Veranschlagung der Abschreibungen Michael Dessulemoustier-Bovekercke (Moore Stephens)
I
m Rahmen der Umsetzung der neuen Rechnungslegungsbestimmungen nach der VRV 2015 ist die Abbildung von Investitionen wohl eine der bedeutsamsten Änderungen zur bisherigen Darstellung nach der VRV 1997. Sind bisher Ausgaben für Investitionen ausschließlich zum Zeitpunkt der Anschaffung im Rechnungswesen der Gemeinde erfasst worden, so muss zukünftig wie folgt unterschieden werden: 1. In einem ersten Schritt ist zu klären, ob es sich bei der Investition überhaupt um einen aktivierungsfähigen bzw. sogar aktivierungspflichtigen Gegenstand handelt. Eine hohe Bedeutung hat dies vor allem im Bereich der Gebäudesanierungen, da viele Sanierungsmaßnahmen auch bei hohen Kosten im Sachaufwand zu erfassen sind. 2. Wenn eine geplante aktivierungspflichtige Investition vorliegt, so ist die Auszahlung für diese Investition im Finanzierungsvoranschlag aufzunehmen. 3. In den Ergebnisvoranschlag ist jedoch nur jener Betrag aufzunehmen, der sich aufgrund der Abschreibung unter Anwendung der Nutzungsdauern nach Anlage 7 zur VRV2015 ergibt. Beispiel: Eine Gemeinde plant die Anschaffung eines neuen Servers samt Installation durch einen externen Dienstleister im Gesamtausmaß von 84.000 Euro im Mai 2020.
• Der Ansatz erfolgt im Finanzierungsvoranschlag auf Ebene des Gesamthaushalts unter dem MVAG Code „341 Auszahlungen aus der Investitionstätigkeit“ in der Höhe von 84.000 Euro (Kontengruppe 042). • Im Ergebnishaushalt erfolgt hingegen ein Ansatz der voraussichtlichen Abschreibung auf Ebene des Gesamthaushalts unter dem MVAG Code „222 Sachaufwand
(ohne Transferaufwand), Kontengruppe 680. Daher ist die Abschreibung des Geschäftsjahres 2020 zu planen. Unter Anwendung der Nutzungsdauer nach Anlage 7 zur VRV für Serversysteme von sieben Jahren ergibt sich damit eine Abschreibung von 12.000 Euro bei Anwendung der „Halbjahresabschreibungs-Regel“. Bei monatlicher Abschreibung ergibt sich hingegen ein Wert von 8.000 Euro (Inbetriebnahme Mai 2020). Wie man anhand dieses Beispiels sieht, ist daher eine Veranschlagung auf Ebene des
einzelnen Wirtschaftsguts bzw. der einzelnen Investition durchwegs mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die Anforderungen der VRV regeln in § 40 Abs 3 VRV 2015 jedoch, dass die Voranschläge der Gemeinden unter Beachtung verwaltungsökonomischer Prinzipien zu erstellen sind. In diesem Sinne ist daher folgende Vorgangsweise eine angemessene Möglichkeit die tatsächlichen Werte der Abschreibungen für den Voranschlag 2020 zu ermitteln:
Checkliste für bestehendes Vermögen • Das bestehende Anlagevermögen wird erfasst, erhoben und im einem elektronischen Datenverzeichnis bzw. Anlageverzeichnis (entweder ein Teil des bestehenden Rechnungswesenssystems oder eine mit dem bestehenden System kompatible Datenbank) eingetragen. • Die Erfassung erfolgt nach den Vorgaben der VRV 2015 auf Ebene der Mittelverwendungsund -aufbringungsgruppen 2 (1010-1028) und der jeweiligen Ansätze (bis zum Unterabschnitt) auf der jeweiligen Kontengruppe nach Anlage 3b zur VRV 2015 (Gruppe 000 bis 089) • Im Rahmen der erstmaligen Bewertung werden die anzusetzenden Eröffnungswerte zum 01.01.2020 und die zu hinterlegende (Rest-)-Nutzungsdauer definiert. Hierbei sind die Bestimmungen der § 24 und 25 sowie die Übergangsbestimmungen in § 39 VRV2015 zu berücksichtigen. i. Ansatz mit den fortgeschriebenen Herstellungs- oder Anschaffungskosten nach den Abschreibungsdauern lt. Anlage 7 der VRV 2015 oder den Empfehlungen vorhandener Leitfäden der Bundesländer ii. Ansatz von Kulturgütern mit den fortgeschriebenen Herstellungs- oder Anschaffungskosten, sofern verlässlich ermittelbar unter Ansatz der Abschreibungsdauern lt. Anlage 7 der VRV 2015 oder der Empfehlungen vorhandener Leitfäden der Bundesländer iii. Ansatz von Grundstücken, Gebäuden und Grundstückseinrichtungen mit dem beizulegenden Zeitwert auf Basis verlässlicher Schätzungen, Gutachten oder plausibler Wertfeststellungen • Aufbauend auf diesen Daten ergeben sich durch den Ansatz der Vermögenswerte zum 01.01.2020 und den Restnutzungsdauern mathematisch die zukünftigen Abschreibungen des bestehenden Anlagevermögens Quelle: MSCT, 2018.
Checkliste für Neuinvestitionen • In weiterer Folge wird – so wie auch bisher – ein Investitionsbudget erstellt. Dieses dient einerseits als Grundlage vor die Veranschlagung des Finanzierungshaushaltes, im Detail der Auszahlungen für Investitionen (MVAG Code 341 Auszahlungen für Investitionstätigkeit) und andererseits als Basis zur Ermittlung der Abschreibung der neuen Investitionen. • Die Investitionen sind zur Darstellung der Detailbudgets auf Ebene der Mittelverwendungs- und -aufbringungsgruppen 2 (3411 bis 3417) und der jeweiligen Ansätze (bis zum Unterabschnitt) auf der Kontengruppe 680 nach Anlage 3b zur VRV 2015 zu planen. • Je nach Systematik der Abschreibung (nach der Halbjahres-Regel bzw. auf monatlicher Basis) sind dann unter Anwendung der Nutzungsdauern die Abschreibungsbeträge für das Folgejahr zu ermitteln. • Die so ermittelten Planwerte sind nach Unterabschnitten zusammengefasst für den Ergebnisvoranschlag bis auf Ebene der Detailbudgets zu kumulieren und im Voranschlag zu erfassen. Quelle: MSCT, 2018.
public VRV 1/2019
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