Periodenabgrenzungen inkl. Vorräte Kerstin Halbedl (Mazars)
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ine wichtige Thematik bei der Rechnungsabschlusserstellung ist die zeitliche Abgrenzung und somit die Periodenabgrenzung. § 14 VRV 2015 definiert, dass Sachverhalte, die am Rechnungsabschlussstichtag bereits bestanden haben, bis zum Stichtag für die Erstellung des Rechnungsabschlusses in die Abschlussrechnungen aufzunehmen sind. Dagegen sind Sachverhalte, die erst nach dem Rechnungsabschlussstichtag eingetreten sind, nicht in die Abschlussrechnungen aufzunehmen.
Aktive und passive Rechnungsabgrenzungen Um das Jahresergebnis 2020 periodenrein auszuweisen, müssen Erträge und Aufwendungen in jener Periode dargestellt werden, zu der sie wirtschaftlich zuzuordnen sind. Es ist daher eine zeitliche Abgrenzung in Sachverhalte vor dem 01.01.2021 und jene nach dem 31.12.2020 vorzunehmen – unabhängig, wann der Beleg erfasst wird oder die Zahlung getätigt wird. Die zeitliche Abgrenzung erfolgt über Rechnungsabgrenzungsposten, welche die periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen unabhängig von den Ein- und Auszahlungen im Finanzierungshaushalt gewährleisten. Der Anwendungsbereich besteht vor allem in Zusammenhang mit Dauerschuldverhältnissen (z. B. bei Miet- und Pachtverhältnissen), also zeitraumbezogenen Schuldverhältnissen vor ihrer vollständigen Erfüllung, und reinen Periodenverschiebungen aufgrund des Auseinanderfalls des Zeitpunktes des Aufwands und der Zahlung.
9/2020 public VRV
Rechnungsabgrenzungsposten in der Vermögensrechnung Die Rechnungsabgrenzungsposten sind im Vermögenshaushalt bei eigenen Vorauszahlungen aktivseitig und bei fremden Vorauszahlungen passivseitig darzustellen. Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag sind, sind als aktive Rechnungsabgrenzungen auszuweisen. Anders gesagt, handelt es sich hier um bereits geleistete Auszahlungen für Aufwendungen in der laufenden Periode, die zumindest teilweise wirtschaftlich dem nächsten Finanzjahr zuzurechnen sind. Beispiel: Im November wird eine Jahresprämie für die Gebäudeversicherung des Gemeindeamtes bezahlt. Die Laufzeit der Versicherung ist von 01.11.2020 bis zum 31.10.2021. Der Anteil der Prämie, der einen Aufwand des Folgejahres darstellt (01.01.2021 bis 31.10.2021), ist als aktive Rechnungsabgrenzung vom Versicherungsaufwand des laufenden Finanzjahres abzugrenzen. Es sind daher am Jahresende 10/12 der Versicherungsprämie in die aktive Rechnungsabgrenzung zu buchen. Bei den passiven Rechnungsabgrenzungen handelt es sich um Einnahmen vor dem Abschlussstichtag, in jenem Ausmaß, in dem sie einen Ertrag für einen Zeitraum nach diesem Tag darstellen. Anders gesagt, sind sie für jene Erträge in der laufenden Periode zu bilden, die für Leistungen, die die Gemeinde erst im nächsten Finanzjahr erbringen wird, eingenommen werden. Es kommt somit zur Abgrenzung bereits in der Buchhaltung erfasster Erträge.
Beispiel: Die Gemeinde schreibt am 01.10.2020 einem Gemeindebürger das Nutzungsentgelt für 10 Jahre für das Benützungsrecht an einem Sarggrab in Höhe von 1.200 Euro vor. Pro Monat ergibt sich daher ein anteiliger Betrag von 10 Euro. Der Anteil des Entgeltes, welcher nicht dem Geschäftsjahr 2020 zuzuordnen ist (118 von 120 Monaten), somit 1.180 Euro, wären als passive Rechnungsabgrenzung in der Schlussbilanz auszuweisen (unter Wertgrenze 10.000 Euro). Zudem kann auch ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden, wenn sich der Empfänger von Zuschüssen zu weiteren Leistungen (z. B. Erhaltung, Instandsetzung, Erneuerung) verpflichtet. Dieser ist zeitanteilig aufzulösen. Bei Sanierungszuschüssen ohne Rückzahlungsverpflichtung fehlt es am zeitraumbezogenen Verhalten, somit an der Gegenleistung, eine Abgrenzung kommt daher nicht in Betracht. Die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen sind zum Nominalwert zu erfassen.
Maßnahmen für die Rechnungsabschlusserstellung Zum Abschlussstichtag ist daher im Sinne der Periodenreinheit eine zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen vorzunehmen, wenn deren Wert gem. § 13 Abs. 7 VRV 2015 die Grenze von 10.000 Euro überschreitet (die Wertgrenze gilt nach den Erläuterungen der VRV pro Geschäftsfall). Bei Ermittlung der Werte für die Rechnungsabschlusserstellung ist eine Durchsicht von bestehenden Dauer-
