CÓMO REDACTAR COMUNICACIONES EFICIENTES by Freddy Morles Sánchez

FREDDY MORLES S.

Guía para la redacción de comunicaciones institucionales

Preámbulo: El problema de Trina Arteaga

Primera Parte: Consideraciones acerca de la escritura 1. El propósito del mensaje 2. La relación entre los interlocutores 3. Desarrollo del proceso argumentativo 4. Ejemplos 5. Estructura del proceso argumentativo

6 8 9 11 15

Segunda Parte: La Carta institucional a. Características generales b. Estructura c. Esquema genérico d. Planteamiento retórico e. Ejercicio comentado f. Carta oficial g. Carta administrativa h. Carta-solicitud i. Carta comercial j. Carta protocolar k. Aspectos formales de la Carta

16 17 27 28 31 36 43 45 50 51 54

Tercera parte: Otras comunicaciones institucionales a. Memorando b. Circular c. Invitación d. Constancia e. Referencia Personal f. Renuncia g. Reconocimiento (Diploma/Placa) h. Resolución/Acuerdo i. Informe Administrativo j. Obituario k. Acta y Minuta de Reunión l. Síntesis Curricular Epílogo: La carta de Trina

56 57 58 61 63 64 66 67 69 72 74 79 81

PREÁMBULO El problema de Trina Arteaga

En estos días Trina Margarita Arteaga tiene un pequeño problema: trabaja como secretaria en una conocida Universidad local y necesita solicitar un cambio de horario que le permita resolver cierta situación personal de mucha importancia; sin embargo, no encuentra la forma de redactar una solicitud suficientemente convincente como para asegurar el logro de su propósito… Es más, ni siquiera tiene idea de cómo empezar el enunciado luego de la fórmula tradicional de saludo. Así, pues, no le queda más salida que buscar el auxilio de alguna persona mejor preparada, que le ayude a elaborar la comunicación en cuestión... Situaciones como esta de Trina son muy corrientes en cualquier ámbito de trabajo y entre profesionales universitarios de cualquier nivel: secretarias que necesitan enviar una Comunicación por orden de su jefe; jefes que deben cursar un Memorando a sus subalternos; Autoridades que tienen que emitir una Resolución o una Circular… Aunque sabemos que no existe un recetario para escribir bien, este pequeño manual es un intento por tratar de ofrecer a esas personas algunas directrices que les permitan afrontar con cierto éxito esa incómoda situación demasiado cotidiana. En aras del espacio y de una finalidad absolutamente práctica, los planteamientos están presentados de una manera muy concreta y alejada de consideraciones teóricas sobre la materia. 4

Hemos dividido el trabajo en tres partes: La primera, destinada a considerar los principios básicos de la redacción, como manera de orientar a los interesados hacia el entendimiento del complejo proceso mental que implica el ejercicio de la escritura. La segunda está enfocada directamente hacia los patrones convencionales de redacción de la Comunicaciones dentro de una institución u organismo, específicamente en la redacción de las Cartas de circulación más corriente. La tercera parte amplía el enfoque hacia otros tipos de Comunicaciones frecuentes en las organizaciones, tales como: Circulares, Memorandos, Constancias, Resoluciones, Actas, Obituarios, etc. NOTA: La mayoría de los ejemplos utilizados como modelos son comunicaciones absolutamente reales; sólo se han cambiado, por razones elementales, los nombres y las circunstancias de cada caso.

Primera Parte

CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DE LA ESCRITURA El ejercicio de la escritura constituye un complejo proceso mental que va discurriendo progresivamente hacia la hoja de papel o la pantalla de la computadora, guiado siempre por ciertos patrones que determinan la calidad y pertinencia del texto. Este no florece silvestremente como las plantas del campo, sino que requiere una formación y una disciplina que tienen carácter imperativo para todo el que tenga la escritura como herramienta laboral. En el caso de las Comunicaciones institucionales, los supuestos anteriores adquieren carácter más obligante ya que ellas no son escritos libres, factibles de “pecados literarios”, sino textos de propósitos puntualmente definidos, por lo cual su redacción debe ajustarse y estar dirigida estrictamente a su logro. El propósito de este manual es, precisamente, tratar de establecer los patrones que deben regir a una comunicación para que ella pueda alcanzar su objetivo. Además de los principios básicos de redacción se incluyen ejemplos que constituyen, simplemente, referencias para los interesados, y no modelos para ser copiados textualmente. A tal fin, en esta primera parte hemos copiado textualmente algunas consideraciones generales acerca de la escritura – tomados del libro Las estrategias del escritor (F. Morles ,2008)-, que resultarán muy útiles de considerar antes de entrar al tema concreto de las Comunicaciones, y que constituyen la base de una redacción destinada a propósitos claramente definidos.

1. El propósito del mensaje Cuando se escribe es prioritario definir el propósito de nuestro mensaje y, consiguientemente, adecuar el texto de manera que pueda cumplir la función que aspiramos. Por ejemplo, la redacción de una Solicitud no podrá ser nunca igual al formato de una Información o de una Amonestación. A manera de ejemplos, presentamos a continuación fragmentos de varias comunicaciones hipotéticas sobre el mismo asunto, en las cuales se puede apreciar cómo el propósito de cada una obliga a emplear expresiones diferentes en cada caso. -Exigencia: “Hacemos de su conocimiento que, a partir de esta fecha, el uso permanente del uniforme reglamentario será obligación de todos los empleados de la empresa”. -Solicitud: “Conocedores de su tradicional disposición para atender los requerimientos de los trabajadores, nos dirigimos a Ud. con el objeto de solicitarle considerar la posibilidad de que la empresa asuma el costo de nuestros uniformes de trabajo”. (Obsérvese el uso del halago como mecanismo de convencimiento, y la forma como se suaviza el impacto de la solicitud mediante el uso de la expresión “considerar la posibilidad”). -Buena nueva: “Nos complace informarles que la empresa ha decidido asumir el costo de los uniformes de todos los empleados”. -Recordatorio: “Cumplimos con recordarles la obligatoriedad del uso permanente del uniforme reglamentario”. -Amonestación: “De continuar su reiterada omisión del uso del uniforme reglamentario, nos veremos en el forzoso deber de prohibir su entrada a las instalaciones de la empresa”.

Como se ve, es fundamental escoger, en cada caso, las palabras más adecuadas a la finalidad del texto que estamos escribiendo. Siempre debemos considerar posibles sinónimos y expresiones equivalentes, con el objeto de darle mayor funcionalidad y calidad estética al texto. Para cubrir este requerimiento se debe disponer de un recurso fundamental como lo es el Diccionario de Sinónimos, herramienta infaltable en la biblioteca de todo escritor. Errores que deben evitarse: Veamos ahora dos ejemplos en los cuales aparecen expresiones que contradicen el propósito implícito en el texto: “Me complace dirigirme a usted con el deseo de informarle que, por motivos de reducción de personal, hemos tenido a bien prescindir de sus servicios”. “Tengo el honor de dirigirme a usted con la finalidad de exigir un aumento de sueldo, ya que la vida cada día está más cara”. En el caso del primer ejemplo, es indudable que a nadie le “complace”, ni “desea” ni “tiene a bien” despedir a alguien de su trabajo. Lo adecuado sería una expresión como: “Cumplo con informarle” o, simplemente, “Me dirijo a Ud. para informarle”, o –en último extremo- “Lamentamos tener que informarle...” En el segundo caso debe tenerse en cuenta que solicitar un aumento de sueldo no es un honor ni puede plantearse como un exigencia. Lo conveniente sería emplear un lenguaje más lisonjero, que –llevado a una forma superlativa- podría ser: “Me veo en la imperiosa necesidad de recurrir a su elevado espíritu de solidaridad, con el objeto de solicitarle considerar la posibilidad de un aumento de sueldo que me permita hacer frente al vertiginoso incremento del costo de la vida, y que -con toda seguridad- redundará no sólo en una mejora de mis condiciones de vida, sino -consecuentemente- en el incremento de mi rendimiento laboral”. (Obsérvese la manera de manejar

el halago y la convencimiento).

prospección

como

mecanismos

2. La relación entre los interlocutores La relación con las personas hacia quienes está dirigido nuestro mensaje también impone una forma de expresión diferente en cada caso, ya sean familiares, amigos, desconocidos, superiores, subalternos, etc. Apreciemos esto en algunos ejemplos hipotéticos. “Te agradezco enviarme, a la mayor brevedad, la información que te solicité, ya que la estoy necesitando de manera urgente...”. (Solicitud a una persona de cierta confianza, sin muchas formalidades). “Por medio de la presente, nos dirigimos a Ud. con la finalidad de agradecerle se sirva hacernos llegar la información solicitada en fecha...; la cual nos urge para poder elaborar el informe sobre...”. (La misma solicitud, a una persona de nivel superior o de otra Dependencia). Obsérvese el uso del llamado “plural mayestático” (nos), que no siempre es bien visto pero contribuye a darle mayor formalidad y solemnidad a cierto tipo de comunicaciones que lo ameritan.

DESARROLLO DEL PROCESO ARGUMENTATIVO En principio debe tenerse en cuenta que toda afirmación o hipótesis expuesta en el texto –sea principal o secundaria- debe ser debidamente justificada, salvo que ello se considere absolutamente innecesario. El proceso argumentativo exige del escritor una sostenida fundamentación de su exposición, de manera que a los lectores no les queden dudas de la seriedad y validez del asunto tratado. A tal fin se hace necesario desarrollar una secuencia

argumentativa suficientemente razonada y convincente, que deberá estar asentada sobre seis pilares básicos: 1. Planteamiento: ¿Qué quiero decir? Consiste en la presentación del enunciado o hipótesis que vamos a desarrollar. Debe hacerse de la manera más inequívoca, para facilitar el entendimiento por parte de los lectores: 2. Justificación: ¿Por qué lo digo? Consiste en la formulación del porqué del enunciado inicial: 3. Propósito: ¿Para qué lo digo? Expresa la finalidad del planteamiento expuesto. No siempre se declara explícitamente: 4. Validación: planteamiento

¿Cómo

demostrar

validez

En esta parte tenemos que demostrar, con razonamientos lógicos o argumentos sólidos, la validez o certeza de nuestra afirmación. Aquí debemos aportar toda la Información que sea necesaria para sustentar nuestra afirmación: 1. Refuerzo: ¿Cómo puedo fortalecer mi argumentación? Nunca está de más reforzar nuestra argumentación, a no ser que se considere absolutamente innecesario. Esto lo podremos hacer mediante el uso de variados mecanismos que permitirán dar mayor soporte a nuestra argumentación e.1-Inferencia e.2-Reafirmación En algunos casos resulta muy útil hacer una reafirmación de nuestro planteamiento; un énfasis previo a la conclusión: e.3-Contraste/Analogía La presentación de situaciones contrastantes contribuye a darle validez a nuestra afirmación:

o similares

e.4-Contextualización/Extrapolación/Prospección

También resulta muy útil extrapolar nuestro planteamiento hacia un ámbito superior, con el fin de crearle un contexto más amplio a nuestra argumentación y darle mayor fuerza. f-Conclusión Debe presentar el resultado final de la exposición, la solución del problema, una deducción general sobre el asunto, una propuesta, una consecuencia o resumen, según lo que se ajuste más al propósito del mensaje: Es muy importante señalar que el proceso argumentativo no tiene un formato único y lineal; al contrario, un buen recurso del escritor es el de invertir la disposición de los términos, con el objeto de hacerlos parecer más interesantes. Igualmente es natural la omisión o la fusión de varios elementos, según las conveniencias del caso.

EJEMPLOS Considerando que las Solicitudes constituyen uno de los tipos más completos y exigentes de textos argumentativos corrientes, vamos a presentar dos ejemplos reales donde se patentiza el despliegue de recursos argumentativos para alcanzar el fin propuesto. También se podrá observar cómo se utiliza la alteración del orden de los elementos con el fin de producir un mayor efecto anímico en el destinatario. Ejemplo Nº 1 Ciudadano XXX XXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX Altamente preocupados por la JUSTIFICACIÓN calidad del servicio que estamos ¿Por qué? obligados a prestar a nuestros usuarios, nos dirigimos a Ud. para plantearle la PLANTEAMIENTO necesidad de realizar la sustitución del (Idea central) mobiliario de las oficinas de esta Dependencia, con el fin de ajustarlo a la calidad de las PROPÓSITO refacciones hechas recientemente en las ¿Para qué? áreas anexas. En efecto, el deteriorado y VALIDACIÓN antiestético estado en que se encuentran (Contraste) los muebles de nuestras oficinas desentona totalmente con el fino trabajo de remodelación realizado en ellas, generando un desagradable contraste (Contextualización) que afecta seriamente la imagen de la institución.

Debemos señalar, además, que los REFUERZO (Extrapolación) propios usuarios de la Biblioteca nos han manifestado apreciaciones similares a la nuestra; lo que nos ha inducido a apresurar esta solicitud. En consecuencia, consideramos CONCLUSIÓN impostergable la dotación de nuevos escritorios, sillas y archivadores que contribuyan a mejorar el aspecto físico de esta Dependencia. Conocedores del permanente CIERRE interés de las autoridades universitarias (Extrapolación) por reflejar en todos los aspectos el criterio de excelencia que rige a esta Casa de Estudios, esperamos contar con su más atenta consideración a esta solicitud.

Como se puede ver, este primer ejemplo es un modelo de argumentación lineal, pues se ajusta al orden lógico: Planteamiento – Justificación del Planteamiento – Validación (Demostración de la necesidad expresada) – Refuerzo de la Argumentación – Conclusión. Agrega, además, una Extrapolación de carácter retórico destinada a asegurar el logro de la Solicitud. Obsérvese, también, que ningún elemento de la argumentación queda “en el aire”, sino que cada uno está debidamente justificado, validado o demostrado.

Ejemplo Nº 2

Ciudadano __________________ ________ Molesto su atención con la finalidad INTRODUCCIÓN de hacerle llegar el borrador de un breve material instruccional que he venido preparando en los últimos meses, como producto de la experiencia vivencial obtenida durante más de 15 años en la tarea de revisión y asesoría de las publicaciones de nuestra Universidad. Su propósito es hacer una contribución REFUERZO a la superación de las serias fallas (Contextualización) redaccionales de la comunidad universitaria, focalizadas -como lo hemos venido comprobando largamente- en el mal manejo de los mecanismos sintácticos de nuestro idioma: puntuación, concordancia y construcción. En vista de que este material es JUSTIFICACIÓN frecuentemente fotocopiado para ¿Por qué? utilizarlo en los Talleres de Expresión Escrita que acostumbramos dictar sobre esta materia, nos ha parecido pertinente someter a su PLANTEAMIENTO consideración la posibilidad de que la (Idea central) Universidad haga una edición litográfica -pequeña y económica-, de manera de evitar el costoso proceso PROPÓSITO ¿Para qué? electrónico.

Consideramos, por otra parte, que el REFUERZO costo de la edición podrá ser recuperado (Contextualización) prontamente con la venta del Manual a los participantes de dichos Talleres y a la comunidad universitaria en general. Como deber de honestidad estamos REFUERZO obligados a señalar que, ciertamente, la (Extrapolación) originalidad no es el mérito que se le puede atribuir a este trabajo; sin embargo, no se le puede negar el de ser fruto de un diario y prolongado trabajo en este campo del quehacer académico.

En este segundo ejemplo, la necesidad de crear inicialmente una disposición anímica favorable a la Solicitud obliga a una Introducción en la cual se adelanta una referencia que da validez a la argumentación. Dentro de la misma estrategia, se expone luego el argumento central de la Validación, de manera de continuar preparando el terreno para el Planteamiento definitivo. Esta estrategia se justifica por la carencia de argumentos que tengan carácter obligante para el destinatario, por lo cual se hace necesario orientarla hacia la búsqueda de la mejor disposición anímica para otorgar el pedido. Finalmente se llega al Planteamiento de la Solicitud (que en este caso es la Conclusión de la argumentación previa), con sus debidas justificaciones inmediatas: Por qué y Para qué. Por último, se recurre al Refuerzo por Contextualización y Extrapolación, para darle mayor fuerza al mensaje.

ESTRUCTURA DELPROCESO ARGUMENTATIVO (Modelo genérico) PLANTEAMIENTO (Enunciado/Hipótesis)

JUSTIFICACIÓN (Por qué) PROPÓSITO (Para qué)

VALIDACIÓN DEL PLANTEAMIENTO (Información/Argumentación/ Razonamiento/Demostración)

REFUERZO (Inferencia/Reafirmación/Contraste/ Analogía/Contextualización/Extrapolación)

CONCLUSIÓN (Resultado/Solución/Deducción/ Propuesta/Consecuencia)

Segunda Parte

LAS COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. El objetivo de este Manual es tratar de orientar a los interesados sobre la manera de enfocar la redacción de las Comunicaciones que se cursan generalmente dentro de una institución en el manejo de su actividad cotidiana. Los ejemplos que presentamos sólo tienen carácter de referencias y no de modelos convencionales que deban seguirse textualmente. IMPORTANTE: Es cierto que en los tiempos actuales la tendencia que se impone -por razón de la gran dinámica y velocidad de las comunicaciones y de la vida misma- es hacia el estilo directo y conciso en la redacción de las comunicaciones (al modo anglosajón), lo que nos parece muy acertado. Sin embargo, pensamos que todavía nuestro temperamento latino es bastante sensible al halago, a las frases bonitas y a las formalidades. Por ello debemos señalar que los ejemplos que mostramos no son modelos para ser copiados textualmente, sino ejemplos para ser tomados como referencias y que cada quien debe adaptar a su necesidad y a su gusto. LA CARTA Características generales – Estructura – Tipos de Cartas institucionales - Ejemplos La carta constituye un género de comunicación muy amplio, cuya característica principal es la de estar dirigida en forma específica a determinadas personas o instituciones. Existen usos convencionales en cuanto a su estructura, redacción y presentación, que trataremos de compendiar en forma genérica para ajustarlos a los requerimientos de una institución. De ninguna menara estaremos excluyendo otras formas o criterios para abordar este importante asunto comunicacional.

ESTRUCTURA DE LA CARTA A continuación presentamos una relación de los elementos que comúnmente constituyen la estructura genérica de una Carta; según el tipo de Comunicación, podrá prescindirse de algunos de ellos. Cuando se dan ejemplos de expresiones utilizadas corrientemente en las diferentes secciones de las cartas, ellas sólo constituyen –como hemos señalado anteriormentemodelos para ser tomados como referencias; de manera que se pueden escoger los más adecuados en cada caso, o emplear otras que no aparezcan en el Manual.

ENCABEZAMIENTO Comprende los siguientes elementos: Membrete: Cuando se trata de una institución u organismo. Lugar y fecha: Escritos normalmente hacia el margen derecho. Número correlativo: Es el número que identifica a la comunicación. Destinatario: Es la persona a quien se dirige la carta. Incluye los siguientes datos: -Tratamiento: Depende del tipo de carta y de la categoría del destinatario: En comunicaciones públicas de carácter absolutamente oficial el tratamiento debido es el de Ciudadano (que normalmente no debería acompañarse de ningún título). -Ciudadano Alberto Pérez Alcalde del Municipio Pedro Camejo

En las comunicaciones internas de una institución no siempre se justifica el tratamiento de Ciudadano, pues basta con señalar el título y cargo del destinatario; sólo debe utilizarse cuando se trata de una comunicación de carácter muy formal. -Lic. Aníbal Cordero Director de Recursos Humanos En los casos de cartas a dignidades o personalidades extranjeras, se suelen utilizar tratamientos más protocolares como: -Excelentísimo - Honorable - Monseñor – Reverendo. En otro tipo de cartas se utiliza simplemente: -Sr. / Sres. / .Sra. / Srta. Si se trata de organismos o instituciones, se menciona la Directiva o simplemente se escribe Señores… -Señores Banco de Venezuela -Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos. -Título: Si se considera conveniente se indica en forma abreviada el título o grado del destinatario. Es bueno notar que los títulos, cuando se escriben completos, deben ir en letras minúsculas; si se abrevian deben llevar mayúscula inicial. En las correspondencias se acostumbra utilizar mayúscula inicial como forma de halago al destinatario. -Dr. / Prof. / Lic. / Ing. / Pbro. -Estimado Licenciado...

-Cargo: Si la comunicación es interna se indica el cargo del destinatario, pero no el nombre de la institución, pues se sobreentiende. -Director de la Escuela de Ingeniería. -Director de la Escuela de Ingeniería de la Universidad de San Agustín. (Comunicación externa). Localización: Si se hace necesario puede indicarse cualquier información que facilite la localización del destinatario dentro de un ámbito determinado. Puede ser el departamento, el edificio, la empresa, etc. -Lic. Gabriela Rodríguez Departamento de Contabilidad. En el texto de la carta no se acostumbra escribir la Dirección, la cual debe ir en el sobre. Cuando se trata de comunicaciones internas puede obviarse la localización señalando únicamente el cargo. -Lic. Nelson Díaz Director de Finanzas. Forma de entrega: Si la entrega es directa se suelen utilizar expresiones como: -En sus manos (Poco usado ahora) -Presente (En el caso de comunicaciones internas) -Su despacho (Si se trata de una Autoridad, de una comunicación muy formal o de una comunicación externa). Si la entrega es indirecta se señala en forma sucinta la ubicación del destinatario. Puede ser el nombre de la ciudad, o la palabra Ciudad cuando se envía a la misma del remitente.

Atención: Si la correspondencia es enviada a un organismo, se puede mencionar la persona a cuyo cargo está la atención del asunto tratado. Se abrevia At: -Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos At: Sr. Pedro Corrales Referencia: Cuando se trata de correspondencia formal u oficial resulta conveniente indicar en unas pocas palabras el asunto que se trata en la carta. Se abrevia Ref: -Señores Junta Directiva de la Asociación de Vecinos. At: Sr. Pedro Corrales Ref: Presupuesto de portón eléctrico.

CUERPO DE LA CARTA Saludo o Vocativo: Cuando existe cierto grado de relación personal con el destinatario, o cuando se quiere halagar o manifestar una consideración especial, se acostumbra emplear fórmulas de cortesía como:

- Estimado/apreciado señor o señora... - Distinguido... - Honorable... - Excelentísimo... - Ilustrísimo... Sin embargo, es importante tener en cuenta que, cuando se trata de cartas oficiales o formales, el lenguaje, los saludos y los tratamientos deben ser muy comedidos. El lenguaje debe ser directo, y se deben evitar expresiones de afecto o familiaridad impropias del trato oficial.

Motivación (¿Por qué escribo?): En algunos tipos de cartas (como las Solicitudes) resulta útil resaltar al comienzo la razón personal que motiva la comunicación, con el objeto de bienponer al destinatario en favor de nuestro planteamiento. -Sumamente preocupado por... -Altamente motivado por... -Teniendo conocimiento de su gran sentido humanitario... -Con el gran deseo de... -Plenamente consciente de... -Conocedor de... -Empeñado en -Deseoso de... Fórmula de cortesía: La comunicación debe iniciarse con una expresión de cortesía que se conecte coherentemente con el planteamiento de la carta. Por ello se debe escoger cuidadosamente la fórmula más adecuada.

- Me dirijo (respetuosamente) a usted

con la finalidad /objeto/ de… - Por medio de la presente me dirijo/recurro a usted… - Reciba un cordial saludo en ocasión /oportunidad/ de… - En atención/respuesta a su comunicación de fecha… cumplo con/me permito… - Para su conocimiento y demás fines, cumplo con…. - Habiendo tenido conocimiento de… - Junto con la presente…. - Sirva la presente para… - En cumplimiento de…. - En vista de… - En relación con… - Cumplo con… - Me permito…

- Tengo el gusto/placer/honor de…/ Me complace... - Por instrucciones de/ Siguiendo instrucciones de… - Enterado recientemente… - Recurro a usted… - En ocasión de... - En vista de… - Con el debido respeto que me merece… - Molesto su atención… - Con gran placer… - Es un gran honor… Objetivo: ¿Para qué escribo?) Aquí se manifiesta la intención de la carta: si es una solicitud, envío, invitación, respuesta, etc. Estas palabras inician el planteamiento central de la comunicación.

- Solicitar… - Solicitar sus buenos oficios… - Recurrir a su espíritu humanitario… - Enviarle / Hacerle llegar… - Le enviamos… - Informarle / participarle / hacer de su conocimiento… - Invitarlo / extenderle una invitación… - Dar respuesta a… - Exponerle la situación / el problema que he venido confrontando... Asunto (¿Qué quiero?) Es el aspecto central de la carta pues allí se expresa lo que concretamente se quiere Exponer, Informar, Solicitar, Enviar, Se conecta directamente con las palabras iniciales del “Motivo” y debe redactarse en forma clara y precisa. Explicación del motivo (¿Para qué lo digo?)

Luego de plantear lo que queremos decir, debemos explican las razones que motivan el planteamiento.

- Para… - Con el fin de… - Razón por la cual… - Con ello…Con lo cual… - Que nos permita… - De manera que… - De esa manera… - El propósito/objeto es... Justificación (¿Por qué lo digo?) Es importante señalar razones que justifiquen o sustenten nuestro planteamiento:

- Debido a que/ya que/puesto que... - Pues... - Con el consiguiente... - Responde esta comunicación a… Validación - Soporte Siempre es útil alegar razones que demuestren la validez del planteamiento. Pueden ser circunstancias o casos relacionados con el asunto.

- En efecto… - Es el caso que… - Tal es el caso… - Debo señalar que… - Lo que... - En virtud de ello... - A tal efecto / Al efecto / A tales efectos... - Al respecto... - Ciertamente… 24

Refuerzo Cuando sea posible es conveniente agregar cualquier razón que refuerce nuestro planteamiento y nos ayude a lograr el propósito. - Estoy/estamos conscientes de (que) / Sabemos….; sin embargo,… - Conscientes de la importancia de/que... - Creemos firmemente... - En todo caso… - En atención/consideración a... - Considerando que... - Visto… - Ante la importancia... - Ante tal/esta circunstancia... Halago (Puede ser previo, sobre todo en el caso de las Solicitudes). Toda persona es sensible al halago, siempre que éste sea mesurado. Por ello en algunas comunicaciones es saludable halagar al destinatario resaltando sus cualidades (reales o supuestas) con una frase breve. - Conocedores de su gran disposición… estamos seguros de que sabrá prestar la mayor atención a... - En conocimiento de su gran calidad humana... - Estamos seguros de que su gran bonhomía... - Estamos seguros de que usted sabrá... - Motivados por el conocimiento de… CULMINACIÓN Fórmula de Cortesía: La fórmula de cierre debe estar acorde con el tipo de carta, el asunto y la relación con el destinatario. - Sin más a que hacer referencia… - Sin otro particular al cual hacer referencia…

- A la espera de su pronta respuesta... - Esperando de usted la más atenta consideración a ésta... - Con un cordial saludo… - Agradeciéndole de antemano su atención/consideración/sus buenos oficios... -Con mi agradecimiento anticipado... -Anticipándole mi más sentido agradecimiento... - Con los mejores augurios por el éxito de su gestión... - Deseándole /Con mis mayores deseos por su mayor bienestar personal y éxito profesional... - Deseándole los mayores éxitos al frente de... - Reiterándole mi más alta estimación y mi entera disposición... - Reiterándole mi mayor agradecimiento y mi más alta estimación personal... - Información que le hago llegar para su conocimiento y fines consiguientes... - Es justicia que espero... Despedida: Se acostumbran expresiones como: - Se despide… - Se suscribe… - Queda de usted… Cierre: Es la expresión breve que antecede a la firma. Para las comunicaciones formales se acostumbra la expresión -Atentamente, En comunicaciones más amistosas o familiares se utilizan otras expresiones: - Con un gran saludo, - Cordialmente, - A sus gratas órdenes, - Su amigo, - Su atento servidor, Representación: A quién o a qué ente representa el remitente.

Firma del remitente: O de la persona autorizada. Identificación y cargo del remitente: Debajo de la Firma se debe indicar el nombre, apellido y cargo que ocupa el Remitente. En las cartas personales de carácter oficial o formal se suele colocar el número de la Cédula de Identidad. Por poder (P.p): Cuando otra persona autorizada firma la comunicación en lugar del remitente que aparece en la carta, se colocan estas siglas antes de la rúbrica. Sello: Se coloca al lado de la Firma para autenticar el contenido de la Comunicación.

ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS Con copia: (C/c): Cuando sea necesario hacerlo se indican las demás personas a quienes se envía la comunicación. Post data (P.D.): Después de la fecha; o Post scriptum (P.S.): Después del escrito: Es cualquier anotación breve que se hace para aclarar algún punto o subsanar alguna omisión dentro del texto. Anexos (Inclusos): Si procede, se deben señalar los anexos que se adjuntan para complementar el contenido de la carta. Iniciales de responsabilidad: En las comunicaciones oficiales se colocan, en letras mayúsculas, las iniciales de quien ordena la carta, y en minúscula las de quien la transcribió.

- FJMS/tmla Visto Bueno (VºBº): En el caso de comunicaciones de gran importancia, se suele añadir el Visto Bueno de la autoridad responsable de la comunicación. Lema de la institución: Se acostumbra colocar al pie de la hoja de las comunicaciones oficiales.

ESQUEMA GENÉRICO DE LA CARTA Logotipo/Membrete Lugar y fecha Número correlativo Destinatario Tratamiento Título Nombre y Apellido Cargo Localización Forma de entrega Atención (At.) Referencia (Ref.) Cuerpo de la Carta Saludo o Vocativo Motivación (¿Por qué escribo?) Fórmula de Cortesía Objetivo (¿Para qué escribo?) Asunto (¿Qué quiero?) Propósito del asunto (¿Para qué?) Justificación del asunto (¿Por qué lo planteo?) Validación (¿Por qué es cierto lo que digo?) Refuerzo Halago o Cortesía Culminación Fórmula de Cortesía Despedida Cierre Representación (P.p.) / Firma del Remitente o Autorizado Cédula de Identidad Cargo Elementos complementarios Con copia (C/c) Post data (P.D.) Anexos (Inclusos) Iniciales de Responsabilidad Visto Bueno (VºBº) Lema de la Institución

/ Sello

PLANTEAMIENTO RETÓRICO DE LA CARTA Cada tipo de Comunicación requiere un planteamiento particular en virtud de su propósito; sin embargo, se puede decir que generalmente (pero no necesariamente) la redacción del cuerpo de una Carta institucional consta de cuatro elementos o pasos básicos. Primero: MOTIVACIÓN (Prescindible) Existen las fórmulas corrientes de inicio de las Cartas; pero, en algunos casos (como las Solicitudes y similares), es conveniente iniciar el desarrollo de la comunicación con alguna frase que manifieste la motivación que la ha inspirado: -Motivados por... -Empeñados en... -Deseosos de... -En cumplimiento de.../ Cumpliendo con... Segundo: OBJETIVO DE LA CARTA Luego se expone claramente el objetivo de la comunicación: Solicitar, Enviar, Informar, Exponer, Invitar, Felicitar, Responder, etc. Tercero: JUSTIFICACIÓN/VALIDACIÓN/REFUERZO El objetivo de la carta debe justificarse con una explicación que le dé validez y fuerza al planteamiento. - En efecto… - Es el caso que… - Tal es el caso… - Debo señalar que… - Lo que... - En virtud de ello... - A tal efecto / Al efecto / A tales efectos... - Al respecto... - Ciertamente…

- Estoy consciente de (que)... / Sé...; sin embargo,… - Conscientes de la importancia de/que... - Creemos firmemente... - En todo caso… - En atención/consideración a... - Considerando que... - Visto que… - Ante la importancia... - Ante tal/esta circunstancia... Cuarto: FÓRMULA DE HALAGO O CORTESÍA (Prescindible) En ciertos tipos de cartas (sobre todo las Solicitudes y similares) resulta muy útil halagar de alguna manera al Destinatario, con el fin de propiciar su buena disposición hacia nuestro planteamiento. - Conocedores de su gran disposición… - En conocimiento de su gran calidad humana... - Estamos seguros de que su gran bonhomía... - Estamos seguros de que usted sabrá...

EJEMPLO: En la siguiente comunicación -dirigida a un funcionario público, y de carácter altamente argumentativo- se pueden apreciar con facilidad los cuatro elementos básicos de la Carta institucional: la Motivación, el Objetivo, la Justificación/Refuerzo y la Fórmula de Halago.

Ciudadano _____________________________ Alcalde del Municipio San Antonio Su despacho. Honorable señor Alcalde: Motivada por el reconocido espíritu humanitario que ha caracterizado su gestión al frente de la Alcaldía del Municipio San Antonio, e impulsada por la grave circunstancia que atravieso como madre de familia de bajos recursos, acudo a su sensibilidad de funcionario preocupado por las necesidades de su pueblo, con el objeto de solicitar una ayuda económica que me permita cubrir los gastos médicos que requiere mi menor hija Xxxxxxxx Xxxxxxxxx- de apenas dos (2) años de edad-, quien está afectada de un Tumor Gigante Mediastino, del cual fue operada recientemente, pero que requiere ahora un costoso tratamiento de Quimioterapia imposible de cubrir con mis escasos recursos económicos. Estoy consciente de las numerosas solicitudes similares que deben llegar a su despacho; sin embargo, no dudo que el caso de una niña de tan corta edad, aquejada de un problema tan grave, debería suscitar una especial consideración que espero de usted, y de la cual le quedaré eternamente agradecida en mi nombre y de mi familia. Confiada en ese gran corazón humanitario que le ha hecho ganar el cariño de todos los pobladores de este Municipio, quedo a la espera de su más benévola consideración a esta solicitud, rogando a Dios que lo bendiga y lo colme de bienestar personal y de éxito en su gestión como mandatario municipal. Atentamente, ___________________________ C.I: Anexos: Informe Médico, Presupuesto de Tratamiento.

EJERCICIO COMENTADO Redacción de una comunicación para los Alcaldes de la entidad, invitándolos a participar en unas Jornadas sobre los efectos negativos de la actividad humana sobre el ambiente, en cuya promoción la Universidad tiene especial interés: Dispuestos a la tarea, ya frente a la computadora, nuestra mente comienza a generar automáticamente un plan de trabajo que se irá desarrollando a medida que escribimos. Debemos tomar en cuenta el carácter oficial de la carta y su condición de propuesta (que obliga al máximo ejercicio retórico); el protocolo debido a las personalidades o autoridades y la sensibilidad de los funcionarios políticos ante el halago; la manera de presentar al oferta no como un interés de la U (para no herir susceptibilidades) sino como una necesidad (no “obligación”) de las Alcaldías; la magnitud del problema ambiental como responsabilidad de todos, pero especialmente de los entes locales. Así iniciamos nuestro cometido: 1º- Por la categoría de los destinatarios, el encabezamiento de ley no tiene alternativa: -Honorable señor Alcalde: 2º- Dada la condición jerárquica que comparten el destinatario y la persona que debe firmar la correspondencia nos parece que la mejor manera de iniciar el contenido de la carta es por medio de “un cordial saludo”, pero no personal sino en nombre de la institución, con el objeto de darle mayor formalidad; Generalmente después del saludo se acostumbran frases formales como; en ocasión, me dirijo a usted, tengo el gusto, sin embargo, ya que nos dirigimos a un funcionario político (que, sin duda alguna, debe ser muy sensible al 32

halago, nos parece más conveniente continuar con nuestro reconocimiento a su (supuesta) excelente gestión. -Reciba un cordial saludo de las Universidad Bicentenaria de Aragua junto con nuestro reconocimiento a su voluntarioso desempeño al frente de Gobierno Municipal de esa entidad. 3º- Presentarle directamente la oferta sería poco estratégico. Por eso nos perece mejor presentar la inquietud de la Universidad por el problema ecológico mundial , que llevaremos del nivel macro al micro, mostrando prudentemente que ese nos es solo problema de las naciones como tales, sino que también lo debe ser de las autoridades locales. -Motiva esta comunicación el interés de esta Casa de Estudios ante la mundial inquietud por el impacto negativo del progreso humano sobre la naturaleza que nos circunda, con sus gravísimas consecuencias actuales y futuras sobre el destino del planeta y de la humanidad. Problema que, por ser mundial, no debe ser objeto de menor preocupación por parte de los entes locales. 4º- Luego resaltamos que la preocupada por la magnitud del problema quiere aportar su contribución al tratamiento de tan grave problema, y por ello ha diseñado el curso en cuestión. -Deseosa de prestar su aporte al tratamiento de este grave problema, la Universidad Bicentenaria ha programado unas Jornadas de Investigación que, con el nombre de SALVEMOS NUESTRO PLANETA, tienen como propósito contribuir a profundizar el conocimiento teórico-práctico y la acción investigativa de los participantes en materia de la gestión de los recursos naturales y la búsqueda del equilibrio entre el progreso y el impacto de la acción humana e industrial sobre la naturaleza, de manera que 33

puedan convertirse en agentes promotores de un desarrollo sostenible en armonía con el ambiente. 5º- Ahora sí entramos directamente a la oferta del Curso, pero planteándolo como que lo motiva es la preocupación, y que por ello se busca interesar a los funcionarios en el mismo asunto que preocupa a la Universidad. Por supuesto, se señala sutilmente que esa es necesidad (no una obligación) de los gobiernos locales. - Conscientes de la necesidad que tienen los gobiernos locales de asumir posturas activas frente al tema del desarrollo sostenible, estamos empeñados en una campaña de captación de funcionarios municipales interesados en incorporarse a este Programa para capacitarse ante una realidad que a todos nos compete. 6º- Debiendo reforzar nuestro planteamiento, señalaremos la importancia de la acción municipal para enfrentar el problema. Todo siempre en forma de enunciados positivos, nunca negativos. - Es de resaltar la importancia de la participación de estos entes como sujetos más inmediatos de la defensa de la naturaleza, ya que son las comunidades las que acusan el impacto primario de la degradación del ambiente con sus nefastas repercusiones sobre la calidad de vida de sus miembros. 7º- Finalmente, la despedida precedida de la invitación a considerar la iniciativa (no a aceptarla). - Así, pues, al hacerle una cordial invitación a formar parte de esta avanzada nos permitimos hacerle llegar el material informativo sobre el evento, esperando de usted su mayor consideración a esta iniciativa.

Versión final En definitiva, la comunicación podría ser así (por supuesto, con la posibilidad de posterior revisión): Honorable señor Alcalde: Reciba un cordial saludo de las Universidad Centro-Norte, junto con nuestro reconocimiento a su voluntarioso desempeño al frente de Gobierno Municipal de esa entidad. Motiva esta comunicación el interés de nuestra Casa de Estudios ante la mundial inquietud por el impacto negativo del progreso humano sobre la naturaleza que nos circunda, con sus gravísimas consecuencias actuales y futuras sobre el destino del planeta y de la humanidad. Problema que, por ser mundial, no debe ser objeto de menor preocupación por parte de los entes locales. Deseosa de prestar su aporte al tratamiento de este grave problema, la Universidad Centro-Norte ha programado unas Jornadas de Investigación que, con el nombre de SALVEMOS NUESTRO PLANETA, tienen como propósito contribuir a profundizar el conocimiento teórico-práctico y la acción investigativa de los participantes en materia de la gestión de los recursos naturales y la búsqueda del equilibrio entre el progreso y el impacto de la acción humana e industrial sobre la naturaleza, de manera que puedan convertirse en agentes promotores de un desarrollo sostenible en armonía con el ambiente. Conscientes de la necesidad que tienen los gobiernos locales de asumir posturas activas frente al tema del desarrollo sostenible, estamos empeñados en una campaña de captación de funcionarios municipales 35

interesados en incorporarse a este Programa para capacitarse ante una realidad que a todos nos compete. Es de resaltar la importancia de la participación de estos entes como sujetos más inmediatos de la defensa de la naturaleza, ya que son las comunidades las que acusan el impacto primario de la degradación del ambiente con sus nefastas repercusiones sobre la calidad de vida de sus miembros. Así, pues, al hacerle una cordial invitación a formar parte de esta avanzada nos permitimos hacerle llegar el material informativo sobre el evento, esperando de usted su mayor consideración a esta iniciativa. Atentamente, ________________________ Rector

PRINCIPALES TIPOS DE CARTAS INSTITUCIONALES Podríamos considerar los más diversos tipos de Comunicaciones, pero en este manual sólo nos ocuparemos de aquellas que se manejan corrientemente dentro de una organización para los fines de su funcionamiento, atendiendo al ámbito que abarcan y teniendo en cuenta que las denominaciones empleadas no tienen carácter excluyente; así, una carta oficial puede a la vez ser administrativa y representar una solicitud. Fuera del ámbito institucional que nos ocupa está la carta Social, Familiar, Personal o Particular, que trata asuntos particulares entre personas ligadas por nexos familiares o sociales.

LA CARTA OFICIAL (OFICIO) Es la que trata asuntos relacionados con el quehacer de una institución, sea pública o privada, y cuyo contenido no tiene connotaciones personales sino institucionales. En principio debe redactarse en términos de absoluta formalidad (sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés), evitando expresiones o saludos que denoten relación personal entre el remitente y el destinatario (Modelo 01 y 02). Sin embargo, en ciertos casos –como en las Solicitudes- se justifica el trato cordial con la finalidad de halagar al destinatario en pro del propósito de la comunicación (Ver Modelo 03). La formalidad no significa que se deba desechar un lenguaje elegante que haga más atractiva la comunicación. Incluso, en el ámbito institucional resulta muy saludable el uso del sujeto impersonal en tercera persona de plural. En este tipo de comunicación nunca debe tratarse más de un solo asunto en cada oficio. En su presentación no deben faltar ciertos elementos convencionales: Membrete de la institución o dependencia,

Correlativo, Iniciales identificadoras y el Lema de la institución. IMPORTANTE: Por razones de espacio, en muchos ejemplos sólo copiaremos el texto de las cartas, sin incluir detalles accesorios como: membretes, correlativos, iniciales de responsabilidad, etc.; lo cual no significa que ellos no sean necesarios en determinados casos, como lo hemos señalado en su oportunidad. Ejemplo 1 Ing. __________________ Director de la Escuela de Ingeniería Civil. Anexas a la presente cumplimos con hacerle llegar las más recientes publicaciones del Decanato de Postgrado, productos del quehacer investigativo de los Docentes, Investigadores y Participantes de nuestros Programas académicos:

- XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXX - XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Mediante ellas aspiramos mantener la presencia de nuestra Casa de Estudios en el escenario de la generación y confrontación de conocimientos de máxima pertinencia científica y relevancia social. Atentamente, _____________________________ Director de Publicaciones Anexo: Lo indicado

Ejemplo 2 Lic. ________________ Presente. Estimado Licenciado: Reciba un cordial saludo de mi parte y de las demás autoridades del Decanato, acompañado de nuestro más franco reconocimiento a la labor que usted desarrolla como Facilitador dentro de nuestros Programas de Postgrado; los cuales se nutren de la dedicación y maestría de un personal docente que prestigia la calidad educativa de nuestra Casa de Estudios. Empeñados como estamos, precisamente, en mantener el alto nivel del servicio que prestamos a los Participantes, nos hemos propuesto cumplir un proceso de actualización de ciertos aspectos curriculares de fundamental relevancia para el logro de tal objetivo. En virtud de ello recurrimos a usted para solicitarle una relación actualizada de los Contenidos y Referencias correspondientes a la Asignatura a su cargo, con el fin de incorporarlos al respectivo Programa. Conocedor de su definida disposición hacia todo lo que propenda al mejoramiento de la formación académica que impartimos a nuestros usuarios, espero de usted la más adecuada y pronta atención a esta solicitud. Atentamente, _________________________ Decano de Postgrado

Ejemplo 3 Ciudadana Dra. _______________________ Coordinadora del Programa de Educación a Distancia del Ministerio de Educación. Su despacho. Estimada Doctora Liendo: En atención a su comunicación y encuesta acerca del Programa de Educación a Distancia que usted coordina, queremos manifestarle nuestra complacencia por el interés de la Oficina de Planificación del Sector Universitario hacia un asunto de tanta relevancia social como es la Educación a Distancia. Con larga anterioridad esta Universidad ya había hecho suyo el propósito de conformación de un programa privado de Cursos de Educación a Distancia; sobre el cual ha venido trabajando un grupo de destacados especialistas en el área, y cuya labor se concretó en un proyecto que denominamos tentativamente como “UCN-Learning”. De manera, pues, que no podemos menos que aplaudir esta iniciativa oficial y declarar nuestra voluntad de incorporarnos a ella como parte del conjunto de instituciones universitarias que aspiran participar en tal experiencia. En atención a ello hemos dado respuestas al Cuestionario Diagnóstico recibido, procurando plasmar en él nuestras expectativas como institución educativa de avanzada, nuestros requerimientos de recursos profesionales, de infraestructura e infoestructura, y con la aspiración de contribuir a la materialización de un proyecto de tanta pertinencia para poder enfrentar los problemas del acceso estudiantil a la educación Superior.

Ejemplo 4 Lic. _____________________ Coordinadora de Prensa y Relaciones Públicas Presente. Reciba un cordial saludo en oportunidad de hacerle llegar el CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES programado por este Decanato para el resto del corriente año civil. Sería de gran interés para nosotros y para la Universidad la difusión que ustedes pudieran darles a estos eventos, por lo cual apreciaríamos altamente la atención que usted disponga brindarles en su oportunidad. Agradeciéndoles de antemano la atención que puedan prestarle a ésta, quedo de ustedes, Atentamente, __________________________ Director de Publicaciones

Ejemplo 5 Dr. _______________________ Coordinador de la Maestría en Finanzas Presente. Me dirijo a Ud. con la finalidad de solicitar el envío, a esta Dependencia, de los productos intelectuales que los Profesores y Participantes de la Coordinación a su cargo hayan generado durante los recientes períodos académicos y que puedan permitirnos enriquecer el contenido de las Publicaciones del Decanato Postgrado. De esa manera lograremos patentizar y dar difusión a la actividad investigativa que se realiza en los Programas de Postgrado desarrollados en cada área del conocimiento. En atención a que ya está en marcha la planificación de Publicaciones prevista para este año lectivo, mucho le sabríamos agradecer su mayor atención y su más pronta respuesta a esta solicitud. Atentamente, ________________________________ Director de Publicaciones

Ejemplo 6 Ciudadana Dra. __________________________ Ciudad. Estimada Doctora.: Reciba un cordial saludo del Decanato de Postgrado en oportunidad de extenderle una invitación a participar como Ponente en el Curso INNOVACIÓN CURRICULAR BASADO EN COMPETENCIAS, programado por esta Dependencia para los venideros días 25 DE NOVIEMBRE y 02 DE DICIEMBRE, en horario de 02 a 06 p.m. Esta invitación está motivada por el amplio dominio y experiencia que usted ha alcanzado en dicha área del conocimiento, y por su reconocida disposición hacia todo lo que signifique elevación del nivel de nuestros programas académicos. Muy interesados en contar con su invalorable colaboración, quedamos a la espera de su aceptación. Atentamente, _______________________________ Decano de Postgrado

LA CARTA ADMINISTRATIVA Es una comunicación oficial referida estrictamente a asuntos de la organización, manejo, funcionamiento y trámites de una institución. Su lenguaje, por tanto, debe ser absolutamente formal: sobrio, claro, conciso, serio, veraz, natural y cortés; fuera de los casos en que el halago pueda ser provechoso. Ejemplo 7 Dr. __________________ Decano (e) de Postgrado Su Despacho. En vista de los serios inconvenientes que hemos venido confrontando por causa del deterioro de la impresora de esta Dependencia -originados por la antigüedad del equipo y por el exceso de trabajo a que está siendo sometida para atender las necesidades de todo el Decanato-, quiero reiterarle la solicitud de una impresora monocromática pequeña que sea más adecuada para el trabajo rutinario de oficina, ya que el equipo existente, por sus dimensiones, lentitud y elevado costo de insumos, está concebido exclusivamente para trabajos de diseño. Debo señalar que esta solicitud no representa una adquisición nueva para la Dependencia, sino la reposición de la impresora que fue dada en calidad de préstamo al Decanato de Postgrado. Ante la seria situación que estamos confrontando por la falta de este equipo, nos abocamos a solicitar información sobre los modelos existentes, y nos ha parecido –según el criterio de expertos -que el más adecuado y económico es: HP LASERJET P1005 (Monocromática) Precio aproximado: BsF 499,00 Atentamente, _________________________ Director de Publicaciones

Ejemplo 8 Lic. ______________ Director de Finanzas Presente.Estimado Licenciado, en nueva ocasión me dirijo a usted con el objeto de plantearle el serio problema que confronta esta Dependencia por causa del mal estado del equipo de Aire Acondicionado que nos presta tan importante servicio. El hecho es que desde hace varios meses hemos estado padeciendo unas condiciones de trabajo que afectan seriamente nuestro rendimiento laboral, por una parte, y por otra inciden también en el funcionamiento de los equipos de Computación, que no han sido diseñados para temperaturas tan elevadas como las que reinan en nuestra oficina. Continuas son las quejas del personal, y permanentes las fallas de los equipos. Por ello me veo obligada a recurrir nuevamente a su instancia, segura de que su reconocida buena voluntad nos ayudará a resolver prontamente esta situación. Estoy consciente de sus altas responsabilidades y ocupaciones, pero también sé de su disposición para enfrentar las situaciones que inciden en la calidad del servicio que presta la Universidad. Por ello espero su más atenta consideración a este planteamiento. Atentamente, Lic.________________________ Director de Publicaciones

LA CARTA SOLICITUD Es una comunicación de carácter personal mediante la cual una persona, dentro de la institución, hace una petición de carácter particular a la autoridad competente para atenderla. Puede ser una solicitud de ayuda, aumento, condiciones de trabajo, etc. Debe redactarse con mucho cuidado, de manera de producir el mejor efecto en el destinatario. Como estrategia de logro resulta saludable iniciar la carta con una buena justificación de la solicitud, luego incorporar con alguna expresión de halago al remitente, y culminarla con una frase de agradecimiento anticipado o reconocimiento. Por supuesto que en el caso de las comunicaciones dentro de la misma institución esas expresiones deben ser más moderadas, sobre todo si el carácter de la solicitud es más bien administrativo. Ejemplo 9

Lic. ____________________ Directora de Recursos Humanos Su despacho.Estimada Licenciada: En ocasión de los recientes aumentos salariales dispuestos para el personal de la Universidad, recurro a usted para solicitar la posibilidad de reconsideración del sueldo que me ha sido asignado, debido a que últimamente mi remuneración ha venido registrando un marcado deterioro proporcional en relación con los sueldos de los demás profesionales de igual categoría, al punto de que –a pesar de mi antigüedad, trayectoria laboral, desempeño académico y producción intelectual- ya me encuentro ubicado dentro de uno de los niveles más bajos de la escala salarial vigente.

A los efectos de esta solicitud debo mencionar mi inmaculada trayectoria de 17 años signados por el cumplimiento, la responsabilidad y la productividad, así como mi labor académica como docente de Postgrado y mi producción intelectual representada por seis libros y más de 150 artículos de prensa en los cuales siempre he antepuesto mi condición de miembro de la comunidad Ucenista con el fin de contribuir a resaltar la imagen institucional de nuestra Universidad; razones que creo merecen ser tomadas en cuenta en aras de una mejor compensación salarial. Convencido de la necesidad que tienen las instituciones de reconocer la valía de sus miembros, y seguro de que usted sabrá ponderar la justicia de mi planteamiento, espero su mayor consideración a esta solicitud. Atentamente, _____________________

C.I: ___________

Ejemplo 10 Ciudadano ____________________________ Alcalde del Municipio San Antonio Su despacho. Honorable señor Alcalde: Motivada por el reconocido espíritu humanitario que ha caracterizado su gestión al frente de la Alcaldía del Municipio San Antonio, e impulsada por la grave circunstancia que atravieso como madre de familia de bajos recursos, acudo a su sensibilidad de funcionario preocupado por las necesidades de su pueblo, con el objeto de solicitar una ayuda económica que me permita cubrir los gastos médicos que requiere mi menor hija Xxxxxxxx Xxxxxxxxx- de apenas dos (2) años de edad- quien está afectada de un Tumor Gigante Mediastino, del cual fue operada recientemente, pero que requiere ahora un costoso tratamiento de Quimioterapia imposible de cubrir con mis escasos recursos económicos. Estoy consciente de las numerosas solicitudes similares que deben llegar a su despacho; sin embargo, no dudo que el caso de una niña de tan corta edad, aquejada de un problema tan grave, debería suscitar una especial consideración que espero de usted, y de la cual le quedaré eternamente agradecida en mi nombre y de mi familia. Confiada en ese gran corazón humanitario que le ha hecho ganar el cariño de todos los pobladores de este Municipio, quedo a la espera de su más benévola consideración a esta solicitud, rogando a Dios que lo bendiga y lo colme de bienestar personal y de éxito en su gestión como mandatario municipal. Atentamente _____________________ C.I.: __________ Anexos:Informe Médico, Presupuesto de Tratamiento.

Ejemplo 11 Ciudadanos Decano y demás miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de San Carlos Ciudad. Yo, Alejandro Jesús Cordero, portador de la Cédula de Identidad Nº XXXXXXX y bachiller estudiante de la carrera de Ingeniería de Sistemas en esa Universidad, me dirijo a usted para solicitar el Diferimiento de Inicio del Segundo Semestre que me corresponde cursar en el período lectivo inmediato, por cuanto las condiciones económicas de mis padres me impiden, por los momentos, continuar como alumno regular. En efecto, durante el primer Semestre de mi Carrera estuve residiendo en la población de Lagunillas de Mérida, en casa de un familiar cercano ya que mis padres residen en Maracay, y con gran sacrificio y esfuerzo acudía diariamente a clases en la Universidad. Lamentablemente ese familiar ha mudado su residencia a la ciudad de Maracaibo, y por ello he perdido ese beneficio que me permitía estudiar lejos de mi hogar. Ante esta circunstancia no me resta otra alternativa que radicarme en una residencia particular cercana a la Universidad; lo cual se me hace imposible por causa de la difícil situación económica que atraviesan mis padres. Ello me ha obligado ha acudir a usted en solicitud del diferimiento del Semestre que deberé cursar, esperando que sepa entender las razones que me motivan y agradeciéndole anticipadamente su atención. Atentamente, Br. ________________________ C.I.: _____________

Ejemplo 12 Dr. _____________________ Vicerrector Administrativo Su despacho.Distinguido Dr. Cordero: Urgida por la necesidad de reparar serios daños causados por las recientes lluvias a mi vivienda ubicada el sector El Tierral de San Joaquín de Turmero, acudo a usted para solicitar un adelanto de mis prestaciones sociales que me permita solventar –aunque sea parcialmente- la difícil situación que confronta mi familia ante el derrumbe del cerro contiguo, mediante la construcción de un muro de contención que ha sido valorado en más de Bs 5.000. Considerando que la Ley del Trabajo vigente establece la posibilidad de retirar hasta el 75% de las Prestaciones acumuladas, y dada la gravedad de mi situación planteada, espero de usted la más benévola y pronta consideración a esta solicitud. Con mi agradecimiento anticipado y mi mayor respeto, ______________________ C.I:___________

LA CARTA COMERCIAL Trata asuntos referidos a las relaciones de comercio entre personas u organizaciones. Su lenguaje se caracteriza por ser formal, pero a la vez sumamente cordial, como se estila en el trato de esos asuntos. Ejemplo 13 Señores Ferretería INTERCOMUNAL At: Sr. Josué López Ref: Presupuesto Nº U-125 Estimados señores: En relación con el Presupuesto Nº U-125 recibido en esta fecha, les informamos que éste ha sido considerado favorable por parte de nuestro Departamento de Compras, por lo cual les agradecemos proceder a su envío con la mayor prontitud posible. Reciban nuestro cordial saludo y nuestros votos por la feliz continuación de nuestras relaciones comerciales. Atentamente, Por la Universidad Centro-Norte _____________________ Jefe de Compras

LA CARTA PROTOCOLAR Se denominan así las comunicaciones dirigidas en forma oficial a personalidades o dignidades, y que versan más que todo sobre asuntos de carácter social, cívico o de etiqueta. Por ello exigen un tratamiento y un lenguaje ajustados a las normas tradicionales de cortesía y reverencia. Existen cánones convencionales que rigen este tipo de comunicaciones. Ejemplo 14 Monseñor _________________________ Obispo Designado de la Diócesis de Santa Cruz Palacio Episcopal Ciudad.Excelentísimo señor Obispo: Altamente motivados por el fervor cristiano que ha generado su reciente designación como Obispo de la Diócesis de Santa Cruz, la Directiva del Consejo Municipal ha resuelto, con el regocijo general de sus miembros, decretar como Día de Júbilo la venidera fecha 28 de los corrientes, cuando tenga lugar su consagración como Pastor espiritual del pueblo santacrucense. A la vez que hacerle llegar nuestra más cálida felicitación, unimos nuestros votos para que el señor ilumine su gestión, para bien de la feligresía y mayor gloria de Dios. Por la Junta Directiva del Concejo Municipal de Santa Cruz, ___________________ Presidente

Ejemplo 15

Dr. _________________ Director del Centro Estudios Especializados Caracas. Estimado Dr. Ulloa: Al llegar a mi oficina a tempranas horas del día de hoy, Lunes, estoy viendo una cortés invitación suya para el Acto de Graduación de Expertos en las menciones de Ciencias Forenses, Derecho Tributario, Derecho del Trabajo y, Derecho; así como la imposición de la Orden del Aventino a un selecto grupo de personalidades del más alto nivel académico y ciudadano, entre las que se cuenta la Dra. Gisela Moreno, docente de nuestro Decanato de Postgrado que goza de la mayor estimación nuestra por su capacidad profesional y excepcionales dotes personales. Lamentablemente tal comunicación llegó un día en que, por motivos de un compromiso previo e impostergable, no estuve en la Universidad; razón por la cual no me enteré de la realización de un acto en el que me habría agradado estar presente, tanto por la significación del evento como por la calidad de las personas involucradas en condición de graduandos, condecorados y promotores. Al hacerle llegar mis excusas por no haber podido atender su gentileza, quiero manifestarle mi más alta estimación y expresarle mi absoluta disposición en el Decanato de Docencia de la Universidad Centro-Norte. Atentamente, ______________________ Decano

Ejemplo 16

Dr. Carlos Cabrera Alcalde Electo del Municipio Metropolitano Sede del Partido “Unidad Ciudadana” San Antonio del Llano. Estimado Dr. Cabrera: Con especial complacencia he recibido la noticia de su triunfo en la jornada electoral para la escogencia del Alcalde del Municipio Metropolitano; triunfo que esperábamos, sin duda alguna, dada su brillante trayectoria como formador de juventudes y como ciudadano de acendrada vocación de servicio a la causa de ese gran pueblo. Ahora que ya es un hecho la mayoritaria voluntad popular, queremos hacerle llegar nuestra más calurosa felicitación y nuestros votos porque su gestión redunde en una mejor calidad de vida para los pobladores de esa tierra y sea ejemplo para los demás gobernantes de nuestro país. En nuestro nombre y de toda la comunidad Ucenista, reciba nuestro saludo y nuestra voz de aliento en la tarea que estamos seguros sabrá afrontar con la mayor voluntad y logros. Su amigo y compatriota, ___________________

ASPECTOS FORMALES DE LAS CARTAS Aunque no es el objetivo primordial de este Manual, incorporaremos una breve reseña acerca de los principales aspectos formales destacables de una carta.

Estilos de cartas

- Estilo Bloque Extremo: todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Se escribe a espacio sencillo. Entre párrafos se dejan dos espacios.

- Estilo Bloque: es muy parecido al bloque extremo. Se diferencia en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro.

- Estilo Semibloque: es un estilo muy elegante. Mantiene las mismas características del estilo bloque, pero cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

- Estilo Sangrado: se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De igual manera se hace en la despedida, antefirma, iniciales identificadoras y la firma.

Normas de puntuación de la carta Existen varias formas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. - Abierta: no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

- Cerrada: se escribe un punto al final de la línea de la fecha., Se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la última, que lleva punto). Se usan comas después de la despedida, dos puntos después del saludo y comas después de

cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)

- Mixta: Combina las formas anteriores y se distingue porque: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida. .

Tercera Parte

OTRAS COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

EL MEMORANDO O MEMORÁNDUM (Latín: “Recordatorio”) Es una comunicación breve destinada a recordar o informar algún asunto de carácter interno y, más bien, inmediato. Su redacción y contenido deben ser absolutamente precisos y concisos, con el mínimo posible de formalidades de cortesía. Por su brevedad se acostumbra elaborar en hojas de tamaño media carta. Aunque el término original es el latino Memorandum (“Que se debe recordar”), cuyo plural es (Los) memoranda, resulta más recomendable utilizar la traducción castellana “Memorando”. Generalmente consta de las siguientes partes:

- Membrete - MEMORANDO Nro. - PARA: (Destinatario) - DE: (Remitente) - ASUNTO: - FECHA: - Contenido en forma breve, clara y precisa. - Despedida absolutamente breve - Firma del remitente - ANEXOS (Si los hay).

Ejemplo

MEMORANDO Nº DP-2010-56 PARA: Departamento de Informática DE: Decanato de Postgrado ASUNTO: Matrícula de la Maestría en Gerencia FECHA: 19-11-2010 Les agradecemos enviarnos informe de la matrícula de la Maestría en Gerencia, solicitado en fecha 12 de los corrientes. Atentamente, ________________ Directora de Estudios de Postgrado

LA CIRCULAR Es una comunicación que se dirige por igual a un grupo de personas para enterarlas de algún asunto de interés común. Su redacción debe ser absolutamente formal, impersonal, clara y precisa. Generalmente consta de las siguientes partes:

- Membrete - CIRCULAR Nro. - ASUNTO: - PARA: (Destinatarios) - Contenido en forma clara y precisa. - Remitente

Ejemplo

CIRCULAR Nro. 05 FECHA: 16-11-2010 ASUNTO: Equipos de computación A TODAS LAS DEPENDENCIAS Por instrucciones expresas de la Dra.XXXXXX XXXX, Decana de Postgrado, se ratifica a todas las Dependencias de este Decanato la solicitud de consignar en esta Dependencia los Nombres de Usuarios y las Contraseñas de todos los equipos de computación a su cargo, ya que esta última oficina tiene entre sus funciones la de ser el centro de información y documentación de todas las Dependencias y ejercer la guarda y custodia del acervo documental del Decanato. Con esta disposición se busca garantizar en todo momento el resguardo seguro y el acceso oportuno a la información oficial contenida en tales equipos. En consecuencia, les agradecemos suministrar la información requerida a más tardar el día 20/09/2008. Atentamente, __________________ Director de Informática

LA INVITACIÓN La invitación es un tipo de comunicación que, como es lógico, supone el apego a las más convencionales reglas de cortesía y de halago al remitente. Generalmente debe plantearse de la siguiente forma: 1. Manifestación de “placer/gusto” o de “honor” (según el caso) al hacer la invitación. 2. Motivo de la invitación e importancia del acto

3. Razón que justifica la invitación al destinatario, en forma de halago. 4. Interés en la asistencia. Conveniencia de confirmarla. 5. Lugar, fecha y hora del acto.

Ejemplo 1 La Universidad Politécnica Nacional tiene el gusto de invitar a Ud. al acto solemne de inauguración de la Sala de Conferencias “Prof. XXXXXXXXXXXXX; designada con el nombre de ese notable educador que tanto lustre diera nuestra Casa de Estudios durante sus más de 20 años de servicio docente. Este acto se realizará el día 20 de Agosto próximo, en el segundo piso de nuestra Biblioteca Central. En vista de la elevada consideración que usted nos merece, sería un gran honor para nosotros el poder contar con su distinguida presencia; en cuyo caso le agradeceríamos confirmarnos su asistencia por el número telefónico xxxxxxxxxxxxxx (Srta. Gabriela). Lugar: Edificio de la Biblioteca. Nivel Mezanina Fecha: 26-11-2010 Hora: 8 p.m. Ejemplo 2

Ciudadano Lic. ____________ Presente. Tengo el gran placer de dirigirme a Ud. con la finalidad de comunicarle la decisión de las Autoridades del Decanato de Postgrado, de designarlo como Padrino del

Bautizo de la obra "LA DESMITIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN: ", producto del empeño de un grupo de docentes-investigadores adscritos a este Decanato por plantear una discusión sobre la integración paradigmática como sustrato del abordaje investigativo a la luz de las más novedosas concepciones epistemológicas. Con este gesto queremos hacer justo reconocimiento a su valiosa trayectoria en el campo del servicio social, la docencia y la investigación; trayectoria que prestigia a nuestra Casa de Estudios y constituye motivo de orgullo para todos los que formamos parte de la comunidad Ucenista. Al hacerle conocer nuestra decisión, esperamos nos honre con su aceptación y su presencia en el acto que realizaremos el día 15 de los corrientes en el marco de la celebración de los 21 años de la Universidad. Lugar: Salón de Actos Múltiples Fecha: 16-08-2010 Hora: 8 p.m. Atentamente, ___________________________ Decano

Ejemplo 3

Ciudadano ___________________ Ciudad. La Fundación "Pro Fiesta Taurina", en representación de la comunidad taurina aragüeña, se complace en invitarlo a una reunión de la gente ligada al mundo de los toros, con la finalidad de analizar la situación surgida a raíz del Proyecto de Ley para la Protección de los Animales Domésticos,

Silvestres y Exóticos Libres y en Cautiverio, con la cual se pretende desconocer la significación histórica y popular de la Fiesta de Toros en Venezuela y, especialmente, en nuestra región. En este encuentro contaremos con la presencia de las más distinguidas personalidades ligadas a la actividad, en un empeño conjunto por hacer oír nuestra voz contra la ignorancia y la arbitrariedad manifiestas el citado Proyecto de Ley. Considerando su reconocida compenetración con la actividad taurina y su elevada relevancia pública dentro de la comunidad aragûeña, sería de altísimo interés para nosotros el poder contar con su presencia y participación en este evento en defensa de una de las tradiciones más antiguas, más nobles y más representativas del gentilicio iberoamericano. Atentamente, _________________________ Secretario de la Junta Directiva Lugar: Sede de la Fundación Fecha: 16-12-2010 Hora: 8 p.m.

LA CONSTANCIA Un Constancia es un documento de carácter oficial, por lo que debe ser redactado de la manera más formal y fidedigna. Debe tenerse en cuenta, incluso, que cualquier información contenida en ella puede tener efectos desde el punto de vista legal. Como modelo trataremos el caso de la Constancia de Trabajo, por su formalidad y frecuencia. Debe contener: 1. Identificación clara de la Institución (Membrete)

2. Identificación clara de la persona que emite la Constancia, y su cargo 3. Identificación clara de la persona interesada: Apellidos y nombres 4. Identificación del Cargo desempeñado 5. Tiempo en dicho cargo 6. Sueldo (si se requiere) 7. Referencia acerca de la persona (si se requiere) 8. Lugar y fecha 9. Firma autorizada

Ejemplo: Quien suscribe, Director de Recursos Humanos de la Universidad Centro-Norte, hace constar que la ciudadana __________________________, portadora de la Cédula de Identidad Nº __________, presta (prestó) servicios en esta Universidad desde el _______________ [hasta el ______________), desempeñando [para esta fecha] el cargo de ______________ en el Departamento de ______________, y devengando un sueldo quincenal de _______________bolívares (Bs. ____________). Durante su tiempo de servicio en esta Universidad, la ciudadana ________________ demostró excelentes cualidades personales y un notable sentido de responsabilidad en el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Constancia que se expide a solicitud de parte interesada, en Maracay, a los ____ días del mes de __________ de 2011. ______________________________ Director de Recursos Humanos

LA REFERENCIA PERSONAL La Referencia personal sirve para que una persona reconocida dé fe del conocimiento que tiene sobre la persona interesada; generalmente en relación con sus cualidades personales y competencia laboral. Puede tener un destinatario en particular, o ser dirigida en forma genérica “A quien pueda interesar”. Debe contener, al menos, la siguiente información: 1. Destinatario de la referencia 2. Persona que suscribe, datos de identidad y, si es necesario, cargo o posición 3. Identificación de la persona interesada: documento de identidad, nacionalidad, domicilio 4. Tipo o forma y tiempo de conocimiento que tiene acerca de ella. 5. Cualidades a resaltar: virtudes personales, responsabilidad y capacidad laboral, etc. 6. Lugar y fecha 7. Firma 8. Datos del suscriptor: -Oficina -Domicilio -Teléfonos para su localización

Ejemplo 1 A QUIEN PUEDA INTERESAR Yo, ____________________, titular de la Cédula de Identidad Nº ___________, hago constar, por medio de la presente, que conozco suficientemente [de vista, trato y comunicación] a la ciudadana ____________________, Cédula de Identidad Nº _____________, por lo cual puedo dar testimonio fidedigno de sus excelentes cualidades personales y sobresaliente capacidad y sentido de responsabilidad en el ejercicio de su actividad profesional.

Referencia que expido en ___________, a los ____ días de ___________de________.

Ejemplo 2 A QUIEN PUEDA INTERESAR Yo, ___________________, titular de la Cédula de Identidad Nº ____________, hago constar, por medio de la presente, que desde hace más de _______ años conozco a la ciudadana __________________, Cédula de Identidad Nº _________, por lo cual puedo dar testimonio fidedigno de sus excelentes cualidades personales y sobresaliente capacidad y sentido de responsabilidad en el ejercicio de su actividad profesional. Referencia que expido en ___________, a los ____ días de ___________de________.

LA RENUNCIA Una renuncia debe responder al principio de procurar mantener la mejor relación con el empleador; por ello debe elaborarse con el mayor cuidado y cortesía. Generalmente debe contener: 1. Manifestación de la decisión de renunciar la cargo desempeñado (especificar) 2. Tiempo de desempeño 3. Fecha de efecto de la renuncia 4. Causa (justificarla)

5. Manifestación de reconocimiento a la organización y de estimación al empleador 6. Despedida Ejemplo Lic. __________________ Director de Recursos Humanos de la Universidad Centro-Norte Su despacho. Por medio de la presente me dirijo a Ud. con el objeto de notificarle mi decisión de renunciar, a partir de esta fecha, al cargo de Secretaria I que he venido desempeñando desde hace 10 años en el Departamento de Contabilidad. La razón de esta decisión radica en la necesidad imperiosa que tengo de mudar mi residencia a la ciudad de Calabozo, con el fin de poder satisfacer mi interés por adquirir una vivienda propia; lo cual sólo me es factible en dicha localidad. Sólo una razón de tal peso me ha llevado a tal determinación, ya que no puedo dejar de reconocer el extraordinario ambiente de trabajo en el cual me desempeñé durante mi tiempo de servicio y el generoso trato del que siempre fui objeto por parte de mis compañeros y autoridades. Por ello quiero hacerle manifiesta mi más alta estimación y mis deseos por la continuidad de sus logros al frente de la institución. Atentamente, ____________________________ C.I. Nº XXXXXXXX

EL RECONOCIMIENTO (DIPLOMA O PLACA): Los Diplomas y Placas, por razones obvias, deben ser textos muy breves y precisos, aun dentro de toda la formalidad que implican. Generalmente deben plantearse de la siguiente manera: 1. Institución, ente o grupo que otorga el reconocimiento 2. Persona a quien se otorga 3. Razón del reconocimiento 4. Mérito especial de la persona en cuestión 5. Frase final que exprese un sentimiento especial hacia esa persona. Ejemplo 1 La Universidad Centro-Norte Otorga el presente Reconocimiento a ______________________________ Por sus 22 años al frente de la Biblioteca Central "Dr. Esteban González"; signados siempre por la vocación de servicio, el trabajo en equipo y la compenetración con los valores que rigen a nuestra Casa de Estudios. ¡Esta siempre será tu casa! Maracay, 12 de Enero de 2010

Ejemplo 2 Los integrantes de la XXX Promoción de Ingenieros Civiles de la Universidad Centro-Norte, al Profesor _______________________

en reconocimiento a sus sabias enseñanzas y sus valiosas lecciones morales, que guiaron nuestra formación profesional y permanecerán a lo largo de nuestra existencia. ¡Gracias infinitas, por siempre! Maracay, 12 de Enero de 2010

LA RESOLUCIÓN/ACUERDO Las Resoluciones o Acuerdos de los cuerpos colegiados o Autoridades de una Institución se elaboran sobre la base de Considerandos que lo motivan los subsiguientes Acuerdos. Generalmente los Considerandos contemplan: 1. 2. 3. 4.

Número de la Resolución o Acuerdo Hecho que los motiva Significación de tal hecho Razón que justifica el Acuerdo

Luego, los Acuerdos o Resoluciones deben señalar: 1. Decisión central 2. Decisión accesoria 3. Exhortación pertinente 4. Fecha NOTA: En las Resoluciones del Consejo Universitario de una Universidad, el Rector se menciona como Presidente de dicho cuerpo.

Ejemplo El Consejo Universitarios de la Centro-Norte, CONSIDERANDO: Que el próximo 19 de Abril de los corrientes se cumplen 200 años de la insubordinación del Cabildo de Caracas contra las autoridades del gobierno colonial español en Venezuela, en el año 1810. CONSIDERANDO: Que tales acontecimientos constituyeron el paso inicial del proceso autonomista que conduciría a la declaración definitiva de nuestra Independencia. CONSIDERANDO: Que la significación de tal efeméride en la historia de nuestra Patria amerita su evocación por parte de los todos ciudadanos e instituciones que constituimos la gran nación venezolana.

ACUERDA: Primero: Unirse al júbilo nacional por la conmemoración de los acontecimientos del 19 de abril de 1810. Segundo: Designar con el nombre de “Plaza de la Independencia” a la plaza central de la Universidad, ubicada frente al edificio del Rectorado. Tercero: Invitar a toda la comunidad universitaria a los actos que se celebrarán durante ese día en la referida “Plaza de la Independencia”. Dado, sellado y firmado en el salón de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centro-Norte, a los 10 días del mes de Abril del año 2010. ___________________________ Rector - Presidente __________________ Secretario

EL INFORME ADMINISTRATIVO Es la presentación escrita de cierta situación, hecho o circunstancia, hecha con absoluta objetividad con el fin de procurar una acertada toma de decisiones al respecto. Un modelo genérico de Informe debe constar de las siguientes partes: 1. Título 2. Destinatario 3. Autor 4. Fecha 5. Introducción: Exposición del asunto, origen, antecedentes. Justificación. Objetivos. Metodología (Procedimiento). 6. Desarrollo: Análisis de la situación encontrada. Información. Datos. 7. Conclusiones, Recomendaciones o Posibles soluciones 8. Anexos (si los hay)

Ejemplo

INFORME SOBRE RENDIMIENTO ACADÉMICO DE LOS ESTUDIANTES DEL PRIMER SEMESTRE DURANTE EL PERÍODO ACADÉMICO 2010-II EN LA ASIGNATURA ANÁLISIS MATEMÁTICO Para: Rector De: Secretaría Fecha: 06-12-2010

INTRODUCCIÓN Culminado el período Académico 2010-II, cumplimos con hacerle llegar los registros del rendimiento académico de los alumnos de la cátedra Análisis Matemático, de Ingeniería

Civil, que demuestran un preocupante bajo índice de rendimiento, por lo cual consideramos de urgencia la necesidad de buscar mecanismos que permitan revertir tal situación, en pro de una mejora en la formación profesional de nuestros estudiantes. Es de señalar que esta situación presenta remotos antecedentes y se ha convertido en serio motivo des preocupación tanto para los estudiantes como para sus padres y profesores. Estos datos son producto de los registros existentes en el Departamento de Informática, debidamente validados por la Oficina de Control de Estudios.

DESARROLLO En cuadro siguiente se muestran los resultados de la evaluación final de los estudiantes de las cuatro secciones de Primer Semestre, donde se observa que el % de aplazados es de 61% , superando largamente al 39% de aprobados. INDICE DE RENDIMIENTO DE LOS ALUMNOS DE PRIMER SEMESTRE 2010-II Sección Nro. % Nro. % Aprobados Aplazados A 18 36 32 64 B 20 40 30 60 C 15 30 35 70 D 25 50 25 50 TOTALES 78 39 122 61 Esta situación se ha repetido en forma bastante similar al menos durante los últimos 10 semestres, según lo muestra el cuadro siguiente elaborado por la Dirección de Informática.

INDICE DE RENDIMIENTO ULTIMOS 10 SEMESTRES Nro. de alumnos %. Aprobados % Aplazados 478 41,78 58,22 Ello ha sido motivo de preocupación permanente para los propios alumnos, sus padres y sus profesores. Así ha sido manifestado de diversas maneras ante la Coordinación de la Cátedra, por lo cual consideramos necesaria la aplicación de medidas que ayuden a mejorar el rendimiento del alumnado en esa Asignatura. RECOMENDACIONES De conversaciones sostenidas con las partes interesadas han surgido diversas opciones, entre las cuales hay dos que pensamos deben ser consideradas por las Autoridades de la Universidad para implantar con carácter de urgencia la o las que se consideren más factibles: a. Realizar al inicio del semestre una Prueba Diagnóstica para conocer el nivel de preparación de los nuevos alumnos en el área de las Matemáticas. b. Crear un Curso de Nivelación para los alumnos deficientes, que se dictaría los días Sábados. c. Instituir un semestre “0” que podría incluir otras áreas donde los estudiantes muestran serios indicios de preparación deficiente. Ante la necesidad de dar respuesta oportuna a esta situación que afecta seriamente la formación profesional de nuestros estudiantes, esperamos de usted la más atenta consideración a este informe. Atentamente, ____________________ Secretaria Anexo: Resúmenes estadísticos del rendimiento de los alumnos de Análisis Matemático durante los últimos 10 semestres.

EL OBITUARIO El Obituario es una manifestación pública de pesar y solidaridad por el fallecimiento de una persona de especial consideración. Generalmente consta de las siguientes partes: 1. 2. 3. 4. 5.

Persona(s) que lo suscribe(n) Manifestación de pesar Méritos del fallecido Significación de su pérdida para la Institución. Manifestación de condolencia Ejemplo 1

El Dr. Rafael Salazar, Rector, y demás Autoridades de la Universidad Centro-Norte cumplen con el penoso deber de notificar el fallecimiento del profesor XXXXXXXXXXXXXX, quien durante 25 años fuera miembro del Personal Docente de esta Casa de Estudios, donde gozó del mayor aprecio de la comunidad universitaria por sus extraordinarias cualidades personales y profesionales. Al lamentar la desaparición física de del profesor XXXXXXX, nos unimos al duelo que embarga a su familia; a la cual hacemos llegar nuestra más sentida palabra de condolencia. En Maracay, a los ___ días de _______de ____

Ejemplo 2 Si el Obituario se elabora en forma de Acuerdo, deben tomarse en consideración las pautas indicadas para tal tipo de texto. El Consejo Universitario de la Centro-Norte, CONSIDERANDO: Que el pasado día Lunes, 05 de Diciembre, falleció en la ciudad de Valencia el profesor XXXXXXX XX, docente jubilado de nuestra Casa de Estudios.

CONSIDERANDO: Que el profesor XXXX XXXXX prestó servicios en esta Universidad durante más de 25 años con ejemplar dedicación y brillante trayectoria académica. CONSIDERANDO: Que su desaparición física constituye motivo de profundo pesar para la comunidad universitaria y para la educación superior venezolana en general,

ACUERDA: PRIMERO: Hacer público el pesar de la comunidad universitaria ante el fallecimiento del profesor XXXXXX. SEGUNDO: Nombrar una comisión de cinco personas que hagan llegar a sus familiares el sentimiento de condolencia de las Autoridades, personal y estudiantado de nuestra Casa de Estudios. TERCERO: Hacer entrega de una copia de este acuerdo a su viuda o más cercanos deudos. En Maracay, a los ___ días de _____ de ____

______________________ Rector – Presidente _______________ Secretaria

Ejemplo 3 El Dr. __________________, Rector, y demás Autoridades de la Universidad Centro-Norte, en nombre de toda la Comunidad de esta Casa de Estudios quieren manifestar su pesar por el fallecimiento del Dr. _______________________ (Q.E.P.D.) figura cimera de la Ciencia Económica venezolana, educador de esclarecida trayectoria académica y ejemplar modelo de ciudadano íntegro, servidor sólo de los intereses de la nación. Su pérdida abre una brecha irreparable en la lucha por la Venezuela próspera y acogedora que todos anhelamos. Maracay, ____ de ________ de _____ ____________________ Rector

EL ACTA Y LA MINUTA DE REUNIÓN La Minuta es un resumen -detallado o sucinto- de lo tratado en una reunión, y que sirve para elaborar el Acta definitiva. Generalmente solo lleva la firma de su redactor. El Acta es un resumen de los acuerdos tomados en una reunión, se prepara basada en la Minuta, se somete aprobación y firma de los responsables (y en ciertos casos, de los asistentes) y se registra en el Libro de Actas. Para confeccionar una Minuta o Acta en forma completa y correcta, ella necesita contener la siguiente información: 1. Tipo y Número de la Reunión 2. Fecha y hora de inicio 3. Verificación del quórum (Si es necesario) 4. Personas presentes en la reunión (Con indicación de sus cargos)

5. Ausentes 6. Nombramiento de presidente y secretario (Si es el caso) 7. Lectura del Acta de la Reunión anterior (En el caso de las Actas) 8. Orden del día (Agenda) 9. Desarrollo 10. Conclusiones 11. Hora de finalización 12. Firma de la persona que elaboró la Minuta. En las Actas se requieren las firmas del Presidente y del Secretario. Ejemplo 1 Minuta de la Reunión Ordinaria Nº 04-2010 de la Junta de Condominio de la Urbanización Valle Alto FECHA_03-12-2010__ Hora de inicio: 7:30 p.m. ASISTENTES Aníbal Cordero, Presidente Nelson Liendo, Vicepresidente Emma Díaz, Secretaria Matilde Rodríguez, Vocal Carlos Cabrera, Vocal Nelly Rodríguez, Tesorera INVITADO: Sr. Jairo González, representante de la empresa SERVICIOS INTEGRALES C. A. AUSENTES Ernesto Carrasquel, Vocal, por motivo de viaje. AGENDA: 1. Adquisición de motor eléctrico para el portón de la calle. 2. Cuota extra para la Fiesta navideña 3. Varios

DESARROLLO: Punto Nº 1. El señor Jairo González hizo una exposición acerca de las características generales del motor eléctrico RIC para portones eléctricos de cierre de calles. A continuación los asistentes hicieron preguntas relacionadas con el tema: -Aníbal Cordero: ¿Cuál es la potencia del motor? - González respondió que su potencia de 2 HP es la especificada para el tipo de portones metálicos que se utiliza en urbanizaciones y edificios. -Emma Díaz: ¿Cuál es la vida útil del motor? -González garantiza que al menos durante 6 meses el motor no requerirá ningún servicio, lo que está comprobado en otros casos.Bien cuidado su duración puede llegar a 10 años. -Nelly Rodríguez: ¿Y la garantía? - González: Dada la calidad del equipo, la empresa garantiza el servicio técnico durante un año. Sólo se cobrará el costo de los repuestos. -Matilde Rodríguez: ¿Qué ventaja tiene este motor frente a los de otras marcas similares? - González: Este motor es de cremallera, por lo que es más resistente y duradero que los de cadena. CONCLUSIONES Luego de considerar la exposición del Sr. González, y las respuestas a las preguntas de los asistentes, la Junta de Condominio decidió por unanimidad aprobar la adquisición del equipo en cuestión, con lo cual se dio fin al primer punto. Punto Nº 2 La Sra. Nelly Rodríguez, Tesorera, informó que ya ha conversado con los demás vecinos para señalarles la necesidad de una cuota extra para la Fiesta Navideña. Todos han estado de acuerdo en un aporte de Bs 150. Todos los presentes estuvieron de acuerdo con aprobar lo informado.

Punto Nº 3 Emma Díaz mostró su preocupación porque algunos vecinos colocan la s bolsas de basura en la calle y no en la acera, creando mal aspecto para el vecindario. Recomienda exigir que esto no siga ocurriendo. Todos los presentes estuvieron de acuerdo con la observación. Tratados todos los temas, se cerró la reunión a las 7:30 p.m. ___________________________ Emma Díaz, Secretaria

Ejemplo 2 ACTA DE REUNIÓN ORDINARIA Nº 04-2010 de la Junta de Condominio de la Urbanización Valle Alto En la ciudad de Turmero, siendo las 7:30 p.m. del día 04 de Diciembre del año 2010, previa convocatoria hecha por el Presidente de la Junta de Condominio de la Urbanización Valle Alto, de acuerdo al artículo Nº 5 de los estatutos sociales, se reunieron en la sala de usos múltiples de la citada urbanización los miembros de la Junta Directiva para tratar la siguiente Agenda: AGENDA 1. Lectura del acta de la reunión anterior 2. Adquisición de un motor eléctrico para el portón de entrada a la urbanización. 2. Cuota especial para la fiesta de Navidad 3. Puntos varios ASISTENTES: Aníbal Cordero, Presidente Nelson Liendo, Vicepresidente Emma Díaz, Secretaria

Matilde Rodríguez, Vocal Carlos Cabrera, Vocal Nelly Rodríguez, Tesorera Sr. Jairo González, representante de la empresa SERVICIOS INTEGRALES C. A. AUSENTES Ernesto Carrasquel, Vocal, por motivo de viaje. Desarrollo de la Agenda del día: 1. Lectura del acta de la reunión anterior Leída por el Secretario, fue aprobada por unanimidad 2. Adquisición de motor eléctrico para el portón de la Urbanización. Luego de oída la exposición del Sr. Jairo González, representante de la empresa SERVICIOS INTEGRALES C. A. y de varias preguntas pertinentes, la Junta Directiva, por unanimidad aproó la adquisición de motor eléctrico ofrecido por el citado señor. 3. Cuota especial para la fiesta de Navidad Por unanimidad se aprobó la cuota de Bs 150 para la Fiesta Navideña de la Comunidad. 4. Asuntos Varios Se aprobó exhortar a los vecinos para colocar las bolsas de basura en la acera y no en la calle, con el fin de no afear el vecindario. Habiéndose agotado los asuntos a tratar, se levantó la reunión a as 7:30 p.m. En fe de lo tratado y aprobado firman: Aníbal Cordero, Presidente Emma Díaz, Secretaria

LA SÍNTESIS o RESUMEN CURRICULAR La Síntesis Curricular es la tarjeta de presentación de un profesional en el mercado laboral. Es un resumen esquemático de la identidad, conocimientos y capacidad laboral de una persona, con la finalidad de darse a conocer sucintamente en el medio que le interesa. Por ello debe ser breve y preciso (generalmente no más de una o dos páginas), y no lleva anexos. A. DATOS PERSONALES 1. Nombres y Apellidos 2. Cédula de Identidad 3. Lugar y Fecha de nacimiento 4. Nacionalidad 5. Direcciones de residencia, trabajo y postal. 6. Teléfono, fax, correo electrónico B. PERFIL PROFESIONAL Profesión Experiencia Fortalezas Habilidades C. IDIOMAS D. INFORMATICA E. DISPONIBILIDAD F. ESTUDIOS REALIZADOS Universitarios: . Nombre de la institución . Ciudad, país . Año de graduación . Título obtenido Postgrado: . Nombre de la institución . Ciudad, país . Año . Título

G. ACTIVIDAD PROFESIONAL DURANTE LOS ÚLTIMOS AÑOS (Citar en orden cronológico, comenzando por el cargo más reciente) 1. Institución 2. Fecha de inicio, cesación 3. Nombre del cargo 4. Funciones H. CURSOS PROFESIONALES Nombre, institución, fecha. I. PUBLICACIONES I. PARTICIPACIÓN EN EVENTOS IMPORTANTES J. SOCIEDADES CIENTÍFICAS Y/O PROFESIONALES A LAS CUALES PERTENECE K. DISTINCIONES Y PREMIOS L. OTROS DATOS DE INTERÉS -

Vehículo Habilidades especiales Intereses especiales Hobbys Otros

EPÍLOGO La carta de Trina

Lic. _______________________ Director de Recursos Humanos de la Universidad Centro-Norte. Estimado Licenciado: Apremiada por serios inconvenientes que estoy confrontando para poder cumplir formalmente mi jornada laboral, y preocupada por preservar la trayectoria de responsabilidad que me he labrado a lo largo de 16 años como secretaria del Decanato de Docencia, me dirijo a usted con el objeto de solicitar un cambio de horario que me permita procurar solución a las dificultades que se me presentan para trasladarme a la población donde resido desde hace aproximadamente un mes. El hecho es que, luego de varios años de esfuerzos para tratar de adquirir una vivienda propia en el área de Maracay, logré comprar una modesta casa en la población de Magdaleno, a una distancia considerable que me impone llegar a mi domicilio a avanzadas horas de la noche, en medio de graves problemas de transporte e inseguridad; mucho más cuando llueve o hay contratiempos en la vía. Tal situación se podría subsanar si se me permitiera entrar y salir una hora antes de lo establecido para el turno de la tarde; esto es, cubrir mi horario de trabajo en el lapso de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 a 5:00 p.m. Este cambio en nada alteraría la duración de mi jornada laboral de 8 horas, y –al aliviarme del problema que me afecta- me permitiría cumplir más cabalmente las responsabilidades propias del cargo que desempeño, tal como ha sido mi norma de conducta durante el tiempo que tengo en la Institución. Por ello recurro a su manifiesto espíritu humanitario, con el fin de hacerle este planteamiento que espero merezca su más

benévola consideración; en el entendido que la calidad de vida de los trabajadores constituye un elemento de peso significativo en el desenvolvimiento de las instituciones. Quedo, pues, a la espera de su más atenta consideración a esta solicitud, agradeciéndole de antemano sus buenos oficios y haciéndole llegar mi más respetuoso saludo. Atentamente, Trina Margarita Arteaga C.I. Nº XXXXXXXX

CÓMO REDACTAR COMUNICACIONES EFICIENTES Maracay, 2011

190111

CÓMO REDACTAR COMUNICACIONES EFICIENTES

Articles inside

l. Síntesis Curricular

k. Acta y Minuta de Reunión

g. Reconocimiento (Diploma/Placa

e. Referencia Personal

h. Resolución/Acuerdo

j. Obituario

f. Renuncia

d. Constancia

c. Invitación

b. Circular

Tercera parte Otras comunicaciones institucionales a. Memorando

j. Carta protocolar

k. Aspectos formales de la Carta

i Carta comercial

g. Carta administrativa

e. Ejercicio comentado

f. Carta oficial

d Planteamiento retórico

Segunda Parte La Carta institucional a Características generales

b. Estructura

4. Ejemplos

Preámbulo: El problema de Trina Arteaga

Primera Parte: Consideraciones acerca de la escritura 1. El propósito del mensaje

3. Desarrollo del proceso argumentativo

c. Esquema genérico

2. La relación entre los interlocutores