XP 115 NL

115 NR.NR.115

Driemaandelijks MAART - APRIL - MEI 2022

Afgiftekantoor Gent X Erkenning P904117

FUSIES EN OVERNAMES BINNEN DE SECTOR • UITDAGINGEN NA DE CRISIS • DE SUCCESVOLLE EXPERIENCE MARKETING VAN JET IMPORT • INTERVIEW MET EVENT MANAGER SAMSUNG • HET MICE-AANBOD OP CORSICA

15, 16 & 17 JUNE 2022 GHENT, BELGIUM

Innova Flanders 2022 is the largest pure innovation event for innovation-oriented professionals and organisations.

Identify your opportunities for strategic growth and accelerate your growth strategy through three days of inspiration, innovation and education for the first time in Europe!

2 DAYS INNOVA FLANDERS CONFERENCE + TRAINING DAY FOR CERTIFIED INNOVATION PROFESSIONAL / MANAGER CERTIFICATE:

Over 50 global and local innovation experts

Unprecedented networking opportunities

Training Day as part of your long-term development & strategy

Visit behind the scenes at Belgium’s most innovative organisations

Become part of a local, national and global ecosystem

Insights from companies like Verizon, AB InBev, Trendwolves, IBM, MedTeG, ...

For more information and tickets www.innova-flanders.com

ORGANISED BY

2 EXPERIENCE magazine

POWERED BY

SUPPORTED BY

EDITO GASTCOLUMN

Met de Russische invasie in Oekraïne lijkt het Europa van vandaag opnieuw op dat van de Koude Oorlog, waarvan we dachten dat die ver achter ons lag. Humanitair drama, nucleair risico, economische crisis, politiek conflict… Er zijn zoveel onzekerheden die ons bezighouden.

Als ik aan de Oekraïense burgers denk, lijken de zeer reële problemen van de evenementensector me ineens triviaal. Toch wil ik hier graag de tekst meegeven die ik al vóór 24 februari klaar had om te delen.

“Ai”; “Het zal wel moeilijk zijn, zeker?” “Veel goede moed...” “Jullie liggen stil, toch?” “Lukt het om te overleven?” “Zou het niet beter zijn om van sector te veranderen?” Zo gaat het nu al twee jaar. Dit zijn de opmerkingen die ik te horen krijg, en u vast ook, wanneer ik ver tel dat ik in de evenementensector werk. Goedwilligheid, maar ook ongemak.

De sector was ooit een droom, had het ietwat ongebruikelijke imago van Par ty People all year long en dan ineens, sinds twee jaar, zou niemand nog in onze schoenen willen staan.

Weten deze mensen eigenlijk wel alles wat er zich achter de ijsberg van de gezondheidscrisis verbergt?

De ecologische crisis en het 6de rappor t van het IPCC dat ons eraan herinner t dat we weer 10 jaar hebben verloren en dat het belangrijk is dat alle sectoren snel en concreet handelen. Ons vluchtige beroep wordt geconfronteerd met deze harde realiteit en het is, zoals altijd, aan ons om de antwoorden te geven.

We hebben nog maar net de digitalisering van onze activiteiten ver teerd, die alsmaar versnelt en ons nu dwingt om acties in de metaverse te beheersen en aan te bieden met integratie van NFT’s, blockchains...

Er is de talentencrisis die voor de evenementenwereld absurde propor ties aanneemt: Covid en zijn gevolgen hebben veel mensen afgeschrikt, en toch moeten we erin slagen meer gespecialiseerde exper tise aan te trekken in een sector die nog onzeker lijkt.

En toch hou ik nog steeds zoveel van mijn job en probeer ik dit uit te leggen aan iedereen die eraan twijfelt. Ik weet dat we oplossingen zullen vinden, ons zullen aanpassen en evolueren. En dit sneller dan in welke andere sector dan ook. De essentie van ons werk is om creatieve oplossingen te vinden, en we tonen dit van zodra we de kans hebben.

Ik onthoud vandaag maar één ding: Live is back! Eindelijk.

Ik kijk met plezier naar het toenemend aantal eventdata, de productieschema’s die vol raken en het personeel dat we nu al tekor tkomen. Ook klanten zijn terug in face-to-face modus, met zeer ambitieuze doelen en budgetten die niet altijd ambitieus genoeg zijn...

Ik ben verheugd met deze zoveelste terugkeer naar een normale gang van zaken. Live is back, zeg maar... we weten niet voor hoe lang, maar we zijn van plan om ervan te genieten.

ALEXANDRE VELLEUER – CEO VO GROUP, MANAGING DIRECTOR VO EVENT

EXPERIENCE magazine 3

INHOUD EVENT MANAGEMENT 06 11

17

AGENCIES 14 17

18 22 24 30

32

“Noem mij gerust een veteraan binnen de experience marketing” – interview met Stefaan Bettens, CEO van Jet Import Eva Maes, Event Manager bij Samsung, over de uitdagingen van haar job

New Balls Please tovert distributiecentrum Barry Callebaut om tot The Chocolate Box Het Jules Bordet Instituut op magische wijze ingehuldigd door Luc Petit White Rabbit gaat verder onder de vleugels van Push To Talk Gentse agencies Clouds en New Balls Please fusioneren “Verjongen en verder professionaliseren”. Verslag van ons ronde tafelgesprek met drie event agencies Jonge wolven: Kato Louwagie van Whisk aan het woord.

INDUSTRY EVENTS 32 36

Een laatste terugblik op de BEA Awards 2021 Overzicht van de winnende cases

VENUES & DESTINATIONS 42 46 48 50

50 4 EXPERIENCE magazine

Brussel, dé bestemming voor 2022 Een frisse start voor DOCK 3 MEET IN LOUVAIN-LA-NEUVE, de grootste eventcapaciteit ten zuiden van Brussel Corsica heeft alle ingrediënten voor een geslaagde MICE-reis

EVENTNEWS 54

Korte nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie

meet us above the clouds

EXPERIENCE magazine 5

EVENT MANAGEMENT

JET IMPORT, EXPERT BINNEN DE EXPERIENCE MARKETING Toen Stefaan Bettens als derde generatie aan het hoofd van het familiebedrijf kwam, besloot hij het eigen limonademerk af te bouwen, en meer te gaan focussen op de distributie van dranken. Vandaag, meer dan drie decennia later, is Jet Import een van de belangrijkste drankenimporteurs van de Benelux. In dit succesverhaal hebben events een belangrijke rol gespeeld. “Je mag mij gerust een veteraan binnen de experience marketing noemen”, aldus de West-Vlaamse ondernemer.

De sterke focus op experience marketing begint wanneer Jet Impor t begin jaren ’90 het Mexicaanse bier Corona naar onze contreien brengt. “In die periode was Corona het bier van de mannequins, de ar tiesten en de gay-community. Het was een merk met een sterke symbolische waarde. Het had iets vrijgevochten. Met Jet Impor t hadden we op dat moment geen budget om het merk zwaar te ondersteunen, dus we moesten creatief zijn. Dit deden we met Mexican Par ties, een ‘branded’ VW Kever, tenten, speciale frigoboxen… Allemaal dingen die tot dan niet waren gedaan. Dat heeft het merk een heel mooie bekendheid gegeven, op een zeer low budget manier.”

6 EXPERIENCE magazine

EVENT MANAGEMENT

BEPERKT BUDGET BEVORDERT CREATIVITEIT Enkele jaren later was het tijd voor een volgende ‘straffe stoot’, met de introductie van energiedrank Red Bull. “Ook voor Red Bull voelden we niet de noodzaak om above-the-line te beginnen. De eerste vijf jaar gingen we aan de slag met enkele Mini Coopers, frigo’s en tenten. Het was natuurlijk ook vanuit de financiële noodzaak dat we het zo aangepakt hebben. Je wordt creatiever als je een beperkt budget hebt. Maar de consument vond het ook niet nodig dat het product op televisie kwam.

Het was ergens een manier om te zeggen ‘not for everybody’.”

DOELGROEP OPZOEKEN De marketingaanpak van Jet Impor t ver trekt steeds vanuit de doelgroep van elk merk. “Bij elk nieuw merk passen we eigenlijk eenzelfde principe toe: ‘if you don’t know the brand, you’re not par t of the club’. Het is makkelijker te gaan waar de consument al is, dan hem te moeten lokken naar jouw tent. Bij sommige merken is het heel eenvoudig te bepalen wie het gaat drinken.

Bij Red Bull was dat aanvankelijk het uitgaanspubliek, dus dan trokken we bijvoorbeeld naar discotheken en dance-events. Op de eerste editie van Tomorrowland heb ik zelf nog DJ gespeeld, boven op een Defender. Maar je moet dus goed weten waar je doelgroep zit. En hoe meer niche een merk is, hoe makkelijker het is om het below-the-line in de picture te krijgen. Bionade is bijvoorbeeld gericht op de bio-believer pur sang. Het merk is aanwezig in een distributie die beperkter is, en de marketingtools worden ook toegespitst op die kanalen.”

2500 EVENTS PER JAAR Het por tfolio van Jet Impor t telt meer dan 60 merken, waarvan er heel wat regelmatig op events opduiken. “Gemiddeld zijn we – in niet-covidtijden – betrokken bij zo’n 50 evenementen per weekend, oftewel zo’n 2500 per jaar. Dat gaat van scoutsfuiven tot de grote festivals. We worden hiervoor gecontacteerd als par tner, maar we gaan ook zelf op zoek naar events die aansluiten bij onze merken. Zo gaan we bijvoorbeeld onze

“WE HEBBEN MEER DAN OOIT BESEFT DAT WE SOCIALE WEZENS ZIJN. DE EVENTSECTOR GAAT DUS OPNIEUW BOOMEN.” proteïnerepen Fulfil uitdelen op loopevents en andere spor tmanifestaties. Voor Fever-Tree trekken we naar culinaire events, waar deelnemers dan een cocktail krijgen in plaats van een glas wijn. Verder organiseren we eigen publieksevents zoals de Red Bull Zeepkistenrace of de Flugtag. En dan zijn er ook nog onze zogenaamde industry events, waarbij we onze klanten uitnodigen, bijvoorbeeld om nieuwe cocktails te ontdekken. Binnen Jet Impor t hebben we toch een tiental fulltime krachten die bezig zijn met het opzetten en opvolgen van al deze events. En daarnaast is er ook nog een team van een honderdtal jongedames die met onze Mini’s de baan op gaan.”

VERNIEUWENDE AGENTSCHAPPEN Hoewel het eigen team heel wat aankan, wordt er regelmatig ook samengewerkt met evenementenagentschappen. “Maar we stoten hier wel op een hindernis. In de drankenwereld vragen de grote multinationals vaak exclusiviteit. Op die manier verbieden ze bepaalde agentschappen om met ons samen te werken. Daarom zullen wij vaak aan de slag gaan met kleinere, vernieuwende agentschappen, eerder dan met de grote mastodonten. Maar dat lever t mooie evenementen op. Afgelopen editie waren we genomineerd voor een BEA Award met het event dat Keep It Quiet realiseerde voor het merk Kraken Rum. In 2019 pakte MeetMarcel zelfs goud met de Bar tender Days voor ons merk Copperhead. Kraken en Copperhead zijn twee echte nichemerken, dus dan moet je zorgen dat je met sterke content komt.”

EXPERIENCE magazine 7

EVENT MANAGEMENT ZEEPKISTEN Maar voor dé mooiste eventherinnering uit Stefaans carrière moeten we terug naar de jaren ’90. “Toen hebben we aan het Meer van Genval onze eerste Red Bull Zeepkistenrace georganiseerd. De wagentjes gingen enorm snel naar beneden. In laatste instantie moesten we nog extra strobalen laten aanvoeren omdat ze allemaal op dezelfde plaats uit de bocht vlogen. Een ongelooflijke herinnering. Met een klein team en weinig middelen hebben we toen iets gedaan waar het merk enorm veel baat bij had.

Ik denk dat de consument wel aanvoelt dat Red Bull in België niet zomaar een merk is dat internationaal is neergeplant, maar dat er gekozen wordt voor een echte ‘Belgische’ marketing, aangepast aan ons land, met een kwinkslag. Red Bull

heeft het concept van de Zeepkistenrace nadien wel over de hele wereld hergebruikt.”

INSPIRATIE Stefaan Bettens geeft aan dat hij de inspiratie voor zijn campagnes niet zozeer bij andere grote merken haalt. “Ik ga het eerder zoeken in de ar tistieke wereld.

Stromae die het journaal van TF1 kaapt, eigenlijk is dat ook experience marketing. Uitvoeringen van Bach door Glenn Gould, dat zijn performances die zo subliem zijn dat ze vijftig jaar later nog steeds een diepe indruk maken. Zoiets inspireer t mij, ook als marketeer. De content die we brengen mag niet ‘too obvious’ of te gemaakt zijn. Het moet zinvol zijn, en het moet écht raken. Als de content sterk genoeg is, dan gaan de sociale

media automatisch volgen. Ik geloof in digitaal als medium, om dingen die gebeurd zijn in een experience omgeving opnieuw te laten beleven. Maar verder ben ik een koele minnaar van het digitale. Het is een klein schermpje, en het is heel vluchtig.

Maar het kan wel helpen om een krachtige boodschap nog verder te versterken.”

IN STAND-BY TIJDENS DE CRISIS Uiteraard is ook voor Jet Impor t het aantal evenementen de voorbije twee jaar sterk teruggevallen door de coronacrisis. “Het belangrijkste nadeel was dat we bepaalde nichemerken waarmee we recent begonnen zijn, voorlopig nog niet hebben kunnen lanceren. Maar voor de bestaande merken viel de impact best mee, omdat iedereen in hetzelfde schui�tje zat. Onze share of voice ging naar beneden, maar dat was ook het geval voor onze concurrenten, waardoor er een soor t van stand-by situatie is ontstaan.

In zekere zin was het misschien nog wel een verkwikkende periode. Want je mag het toch niet onderschatten, de druk op een bedrijf dat al meer dan twee decennia lang wekelijks zoveel events moet servicen. Qua rompslomp zijn events immers niet de makkelijkste methode om een campagne neer te zetten. In dat opzicht is het veel eenvoudiger naar de commerciële televisie te stappen en gewoon een campagne te betalen.”

DAGELIJKS GELUK Stefaan Bettens kijkt intussen vol vertrouwen naar de toekomst, zowel voor zijn eigen bedrijf als voor events in het algemeen. “Ik denk dat we toch wel optimistisch mogen zijn. De mensen hebben het nu wel even gehad met het thuiszitten en cocoonen. We hebben meer dan ooit beseft dat we sociale wezens zijn, en dat mensen ontmoeten deel uitmaakt van ons dagelijks geluk. Ik denk dat dit allemaal weer snel zal terugkeren, zoals nooit tevoren. De eventsector gaat dus zeker boomen. Net zoals de culturele sector. Wij gaan er zelf ook meteen invliegen. Onder andere met Red Bull zijn we klaar om heel snel te schakelen, en er weer in te vliegen”, zo besluit Stefaan Bettens.

8 EXPERIENCE magazine

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundfield nv Atomveldstraat 8 bus 5 l 9450 Denderhoutem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

© Act!events

A PASSION FOR CARS IS PART OF OUR DNA AT ELEVEN3 AND WE ARE PROUD TO PUT OUR AUTOMOTIVE EXPERTISE, ENTHUSIASM AND EXPERIENCE TO WORK FOR OUR CLIENTS

ELEVEN3 HAS ORGANIZED ROUGHLY 60 PRESS DRIVING APPRAISALS OF DIFFERENT SCOPE AND COMPLEXITY FOR NUMEROUS AUTOMOTIVE CLIENTS INCLUDING…

P D RES AP RIV S PR IN AI G SA LS

IC BL PU C & 2 B P S VI AM R OG R P

E B2 ND S B AENT 2 B V E & CAI UN MM NS O O C TI

P ANROD NO UC M UN T EN C TS ECO PR& NF ES ER S EN CE S

IN AUTOMOTIVE B2B, ELEVEN3 HAS A WEALTH OF KNOWLEDGE AND EXPERIENCE WITH COUNTLESS LAUNCH PROGRAMS AND BUSINESS PROGRAMS ORGANIZED…

Chaussée de Louvain 972 Leuvensesteenweg 1140 Brussels· Belgium t +32 2 673 81 86 www.eleven-intl.com/automotive

BE IT A PRESS CONFERENCE AT OR ON THE SIDE OF THE FRANKFURT OR PARIS MOTOR SHOW, AN ENVIRONMENTAL CREDENTIALS MEDIA PRESENTATION…

IN THE B2C AREA, WE HAVE A TRACK RECORD OF DEVISING INTELLIGENT AND SURPRISING EXPERIENCES THAT INVITE TARGETED AUDIENCES TO INTERACT…

AFTER 25 YEARS OF FOCUSING ON ALL THINGS AUTOMOTIVE, WE WERE NOT SURPRISED WHEN, IN 2004, A MAJOR CLIENT ASKED ELEVEN3 TO GET INVOLVED…

TS OR SP S ORRAM T MOROG & ICA P N MU S M N CO TIO

SH CO OW NC & C E VE AR PT LO PM EN

DE

T

SINCE PHILIP MORRIS/MARLBORO RACING BECAME ELEVN3’S FIRST MAJOR INTERNATIONAL CLIENT IN 1986, MOTORSPORTS HAVE BEEN OUR N°1 PASSION…

EVENT MANAGEMENT

“WE HEBBEN ONTDEKT DAT ELKAAR ÉCHT ONTMOETEN BELANGRIJK BLIJFT” Eva Maes zit al 22 jaar in de wereld van events. Nadat ze in het eerste deel van haar carrière de kant van de agentschappen leerde kennen, vertoeft ze nu al geruime tijd aan de klantenzijde. Ze is immers al acht jaar aan de slag bij de Zuid-Koreaanse elektronicagigant Samsung, waar ze tegenwoordig de functie van Event Manager Benelux bekleedt. Experience Magazine sprak met haar over de uitdagingen van haar job, en over haar kijk op events anno 2022.

WAARUIT BESTAAT UW ROL BINNEN SAMSUNG? Eva Maes: “Vandaag ben ik Event Manager Benelux voor Samsung Electronics voor de afdeling Consumer Electronics.

Alles wat van ver of dichtbij met events te maken heeft, komt mijn richting uit.

En dan heb ik het zowel over B2B- als B2C-initiatieven. Van kleine trainingsevents tot grote consumentenevents.”

SHIFT NAAR ONLINE WELKE ROL SPELEN EVENEMENTEN BINNEN DE MARKETINGMIX VAN HET BEDRIJF? “Dat is heel fluctuerend. Voor corona organiseerden we bij Samsung Benelux zo’n 150 evenementen per jaar. Dat gaat van kleine persevents of een diner voor het hoogste management, tot een heel groot event waarop we 2.000 klanten ontvangen of een shopping mall tour van 12 weken. In coronatijd is dit aantal toch teruggevallen tot een der tigtal. De afgelopen twee jaar was er natuurlijk ook een sterke shift waarbij eventbudgetten verschoven naar online. Maar dat neemt niet weg dat we nu echt wel ontdekken dat elkaar ontmoeten, netwerken en letterlijk mensen face-to-face zien toch belang-

rijk blijft. Het blijft dus een belangrijk deel van onze marketingmix. Daarom gaan we nu ook voorzichtig terug naar een iets actievere periode. Maar ik verwacht niet dat we terug naar die 150 zullen gaan. De komende 2 à 3 jaar zullen we waarschijnlijk ergens tussenin eindigen.”

HEBBEN JULLIE DE VOORBIJE PERIODE OOK INGEZET OP DIGITALE EVENTS? “Jawel. Heel wat fysieke events zijn natuurlijk geannuleerd. Ik denk bijvoorbeeld aan het jaarlijkse voetbaltoernooi voor verkopers of de festivalactivaties.

Maar we zijn natuurlijk wel aan de lopende band nieuwe producten blijven introduceren. En die moesten bekend geraken bij de mensen die ze gingen verkopen. Zij moesten nog steeds geïnformeerd worden. Voorheen gebeurde dit tijdens fysieke bijeenkomsten, maar voor die doelgroep zijn wij voor 100% geshift naar online. We zijn van bij het begin van de crisis in een hoge versnelling geschakeld om deze doelgroep op een kwalitatieve manier – dus meer dan gewoon een Teams-meeting – terug te kunnen bereiken.”

EXPERIENCE magazine 11

EVENT MANAGEMENT PROCUREMENT-PROCEDURE WAT ZIJN DE BELANGRIJKSTE DOELSTELLINGEN VAN JULLIE EVENTS? “Het klinkt misschien heel droog, maar aan het einde van de rit natuurlijk is de doelstelling natuurlijk altijd een verhoogde verkoop. Maar daarnaast wil je natuurlijk ook aan je imago werken, met thema’s zoals corporate citizenship, sustainability,… Dat zijn zaken die breder gaan en niet rechtstreeks gelinkt zijn aan verkoop.”

WORDEN DEZE EVENEMENTEN INTERN BEHEERD, OF VERTROUWT U HEN TOE AAN EEN EVENEMENTENAGENTSCHAP? EN WELKE CRITERIA HANTEERT U OM EEN AGENTSCHAP TE SELECTEREN? “De meeste initiatieven worden uitbesteed. Samsung werkt hiervoor met een procurement-afdeling die een selectie maakt van potentiële leveranciers. Pas nadat die procedure doorlopen is, kunnen wij met hen samenwerken. We hebben in principe een drietal event agencies in België en eenzelfde aantal in Nederland, waarmee we regelmatig samenwerken. Uiteraard zijn er daarnaast ook enkele specifieke opdrachten waarvoor we echt een specialist gaan zoeken. Elk project dat opgestar t wordt moeten we eerst intern volledig financieel en administratief rond hebben.

Daarna wordt dit gepitcht met twee à drie agentschappen. Dit helpt ons om voor elk project de meest geschikte par tner in te zetten.”

LIVE RONDLEIDING VANOP AFSTAND VAN WELK EVENEMENT IN UW CARRIÈRE BENT U HET MEEST TEVREDEN EN WAAROM? “Normaal organiseren wij bij Samsung elk jaar een groot evenement waarbij gedurende vier dagen meer dan 2.000 klanten over de vloer komen om onze nieuwste producten te bekijken en er trainingen over te krijgen. In maar t 2020 stonden wij met zo’n event opgebouwd in Utrecht. Maar na de eerste dag hebben we dit moeten stopzetten omwille van corona. Het Belgische luik stond de week nadien gepland en moest ook geannuleerd worden. Ook het jaar nadien zat een fysiek event er niet in. Daarom hebben we toen een volledig online event opgezet. Daarbij hebben we onze beursvloer opgebouwd in Antwerp Expo, en hebben we die beursomgeving in een soor t 360° Google Maps omgeving ingevoerd. Je kon er alle producten vir tueel bezoeken, en ook alle productinfo terugvinden, met filmpjes van de mensen die je normaal gezien live uitleg zouden geven. Er werden ook persoonlijke ervaringen gecreëerd, waarbij klanten konden inbellen en waarbij er een cameraman meeliep om de producten tot in detail te bekijken. Een live rondleiding, zonder dat je er zelf bij was. Achteraf kregen we te horen dat wij het als enige elektronicaleverancier zo hadden aangepakt. Daarnaast organiseerden we vanuit dezelfde locatie 47 online trainingsessies in 2 weken tijd voor bijna 4.000 verkopers. Ondanks de omstandigheden hadden we toch een optimale introductie van onze nieuwe producten kunnen brengen.”

WAT ZIJN VOLGENS U DE TROEVEN VAN LIVE COMMUNICATIE TEN OPZICHTE VAN ANDERE MARKETINGTOOLS? “Dat je alles kan beheersen. Je kan alle zintuigen aanspreken onder rechtstreekse controle. Je kan beheersen wat iemand ziet, wat iemand ruikt, wat iemand voelt… Een billboard in het straatbeeld zal ook zijn effect hebben, maar je weet niet wie deze zal zien, en je kan geen enkele andere omstandigheid bepalen. Live communicatie is per persoon natuurlijk een stuk duurder, maar je kan wel bepalen hoe het binnenkomt. Events blijven dan ook bij. Mensen herinneren zich nog steeds hoe een event van jaren geleden aanvoelde, maar niet welk paneel ze vorige week zijn voorbijgelopen of welke adver tentie ze in een tijdschrift hebben gezien.”

AANGEBOREN KWALITEITEN WAT ZIJN VOLGENS U DE BELANGRIJKSTE KWALITEITEN VAN EEN EVENT MANAGER? “Voor mij draait het echt om kunnen organiseren. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch. Je kan bijna alle andere talenten inhuren: creativiteit, technische kennis… Maar als je niet in staat bent om dingen letterlijk georganiseerd te krijgen, dan ben je geen event manager. Ik denk trouwens ook niet dat je dat kan worden, je moet dat in je hebben. Ik ben gastdocent aan de hogeschool Odissee in Brussel, en bij mijn studenten zie ik zoiets vaak meteen. De mensen die in een vereniging zitten en op een of andere manier altijd weer de organisatie in hun schoot geworpen krijgen, dat zijn degenen die gemaakt zijn om uiteindelijk event manager te worden.”

HOE ZIET U EVENTS IN DE TOEKOMST EVOLUEREN? “Ik merk nu dat er een grote shift aan de gang is. Er is een grote jacht op resources en op vakmensen. Er is een schaarste aan talent, met heel wat mensen die niet zijn teruggekeerd nadat ze in de coronaperiode een andere job hadden gevonden. Ook bij event agencies zijn er heel wat mensen ver trokken of moeten ver trekken. Daar zit ook een schaarste. Volgens mij is er dus toch wel een ‘survival of the fittest’ aan het spelen. Bijgevolg verwacht ik ook wel dat het allemaal duurder gaat worden. Talent wordt duurder. Tijd wordt duurder. Gewoonweg omdat het allemaal schaarser is geworden.”

12 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

VAN DISTRIBUTIECENTRUM TOT THE CHOCOLATE BOX New Balls Please tovert distributiecentrum Barr y Callebaut om tot The Chocolate Box. Afgelopen jaar nam chocoladefabrikant Barr y Callebaut zijn gloednieuwe distributiecentrum in gebruik. Na een pitch werd New Balls Please – in partnership met Berlin Creative Studio – uitgekozen om de inhuldiging te verzorgen, maar ook om een concept te bedenken. Welkom in ‘The Chocolate Box’.

Het nieuwe Global Distribution Center van Barry Callebaut is meteen ’s werelds grootste opslagplaats voor chocolade. De opening mocht dus niet zomaar onopgemerkt voorbij gaan. “Het bedrijf was op zoek naar een concept voor de opening, maar we dachten dat het echt cool zou zijn om ook het gebouw zelf in een creatief concept onder te dompelen”, ver telt Michel Van Camp.

“Samen met Berlin Creative Studio zijn we ver trokken vanuit de denkoefening om een landmark neer te zetten, zoals bijvoorbeeld Apple dat heeft met The Park, of 14 EXPERIENCE magazine

iets dichter bij huis The Cour t van Nike. We wilden iets creëren dat wereldwijd een herkenningspunt zou zijn als het om chocolade gaat. Daarom hebben we The Chocolate Box bedacht. We refereren daarbij naar het indrukwekkende en charismatische karakter van het gebouw, een grote doos met binnenin de grootste verzameling chocolade ter wereld. ‘The Chocolate Box’ wordt intussen ook effectief als de naam van het gebouw gebruikt, en komt ook terug in alle communicatie van het bedrijf.”

AGENCIES

CONCEPT VOL INHOUD Een andere bijzonderheid in de briefing was de vraag voor de inrichting van een permanent bezoekerscentrum en de installatie van een tv-studio. “In deze studio van 13 bij 9 meter zal Callebaut in eigen huis opnames kunnen maken voor streamings en digitale evenementen. In het bezoekerscentrum, goed voor zo’n 2000 m², doorloop je dan weer verschillende ruimtes die je meenemen doorheen de geschiedenis van en het verhaal achter de chocolade van Barry Callebaut. Er zit enorm veel inhoud in het bezoekerscentrum, dat tot in de puntjes is uitgewerkt. Berlin Creative Studio heeft gezorgd voor de grafiek, en wij stonden in voor de productie. De komende drie jaren – de periode dat het al zeker geopend blijft - zullen we het bezoekerscentrum ook blijven updaten met het aanpassen van grafieken en teksten, en het toevoegen van nieuwe projecten. Het is de bedoeling dat het bezoekerscentrum binnenkor t ook wordt opengesteld voor bv. scholen, verenigingen en individuele bezoekers.”

OPSPLITSING IN MEERDERE COMPACTE EVENTS De openingsceremonie zelf werd opgesplitst in verschillende evenementen. “We zaten natuurlijk nog in corona-omstandigheden, al mocht er in oktober vorig jaar weer even net iets meer. Toch ging het telkens om initiatieven van minder dan 200 personen. Er was een openingsevenement voor verschillende VIPs en stakeholders, en daarnaast ook nog drie par tnerevents (voor Stad Lokeren, voor magazijnbeheerder WDP, en voor Barry Callebaut zelf). De gasten werden telkens ontvangen met een video over het hoe, het waarom en de totstandkoming van het nieuwe Global Distribution Center. Daarna was er een bezoek aan het hoogtechnologische magazijn en een rondleiding door het bezoekerscentrum. Ten slotte waren er in de hospitality-zone nog enkele speeches, voorzien van een hapje en een drankje.

In december had er ook nog een vierdaagse moeten volgen voor het personeel, maar die hebben we moeten opschuiven naar de lente van dit jaar. Dan kan iedereen met de familie nog een bezoekje brengen aan het nieuwe magazijn.”

“DIT WAS ECHT ZO’N CASE WAAR JE OP VOORHAND ENORM NAAR UITKIJKT, EN WAAR JE ACHTERAF BIJZONDER FIER OP KAN ZIJN” DE JUISTE PARTNERS Het hele project omtrent de opening werd gerealiseerd in amper twee maanden tijd. “Het bezoekerscentrum zelf is zelfs gebouwd in drie weken, wat echt wel een huzarenstukje is geweest. Want het GDC is natuurlijk geen evenementenlocatie. Het blijft een fabrieksomgeving. Dat betekent dat het op vlak van veiligheid en vergunningen een hele uitdaging is geweest, en dat we ook gebonden waren aan stevige beperkingen. Er is dan ook heel nauw samengewerkt met de veiligheidscoördinatoren van Barry Callebaut zelf. Maar met de inzet van alle par tijen en de juiste par tners, zijn we in ons opzet geslaagd, tot grote tevredenheid van Korneel Warlop en An Van Assel, onze eindklanten bij Barry Callebaut. Dit was echt zo’n case waar je op voorhand enorm naar uitkijkt, en waar je achteraf bijzonder fier op kan zijn”, zo besluit Michel Van Camp.

EXPERIENCE magazine 15

AGENCIES

HET JULES BORDET INSTITUUT OP MAGISCHE WIJZE INGEHULDIGD DOOR LUC PETIT Eind 2021 werd het nieuwe Jules Bordet Instituut ingehuldigd met een bijzondere en uitzonderlijke editie van het evenement '101 Tables pour la Vie', een dromerige dinner-show van de hand van de ontwerper en regisseur Luc Petit. Het concept leverde hem tijdens BEA World alweer een prijs op.

Het Jules Bordet Instituut, het eerste geïntegreerde centrum voor de strijd tegen kanker in België, verhuisde eind 2021 naar een nieuwe setting van meer dan 80.000 m² op de campus van Anderlecht. Om deze gelegenheid in de kijker te zetten en een bijdrage van meer dan 18 miljoen euro aan het nieuwe ziekenhuis te vieren, organiseerde de Association Jules Bordet, de belangrijkste privédonor van het Instituut, twee uitzonderlijke avonden. De gasten werden uitgenodigd om in het har t van het nieuwe gebouw binnen te treden in de dromerige wereld van Luc Petit, die de gerechten van sterrenchefs Yves Mattagne, Ghislaine Arabian, Giovanni Bruno en Pascal Devalkeneer inspireerde.

De avonden werden onvergetelijk gemaakt dankzij de ar tiesten, de showcase van Typh Barrow, de aanwezigheid van het Ensemble Orchestral Mosan onder leiding van Jean-Pierre Haeck en de dansers van het Ways Training Program.

Luc Petit ver telt ons hieronder welke de belangrijkste uitdagingen van dit event waren.

16 EXPERIENCE magazine

AGENCIES EEN BEETJE ZOALS IN EEN TREIN "De inhuldiging van dit nieuwe ziekenhuis was uitzonderlijk omdat het de enige keer was dat we een show in de hal van het ziekenhuis zouden kunnen organiseren vóórdat het in gebruik werd genomen. Maar dit zorgde ook voor een eerste grote uitdaging. Want hoewel het op zich prachtig is, blijft het een lange ziekenhuishal waar het dus niet eenvoudig is om een evenementenuniversum te creëren. Tijdens de twee avonden moesten we 200 gasten laten dineren aan een tafel van 100 meter lang, die onderbroken werd door podia. Tegelijkertijd moesten we hen iets uitzonderlijks laten beleven. Maar ook de sfeer en de magie moesten aanwezig zijn, aangezien alle gasten gescheiden zaten. Het is een beetje zoals het opvoeren van een show in een trein."

GASTRONOMISCHE EN MUZIKALE VERBINDING "De show zelf was opgedeeld in vier momenten, waarbij de gerechten gelinkt werden aan het ontwikkelde universum, alsook aan alle personages en dansers die werden opgevoerd. Maar er was ook een verband op muzikaal vlak. Ik had immers gevraagd aan het orkest van 20 klassieke muzikanten dat de gekozen stukken overeen zouden komen met de geserveerde gerechten. Zoals bijvoorbeeld het ‘Forellenkwintet’ van Schuber t bij het voorgerecht met vis."

"Wat buitengewoon was aan deze show, was het werken met podia tussen zulke lange tafels, ook al had ik hier ervaring mee van andere shows, zoals Noël des Cathédrales. Maar het was de eerste keer dat ik dit met muzikanten heb gedaan: ze stonden telkens op 5 meter afstand van elkaar, ze waren alleen verbonden met een oor tje, en ze zagen de dirigent niet. Zo spelen vormde dus ook een grote technische uitdaging. Om nog maar te zwijgen van het feit dat de podia afwisselend werden gebruikt door muzikanten, dansers en andere ar tiesten."

EEN CONSTANT EN RITMISCH BALLET "Naast het niveau van de verlichting ging er ook veel aandacht naar de scenografie. De honderd kelners waren ook onderdeel van de enscenering en hielpen mee aan het creëren van een soor t constant en ritmisch ballet. Zo droegen ze bij aan het plezier en de tevredenheid van de gasten. De muzikanten, dansers en acteurs waren letterlijk binnen handbereik! Ook al waren de gasten gescheiden in tafels van acht en zagen ze elkaar niet, toch sleepte de show hen mee. Ik wilde ze meenemen op een reis en daar zijn we in geslaagd", zo besluit Luc Petit. Ook de jury van de Best Event Awards World Experience werd verleid. Zij beloonden Luc Petit en de Association Jules Bordet voor de show '101 Tables for Life' met een award in de categorie van non-profit evenementen.

EXPERIENCE magazine 17

AGENCIES

WHITE RABBIT GAAT VERDER ONDER DE VLEUGELS VAN PUSH TO TALK 18 EXPERIENCE magazine

AGENCIES De afgelopen maanden kwamen Jo Haegeman en Tom Bellens, de zaakvoerders van respectievelijk evenementenbureau White Rabbit en live communicatie agentschap Push To Talk, tot een akkoord over een overname. Beide agentschappen vonden in elkaar een duidelijke ‘match’ om samen een sterkere organisatie met een breder aanbod te vormen. Push To Talk neemt het merk, de er varing en kennis van White Rabbit over.

“HOEWEL WHITE RABBIT GEKEND STAAT VOOR EEN STERKE BELEVING, WERKEN ZE TOCH OOK STEEDS INHOUDELIJK GEDREVEN. DAT IS IETS WAAR WIJ ONS OOK IN HERKENNEN.” - TOM BELLENS

Het verhaal van White Rabbit begon in 2008, toen Jo Haegeman zijn kennis als groepsdynamicus en coach wou gaan ver talen naar events. Jo: “Ik wist hoe een groep reageer t, hoe de psychologie van mensen in mekaar zit, en hoe emoties en verwachtingspatronen werken. Dat wou ik ook gaan toepassen voor events. Hoe ga je een boodschap brengen, hoe ga je emotie brengen, hoe creëer je een experience op een manier die écht raakt?”

NAAR HUIS GAAN MET EEN BEPAALDE EMOTIE De naam White Rabbit werd ontleend aan het sprookje Alice in Wonderland. “In dat verhaal volgt Alice een wit konijn tot in een andere wereld waarin ze een catharsis beleeft. Dat wou ik ook doen: een wereld creëren waarin mensen geprikkeld en geraakt worden, en van de ene verbazing in de andere vallen.

Mensen moeten naar huis gaan met een andere emotie of een versterkte band met het bedrijf. Ik stel mijn klanten dan ook steeds de vraag: hoe wil je dat mensen het event verlaten? Met welke emotie? Dat is het vraagstuk van waaruit we ver trekken om een event neer te zetten.”

KWALITEIT EN DETAILS De aanpak om met een klein bureau zeer kwalitatieve evenementen neer te zetten sloeg aan. “In die periode was onze manier van werken nog vrij nieuw. De meeste organisatoren waren vooral logistieke coördinatoren. Met White Rabbit hebben we daar toch een pioniersrol gespeeld. Onze events staan voor kwaliteit en details, waarbij de boodschap en emotie centraal staan. Dat is altijd onze manier van werken

gebleven. We zijn snel gegroeid, en stonden heel snel in de top drie van Belgische event agencies. Gedurende bijna 15 jaar hebben we vele mooie belevingsevents mogen creëren voor Belgische en internationale klanten.”

BELEVING ÉN INHOUD Voor Tom Bellens was er meteen een match met White Rabbit.“Jo’s gedrevenheid om met zijn events kwaliteit na te streven en een boodschap te brengen sprak mij aan. Want hoewel White Rabbit gekend staat voor een sterke beleving, werken ze toch ook steeds inhoudelijk gedreven. Dat is iets waar wij ons ook in herkennen. Jo wil niet zomaar een feestje organiseren, hij wil het verschil maken. Daarnaast vond ik ook zijn ervaring met gedragsverandering en coaching heel interessant. Een event heeft immers als doel om een verandering teweeg te brengen.

GEEN STANDAARDFORMULES Beide heren hechten in hun werk ook veel belang aan eerlijkheid en transparantie. Jo Haegeman: “Ik wil een klant niet naar de mond praten, maar probeer hem een eerlijk advies geven.

‘Sometimes you don’t get want you want, you get what you need’. Als ik denk dat iets niet zal werken, dan stel ik een alternatief voor, en leg ik dat ook uit. Dat is iets wat ik bij Tom ook terugvind. Ik gruwel van mensen die een façade opzetten. Ik wil EXPERIENCE magazine 19

AGENCIES niet zomaar dingen verkopen, ik wil echt proberen de klant te helpen en het beste event neer te zetten dat voor hem het best gaat werken.” Tom Bellens gaat verder : “Het is inderdaad belangrijk om op maat van de klant te werken. Wij hebben geen vaste formules op het schap liggen. Dat zit ook niet in onze geest. Wij willen brainstormen, creatief zijn… We doen liever 20 goede events per jaar, dan er 200 na te streven.”

COMPLEMENTAIR White Rabbit is nu een perfecte aanvulling op de kwaliteiten die Push To Talk al in huis heeft. “Verhalen verbinden ons”, zegt Tom Bellens. “Ze laten ons toe om emoties met elkaar te delen. Ze verstevigen de band. Ze wakkeren het vuur aan. Met verhalen brengen we binnen ons live communicatiebureau Push To Talk de waarden en ambities van een bedrijf, organisatie of merk tot leven. De laatste jaren hebben we als live communication agentschap heel wat mooie dingen mogen organiseren. We hebben zeer veel digitaal gedaan, waarbij de focus lag op inhoud en degelijkheid. Door de overname van White Rabbit komt daar nu ook het luik ‘live enter tainment’ bij.”

KRUISBESTUIVING Ook in die nieuwe constellatie zal White Rabbit als merknaam op de markt blijven. “Dat was voor mij een belangrijk punt”, zegt Jo Haegeman.

“Ik wou niet zomaar een overnemer die enkel geïnteresseerd was in de merkenpor tefeuille. Zelf zal ik tot het einde van het jaar aan boord blijven. Zo kan alles mooi overgedragen worden. En eens het schip dan veilig in de haven is, ga ik mij op andere zaken richten (zie kaderstuk).”

“Er gaat een nieuw team aangeworven worden voor White Rabbit”, zegt Tom Bellens. “Hierin willen we nieuwe, jonge mensen kansen geven. Belangrijk is wel dat we hen meenemen in de cultuur en de eigenheid van Push To Talk én White Rabbit. White Rabbit gaat dus een inspiratie zijn voor Push To Talk, en voor een nieuwe drive zorgen binnen onze organisatie.”

BREDERE EXPERTISE “Onze sector zit in volle verandering met samensmeltingen, overnames en nieuwe initiatieven”, zegt Tom Bellens. “Dit was dus echt wel het juiste moment voor mij om deze stap te zetten. Samen zijn we groter en sterker dan we apar t waren. We evolueren nog meer richting een bureau dat uiteenlopende diensten en exper tises in huis heeft. Stuk voor stuk hebben onze mensen een achtergrond in communicatie of eventorganisatie. Daarom zijn we in staat om een evenement van A tot Z vorm te geven. Zowel de vorm als de inhoud van een event meester blijven kan enkel met een sterk team professionals: de regie, begeleiding ar tiesten en sprekers, coaching, repetitie, scenario’s ter plaatse aanpassen na repetitie, veiligheidsadvies etc … We houden graag alle teugels zelf in de hand.”

DE LOKROEP VAN HET REIZEN

Events zijn niet de enige passie van Jo Haegeman. Sinds enkele jaren begon de lokroep van het reizen en fotograferen steeds luider te klinken. “Nog voor het uitbreken van de pandemie had ik besloten om een grote wereldreis te maken, en mij toe te leggen op fotografie en het schrijven van reisverhalen. Omdat een bedrijf runnen niet vanop afstand lukt, ben ik beginnen nadenken over een verkoop. Met Push To Talk heb ik nu de ideale par tner hiervoor gevonden. Van zodra de integratie van White Rabbit in Push To Talk goed afgerond is, verdwijn ik van het event-toneel, en ga ik mij toeleggen op mijn nieuwe, avontuurlijke uitdaging.”

20 EXPERIENCE magazine

BE-NL

26 – 29. 4. 2022

NIEUW: Theatre + Light Stage

Welcome home!

The Global Entertainment Technology Show

DU: 21.02.2022

Frankfurt am Main

Uw eerste beurs voor de evenementenbranche dit jaar. prolight-sound.com

73314-003_PLS_AZ_Image_Experience_Magazine_90x262_SSP_NL • ISO 39 • CMYK • bs |

info@belgium. messefrankfurt.com Tel. +32 2 880 95 87

AGENCIES

GENTSE AGENCIES CLOUDS EN NEW BALLS PLEASE FUSIONEREN Nadat ze al enkele jaren nauw contact hielden, kiezen de Gentse eventkantoren Clouds en New Balls Please nu voluit voor een gemeenschappelijke toekomst. De beide teams smelten samen en gaan verder onder de naam New Balls Please. Experience zat samen met de zaakvoerders Valerie De Coster, Stein Hoogstoel, Matthias Lievens en Michel Van Camp, die de toekomst met ambitie tegemoet zien.

“Met deze belangrijke stap willen wij onze plaats als een van de grootste event agencies in België bevestigen.”

We zien al enkele jaren dat event agencies hun positie in de markt trachten te versterken aan de hand van overnames, fusies of het toetreden tot een overkoepelende groep. Ook bij Clouds en New Balls Please werd deze denkoefening de voorbije jaren gemaakt. “Er is sprake van een zekere consolidatie in de markt”, zegt Michel Van Camp. “Ook wij willen sterker staan, en een grotere diversiteit aan events kunnen aanbieden. In die optiek waren wij al enkele jaren in gesprek met Matthias.”

COMPLEMENTAIR Na een uitgebreide periode van aftasten komen New Balls Please en Clouds naar buiten met het nieuws dat ze onder één vlag verder gaan.“We hebben al altijd beseft dat er een match was tussen onze agentschappen, maar mede door corona had het juiste moment zich nog niet aangediend. Nu zetten we dus wel die stap. Clouds en New Balls Please zijn allebei kwalitatieve B2B-bureaus, maar toch met een verschillende klantenpor tefeuille. Dat maakt ons bijzonder complementair. Bovendien hebben Matthias en zijn team ook enkele leuke B2C-concepten ontwikkeld, een exper tise die wij met New Balls Please nog niet in huis hadden.”

MENSELIJKE KLIK Het nieuwe New Balls Please wordt voor taan geleid door Michel Van Camp, Stein Hoogstoel, Valérie De Coster en Matthias Lievens, die er als vierde vennoot bij komt. “Naast gemeenschappelijke kwaliteitsnormen, een complementaire klantenpor tefeuille en een gezamenlijke ambitie, is er ook een goede menselijke klik”, aldus Matthias Lievens. “En dan bedoel ik zowel op niveau van het management, als bij onze teams. Want de vroegere teams komen ook op de werkvloer samen te zitten. Het was dus belangrijk om onze teams goed te blenden. Daar hebben we dan ook onze tijd voor genomen.”

ENTHOUSIASTE TEAMS “We hebben iedereen goed voorbereid”, vult Valerie De Coster aan. “Onze medewerkers wisten steeds wat de volgende stappen gingen zijn. We beseften dat het best gevaarlijk kon zijn om twee goed werkende teams zomaar ineens samen te brengen. Maar we zijn uiterst verrast door het enthousiasme en de positiviteit die bij iedereen aanwezig is. Echt chapeau voor hoe ze het hebben opgepakt. De mentaliteit zit goed. Maar ik denk dan ook wel dat iedereen de meerwaarde van deze fusie inziet.”

22 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

“WE HEBBEN AL ALTIJD BESEFT DAT ER EEN MATCH WAS TUSSEN ONZE AGENTSCHAPPEN” VERSTERKING De puzzel van Clouds en New Balls Please paste bijzonder goed in mekaar. “Clouds had bijvoorbeeld een social media profiel en een office manager, wat New Balls Please niet had”, aldus Stein Hoogstoel. Maar de fusie is meer dan een simpele 1+1-oefening. Er zijn ook onmiddellijk extra versterkingen bijgekomen. Er zijn recent een senior event én senior incentive account begonnen, en we verwelkomen eerstdaags ook nog een junior profiel en twee grafische medewerkers, zodat we met een team van 18 zijn. Maar het draait niet om aantallen.

We willen vooral een goed team hebben dat sterke events kan neerzetten.”

KRUISBESTUIVING Zowel New Balls Please als Clouds zijn agentschappen van net geen decennium oud. “De nieuwe organisatie zal dus een pak ervaring in huis hebben”, ver telt Michel Van Camp. “We zetten een grote stap vooruit, omdat we als bedrijf meer body en meer armslag krijgen. We staan al goed qua positionering en naamsbekendheid. Dankzij kruisbestuiving kunnen we nu nog verder van elkaar leren op vlak van concepten, leveranciers, productionele aanpak waardoor ook onze klanten daar snel de vruchten van zullen kunnen plukken.”

TOP EVENTS ORGANISEREN VOOR TOP BEDRIJVEN De ambitie van het vernieuwde New Balls Please is alvast duidelijk. “Het is de bedoeling dat wij nog meer gezien worden als dé referentie voor top events in België. Er zijn nog vele bedrijven waar we graag voor zouden werken en waar we willen tonen dat wij de kwaliteit, de ervaring en het servicelevel hebben om hen minstens even goed te bedienen als de agentschappen waar ze nu mee werken. Tot nu toe was het in die pitches nog iets te vaak net niet. Nu hebben we echter nieuwe troeven in huis waarmee we die opdrachten wel kunnen binnenhalen.”

VOL VERTROUWEN RICHTING 2023 Na twee moeilijke jaren voor de sector kijkt het nieuwe New Balls Please nu met ver trouwen vooruit. “We moeten het niet onder stoelen of banken steken. We zijn allemaal geconfronteerd met mensen die ver trokken zijn en met klanten die niets meer georganiseerd hebben. We kijken er allemaal naar uit om terug volop aan de slag te gaan. De agenda voor 2022 raakt mooi gevuld. En ook het internationale verhaal begint terug te lopen met buitenlandse events en incentives. Door de nieuwe constructie lopen we ook in de zomer verder, met enkele B2C-events en roadshows. New Balls Please is helemaal klaar om de huidige knaldrang te ondersteunen met perfecte events en de bij ons gekende kwaliteitsservice”, zo besluit Matthias Lievens.

EXPERIENCE magazine 23

AGENCIES

ROND DE TAFEL MET EXPERIENCE MAGAZINE

24 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

EVENT AGENCIES IN 2022: VERJONGEN EN VERDER PROFESSIONALISEREN Nu we eindelijk de switch naar code geel hebben gemaakt, kan de evenementensector terug zonder beperkingen aan de slag. Toch hebben de voorbije twee jaren een blijvende stempel gedrukt op de sector. Een stempel met zowel positieve als negatieve elementen. Tijdens een rondetafelgesprek bespraken we de belangrijkste bekommernissen en uitdagingen voor onze event agencies.

Op 23 februari organiseerde Experience Magazine het netwerkevent Back 2 Live in de Antwerpse eventlocatie AEC (Antwerp Engineering Company). Twee uur voor aanvang van het event schoven we met Tom Bellens (Push To Talk), Karin Van Passel (d-side) en Jan De Wieuw (JADA events) rond de tafel voor een open gesprek over hun metier anno 2022.

HEROPSTART Code rood werd code oranje. Code oranje werd code geel. De evenementenagentschappen zien eindelijk licht aan het einde van de tunnel. Maar ze beseffen dat ook 2022 nog een allesbehalve vanzelfsprekend jaar zal worden.

Karin Van Passel (d-side): “Ja, we zijn terug begonnen. Maar de grote events zijn er momenteel nog niet. Bovendien moeten we beginnen met events die al twee keer verplaatst zijn, met budgetten die misschien drie jaar geleden zijn opgemaakt. Maar met dat budget kan je nu geen event doen van hetzelfde kaliber.

Daar moet je 15 à 20% bijrekenen.”

Jan De Wieuw (JADA events): “Anderzijds hebben de bedrijven ook wat kunnen sparen, door twee jaar niets te doen.

Dat klinkt misschien gek, maar niet elk bedrijf heeft in crisis gezeten. Nu het weer mag, willen ze dan ook wel iets doen voor hun klanten en hun medewerkers. En dan mag het ook iets kosten. Mensen hebben twee jaar hard moeten werken, van thuis uit. Daardoor is de cohesie soms helemaal verdwenen. Ze staan nu in de rij te trappelen. En zodra ze weer kunnen, gaan ze er dan ook voor.”

Karin Van Passel: “De kleinere events zitten inderdaad al in de lift. Toch verwacht ik van april tot juni nog een moeilijke periode, om verscheidene redenen. De heropstar t is immers niet zo evident. Leveranciers hebben het moeilijk. De gekende contactpersonen zijn verdwenen. Het opmaken van offer tes duur t langer omdat de zaakvoerder vaak mee het terrein op moet. En dan is er nog het probleem van de cashflow. De events die wij nu voorbereiden, daar worden we misschien pas in het najaar voor betaald.”

Tom Bellens (Push To Talk): “Wij zijn gelukkig blijven organiseren, voornamelijk digitaal. Ik merk dat we – net als de voor-

bije twee jaar - de kracht van LIVE niet mogen onderschatten.

We krijgen binnen ons bureau momenteel heel wat vragen en nieuwe briefings en niet enkel voor puur fysiek maar ook de combinatie met digitaal.”

VERDERE PROFESSIONALISERING Ook het speelveld waarin de event agencies opereren, ziet er intussen enigszins anders uit.

Karin Van Passel: “In vergelijking met twee jaar geleden zijn er heel wat regels veranderd. Dat maakt het nog moeilijker.

Anderzijds komen adver teerders nu tot het besef dat ze niet meer alles zelf kunnen doen. ‘Ik boek een zaal en een cateraar, and that’s it’. Neen, dat zal niet meer lukken. Want ze moeten rekening houden met veiligheid, GDPR-regels, NDA’s…”

Tom Bellens: “De professionalisering van onze sector gaat zich dus – door de omstandigheden – verder doorzetten.

Alles wordt complexer, er zijn meer risico’s verbonden aan het organiseren: de burgerlijke aansprakelijkheid, uitwerken van procedures, risico analyses, de cashflow… Freelancers gaan nu mogelijk twee keer nadenken voor zij op zichzelf een project aannemen. Een freelancer of een te kleine structuur kan dat spijtig genoeg alleen niet meer dragen. Want als de klant op een bepaald moment zegt ‘we stellen het uit’, dan kom je in de problemen.”

Karin Van Passel: “Voor die verdere professionalisering is het belangrijk dat we ook met het ACC blijven groeien. Als we onze stem laten horen kunnen we alles veel meer in handen nemen. Het is dus belangrijk om regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en de koppen bij mekaar te steken. Want we kunnen elkaar zoveel sterker maken.”

EXPERIENCE magazine 25

AGENCIES GOEDE AFSPRAKEN MET DE KLANT In de aanloop naar de heropstar t van de sector hamer t ACC op een viervoudige boodschap richting de klanten. Plan well ahead. Adapt your timing. Respect the Pitch Char ter. Adapt your budgets.

Karin Van Passel: “Die vier punten zijn niet stiefmoederlijk bedoeld, maar ze moeten een basis vormen om dit stormachtige jaar op een aangename manier te overleven. Het probleem van de te brede pitches blijft nog steeds bestaan.

Waarom zou je nu nog tien agentschappen – die twee jaar hebben afgezien – in een pitch samenbrengen? Dat is een waste of time & money voor iedereen.”

Jan De Wieuw: “Ik zie twee soor ten klanten. Er zijn klanten die zeggen: ‘iedereen is op zoek naar werk, dus dit is het moment om het eens breed open te gooien’. Anderzijds zijn er ook klanten die begripvol zijn: ‘jullie hebben al twee jaar afgezien, we gaan niet pitchen. Dit project is voor jullie’.”

Karin Van Passel: “Wij kijken pitches steeds heel goed na. Ik vraag consequent hoeveel agentschappen er gepitcht worden. En ik stuur ook het pitchchar ter door. Sommige klanten komen dan helemaal uit de lucht gevallen.”

Tom Bellens: “Ik weet ook graag tegen wie ik het moet opnemen. De exacte namen hoef ik niet te weten, maar wel het type van bureau. Wij steken bijvoorbeeld heel veel werk in content. Als je dan in de weegschaal wordt gelegd met een – met alle respect - veredelde traiteur of een AV-leverancier die ook digitale events aanbiedt, dan kan je je afvragen wat men eigenlijk verwacht. De uitdaging is voor mij dan ook om zo hoog mogelijk in de organisatie binnen te geraken om daar mee aan de ver taling van de strategie te bouwen. Op dat niveau krijg je immers het juiste beeld van de verwachtingen en de visie van het bedrijf.”

“HET IS BELANGRIJK OM REGELMATIG MET ELKAAR IN GESPREK TE GAAN EN DE KOPPEN BIJ MEKAAR TE STEKEN. WANT WE KUNNEN ELKAAR ZOVEEL STERKER MAKEN.” – KARIN VAN PASSEL

UITSTROOM VAN TALENT Tijdens de coronaperiode werd de eventsector getroffen door een sterke uitstroom van talent. Met het gevolg dat de overgebleven krachten ook bij collega’s in het oog springen.

Karin Van Passel: “Uiteraard is onze sector vrij, en natuurlijk mogen mensen solliciteren. Maar we moeten toch oppassen met het afpikken van elkaars mensen, soms zelfs per drie. Dat helpt onze sector niet vooruit.”

Tom Bellens: “Toch zijn onze grootste concurrenten de andere sectoren. Onze mensen zijn daadkrachtig, agile, flexibel, proactief… Ze zijn hands-on en weten wat deadlines zijn. Dat zijn eigenschappen die in heel wat andere sectoren terecht kunnen. Onze sector heeft heel wat waanzinnig straffe mensen gecreëerd, die nu elders hun geluk zijn gaan beproeven.”

Karin Van Passel: “Diegenen die er nu nog zijn, dat zijn de survivors, die er echt voor hebben gevochten. Maar ik zie ook nog wel ver trekkers terugkeren. Omdat ze toch een bepaalde passie hebben, die ze niet kunnen blijven onderdrukken. Als we het goed aanpakken, komen zij wel terug.”

Jan De Wieuw: “Al dat menselijk kapitaal dat we als sector verloren hebben, zal wel weer opgebouwd worden, daar ben ik ook van over tuigd. Maar het zal wel veel tijd kosten om die exper tise en ervaring terug op te bouwen.”

26 EXPERIENCE magazine

AGENCIES DE NIEUWE GENERATIE OPLEIDEN EN ONDERSTEUNEN Het is dus onvermijdelijk dat de workforce van de eventkantoren de komende tijd sterk zal verjongen.

Tom Bellens: “Ik ben docent binnen een eventopleiding. Elk jaar studeren er zo’n 200 studenten af, maar daar tegenover stond voordien dat er jaarlijks soms maar een vijf à tien plaatsen bij de agentschappen beschikbaar waren. Dat wordt nu dus anders. We gaan een instroom krijgen van heel wat jonge mensen die voordien geen kansen kregen. Dat is dus positief! Probleem is wel dat de weinige seniors quasi geen tijd zullen hebben om hen op te leiden. We gaan sommige jonge mensen dus echt voor de leeuwen moeten gooien.”

Jan De Wieuw: “Het probleem stelt zich trouwens niet enkel bij de event agencies, maar op alle niveaus. Studenten die normaal bij cateraars gingen werken hebben nu twee jaar geen ervaring kunnen opdoen. Idem voor hostessen.

En de ervaren krachten, die normaal hun kennis zouden moeten doorgeven, zijn er tussenuit. Zo ontstaat er dus een kloof aan ervaring.”

Tom Bellens: “Misschien is het ook wel tijd om wat andere mensen aan te trekken. Onlangs had ik iemand met een antropologische achtergrond over de vloer. Dat zou toch ook moeten kunnen? Events, dat is toch mensen samenbrengen? Met als doel mensen in beweging te brengen, te verbinden en dat is uiteindelijk de kracht van live communication. Ook voor zo’n profielen moeten we openstaan, vind ik. We zagen jarenlang 99% dezelfde mensen op dezelfde plaatsen. Maar op events als de BEA Awards gaan we de komende jaren heel wat onbekende en nieuwe gezichten tegenkomen. En dat kan ook positief zijn.”

Jan De Wieuw: “Ondanks de berichten over de vele ver trekkers willen mensen echt nog wel graag in onze sector werken. Op onze meest recente vacature hebben wij bijvoorbeeld meer dan veer tig reacties ontvangen. Dat heeft mij toch aangenaam verrast.”

“ONDANKS DE BERICHTEN OVER DE VELE VERTREKKERS WILLEN MENSEN ECHT NOG WEL GRAAG IN ONZE SECTOR WERKEN” – JAN DE WIEUW

DIGITALE REVOLUTIE In heel kor te tijd heeft de eventsector een digitale revolutie doorgemaakt. En het bleek geen tijdelijk alternatief, want digitale events are here to stay.

Tom Bellens: “We hebben een nieuwe markt aangeboord tijdens corona. Ik denk aan bedrijven die voordien niet van events konden proeven, omdat ze met een 24u-shift werken, ziekenhuizen en verzorgingsinstellingen, organisaties die zo groot zijn dat een fysiek event praktisch of financieel moeilijk is… Zij hebben nu geproefd dat ze via de digitale wereld wel die connectie kunnen maken. Wij krijgen nu dus aanvragen voor fysieke events én digitale. Dat is fantastisch. Hebben digitale events dezelfde connectiegraad? Neen, misschien niet. Maar het is wel een efficiënte manier om te communiceren. Ik vind dat we meer moeten zien wat er nu en de voorbije maanden wél kon in plaats van wat er niet kon.”

Karin Van Passel: “Het digitale gaat er niet meer uit. Waar bedrijven vroeger twee keer per jaar samenkwamen, kiezen ze nu voor één keer fysiek en één keer digitaal. En ze gaan veel meer nadenken over de content, wat op zich niet slecht is.”

Tom Bellens: “Het is heel tof als ze een combinatie van beide willen doen. Anderzijds maakt het ons werk wel complexer. Want op dezelfde dag moet je én een goede cateraar, én een goede technische par tner hebben… Je organiseer t tegelijker tijd een tv-show én een fysiek evenement. Naar planning en organisatie worden het dus leuke maar complexe tijden. Meer voorbereiding, meer draaiboeken en meer stress voor het agentschap. Je komt niet meer weg met ‘we zullen het eens snel in elkaar steken”.

EXPERIENCE magazine 27

AGENCIES

Karin Van Passel: “Anderzijds heeft men door corona wel beseft: we love live en we need live. Het schouderklopje op het eind van een salesgesprek op een fysiek even doet nog altijd veel meer dan een knipoog op het scherm.”

Jan De Wieuw: “Het gevoel achter een scherm is dan ook lang niet hetzelfde. In online events merk je dat mensen toch snel afgeleid zijn of zelfs hun camera niet aanzetten.”

WEG MET DE LANGE SPEECHES Ook de fysieke evenementen zullen veranderen door de lessen die er de voorbije twee jaar zijn getrokken.

Tom Bellens: “Men vraagt voor fysieke events nu dezelfde snelheid en compactheid als voor digitale events. De uitgebreide speeches gaan verleden tijd zijn. Iets waar we zelf trouwens al langer voor pleitten, maar waar de klant toch aan vasthield. Tijdens digitale events haakte men heel makkelijk af van zodra het niet meer interessant was. Dat nemen mensen nu mee naar fysieke events. Wij merken ook dat men een scheiding gaat maken tussen inhoud en de andere aspecten.

Ik zie bijvoorbeeld bedrijven die op vrijdagnamiddag, tijdens de werkuren, via een digitale weg content aanbieden. Op zaterdagnamiddag is er dan tijd voor connectie en integratie. Ik ben wel voorstander om informeren en enthousiasmeren te scheiden.”

Jan De Wieuw: “Bij echte klantenevents ligt dat natuurlijk anders. Daar ga je jouw boodschap wel in het fysieke events blijven inpassen. Al ben ik er wel mee akkoord, dat er daarvoor veel interessantere manieren zijn dan de typische speech.”

Karin Van Passel: “We staan nu ook verder in het sustainability-verhaal. We hebben zolang moeten vechten, o.a. met het Don’t Spoil the Par ty-initiatief. Nu is er wel dat besef, en wordt er bewuster over nagedacht. Ik denk bijvoorbeeld aan het laten invliegen van bepaalde personen. Als je nu nog mensen laat invliegen, dan is dat voor een volledig programma waarin je ze niet loslaat. Maar je haalt ze niet meer naar hier om alleen maar twee uur naar iemand te luisteren.”

28 EXPERIENCE magazine

“MEN VRAAGT VOOR FYSIEKE EVENTS NU DEZELFDE SNELHEID EN COMPACTHEID ALS VOOR DIGITALE EVENTS. DE UITGEBREIDE SPEECHES GAAN VERLEDEN TIJD ZIJN” – TOM BELLENS

Tom Bellens: “We waren misschien allemaal iets te lang op dezelfde manier bezig. Maar nu hebben we onszelf moeten heruitvinden. En dat hebben we ook gedaan.”

Jan De Wieuw: “Anderzijds worden we als event agencies toch al altijd gechallenged. Want de marcomverantwoordelijken verwachten altijd weer anders en beter.”

UITDAGINGEN VOOR 2022 Iedereen aan onze tafel is dus hoopvol over 2022. Al beseft men goed dat de uitdagingen binnen de sector nog steeds heel groot zijn.

Karin Van Passel: “Allereerst vind ik dat we moeten proberen om iedereen erdoor te krijgen. Ik denk dat nu pas de moeilijkheid voor iedereen gaat komen. Bankgaranties vallen weg, tijdelijke leningen moeten terugbetaald worden, de tijdelijke werkloosheid valt weg... Dat wordt moeilijk voor ons wereldje.”

Tom Bellens: “Bureaus die het digitale - en alle andere vormen die gegroeid zijn de voorbije twee jaar - zien als een speeltuin en dus daarin geëvolueerd zijn, plukken daar nu de vruchten van en kunnen groeien net als wij. Ik hoor spijtig genoeg van sommige collega’s dat de telefoon nog niet volop rinkelt, hen wens ik oprecht veel sterkte.”

Karin Van Passel: “Als bureaus zijn wij misschien nog maar de kleinere slachtoffers van de crisis. Ok, we hebben heel wat human capital moeten laten gaan. Sommige bureaus meer dan andere. Maar bij onze toeleveranciers was het vaak nog veel erger. Zij zijn er nog niet uit. Dus ja, onze sector heeft zeker nog steun nodig.”

AGENCIES

JONGE WOLVEN “TELKENS WEER EEN HELE NIEUWE WERELD CREËREN”

NAAM: Kato Louwagie LEEFTIJD: 24 jaar WOONPLAATS: Gent AGENTSCHAP: Whisk Live Experiences FUNCTIE: Project Manager – Creative Whisker

30 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

De evenementensector is in een snel tempo aan het verjongen. Jonge talenten krijgen volop hun kans binnen de agentschappen. In deze nieuwe rubriek willen we hen aan het woord laten over hoe ze terugkijken op hun opleiding en hoe ze hun eerste werker varingen hebben beleefd. Kato Louwagie, de benjamin van het agentschap Whisk, mag de spits afbijten.

HOE ZIET JOUW TAKENPAKKET ERUIT? Kato Louwagie: “Mijn huidige functie bestaat uit het ver talen van een event briefing in creatieve experiences. Dit houdt o.a brainstormsessies in, heel wat research, field visits, het vinden van par tners en leveranciers, contacten leggen met de par tners, het opstellen van een budget aan de hand van de ontvangen offer tes, een visueel aantrekkelijke presentatie maken voor de klant, het uitwerken van de eventproductie tot het coördineren van het event de dag(en) zelf, om dan uiteindelijk af te ronden met een evaluatie van het event.”

WAAROM HEB JE VOOR DE EVENTSECTOR GEKOZEN? “Ik heb gekozen voor de eventsector omdat het me een heel veelzijdige job leek. Je komt daarnaast op geweldige plekken terecht, je laat mooie herinneringen na bij mensen, en je kunt telkens opnieuw een hele nieuwe wereld creëren. Elk event is anders. Het is een heel uitdagende sector waar je creatief kan zijn. Zelf hou ik enorm van spraakmakende interieurs en decors, mooie kleuren, stijlvolle patronen en stoffen, extravagante kostuums, het nodige ‘drama’, veel gescroll op Pinterest,… en dit krijg ik exact ver taald in mijn job. Love it!”

3 STAGES OM DE KNEEPJES VAN HET VAK TE LEREN WELKE OPLEIDING(EN) HEB JE GEVOLGD? EN WAT VOND JE HIER GOED AAN? “Ik heb Event & Project management gestudeerd aan Ar teveldehogeschool. Ik ben tevreden over de opleiding die ik heb gevolgd. Tijdens het eerste jaar zijn de vakken behoorlijk algemeen, hiermee bedoel ik dat er van alles wordt aangeleerd: boekhouding, rechten, Microsoft-programma’s, projectmanagement, talen, veel groepsopdrachten,… De laatste twee jaren wordt er vooral gefocust op events. Het positieve aan de opleiding is dat je de mogelijkheid krijgt om 3 stages te doen in the field en dit is waar je écht de kneepjes van het vak kunt leren.

Ik kreeg er de mogelijkheid om een geweldige Erasmus te doen en achteraf gezien heb ik er ook mooie contacten aan overgehouden, waarvan er enkelen intussen ook in de sector werken.”

EN WAT ZOU ER – MET DE ERVARING DIE JE INTUSSEN HEBT – BETER KUNNEN AAN DE OPLEIDING? “Mocht ik iets kunnen veranderen aan de opleiding, dan zou ik toch wat meer praktijkgerichte zaken aanleren. Bijvoorbeeld hoe studenten een eventintekening kunnen maken aan de hand van een tool, het opstellen van een budget voor een fictieve klant, het aanleren met welke zaken ze rekening moeten houden bij een locatiebezoek,… Daarnaast zou ik nog meer interessante gastsprekers uit de sector trachten aan te bieden. Zij kunnen een inspiratie bieden voor studenten.”

ELKAAR UITDAGEN WAT HEEFT JE HET MEEST VERBAASD TOEN JE NA JE STUDIES BEGON TE WERKEN IN DEZE SECTOR? “Ik keek toch wel op van de competitie bij het indienen van voorstellen. We werken vaak een voorstel uit waarbij we in pitch zitten met andere eventkantoren. Dit maakt het volgens mij net heel interessant. Kantoren worden continu uitgedaagd om telkens mee te zijn met hedendaagse trends en het continu tegen elkaar op te nemen om beter te doen. Ondanks de vele pitches vind ik de sfeer onder de eventkantoren heel aangenaam. Het blijft hoe dan ook een kleine community, waarin iedereen gepassioneerd is door éénzelfde ding: events!”

VAN WIE HEB JE TOT NU TOE HET MEEST GELEERD OP PROFESSIONEEL VLAK? “Als student heb ik enorm veel opgestoken van mijn stage-mentoren bij Majestik, bij White Rabbit en bij Atelier Rosé.

Daarnaast heb ik veel geleerd van collega’s op de werkvloer die me als junior de tips en tricks leerden om goede events neer te zetten. Naast de collega’s leerden ook event par tners me heel wat: denk maar aan technische termen bij AV-firma’s bijvoorbeeld. Ten slotte leer ik tot op heden continu bij van Evita en de twee Jelles. Ik ben Whisk enorm dankbaar voor de job die ik tot op vandaag uitoefen en ik hou van de kansen die ik krijg.”

KANSEN KRIJGEN WAAROP BEN JE TOT NU TOE HET MEEST TROTS? “Waar ik sta vandaag! Ik wilde per se in de eventsector aan de slag. Als junior was dat zeker niet altijd makkelijk, net omdat je de kans moet krijgen om ergens te kunnen beginnen. Ervaring is vaak een vereiste en dit kan je pas opbouwen eens je ergens van star t kunt gaan.”

WAT ZIJN JOUW AMBITIES VOOR DE TOEKOMST? “Het neerzetten van de ‘zotste’ experiences waar er nog lang na het event over gepraat wordt. Uiteraard wil ik ook verder groeien in mijn functie bij Whisk. Daarnaast kijk ik er ook naar uit om mee te mogen bouwen aan Whisk, een eventkantoor dat zich tussen de grote spelers op de event markt positioneer t.”

EXPERIENCE magazine 31

BEA AWARDS

GOUD VOOR DE BESTE 8 EVENTPROJECTEN VAN DE VOORBIJE TWEE JAAR De allerbeste live events van de afgelopen twee jaar werden op 1 december gehuldigd tijdens de uitreiking van de BEA Awards in de Nekkerhal te Mechelen. Tijdens de ceremonie, die ter plaatse door 1000 professionals uit de B2B-evenementensector werd bijgewoond, wisten zeven verschillende agentschappen een Gouden BEA te veroveren.

De 22ste editie van de BEA Awards werd een triomf voor de agentschappen People First, Event Masters, CityCubes, RTL Belgium, New Balls Please en Sylvester, die allemaal een gouden beeldje mee naar huis mochten nemen. Voor d-side werd het zelfs een dubbelslag, met twee Golden BEA’s.

DUBBELEDITIE Omdat de BEA-finale vorig jaar werd geannuleerd, werd er dit jaar een dubbeleditie georganiseerd. De eerste periode (2019-2020) omvatte de events van vóór het uitbreken van de pandemie. People First werd hier bekroond in de categorie B2B, met het project Regenerative Alliance in opdracht van Libramont. Bij de B2Cevents ging de hoofdprijs naar CityCubes, voor de creatie van het instagram-museum Smile Safari. d-side zorgde voor het beste B2E-evenement, met het 40-jarig jubileum van Ontex. Het beste Institutional Event waren de spectaculaire Bevrijdingsfeesten 1944 – 2019, die Sylvester organiseerde in opdracht van Stad Antwerpen.

GESLAAGDE EVENTS ONDANKS COVID Alle genomineerde agentschappen voor de tweede periode (2020-2021) zijn erin geslaagd om in een uitdagende covid-context bijzonder mooie projecten te realiseren. Maar helaas konden er slechts vier awards worden uitgereikt.

De B2B-award ging naar Event Masters, voor het creëren van hun eigen Global Festival Game. Het First Concer t Covid Safe, dat RTL Belgium uitwerkte voor Radio Contact, was het beste B2C-event. Het Kick-off event dat New Balls Please organiseerde voor Hilti, pakte goud bij de B2E-evenementen. En d-side kroonde zich tot de blikvanger van de avond, door een tweede goud te pakken. In de categorie Institutional Events pakten ze de award met het project We are Events voor Stay Safe Events.

32 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

PRESENTATIES Eerder op de dag stelden de deelnemende agentschappen hun finaleprojecten live voor aan een jury van corporate event managers. Deze presentaties konden ter plaatse worden bijgewoond door het publiek, maar ook via een livestream. Na een dag vol presentaties trok de jury zich terug om tijdens een deliberatie acht gouden awards toe te kennen.

“HET WAS IN MEER DAN ÉÉN OPZICHT EEN HEEL SPECIALE EDITIE. NOG NOOIT EERDER IN 22 JAAR HEBBEN WE ONZE PLANNEN ZO MOETEN OMGOOIEN VANWEGE DE GEZONDHEIDSCRISIS” - JEAN-PAUL TALBOT

SHOW VOL ENTHOUSIASME De onthulling van de winnaars gebeurde tijdens een spannende show, die gekenmerkt werd door een bijzondere culinaire beleving, topenter tainment en natuurlijk ook enthousiaste winnaars. De BEA-ceremonie werd dit jaar in goede banen geleid door het agentschap JADA events, ondersteund door verschillende gemotiveerde Mechelse organisaties en een vijftigtal par tners uit de sector.

“Het was in meer dan één opzicht een heel speciale editie.

Nog nooit eerder in 22 jaar hebben we onze plannen zo moeten omgooien vanwege de gezondheidscrisis”, zo zegt Jean-Paul Talbot, medeorganisator van de BEA Awards. “Met 1.000 aanwezigen is deze editie van de BOA/BOCA en BEA Awards een succes te noemen. Dank aan het hele team, de associaties, het publiek, JADA events en alle BEA-par tners voor hun flexibiliteit en onuitputtelijke creativiteit.”

EXPERIENCE magazine 33

X

BEA AWARDS

GOLDEN BEA B2B-EVENTS 2019-2020 CASE: REGENERATIVE ALLIANCE 2019 AGENCY: PEOPLE FIRST CLIENT: LIBRAMONT People First wilde de deelnemers van deze eerste Regenerative Alliance onderdompelen in een volledige natuurervaring en volledig losgekoppeld van de oververbonden wereld. Een back-to-basic-ervaring, terug naar de natuur met volledig respect voor de omgeving. De deelnemers, die voor 48u aanwezig waren, hadden allemaal een persoonlijke tent. Ze kwamen met carpooling aan op een verplichte parkeerplaats en trokken daarna met paard en kar van de parkeerplaats naar het dorp. Ze kregen een snelle lunch gevolgd door een welkomstwoord van de hoofdsprekers en de organisatie om het volledige concept van dit ecodorp in harmonie met de natuur uit te leggen. Daarna waren er break-out sessies, vrije tijd in de natuur en een bio-lokaal diner, gevolgd door een set klassieke muziek. Dag twee begon met plogging en yoga gevolgd door een gezond ontbijt met wederom een dag van plenaire en break-out sessies. Tijdens een boswandeling werd er kennisgemaakt met de “cuisine sauvage”. Op dag drie werden de conclusies en de TODO-lijsten gepresenteerd. Voor de techniek was er enkel een geluidsinstallatie voor de plenaire ruimte en het restaurant.

Geen schermen. Alle bewegwijzering werd met hout gedaan.

GOLDEN BEA B2B-EVENTS 2020-2021 CASE: GLOBAL FESTIVAL GAME AGENCY: EVENT MASTERS CLIENT: OWN PROJECT Festivals zijn al even Belgisch als chocolade en bier. Toen Event Masters tijdens de donkere wintermaanden van 2020 / 2021 besefte dat het thuiswerken nog even zou duren, en dat bovendien het festivalseizoen op een helling stond, werd besloten om hier iets mee te doen. Nadat het agentschap al enkele maanden succesvol online teambuildings verkocht en zelf uitvoerde, voelde het zich gesterkt om zelf aan de slag te gaan. De noodzaak om de thuiswerkende collega’s met elkaar te verbinden én het gemis van de festivalzomer werden gecombineerd tot één oplossing; een online teambuilding die één en al festivalsfeer ademt. Compleet met een line-up, festivalwebsite, inkomtickets en maar liefst 7 verschillende podia met elk een eigen muziekstijl. Een meetingtool (MS Teams, Zoom,..), een applicatie én een website werden samengebracht tot één slim geheel. Intussen is dit Belgisch product al uitgevoerd in o.a. Canada, USA, Mexico, Ierland, Finland en Malta.

36 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

GOLDEN BEA B2C-EVENTS 2019-2020 CASE: SMILE SAFARI AGENCY: CITYCUBES CLIENT: AUDI, COCA COLA, MCDONALDS, LIDL & SAMSUNG Met Smile Safari werd een unieke en totaal vernieuwende manier van marketing gelanceerd in Europa en werd merkbeleving naar een nieuw niveau gebracht. Op de site van Tour & Taxis werd 1800m² aan creatieve Instagram-ruimtes gecreëerd waarin meer dan 23.000 bezoekers werden ontvangen in 42 creatieve werelden. Van die 42 werelden waren er 10 merkgerelateerd om gasten op een subtiele, niet-commerciële manier in contact te brengen met Samsung, Audi, Coca Cola Light, Sprite, McDonalds, Lidl, Het Nieuwsblad, H&M, MNM en Technopolis. De reach van de expositie is ongezien in België: meer dan 30 miljoen eyeballs online en meer dan 1 miljoen euro aan free earned media.

Voeg daaraan toe dat deze expo op een zeer creatieve manier in de markt werd gezet en dat sustainability en digital marketing de rode draad waren doorheen dit ganse verhaal. Alle bezoekers zijn zelf ambassadors geworden van de aanwezige merken. Smile Safari is daarom voor CityCubes de nieuwe manier van live-communicatie.

EXPERIENCE magazine 37

BEA AWARDS

GOLDEN BEA B2C-EVENTS 2020-2021 CASE: FIRST CONCERT COVID SAFE AGENCY: RTL BELGIUM CLIENT: RADIO CONTACT In België mochten al meer dan een jaar geen muziekevenementen meer plaatsvinden. Een grote frustratie voor de ar tiesten, de organisatoren maar ook voor het publiek van Radio Contact. Veel concer ten en muzikale happenings vonden digitaal plaats. Maar vervangt dit een live-ervaring die mensen echt een “feel good” kan geven? Neen. Hoe kan men dan een live concer t organiseren met inachtneming van alle maatregelen? Radio Contact heeft het antwoord gevonden. Het heeft de toelating gekregen omdat het een eenvoudig en bijzonder innovatief idee had in de Covid-context: het organiseren van een “Contact on Stage” concer t in een hotel met kamers die uitkeken op een podium met live sets van ar tiesten als Clara Luciani of Typh Barrow. Radio Contact heeft dit event 4 keer gedaan in de periode april-juni 2021, toen er geen concer ten waren toegestaan. 400 winnaars hebben zo een Contact on Stage 100% Covid Safe-beleving ervaren!

38 EXPERIENCE magazine

AGENCIES

NEW BALLS PLEASE

EXPERIENCE magazine 39

BEA AWARDS

GOLDEN BEA B2E-EVENTS 2019-2020 CASE: ONTEX 40 YEARS AGENCY: D-SIDE CLIENT: ONTEX Ter gelegenheid van het internationale jubileumjaar (40) wilde Ontex een concept creëren met een flow die het hele jaar wereldwijd doorliep. Het doel was om engagementen te creëren binnen de 22 landen. Enkele kernboodschappen die Ontex wilde integreren waren: het groeiverhaal, de Europese roots met internationale focus, de ambitie van Ontex en een gepassioneerde Ontex-gemeenschap. d-side moest daarbij rekening houden met het moeilijke overgangsjaar (met reorganisatie) dat Ontex doormaakte. Ontex had een nieuwe communicatiestrategie “DARE TO...” ontwikkeld. Daarom besloot d-side om op één lijn te blijven en “DARE” als rode draad in het concept te gebruiken. Er werd een feest-flow gecreëerd met 4 hoofdmomenten: 1) Durf de uitdaging aan te gaan 2) Durf de CEO uit te dagen 3) Durf samen te komen 4) Durf de uitdaging aan te gaan! Er werd een digitale toolkit ontwikkeld, met duidelijke briefings voor een lokale uitrol, die alle landen zelf konden gebruiken. Maar wel met constante interactie met het hoofdkantoor en het bureau.

GOLDEN BEA B2E-EVENTS 2020-2021 CASE: KICK-OFF 2021 AGENCY: NEW BALLS PLEASE CLIENT: HILTI We spreken 8 januari 2021. Middenin de Covid-periode moest Hilti BELUX een zeer succesvol live event transformeren in een digitaal alternatief. Het ultieme doel was om evenveel impact te creëren als met de live events die New Balls Please de voorbije jaren samen met Hilti had opgezet. De doelstellingen waren duidelijk: creëer employer engagement, bedank alle medewerkers voor een uitzonderlijk jaar, motiveer hen om volgend jaar nog beter te doen en bezorg hen alle info over nieuwe producten, resultaten, vooruitzichten én de overdracht naar een nieuwe CEO. De creatie van het futuristische Hilti City was een schot in de roos. Via diverse vir tuele settings werden alle presentaties creatief en enthousiast tot in de huiskamer gebracht door eigen Hilti-presentatoren.

Opnames gebeurden gedurende twee dagen in een green key studio in Leuven. Met een verbluffend resultaat. Niet alleen waren de reacties van de kijkers overwhelming, ook de cijfers in 2021 waren positief, ondanks Covid.

40 EXPERIENCE magazine

BEA AWARDS

GOLDEN BEA INSTITUTIONAL EVENTS 2019-2020 CASE: LIBERATION DAYS ANTWERPEN 1944 - 2019 AGENCY: SYLVESTER EVENTS CLIENT: STAD ANTWERPEN Het was niet evident om de juiste toon te vinden voor de Bevrijdingsfeesten, die een combinatie van feest en herinnering moesten brengen. Sylvester zorgde met een team van +/- 100 medewerkers voor een driedaags belevenisweekend. Op vrijdag werd de nieuwsgierigheid van de Antwerpenaars geprikkeld door enkele als verzetsstrijders en krantenjongens verklede acteurs, die de nakende bevrijding aankondigden. Zaterdag volgde een feestelijke bevrijdingsparade met bijna 100 voer tuigen van vroeger en nu, doorheen de stad. Die ging gepaard met een parade van historische en hedendaagse schepen op de Schelde, en een heuse airshow met historische vliegtuigen uit de Tweede Wereldoorlog. De parade eindigde in een Bevrijdingsdorp op de Schedekaai, waar een groep enthousiaste re-enacters een heus kampement optrokken in de retrosfeer van toen. En natuurlijk mocht ook een vleugje ‘swing’ niet ontbreken, met een reeks optredens. Diezelfde avond zorgde Sylvester ook voor een pakkend spektakel op de Grote Markt met video, geluid, projectie en acteurs. Dit was de afsluiter van een intense periode, die al in juni star tte met een par ticipatief project van vredesduiven plooien, dat heel Antwerpen aan de origami zette. De meer dan 10.000 geplooide duiven werden samengebracht in twee installaties, in het MAS en het Felix Pakhuis.

GOLDEN BEA INSTITUTIONAL EVENTS 2020-2021 CASE: WE ARE EVENTS AGENCY: D-SIDE CLIENT: STAYSAFE.EVENTS Dit evenement wilde dankbaarheid tonen tijdens de eerste maanden van COVID-19, en tegelijker tijd de evenementenindustrie in Brussel en België promoten en opnieuw lanceren. Er waren projecties van dankberichten op iconische gebouwen, en licht- en geluidshows. Eerst aan de Hallepoor t, daarna werd dit uitgebreid naar de Grote Markt om te eindigen aan het Atomium. De grote uitdaging zat in het communicatieplan: krachtige evenementen maken, laten zien dat Brussel in beweging is, zonder dat mensen zich zouden verplaatsen. De events konden niet van tevoren aangekondigd worden. Er moest ’s avonds gefilmd worden, en er kon pas later gedeeld worden, om te voorkomen dat mensen zich zouden groeperen. Er kon dus pas op het laatste moment gecommuniceerd worden, en de lives konden pas uitgesteld gedeeld worden. Voor de set van Lost Frequencies accepteerde de stad slechts een klein aantal personen, dus moest er voor gezorgd worden dat niemand iets te weten zou komen over de opname. Toch heeft men nog steeds enorme aantallen views weten te behalen.

EXPERIENCE magazine 41

EVENT DESTINATIONS

BRUSSEL, DÉ BESTEMMING VOOR 2022 Als ontmoetingsplaats, als zakelijke bestemming, of als decor voor uw incentive of teambuilding…Brussel biedt mogelijkheden voor elke organisator, met tal van unieke locaties en bekwame lokale leveranciers. visit.brussels staat klaar om u bij uw activiteiten te begeleiden. De nieuwe gids ‘Let’s Meet in Brussels 2022’ geeft u alvast een overzicht van wat onze hoofdstad op MICE-vlak te bieden heeft.

Het is hoog tijd om elkaar opnieuw face-to-face te ontmoeten. Brussel beschikt over alle troeven om professionele contacten te versterken en zakelijke kansen op lange termijn te creëren. De stad zet volop in op technologische vernieuwing en duurzaamheid. Daarnaast is Brussel ook dé uitgelezen plek voor culturele en culinaire ervaringen. Het multiculturele karakter van haar inwoners en bedrijven, het brede netwerk van internationale verenigingen, de vele vrijetijds-hotspots en de levendige stadswijken maken van Brussel de perfecte bestemming, ongeacht het seizoen.

BRUSSEL ALS HYBRIDE HUB Brussel is in kor te tijd uitgegroeid tot een heuse hybride hub, met een waaier aan mogelijkheden voor hybride evenementen. De stad telt intussen al een veer tigtal locaties die beschikken over studiofaciliteiten voor een kwalitatieve streaming. Daarnaast zijn er natuurlijk ook heel wat betrouwbare AV-par tners die ook op andere plaatsen streamings of videomeetings kunnen faciliteren.

Dit alles zorgt voor een dynamisch platform voor alle soor ten initiatieven.

42 EXPERIENCE magazine

FOCUS OP DUURZAAMHEID In de World GDS-index van 2020 pronkte Brussel in de top 10 van bestemmingen met het beste duurzaamheidsbeleid. De stad heeft dan ook ambitieuze plannen omtrent klimaatadaptatie, groene mobiliteit, inclusiviteit en leefbaarheid in de stad. Er wordt geïnvesteerd in hernieuwbare energiebronnen, en nieuwe gebouwen krijgen strikte regels opgelegd. En ook de toekomst ziet er mooi uit, dankzij een toename van circulaire economie, cradle-to-cradle productie, lokale tewerkstelling, een cer tifiicering voor duurzame MICE-locaties, en een Good Food-strategie.

EVENT DESTINATIONS

HEALTH SAFETY LABEL In 2020 werd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en visit.brussels een label omtrent gezondheidsveiligheid gelanceerd, in samenwerking met cer tificeringsbedrijf SOCOTEC. De bedoeling van het label is nationale en internationale bezoekers gerust te stellen over de kwaliteit en veiligheid van de Brusselse toeristische infrastructuur. Het label informeer t over de maatregelen die worden genomen door de locaties en zorgt ervoor dat de verplichte algemene regels worden toegepast.

Sinds de lancering in 2020 hebben meer dan 150 Brusselse hotels, locaties en attracties het Brussels Health Safety Label behaald.

CULINAIRE VERSCHEIDENHEID Brussels staat natuurlijk ook synoniem voor lekker eten.

Van street food zoals frietjes of wafels, tot traditionele gerechten zoals garnaalkroketten, stoemp of mosselen.

In totaal heeft u keuze uit meer dan 5.000 eetgelegenheden. Kies je voor een frietje als picknick in het Drohme Melting Park aan de rand van het Zoniënwoud? Ga je voor een diner op wereldniveau in tweesterrenzaak Comme Chez Soi? Of steek je graag zelf de handen uit de mouwen tijdens een kookles, bierproeverij of chocoladeworkshop? In Brussel kan het allemaal. Specifiek op zoek naar het beste van de Belgische keuken? Neem dan zeker eens de lijst van het Brusselicious label door.

EXPERIENCE magazine 43

EVENT DESTINATIONS NIEUW IN BRUSSEL Hoewel het voorbije jaar allesbehalve evident is geweest voor de evenementensector, kan Brussel dit jaar toch weer een aantal interessante nieuwe locaties aanbieden. In Kanal Centre Pompidou is men druk bezig met verbouwingen voor de grote opening in 2024. Vanaf mei dit jaar heeft u wel al de mogelijkheid om de kleinere ruimte Key One van Kanal te huren. Ook de werken aan de Abdij van Ter Kameren zijn volop aan de gang. En in 2023 is er ook nog de feestelijke opening van het Belgian Beer Palace, met een dakterras, een grote zaal en natuurlijk ook een museum over de Belgische brouwcultuur.

In de Europse wijk opende Stam Europa de deuren voor kleinere bijeenkomsten. De gesloten businessclub Cercle de Lorraine werd dan weer op spectaculaire wijze verbouwd tot social club De Merode, die door haar leden kan worden gehuurd voor exclusieve evenementen.

Silversquare, dat coworking-ruimtes en vergaderruimtes verhuur t – telkens ontworpen door een andere kunstenaar -, opent binnenkor t zijn zevende locatie, in de Brusselse Noordwijk. Maar het grootste nieuws voor de Brusselse MICE-sector in 2022 is de opening van het Cardo Brussels Hotel, Autograph Collection by Marriott aan Rogier, met maar liefst 530 kamers, 13 vergaderzalen, een rooftopbar, een Spaanse food cour t en een Japans restaurant op de 30ste verdieping.

The Hoxton opent deze zomer zijn eerste Belgische hotel vlakbij de Botanique, tussen de Brusselse Noordwijk en het stadscentrum. Het krijgt een dakterras, 198 kamers en worden ook co-working spaces voorzien. De Brusselse Noordwijk is in volle evolutie en wordt steeds meer een trekpleister voor internationale bezoekers.

DE EXPERTISE VAN VISIT.BRUSSELS Bij de organisatie van een evenement in Brussel, kunt u rekenen op de ondersteuning van het Convention & Association Bureau van visit.brussels. De 20 exper ts van het team hebben de exper tise die nodig is om in de stad de juiste locaties en par tners te vinden. Deze service is bovendien volledig gratis en ‘à la car te’.

LET’S MEET IN BRUSSELS 2022 Brussel is de perfecte setting, met meer dan 200 locaties en 20.000 accommodatiemogelijkheden. Deze vindt u terug in de nieuwe gids ‘Let’s Meet in Brussels 2022’. Verder omvat de gids ook de belangrijkste nieuwe locaties in de 44 EXPERIENCE magazine

stad, zoals Stam Europa, Silversquare en Cardo Brussels Hotel, en biedt deze ook een inkijk in de verschillende sustainability-initiatieven voor de MICE-sector.

Raadpleeg deze interactieve gids via de afgebeelde QR-code.

Very Food Catering #Taking care of people is what we do

VERY FOOD #Takingcareofpeopleiswhatwedo

Very Food Catering vertelt het catering verhaal op een vernieuwende en innovatieve wijze. Elk evenement wordt behandeld als een uniek hoofdstuk met een heel eigen invulling. Deze culinaire bestseller legt de focus op seizoensgebonden en lokale producten. De chefs van Very Food Catering wenden al hun talenten aan om recepten van traditionele gerechten te herinterpreteren en willen zo uw genodigden onderdompelen in een levende herinnering aan gastronomie.

Very Food Catering werkt in een sfeer die gekenmerkt wordt door edele grondstoffen en zachte technologie, om zo kwaliteitsvolle gerechten te serveren. Hiervoor werken wij samen met kleinere, lokale producenten en perfectioneren wij smaken door samenwerkingen met authentieke partners uit eigen buurt.

Want “taking care of people is what we do”.... and love to do…

Neem een kijkje op www.veryfood.be

EVENT LOCATIONS

EEN FRISSE START VOOR DOCK 3 Dit voorjaar begint DOCK 3, een polyvalent en multifunctioneel eventcenter in een voormalige loods aan het Antwerpse Straatsburgdok, aan een nieuw hoofdstuk. Het nieuwe B2B-team van DOCK 3 brengt meer dan 20 jaar eventer varing mee en wil deze inzetten om de vele troeven van de locatie nog beter te gaan benutten.

DOCK 3 heeft een nieuw team aangesteld om het B2B-luik invulling te geven. “We geloven dat DOCK 3 zoveel meer potentieel heeft, dan hetgeen tot nu toe benut werd”, aldus Sander Heyns van DOCK 3. “In het verleden werd er gekozen om heel erg in te zetten op verhuur en drankverkoop. De B2B-events waren dan vaak club nights voor bedrijven. Dat willen wij met de nieuwe ploeg anders aanpakken.

DOCK 3 is perfect geschikt voor alle soor ten B2B-events, zonder dat het als een club moet aanvoelen. Wij willen DOCK 3 daarom niet langer in de markt zetten als een locatie, maar wel als een concept, een verhaal dat we samen met de klant schrijven.”

BEPERKTE INSTAPPRIJS Een van de sterke punten van DOCK 3 is de standaard aanwezigheid van alle nodige audiovisuele voorzieningen. “Wij bieden de locatie met alle techniek aan voor een beperkte instapprijs. Als je op een andere locatie een blackbox moet laten installeren met alle nodige voorzieningen, dan betaal je misschien het tienvoud van hier. Bij ons krijg je heel veel ruimte en techniek voor een heel laag instapbudget. Dat geeft je de mogelijkheid 46 EXPERIENCE magazine

EVENT LOCATIONS een ander deel van het budget te gebruiken om voor de gasten een echte wow-ervaring te creëren. Zo krijg je een topevent voor slechts een fractie van het budget. Bovendien zit er standaard in elke offer te ook een stuk meubilair op maat. Hiervoor zijn we een par tnership aangegaan met Picobello. Zo maken we de locatie een stuk warmer.”

VISUAL BRANDING De techniek die in DOCK 3 standaard aanwezig is, biedt oneindig veel mogelijkheden. “Blikvangers zijn het 300m2 grote LED-lichttapijt tegen het plafond en het 3 x 4 meter grote LED-scherm. Samen met de belichting kunnen deze ingezet worden om de locatie helemaal in de juiste sfeer of branding te brengen. Als extra personal touch kan zelfs het gebouw van DOCK 3 met LED belicht worden in de bedrijfskleuren van de klant. Kor tom, alle faciliteiten zijn aanwezig om B2B-evenementen naar een hoger niveau te tillen.”

EVENEMENTIËLE KNOWHOW Het nieuwe B2B-team van DOCK3 heeft een pak ervaring op vlak van storytelling en kan dus instaan voor een volledige service A tot Z. “Bij elke aanvraag die we binnenkrijgen, ver trekken we van de vraag: ‘wat is de output dit de klant met dit event wil genereren?’ Moeten gasten geïnformeerd, geïnspireerd, gechoqueerd of gecharmeerd worden? Vanuit onze evenementiële knowhow gaan we dit projecteren op het event. Dat is de extra service die onze klanten krijgen. We willen de aanwezige ruimte functioneel gebruiken om de doelstellingen van de klant in te vullen. Op termijn gaan we ook een aantal eigen concepten ontwikkelen, waarmee we unieke verhalen willen schrijven.

Coole concepten waarbij de locatie ten volle benut wordt.”

CULINAIRE BELEVING Ook op vlak van foodbeleving wil men bij DOCK 3 een niveau hoger schakelen. “We hebben negen nieuwe concepten geschreven samen met onze in-house cateraar. Deze zijn niet langer gebaseerd op nightlife-catering. In plaats daarvan gaan we zorgen voor een culinaire totaalervaring met persoonlijke invulling. Catering moet immers een beleving zijn. Ook voor de kleinere foodbudgetten gaan we op zoek naar de juiste insteek en belevingswaarde. Het eten moet een stuk van het verhaal ver tellen. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een nieuw product komt voorstellen, zullen we proberen om de eigenschappen van dat product in het menu te ver talen.”

“HET IS ONZE AMBITIE DAT IEDEREEN DIE NA EEN EVENT BIJ DOCK 3 THUISKOMT, MET EEN ‘BIG SMILE’ GAAT VERTELLEN WAT EEN FIJNE AVOND HIJ HEEFT BELEEFD”

AGENCIES KUNNEN EIGEN VERHAAL BRENGEN DOCK 3 staat open voor alle soor ten klanten: agentschappen, cateraars of eindklanten. “Natuurlijk zijn ook evenementenagentschappen welkom in DOCK 3. Wij vinden het belangrijk dat agencies hun eigen verhaal kunnen ver tellen. Zij zullen uiteraard op de zelfde voorzieningen kunnen rekenen, maar zij krijgen wel de ruimte om zelf een concept neer te zetten met decoratie, animatie, etc. Wij zullen ervoor zorgen dat de fundamenten er voor 110% staan. Bovendien bieden wij evenementenbureaus een mooie kickback vanaf het moment dat ze DOCK 3 voor de derde keer inzetten, ongeacht de termijn. En cateraars die zelf een klant meebrengen, betalen bij ons geen uitkoopsom.”

DRIE COMPLEMENTAIRE RUIMTES Multifunctionaliteit is een belangrijke troef voor DOCK 3. “Er zijn drie verschillende zalen met elk een eigen stijl en beleving.

De Mainroom op het gelijkvloers kan tot 900 mensen ontvangen en biedt ongekende mogelijkheden. Fusia is een compactere zaal met een Oosterse sfeer qua inrichting en decoratie.

Aura is dan weer perfect voor kleinere groepen. Maar de drie ruimtes kunnen ook in combinatie of in rotatie gebruikt worden. Zo kan je jouw gasten ontvangen in Fusia en Aura, waarna je voor het presentatiegedeelte naar de Mainroom trekt. Daarna volgt een aperitief in Fusia en Aura, terwijl in tussentijd de Mainroom wordt omgetoverd met foodstands… Het is maar één voorbeeld van hoe je van een bedrijfspresentatie toch een heel ander verhaal kan maken dan in een hotel of een aula.”

BIG SMILE Het volledige complex van DOCK 3 heeft een capaciteit tot 1750 personen. “Toch mikken we in de eerste plaats op evenementen van 300 à 500 personen. Vanaf zulke aantallen is er meer budgettaire ruimte voor animatie en storytelling. Dan kan je nog meer in detail gaan werken en mensen meenemen in een verhaal. Want dat is wat we willen doen: evenementen met een verhaal en een meerwaarde gaan creëren. Het is onze ambitie dat iedereen die na een event bij DOCK 3 thuiskomt, met een ‘big smile’ gaat ver tellen wat een fijne avond hij heeft beleefd”, zo besluit Sander Heyns.

EXPERIENCE magazine 47

EVENT DESTINATIONS

MEET IN LOUVAIN-LA-NEUVE, GROOTSTE EVENTCAPACITEIT TEN ZUIDEN VAN BRUSSEL Wilt u uw volgende congres, evenement of seminarie organiseren in een stad op mensenmaat, waar het leven goed is en waar er voldoende groen is voor verschillende teambuildingmogelijkheden? In een sociaal-cultureel, maar vooral een universitair en wetenschappelijk-technologisch centrum dat bekend is tot ver buiten onze landsgrenzen? En dit alles terwijl u geniet van grote vergader- en accommodatiecapaciteiten, in het hart van België? Ontdek met MEET IN LLN een verzameling uitzonderlijke of ongewone plekken aan de poorten van Brussel.

Louvain-la-Neuve is een echt kennis- en onderzoekscentrum met een wereldwijde faam, alsook de economische motor van een regio die vaak de ‘tuin van Brussel’ wordt genoemd. Desalniettemin is Louvain-la-Neuve erin geslaagd een toegankelijke stad op mensenmaat te blijven. Een stad waar de academische, culturele en economische activiteit zich vermengt met een rustgevend groen decor. Kor tom, een stad waar het goed toeven is, op slechts 30 minuten van Brussel via een rechtstreekse verbinding.

STRATEGISCH GELEGEN EN GOED BEREIKBAAR Louvain-la-Neuve heeft een strategische ligging in het har t van België en vlakbij de luchthavens van Zaventem en Charleroi, en is daarnaast ook makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en via de grote snelwegen die op slechts enkele minuten liggen. De stad is dan ook de ideale bestemming voor uw volgende congres, evenement, conferentie, seminarie of teambuilding. Tijdens de Covid-periode heeft Louvain-la-Neuve haar MICE-aanbod verfijnd. Via MEET IN LLN, dat de Aula Magna, Mar tin’s Agora, het Hergé©-museum en de Cinéscope samenbrengt, biedt de stad u een verzameling uitzonderlijke of ongewone plaatsen, met onvergetelijke sferen en vooral met onverwachte capaciteiten.

DE AULA MAGNA De Aula Magna, een eigentijds congrescentrum geopend in 2001, bevindt zich in een omgeving die professionele contacten bevorder t. Deze locatie voldoet aan de vereisten voor grote zakelijke conventies, professionele congressen en topbijeenkomsten. De Aula Magna is ook ontworpen om verschillende uiteenlopende shows te ontvangen, in alle soor ten podiumkunsten. Buiten het amfitheater met 1.000 zitplaatsen, kunt u ook seminaries organiseren vanaf 20 deelnemers tot cocktailpar ty’s voor 1.300 personen!

ZIJ VERTROUWDEN ONS: 48 EXPERIENCE magazine

AULA MAGNA

AG INSURANCE - AKZO NOBEL - AXA - BALOISE - BELFIUS - COLRUYT - DELHAIZE - DELOITTE - ETHIAS - GLAXOSMITHKLINE - IBA - NUTRICIA - ODOO - ORES - TOTAL - ....

EVENT DESTINATIONS HERGÉ-MUSEUM In het har t van een jonge en dynamische stad biedt het Hergé-museum u uitzonderlijke modulaire ruimtes voor uw volgende incentive, seminarie, cocktail, walking dinner of conferentie. Dit ongewone universum zal de ideale plek zijn voor de organisatie van onvergetelijke exclusieve avonden, waarbij u wordt ondergedompeld in het fantasmagorische universum van Kuifje en Bobbie. De bioscoopzaal biedt plaats aan maximaal 60 zittende personen, terwijl het majestueuze Atrium plaats biedt aan maximaal 250 personen.

L’AULA MAGNA MARTIN’S AGORA CINÉSCOPE

MUSÉE HERGÉ

HERGÉ-MUSEUM

MEET IN LLN IN ENKELE WOORDEN:

©Danny Gys - Atelier Christian de Portzamparc Hergé-Moulinsart 2022

CINÉSCOPE Voor uw professionele evenementen kunt u ook kiezen voor de bioscoop Cinéscope op de Grote Markt, in het centrum van Louvain-la-Neuve. De 13 zalen met 100 tot 500 zitplaatsen stellen u in staat om evenementen te organiseren die plezier en enter tainment combineren in een aangename en originele omgeving. Kies de ruimte die het best geschikt is voor uw seminarie, conferentie, bedrijfsfeest, productlancering of andere gelegenheid. En waarom zou u de projectie van een avant-première niet uitbreiden met een cocktaildiner in de privé-ontvangstruimte...?

MARTIN’S AGORA

• Een locatie in het centrum van België, vlakbij Brussel, de luchthavens (Brussels & Brussels South) en de grote snelwegen. Een rechtstreekse lijn naar Brussel.

• 'State of the ar t' modulaire ruimtes voor congressen, seminaries en evenementen.

• Een grote parkeercapaciteit.

• Een binnenstad omgeven door groen (teambuildings).

• Een regio vol andere complementaire MICEinfrastructuren.

MARTIN’S AGORA Het hotelcomplex ‘Mar tin’s Agora’, ingehuldigd in 2018, opende zijn deuren in het har t van een uniek stedelijk resor t, gericht op de kunst van het leven, innovatie en bezoekerservaring. Naast een 3* superieur hotel met 108 kamers en een 4* apar thotel met 102 suites, een cateringcentrum, een uitgebreide wellness & fitness, ruimtes gewijd aan cultuur, een clubruimte en een multimodaal mobiliteitsaanbod, biedt het Agora-complex ook 720 m² modulaire ruimtes uitgerust met state-of-the-ar t technologie. Voor seminaries, congressen, incentives, cocktailpar ty’s, productpresentaties en andere evenementen, tot 400 personen voor een walking dinner.

EEN UITGEBREID AANBOD Uiteraard tellen Louvain-la-Neuve en zijn omgeving – de nabijheid van Brussel, Waterloo en Waver is een grote troef – nog vele andere MICE-infrastructuren die het aanbod van MEET IN LNN kunnen vervolledigen en die u toelaten om volledige programma’s van één of meer dagen te organiseren. Kor tom, tot binnenkor t in Waals-Brabant?

CONTACT

Om de organisatie van uw volgende evenement in Louvain-la-Neuve te vergemakkelijken, neemt u contact op met: Jonathan Pire E.: info@meet-in-lln.com | T.: +32 10 77 48 13 | https://meet-in-lln.com/

EXPERIENCE magazine 49

EVENT DESTINATIONS

CORSICA HEEFT ALLE INGREDIËNTEN VOOR EEN GESLAAGDE MICE-REIS

Wie laat op het jaar (of heel vroeg) een buitenlandse incentive, teambuilding of andere MICE-activiteit inplant, hoeft niet extreem ver te vliegen om nog te kunnen genieten van zon en aangename temperaturen. Op Corsica, minder dan twee uur vliegen van ons land, is het tot eind oktober aangenaam vertoeven. Dat mochten we zelf onder vinden tijdens een driedaagse kennismakingsreis, eind 2021. We ontdekten een eiland dat alles in huis heeft om groepen een succesvolle en vooral aangename tijd te laten beleven.

Onze kennismaking met Corsica begint in Bastia, de tweede stad van het eiland. Deze werd vernoemd naar de oude burcht die de Genuezen in de 14de eeuw bouwden. Binnen de muren van de oude citadel ontstond een wijk die gekenmerkt wordt door zijn kleine, gezellige, autovrije steegjes. In een van de panden is het Hotel Des Gouverneurs ondergebracht. Door de unieke ligging van dit viersterrenhotel – aan de rand van de citadel - biedt elke kamer uitzicht op de zee. Verder beschikt deze accommodatie ook nog over een uitgebreide wellness met binnenzwembad. Ook in de andere prijssegmenten heeft Bastia een mooi aanbod, met o.a. Hôtel Calavita (***), dat vooral scoor t met zijn rooftopbar en –zwembad. Vanaf de citadel van Bastia kan men in de ver te de Toscaanse archipel zien liggen, met o.a. de eilanden Elba, Capraia en Montechristo. De oude haven van Bastia doet intussen dienst als jachthaven. Samen met de citadel vormt dit stadsdeel het toeristische har t van de stad. Je vindt hier ook de Saint Jean-Baptiste, het grootste kerkgebouw van Corsica dat dateer t uit de 17de eeuw.

50 EXPERIENCE magazine

EVENT DESTINATIONS

PALAIS DES GOUVERNEURS De grootste professionele meetinglocatie van de stad is het Théâtre Municipal, met een theaterzaal voor 800 personen en een congreszaal voor 200 personen. Wij gingen echter op bezoek in het Palais des Gouverneurs, de vroegere residentie van de Genuese heersers op Corsica. Vandaag de dag doet het paleis dienst als MICE-locatie. Organisatoren kunnen hier beschikken over een auditorium (voor 90 personen), maar ook over de hangende tuinen (met een prachtig uitzicht over de haven) en het indrukwekkende binnenplein van bijna 500 m². Onderaan in het paleis is tegenwoordig het Musée de Bastia ondergebracht, waar de geschiedenis van de stad uitgebreid uit de doeken wordt gedaan.

WIJNTRADITIE Het eiland heeft ook een rijke wijntraditie. Een wijndegustatie op een van de vele wijndomeinen is dan ook een ideale groepsactiviteit voor wie Corsica bezoekt. Wij hielden halt bij Domaine Pieretti, een vijftiental kilometer ten noorden van Bastia, voor een uitgebreide kennismaking met de rode, witte, rosé- en muskaatwijnen van het domein.

De dag wordt afgesloten op het terras van Hotel Castel Brando, waar het eind oktober nog niet te koud is voor een aangename duik in het buitenzwembad. Daar krijgen we ook nog het bezoek van Albo, het pseudoniem van Hervé Carozzi. Deze lokale ar tiest gebruikt de minerale rijkdomen van het eiland om handgemaakte sieraden te creëren. Hij biedt organisatoren de kans om elke deelnemer van een incentive een uniek en origineel reisaandenken aan te bieden .

BERG IN DE ZEE Dan is het tijd om koers te zetten richting Ajaccio, de hoofdplaats van Corsica én de geboor testad van Napoleon Bonapar te. Er wordt gekozen voor de kor tste weg, dwars over het eiland, met de helikopter. De vlucht, die een kleine 40 minuten duur t, neemt ons mee over de hoogste toppen van het eiland. Corsica – door Guy de Maupassant omschreven als “een berg in de zee” - telt 120 bergtoppen van boven de 2.000 meter. De GR20 (Grande Randonnée) wandelroute, die zich uitstrekt over deze bergen, is dan ook een van de populairste bergtochten voor Europese hikers.

EXPERIENCE magazine 51

EVENT DESTINATIONS

PORTICCIO We landen op het heli-platform van het Sofitel Golfe d’Ajaccio Thalassa Sea & Spa (*****), gelegen in Por ticcio, tegenover de Golf van Ajaccio. Dit hotel is aan drie zijden omgeven door water, wat zorgt voor een unieke, ontspannende sfeer. Met een uitgebreid aanbod kamers en verschillende modulaire zalen, is dit de ideale plek voor een residentieel seminarie tot 250 deelnemers. Koffiepauzes of cocktailmomenten kunnen daarbij georganiseerd worden in de omvangrijke tuinen, vlak langs het water. Verder kunnen gasten ook nog genieten van een buitenzwembad, een privéstrand, een uitgebreide spa en het eigen restaurant La Car te Postale. Enkele kilometers verderop, ontdekken we in het cultureel centrum van Por ticcio nog een auditorium voor ruim 300 gasten en een polyvalente zaal van 400m².

ZEILEN MET DE GRANDE ZOT Nadat we tijdens quasi ons gehele verblijf op het eiland in de buur t van de zee hebben ver toefd, is het nu eindelijk tijd om zelf het water op te gaan. In de Por t Tino Rossi gaan we aan boord van de Grande Zot. Deze zogenaamde ‘schoener’ is een tweemastig zeilschip van 16 meter lang, dat gebouwd werd volgens plannen uit de 18de eeuw. Onder begeleiding van kapitein Stéphane Ferré en zijn bemanning kunnen kleine groepen kennismaken met de geheimen van het zeilen, en mee de handen uit de mouwen steken om de 166 vierkante meter zeiloppervlak tijdig op te halen en neer te laten. Maar natuurlijk is het ook mogelijk om op de Grande Zot met een hapje en een drankje te genieten van weer, wind en water.

RIJKE CORSICAANSE KEUKEN De Corsicaanse gastronomie is een van de onbetwiste troeven van het eiland. Daarom trekken we naar L’Auberge du Prunelli, een herberg met een authentieke sfeer, voor een kennismaking met de lokale keuken. De charcuterieplank met specialiteiten zoals coppa (varkensrug), figatellu (leverworst), lonzu en prisuttu (ham) is een echte klassieker die je overal tegenkomt. Over het hele eiland zijn er ook verschillende schapen- en geitenkazen te vinden, waarvan Brocciu de meest gekende is. Vleesliefhebbers kunnen rekenen op gerechten op basis van kalfsvlees of (wild) varken. En als toetje houden de Corsicanen van zoetigheden zoals Fiadone (kaastaar t op basis van Brocciu), en Canistrelli (koekjes).

52 EXPERIENCE magazine

EVENT DESTINATIONS ONTSPANNEN SFEER De laatste nacht op Corsicaanse bodem brengen we door in Villa Kirssis, gelegen op het schiereiland Isolella, onder de schaduw van de Genuese toren (die u tijdens een ochtendloop, of een ander vrij moment zeker even een bezoekje moet brengen). In dit hotel vindt u geen lange eindeloze gangen, maar heeft elke kamer een eigen buitendeur, die uitgeeft op een klein terrasje, met uitzicht op het water.

Geen strak, zakelijk hotel, maar een plek die vakantie en ontspanning ademt. De cocktailbar, het buitenzwembad én het privéstrand maken het plaatje compleet.

GEVANGENIS ALS EVENTLOCATIE De laatste ontdekking van deze driedaagse doen we in Coti-Chiavari, zo’n 30 km ten zuiden van Ajaccio. Hier vinden we een oude gevangenis, die dateer t uit het midden van de 19de eeuw. Van het immense complex blijven vandaag enkel nog de voederschuur en de kelders over.

Het gebouw, dat zich bevindt op een groot plateau met een prachtig uitzicht op de golf van Ajaccio, wordt tegenwoordig gebruikt als evenementenlocatie. De grote, karaktervolle binnenruimte van de voederschuur biedt oneindig veel mogelijkheden voor allerhande feesten en events, en ook buiten is er een zee van ruimte om gasten te ontvangen in gevarieerde settings.

LOKALE ONDERSTEUNING VAN ERVAREN DMC’S Wie voor zijn medewerkers, klanten of prospects een spannende reis naar Corsica wil organiseren, hoeft niet blind te varen. Het eiland telt verschillende DMC’s – zoals bijvoorbeeld Event’Com, dat onze trip heeft begeleid – die u wegwijs maken in het aanbod van hotels, locaties, activiteiten en par tners. Daarnaast kan ook het Conventiebureau van het agentschap Toerisme van Corsica u adviseren en ondersteunen bij uw initiatieven op het eiland. Uiteraard kan een verblijf op Corsica helemaal op maat worden uitgewerkt.

Deze kennismaking is dan ook maar één voorbeeld van een menu dat met het rijke aanbod aan ingrediënten kan worden samengesteld. Welk recept u ook kiest, u mag ervan uitgaan dat het steeds zal smaken: een warme ontvangst, culinair genieten, unieke locaties, bijzondere outdooractiviteiten en een bijzonder aangenaam klimaat.

HET AANBOD VAN AIR CORSICA Corsica is ideaal gelegen in het hart van de Middellandse Zee, op minder dan twee uur vliegen van de belangrijkste Europese hoofdsteden. Vanuit de luchthaven van Charleroi Brussels South biedt Air Corsica van april tot oktober vluchten aan naar Ajaccio, tot zes keer per week. In diezelfde periode wordt er ook naar Bastia gevlogen, tot vier keer per week. Later in het seizoen worden ook nog vluchten aangeboden naar Figari (vanaf eind mei) en Calvi (vanaf juli).

EXPERIENCE magazine 53

EVENTNEWS

54 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

RE-BOOST YOUR TEAM MET ECCO LA LUNA Heel wat bedrijven zijn op zoek naar oplossingen om de terugkeer naar de fysieke werkvloer na langdurige periodes van telewerk op een goede manier te begeleiden. Ecco La Luna biedt programma’s die focussen op verbindend samenwerken en communiceren!

Als er één ding zeker is, is het het feit dat de pandemie ook de arbeidsmarkt grondig door elkaar heeft geschud. De huidige frappante transitie naar een regime met de permanente mogelijkheid tot telewerken brengt zowel voor- als nadelen met zich mee. Enerzijds heb je als telewerker meer flexibiliteit en autonomie in het bepalen van jouw werkdag. Anderzijds zorgt het verminderde sociaal contact met de collega’s ervoor dat je dit belangrijke gedragsaspect niet meer voldoende voedt.

Daarnaast merken wij ook een nood op bij bedrijven die de terugkeer van hun werknemers naar de fysieke werkvloer na langdurige periodes van telewerk op een goede manier wensen te begeleiden. Hoe prikkelen we terug die collegiale interactie van vroeger en boosten we een verbindende communicatie?

Hoe integreren we nieuwe werknemers die hun collega’s nog nooit in het echt hebben gezien? Hoe zorgen we ervoor dat we opnieuw een geoliede machine worden op de werkvloer?

ECCO LA LUNA BIEDT PROGRAMMA’S AAN DIE FOCUSSEN OP VERBINDEND SAMENWERKEN EN COMMUNICEREN. Via een aantal praktische en leuke uitdagingen laten we jullie ervaren hoe het gesteld is met de aan- of afwezigheid van vlotte samenwerking en verbindende communicatie binnen jullie bedrijf. Na elke challenge reflecteren we samen over wat naar

boven kwam drijven tijdens de opdracht en laten we jullie elkaar feedback geven (zowel positief als negatief). Het doel is om een hernieuwde wederzijdse waardering en een betere verbondenheid met elkaar te stimuleren. Deze leeruitkomsten nemen we dan mee naar de volgende uitdaging die we jullie voorschotelen. Finaal nodigen we jullie als team uit te benoemen wat jullie hieruit kunnen leren en toepassen op de werkvloer. We bieden tijdens dit traject steeds een veilig kader waarin er naar elkaar geluisterd wordt zonder een oordeel te vellen.

We star ten dit programma met een vrijblijvend intakegesprek waarin we duur, inhoud, budget en thema’s bespreken. Per groep van ongeveer 15 mensen voorzien wij 1 coach. De duur van een sessie varieer t van een halve tot volledige dag, afhankelijk van de nood. Enkele klanten waarvoor wij recent dergelijke coaching sessies organiseerden: Atlas Copco, Cegeka, Aluvision, Central Point, Brico & Mediq.

Andere thema’s zoals leiderschap, klantgerichtheid, omgaan met diversiteit ... behoren ook tot ons aanbod. www.eccolaluna.be

EXPERIENCE magazine 55

EVENTNEWS

TAKE THE PLUNGE MET WAVELY IN 2022 Na een succesvol 2021, plant MoJuice ook in 2022 hoge ogen te gooien met het in house – ontwikkelde streamingplatform Wavely. In 2021 verdiende Wavely zijn sporen met niet minder dan 20 000 kijkers, verdeeld over niet minder dan 400 succesvolle livestreams, vanop 42 verschillende locaties, zowel in binnen – als buitenland. Met knappe online én hybride events Wavely de communicatieve meerwaarde van een performant livestreamplatform.

Met knappe online én hybride events voor ondermeer New Balls Please, The Oval Office, Kunstmaan, Meet Marcel, Sunset Events en Fast Forward bewees Wavely de communicatieve meerwaarde van een performant livestreamplatform.

Dat Wavely staat voor interactief en betrouwbaar livestreamen en al heel wat water tjes doorzwommen heeft, hoeft geen betoog. Geruggesteund door de technical crew en het creatieve visuals team van MoJuice, maakte Wavely elke belofte waar.

Ook in 2022 plant MoJuice hoge ogen met Wavely te gooien.

Om verder tegemoet te komen aan de stijgende vraag naar echte authentieke interactiviteit, werkte MoJuice naarstig verder aan een nieuwe golf Wavely – features (pun intended).

Zo werd er onder meer een update van de ‘share the camera’ – feature geïmplementeerd. Met ‘share the camera 2.0’ kan je rechtstreeks – lukraak of doelgericht - een van je vele kijkers aanspreken en hem of haar deel laten worden van het studio-

gesprek. Even kor t polsen naar de mening van de kijker? Stel de vraag live en rechtstreeks aan, en krijg meteen feedback in de studio, 100% live.

Wil je graag nog een stapje verder gaan? Dan is quizen met Wavely the next big thing. Via Wavely host je een 100% live interactieve quiz gehost vanuit de MoJuice studio, of vanop een event venue naar keuze, helemaal aangepast aan de gewenste look & feel.

Je deelnemers kunnen individueel of in teams – vanop afstand in een team – meedingen naar de overwinning. Met de ‘share-the camera 2.0’ haal je de deelnemers rechtstreeks in de studio – denk maar aan een uitdagende ‘doe-opdracht’ … De scoring is live en zorgt voor de nodige suspense … . Benieuwd wie je slimste employee is? www.mojuice.com

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

56 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

READY, SET AND LET’S SHAKE...

Het heeft lang genoeg geduurd, maar het team achter Trouble Shakers staat klaar om jullie gasten weer in de watten te leggen met hun diensten.

Na de lange periode waar alles vir tueel was en de cocktail boxen van Trouble Shakers een mega succes waren - waarvoor dank aan alle klanten – is het team nu oprecht blij terug LIVE te kunnen gaan en jullie gasten persoonlijk te verwennen aan zijn bars. Hier staat Trouble Shakers nog altijd garant voor hoge kwaliteit aan service, en dit al meer dan 17 jaar lang.

Of is het nu voor een kleine of grote teambuilding, Trouble Shakers kan perfect helpen met zijn listen & do concept. Hierbij worden tijdens de cocktailworkshop op een leuke manier de nodige tips & tricks uitgelegd. Vervolgens gaan de gasten zelf aan het werken en kunnen ze hun eigen aperitief shaken. Mag er toch een competitief element in zitten, dan kan men op zoek gaan naar de beste shaker van de groep.

Is er een mogelijk idee dat jullie willen bespreken, Trouble Shakers is maar een mail of telefoongesprek verwijderd. Laat ons nu allemaal gaan voor een jaar met leuke en veilige events. Een cocktail is daarbij een mooie surplus! www.troubleshakers.com

DESTINATION WALLONIA, DE EERSTE LOKALE DMC VOOR WALLONIË!

Het zuiden van België is zo divers en heeft zoveel te bieden dat je soms door het (uitgestrekte) bos de bomen niet meer ziet. Ben je op zoek naar een incoming agent gespecialiseerd in Wallonië voor je groepsreis, teambuilding, familyday of incentive? Maak dan kennis met Destination Wallonia, de allereerste lokale Destination Management Company in en voor Wallonië.

Destination Wallonia heeft een uitgebreide kennis van de streek en uitstekende relaties met de plaatselijke leveranciers en producenten. Met een ton aan creativiteit organiseert het graag een programma op maat voor de meest uiteenlopende events of groepsreizen!

Kim de Lescluze is de oprichtster van Destination Wallonia. Ze is geboren en getogen in Antwerpen, maar op 34-jarige leeftijd werd het tijd voor nieuwe uitdaging. Het zuiden van België heeft haar altijd aangesproken omwille van de natuur en de rust. Vandaag woont en werkt Kim al 10 jaar in Wallonië, in de toeristische sector en ze is echt verliefd op de regio. Nu kan ze 2 passies combineren: haar liefde voor Wallonië met haar creativiteit voor op maat gemaakte routes en programma’s. Er is duidelijk nood aan één overkoepelende organisatie voor alles wat Wallonië te bieden heeft.

Daarom is Destination Wallonia geboren. www.destinationwallonia.be EXPERIENCE magazine 57

EVENTNEWS IN DE CATEGORIE ‘POSITIVE IMPACT’

VO UITGEROEPEN TOT ’AGENTSCHAP VAN HET JAAR’

MM maakte zopas de winnaars van de ‘Agency of the Year Awards’ bekend. Deze jaarlijkse wedstrijd bekroont ondernemingen uit de communicatiesector omwille van hun creativiteit, prestaties, vaardigheden, innovatie en – voor het eerst in 2022 – hun duurzame benadering. VO pakte dit jaar de titel van ’Agentschap van het Jaar’ in de categorie ‘Positive Impact’.

De jury, bestaande uit zestien communicatieprofessionals uit de reclamesector, de ACC en de organisatoren Pitchpoint en Media Marketing, ontving dit jaar meer dan 32 dossiers. VO behoorde tot de kandidaten die vastbesloten waren om de waarden, inspanningen en resultaten van zijn duurzaamheidsinspanningen, die teruggaan tot 2016, te delen (link naar duurzaamheidspagina op de website) Resultaat: VO wint de titel van ’Agentschap van het Jaar’ in de categorie ‘Positive Impact’! Met deze mooie onderscheiding erkent de sector de transitiestrategie en actieplannen waarmee VO stap voor stap wil evolueren in de richting van een duurzame visie op communicatie.

Daartoe heeft VO verscheidene innovatieve instrumenten ontwikkeld (rekenmodule om de impact van communicatiecampagnes te meten, rekenmodule om de impact van biodiversiteitsevenementen te meten, enz.). Deze tools stellen ons in staat om de invloed van onze projecten op verscheidene vlakken in kaart te brengen: de bijdrage van het project aan de duurzame-ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties (SDG’s), de Biodiversiteit, de Circulariteit en de koolstofvoetafdruk. Deze hulpmiddelen zouden echter niets zijn zonder de actieve bijdrage van alle werknemers van de agentschappen binnen VO. Onze inspanningen worden namelijk gedragen door al onze inter58 EXPERIENCE magazine

ne en externe medewerkers. In dezelfde richting gaan en de hele wereld meekrijgen, dat is de echte ambitie van VO. “We zijn bijzonder trots op deze onderscheiding, omdat ze onze positieve impact op onze klanten, onze werknemers en de communicatiesector vertegenwoordigt. Ze bekroont bepaalde investeringen en vernieuwende initiatieven die we de voorbije jaren hebben ondernomen in samenwerking met onze partners Beeodiversity, Beface , Co2 Logic, Alpaca, Art2work en Microsol. We willen hen dan ook van harte bedanken. We zijn uiteraard verheugd met deze titel, maar beseffen ook dat we nog heel wat werk voor de boeg hebben om de positieve impact van de communicatiesector te verhogen en willen graag een belangrijke rol blijven spelen in deze transitie”, besluit Alexandre Velleuer, CEO van VO Group. www.vo-event.be

EVENTNEWS

FENIKS EVENTS: A NEW KID IN TOWN...

Feniks Events wil de connectie zijn tussen U en Uw Publiek door middel van unieke ervaringen en bijdragen aan het succes van uw onderneming. Heeft u iets te vieren? Heeft u een productvoorstelling in het vooruitzicht?

Wil u een belangrijke boodschap communiceren?

SAMEN met u creëer t Feniks Events UW evenement: uniek en op maat gemaakt! Laat uw genodigden een onvergetelijke ervaring beleven in een optimale sfeer.

Feniks Events maakt graag tijd vrij om naar u te luisteren.

Het agentschap verdiept zich in uw bedrijfscultuur om u en uw werkwijze beter te leren kennen waardoor het voor u het perfecte team kan samenstellen. Uw bood-

schap overbrengen via uw evenement. Uiteraard! Maar Feniks Events gaat nog een stapje verder.

Naast de eigen gepassioneerde mensen beschikt Feniks Events over een netwerk van nationale en internationale freelance specialisten en productiepar tners, allen met minimum 15 jaar ervaring in de sector, zodat U verzekerd bent van innovatieve, creatieve concepten.

ARE YOU READY TO CHALLENGE US ? www.feniksevents.be

www.feniksevents.be - info@feniksevents.be - Assesteenweg 65, B1740 Ternat - T: 02/462.61.79 EXPERIENCE magazine 59

EVENTNEWS

FAST FORWARD EVENTS

LIVE FROM THE MUSEUM Live vanuit het Design Museum Gent streamde Fast Forward Events de Winter Fold Up van Teamleader tot in de huiskamers. Special guest Mathias De Clercq en kunstenaar Marec zorgden voor het verrassingseffect en onthulden – letterlijk – de kleurrijke toekomst van Teamleader.

Een op en top creatieve insteek bij Teamleader tijdens hun Winter Fold Up. Vanuit het Design Museum Gent streamde Fast Forward Events de cijfers van het afgelopen jaar tot in de huiskamers van alle medewerkers en keek men mee naar de toekomst. En die ziet er zeer kleurrijk uit!

Dat bleek des te meer uit het pixelpaint kunstwerk van de Genste skyline, getekend door Marec en ingekleurd door het ganse team.

Special guest voor deze gelegenheid was niemand minder dan burgemeester Mathias De Clercq, die langskwam om het kunstwerk te onthullen. Een op en top Gentse start van 2022 voor Teamleader! www.fastforward.events

Foto: Annelies Boonants

From event to experience BRING IT LIVE ALDI press & influencer event

Hybrid event BASF

Check out more of our projects and discover how we can also boost your performance at www.dms.be/live

Webinar Assuralia

10 years Sabato

60 EXPERIENCE magazine

30 years Orfit

Network event Chez Nous Cannes

EVENTNEWS

VERBLUFFEND DINEREN 110M ONDER DE AARDE! Ook dit jaar is het weer mogelijk om je klanten of personeel te verrassen met een waanzinnige er varing in de mooiste zaal van de Grot van Han. Dinner in the Caves is een culinaire, authentieke maar vooral spectaculaire beleving, uniek in België.

VAN REGIONAAL TOT GASTRONOMISCH Wegens het grote succes heeft het Domein besloten om in de toekomst meerdere formules aan te bieden. Het budget verschilt, de ervaring en de service zijn gegarandeerd uniek!

1.

2.

3.

TERROIR BUFFET Lekker, ambachtelijk, casual. Een assor timent aan lokale streekgerechtjes met regionale wijnen of bieren, verzorgd door de chef van het Domein.

KAAS & WIJNAVOND Een gezellige walking dinner waarbij geproefd wordt van heerlijke regionale kazen met een selectie aangepaste wijnen.

GASTRONOMIE EXCLUSIEF Somptueus, inspirerend, uniek.

Voluit genieten van een tongstrelend menu geserveerd door een gerenommeerde sterrenchef.

EXTRA TROEVEN: • Ontvangst met bubbels op het mooie terras van Restaurant Le Pavillon, gelegen naast de rivier • Personaliseer de Grot volledig in de kleuren en het thema van je bedrijf • Projecteer het logo van je bedrijf in het groot op de wanden van de Grot • Maak je event nog leuker met muziek (van live band tot a capella zangeres) • Beleef het adembenemende klank- en lichtspektakel “Origin” op het einde van de avond • Toegankelijke tarieven vanaf 80€ per persoon https://grotte-de-han.be/nl/bedrijven/dinner-in-the-caves EXPERIENCE magazine 61

EVENTNEWS

EVENT MASTERS LANCEERT EXCLUSIEVE ZOMER POP-UP VOL TEAMBUILDING IN HET FORT NAPOLEON In juni zal eventbureau Event Masters een maand lang teambuildings organiseren in het For t Napoleon in Oostende. In samenwerking met Toerisme Oostende, For t Napoleon en de Belevingsbrasserie ontwikkelden de par tners exclusieve formules om aan bedrijven een all-inclusive teambuildingdag aan te bieden.

Na grondige renovatiewerken opende het For t Napoleon recent opnieuw de deuren. Het oude militaire monument is met de nabijheid van het strand de ideale plek om activiteiten te organiseren. Met de ‘Belevingsbrasserie’ heeft het For t ook een sterke culinaire troef. Concreet kies je als bedrijf voor een pakket van een halve of hele dag teambuilding. De activiteit(en), catering en de locatie zijn inbegrepen. De voordelige pakketten zullen beschikbaar zijn gedurende de volledige maand juni.

Maatwerk is uiteraard nog steeds mogelijk.

REVIVAL VAN DE POPULAIRSTE TEAMBUILDING ACTIVITEIT OOIT Event Masters – met meer dan 25 jaar ervaring in Teambuilding – was ooit de eerste om een activiteit te bedenken geënt op het For t Napoleon. Vandaag krijgt ‘Escape from For t Napoleon’ een volledige make-over en zal het spel één van de activiteiten zijn die in juni beschikbaar is in een formule. Bij het moderne Escape From For t Napoleon worden collega’s gevangengenomen in het For t en zullen ze moeten ontsnappen. Er is echter maar één uitweg.

LANCERING OP 26 APRIL Om de par tners en pakketten voor te stellen volgt er een lancering op 26 april. Bedrijven zullen al kunnen kennismaken met de formules en mogelijkheden voor hun teambuilding event. www.eventmasters.eu

Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV Cover: BEA Awards - Priintr Oplage: 7.000 exemplaren Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08 Verantwoordelijke uitgever & Hoofdredactie: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be Impression: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Jacques Legros Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23 Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05 Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Geel Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever.

LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

Abonnementen: info@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog por tkosten bij. Studententarief mogelijk (70€/jaar) bij ver toon van een studentenkaar t op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend. www.eventnews.be 62 EXPERIENCE magazine

instagram @eventnewsbe

facebook @EventnewsBE

EVENTNEWS

www.flyawaytv.be

SOLUTIONS FOR EVENTS, STREAMING AND BROADCASTING

STREAMING MADE FLEXIBLE AND EASY

EXPERIENCE magazine 63 WWW.VIZUAL.BE

EVENTNEWS

64 EXPERIENCE magazine