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Mit Ausdauer und Engagement Über Ehrenamt, Planung, Finanzierung und Organisation KLAUS HOHEISEL
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Klaus Cohnert (Becker) – ehemaliger Vorsitzender
Ehemalige Vorsitzende Klaus Cohnert (Becker) und Susanne Adelmann
The Tiptons – Gruppenfoto mit Klaus Hoheisel
or einem kleinen Einblick und Überblick über all das, was mit der Planung und Durchführung von Veranstaltungen zusammenhängt, zunächst ein kleines Spiel zur zeitlichen Dimension: Gut 600 Veranstaltungen mit einer Zeitdauer von rund 3 Stunden je Veranstaltung incl. An- und Abreise. Wer also alle unsere Veranstaltungen besucht hätte, wäre mit geschätzten 1.800 Stunden dabei gewesen. Das sind 30 Tage. Auf 40 Jahre bezogen ist das nicht unbedingt viel. Richten wir den Blick nun auf die Organisation. Am Tag eines Konzertes sind wir für die Vorbereitungen in der Regel mindestens drei Stunden zuvor am Ort: Raumgestaltung, Bestuhlung, Aufbau von Instrumenten, Technik und ggfls. Licht, Soundcheck, Catering etc. Meist ist eine Stunde vor Beginn Einlass, dann müssen die Kasse und das Personal mit Karten, Wechselgeld usw. bereit sein. Nach der Veranstaltung heißt es: alles wieder abbauen, den Raum aufräumen und ordentlich hinterlassen, abrechnen und ggfls. Auszahlungen vornehmen. Im Normalfall bedeutet das für uns am Veranstaltungstag einen zeitlichen Einsatz von rund fünf Stunden. Bei 600 Veranstaltungen sind das für eine Person ca. 3.000 Stunden und somit schon 125 Tage. Im Regelfall sind wir bei Veranstaltungen mit fünf Personen am Start, die sich die Aufgaben teilen. Der Vorlauf für die Planung und Organisation liegt im Durchschnitt bei einem halben bis zu einem Jahr. Dazu gehören Terminabsprache mit den Künstlern, Auswahl eines geeigneten Raumes und ggfls. der Technik, Erstellung eines Finanzierungsplanes ggfls. mit Förderanträgen, Vorbereitung der Werbung für das Konzert (Plakate, Flyer, Eintrittskarten), Organisation des Karten-Vorverkaufs, Presseinformation und Öffentlichkeitsarbeit z.B. in den sozialen Medien, Buchung des Hotels für die Künstlerinnen und Künstlern, Kartenvorverkauf und Klärung aller üblichen organisatorischen Dinge. Dabei sind unsere zahlreichen Vorverkaufsstellen, die den Kartenverkauf in verschiedenen Orten mit übernehmen, eine große Unterstützung, für die wir dankbar sind. Nach Durchführung einer Veranstaltung gilt es, die diversen Abrechnungen vorzunehmen und buchmäßig zu erfassen: Gema-Gebühren, Künstlersozialkasse, bei ausländischen Künstlern Ausländersteuer sowie ggfls. Abrechnung von Fördermitteln. Dazu gehören auch die Jahreshaftpflichtversicherung, die Beschaffung von Bürobedarf und die Kosten für das Internet sowie die Bürotechnik. Klassische buchhalterischen Arbeiten also, die nicht unbedingt Freude machen, die aber zeitnah und sorgfältig erledigt werden müssen. Alle damit einhergehenden Tätigkeiten lassen sich je Veranstaltungsprojekt noch einmal mit durchschnittlich insgesamt mindestens zehn Stunden pro Veranstaltung veranschlagen. Das sind dann insgesamt noch einmal ca. 6.000 Stunden = 250 Tage. Jetzt liegen wir für eine Person schon bei insgesamt bei rund 375 Tagen á 24 Stunden, also mehr als einem Jahr. Rechnen wir das um auf eine übliche Tagesarbeitszeit von 8 Stunden, dann kommen wir auf eine stattliche Zahl von rund 1.125 „Arbeitstagen“, gleich rund drei Jahre!
