype. Wil je een ander thema kiezen? Dan ga je naar de tab Ontwerpen. Hier kun je onder de knop Thema’s uit veel verschillende stijlen kiezen.
m
Opdracht 6 Bewerken in Word
C
op yr
ig h
tB oo
Gebruik een pagina van een Word-document. Bijvoorbeeld een document voor je studie. Deze pagina ga je bewerken: • Kopieer de pagina naar een leeg Word-document en sla het document op als ‘pagina origineel’. • Voeg een kop- en voettekst toe. • Voeg een paginanummer toe. • Verander de stijl. • Voeg een illustratie toe. • Sla de bewerkte pagina op als ‘pagina bewerkt’.
Automatische inhoudsopgave Als je gebruikmaakt van de opties Kop 1 en Kop 2 in het Stijlenmenu, dan kan Word automatisch een inhoudsopgave maken. Het maken van een automatische inhoudsopgave begint met het maken van je tekst. Vanaf het begin van het schrijven van je tekst moet je bij hoofdstukken (titels) en tussenkopjes (subtitels) die terug moeten komen in de inhoudsopgave, gebruikmaken van de knoppen Kop 1 en Kop 2 in het Stijlenmenu.
29
Administratieve werkzaamheden
be ro e
ps on d
er w ijs
Voordat je de titel van een hoofdstuk gaat typen, klik je eerst in het lint onder de tab Start in de groep Stijlen op de knop met als naam Kop 1. Typ nu de titel van het hoofdstuk. Aan het einde van je zin druk je op Enter en je cursor gaat naar de volgende regel. Meteen wordt de stijl weer teruggezet naar het standaardlettertype. Je kunt nu verdergaan met het typen van tekst. Wil je na afloop ook de tussenkopjes (of subtitels) in de inhoudsopgave hebben? Dan moet je de tussenkopjes typen met de optie Kop 2. Als je klaar bent, kun je de inhoudsopgave door Word laten maken. Via het tabblad Verwijzingen kun je een inhoudsopgave invoegen. Als je later een kopje aanpast of toevoegt kun je met één klik de inhoudsopgave aanpassen.
Een pagina met Kop 1-tekst als hoofdstuktitel en Kop 2-tekst als tussenkop.
C
op yr
ig h
tB oo
m
Voorblad Via Invoegen kun je kiezen uit een aantal voorbladen. De voorbladen zijn aan te passen. Dit doe je door het onderdeel aan te klikken. Klik je op [Titel van document], dan kun je deze tekst aanpassen en je eigen titel invoegen.
30
Programma’s en systemen
Opdracht 7 Lay out Gebruik het bestand. Bestand Lay-out
er w ijs
Bekijk de filmpjes. Lay-out 1 Lay-out 2 Lay-out 3
be ro e
ps on d
Deze tekst heeft geen goede lay-out. Verbeter de lay-out: • Zet de marges onder, boven, links en rechts op 2,5 cm. • Kies een passend lettertype. • Maak de titels groter dan de rest van de tekst. • Maak de letters zwart. • Zet de tekst vanaf een subtitel steeds op een nieuwe pagina. • Plaats een koptekst in de tekst. • Verwerk gegevens. • Plaats een voettekst met daarin jouw naam, de datum en een paginanummer. • Maak een voorblad, bedenk zelf de tekst die erop moet staan. Voeg een foto toe als je dat passend vindt. • Maak een automatische inhoudsopgave. • Sla het bestand op onder de naam Lay-out Versie 1.
Opdracht 8 Poster in Word
tB oo
m
Voor vakantiepark De Witte Duinen ga je in Word een poster maken voor het animatieprogramma. Op de poster staan de activiteiten van één week vermeld. Elk dagdeel (ochtend, middag en avond) is er minimaal één activiteit. Maak een mooie poster door gebruik te maken van kleuren en afbeeldingen. Gebruik het stappenplan Poster maken.
ig h
Stappenplan Poster maken
Opdracht 9 Word-document
C
op yr
Je verbetert een Word-document dat je al eens maakte. Pak bijvoorbeeld een opdracht die je uitwerkte, een document dat je voor je werk of stage moest maken of een brief die je schreef en waarvan je denkt dat die beter kan. Overleg met je docent welk document je kiest. Verbeter het Word-document door bijvoorbeeld afbeeldingen en tabellen te gebruiken. Verfraai je tekst met een mooi lettertype. Gebruik als het nodig is gekleurde, onderstreepte, vette en/of schuine letters om je document nog helderder te maken. Zorg ook dat je lettertype niet te groot of te klein is voor je doelgroep. Gebruik eventueel ook een andere stijl, kop- of voetteksten, paginanummers en de automatische inhoudsopgave. Misschien maak je zelfs nog een voorblad. Wissel je document uit met twee anderen. Geef elkaar feedback en verwerk eventueel de feedback.
31
Administratieve werkzaamheden
Vul na afloop voor jezelf de tabel in. Feedback
Ik gebruik afbeeldingen als dat mijn document beter maakt. Ik gebruik tabellen als dat mijn document beter maakt. Ik gebruik een mooi en helder lettertype. Ik gebruik gekleurde, onderstreepte, vette en/of schuine letters om mijn document nog helderder te maken.
er w ijs
Mijn Word-document is in correct Nederlands geschreven.
ps on d
Ik zorg ervoor dat de grootte van mijn lettertype aansluit bij de doelgroep. Tops: Tips:
be ro e
Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Je kunt een overzichtelijke tabel maken in Word. Die kun je als bijlage bij je e-mail stoppen. Dat ziet er zo uit: Datum in dienst
Datum uit Reden dienst
J. van de Geest
1 oktober 1978
1 oktober 2018
Afdeling, functie
15 mei 2017 15 mei 2018 Einde Facilitair, contract Medewerker
op yr
ig h
A. 1 december Per direct Veronesi 2009
Bijzonderheden
Pensioen Magazijn, Chef Wil graag een afscheid met voorraadborrel beheer
tB oo
M. al Mahdi
m
Naam
Oneervol Kassaontslag* medewerker
Wil graag blijven, maar nu geen budgettaire ruimte, later misschien mogelijkheden? *Problemen op afdeling, meer info verkrijgbaar bij afdelingsmanager
C
Je maakt een tabel in Word als je informatie goed wilt rangschikken én als je niet wilt rekenen. Informatie blijft zo goed leesbaar. Gebruik nooit spaties of tabjes als je rijen of kolommen wilt maken.
32
Programma’s en systemen
Opdracht 10 Weekprogramma Gebruik stappenplan Word - Tabel maken. Stappenplan Word - Tabel maken
Maak de opdracht van Junus.
Gebruik het stappenplan Word – Tabel maken. Stappenplan Word - Tabel maken
ps on d
Opdracht 11 Ledenadministratie in Word
er w ijs
Junus heeft van zijn docent de opdracht gekregen om een weekprogramma voor een vakantiepark te bedenken. Junus maakt dit weekprogramma in Word. In Word kan hij werken met kleuren en tabellen. Zo zorgt hij ervoor dat zijn weekprogramma overzichtelijk wordt. Hij slaat zijn weekprogramma op als document ‘animatie’.
be ro e
Er is niet altijd direct tijd om een nieuwe sporter in het systeem te zetten. Vaak liggen er daarom bij de sportbalie losse blaadjes waarop sporters hun gegevens kunnen invullen. Deze gegevens worden dan achteraf in het systeem verwerkt. a. Hoe zit zo’n formulier eruit? Wat hoort erop te staan?
tB oo
m
b. Maak nu zelf in Word een aanmeldingsformulier voor nieuwe leden. Zorg voor duidelijkheid en overzicht. Ook mogen er natuurlijk geen belangrijke gegevens ontbreken. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
Opdracht 12 Ordenen in Word
ig h
Gebruik stappenplan Word - Tabel maken. Stappenplan Word - Tabel maken
C
op yr
Maak een overzicht van een aantal gegevens in een tabel in Word. Kies zelf welke gegevens je in de tabel zet. Overleg met je docent welke gegevens je kiest. Bijvoorbeeld: • alle uitslagen van de wedstrijden van je favoriete voetbalclub van het afgelopen jaar • soorten kapsels die in de mode zijn met de naam van het model, de lengte van het haar, kleur, moeilijk of makkelijk te maken, een foto of tekening erbij • merken en typen elektrische auto’s, met bijvoorbeeld actieradius en prijsklasse • cursusaanbod op de sportschool met soorten training (bijvoorbeeld cardio, kracht, lenigheid enzovoort), duur van de trainingen, groepsles of individueel enzovoort • alle vakken die je dit jaar op school volgt met bijvoorbeeld het aantal studiepunten, het soort examen, de docent enzovoort.
33
Administratieve werkzaamheden
Uitvoeren Maak in een Word-bestand een tabel waarin je de informatie ordent. Maak je tabel netjes en goed leesbaar: • Zorg voor kopjes boven je kolommen. • Werk als het nodig is met vet, cursief, onderstreept of kleuren om je tabel duidelijker te maken.
er w ijs
Sla je bestand op onder de naam Tabel 1 en dan je eigen naam. Bedenk nu drie dingen die je in je tabel kunt veranderen. Dat zijn mutaties. Schrijf de drie mutaties op een apart vel papier. Verander ze nog niet in je tabel.
ps on d
Wissel je tabel uit met de tabel van een ander. Geef de ander de mutaties voor jouw tabel. Laat de ander jouw mutaties doorvoeren. Bekijk zelf de tabel van de ander en voer zijn mutaties door. Sla je bestand op onder de naam Tabel 2 en dan je eigen naam. Terugkijken Bespreek met de ander jullie tabellen. Bespreek ook hoe het doorvoeren van de mutaties ging. Vul na afloop voor jezelf de tabel in.
be ro e
Feedback
Ik heb geschikte gegevens gekozen om te ordenen in een Word-tabel. Ik heb alle gegevens verzameld die ik nodig heb.
Ik heb een ontwerp op papier gemaakt voordat ik in Word aan de slag ging.
m
Ik heb een overzichtelijke en nette tabel in Word gemaakt.
Ik heb alle gegevens die ik heb verzameld in de Word-tabel opgenomen.
tB oo
Ik heb drie mutaties bedacht voor mijn tabel. Ik heb de drie mutaties van een ander in zijn tabel correct doorgevoerd. Tops:
ig h
Tips:
C
op yr
Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
34
Programma’s en systemen
Excel is een spreadsheetprogramma. Spreadsheet betekent letterlijk rekenblad. Je kunt met het programma Excel dus allerlei berekeningen uitvoeren. Dit varieert van simpel een rijtje met getallen optellen, tot en met het maken van zeer ingewikkelde berekeningen op basis van wiskundige formules. Als Excel er bij jou anders uitziet dan op de afbeeldingen in dit boek, heb je een oudere of nieuwere versie.
ps on d
Basisbegrippen In Excel zie je dezelfde begrippen en vormgeving als in Word.
er w ijs
Excel
m
be ro e
• het lint Het lint is de werkbalk aan de bovenkant van je document. • tabbladen Deze noem je ook wel tabs. Je vindt ze aan de bovenzijde van het lint. Als je op een tab klikt, komen er nieuwe mogelijkheden tevoorschijn. • groepen Het tabblad is verdeeld in groepen. De namen van de groepen staan onderaan. In het tabblad Start zie je bijvoorbeeld de groepen Klembord, Lettertypen, Uitlijning, Getal, Stijlen, Cellen en Bewerken.
C
op yr
ig h
tB oo
Het werkblad In Excel spreek je van werkbladen. De werkbladen zijn te vergelijken met het ruitjespapier van de rekenlessen. Op een werkblad is een aantal begrippen van belang: • De vakjes noem je cellen. • Een verticale rij is een kolom, deze worden aangeduid met de letters A tot en met XFD. • Een horizontale rij is een regel, deze worden aangeduid met de cijfers 1 tot en met 1.048.576.
35
Administratieve werkzaamheden
Je ziet een groene rand verschijnen om deze cel. Je kunt nu op twee manieren de opdracht geven om de berekening te maken. De moeilijke manier is dat je zelf de formule voor de berekening gaat typen. De makkelijke manier is dat je het Excel laat bedenken.
ps on d
Eerst de moeilijke manier. Excel moet weten welke berekening hij moet doen. Deze opdracht geef je met een formule.
er w ijs
Rekenen met Excel Excel kan rekenen met de gegevens die in cellen zijn ingevoerd. Er kunnen allerlei verschillende berekeningen uitgevoerd worden. Je telt bijvoorbeeld een rij willekeurige getallen bij op. Je hebt de getallen in het werkblad in de cellen staan. Je wilt in cel A6 het totaal van de getallen in cel A1 tot en met cel A5 hebben. Klik dan cel A6 aan.
be ro e
Een formule in Excel begint altijd met een =-teken. Na het =-teken schrijf je de opdracht. Bij optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen begint de opdracht met het woord SOM. In deze opdracht maak je gebruik van rekensymbolen. Excel kent deze symbolen: +
voor het optellen van getallen
-
voor het aftrekken van getallen
/
voor het delen van getallen
*
voor het vermenigvuldigen van getallen
tB oo
m
In ons voorbeeld moet Excel de getallen van cel A1 tot en met cel A5 bij elkaar gaan optellen. De formule in cel A6 is dan als volgt: = SOM(A1+A2+A3+A4+A5)
Als je deze formule invoert in cel A6, dan zul je zien dat Excel de getallen bij elkaar gaat optellen.
ig h
Voor het delen, aftrekken en vermenigvuldigen bouw je de formule op dezelfde manier op. Stel, je wilt de getallen in de cellen A1 tot en met A5 niet bij elkaar optellen, maar van elkaar aftrekken, dan ziet de formule er als volgt uit:
C
op yr
= SOM(A1-A2-A3-A4-A5)
36
Programma’s en systemen
In plaats van cellen kun je Excel met een formule ook getallen bij elkaar laten optellen. Als je invoert als formule =SOM(5+5+5), dan zal Excel in de cel waarin je deze formule hebt gezet het antwoord 15 plaatsen.
er w ijs
Op deze manier kun je ook een formule maken waarbij Excel een getal en de waarde van een cel bij elkaar gaat optellen. De formule =SOM(A1+10) werkt dus ook. Lees meer in de handleiding Excel.
Opdracht 13 Formules in Excel Zoek op internet de formule voor de berekening. Handeling
ps on d
Handleiding Excel
Formule
be ro e
Je wilt de leeftijd berekenen van een persoon op basis van de geboortedatum. Je wilt het gemiddelde berekenen van de getallen die staan in de cellen A1 tot en met A10.
tB oo
Formules in Excel
m
Je wilt de getallen in de cellen A1 tot en met A5 bij elkaar optellen.
Er is ook een gemakkelijke manier. Excel kan zelf ook formules invoeren. In Excel zit de AutoSom-functie. Met deze functie kan Excel zelf bedenken wat de bedoeling is en een voorstel voor een te gebruiken formule doen.
C
op yr
ig h
In het lint onder de tab Start, in de groep Bewerken, vind je een klein aantal standaardformules. Wil je ingewikkeldere formules gebruiken, dan kun je in het lint onder de tab Formules kijken.
37
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 14 Werken met Excel
be ro e
a. Wat is de gemiddelde lengte van jouw klas?
ps on d
er w ijs
Met de functie ‘Autosom’ kun je optellen. Naast het optellen kun je met deze functie ook gemiddeldes berekenen. In deze opdracht ga je aan de slag met het berekenen van de gemiddelde lengte van jouw klas. Hoe ga je te werk: • Open Excel. • Maak nu zelf een tabel. • De eerste kolom geef je als kop ‘naam’. • De tweede kolom geef je als kop ‘lengte in centimeters’. • In de eerste kolom zet je de namen van alle leerlingen. • In de tweede kolom zet je hun lengte (alleen het getal, er hoeft geen cm achter te staan). • Meet de lengte van iedereen in de klas of vraag alle lengtes op. • Maak de tabel netjes op. Denk aan de breedte van de kolommen, een kleurtje voor je kolomkoppen en het gebruik van randen. • Selecteer nu de hele kolom waar de lengte staat. • Klik op Autosom. • Kies voor de optie ‘gemiddelde’.
tB oo
m
b. Uiteraard kun je deze opdracht ook gebruiken voor het uitrekenen van andere gemiddeldes, zoals: schoenmaat, cijfer voor de laatstgemaakte toets, reisafstand in kilometers van thuis tot school. Kies een onderwerp, vul de tabel in en bereken het gemiddelde.
Celeigenschappen
C
op yr
ig h
Een ander handig hulpmiddel in Excel is dat je kunt aangeven wat de eigenschappen zijn van een cel. Als je bijvoorbeeld aangeeft dat de celeigenschap valuta is, dan zal Excel vanaf dat moment de getallen in deze cellen automatisch voorzien van een valutateken. Je klikt met de rechtermuisknop op de cel waarvan je de eigenschappen wilt aanpassen. Klik in het menu dat nu verschijnt op de optie Celeigenschappen. In het venster dat nu verschijnt, kun je een aantal eigenschappen van de cel aanpassen. In de eerste tab kun je aangeven wat de inhoud van de cel is. Is de inhoud geld, dan kies je voor de optie Valuta en geef je aan welk valutasymbool Excel moet gebruiken.
38
Vanaf nu zal Excel voor ieder getal dat je typt in cel A1 automatisch een euroteken plaatsen. Vanaf nu weet Excel dat de getallen die in deze cel staan geldbedragen zijn.
ps on d
er w ijs
Programma’s en systemen
tB oo
m
be ro e
Met de tab Lettertype kun je het lettertype voor een cel aanpassen. De tab Rand kun je gebruiken om randen te zetten om een cel of een groep cellen. Met de tab Opvulling kun je cellen een kleur geven. Op deze manier kun je heel simpel een tabel als de volgende maken.
ig h
Sorteren met Excel Excel heeft de mogelijkheid om getallen en ook woorden te sorteren. Je kunt in Excel sorteren van hoog naar laag en van laag naar hoog.
C
op yr
Sorteren kan alleen in een kolom, dus van boven naar beneden. Sorteren van getallen die in een regel naast elkaar staan, kan Excel niet. Een kolom sorteren doe je met de knop Sorteren en filteren in het lint onder de tab Start in de groep Bewerken. Bij het sorteren van een kolom klik je op de eerste cel van de kolom en daarna klik je op Sorteren. De hele kolom wordt gesorteerd. Wil je alleen een aantal cellen sorteren, dan is dit ook mogelijk. Selecteer de cellen die gesorteerd moeten worden, klik op Sorteren en filteren en de cellen worden gesorteerd op de wijze die jij hebt aangegeven.
39
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 15 Gebruik van Excel
er w ijs
Voor welke administratieve werkzaamheden op je stage of in je toekomstige beroep kun je Excel gebruiken? Geef voorbeelden.
Bekijk het filmpje over Excel.
ps on d
Excel
ig h
tB oo
m
be ro e
Bekijk de tabel.
C
op yr
Maak de tabel na in Excel. Zorg dat de kosten ‘Totaal’ automatisch uitgerekend worden.
40
Programma’s en systemen
Opdracht 16 Rekenen met Excel Bekijk de filmpjes. Kosten 1 Kosten 2
ps on d
er w ijs
Een recreatieteam heeft een uitje gepland met tien ouderen naar de dierentuin. De kosten zijn: • twee kleine busjes voor een hele dag, inclusief benzine: 150 euro per busje • parkeerkosten: 15 euro per busje • kaartjes voor de dierentuin: tien kaartjes met 65+-korting voor 12 euro per stuk en vier kaartjes voor de begeleiders voor 17 euro per stuk • koffie, thee en fris: 100 euro • lunch: 175 euro. Gebruik Excel om een berekening te maken van de totale kosten.
Opdracht 17 Financiële administratie in Excel
tB oo
m
be ro e
a. Vul in Excel voor één week al je inkomsten (geld dat je binnenkrijgt) en uitgaven (geld dat je uitgeeft) in (zie volgend voorbeeld).
ig h
b. Voor het optellen maak je gebruik van de functie ‘Autosom’ op het tabblad ‘Start’ (zie rode cirkel). Deze functie telt alles voor jou op. c. Geef het werkblad de naam ‘weekoverzicht’ en sla het bestand als ‘Financiën’. d. Gebruik een nieuw werkblad. Geef dit werkblad de naam ‘maandoverzicht’.
C
op yr
Voor het vak ‘Loopbaan en burgerschap’ moet je een maand lang bijhouden hoeveel geld je binnenkrijgt en hoeveel geld je uitgeeft. Je administreert al deze gegevens in Excel. e. Voor het optellen maak je gebruik van de functie ‘Autosom’ op het tabblad ‘Start’ (zie rode cirkel). Deze functie telt alles voor jou op. f. Vergeet niet het bestand op te slaan. g. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
41
Administratieve werkzaamheden
Grafieken in Excel
Excel kan heel simpel getallen en gegevens omzetten naar een grafiek. In de afbeelding zie je de inkomsten per maand. Deze gegevens kun je omzetten in een grafiek.
ps on d
Wil je een ander type grafiek dan aanbevolen? Klik dan op de tab Alle grafieken. Je kunt nu een keuze maken uit alle typen grafieken die Excel kan maken.
er w ijs
Excel kan gegevens ook omzetten naar grafieken. Een grafiek is een grafische weergave van gegevens. Met een grafiek kun je een heleboel getallen laten zien in een plaatje.
Wil je de grafiektitel aanpassen? Dubbelklik op de tekst Grafiektitel en je kunt deze aanpassen. Wil je de kleuren aanpassen? Klik dan op het knopje met de kwast naast de grafiek.
C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
Je kunt een grafiek ook als afbeelding in een Word-document plakken. Je kunt de grafiek kopiëren met behulp van de rechtermuisknop. Daarna kun je de grafiek plakken in een Word-document.
42
Programma’s en systemen
Opdracht 18 Grafieken maken in Excel Bekijk het filmpje. Cijfers
Geboortecijfer
1950
229718
1960
239128
1970
238912
1980
181294
1990
197965
2009
184915
2010
184397
2011
180060
2012
be ro e
ps on d
Jaar
er w ijs
In de tabel zie je de geboortecijfers in Nederland van 1950 tot en met 2013. Neem de tabel over in Excel en maak hiervan een lijngrafiek.
175959
2013
171341
Opdracht 19 NVWA
C
op yr
ig h
tB oo
m
Laatst hebben we in onze keuken een controle gehad van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). De NVWA komt ieder jaar langs. Ze maken geen afspraak. De laatste keer hebben ze bij het controleren van de keuken gevraagd naar het logboek met de temperatuurlijst. Ik wist niet dat we dat moesten bijhouden. De controleur van de NVWA heeft mij uitgelegd dat ik iedere dag de temperatuur van de koelkast moet registreren op een lijst. Op deze lijst moet de datum staan, het tijdstip van controle, de temperatuur en wie de temperatuur heeft gecontroleerd. Na het bezoek van de NVWA heb ik meteen op de computer een schema gemaakt in Excel. In deze lijst verwerk ik nu de gegevens. De volgende keer als de NVWA komt, heb ik dan een mooi overzicht. a. Maak het logboekformat in Excel. Het format moet voldoen aan deze eisen: • Het heeft vier kolommen: datum, tijdstip, temperatuur en naam controleur. • De koptitels zijn vet gedrukt. • Het heeft ruimte voor het invullen van twintig dagen. • Het heeft de juiste celeigenschappen, dus de cellen in de kolom Datum zijn ingesteld voor een datumnotitie. b. Sla het bestand op onder de naam ‘Logboek’. c. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
43
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 20 Voortgangskaart afvallen
tB oo
m
PowerPoint of Prezi
be ro e
ps on d
er w ijs
Vandaag heb ik de gegevens van een aantal klanten van het fitnesscentrum in Excel verwerkt. De gegevens zijn van klanten die bij ons centrum komen omdat ze willen afvallen. We begeleiden de mensen tijdens de fitness en geven tips en adviezen voor een gezonde leefstijl. Iedere week wegen we de klanten. Het gewicht noteren we op een voortgangskaart. Deze gegevens verwerk ik dan in Excel. Ik vul in de eerste kolom de datum in van het weegmoment en in de tweede kolom het gewicht. In de Excel-sheet die ik heb gemaakt, worden de gegevens omgezet in een lijngrafiek. Zo kan de klant meteen zien of hij is afgevallen. a. Maak een format voor de voortgangskaart in Excel. Het format moet voldoen aan deze eisen: • Het heeft twee kolommen: datum, gewicht. • De koptitels zijn vetgedrukt. • Het heeft ruimte voor het invullen van twintig meetmomenten. • Het heeft de juiste celeigenschappen, dus de cellen in de kolom Datum zijn ingesteld voor een datumnotitie. • De gegevens worden omgezet in een lijngrafiek. b. Sla het bestand op onder de naam ‘Voortgangskaart’. c. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
C
op yr
ig h
PowerPoint en Prezi zijn programma’s waarmee je een presentatie kunt ondersteunen. Docenten in de klas, sprekers bij een presentatie, verkopers die iets demonstreren, vaak gebruiken ze PowerPoint (PPT) of Prezi.
44
Voorbeelden waarbij je een presentatieprogramma kunt gebruiken: • bij een presentatie in de klas • op je werk als je een draaiboek hebt gemaakt dat je wilt toelichten • ter ondersteuning van een instructie • als je wilt vertellen over je werkzaamheden op je stage.
Programma’s en systemen
Opdracht 21 PowerPoint of Prezi Maak een presentatie van wat je in dit thema hebt geleerd.
er w ijs
Gebruik de stappenplannen: • Presentatie maken - 1 of Presentatie maken - 2 • Presentatie voorbereiden en geven. Stappenplan presentatie maken - 1 Stappenplan presentatie maken - 2 Stappenplan Presentatie voorbereiden en geven
be ro e
ps on d
a. Zet op een rij wat je allemaal wilt laten zien. Bijvoorbeeld een samenvatting van de theorie, dingen die je bijzonder vond om te leren, dingen waar je trots op bent. Je kunt ook dingen opnemen die je nog moeilijk vindt; daaraan wil je bijvoorbeeld nog werken. Schrijf op welke afbeeldingen je wilt gebruiken. Goede afbeeldingen maken je presentatie levendiger en duidelijker. Bespreek de opzet van je presentatie met je docent.
tB oo
m
b. Maak je presentatie met PowerPoint. c. Maak dezelfde presentatie met Prezi. d. Welke presentatie heeft je voorkeur? PowerPoint of Prezi? Leg uit waarom je kiest voor PowerPoint of voor Prezi.
e. Je gaat de presentatie geven aan een groep klasgenoten. f. Maak je presentatie. Geef je presentatie voor de groep. Vraag om feedback. Vul na afloop de tabel in.
ig h
Feedback
Mijn presentatie is in correct Nederlands geschreven.
C
op yr
Mijn presentatie is duidelijk. Ik gebruik afbeeldingen die mijn presentatie levendig en duidelijk maken. Mijn presentatie laat zien wat ik in dit thema heb geleerd. Tops: Tips:
Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
45
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 22 Presenteren
ps on d
er w ijs
a. Maak een presentatie over jezelf als medewerker sport en recreatie. Je bepaalt zelf waarover je het wilt hebben. Bijvoorbeeld: • Waarom heb jij voor deze opleiding gekozen? • Wat maakt jou tot een goede medewerker sport en recreatie? • Wat wil je nog allemaal leren als medewerker sport en recreatie? • De ervaringen die je op je stageadres hebt opgedaan. b. Stem je onderwerp af met je docent. c. Bereid je presentatie voor en kies voor PowerPoint of Prezi. d. Geef de presentatie aan een groep klasgenoten en vraag om feedback. e. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
Reserveringssysteem
be ro e
Vakantieparken maken gebruik van reserveringssystemen. Een reserveringssysteem heeft onder andere de volgende functies: • adressen toevoegen • reserveringen maken • planbord (overzicht van plaatsen en bezetting) • zoekfunctie voor het snel vinden van bestaande adressen en gemaakte reserveringen • overzicht check-ins en check-outs • overzicht betalingen.
C
op yr
ig h
tB oo
m
Op de volgende afbeelding zie je het planbord van het programma Tibos. De cijfers 1 tot en met 20 staan voor het aantal plaatsen. Dit park heeft twintig toeristenplaatsen. Ook zie je de kleuren rood, oranje en groen. Rood betekent dat er nog niets is betaald, oranje betekent dat er een gedeelte is betaald en groen betekent dat alles is betaald. Op het planbord kun je dus snel zien wie er betaald heeft en wie niet.
46
Programma’s en systemen
Opdracht 23 Reserveringssystemen
er w ijs
Er bestaan reserveringssystemen voor verschillende branches. a. In welke branche wordt Tibos, het reserveringssysteem uit ons voorbeeld, gebruikt?
b. Zoek op internet naar reserveringssystemen. Noteer voor drie verschillende branches een voorbeeld van een reserveringssysteem.
2. 3.
Ledenadministratiesysteem
ps on d
1.
be ro e
Voor het bijhouden van het aantal deelnemers aan de activiteit maak je gebruik van presentielijsten. Dit gebeurt op verschillende manieren. Als het om een vaste groep gaat, kan het belangrijk zijn om precies bij te houden wie er aanwezig zijn. Bij sommige activiteiten zijn de personen niet belangrijk, maar gaat het alleen om de aantallen. In weer andere gevallen registreer je het geslacht van de sporters of de leeftijdscategorie waartoe ze behoren.
tB oo
m
Bij sportverenigingen of commerciële sportaanbieders als fitnesscentra moet de sporter vaak lid worden. De kans is dan groot dat je te maken krijgt met het bijhouden van de ledenadministratie. In de meeste digitale systemen kun je de persoon terugvinden door zijn naam of zijn lidmaatschapsnummer in te toetsen. De lidmaatschapscategorie geeft je inzicht in bijvoorbeeld het aantal jeugdleden en ouderen dat je hebt. Dit kan handig zijn bij het organiseren van bepaalde evenementen voor een specifieke leeftijdscategorie.
C
op yr
ig h
Sportscholen en sportverenigingen werken met ledenadministratiesystemen. In dit systeem worden alle gegevens van leden bewaard. De volgende standaardgegevens komen in de meeste ledenadministraties voor: • naw-gegevens (naam, adres, woonplaats) • e-mailadres • geslacht • geboortedatum • lidmaatschapsnummer • lid sinds • lidmaatschapscategorie • actief/niet-actief • contributiecode • datum laatste betaling • datum laatste wijziging lidmaatschap.
47
ps on d
er w ijs
Administratieve werkzaamheden
Ledenadministratiesysteem
be ro e
Voor een goedlopende ledenadministratie is het belangrijk te weten wie er wijzigingen mag aanbrengen. Als iedereen dat doet, heb je binnen de kortste keren een bestand met gegevens die niet meer betrouwbaar zijn. Het is ook belangrijk om goed op de privacy te letten. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat welke informatie op welke manier vastgelegd mag worden en wie hier inzage in mag hebben. Zelfs adresgegevens en telefoonnummers van mensen mogen niet zomaar rondslingeren en voor iedereen toegankelijk zijn. Vraag je leidinggevende wat de afspraken over privacy in het bedrijf zijn.
m
Opdracht 24 Ledenadministratie
ig h
tB oo
Verschillende organisaties hebben een ledenadministratie. Een sportvereniging voor hun sporters, een fitnesscentrum voor hun klanten en een recreatiecentrum voor hun gasten. a. Zoek contact met een organisatie waar een ledenadministratiesysteem gebruikt wordt en ga na welk systeem ze gebruiken.
op yr
b. Naast persoonsgegevens worden er ook andere gegevens geregistreerd. Geef drie voorbeelden. 1.
2.
C
3.
48
c. Zijn er afspraken gemaakt over de privacy? Welke?
Programma’s en systemen
De moderne sport- en recreatiebranche De wereld om ons heen verandert heel snel door de komst van steeds meer digitale hulpmiddelen. Ook als medewerker sport en recreatie kom je in aanraking met deze veranderingen en trends.
er w ijs
Digitaliseringstrends in de branche: • het inspiratiescherm • de onbemande sportscholen • virtuele (groeps)lessen • inchecken zonder personeel • Google Glass/virtual reality.
be ro e
ps on d
Het inspiratiescherm (touchscreen) biedt gasten informatie over het recreatiebedrijf én de omgeving. Er staat bedrijfsinformatie op, zoals het animatie- of sportprogramma, openingstijden en andere praktische en commerciële informatie. Ook staan er toeristische tips en evenementen op. Het is een onlinesysteem en wordt continu geüpdatet met nieuwe informatie, bijvoorbeeld de weersvoorspelling. Dit scherm hangt vaak op een centrale plaats in de buurt van het frontoffice. De gast kan hier zelf mee aan de slag en op zoek gaan naar een uitje dat bij hem en zijn medereizigers past.
m
Onbemande sportscholen zijn in opkomst. Iedereen wil graag zijn eigen tijd indelen en sporten wanneer het hem uitkomt. Vandaar dat er steeds meer sportscholen zijn die 24/7 (24 uur per dag, 7 dagen in de week) geopend zijn. ’s Nachts is er vaak geen personeel aanwezig. De sportschool is dan onbemand. De sporters kunnen de deur openen met hun pasje en zo toch sporten. In verband met de veiligheid hangen er camera’s en zijn er alarmknoppen, mocht zich een noodgeval voordoen.
C
op yr
ig h
tB oo
In plaats van te kijken en luisteren naar een ‘echt’ persoon, kun je tegenwoordig ook sportlessen volgen vanaf een groot scherm. Je kijkt dan naar het scherm en ziet en hoort zo welke oefeningen je moet doen. Dit is virtual fitness.
49
Administratieve werkzaamheden
er w ijs
Inchecken bij het vakantiepark gebeurt tegenwoordig niet meer altijd door de frontofficemedewerker. Op steeds meer bedrijven wordt gewerkt met een digitale check-in desk. De check-in desk helpt je bij het inchecken en geeft je de sleutel van de door jou geboekte accommodatie. Nadat je thuis de boeking hebt gemaakt, krijg je een code (barcode of cijferreeks) toegestuurd per mail. Deze kun je bij de check-in desk invoeren of scannen, waarna het scherm je de sleutel geeft en de weg wijst.
m
be ro e
ps on d
Google Glass is een computer in de vorm van een bril, waarop je alle informatie kunt vinden die je nodig hebt. Bijvoorbeeld toeristische informatie. Google Glass is voorzien van een camera, microfoon, speaker en een oordopje, waardoor het mogelijk is om foto’s te maken, video en audio op te nemen en te luisteren. Virtual reality is een techniek waarmee je een andere werkelijkheid kunt ervaren. Het is vrij eenvoudig: een VR-bril combineren met een hoofdtelefoon en je gasten hebben toegang tot de meeste virtuele belevingen.
tB oo
Opdracht 25 De moderne sportschool Bekijk het filmpje over virtual fitness. Virtual fitness
In het filmpje is duidelijk te zien hoe de moderne techniek wordt toegepast in de sportschool.
ig h
Hoe maakt deze sportschool gebruik van de moderne techniek? Benoem vijf voorbeelden. 1.
op yr
2. 3. 4.
C
5.
50
Programma’s en systemen
Opdracht 26 Voor- of nadelen?
er w ijs
In de sport- en recreatiebranche wordt steeds meer gebruikgemaakt van digitale snufjes (digitalisering), zoals virtuele sportlessen. a. Noem een voordeel van virtuele sportlessen.
ps on d
b. Noem een nadeel van virtuele sportlessen.
C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
c. Volg jij zelf liever een virtuele sportles of toch liever een les die door een medewerker sport en recreatie wordt gegeven? En waarom?
51
FINANCIËLE ADMINISTRATIE Financiële administratie
er w ijs
Financiële administratie is een verzamelnaam voor alles wat met het bijhouden van geldzaken te maken heeft. Denk hierbij aan het opmaken van de kassa, het bijhouden van een kasboek en het afhandelen van betalingen.
ps on d
Het opmaken van de kassa houdt in dat je aan het begin van iedere werkdag en aan het eind van iedere werkdag al het aanwezige geld in de kassa telt. Aan het begin van de dag weet je dan hoeveel geld er in kas zit. Heb je te weinig kleingeld, dan vul je dit aan. Het kassaprogramma kan jou aan het eind van de dag vertellen hoeveel contant geld er in de kassa moet zitten. Jij telt het geld dat daadwerkelijk in de kassa zit en zo weet je of je kassa klopt of niet. Als je kassa niet klopt, heb je een kasverschil. Een kasverschil betekent dat je te veel of juist te weinig geld in de kassa hebt. Dit kan gebeuren, maar is natuurlijk niet de bedoeling. Informeer altijd je leidinggevende op het moment dat jij een kasverschil hebt.
be ro e
De kleine kas In veel organisaties is er een kleine kas. Dit is een kas met geld voor het doen van kleine aankopen die niet op rekening gekocht kunnen worden. Het gaat hier om kleine bedragen. Het totale bedrag in de kleine kas zal dan ook laag zijn. Een voorbeeld van een uitgave uit de kleine kas is het kopen van een kaartje voor een zieke collega. Vaak is de kleine kas in beheer bij één persoon. De kleine kas wordt gevuld door iemand die de financiën in het bedrijf beheert.
tB oo
m
Het geld in de kleine kas kan niet zomaar uitgegeven worden. Aankopen met geld uit de kleine kas moeten verantwoord worden met aankoopbewijzen. Als je geld uit de kleine kas meeneemt, moet je dus altijd zorgen voor een bonnetje van de aankopen. Het wisselgeld en het bonnetje gaan in de kleine kas. Aan het einde van de maand zal de verantwoordelijke voor de kleine kas de kas gaan opmaken. Hierbij worden de bonnen verwerkt in een kasboek. De bedragen worden geteld en er wordt gekeken of de inhoud van de kas nog juist is en er geen geld mist.
ig h
Opdracht 1 De kleine kas
C
op yr
Beschrijf hoe op jouw school, stage of werkplek wordt omgegaan met de kleine kas. Vertel: • hoe de kleine kas eruitziet • waarvoor de kleine kas gebruikt wordt Geef drie voorbeelden. • wie de kleine kas beheert • wie de kleine kas bijvult • hoe de aankopen worden bijgehouden Worden bonnetjes in de kleine kas bewaard? En een kasboek bijgehouden? • waarop speciaal gelet moet worden.
52
Financiële administratie
Kasboek
Kasboek Datum
Omschrijving
20-8
Huur fietsen
€ 102,00
20-8
Borg fietsen
€ 300,00
20-8
Teruggave borg fietsen
20-8
Pucknickmand
20-8
Huur fluisterboot
20-8
Borg fluisterboot
20-8
Teruggave borg fluisterboot
Totaal uitgaven
Uitgaven
ps on d
€ 300,00
€ 40,00
€ 40,00
€ 50,00
be ro e
Totaal inkomsten
Inkomsten
er w ijs
Vaak wordt bij de sport- en verhuurbalie gebruikgemaakt van een kasboek. In een kasboek noteer je alle inkomsten en uitgaven chronologisch (in volgorde van tijd). Hierna zie je een voorbeeld van een ingevuld kasboek.
€ 50,00
€ 532,00
Opbrengst (inkomsten - uitgaven =)
€ 350,00
€ 182,00
tB oo
m
Zoals je ziet, staat de borg zowel bij inkomsten als bij uitgaven. Dit komt omdat je gasten eerst borg betalen, het geld komt dan dus in jouw kassa. Op het moment dat je gasten de gehuurde spullen terug komen brengen en alles is in orde, geef jij de borg terug. Het geld voor de teruggave van de borg haal je uit de kassa.
C
op yr
ig h
Betalen, zeker van kleine bedragen, gebeurt nog steeds contant. Wel wordt steeds meer gepind; ook kleine bedragen. Tegenwoordig kun je ook contactloos met je pinpas kleine bedragen betalen. Het gaat dan om bedragen tot 25 euro. Bedrijven hebben meestal een voorkeur voor pinnen. Het voorkomt fouten en het is veiliger. Wanneer je betalingen afhandelt, moet je er met je gedachten goed bijblijven. Zeker bij contante betalingen moet je veel handelingen verrichten. Denk goed na over het bedrag dat betaald moet worden en het wisselgeld dat je terug moet geven. Laat je bij het afhandelen van betalingen ook niet afleiden of opjagen door de (wachtende) gasten. Daardoor kun je fouten maken!
53
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 2 Kasboek van Lotte
ps on d
er w ijs
Dit zijn de inkomsten en uitgaven van Lotte in juni: • Op 3 juni gaat ze shoppen. Ze koopt voor € 45,- nieuwe schoenen. • Op 6 juni maakt ze schoon bij haar oma. Daar krijgt ze € 10,- voor. • 8 juni betaalt ze haar telefoon: € 20,-. • Op 11 juni doet ze boodschappen voor € 35,-. • 12 juni betaalt ze haar abonnement op de sportschool. Dit kost € 10,-. • 14 juni gaat ze uit. Ze geeft € 15,- uit. • Op 19 juni gaat ze naar de bioscoop. Het kaartje kost € 9,-. • Op 22 juni doet ze boodschappen voor € 45,-. • Ze verdient € 800,- per maand. Op 25 juni krijgt ze haar salaris. • Lotte huurt een flat voor € 350,- per maand. Op 26 juni betaalt ze de huur. • Op 27 juni doet ze boodschappen voor € 20,-. • Voor gas, water en licht betaalt ze op 28 juni € 5,-.
Vul het kasboek van Lotte voor de maand juni in. Reken het totaal uit van de inkomsten en de uitgaven. Omschrijving
3 juni
Schoenen
6 juni
Schoonmaken
8 juni
Telefoon
11 juni
Boodschappen
12 juni
Abonnement sportschool
14 juni
Uitgaan
19 juni
Bioscoop
22 juni
Boodschappen
26 juni 27 juni
m
Salaris Huur
Boodschappen
Gas, water en licht
ig h
28 juni
tB oo
25 juni
Totaal
C
op yr
Over
54
Inkomsten
be ro e
Datum
Uitgaven
Financiële administratie
Opdracht 3 Je eigen kasboek Vul je eigen kasboek in. Houd een week lang al je inkomsten en uitgaven bij.
Nummer
Datum
Omschrijving
Inkomsten € € €
Totaal Over
Uitgaven
€ € € €
ps on d
€
er w ijs
Voorbereiden Gebruik de tabel, of maak een eigen tabel op papier of in Excel. a. Als beginsaldo schrijf je het bedrag op dat je deze week te besteden hebt.
€
€
€
€
€
€
be ro e
Uitvoeren Laat je kasboek aan je docent zien. Vraag om feedback. Terugkijken
b. Vul na afloop voor jezelf de tabel in.
m
Feedback
tB oo
Ik heb alle bonnetjes van mijn uitgaven bewaard en genummerd. Ik heb de nummers van de bonnetjes op de juiste plek in mijn kasboek geschreven. Ik heb mijn inkomsten opgeschreven.
ig h
Bij mijn inkomsten staan de datum en een omschrijving. Ik heb mijn uitgaven opgeschreven. Bij mijn uitgaven staan de datum en een omschrijving.
C
op yr
Mijn kasboek ziet er netjes uit. Tops: Tips:
c. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
55
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 4 Digitaal kasboek
Begroting en budget
be ro e
ps on d
er w ijs
Ik merk bij ons in de sportschool dat mensen flexibel willen kunnen sporten. De ene week of maand hebben ze meer tijd dan de andere en niet iedereen wil dan vastzitten aan een abonnement. Op de sportschool waar ik werk, hebben we daar een systeem voor bedacht. Het werkt met strippenkaarten. De mensen kopen een strippenkaart en als ze komen sporten, dan stempelen we het af op de strippenkaart. De strippenkaarten zijn bij mij in beheer. Mensen kunnen bij mij een kaart kopen voor € 24,95 per stuk. Ik registreer alles in een kasboek. Het geld dat we verdienen met de verkoop van de kaarten gebruiken we voor promotieacties. Laatst nog hebben we in het centrum appels uitgedeeld. De bonnetjes bewaar ik en ik schrijf de uitgaven op in het kasboek. Aan het einde van de maand controleer ik de kas. Als er meer dan € 100 in de kas zit, dan stort ik dit met het bankpasje van de zaak op de rekening. a. Bedenk zelf een opzet voor het kasboek in Excel. Verwerk de gegevens in het Excelbestand. Het format moet voldoen aan deze eisen: • De koptitels zijn vet gedrukt. • Het is voor zes maanden. • Het heeft de juiste celeigenschappen, dus de cellen in de kolom Datum zijn ingesteld voor een datumnotitie en de cellen voor bedragen zijn ingesteld op valuta. • Het telt automatisch de inkomsten en uitgaven bij elkaar op en berekent ook het actuele saldo. b. Sla het bestand op onder de naam ‘Kasboek-1’. c. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
tB oo
m
Organisaties werken vaak met begrotingen. Een begroting is een schatting van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Als een bedrijf een begroting maakt voor een jaar, dan zetten ze in een tabel wat ze aan inkomsten verwachten en wat daartegenover zal staan aan uitgaven. Een voorbeeld van een begroting kan zijn: Maand
€ 500,00
Februari
€ 1.200,00
€ 455,00
Maart
€ 1.200,00
€ 266,00
April
€ 1.200,00
€ 788,00
Mei
€ 1.200,00
€ 255,00
Juni
€ 1.200,00
€ 122,00
Juli
€ 1.200,00
€ 300,00
Augustus
€ 1.200,00
€ 111,00
September
€ 1.200,00
€ 187,00
Oktober
€ 1.200,00
€ 23,00
op yr
C 56
Uitgaven € 1.200,00
ig h
Januari
Inkomsten
Financiële administratie
Inkomsten
Uitgaven
November
€ 1.200,00
€ 33,00
December
€ 1.200,00
€ 15,00
Totaal
€ 14.400,00
€ 3.055,00
Over
€ 11.345,00
er w ijs
Maand
Bedrijven kunnen op basis van de begroting een budget vaststellen voor een afdeling of dienst binnen een bedrijf.
be ro e
ps on d
Begroting en budget kun je als volgt zien: • begroting Overzicht van de te verwachten inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode (een jaar of langer). • budget Planning op korte termijn. Een budget is een bedrag aan toegestane kosten, waarbinnen een taak uitgevoerd moet worden. Meer geld krijg je meestal niet, ook al zijn de kosten hoger dan begroot. Vallen de kosten hoger uit, dan zal er bezuinigd moeten worden. Lees meer in Verdiepingsstof - Omgaan met financiën. Verdiepingsstof - Omgaan met financiën
Opdracht 5 Kleine kas, begroting en budget
m
Verbind de omschrijving met het juiste begrip. Kasboek
Dit is een overzicht van inkomsten en uitgaven.
Aankoopbewijzen
Dit bewaar je voor het verantwoorden van de kas.
Kleine kas
Een planning op korte termijn van toegestane kosten.
Een begroting
Het opmaken van de kas.
De bonnetjes worden verwerkt in het kasboek
Een overzicht van te verwachten inkomsten en uitgaven.
Een budget
C
op yr
ig h
tB oo
Met dit geld kun je kleine aankopen doen.
57
ADMINISTRATIE BIJ DE VERHUURBALIE Administratie bij de verhuurbalie
tB oo
m
be ro e
ps on d
er w ijs
Op de meeste vakantieparken wordt onderscheid gemaakt tussen het frontoffice en de verhuurbalie. Bij het frontoffice komen gasten om in te checken, vragen te stellen of om storingen door te geven. Bij de verhuurbalie wordt sport- en spelmateriaal uitgeleend of verhuurd, zoals fietsen, skelters en bolderkarren, midgetgolfsticks, jeu de boulesset, waterfietsen, (tennis)rackets en -ballen, doeltjes en netten, dvd’s en boeken en barbecues met toebehoren.
Fietsverhuur.
ig h
Als medewerker sport en recreatie ben je vaak bij de verhuurbalie te vinden. Je bent het aanspreekpunt als het gaat om wat de gast allemaal kan lenen en huren. Uiteraard is het jouw doel om de gast perfect van dienst te zijn.
C
op yr
Bij de verhuurbalie liggen allerlei materialen die je kunnen helpen tijdens het gesprek met de gast. Zo ligt er bij de verhuurbalie altijd een verhuurlijst. Op deze lijst kan de gast zien wat er allemaal verhuurd wordt. Ook staan de prijzen en de eventuele borg hierop vermeld. Borg is het geld dat de gast boven op de huurprijs betaalt. Op het moment dat de gast de gehuurde materialen weer in de juiste staat inlevert, krijgt hij de borg terug. Heeft de klant iets stukgemaakt, dan wordt dit bedrag van de borg afgehaald.
58
Aan jou de taak om je in te lezen in de producten die je verhuurt, zodat je de gast ook alle informatie kunt geven.
Administratie bij de verhuurbalie
Prijs (per dag)
Fiets Kinderfiets Elektrische fiets Step (volwassene) Step (kind) Mountainbike Kindermountainbike Bolderkar
Borg € 17,00 € 10,00 € 20,00 € 17,50 € 5,00 € 20,00 € 12,50 € 7,00
Prijs per uur
Tennisbaan Tennisracket (inclusief tennisballen) Midgetgolfclub met bal Jeu de boules Fitnessruimte Sauna Verhuur watersport
€ 8,00 € 3,00 € 3,00 € 2,50 € 5,00 € 5,00
ps on d
Verhuur sport- en spelmateriaal
€ 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00
er w ijs
Verhuur fietsen
Prijs per uur
€ 40,00 € 5,00 € 7,50 € 3,00
Te koop
tB oo
m
Zwembadkaart volwassene Zwembadkaart kind Tennisballen (3 stuks) Jeu de boulesset Fietskaart Bidon Picknickmand
be ro e
Fluisterboot Kano Waterfiets Zwemvest
€ 50,00
€ 4,00 € 2,00 € 7,00 € 15,00 € 5,00 € 2,50 € 10,00 per persoon
C
op yr
ig h
Prijslijst verhuur.
59
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 1 Verhuur Bij deze opdracht werk je samen met een klasgenoot. Je voert een gesprek met een gast en bespreekt de ‘Prijslijst verhuur’ uit de theorie. Verdeel de rollen en wissel een keer van rol.
er w ijs
Het gesprek gaat over de activiteiten die jouw gast met zijn gezin (twee volwassenen en drie kinderen) de komende week wil ondernemen. Je stelt drie verschillende activiteiten voor. a. Noteer de drie activiteiten. 1. 3.
Verhuurcontract
be ro e
b. Maak een overzicht van de kosten.
ps on d
2.
C
op yr
ig h
tB oo
m
Zodra je gast weet wat hij wil huren, maak jij het verhuurcontract in orde. Op het verhuurcontract staan de adresgegevens van de gast vermeld, op welke plaats hij verblijft en zijn reserveringsnummer. Ook noteer je hierop wat je gast huurt, voor welke periode hij iets huurt, wat de prijs hiervan is en of er borg betaald moet worden. Nadat je alles hebt ingevuld, zetten zowel jij als je gast een handtekening op dit contract.
Bootverhuur.
60
Administratie bij de verhuurbalie
VERHUURCONTRACT Naam Straat en huisnr. Postcode + plaats Telefoonnummer
Naam medewerker: Jesse De heer Van der Wielen Laaghuis 4 1234 AB Venlo 06-12345678
Nummer standplaats Reserveringsnummer
345 1244
er w ijs
Gegevens huurder
Wat wordt verhuurd/verkocht? (artikel + nummer)
Aantal
Prijs per stuk
Periode
Totaal
Fluisterboot nummer 8
1
€ 40,00
1 dag
€ 40,00
Picknickmand 4 personen
1
€ 40,00
ps on d
€ 40,00
Borg
€ 50,00
Totaal te betalen door huurder
€ 130,00
Huurvoorwaarden
be ro e
De huurder verklaart: • de genoemde producten ontvangen te hebben • het gehuurde alleen op de daarvoor bestemde wijze te gebruiken • het gehuurde met zorg te behandelen zodat er geen schade ontstaat • er zorg voor te dragen dat het gehuurde niet vermist raakt • Ongeregeldheden, waaronder schade en vermissing, komen voor de rekening van de huurder en moeten direct gemeld worden aan de verhuurder. Bij latere uitgifte of eerdere inlevering is het volledige huurbedrag verschuldigd.
tB oo
m
Borg De huurder krijgt de borg terug nadat het gehuurde is ingeleverd. Bij eventuele schade of vermissing bepaalt onze technische dienst de omvang van de schade. Deze wordt verrekend met de borg.
C
op yr
ig h
Einde contract Het contract eindigt na het inleveren van het gehuurde, na het verstrijken van de huurperiode of zo veel eerder als het gehuurde compleet is ingeleverd en de kosten zijn voldaan. Indien aanwijzingen van de verhuurder niet worden opgevolgd, kan de verhuurder het contract met onmiddellijke ingang eenzijdig ontbinden, waarna de huurder het gehuurde met toebehoren direct dient in te leveren en de gemaakte kosten direct te betalen. De huurder heeft geen recht op restitutie van (een deel van) de huursom. Plaats, datum:
Handtekening huurder:
Handtekening verhuurder:
Nadat je het verhuurcontract in orde hebt gemaakt, maak je de factuur of bon in orde. Op de bon staat vermeld wat je gast aan huur en borg moet betalen.
61
Administratieve werkzaamheden
1
Datum
20-08
Naam gast
De heer Van der Wielen
Naam medewerker
Jesse
Omschrijving
Aantal
Bedrag
Fluisterboot
1
€ 40,00
Picknickmand
4 personen
€ 40,00
ps on d
Bonnummer
er w ijs
BON SPORT- EN VERHUURBALIE
Borg
€ 50,00
Totaal
€ 130,00
Paraaf bij voldaan
be ro e
JD
Het verhuurcontract en de bon worden op de computer ingevuld, daarna uitgeprint en aan je gast meegegeven. Sla ook bij verhuur alles goed en geordend op, zodat je reserveringen gemakkelijk terug kunt vinden.
tB oo
m
Zodra je de reservering hebt gemaakt en je gast de procedures hebt uitgelegd, handel je de betaling af. Je gast kan ervoor kiezen om contant of met de pin te betalen. Als alles betaald is, kun je de gehuurde materialen overhandigen. Zorg ervoor dat je je gast de juiste instructies geeft, zodat hij dat wat hij huurt ook volledig en veilig kan gebruiken.
C
op yr
ig h
Na afloop van de huurperiode komt je gast de gehuurde spullen terugbrengen. Vraag bij het innemen van materialen altijd aan je gast hoe hij het gehad heeft en of alles naar wens was. Controleer ook altijd of je de materialen in de juiste staat terugkrijgt: is alles nog heel en compleet? Als dat zo is, kun je borg teruggeven. Is er iets stuk, dan kun je een bepaald bedrag van de borg afhalen. Je gast krijgt dan dus minder geld terug. Overleg dit altijd met je leidinggevende!
62
Administratie bij de verhuurbalie
Opdracht 2 Verhuurgesprek Bij deze opdracht werk je samen met een klasgenoot.
ps on d
er w ijs
Een student is de baliemedewerker, de ander de gast. De gast komt met een vraag naar de sport- en verhuurbalie. Aan de baliemedewerker de taak de gast zo goed mogelijk te helpen en het verhuurcontract in te vullen. De gast wil met zijn drie gezinsleden in het weekend enkele recreatieve activiteiten ondernemen. a. Zoek in 'Prijslijst verhuur' de verhuurprijs en eventuele borg op voor het huren van: • 1 tennisbaan • 2 tennisrackets • 4 elektrische fietsen • 2 mountainbikes • 1 waterfiets • 2 jeu de boulessetjes. Verhuur fietsen
Prijs (per dag)
€ 17,00 € 10,00 € 20,00 € 17,50 € 5,00 € 20,00 € 12,50 € 7,00
be ro e
Fiets Kinderfiets Elektrische fiets Step (volwassene) Step (kind) Mountainbike Kindermountainbike Bolderkar
Verhuur sport- en spelmateriaal
m
tB oo
Verhuur watersport
ig h
Fluisterboot Kano Waterfiets Zwemvest
€ 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00 € 50,00
Prijs per uur
Tennisbaan Tennisracket (inclusief tennisballen) Midgetgolfclub met bal Jeu de boules Fitnessruimte Sauna
€ 8,00 € 3,00 € 3,00 € 2,50 € 5,00 € 5,00
Prijs per uur € 40,00 € 5,00 € 7,50 € 3,00
€ 50,00
Te koop
op yr
C
Borg
Zwembadkaart volwassene Zwembadkaart kind Tennisballen (3 stuks) Jeu de boulesset Fietskaart Bidon Picknickmand
€ 4,00 € 2,00 € 7,00 € 15,00 € 5,00 € 2,50 € 10,00 per persoon
Prijslijst verhuur.
63
Administratieve werkzaamheden
Vul de gevonden bedragen in op het kasboek. Alle verhuurde materialen waar borg voor is betaald, komen op dezelfde dag weer terug. Als datum gebruik je de datum van vandaag.
2-9-2016
Verhuur tennisbaan (1)
2-9-2016
Verhuur rackets (2)
2-9-2016
Elektrische fietsen (4)
2-9-2016
Borg elektrische fietsen
2-9-2016
Verhuur mountainbikes (2)
2-9-2016
Borg mountainbikes
2-9-2016
Verhuur waterfiets (1)
2-9-2016
Verhuur jeu de boules (2)
2-9-2016
Borg elektrische fietsen
2-9-2016
Borg mountainbikes
Uitgaven
be ro e
Totaal inkomsten
Inkomsten
er w ijs
Omschrijving
ps on d
Datum
Totaal uitgaven
Opbrengst (inkomsten - uitgaven = )
b. Voer het baliegesprek en vul het verhuurcontract en de bon in.
Gegevens huurder
tB oo
Naam Straat en huisnr. Postcode + plaats Telefoonnummer
m
VERHUURCONTRACT
C
op yr
ig h
Wat wordt verhuurd/verkocht? (artikel + nummer)
64
Aantal
Naam medewerker: Nummer standplaats Reserveringsnummer
Prijs per stuk
Periode
Totaal
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
Borg
€
Totaal te betalen door huurder
€
Administratie bij de verhuurbalie
VERHUURCONTRACT Huurvoorwaarden
er w ijs
De huurder verklaart: • de genoemde producten ontvangen te hebben • het gehuurde alleen op de daarvoor bestemde wijze te gebruiken • het gehuurde met zorg te behandelen zodat er geen schade ontstaat • er zorg voor te dragen dat het gehuurde niet vermist raakt • Ongeregeldheden, waaronder schade en vermissing, komen voor de rekening van de huurder en moeten direct gemeld worden aan de verhuurder. Bij latere uitgifte of eerdere inlevering is het volledige huurbedrag verschuldigd.
ps on d
Borg De huurder krijgt de borg terug nadat het gehuurde is ingeleverd. Bij eventuele schade of vermissing bepaalt onze technische dienst de omvang van de schade. Deze wordt verrekend met de borg.
Handtekening huurder:
Handtekening verhuurder:
m
Plaats, datum:
be ro e
Einde contract Het contract eindigt na het inleveren van het gehuurde, na het verstrijken van de huurperiode of zo veel eerder als het gehuurde compleet is ingeleverd en de kosten zijn voldaan. Indien aanwijzingen van de verhuurder niet worden opgevolgd, kan de verhuurder het contract met onmiddellijke ingang eenzijdig ontbinden, waarna de huurder het gehuurde met toebehoren direct dient in te leveren en de gemaakte kosten direct te betalen. De huurder heeft geen recht op restitutie van (een deel van) de huursom.
BON SPORT- EN VERHUURBALIE
tB oo
Bonnummer Datum
Naam gast
ig h
Naam medewerker
C
op yr
Omschrijving
Aantal
Bedrag € € € € € €
Borg
€
Totaal
€
Paraaf bij voldaan:
65
Administratieve werkzaamheden
C
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
ps on d
er w ijs
c. Wissel van rol en vul het verhuurcontract en de bon weer in. d. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
66
PRINTEN, SCANNEN EN KOPIËREN Printen, scannen en kopiëren
er w ijs
Bij het verwerken van administratieve taken komt het regelmatig voor dat je documenten moet printen, kopiëren en scannen. Daarvoor is het belangrijk dat je weet hoe deze apparaten werken en wat je ermee kunt. Omdat in elk bedrijf andere apparaten staan, is het handig om altijd informatie te vragen over hoe deze apparaten werken. Zo kun je ze op juiste manier gebruiken en voorkomen dat je papier verspilt door foute print- en kopieertaken uit te voeren.
be ro e
ps on d
Postverwerking Als medewerker sport en recreatie krijg je ook te maken met het verwerken van de post. Dit gaat vaak volgens een vaste procedure. De post die binnenkomt open je, behalve stukken die een opschrift ‘persoonlijk’ of ‘vertrouwelijk’ dragen of waar een naam op staat. De ingekomen poststukken geef je een nummer of code. Je schrijft de ingekomen stukken op datum en tijdstip in een zogenaamd brievenboek in. Daarin noteer je ook voor wie de post bestemd is. Zo is altijd te controleren of poststukken wel aangekomen zijn en niet intern kwijt zijn geraakt. Vervolgens zorg je ervoor dat de post bij de juiste persoon komt. Tegenwoordig wordt de post digitaal gearchiveerd in een ‘digitaal brievenboek’. Dit heeft tot gevolg dat de inkomende en uitgaande post digitaal bewaard moet worden. Post die nog op papier staat moet dan worden gescand.
C
op yr
ig h
tB oo
m
Printen
De printer.
67
Administratieve werkzaamheden
er w ijs
Tijdens je werkzaamheden moet je vaak werken met een printer. Ondanks dat tegenwoordig veel digitaal gaat, zul je toch nog geregeld bestanden uit moeten printen. Als je gaat printen, kun je ervoor kiezen om je documenten te printen op een andere kleur papier. De ‘aanbieding van de week’ valt bijvoorbeeld meer op als je deze op gekleurd papier print in plaats van op wit papier.
ps on d
Veel voorkomende printtaken: • nieuwe ledenformulieren • draaiboeken • inschrijflijst activiteit • posters/flyers • verhuurformulieren of -contracten.
Kopiëren Naast de printer maak je ook regelmatig gebruik van het kopieerapparaat. Het kopieerapparaat zorgt ervoor dat je gemakkelijk documenten kunt vermenigvuldigen. Let bij het kopiëren altijd goed op de instellingen. Kopieer je in zwart-wit of in kleur? Het is namelijk zonde van het papier als jij een knutselvoorbeeld vijftig keer wilt kopiëren in kleur, maar de kopieën zwart-wit zijn.
ig h
tB oo
m
be ro e
Voorgedrukte knipvormen of kleurplaten voor knutselactiviteiten en (klachten)formulieren zijn voorbeelden van kopieertaken die vaker voorkomen.
op yr
Het kopieerapparaat.
C
Hopelijk heb je het niet vaak nodig, maar voor klachten is het handig dat daarvoor een formulier klaarligt. Veel formulieren worden vaak vooraf al een aantal keer geprint. Als de stapel bijna op is, vul je de voorraad weer aan door deze te kopiëren.
68
Printen, scannen en kopiëren
be ro e
ps on d
er w ijs
Scannen
m
Een enkele keer komt het voor dat je documenten moet scannen. Het gaat dan om papieren documenten die je om wilt zetten naar een digitaal bestand op de computer. Er bestaan aparte scanners, maar veel kopieerapparaten hebben ook een scanfunctie. Je maakt gebruik van de scanfunctie als je bijvoorbeeld het legitimatiebewijs van de sporter wilt toevoegen aan zijn klantenkaart.
tB oo
Opdracht 1 Kopiëren en scannen op school
C
op yr
ig h
Op jouw school is vast een kopieerapparaat aanwezig. a. Zoek dit apparaat. b. Bekijk de instellingen voor kopiëren (maak eventueel een foto). c. Geef aan welke knoppen of pictogrammen waarvoor zijn.
d. Doe nu hetzelfde met scannen. Bekijk de instellingen voor scannen (maak eventueel een foto). e. Geef aan welke knoppen of pictogrammen waarvoor zijn.
69
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 2 Scannen en archiveren Van je docent krijg je een stapel documenten die je scant en archiveert.
er w ijs
Voorbereiden Bekijk de documenten goed en bedenk hoe je ze archiveert: • Waar sla je ze op? • Welke mappen maak je? • Wil je de documenten bijvoorbeeld opslaan op datum? Of op onderwerp? Of anders? • Hoe verdeel je de gescande documenten over de mappen? • Welke naam geef je ieder document, zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden?
ps on d
Uitvoeren Scan eerst alle documenten en sla ze op onder een logische naam. Zet de documenten dan in de juiste mappen. Van je docent krijg je een aantal zoekopdrachten. Voer de zoekopdrachten uit. Vraag je docent om feedback. Terugkijken
Feedback
be ro e
Na afloop vul je voor jezelf de tabel in.
Ik heb de documenten goed bekeken voordat ik ze ging scannen.
m
Ik heb een logische mappenstructuur gemaakt voor het opslaan van de documenten.
tB oo
Ik heb de documenten goed ingescand.
Ik heb de documenten onder een logische naam opgeslagen. Ik heb de documenten in de juiste mappen opgeslagen. Ik heb de zoekopdrachten goed uitgevoerd.
ig h
Tops:
op yr
Tips:
C
Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
70
Printen, scannen en kopiëren
Brochures, flyers en informatiemapjes
er w ijs
Gasten vragen vaak eerst informatie aan voordat ze een keuze maken voor een bedrijf. Deze informatie wordt per post of per e-mail verstuurd. Dit is afhankelijk van wat je gast graag wil. De meeste bedrijven hebben voorgedrukte brochures of flyers met hierin de informatie over het bedrijf of de tijden waarop de (sport)activiteiten plaatsvinden. Nieuwe gasten krijgen bij aanmelding of binnenkomst vaak een mapje met informatie over het bedrijf. In dit mapje zit bijvoorbeeld een overzicht van het programma, de gegevens van het bedrijf, kortingsbonnen en/of informatie over de omgeving. Vaak is er een checklist met wat er allemaal in zo’n informatiemapje hoort te zitten.
tB oo
m
be ro e
ps on d
Afwerken
Multifunctional.
C
op yr
ig h
Een multifunctional is een groot kopieerapparaat met veel verschillende functies. Omdat je zo veel kunt met een multifunctional moet je altijd goed zorgen dat alle instellingen goed staan voordat je op start drukt. Je kunt veel verschillende keuzes maken: • afdrukken in kleur of zwart-wit • enkelzijdig of dubbelzijdig afdrukken • verkleinen of vergroten • gebruik van standaard A4-papier of op groter of kleiner papier afdrukken • gebruik van voorgedrukt papier voor brieven, waarop logo en bedrijfsgegevens staan (vaak is hiervoor een aparte lade gevuld) • gebruikte afwerking: nieten of perforeren • scannen naar een mapje of doormailen.
71
Administratieve werkzaamheden
op yr
ig h
tB oo
m
be ro e
ps on d
er w ijs
Elke machine werkt weer net een beetje anders. Dus vraag een collega om hulp als je het niet begrijpt. Met een multifunctional kun je op verschillend papierformaat printen. Meestal is dit standaard op A4 of A3.
C
Verschillende papierformaten.
72
Printen, scannen en kopiëren
be ro e
ps on d
er w ijs
Alle documenten die je print of kopieert, kun je ook op een mooie manier afwerken. Zo kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld een verslag in te laten binden. Inbinden houdt in dat het verslag netjes wordt gebundeld en dat deze met een metalen of kunststof strip aan elkaar wordt gemaakt. Deze strip noemen we een bindrug. Door zelf nog een mooi kaft te maken en deze op dikker of gekleurd papier te printen, maak je je verslag nog mooier.
m
Inbinden van documenten.
Opdracht 3 Werkstuk
tB oo
Je hebt een werkstuk met kleurenfoto’s geprint. Het werkstuk bestaat uit een voorblad (enkelzijdig), een inhoudsopgave (enkelzijdig), een inleiding (enkelzijdig), een samenvatting (enkelzijdig), vier hoofdstukken (dubbelzijdig), een slotwoord (enkelzijdig) en een bronnenlijst (enkelzijdig).
op yr
ig h
Je moet je werkstuk twee keer kopiëren en laten nieten. Ook moet je het werkstuk een keer inbinden met een gekleurd kaft. Het voorblad komt op de gekleurde kaft. a. Geef aan wat je achtereenvolgens moet doen om het werkstuk twee keer ‘geniet’ te kopiëren.
C
b. Wat zijn de instellingen van het kopieerapparaat?
73
Administratieve werkzaamheden
c. Geef aan wat je achtereenvolgens moet doen om het werkstuk in te binden.
er w ijs
Opdracht 4 Informatiemap
Alle gasten die inchecken op het vakantiepark krijgen een informatiemap. In deze map vinden ze allerlei wetenswaardigheden over het park en de omgeving. a. Noem zes documenten die jij in deze informatiemap zou doen. 1.
ps on d
2. 3. 4. 5.
be ro e
6.
C
op yr
ig h
tB oo
m
b. Licht ook toe waarom je juist deze informatie erin doet.
74
AFSLUITING Opdracht 1 Project Administratieve werkzaamheden
er w ijs
Project - Thema 4 Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten.
In dit project maak je een huisstijldocument voor een nieuw op te starten bedrijf.
ps on d
In dit project word je beoordeeld op het product dat je oplevert en op de samenwerking tijdens het project.
Opdracht 2 Praktijktoets Administratieve werkzaamheden Praktijktoets - Thema 4
be ro e
In deze praktijktoets laat je zien dat je administratieve werkzaamheden kunt verrichten. Deze praktijktoets kun je uitvoeren op school, op je stage of op je werkplek. Overleg met je docent waar en wanneer je de praktijktoets doet. Je krijgt de praktijktoets van je docent. De uitwerking van deze opdracht kun je in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.
m
Beoordeel jezelf
tB oo
a. Een duimpje omhoog betekent dat je dit leerdoel volledig beheerst, een duimpje omlaag betekent dat je het leerdoel nog nauwelijks beheerst. Leerdoelen
Je hebt basiskennis van het verwerken van administratieve gegevens.
2.
Je kunt de benodigde hulpmiddelen, softwareprogramma’s en (documentbeheer)systemen effectief gebruiken.
ig h
1.
Je kunt administratieve gegevens volgens instructie of de in het bedrijf geldende procedures verwerken.
C
op yr
3. 4.
Je gaat zorgvuldig en op de juiste wijze om met de voorgeschreven materialen en apparatuur.
5.
Je kunt eenvoudige administratieve werkzaamheden volgens plan en binnen de afgesproken tijd uitvoeren.
6.
Je werkt accuraat volgens de voorschriften van de organisatie.
75
Administratieve werkzaamheden
b. Noem twee dingen waarover je tevreden bent. 1. 2.
1. 2. Opmerkingen van de docent of praktijkbegeleider die beoordeelt
be ro e
ps on d
d. TOP
er w ijs
c. Noem twee dingen die je de volgende keer anders zou willen doen.
op yr
ig h
tB oo
m
e. TIP
C
f. Bespreek de beoordeling van deze praktijktoets met je docent en/of praktijkbegeleider. Als jullie het samen eens zijn, tekenen jullie beiden voor akkoord. Als jullie het niet eens zijn, teken je voor gezien. Naam docent en/of praktijkopleider: Handtekening: Akkoord of gezien? Datum:
76
Afsluiting
Naam student: Handtekening: Akkoord of gezien?
er w ijs
Datum:
Opdracht 3 Eindtoets Administratieve werkzaamheden Eindtoets - Thema 4
ps on d
Met deze eindtoets test je je kennis nadat je het thema afgerond hebt. Overleg met je docent op welk moment je de eindtoets gaat maken.
Opdracht 4 Terugkijken
• Heb je alle opdrachten die je moest doen uitgevoerd? • Heb je je portfolio-opdrachten ingeleverd en zijn ze goedgekeurd? • Heb je je praktijktoets en eindtoets gedaan?
be ro e
Door het maken van de opdrachten bij de leerdoelen, het praktijkvoorbeeld en de nulmeting (opdracht 1 tot en met 4) ben je erachter gekomen wat je van dit thema al allemaal wist voordat je eraan begon. Wat heb je van dit thema geleerd?
tB oo
m
Kennis:
Vaardigheden:
op yr
ig h
Andere leerpunten:
C
Je kunt aan het volgende thema beginnen. Overleg met je docent.
77
VAKTAAL
Archiveren Het opslaan van gegevens.
er w ijs
Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Wet waarin staat hoe je als bedrijf of instelling om moet gaan met persoonsgegevens.
BCC E-mailveld dat je gebruikt als je niet wilt dat de geadresseerden elkaars naam en mailadres kunnen zien (blind carbon copy).
ps on d
Begroting Schatting van de te verwachten inkomsten en uitgaven van een bedrijf.
Borg Bedrag dat boven op de huurprijs betaald wordt. Eventuele schade wordt hiermee verrekend.
be ro e
Budget Een bedrag aan toegestane kosten, waarbinnen een bepaalde taak uitgevoerd moet worden. CC E-mailveld dat je gebruikt als je een mailbericht ter informatie ook aan anderen stuurt (afkorting voor carbon copy).
m
Cloud Een opslagruimte voor bestanden die niet in de computer zelf staan maar in een computer op een andere plek op de wereld.
tB oo
Database Een softwareprogramma dat als doel heeft om veel gegevens op te slaan. Bijvoorbeeld de registratie van alle gasten.
ig h
Documenteren Het verzamelen en vastleggen van gegevens.
op yr
Dossier Verzameling van alle informatie van een persoon of onderwerp die bij elkaar hoort.
C
Formulier Gedrukt stuk papier dat ingevuld moet worden. Informeren Het uitwisselen van informatie. Kas Contant geld dat in een bedrijf aanwezig is. Kasboek Overzicht van de inkomsten en de uitgaven.
78
Kas opmaken Aan het begin en aan het eind van de dag het geld dat in de kassa ligt tellen. Kasverschil Er is meer of minder geld in de kassa dan erin zou moeten zitten.
er w ijs
Kleine kas Kas in een bedrijf voor kleine, contante aankopen.
Lay-out De opmaak, bijvoorbeeld van een document. Planmatig werken Werken volgens een vast plan.
be ro e
Printen Afdrukken van bestanden die op de computer staan.
ps on d
Kopiëren Vermenigvuldigen van documenten.
Scannen Papieren documenten omzetten naar digitale documenten.
C
op yr
ig h
tB oo
m
Sorteren Manier van ordenen.
79
PROJECT THEMA 4 HUISSTIJL
er w ijs
Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten. In dit project maak je een huisstijldocument voor een nieuw op te starten bedrijf. In dit project word je beoordeeld op het product dat je oplevert en op de samenwerking tijdens het project.
ps on d
Opdrachtgever De opdrachtgever is de eigenaar van een nieuw op te starten bedrijf die een eigen huisstijl wil. Jullie docent is door een oud-leerling van hem benaderd met de vraag of hij, samen met de studenten, een huisstijl kan bedenken voor het nieuwe bedrijf dat hij gaat opstarten. De opening staat gepland over zes maanden. Bij de huisstijl wil de opdrachtgever graag dat er een folder/informatieboekje wordt gemaakt over het nieuwe bedrijf. Ook moet er een kaart gemaakt worden met daarop een uitnodiging voor de opening van het nieuwe bedrijf. Voordat jullie definitief beginnen met het maken van de huisstijl wil jullie docent dat jullie eerst een moodboard maken. Zodat de opdrachtgever kan beoordelen of de ideeën die jullie hebben ook aansluiten bij zijn wensen.
tB oo
m
be ro e
De opdracht De eigenaar wil een huisstijl voor zijn nieuw te starten bedrijf. Naast de huisstijl wil hij dat er een folder wordt gemaakt met informatie over het bedrijf en de producten die worden aangeboden. Voor de opening van de nieuwe zaak worden 250 kaarten verstuurd. De opdrachtgever wil graag een inschatting van de kosten voor het versturen van deze mailing. Bedenk en maak in groepjes van drie de huisstijl voor het nieuw op te starten bedrijf. Je kunt kiezen uit een van de volgende mogelijkheden uit het werkveld sport en recreatie, bijvoorbeeld: • camping • recreatiepark • sportschool zwembad • sauna/kuuroord • attractiepark.
C
op yr
ig h
Producteisen Het document huisstijl bevat de volgende onderdelen: • een wervende naam en kleurenlogo voor het bedrijf • een Word-pagina die gebruikt kan worden als briefpapier In deze pagina zitten de volgende onderdelen: – logo en naam in koptekst aan de linkerkant – adresgegevens in voettekst aan de rechterzijde van de pagina – plaats en datum aan de rechterzijde bovenaan • folder voor nieuwe klanten De folder is een boekje in A5-formaat of een folder in A4-formaat die in drieën is gevouwen. In de folder zitten de volgende onderdelen: – Wat is het product of dienst die het bedrijf biedt? – Illustraties – Adresgegevens • een C5-envelop met huisstijl
80
Project Thema 4 Huisstijl
• een uitnodigingskaart voor de opening in A6-formaat Er moet een aantal van 250 stuks verstuurd worden. De kaarten wegen 45 gram per stuk. Versturen van de kaarten gaat via partijpost van PostNL. Op de website van PostNL (www.postnl.nl) kun je uitrekenen wat de kosten zijn. Op deze kaart benoem je ook een leuke openingsactie.
er w ijs
Verwerk de nieuwe huisstijl in een PowerPoint presentatie. Laat in je PowerPoint-presentatie zien wat jullie hebben bedacht voor het nieuwe bedrijf. Geef uitleg over de keuzes die jullie hebben gemaakt. Voordat jullie beginnen, gaan jullie eerst een moodboard maken dat past bij het door jullie gekozen bedrijf. Gebruik stappenplan Moodboard maken.
Voorbereiden Opdracht 1 Voorbereiden: de opdracht
be ro e
a. Wat is precies de opdracht?
ps on d
Stappenplan Moodboard maken
tB oo
m
b. Waarom heeft de opdrachtgever jullie deze opdracht gegeven?
ig h
c. Wat wil de opdrachtgever precies?
C
op yr
d. Wie werken er allemaal mee aan het project?
81
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 2 Afspraken maken en voorbereiden Voor een project moet er veel gebeuren. Zorg dat je de taken goed verdeelt. Maak samen met je klasgenoten een actielijst en verwerk die in je verslag. Wat heb je nodig?
Wanneer klaar? Check
be ro e
ps on d
er w ijs
Voorbereidende Wie? actie
tB oo
m
Bedenk eerst: • Voor welk werkveld/bedrijf hebben jullie gekozen en waarom? • Waar denk je aan bij het door jullie gekozen bedrijf? • Welke materialen en middelen heb je nodig voor het maken van de huisstijl? • Welke onderdelen verwerk je in het informatieboekje/folder? • Wat komt er op de uitnodiging voor de opening te staan? • Wat gaat het kosten om de uitnodiging te verzenden?
Opdracht 3 Ontwerp
ig h
Voordat jullie gaan beginnen met de uitvoering, gaan jullie werken aan het ontwerp. Maak jullie moodboard. Gebruik stappenplan Moodboard maken. Stappenplan Moodboard maken
C
op yr
Laat het onderzoek, het ontwerp en jullie moodboard door jullie docent goedkeuren.
82
Project Thema 4 Huisstijl
Uitvoeren
Werk de volgende onderdelen uit: • Een wervende naam en kleurenlogo voor het bedrijf. • Een Word-pagina die gebruikt kan worden als briefpapier. • Folder voor nieuwe klanten. • Een C5-envelop met huisstijl. Gebruik stappenplan C5-envelop. • Een uitnodigingskaart voor de opening in A6- formaat.
ps on d
Gebruik het sjabloon C5-envelop.
er w ijs
Opdracht 4 Uitvoeren
C5-envelop
Terugkijken Opdracht 5 Terugkijken
be ro e
Verwerk de nieuwe huisstijl in een PowerPoint-presentatie. Laat in je PowerPoint-presentatie zien wat jullie hebben bedacht voor het nieuwe bedrijf. Geef uitleg over de keuzes die jullie hebben gemaakt. Presenteer je werk. Bereid jullie goed voor op de oplevering. Bedenk wat je aan je docent wilt laten zien en wat je wilt vertellen.
1
2
3
4
5
TOELICHTING
tB oo
VRAAG
m
a. Evalueer het project aan de hand van de volgende vragen. Zet een kruisje in de tabel. 1 is onvoldoende en 5 is goed. Geef per score een korte toelichting.
Hoe verliep de samenwerking?
ig h
Wat vind je van het eindresultaat?
C
op yr
Wat vind je van je eigen bijdrage? Hoe goed hebben jullie je kunnen houden aan de planning?
b. Geef voor de vragen waarbij je een 1 of een 2 hebt ingevuld aan waardoor dit komt en hoe je dit een volgende keer anders zou aanpakken.
83
Administratieve werkzaamheden
Opdracht 6 Beoordeling Project Thema 4 Beoordelingscriteria
De huisstijl is gebaseerd op een moodboard. Het document ‘huisstijl' bevat de volgende onderdelen: • briefpapier • een folder • een envelop • een uitnodigingskaart.
3
In de presentatie is uitleg gegeven over de huisstijl.
4
De presentatie: elk groepslid heeft een taak en doet actief mee.
5
Samenwerken: Ik vraag anderen om hun mening over mijn werk.
6
Samenwerken: Ik doe mee aan werkbesprekingen.
7
Samenwerken: We luisteren naar elkaar.
8
Samenwerken: Ik luister naar de mening van een ander.
9
Samenwerken: Ik deel mijn kennis en ideeën met anderen.
be ro e
ps on d
2
10 Samenwerken: Ik draag bij aan een goede sfeer in de groep. 11 Samenwerken: We verdelen samen de taken.
12 Samenwerken: Ik houd me aan mijn afspraken.
m
13 Plannen/organiseren: Ik heb alle spullen die ik nodig heb bij me. 14 Plannen/organiseren: Ik kan mijn werk plannen en organiseren.
tB oo
15 Plannen/organiseren: Ik kan prioriteiten stellen. 16 Plannen/organiseren: Ik zorg ervoor dat ik op tijd aanwezig ben. 17 Plannen/organiseren: Ik doe de dingen op de afgesproken tijden.
ig h
Beoordeel jezelf
b. Noem twee dingen waarover je tevreden bent.
op yr
1.
2.
C
c. Noem twee dingen die je de volgende keer anders zou willen doen.
84
1.
2.
er w ijs
a. 1
Project Thema 4 Huisstijl
Opmerkingen van de docent of praktijkbegeleider die beoordeelt d. TIP
er w ijs
e. TOP
Naam docent en/of praktijkopleider: Handtekening: Akkoord of gezien?
Naam student: Handtekening: Akkoord of gezien?
C
op yr
ig h
tB oo
m
Datum:
be ro e
Datum:
ps on d
f. Bespreek de beoordeling van dit project met je docent en/of praktijkbegeleider. Als jullie het samen eens zijn, tekenen jullie beiden voor akkoord.
85
