MQ Management und Qualität

26 QUALITÄT SICHERN

MQ | 06/2020

Softwaregestütztes Massnahmenmanagement mit ConSense

Schluss mit der ­Zettelwirtschaft Aus einer Vielzahl verschiedener Quellen, wie z.B. Audits oder Reklamationen, ergeben sich erforderliche Massnahmen. Deren vollständige und termingerechte Erledigung stellt für Unternehmen, Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter eine zentrale Managementaufgabe dar.

Stephan Killich

Massnahmen entstehen in einem Unterneh­ men in den verschiedensten Bereichen und in jeder Grössenordnung. Ob kleine, schnell zu erledigende Aufgabe oder umfangreiches Pro­ jekt, das in mehrere Teilschritte zerlegt wer­ den muss – welche Abteilungen, Teams oder einzelnen Mitarbeiter sollen mit der Bearbei­ tung beauftragt werden? Wer trägt die Ver­ antwortung für die Umsetzung? Und wie lässt sich die Zielerreichung präzise und im vorge­ sehenen Zeitrahmen steuern und überprü­ fen? Die zentrale Verwaltung und Verfolgung von Massnahmen in Unternehmen kann nur durch ein funktionierendes Massnahmenma­ nagement gelingen – eine Aufgabe, die elekt­ ronische Unterstützung notwendig macht.

Gesucht: Zentrale Instanz zur Erfassung und Koordination Die Organisation von Massnahmen wird in Unternehmen auf ganz unterschiedliche Art und Weise gehandhabt, z.B. in Form von Excel­ listen oder über E-Mail-Austausch. Häufig er­ gibt sich die Situation, dass jede Abteilung oder sogar jeder einzelne Mitarbeiter seine ToDos und auch die damit zusammenhängende Kommunikation und Informationsweiterlei­ tung anders organisiert. Das bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich: In der Regel ist es mit

Dr. Stephan Killich ist Mitglied der Geschäftsführung der ConSense GmbH und leitet dort den internationalen Vertrieb sowie den Bereich Finance.

grossem Aufwand verbunden, den aktuellen Stand, den Fortgang oder die Zuständigkei­ ten einer Massnahme nachzuvollziehen oder überhaupt einen Überblick über die Gesamt­ heit der anstehenden Massnahmen zu gewin­ nen. Auch Überfälligkeiten sind auf diese Wei­ se kaum zu kontrollieren. Darüber hinaus las­ sen sich verstreut erfasste Massnahmen nicht systematisch auswerten – das erschwert Ver­ antwortlichen die Erfolgskontrolle.

Um die verschiedenen unternehmens­ weiten Massnahmen strukturiert zu verwal­ ten, ist daher eine zentrale Instanz erforder­ lich, die die verschiedenen Aufgaben und da­ mit verbundenen Aktivitäten aus unterschied­ lichsten Unternehmensbereichen sammelt und mitverfolgt. Mit geeigneter Softwareun­ terstützung ist dies möglich. Nutzt ein Unter­ nehmen oder eine Organisation bereits ein in­ tegriertes Managementsystem, z.B. zur Um­ setzung der Qualitätsmanagement-Norm DIN EN ISO 9001 und weiterer Normen, ist es in der

Mit dem ConSenseMassnahmenmanagement lassen sich alle erfassten Massnahmen zentral verwalten und steuern.

Regel ganz einfach, auf diesem Grundgerüst ein Massnahmenmanagement aufzubauen und bereits vorhandene Informationen dafür zu nutzen.

Massnahmenmanagement mit ConSense Die ConSense GmbH aus Aachen, Anbieterin von innovativen Softwarelösungen für das Prozess- und Qualitätsmanagement, hat zu ­ diesem Zweck ein Modul zum Massnahmen­ management entwickelt, das die Basisversio­ nen der verschiedenen ConSense-Software­ produkte ergänzt. Das Modul erfasst alle Mass­ nahmen aus sämtlichen Unternehmensberei­ chen zentral und bietet damit einen Gesamt­ überblick. Ob anstehende Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr – von hier aus werden Massnahmen und mögliche Unter­ massnahmen zentral verwaltet und gesteuert. Über das System lassen sich die Mass­ nahmen den jeweiligen Verantwortlichen, z.B. einzelnen Mitarbeitern oder Organisations­ einheiten, zuweisen. Die Beteiligten erhalten automatisiert detaillierte Informationen über die ihnen zugeteilten Massnahmen und Fris­ ten und werden an Fälligkeiten erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert, wenn zuvor so festgelegt, die übergeordneten Stellen. Vorge­ setzte können sich im System jederzeit über den Fortschritt der Umsetzung sowie den ak­ tuellen Stand informieren. Für einen Gesamt­ überblick lassen sich unterschiedliche Reports zusammenstellen, z.B. zu offenen und überfäl­ ligen Massnahmen. Neu ergänzt hat ConSense in diesem Modul die Möglichkeit der Analyse sowie der Freigabe von Massnahmen. Die Analyse hilft immer dann, wenn zwar das Ziel klar ist, die konkreten Schritte aber noch aus­ gearbeitet werden müssen. Mittels Freigabe von Massnahmen lässt sich sicherstellen, dass Aufwand und Kosten überschaubar bleiben.