Teksti: Minna Anttila, vanhempi lakimies, Suomen Kiinteistöliitto ry
Kuva: Kiinteistöliitto
TALOYHTIÖT JA TIETOSUOJA
E
U:n tietosuoja-asetus on
jäsenistä. Yhtiöllä voi olla myös tallen-
tettavaa
kitusjärjestelmä, joiden tallenteet ja loki-
ollut Suomessa nouda-
lainsäädäntöä
25.5.2018 lähtien ja sitä so-
velletaan aina henkilötie-
toja käsiteltäessä. Henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten esimerkiksi nimitie-
dot ja yhteystiedot ja henkilötunnukset.
Henkilötietojen käsittelyn määritelmä on hyvin laaja sisältäen mm. henkilötietojen keräämisen, tallentamisen, järjes-
tämisen, säilyttämisen, muokkaamisen,
tava kameravalvonta tai tallentava lu-
nähtävillä esimerkiksi porrashuoneen ilmoitustaululla ja yhtiön internet -sivuilla. Yhtiö vastaa myös henkilötietojen
tiedot ovat aina henkilötietoja. Taloyhtiö
tietoturvasta. Onkin tärkeää huolehtia
terinpitäjänä, jonka velvollisuutena on
tasalla ja että yhtiössä on selkeä suun-
toimii asetuksessa tarkoitettuna rekishuolehtia siitä, että henkilötietoja käsi-
tellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Taloyhtiössä tietosuojavelvoitteiden asianmukaisesta hoitamisesta vastaa yhti-
ön johto, eli hallitus ja isännöitsijä. On tärkeää, että myös hallitus on selvillä tietosuoja-asetuksen vaatimuksista.
Yhtiössä on tietosuojan kannalta
siitä, että tietoturva on jatkuvasti ajan nitelma tietoturvaloukkauksen varalta. Tietoturvaloukkauksen tapahtuessa yh-
tiöllä on rekisterinpitäjänä velvollisuus
ilmoittaa siitä tietosuojaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdol-
lisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta. Tämä aikaraja
korostaa ennakkoon laaditun toiminta-
tietojen haun, käytön, luovuttamisen,
keskeistä olla selvillä siitä, mitä hen-
Kiinteistöliitto Pohjois-Suomi on
tusta varten henkilötietoja kerätään ja
vat palveluja ja tietosuojavelvoitteet on
tojen käsittelylle täytyy aina olla jokin
vat palvelut sisältävät henkilötietojen
yhdistämisen ja poistamisen.
selvittänyt kyselytutkimuksella kesällä 2021 tietosuoja-asetuksen vaiku-
tuksia taloyhtiöihin. Kyselytutkimuk-
seen vastasi 227 taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaa. Tutkimuksen perusteella hieman yli puolet taloyhtiöiden hallituksista on perehtynyt tietosuoja-
kilötietoja yhtiöllä on ja mitä tarkoi-
muulla tavoin käsitellään. Henkilötietietosuoja-asetuksen mukainen käsit-
telyperuste. Tällainen on esimerkiksi
osakeluettelon ylläpitämisen osalta lakisääteisen velvoitteen hoitaminen.
Henkilötietoja tulee kerätä niiden
asetuksen mukaisiin velvoitteisiin, noin
käyttötarkoituksen kannalta vain tar-
tiennyt, onko hallitus perehtynyt vel-
ja ei pidä kerätä varmuuden vuoksi
35 % ei ole perehtynyt ja noin 14 % ei
voitteisiin. Vastaajista vain 27 % ilmoitti
taloyhtiöllä olevan tietosuojaseloste, 51 %:lla tietosuojaselosteesta ei ollut tie-
toa ja 22 %:n mukaan tietosuojaselostetta ei ole. Valtaosa vastaajista (81 %) il-
moitti kyselyssä kuitenkin, että yhtiö on
huolehtinut siitä, että palveluntuottaja huolehtii taloyhtiön puolesta asianmu-
kaisesta tietosuoja- ja tietoturvavelvoitteiden täyttämisestä.
Taloyhtiössä käsitellään henkilötie-
toja väistämättä, sillä yhtiö ylläpitää osakeluetteloa ja yleensä myös esimerkiksi
asukasluetteloa ja luetteloa hallituksen
18
peellinen määrä. Toisin sanoen tieto-
mallin merkitystä.
Taloyhtiöt myös tyypillisesti osta-
huomioitava myös silloin, kun ostetta-
käsittelyä. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi kiinteistönhuolto- ja isännöinti- ja avaintenhallintapalvelut. Henki-
lötietojen käsittelyä sisältäviä palveluja
hankittaessa on aina sovittava kirjallisesti henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Yhtiön on tärkeää myös varautua
enempää kuin on tarpeen ja tarpeetto-
tarvittaessa osoittamaan tietosuojavi-
ja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen,
hoidettu yhtiössä tietosuoja-asetuksen
mat tiedot on poistettava. Henkilötieto-
jota varten ne on saatu. Jos henkilötiedot ovat virheellisiä tai epätarkkoja, ne täytyy korjata tai poistaa viivytyksettä. Henkilötietoja ei saa säilyttää pidem-
ranomaiselle, että tietosuoja-asiat on mukaisesti.
•
Lue lisää kyselytutkimuksesta: pohjois-suomi.kiinteistoliitto.fi/uutiset
pään kuin on tarpeellista.
Tietosuoja-asetus edellyttää myös,
HUOLEHDITHAN ETTÄ :
että rekisteröityjä, eli yhtiön osakkaita ja
asukkaita informoidaan selkeästi henkilötietojen käsittelystä ja heidän oikeuksis-
taan. Tämä onnistuu luontevimmin ns. tietosuojaselosteen avulla, pitämällä se
• Yhtiössä kerätään, säilytetään ja muulla tavoin käsitellään vain tarpeellisia henkilötietoja Yhtiössä on märitelty mitä henkilötietoja käsitellään ja miksi niitä käsitellään
