XP 114 NL

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

114 Driemaandelijks November - December 2021 V.U.: Jean-Paul Talbot Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

“De crisis ombuigen naar nieuwe opportuniteiten” BEA Awards

Destinations

Nog 38 finalisten in de running voor 8 Gouden BEA’s

Hasselt, een compacte stad boordevol smaak en kennis

Teambuilding

Associations

Impact creëren door teams iets te laten beleven

Hugo Slimbrouck aan het roer bij de Event Confederation

Het Edito van…

Bart Koninckx

‘Never waste a good crisis’ - Het rijk der vrijheid is eindelijk terug!

Het leek een slechte B-film en het bleef maar duren. Onze sector werd niet alleen volledig weggevaagd maar ook absoluut miskend. Niet alleen erg frustrerend maar ook confronterend. Onze internationaal vermaarde sector met zoveel prachtige realisaties aan de kant geschoven als iets overbodigs of waardeloos. Vandaag zijn er nog heel wat naschokken. De schade is enorm, de uitstroom aan talent aanzienlijk. Maar als er één sector is die veerkrachtig is dan wel die van ons. Onze sector denkt altijd in oplossingen, nooit in problemen. Maar dan hebben we wel een kader nodig waar we in kunnen én mogen werken. Het goede nieuws is dat het rijk der vrijheid terug is. Wij komen dit te boven.

Voor mij persoonlijk was het niet mijn eerste “zwarte zwaan”. Bij de twee vorige totaal onverwachte calamiteiten in mijn leven heb ik gelukkig geleerd dat er altijd mogelijkheden zijn; dat je daar ook gewoon (veel) sterker en beter kan uitkomen. Persoonlijk ben ik zoals velen meer in eigen streek gaan fietsen & wandelen, en heb zo echte parels ontdekt. Tennis en koken bleken voor mij perfecte hobby’s. Maar ik heb vooral geleerd om meer los te laten en om mijn drang naar perfectie en controle liefdevol te omarmen en zo minder fanatiek te maken. Het compleet wegvallen van alle business pushte mijn “business development skills” enorm. Wachten in de haven was geen optie. Ons fier TTPE-schip (bouwjaar 2007) moest en zou dwars door deze ongeziene storm gaan. Met veel vallen en nog meer opstaan, zijn we met ons hecht team telkens nieuwe dingen blijven proberen. Zo bleven we in beweging, wonnen we tijd en hebben we zelfs nog wat omzet kunnen genereren. Maar we hebben vooral ook nieuwe kennis en kunde vergaard. Zo hebben we voor de universiteiten van Hasselt en Maastricht de examens georganiseerd. Wij hebben ons Corda Theater uitgebouwd met heel wat digitale en hybride producties. Onze Tribe Boxen waren ook direct succesvol. Die ervaring maakt dat onze tribe vandaag groter, sterker en met nog meer goesting en ambitie uit deze gekke periode zal komen. “Never waste a good crisis” zeggen ze; het is ons gelukt!

Ook voor onze sector is eindelijk (als allerlaatste?) het rijk der vrijheid terug. We zijn nodig. Rondom ons zien we erg veel uitdagingen: medewerkers die vervreemd zijn van hun bedrijf en van elkaar; zelfs studenten die eenzaam zijn (tot 30%!?); zoveel twijfel, zoveel onzekerheid, zoveel verzuring. De pandemie fungeerde vaak als een genadeloos confronterende spiegel van alles wat privé en professioneel niet goed zat. Sommigen zagen dat als een opportuniteit, anderen werden verlamd. Mensen zijn sociale wezens en die hebben nood aan sociaal contact. Gelukkig zijn de evenementenkantoren gewoon om mensen via beleving te inspireren, te helpen communiceren en zo te verbinden. Thuiswerk is prima maar niet bevorderlijk voor de connectie. Ook daar ontwikkelen we nieuwe hybride manieren om mensen te helpen in veerkracht en verbinding.

De eventsector maakt van de wereld een leukere plek. Hopelijk beseft de maatschappij na deze ongeziene pandemie deze meerwaarde en krijgen we eindelijk de erkenning die onze mooie sector verdient. Ik wens jullie heel veel vrijheid, inspiratie, passie, veerkracht, ambitie en goesting om elke dag opnieuw het verschil te maken. Wij gaan dat ook doen met onze Tribe.

Bart Koninckx Zaakvoerder To The Point Events

Colofon COVER - Act Events - INNOVA Flanders EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue du Thier 8, 4122 Neupré Tel.: +32 (0)486 13 13 08 E-mail: jp@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

ISSN: Verzending België Verschijnt vier keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, BE 4122 Neupré

4

inhoud

Inside News 006 EventNews De actualiteit uit de Belgische eventscene 018 Digitaal blijft belangrijk binnen live communicatie In een nieuwe column bespreekt Tom Bellens de voordelen van digitale vormen bij events.

Agencies 021 CityCubes en Whisk slaan de handen in mekaar voor de lancering van Ads & Data Het lanceringsevent van deze nieuwe regie, de Ads & Data Launch Party, was een co-productie van de agentschappen CityCubes en Whisk.

024 Leeuw van de Export 2020 toont de weg voor hybride events Een van de opvallendste hybride realisaties van het afgelopen anderhalf jaar was de Leeuw van de Export 2020, een project dat The Media House uitwerkte in opdracht van Flanders Investment & Trade.

026 “When life gives you lemons, make lemonade”: Act Events geeft de crisis een draai 2020 moest een feestjaar worden voor Act Events. Een wereldwijde catastrofe besliste daar anders over. Toch liet men de hoofden niet hangen. Het agentschap probeerde de crisis om te buigen naar nieuwe opportuniteiten.

26

030 Na de fysieke, virtuele en hybride evenementen, is het nu tijd voor co-modaliteit…

In 2019 organiseerde VO EU de eerste editie van de European Research & Innovation Days, een evenement van collectieve reflectie rond de uitdagingen van onderzoek en innovatie.

Omwille van Covid volgden er in 2020 en 2021 virtuele versies die het bereik aanzienlijk hebben vergroot.

Event Management 035 “Altijd een plan b voorzien” Charlotte De Laet, die als corporate event planner bij EY Belgium de interne en externe events mee in goede banen leidt, geeft ons een inkijk in haar job.

BEA Awards 038 Nog 38 finalisten in de running voor 8 Gouden BEA’s Na een online beoordeling hebben 13 nieuwe cases een finaleplekje veroverd, wat het totaal op 38 finalisten brengt.

Zij strijden op 1 december in Mechelen voor de felbegeerde gouden BEA-beeldjes.

040 BEA-avond vol verrassingen Eens de BEA-jury haar oordeel heeft geveld, is het eindelijk tijd voor dé avond waar de sector al bijna twee jaar naar uitkijkt. Uiteraard zijn de awards hierbij de rode draad, maar het wordt een feestelijk event dat ook nog zoveel meer te bieden heeft.

38

56

5

inhoud

Teambuilding 042 Impact creëren door teams iets te laten beleven Bedrijven en organisaties maken gebruik van de versoepelingen om hun teams tijdens teambuildingactiviteiten opnieuw te laten werken aan communicatie, vertrouwen en teamgeest. In de marge van deze heropleving sprak Experience met een handvol teambuildingspecialisten.

Venues & Destinations 048 “Sterke vraag naar live events en networking” Bedrijven vinden in groten getale terug de weg naar de Kinepolis-bioscoopcomplexen. Séverine Smetz, National B2B Sales Manager bij Kinepolis, blikt voor ons terug op de voorbije periode, en geeft haar kijk op de nabije toekomst.

051 Een compacte stad boordevol smaak en kennis Hasselt heeft heel wat ingrediënten die event- en meetingplanners kunnen aanspreken, met een gevarieerde mix van originele locaties en activiteiten.

054 Nieuwe locatie op maat van digitale, hybride en live events Minstens tot het einde van 2021 kunt u in Mechelen terecht in Eventcity.be, een eventlocatie die helemaal is afgestemd op de hedendaagse noden van een eventorganisator.

Associations 056 “Laat ons verdergaan op wat er nu is opgebouwd” Nu het oorspronkelijke crisisbeheer stilaan wordt afgebouwd, verbreedt de focus van de Event Confederation. Deze nieuwe stap wordt gezet onder leiding van Hugo Slimbrouck, die sinds 1 september officieel de rol van Director op zich heeft genomen.

6

EVENTNEWS.be

HD Ledshine breidt indoor LED voorraad uit

N

aast het uitgebreide outdoor mobiele LED aanbod, investeert HD Ledshine nu in een nieuwe stock van meer dan 110m² P2.9 High Quality Black faced indoor LED dat ook 90° hoeken en curved designs zonder problemen aankan.

HD Ledshine staat voornamelijk gekend voor het grote aanbod mobiele outdoor LED schermen van hoge kwaliteit, waarvan de twee identieke exemplaren van ’s werelds grootste mobiele scherm, 144m² in 4K, de kers op de taart vormen. Ook de indoor toepassingen worden regelmatig geüpdatet. Het bedrijf investeerde deze maand in meer dan 110m² nieuwe indoor LED dat vooral meerzijdig is: “We hebben gekozen voor een allround product dat onze bestaande indoor stock perfect aanvult.” zegt Julie De Schrijver – General manager bij HD Ledshine. “Voor verhuur is het een absolute topper: P2.9 Black faced met top beeldkwaliteit, snelle installatie, mogelijkheid tot het creëren van gebogen designs en zelfs 90° hoeken.”

De nieuwe voorraad zal vooral ingezet worden op beurzen, corporate events, livestreams en in-shop advertising. “De coronacrisis heeft ons geleerd dat snelle reactiviteit en flexibiliteit een groot voordeel kunnen zijn. Een diverse en allround voorraad past bij die visie. Daarbovenop staat een persoonlijke aanpak voor elke klant en partner nog steeds centraal”, stelt Julie De Schrijver.

In het verhuurgamma van HD Ledshine zitten naast de mobiele trailers, die variëren tussen formaten van 28m² tot 144m², dus ook heel wat modulaire mogelijkheden zowel voor indoor als voor outdoor toepassingen. “We kozen ervoor om in 2012 de switch te maken van een algemeen technisch toeleverancier voor events naar een firma die met volle overtuiging gespecialiseerd is in LED. Daardoor kunnen wij de klant niet alleen de meest recente, maar ook de best passende producten voorstellen. De jarenlange ervaring zorgt ervoor dat we de nodige knowhow in huis hebben om voor elk project een passend voorstel te kunnen maken dat ook prijs-/kwaliteit de beste fit is, zowel voor verhuur als verkoop”, aldus Max Verbruggen, Project Managing Director.

www.hdledshine.be

Allereerste immersive B2B dining concept in Europa gelanceerd in Antwerpen

S

tudio 100 en creatief activatiebureau CityCubes staken eind 2020 de koppen bij elkaar om elkaars sterktes te combineren en mensen tijdens de coronamaanden een nieuwe & veilige (lees: coronaproof) bezigheid aan te bieden. De entertainmentindustrie in België was toe aan een vernieuwende aanpak en dat begrepen beide bedrijven maar al te goed.

Het resultaat is een verfrissend concept gebaseerd op immersive experiences, ondertussen gekend van o.a. expo voorstellingen Klimt en Van Gogh, genaamd “Story Studio”. Op een toplocatie in Antwerpen, het midden van de Meir, kan u t.e.m. april 2022 deze immersive locatie van bijna 2000m², voor shows én events boeken.

“We wensten andere mogelijkheden voor families en bedrijven te creëren, dan de zoveelste wandeling of cocktailbox. Iets leuks en vernieuwends waarbij je het gevoel hebt toch even weg te zijn van huis, maar wel nog steeds binnen je eigen bubbel”, zegt Dieter Veulemans (Creative Partner van “CityCubes”).

Naast immersive shows, is het sinds 1 november 2021 mogelijk om op deze locatie met uw bedrijf het allereerste immersive dining concept te boeken in België! Een uniek en overheerlijk concept waarbij Story Studio tijdens uw gewenste tijdstippen omgevormd wordt tot een immersive dining restaurant. Een kant-en-klare formule in de vorm van een immersive walking dinner van 6 culinaire gangen in 6 verschillende geprojecteerde kamers.

Wat mag u verwachten? Een reis door 6 wonderlijke werelden waarvan de beelden & het verhaal in elke kamer telkens op een spectaculaire wijze worden vertaald in het menu. Een meeslepende en onvergetelijke ervaring van 2 uur, waar alle drank (alcohol en nonalcoholisch) reeds in de prijs zijn inbegrepen en opties voor vegetarisch/vegan worden voorzien. www.citycubes.be

a next chapter

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

From event to experience BRING IT LIVE ALDI press & influencer event

Hybrid event BASF

Check out more of our projects and discover how we can also boost your performance at www.dms.be/live

Webinar Assuralia

10 years Sabato

30 years Orfit

Network event Chez Nous Cannes

9

EVENTNEWS.be

Live experience agency meetmarcel kiest voor Onlyhumans

H

et succesvolle live experience agency meetmarcel kiest voor de Onlyhumans-groep om haar krachtige marktpositie de komende jaren te bestendigen en verder uit te breiden. De Onlyhumansgroep gelooft sterk in merkbelevingen en haalt met meetmarcel een partner aan boord die al vier jaar de nummer één-positie bekleedt in het nationale en internationale eventlandschap. Met deze nieuwe stap zet de groep verder in op de ontwikkeling van een unieke, onafhankelijke communicatiegroep binnen de Belgische marcomsector.

Meetmarcel is een creatief eventbureau dat de voorbije jaren opviel door een andere benadering van events. Zowel in de b2b-omgeving als in de organisatie van private events zette het bureau altijd in op unieke storytelling en toegevoegde waarde. Het is in dit bijzondere DNA dat beide partijen synergieën vonden voor de toekomst.

CEO Tom Bogaert verduidelijkt: “Communicatiestrategie wordt pas een expertise op zich wanneer die het groeiend aantal marketingdisciplines in overweging neemt en ze vervolgens op een geloofwaardige manier samenbrengt. Ik durf te zeggen dat onze klanten onze oplossingen meer en meer de enige juiste manier van werken vinden. Een marketingbureau heeft vandaag nu eenmaal een bepaalde grootte nodig om in álle expertises van ons métier te excelleren. Een klant gelooft anders ook gewoon niet dat zoiets kan. Wij bieden daarom een team van experts, samengesteld in functie van de vraag van de klant.”

Geert Bogaert, CFO, vult aan: “Onze oplossingen zijn inhoudelijk gedreven. Al onze experts werken voor één en dezelfde rekening.

Klanten hebben geen last van onderlinge geldingsdrang of spanningen. Dat is uitzonderlijk in onze sector.”

Jens Mortier, Chief Creative Officer, werpt bijkomend licht op de opvallende fusie: “Wij hebben een ijzersterke reputatie uitgebouwd dankzij onze creativiteit. En meetmarcel heeft diezelfde creatieve visie op live experiences. Klanten kunnen nu nog meer rekenen op de diverse creatieve expertises van de groep. Soms is dat een geïntegreerde campagne, met alles erop en eraan. Soms gaat het enkel om digitale content en performance. Of het kan een fantastische live experience zijn, die een onvergetelijke indruk nalaat. Maar altijd excellent binnen het vakgebied. Want eenheidsworst heeft meestal een slechte nasmaak.”

Meetmarcel heeft als nichespeler in veertien jaar een unieke relatie opgebouwd met verschillende merken en bedrijven, tot op c-levelniveau. De voorbije periode kende de sector van live belevingen bovendien een sterke groei. Steeds meer organisaties geloven in het belang van events als essentieel onderdeel van de communicatiestrategie. Meetmarcel was daarom op zoek naar een partnership waarbij ook branding (Today), employer branding (Fantastic), webontwikkeling (Code d’Or), creatief-strategische merkencampagnes (mortierbrigade) en digitale storytelling (Onlyhumans) aangeboden konden worden als de klant dat nodig heeft. Meetmarcel sprak met verschillende partijen, maar het streven van de Onlyhumans-groep om altijd de beste experts te laten samenwerken zorgde ervoor dat net dit de strategische keuze werd. Onlyhumans krijgt er dus na de versterking door mortierbrigade begin 2021 met meetmarcel opnieuw een stevige expertise bij en wordt een opvallende groep met een buitengewoon aanbod.

www.meetmarcel.be

SPA©E – The Human Quest landt volgend jaar in Antwerp Expo

A

ntwerp Expo kondigt met trots aan dat Antwerpen in 2022 de thuisstad wordt van het grootste ruimte-evenement in Europa; SPA©E – The Human Quest.

een bijkomende dimensie geven aan jouw corporate event of je klanten net dat tikkeltje extra geven? Contacteer ons dan meteen om één van de 50 avonden te boeken.

Gedurende zes maanden zal Avenue, de nieuwe eventhall van Antwerp Expo, omgetoverd worden tot een interessante en inspirerende expo met o.a. historische objecten, impressionante replica’s en ongehoorde anekdotes, allemaal in het thema van ruimtevaart.

Er is een heuse hospitality zone in de expo zelf met een indrukwekkend zicht op SPA©E en je kan genieten van digitale tours op maat. Er zijn maar 50 avonden beschikbaar, en de agenda vult zich snel. Reserveer jouw ‘Night at the Museum’ en beleef SPA©E – The Human Quest in 2022!

De ideale setting (een ware Night at the Museum’-ervaring) om mee te nemen als basisconcept of als aanvulling op jouw event. Wil je dus www.antwerpexpo.be

10

EVENTNEWS.be

Corona-creativiteit brengt Gentse communicatiespecialisten samen in nieuwe club

E

ventkantoor Goosebumps, strategisch consultant WePeople en grafisch bureau Colorclub bundelen de krachten. Ze gaan voortaan samen door het leven onder de naam colorclub. Covid-19 bracht de al goede samenwerking in een stroomversnelling.

“De pandemie versterkte het belang van sociaal contact, authentieke interactie en sterke relaties. Dat sluit naadloos aan bij onze ‘moment marketing’ filosofie. Dat model is de toekomst van communicatie”, zegt manager Michiel Vanderheyden.

Goosebumps heeft als eventkantoor meer dan 20 jaar op de teller staan. De voorbije twee jaar waren een uitdagende periode, maar het kantoor bleef niet bij de pakken zitten en bedacht heel wat creatieve concepten om in te spelen op de coronapandemie: de gespecialiseerde site safeevent.be, twee reeksen Arena Zomerconcerten in de Ghelamco Arena, de geschenkboxen Story in a Box voor interne verbondenheid binnen teams, de Sinterklaas drive-in, openlucht diploma-uitreikingen, het unieke Serre pop-up restaurant, enzovoort…

Tegelijkertijd stonden de consultants van WePeople tal van organisaties bij met strategisch advies om de communicatie en de relatie met hun klanten en medewerkers te onderhouden en nog te versterken.

Voor de uitwerking van grafische concepten klopten beide bedrijven aan bij Colorclub.

Het succes van pop-up restaurant Serre onderstreepte hoe goed alle partners elkaar aanvullen: door een samenspel van conceptcreatie, vormgeving, communicatiecampagne en community building konden mensen de sombere tijden even vergeten door met hun bubbel op een veilige manier te genieten van een culinair menu, en dat in een unieke setting: eerst in de tuinen van het Kasteel Ooidonk

en momenteel, tot eind oktober, op het dak van de Koninklijke Bibliotheek in Brussel.

Een club van 20 experts “We worden nu een club van 20 experts die kleur geven aan de identiteit, boodschappen en events van onze klanten. Elk vanuit onze specifieke expertise, altijd vanuit de overtuiging dat unieke momenten de krachtigste vorm van communicatie zijn. Zeker wanneer ze worden georganiseerd in een geïntegreerd communicatietraject”, legt Michiel Vanderheyden uit. “Overigens leert onze ervaring dat zo’n event met een doordachte aanpak een gevoelig hogere return oplevert dan wanneer het als event op zich staat.”

De werkwijze van colorclub richt zich daarom volledig op de zoektocht naar een onderbouwd communicatietraject met een authentieke boodschap. Die wordt uiteindelijk vertaald naar de meest relevante communicatievormen. Vanderheyden: “We duiken bij de start van een project in het DNA van de organisatie, kijken ernaar door de ‘moment marketing’ bril en ontwikkelen een strategische visie. Daarop enten we dan onze projecten die sterke relaties tussen merken en mensen uitbouwen. We blend in, you stand out is ons nieuwe motto.” colorclub fungeert als een geïntegreerd marketing- en eventagentschap: “We bieden een unieke blik op de branding, communicatie en events van onze klanten. Door alle expertise samen te brengen en aan te sturen vanuit één visie bieden we nog veel meer toegevoegde waarde. Het worden steeds unieke interacties en communicaties met klanten, teams, medewerkers en hun stakeholders”, besluit Michiel Vanderheyden.

www.colorclub.be

EVENTNEWS.be

IBTM World klaar voor eerste face-to-face event in twee jaar

I

BTM World Barcelona, dat face-to-face plaatsvindt tussen 30 november en 2 december in Fira Barcelona, heeft twee maanden voor het evenement een sterke verkoop van exposanten aangekondigd, met een sterke vertegenwoordiging van enkele van ‘s werelds bekendste bestemmingen en leveranciers.

Exposanten zijn onder meer Dubai Tourism, Atout France, Germany Convention Bureau, Rwanda Convention Bureau, Meet in Ireland, Istanbul Convention Bureau, Cyprus Convention Bureau, het Hongaarse Conventiebureau, Norway Convention Bureau, die aanwezig zijn met 18 partners, Croatia Convention Bureau, Litouwen, Turespana Convention Bureau (Spanje), het Conventiebureau van Tsjechië, Hilton, Titanic Hotels, Hyatt, Basquetour en GL Events.

Sardinië zal voor de eerste keer IBTM World bijwonen en Z-Factor uit Polen, dat softwareoplossingen levert voor veel van de toonaangevende hotelgroepen, zal zich bij het Tech-paviljoen voegen.

Exposanten kunnen profiteren van het interne standontwerp- en bouwteam van RX, SmartSpace, om hen te helpen een stand te creëren die voldoet aan de nieuwste richtlijnen voor gezondheid, veiligheid en fysieke afstand. SmartSpace werkt samen met klanten om unieke, hoogwaardige standoplossingen te leveren die bijdragen aan een hoge ROI en publieksbetrokkenheid.

baarheid, dus SmartSpace is een geweldige manier om dit te omzeilen. We hebben ons voorbereid op heropening met de geldende Covid-richtlijnen en al onze stands zijn Covid-compatibel. We hebben een team van getalenteerde ontwerpers bij de hand en we kunnen exposanten bij elke stap adviseren om ervoor te zorgen dat hun stands aantrekkelijk, duurzaam en veilig zijn, en instapklaar wanneer ze ter plaatse aankomen.”

David Thompson, Event Director, zei: “Onze fantastische exposantenverkopen tonen aan dat er een echte honger is om terug te keren naar evenementen. Mensen willen duidelijk zo snel mogelijk weer face-to-face afspreken en weer aan de slag, en we zijn verheugd dat veel exposanten terugkeren met grotere stands dan voorheen, en sommige met extra standpartners. We hebben robuuste veiligheidsmaatregelen getroffen voor IBTM World Barcelona en we kijken ernaar uit om veel van onze vrienden en collega’s uit de branche op de beurs te ontmoeten.”

Onder het thema ‘New Business, New Tech, New World’ zal IBTM World Barcelona zich richten op hoogwaardige één-op-één zakelijke bijeenkomsten, inspirerende educatieve inhoud en lonende netwerkmogelijkheden om deelnemers te helpen opnieuw verbinding te maken en te gedijen in het volgende hoofdstuk binnen meetings en events.

Ross Curran, hoofd van SmartSpace: “De pandemie heeft geresulteerd in uitdagingen bij het vinden van standbouwers met beschikwww.ibtmworld.com

11

12

EVENTNEWS.be

De Meren van de Eau d’Heure, dé bestemming voor een onderdompeling in het groen!

V

erander van omgeving en kies voor een groen kader, met seminarieruimtes langs het meer en een breed scala aan activiteiten in het hart van de natuur. De winnende combinatie van de Meren van de Eau d’Heure en het Golden Lakes Hotel valt in de smaak en trekt steeds meer groepen en bedrijven aan.

modulaire zalen biedt plaats aan maximaal 500 personen. De alomtegenwoordige natuur rondom het hotel onderscheidt Golden Lakes van andere stedelijke etablissementen.

De Meren van de Eau d’Heure, die 1.800 hectare water en bos beslaan, vormen een waar decor van buitengewone natuur. Ze zijn gelegen op 1,5 uur rijden van Brussel en bieden een authentieke en aparte werkomgeving voor een seminarie of een ander bedrijfsevenement.

Het Golden Lakes Hotel biedt all-in formules inclusief zaalhuur maar ook de mogelijkheid om ter plaatse te overnachten. En natuurlijk is er ook het horecagedeelte met een cateringservice en een restaurant. De grote troef van de bestemming is het brede scala aan activiteiten die rondom het hotel beschikbaar zijn, waardoor het mogelijk is om een 100% outdoor en 100% natuurlijke teambuilding te organiseren.

Naast een recreatief publiek trekt de bestemming ook steeds meer zakelijke klanten. Bedrijven, groepen en associaties vinden er immers alle nodige ingrediënten om professionele evenementen te organiseren en zo hun medewerkers samen te brengen in het kader van een onderdompeling in het groen, een teambuildingactiviteit of een ander evenement.

Een seminariecentrum midden in de natuur Hoewel de omgeving aangenaam is, worden bedrijven ook verleid door de infrastructuur van het Golden Lakes Hotel, gelegen aan de oevers van het meer. Het seminariecentrum met zijn 7 volledig

Alles-in-één formules

Een bestemming die een schot in de roos is En het minste wat we kunnen zeggen is dat het werkt. De bestemming is inderdaad een hit en profiteert duidelijk van de huidige trend naar ecologie, ecotoerisme en een terugkeer naar de natuur.

Deze trend zien we niet alleen in de samenleving, maar ook in de eisen van bedrijven. Zij kiezen bij de organisatie van hun professionele evenement dan ook steeds vaker voor de Meren van de Eau d’Heure.

www.goldenlakeshotel.be

D I R B Y H

LIVE L A T I G I D

L A U T R VI

ALWAYS EXCEPTIONAL GHENT: DUBLINSTRAAT 31-004 - 9000 GHENT - +32 (0)9 265 98 80 . BRUSSELS: FABRIEKSTRAAT 55-59 - 1930 ZAVENTEM - +32 (0)2 793 10 02 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE - WWW.NEWBALLSPLEASE.BE

CREATIVE EVENTS - LIVE STRATEGY - CONTENT CREATION - EVENT DESIGN - DIGITAL SOLUTIONS

14

EVENTNEWS.be

ACC verwelkomt Sustainability Manager

A

CC Belgium kondigde de toevoeging van een extra medewerker in het ACC team aan.

Victor Buisseret werd bij de associatie aangesteld als Sustainability Manager.

De creatieve sector vormt een schakel in een keten, die vandaag in twijfel wordt getrokken als het gaat om klimaat en samenleving. Alle ogen van de wereld zijn op ons gericht, we voelen de druk van klanten en consumenten.

Victor studeerde Green Management, Energy & CSR aan de Università Bocconi en volgde een opleiding B Leader. Daarna hielp hij bedrijven om zich op een zinvolle manier te ontwikkelen door te handelen ‘as a force for good’. Hij was aan de slag bij bureaus in België en Frankrijk en is dus vertrouwd met de wereld van de communicatie.

Als Impact Consultant bij Air hielp hij het bureau om een duurzame aanpak te hanteren voor haar interne en externe activiteiten.

Deze maand roept ACC een nieuw Sustainability Expert Center in het leven, dat de activiteiten van zijn leden zal helpen verduurzamen. We staan immers met onze rug tegen de muur. Hoog tijd dus om onze activiteiten tegen het licht van de groeiende klimaat- en sociale crisis te houden en te zien in welke mate de sector in de nabije toekomst mee een oplossing kan vinden.

ACC ziet dit ook als een ongelooflijke buitenkans. Een buitenkans om sneller te evolueren naar een meer verantwoorde manier van consumeren en dus naar een meer verantwoorde toekomst.

Met de aanwerving van Victor, zet ACC een belangrijke stap vooruit in de aanpak van de maatschappelijke en ecologische problemen waarmee de leden onvermijdelijk worden geconfronteerd. www.accbelgium.be

TAKE THE NEXT STEP WITH YOUR EVENT

> > > > > > > > > > > >

Live events Hybrid events Online solutions Studio sets Video productions Corporate events Private events Creative services Dry rental Exhibitions Drone recordings Fixed installations

PFL Audio Visual | Rouwbergskens 8 | 2340 Beerse België | +32 14 44 08 70 | info@pfl.be | www.pfl.be

EVENTNEWS.be

Organiseer je volgende congres in deze toplocatie in Oostende

K

ursaal Oostende bevindt zich op een unieke locatie, op de zeedijk en in het stadscentrum van Oostende. Het is één van de grootste en best uitgeruste congres- en concertzalen van België, met een auditorium, 4 multifunctionele zalen en een meeting center.

Uniek. Dat is het minste wat je kan zeggen over Kursaal Oostende.

Naast het strand en de zee, maar toch pal in het hart van de stad, dicht bij de gezellige restaurants, cafés en drukke winkelstraten.

Oostende is veel meer dan de zomervakantie alleen. Het is het hele jaar door een bruisende stad met het Kursaal als één van de belangrijkste troeven.

De bereikbaarheid zal alvast het laatste van uw zorgen zijn tijdens uw event. De E40 verbindt het binnenland met Oostende. Enkele minuten na het verlaten van de snelweg staat u oog in oog met het iconische gebouw. Meteen ook een indrukwekkende entree voor uw bezoekers. Het openbaar vervoer is minstens even vlot. Alle haltes bevinden zich vlak in de buurt of op wandelafstand.

Overnachten kan in één van 1.500 hotelkamers die Oostende te bieden heeft. Van iconische hotelparels tot moderne concepten in een ongedwongen sfeer. Allemaal op een steenworp van elkaar.

Kursaal Oostende biedt faciliteiten voor events van 10 tot 2000 personen. De ruime en multifunctionele zalen zijn volledig uitgerust

met apparatuur die onmisbaar is voor personeelsfeesten, klantenevents, productpresentaties, banketten, awardshows, seminaries en congressen. Het Kursaal blijft ook constant investeren en zet in op de combinatie duurzaamheid en authenticiteit.

Een weekend op teambuilding, een bijzondere productvoorstelling of een creatieve (brain)storm? Een kunstige verwondering loert hier immers om elke hoek. Ontdek het Kursaal, de perfecte uitvalsbasis in Oostende. Ons team staat klaar voor een zinnenprikkelende ervaring aan zee!

www.meetinoostende.be

‘The Interactive Hub’ vanaf nu virtueel in 360° te bezoeken

O

p 1 september opende The Interactive Hub in Leuven opnieuw de deuren voor kleine meetings en events. Nieuw ook is dat je vanaf nu al een steelse blik kan werpen op de locatie, virtueel en in 360°; het ideale virtuele plaatsbezoek.

Wil je graag zelf en in levende lijve The Interactive Hub bezoeken of heb je vragen voor het event team, aarzel dan zeker niet om even contact te nemen of een bezoekje in te plannen.

www.storygraaf.be/meeting-centra/the-interactive-hub-leuven/

15

16

EVENTNEWS.be

Een week vol event-inspiratie in Ljubljana Foto: Marko Delbello Ocepek

E

ind augustus verzamelden vertegenwoordigers van de meetingen event-industrie uit de landen van de zogenaamde New Europe regio (die zich uitstrekt over oa. Oost-Europa en de Balkan) in Slovenië voor de Conventa Week.

Conventa was het laatste grote internationale B2B-evenement voor de coronacrisis, en het eerste dat echt plaatsvond na een jaar van winterslaap van de meetingindustrie. Conventa 2021 werd verplaatst van januari naar augustus en gecombineerd met de Conventa Crossover-conferentie. Beide evenementen waren half zo groot als vóór de crisis en kregen een hybride jasje. Desalniettemin hebben 77 exposanten, 113 internationale en 33 Sloveense hosted buyers meer dan 2.000 zakelijke ontmoetingen gehad tijdens de tweedaagse beurs. Beide evenementen zijn het bewijs dat grote zakelijke evenementen ook in tijden van grote onzekerheid veilig kunnen worden uitgevoerd.

Conventa begon op maandag 23 augustus met kennismakingsreizen (fam-trips) naar Ljubljana, Bled en Stiermarken. De bezoeken gingen door na het evenement, toen gasten Istrië, Kranjska Gora, Portorož, Zagreb en Salzburg bezochten. Hosted buyers ontmoetten de exposanten voor het eerst tijdens de welkomstreceptie in Grand Hotel Union. Het programma ging verder met 1-op-1-ontmoetingen die de kern van het evenement vormden.

Een van de hoogtepunten van de Conventa Week was ook de verkiezing van de beste evenementen in New Europe. Een gerenommeerde internationale jury koos donderdagavond 18 finalisten die streden om de prestigieuze Conventa Best Event Award. Deelnemers konden hun favoriete evenementenbureau steunen door deel te nemen aan de live stemsessie. De Conventa GRAND PRIX AWARD ging hierbij naar Feel Sloveni@ Business Date, een reeks virtuele evenementen rond zakentoerisme.

De week werd afgesloten met de Conventa Crossover-conferentie, die haar positie bevestigde als de centrale denktank van de vergaderindustrie in New Europe, en voor het zesde jaar op rij een ruimte creëerde om innovaties te testen en te reageren op uitdagingen in de sector. Topsprekers, master marketeers en ervaren eventorganisatoren gaven elk hun visie en confronterende meningen.

Deze Conventa Crossover-conferentie was ook de gelegenheid om het LJUBLJANA MANIFESTO officieel te ondertekenen. Dit document moet een nieuwe rol voor de meetingindustrie definiëren na de coronacrisis. Het brengt nieuwe ideeën en perspectieven samen over hoe events van de toekomst eruit zullen zien. De verklaring is een stap in de richting van versterking van internationale samenwerking, educatie en publieke bewustwording in de meetingindustrie.

www.conventa.si

EVENTNEWS.be

Geen Festivak in 2021

F

estivak, de vakbeurs voor grootschalige evenementen die in november gepland stond, zal dit jaar niet plaatsvinden. Deze beslissing werd genomen na uitgebreid overleg met de sector. In 2022 komt de beurs terug naar ’s-Hertogenbosch, en een jaar later volgt er een Belgische editie.

De organisatie van Festivak verspreidde gisteren een statement:“Ook wij zijn de afgelopen tijd druk bezig geweest met het in kaart brengen van alle mogelijke scenario’s en het ontwikkelen van plannen met als doel om een geweldige 25e editie van Festivak te organiseren. betrokkenen. Een geweldige 25ste editie die eer doet aan wat wij met z’n allen de afgelopen 25 jaar hebben opgebouwd. Ons ambitieniveau ligt hierbij hoog.”

“Hierom hebben we de afgelopen tijd veel gesproken met organisatoren en toeleveranciers aan de evenementenbranche. Uit deze gesprekken kunnen we concluderen dat het perspectief voor de branche sterk verbeterd is. Maar door de toegenomen activiteit en een urgent personeelstekort er momenteel andere prioriteiten zijn dan het deelnemen aan Festivak.”

“Deze kennis in acht nemend, zien wij dat het momenteel nog te vroeg is om al onze ambities te realiseren. Het is dan ook met enorme spijt dat ik je mee moet delen dat Festivak 2021 niet door zal gaan.

Een moeilijke en pijnlijke beslissing. Maar een noodzakelijke en de beste voor alle betrokkenen.”

De 25ste editie van Festivak schuift zo op naar 9 & 10 november 2022. De vakbeurs zal opnieuw plaatsvinden in de Brabanthallen ’sHertogenbosch. Een volgende Belgische editie van Festivak is voorzien voor het najaar van 2023. www.festivak.nl

#WeCreate LiveExperiences www.whisk.be

17

18

column

Column door Tom Bellens

Digitaal blijft belangrijk binnen live communicatie

De illusie van interactie

V

ergelijk het met het onderwijs.

Daar leek de vreugde groot dat contactonderwijs weer mogelijk is. Nochtans is na enkele weken de roep om terug fysiek les te volgen deels al terug wat getemperd. Uit een recent onderzoek (bron GvA) blijkt dat studenten graag 1/3 van de lessen online blijft volgen. Als het gaat om de inhoud over te brengen die je even goed op afstand kan ‘consumeren’ blijkt de drang naar fysiek samenkomen toch niet zo groot.

(Dat mocht bijvoorbeeld professor Stijn Baert van de Universiteit Gent ook ervaren tijdens de start van het nieuwe academiejaar) Hetzelfde zien we bij events. Inhoud meegeven in een grote aula of een plenaire zitting? We mogen de ‘kracht’ hiervan niet overschatten. Interactie is doorgaans ver te zoeken en bovendien kruipt er veel geld, tijd en energie in het creëren van die ruimte (zaal huren, catering, hosts, sprekers, aankleding, …).

Hoera, we mogen weer organiseren! Als sector zijn we daar natuurlijk heel blij mee. Voor heel wat events is de fysieke factor belangrijk. Dat geldt zeker voor de entertainment events. Toch heeft de covid-periode ook duidelijk gemaakt dat events die volledig of gedeeltelijk digitaal plaatsvinden nu echt hun plaats gevonden hebben binnen de eventsector en een vaste waarde zullen blijven. Zeker voor inhoudelijke communicatie zijn de voordelen zo groot, dat het zonde zou zijn om ze niet in te zetten.

Als je iets fysiek organiseert, moet dat ‘live-aspect’ ook een meerwaarde hebben.

En dat is bij inhoudelijke events niet altijd zo. E-piritieven en zoom-feestjes zullen we (gelukkig) niet meer doen. Maar als een event helemaal of gedeeltelijk draait rond inhoud, zal een digitale invulling zeker en vast een rol blijven spelen.

Digitale voordelen Om inhoud over te brengen heeft een digitale vorm enorme voordelen. De communicatie komt los van tijd en ruimte en er zijn talloze interessante manieren om de inhoud te ‘vertellen’. Interviews, animaties, audio, interactieve quiz, … Belangrijk is wel dat dit professioneel wordt uitge-

werkt en zowel de inhoudelijke als technische invulling hoogstaand is.

Je verplicht je publiek ook niet om op een bepaald tijdstip op een bepaalde plaats te verzamelen. Dat is een enor-

column 19

me besparing in tijd en verplaatsingen. Digitaal kan een onderdeel zijn van een live-event, maar net zo goed is de inhoud ook later te raadplegen.

Trouwens: hoeveel bedrijfsevents hebben een 100% aanwezigheid? En hoeveel van de aanwezigen zitten tijdens het inhoudelijke deel toch maar af te tellen naar het informele gedeelte?

Bovendien is het bij digitale content perfect mogelijk om te tracken hoe goed de communicatie is geland, wie heeft deelgenomen, welke items het meest werden aangeklikt, …

covid-golf, maar is men beginnen nadenken of de investering van een live-event voor inhoud wel optimaal rendeert. We hadden misschien het schokeffect van de coronacrisis nodig om nieuwe mogelijkheden te ontdekken die ook hun uitgesproken voordelen hebben.

Het komt erop neer om bij elke doelstelling na te gaan hoe we de beste ROI krijgen. De technische middelen staan tegenwoordig op punt, het zou zonde zijn om ze niet te gebruiken.

Elke vorm optimaal inzetten

Live communicatie is dé toekomst, zelfs digitaal

Dat feestjes terug fysiek gebeuren is logisch. Voor inhoudelijke events merken wij een grote terughoudendheid bij bedrijven om meteen weer alles fysiek te doen. Enerzijds is er toch nog onzekerheid over een nieuwe

De kracht van live communicatie ligt in het feit dat de connectie belangrijker is dan de fysieke aanwezigheid. Bij Push To Talk hebben we altijd al sterk ingezet op inhoudelijke communicatie.

Het spreekt voor zich dat wij naast het

fysieke-gebeuren ook blijven inzetten op een digitale invulling. En alle combinaties zijn mogelijk. 100% fysiek, 100% digitaal, een mix van beiden, …

Push To Talk is er rotsvast van overtuigd dat het digitale een blijver is en nóg meer zal doordringen. Om organisaties een professioneel en krachtig resultaat te garanderen, hebben we een eigen inhuis cel die deze digitale uitwerking zal sturen. Onze ervaren event-professionals hebben de perfect ervaring om fysiek en digitaal te verzoenen tot een scorend live communication geheel. Bovendien hebben we een eigen digitaal live communication platform dat digitale content op een professionele en vlotte manier toegankelijk maakt.

En we breiden uit want zoeken zowel voor de event- als de communicatiecel seniors die mee willen groeien in dit verhaal.

Never waste a good crisis! Deze uitspraak van Churchill galmt de laatste weken geregeld in de media. En ook voor de eventsector is het een goed uitgangspunt. Natuurlijk heeft onze sector klappen gekregen, maar we zijn verplicht geweest om over het muurtje te kijken en onszelf in vraag te stellen.

De digitale mogelijkheden passen perfect in ons DNA: in het overbrengen van inhoud én emoties.

& C

C

agencies 21

CityCubes en Whisk slaan de handen in mekaar voor de lancering van Ads & Data Foto’s: © Beeldvorm.be

A

ds & Data is een nieuw overkoepelend orgaan dat de reclameregies van grote spelers zoals Mediahuis, Telenet/SBS, Pebble Media en Proximus Skynet samenbrengt. Het lanceringsevent van deze nieuwe regie, de Ads & Data Launch Party, was een co-productie van de agentschappen CityCubes en Whisk.

Aan de hand van een launch event wilde Ads & Data zichzelf in de markt zetten bij een breed publiek van adverteerders, media agencies en reclamebureaus.

CityCubes, dat de pitch van Ads & Data had ontvangen, besloot de krachten te

Ads & Data Square

Square gecreëerd, met grote logo’s en merkreclames. Deze eigen variant van Times Square, die zowel bestond uit vaste billboards als dynamische content, was uiteraard opgebouwd met de merken uit het uitgebreid portfolio van Ads & Data. In dit kleurrijk en dynamisch kader – mee aangekleed door partner Dresscoat - werden zo’n 450 gasten ontvangen, met daarbij zowel de belangrijkste adverteerders als de personeelsleden van Ads & Data.

In de stijl van Times Square in New York werd er in Tour & Taxis een Ads & Data

De aanwezigen konden ook deelnemen aan verschillende activaties, die telkens

bundelen met Whisk, om zo de klant nog beter te kunnen servicen. Het bleek de perfecte alliantie: na het gezamenlijk uitschrijven van het concept, focuste CityCubes zich op het bewaken van het creatieve en conceptuele luik. Whisk stond in voor het productioneel uitrollen van dat creatieve plan. Op amper één maand tijd werd een onvergetelijke launch party op touw gezet.



22

agencies

Merkactivaties een link hadden met Ads & Data of één specifiek merk. Het feit dat Ads & Data voor de advertenties van hun klanten niet uitpakt met een mediakanon, maar wel kiest voor een gerichte aanpak met een leger van commerciële scherpschutters, werd vertaald naar een paintballactivatie. De gasten konden zich daarbij uitleven op een blanco canvas, dat tegen het einde van het event was veranderd in een origineel kunstwerk, dat binnenkort de kantoren van Ads & Data zal sieren.

Bij Het Nieuwsblad kon er – geheel in overeenstemming met de baseline ‘de koers is van ons’ – tegen elkaar gefietst worden, Voor Snapchat werd er een eigen Ads & Data filter ontwikkeld die live getest kon worden. En De Standaard podcast, Temptation Island en het magazine Billie waren aanwezig met een eigen ‘selfiewall’. In de printshop ten slotte, konden gasten hun eigen gepersonaliseerd t-shirt bemachtigen – uiteraard opnieuw met integratie van de verschillende merken.

De Ads & Data Launch Party was een evenement dat gebruik maakte van het Covid Safe Ticket. Wie niet over een CST beschikte, kon zich ter plaatse ook nog laten testen. Deze combinatie is dan ook zeer vlot verlopen. Voor de technische ondersteuning konden CityCubes en Whisk rekenen op Sense AV en Medialife. De catering werd verzorgd door Very Food Catering, dat uitpakte met een streetfood-concept. En DJ Ilse Liebens zorgde ervoor dat het feestje nog een tijdje doorging…

Lou Ottens - Uitvinder cassette

Spraakmaker sinds 1963

1963. Ingenieur Lou Ottens vindt de cassette uit, bij fabrikant Philips in Hasselt. In 2021 is Hasselt nog altijd dé spil voor innoverende ideeën en bedrijven — denk maar aan Corda Campus of UHasselt. Dus plan jij een zakentrip, organiseer je een congres of zoek je een originele teambuilding? Ontdek wat Hasselt te bieden heeft.

visithasselt.be

24

agencies

Leeuw van de Export 2020 toont de weg voor hybride events

©Photos: Wim De Wulf Fotografie

Drie scenario’s

T

ijdens de coronaperiode heeft de term ‘hybride’ definitief zijn plek veroverd binnen het woordenboek van de eventprofessional. Een van de opvallendste hybride realisaties van het afgelopen anderhalf jaar was de Leeuw van de Export 2020, een project dat The Media House uitwerkte in opdracht van Flanders Investment & Trade.

Normaal gezien brengt de Leeuw van de Export zo’n 600 genodigden van de zes genomineerden samen op één locatie.

Gezien de onzekere situatie in het najaar van 2020, had The Media House drie verschillende scenario’s tot in detail uitgetekend: een normaal event, een virtueel event of een hybride event. Uiteindelijk werd er gekozen voor een hybride oplossing.

De Leeuw van de Export is een jaarlijks event waarmee Flanders Investment & Trade (FIT) Vlaamse bedrijven die uitblinken in export wil bekronen. De prijs wordt uitgereikt in twee categorieën (bedrijven t.e.m. 49 medewerkers en bedrijven vanaf 50 medewerkers) en opent dankzij het buitenlandse netwerk van FIT internationaal heel wat deuren.

Via een aanbesteding haalde The Media House de opdracht voor de organisatie van de Leeuw van de Export 2020 binnen.

Op de centrale locatie, in de Opera van Gent, werden de vips en een beperkte

delegatie van elk genomineerd bedrijf uitgenodigd, goed voor een beperkt doelpubliek van een 70-tal personen.

Er werd gekozen voor een bijzondere, ‘omgekeerde’ zaalindeling, waarbij de gasten plaatsnamen op het podium, en de zaal zelf als decor fungeerde.

Remote locaties Op zes andere locaties – één per genomineerd bedrijf - werd er een remote-setup voorzien. Dit was ofwel bij het bedrijf

agencies 25

zelf, of bij een eventlocatie in hun buurt.

Ook hier waren telkens zo’n 100 gasten aanwezig en was er catering voorzien.

De firma’s zelf konden nog kiezen voor een upgrade, door bijvoorbeeld een afterparty te voorzien voor het eigen personeel. De zeven locaties werden via een livestream met elkaar verbonden.

Een enorme uitdaging op technisch vlak. Op elke locatie was er bovendien een filmploeg aanwezig. Er kon dus live geschakeld worden van de ene locatie naar de andere om genomineerden te volgen, om prijzen uit te reiken, etc.

Het hele scenario was professioneel uitgeschreven, zodat het een aangenaam

kijkstuk werd voor de mensen in de Opera, maar ook voor de mensen die via streaming volgden. FIT-medewerkers en exporterende bedrijven zitten natuurlijk overal ter wereld, wat ervoor zorgde dat de livestream in meer dan honderd landen werd gevolgd.

Veiligheid primeert Het event moest natuurlijk ook rekening houden met de destijds geldende coronaregels: de bezoekersflow, de mondmaskers, de afstandsregels en de temperatuurmetingen werden op al de zeven locaties geïmplementeerd voor een veilig verloop, en om de deelnemers

een veilig gevoel te geven. MinisterPresident Jan Jambon, die zelf in Gent aanwezig was, gaf het event zelfs een “10 op 10 op vlak van Covid-safety”.

Met de Leeuw van de Export 2020 heeft The Media House dus eigenlijk zeven evenementen gelijktijdig georganiseerd.

Bovendien was een periode waarin dit soort hybride events nog niet vanzelfsprekend was. De grootste challenge was de onzekerheid en het extra werk om de drie scenario’s tot op het laatste moment open te houden. Maar dankzij een goede samenwerking tussen de verschillende leveranciers is dit allemaal heel vlot verlopen.

26

agencies

“When life gives you lemons, make lemonade”: Act Events geeft de crisis een draai.

“2020 moest eigenlijk een feestjaar worden voor ons”, begint Stefan Czerwatiuk. “Act Events bestond 20 jaar, Wisenose 10 jaar. We hadden grootse plannen. Maar het werd een jaar waarin we geconfronteerd werden met een wereldwijde catastrofe. Nu ja, wij zijn niet het type om onze hoofden te laten hangen.

Integendeel, we staken ze samen en probeerden deze crisis om te buigen naar nieuwe opportuniteiten.”

CONNECTING THE DOTS

A

l bij de start van Act Events, werd de filosofie van het jonge bureau vertaald in een tagline die geheel vernieuwend was voor die periode: ‘Experience Communication’. “Een concept dat onze wil uitdrukte om klanten ervaringen te laten beleven en zo een boodschap over te brengen die zorgt voor een nauwere betrokkenheid”, aldus Stefan. In combinatie met de andere sterktes van het agentschap, heeft deze visie gezorgd voor een ongebruikelijke klantengetrouwheid bij Act Events.

“Zonder deze filosofie naast ons neer te leggen, voelden we de nood om te benadrukken hoe een geïntegreerd verhaal doorheen het evenement een absolute meerwaarde is. Want een evenement is een verbindend verhaal dat tot leven komt. Act Events brengt alle aspecten ervan in contact met elkaar. Van locatie tot catering, van communicatie tot parking en van concept tot uitvoering.” Deze nieuwe inslag illustreren we dus met onze nieuwe baseline ‘Connecting the dots’.

Simpel maar effectief en to-the-point.”

In één adem werden het logo en de corporate identity van Act Events onder handen genomen. Terwijl de evenementensector dus grotendeels stilviel, maakte het gerenommeerde bureau gebruik van de tijd te werken aan hun identiteit en een frisse, nieuwe huisstijl te lanceren.

Daar stopten ze echter niet want in tijden van crisis is innovatie cruciaal.

Marijke Van Loo, Stefan Czerwatiuk, Niels Verstraete

Nieuwe ideeën kwamen al vlug. Act Events zette voor een klant een actie op poten waarbij de gelukkige winnaars verwend werden met de ‘Home Office Box’: een persoonlijke bureauruimte met alle faciliteiten, opgemaakt in een transporteerbare container. Deze stond dan een aantal maanden in hun tuin waar ze konden genieten van een rustige werkplek. Geen overbodige luxe in de afgelopen periode!

Het uitwisselen van kennis, inzichten en ideeën werd aangevuld met tussenstops met foodstandjes, live muzikale omkadering, cultuur en mindfulness. Het bleek een succesformule om, ondanks de beperkingen, elkaar toch face-to-face te kunnen ontmoeten in een fijne setting.

Zoals zovelen zette Act Events ook in op allerlei online eventconcepten. Maar hun interessantste formule bleek de inspiratiesessies die ze organiseerden voor hun huidige klanten. Tussen januari en juni 2021 werden er maar liefst 27 sessies georganiseerd: kleinschalige, persoonlijke en covid safe brainstormmeetings om de uitdagingen en opportuniteiten voor, tijdens en na Corona te kunnen bespreken. Zo kon er een kruisbestuiving ontstaan tussen de klanten en hun noden enerzijds en de ideeën en inzichten van Act Events anderzijds.

“Het inzetten op kleine events, in plaats van de grote, internationale massabijeenkomsten is een trend die nog even zal aanhouden. Wij verwachten dat dit nog door zal leven tot in 2022 maar vermoedelijk keren we later toch weer terug naar grotere concepten.” Stefan Czerwatiuk beschouwt dit niet zozeer als een probleem maar eerder een nieuwe invalshoek om verfrissend in te zetten. “Binnenkort zullen we een roadshow opzetten voor een klant doorheen 6 Europese landen: België, Polen, Finland, Frankrijk, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het concept zelf werd gecreëerd in België en zal dan op de verschillende locaties herhaald worden.

Het is een alternatief voor een groots Europees event, dat nu nog niet opportuun zou zijn. Op zich zie ik nog meer voordelen bij het decentraliseren van events, het

Daarnaast ontwikkelde het bureau ook een 20-tal populaire netwerkwandelingen. Hiervoor trokken ze de bossen in en werd er in kleine groepjes met de sales en enkele klanten een parcours gewandeld.

DECENTRALISATIE ALS OPPORTUNITEIT

agencies 27

Nieuw kantoor Act Events & Wisenose

laat de klanten toe om persoonlijker in verbinding te komen met hun cliënteel.

Meer inzetten op de individualiteit en op maat connecteren met jouw doelpubliek is een trend die je ook ziet in de marketing en technologie. Daarnaast is het ook voor het publiek eenvoudiger: door de events dichter bij de mensen te brengen, geef je hen een waardevol geschenk: tijd. Tijd is een kostbaar goed geworden. Mensen

hebben steeds minder zin om zich uren te moeten verplaatsen. Ze willen hun tijd bewuster verdelen. Events dichterbij brengen, speelt daar zeker op in. Tenslotte ligt deze trend ook in de lijn met een ander verschijnsel dat weer prominenter wordt: ecologisch bewuste events. Door de logistieke uitdagingen lokaler te houden, zal de ecologische voetafdruk ook beperkt kunnen worden.”

Home Office Box

BEWUSTE EN DUURZAME KEUZES “Dat ecologie weer hoger op de agenda komt zien we overal. Door de Coronamaatregelen en het bijhorende afval van individuele verpakkingen, mondmaskers, … werd dit even naar de achtergrond geduwd maar deze trend is niet meer weg te denken. En dat is maar goed ook, want ook wij zijn als bedrijf erg bewust bezig met onze ecologische toekomst. Zo trokken we eind vorig jaar in ons gloednieuwe kantoorgebouw.

Bij de bouw hebben we heel bewuste keuzes gemaakt: we installeerden zonnepanelen, werken met een warmtepomp, vangen het regenwater op om dan te gebruiken als toiletwater en plaatsten ecologisch glas.

Buiten werd er gewerkt met waterdoorlatende klinkers en voldoende ruimte met groene zones. Ook binnen trokken we de milieubewuste visie door te kiezen voor bio afbreekbare verf en vloerbedekking die voor 90% uit gerecycleerde petflessen bestaat. Zelfs de burelen zijn gemaakt met afvalhout en afgewerkt met beuken fineer. De bouw van ons gebouw ligt in het verlengde van hoe we bewust met energie willen omspringen. We nemen dit steeds mee bij het bedenken en opzetten van onze events. Hierbij focussen we echt op de beslissingen die verschil maken. Geen ‘green washing’ voor ons.”



ings. Locatie. Inspiratie. Meetings.

Gent. Informatie. Meet in Gent. Tea mbuildings en vergaderen. Hotel. Ge en Oost-Vlaanderen. Vergadering.

Event venue. Catering.

Zoek je een locatie en partner voor jouw event?

Vraag het aan Lowiz! Lowiz.org

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundfield nv

© Act!events

Atomveldstraat 8 bus 5 l 9450 Denderhoutem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

agencies 29

INNOVATIE Naast duurzaamheid is innovatie nog zo’n belangrijk topic waar Act Events en Wisenose op willen inzetten. Zo zetten ze binnenkort terug samen hun schouders onder een nieuw project: INNOVA Flanders. Ze werden hiervoor gecontacteerd door GIMInstitute en IXL Center uit Boston, USA. Het belooft een impressionant congres te worden met internationale top sprekers van Nasa, Verizon, National Innovation Centre Ageing, … Met enige trots licht Niels Verstraete, Key Accountmanager bij Act Events, het concept toe. “Innovatie is onontbeerlijk in alle industrieën. Je ziet het overal verschijnen als topic. Maar de vertaalslag maken naar hoe je die nieuwe technologieën en werkwijzen dan effectief kan implementeren in jouw eigen business, blijft voor velen nog een uitdaging. Tijdens het congres ligt dan ook de nadruk op informeren en bijbrengen van nieuwe kennis met als doel economische groei te stimuleren. De slagzin is niet voor niets ‘Make Innovation Real’. Het zullen niet alleen sprekers zijn die hun inzichten delen maar onze bezoekers krijgen ook de kans om een exclusieve blik achter de schermen van allerlei innoverende bedrijven te werpen. We geloven sterk in dit concept waar innovatie trends op vlak van digitalisatie, de werkplek van de 21ste eeuw, robotics en gezondheid centraal staan. Partners zoals Stad Gent, ABInbev, Tech Data en Agoria hebben reeds toegezegd dus we kijken al uit naar begin maart 2022. Het driedaagse congres zal dan doorgaan in Gent ICC.”

INZETTEN OP WISENOSE Zo’n omvangrijk project is een ideaal voorbeeld van de intense samenwerking tussen Wisenose en Act Events. Terwijl Act Events de organisatie op zich neemt, focust Wisenose op de eventondersteu-

nende communicatie. “Zo’n 90% van de evenementen die Act Events organiseert, worden ook ondersteund door een kader van eventcommunicatie”, aldus Marijke Van Loo van Wisenose. “Je kan het beste evenement ooit organiseren. Je denkt aan de locatie, parking, meubilair, decoratie, techniek, … Maar daarbij mag je de communicatie niet uit het oog verliezen. Je wil dat iedereen op de hoogte is en getriggerd wordt om naar het event te komen. Dit wordt ook verder doorgetrokken naar ondersteuning tijdens het evenement zelf, zoals presentaties en keynotes. We willen dat elke bezoeker helemaal mee is met de boodschap van het event.

Concreet vertellen we het verhaal op communicatief vlak, dat omvat: strategie, branding, presentaties, films, website, signalisatie, GDPR, social media, … Het

is niet alleen belangrijk om de juiste mensen te bereiken maar ook op het juiste moment en via het juiste kanaal én ervoor te zorgen dat de boodschap van het evenement hen bijblijft.” Klanten als The Woody Group, Microsoft, Samsonite Europe, Recupel en House of HR waren alvast tevreden.

De synergie tussen Act Events en Wisenose bleek ook een belangrijke factor toen de event organisator de coronacrisis het hoofd moest bieden. Wisenose kon zich heroriënteren, door hun knowhow verder uit te bouwen en ook nietevent gerelateerde communicatie uit te werken. Ze bouwden websites, werkten corporate identities uit en coachten hun bestaande klanten. “Maar nu is het tijd om ons terug te focussen op onze core business. Laat die events maar komen”, besluiten Stefan, Niels en Marijke.

30

agencies

Na de fysieke, virtuele en hybride evenementen, is het nu tijd voor co-modaliteit…

Een veelbelovende eerste editie

B

ij de eerste editie in september 2019 trokken de ER&I Days maar liefst 6.000 deelnemers. Gedurende drie dagen in Kanal konden stakeholders, policy makers, ondernemers en onderzoekers, via de toespraken van vele spraakmakende sprekers en netwerkmogelijkheden, een moment van collectieve reflectie delen over de voortgang en evolutie van onderzoek en innovatie.

Tegelijkertijd werd in Tour & Taxis ook de tentoonstelling Science is Wonderful georganiseerd. Deze was meer gericht op jongeren en werd bezocht door maar liefst 35 scholen. Het eerste opvallende element van deze eerste 100% fysieke editie was de onthulling van de eerste foto van een zwart gat, het resultaat van een collectieve inspanning van de hele Europese onderzoekswereld. Een tweede opvallend wapenfeit was de lancering van het nieuwe onderzoeksprogramma Horizon Europe, dat het H2020-programma moest vervangen en dat wordt ondersteund door 5 Missies (aanpassing aan de klimaatverandering, gezondheid van de oceanen, kanker, slimme en CO2-neutrale steden, bodemgezondheid).

In 2019 organiseerde VO EU de eerste editie van de European Research & Innovation Days, een evenement van collectieve reflectie rond de uitdagingen van onderzoek en innovatie, met als doel het jaarlijkse vlaggenschipevenement van het Directoraat-Generaal Research & Innovation van de Europese Commissie te worden. Omwille van Covid volgden er in 2020 en 2021 virtuele versies die ook het bereik van het evenement aanzienlijk hebben vergroot. De perfecte gelegenheid om, samen met Vinciane Morel (Head of EU Event Services) en Gaelle Pellon (Head of Boost), te onderzoeken hoe een evenement van zo’n omvang opnieuw kan worden uitgevonden en van een 100% fysiek naar een hybride format kan gaan...

En toen kwam Covid Deze 5 missies zouden ook de rode draad vormen van de volgende edities. Maar in maart 2020 kwam Covid plotseling de eventwereld verstoren... Het fysieke evenement dat oorspronkelijk gepland was in Brussels Expo, moest opnieuw worden uitgevonden om het om te vormen tot een virtueel evenement. Dankzij dit digitale aspect werden maar liefst 35.000 deelnemers bereikt. Een echte krachttoer in zeer korte tijd, zo legt Vinciane Morel uit. “Het evenement werd in feite pas eind juli bevestigd, zodat we slechts zes weken hadden om vijf tv-studio’s te bouwen binnen de Europese wijk, meer bepaald op het platform tussen het gebouw van het DG RTD (Research & Innovation) en de gebouw van het DG INTPA (International Partnerships). Een andere grote uitdaging: het creëren van het digitale platform. Ook al werd ons in het begin verteld dat het onmogelijk

was, zijn we er toch in geslaagd om een op maat gemaakt platform te creëren.

Het werd van A tot Z gecodeerd om niet alleen de streaming van de verschillende tv-studio’s mogelijk te maken, maar ook de nodige interactiviteit te creëren, dankzij ruimtes voor netwerking en discussie. Het was een hele prestatie om in zes weken tijd echt in het hart van de digitalisering te staan voor een evenement van deze omvang, en dit in een tijd waarin de industrie nog maar net een schuchtere vorm van digitalisering begon in te voeren.”

Simulatie- en netwerkplatform Ook de tentoonstelling Science is Wonderful werd digitaal opnieuw uitgevonden. “Ook hier was het een gedurfde prestatie, aangezien we hebben gekozen voor een simulatieplatform, een

agencies 31

3D-omgeving waarin de deelnemers een avatar hadden en konden rondlopen.

Zo konden ze de verschillende onderzoekers ontmoeten die vervolgens live demonstraties uitvoerden. Deze digitale omschakeling vergde natuurlijk veel leerwerk. De teams die verantwoordelijk waren voor de inhoud moesten samenwerken met de sprekers om hun sessies te organiseren. Het organiseren van een digitale sessie betekent effectief dat je minder tijd hebt. Men heeft dit aspect ook opnieuw moeten uitvinden. Het was dus noodzakelijk om tools, training en betrokkenheidstechnieken te voorzien.

Want het beoogde doel was natuurlijk dat burgers zouden inloggen, naar het evenement zouden gaan, daar zouden blijven - een grote uitdaging - en er ook nog iets uit zouden halen. Kortom, we moesten de ervaring zo verrijkend en gevarieerd mogelijk maken. Networking, dat de geest van de ER&I Days vormt,

was ook van groot belang. Het was dus noodzakelijk om tools aan te reiken voor chats, connecties, videocalls, networking, het maken van afspraken, etc.

Maar ook co-creatie en gamification voor educatieve doeleinden. Kortom, er werd heel wat aandacht besteed aan betrokkenheid, met een platform dat bedoeld was om zeer interactief te zijn om echt een verbinding tot stand te brengen, ondanks de afstand die iedereen scheidde”, zo voegt Gaelle Pellon eraan toe.

Een herwerkte derde editie De lessen van de 2020-editie zijn uiteraard goed onthouden voor de editie van 2021, nog steeds in virtuele vorm. “Waar we in 2020 amper zes weken hadden om het platform te ontwikkelen, hadden we deze keer ruim de tijd. We zijn erin geslaagd om dit platform aan te passen en te verbeteren om een nieuwe versie

te creëren die nog meer interactiviteit en kwaliteit biedt”, aldus Vinciane. “Ook het programma is enorm geëvolueerd.

De editie van 2021 liep over twee dagen, dus een dag minder. Het evenement is echt in opbouw. Met minder sessies, maar meer geconcentreerde en meer kwalitatieve sessies. Een ander belangrijk punt is dat we opnieuw duurzaamheidsinspanningen hebben geleverd om dit evenement zo CO2-neutraal mogelijk te maken. Dat maakt toch wel deel uit van onze benadering van evenementen bij VO. Zo hebben we bijvoorbeeld dezelfde basisstructuur en tv-studio’s gebruikt voor het organiseren van de hybride versie van een tweede groot evenement van de Europese Commissie, dat voordien ook fysiek werd georganiseerd: de European Development Days. Toch kon de uitgesproken en specifieke identiteit van elk evenement worden behouden, door middel van een totaal andere



32

agencies

scenografie. De ‘twee-in-een’ productie van deze evenementen maakte het dus mogelijk om de carbon footprint te verkleinen, iets waar ook het digitale aspect sterk aan heeft bijgedragen”, benadrukt Gaelle.

De evolutie van de formats Hoewel ze natuurlijk geen glazen bol hebben, willen onze gesprekspartners toch graag hun visie op de toekomstige evolutie van events met ons delen.

“Covid heeft ons gedwongen - niet alleen VO, maar ook de sector in het algemeen - om uit onze comfortzone te komen en andere universums te verkennen, waarbij digitaal het beste voorbeeld is. Dit stelde ons in staat te begrijpen dat we evenementen anders kunnen zien, anders kunnen beleven en anders kunnen presenteren. Ik denk dan ook dat alle verworvenheden van de afgelopen 20 maanden zullen blijven. Evenementen gaan meer in de richting van de hybride oplossing, maar digitaal zal nooit een vervanging kunnen zijn voor de menselijke kant, het ‘elkaar ontmoeten’, de sociale link en de mogelijkheid om de inhoud op een andere manier waar te nemen. Deze behoefte om terug te

keren naar het menselijke - de essentie van face-to-face - profiteert echter van de mogelijkheid om te streamen op platforms die nu extreem interactief zijn.

Zo ontstaat een soort symbiose tussen de twee doelgroepen - onsite en remote – die een veel grotere reach van de evenementen mogelijk maakt. Het is dus mogelijk om meer lokale dingen te doen en tegelijkertijd een meer internationale distributie mogelijk te maken. Maar het menselijke aspect blijft van kapitaal belang”, zegt Vinciane.

Co-modaliteit en sustainability “Ik denk dat we zullen evolueren naar een co-modaal idee van evenementen.

Co-modaliteit betekent dat een event echt alle dimensies heeft, synchroon en asynchroon. We moeten zowel de betrokkenheid van mensen hebben op een heel specifiek moment - dat van het evenement zelf -, maar ook vooraf en achteraf via forums en interactieve tools, wat allemaal mogelijk wordt met het digitale luik. De grote uitdaging naar mijn mening is om ervoor te zorgen dat de verschillende doelgroepen hun modaliteit kunnen kiezen en tegelijkertijd kunnen profiteren van eenzelfde rijkge-

vulde beleving. Bij een driedaags evenement kunnen mensen bijvoorbeeld een dag ter plaatse gaan en de andere dagen kiezen voor de online modaliteit terwijl ze profiteren van hetzelfde kwaliteitsniveau, met de tools om te communiceren en samen te werken met deelnemers onsite. De evolutie naar CO2-neutrale evenementen zal ook een belangrijk en essentieel element zijn dat in lijn ligt met onze waarden”, aldus Gaëlle.

“Dit aspect wordt inderdaad een van de grote uitdagingen van de sector - voor elk bedrijf, maar ook binnen de Event Confederation. Duurzaamheid wordt echt een belangrijke pijler, niet alleen van de sector, maar van de toekomst in het algemeen. En deze digitale kant van evenementen maakt het mogelijk om bij te dragen aan deze strijd voor sustainability”, besluit Vinciane.

Bekijk de video over de European Research & Innovation Days via deze QR-code.

www.flyawaytv.be

SOLUTIONS FOR EVENTS, STREAMING AND BROADCASTING

STREAMING MADE FLEXIBLE AND EASY

WWW.VIZUAL.BE

event management 35

“Altijd een plan b voorzien” Charlotte De Laet

EY is een wereldwijde, multidisciplinaire professionele dienstenorganisatie die in meer dan 150 landen aanwezig is. Events zijn een belangrijk ingrediënt in het recept van het bedrijf. Zo pakt EY Belgium jaarlijks uit met events als Onderneming van het Jaar en Family Business Award of Excellence. Naast deze twee blikvangers organiseert het bedrijf ook nog eens een veelvoud aan andere interne en externe events. Charlotte De Laet, die als corporate event planner bij EY Belgium al deze initiatieven mee in goede banen leidt, geeft ons een inkijk in haar job.

Hoe bent u in uw huidige job terecht gekomen? harlotte De Laet: “Na mijn studies toerisme ben ik eerst aan de slag gegaan als reisleidster. Maar ik kreeg al snel de indruk dat er in die sector veel geautomatiseerd werd en dat het toekomstperspectief misschien niet ideaal was. Toen bleek dat EY op zoek was naar iemand die intern ondersteuning kon bieden voor events en seminaries.

Daar ben ik dan voluit voor gegaan.”

C

Waaruit bestaat uw rol binnen EY? “Eerst was het een puur ondersteunende functie, maar intussen ben ik hier nu 9 jaar, en ben ik doorgegroeid tot corporate event planner. Ik organiseer de interne events en teambuildings, maar ook de trainingen en externe seminaries, en recent ook webinars. Dit omvat

het hele pakket: van het versturen van de communicatie tot de praktische invulling.”

Welke rol spelen evenementen binnen de marketingmix van EY? “Die zijn erg belangrijk. We hebben een aantal grote flagship events die we organiseren, zoals bijvoorbeeld Onderneming van het Jaar en een awarduitreiking voor familiale ondernemingen, de Family Business Award of Excellence. Verder zijn er al onze seminaries en networking events waarmee we cliënten en potentiële cliënten willen bereiken, om te networken en om hen te informeren over de nieuwigheden binnen de sector. Wij proberen trouwens niet enkel cliënten naar ons toe te trekken, maar ook cliënten onderling bij elkaar te brengen, en hun netwerk te

laten verbreden. Zo willen we start-ups en scale-ups helpen om hun business te laten evolueren. Uiteraard proberen we ook onze naambekendheid te vergroten, maar het belangrijkste element bij de externe events is meestal toch die networking.”

Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap?

“Dat hangt af van de omvang van een event. De kleinste events zullen we zelf in handen nemen. Maar vanaf het moment dat we naar 200 personen gaan, kijken we wel uit naar een partner om alles mee op poten te zetten. Het hangt ook af van de werkdruk in die periode.

Momenteel is het echt aan het ‘boomen’ en krijgen we veel aanvragen van onze verschillende afdelingen.”



36

event management

“Wij proberen niet enkel cliënten naar ons toe te trekken, maar ook cliënten onderling bij elkaar te brengen, en hun netwerk te laten verbreden.”

Welke criteria hanteert u om een agentschap te selecteren?

“Ik bestudeer eerst grondig de aanvraag, en ga die dan matchen aan de specifieke sterktes van een bepaald bureau. Gaan we echt voor een teambuilding in de Ardennen? Dan werk je met andere partijen dan voor een groot flagship event.

Het hangt dus echt van de vraag af. Het is wel zo dat als een agentschap in het verleden al goed werk voor ons geleverd hebben, dat ik sneller geneigd zal zijn er opnieuw mee samen te werken. Maar we blijven rondkijken wat verschillende partners aanbieden, want de standaard moet wel hoog blijven natuurlijk.”

Hoe heeft de coronacrisis het voorbije jaar een invloed gehad op uw werk?

“Mijn werk is echt niet meer hetzelfde als twee jaar geleden. Wij hebben direct de klik gemaakt om online trainingen, webinars en webcasts te organiseren.

We deden voorheen ook al webcasts, dus het was niet volledig nieuw. Maar voor de mensen die normaal naar de fysieke seminaries kwamen was het toch aanpassen. We merkten wel dat ze het interessant en bovendien ook makkelijk vonden. Gewoon een uurtje inloggen, zonder een verplaatsing te moeten maken. Maar natuurlijk was er wel het gemis van het networking-aspect. Ik

dacht aanvankelijk dat de hele online situatie minder werk zou zijn, maar het tegendeel was waar. Je moet namelijk extra werk steken in de communicatie, met links, met bevestigingen, etc. Je stuurt al snel enkele mails meer dan bij een fysiek event. Ook op creatief vlak moesten we soms een tandje bijsteken. Ter vervanging van de traditionele receptie gingen we nu soms aperoboxen voorzien, ook bij internationale events. Het was wel een challenge om dat geregeld te krijgen.”

En wat gaan jullie meenemen uit deze periode?

“Ik heb het gevoel het informatieve deel van events wel als webcast zal blijven aangeboden worden. Want we hebben gemerkt dat we op die manier ineens veel meer en andere mensen konden aanspreken. Mensen die normaal niet naar de fysieke seminaries zouden komen. Maar ik verwacht dat er dan ook wel aparte networking events zullen ontstaan.”

Van welk evenement bent u het meest tevreden en waarom?

“Twee jaar geleden hadden we een intern event voor onze collega’s van Tax, met zo’n 300 deelnemers in het Thor-park te Genk.

Ik heb ook nog nooit zo’n goede feedback gehad op een event. Alles liep perfect. Het weer, de locatie, de spreker, de band… het

viel allemaal in zijn plooi. En daar kijk ik dan ook wel met trots op terug.”

Wat zijn volgens u de belangrijkste kwaliteiten van een corporate event manager?

“Je moet flexibel en hands-on zijn. Je moet kunnen anticiperen en inschatten welke de valkuilen van het event zijn, en in het achterhoofd al een plan b voorzien. Want je moet ter plaatse toch nog altijd dingen regelen die niet voorzien zijn. Het is ook al gebeurd dat we onze plannen in de aanloop naar een evenement helemaal moesten omgooien, om van nul te herbeginnen.”

Hoe ziet u events in de toekomst evolueren?

“Bij EY willen we graag nog extra inzetten op sustainability tijdens events. We probeerden nu al om de inschrijvingen zo goed mogelijk af te stemmen, om bijvoorbeeld voedseloverschotten te beperken. Maar we willen daar nog extra stappen in zetten. Verder verwacht ik ook een evolutie naar events die meer op maat van de mensen zullen zijn, waarbij gasten kunnen kiezen of ze live aanwezig willen zijn of online volgen. Toch blijft het live element voor ons heel belangrijk. Want we merken dat er op live events toch diepere contacten worden gelegd.”

Helemaal back in business • 10 locaties over het hele land en 35.000 zetels • Eenvoudig bereikbaar en ruime parkings • Technologisch hoogstaande Blue Moon studio te Antwerpen • Nationale accountmanager • Uitgebreid aanbod op maat • Volgens de geldende corona-maatregelen

business.kinepolis.be Kinepolis Business Belgium

Kinepolis Business

Kinepolis Business Belgium

38

Nog 38 finalisten in de running voor 8 Gouden BEA’s Na een online beoordeling heeft de BEA-jury nu ook de finalisten van de tweede periode van de BEA-competitie geselecteerd. Hierbij wisten 13 nieuwe cases een finaleplekje te veroveren, wat het totaal op 38 finalisten brengt. Zij strijden op 1 december in Mechelen voor de felbegeerde gouden BEAbeeldjes.

N

et zoals bij de cases die een jaar eerder al werden ingeschreven, maakte de jury een selectie op basis van de dossiers die de deelnemende agentschappen hebben ingediend. Na het optellen van de scores van de individuele juryleden kon de lijst van finalisten worden opgesteld. Daarbij een pak vertrouwde, maar ook enkele nieuwe namen.

Titelverdedigers op de afspraak MeetMarcel, dat tijdens de vorige editie goud pakte voor het beste B2B-event, is opnieuw genomineerd in diezelfde categorie, meer bepaald in periode 1 (2020). Ook CityCubes, dat in 2019 het beste B2C-event organiseerde, zal zijn titel in die categorie proberen te verdedigen. Meer nog, het agentschap wist voor beide periodes een finaleplek te veroveren. VO Event, in 2019 de laureaat voor de B2E-events, haalde deze keer de finale in de categorie Institutional Events.

Drie kansen voor Cravat en Sylvester Na de online voorronde komen nog 27 verschillende agentschappen in aanmerking voor een Gouden BEA Award. Sylvester en Cravat Events zijn dit jaar de uitblinkers, met elk drie cases in de finale. Fast Forward, Balthazar, CityCubes, d-side, New Balls Please, Event Masters en Goosebumps hebben elk twee finaleplaatsen.

Ten slotte kan ook Luc Petit nog een dubbelslag slaan, met cases van Les Nocturnales en LPC Patrimoine. 16 andere agentschappen hebben hun hoop gevestigd op een enkele case in de finale.

Live presentaties Op 1 december zullen de juryleden hun definitieve oordeel vellen. Dit doen ze op basis van de live presentaties die overdag in de Nekkerhal worden georganiseerd. De deelnemende agentschappen krijgen daar de kans om de sterke punten van hun finalecases nog eens nadrukkelijk in de verf te zetten. Deze live presentaties zijn bovendien ook toegankelijk voor het publiek. De ideale gelegenheid dus om de beste evenementen van de voorbije twee jaar tot in detail te ontdekken. De toegang is gratis, maar tickets voor deze sessies moeten wel vooraf gereserveerd worden via www. bea-awards.eu.

Speciale prijzen Aan het einde van de namiddag zal de jury achter gesloten deuren bijeenkomen om per categorie twee Gouden BEA’s toe te kennen (één voor de 2020-periode en één voor de 2021-periode). Tijdens deze beraadslaging kan de jury bovendien ook nog beslissen om ‘speciale awards’ toe te kennen.

Wanneer een bepaalde case zich op een specifiek aspect (beste activatie, beste staging, beste ROI/ROO) op een bijzondere wijze heeft onderscheiden, kan dit op die manier bekroond worden. En vanaf dan is het aftellen tot de prijsuitreiking ’s avonds…

39

FINALISTEN BEA 2020-2021 Business-to-Business

Cases 2020

CASE AGENCY CLIENT BMW. The story of luxury............................................ Fast Forward................................... BMW Belux Boutique Hotel in the Air............................................. Balthazar......................................... Brussels Airlines Discover More............................................................... Cravat Events.................................. HPE ION - Opening Waregem Business Park..................... Dazzle Events.................................. ION Regenerative Alliance 2019........................................... People First..................................... Libramont Tamara - The Amazing Rally........................................ Meetmarcel..................................... Woodstoxx The Kraken Memorial................................................... Keep it Quiet................................... Jet Import

Business-to-Consumer

CASE AGENCY CLIENT Belfius EuroHockey Championships........................... Sportizon........................................ KBHB & EHF Fanta Halloween........................................................... Demonstr8...................................... Coca-Cola Services LEA launch.................................................................... Butik Agency................................... Mondelez Q-MasQuerade............................................................. Twice............................................... DPG media Rail & Snow................................................................... Cravat Events.................................. Stad Antwerpen Smile Safari.................................................................... CityCubes........................................ Audi, Coca Cola, McDonalds, Lidl & Samsung

Business to Enterprise

CASE AGENCY CLIENT Factory of Dreams......................................................... To the Point Events......................... Mathieu Gijbels Grimbergen Experience................................................ Fast Forward................................... Carlsberg International Ontex 40 years............................................................... d-side............................................... Ontex Opel Corsa & Astra Training Days............................... New Balls Please............................. Opel Belgium Steampunk, inspired by Cegeka................................... Way2Events..................................... Cegeka Young Grad Day............................................................ Open the Fridge.............................. Telenet

Institutional Events

CASE AGENCY CLIENT Liberation Days Antwerpen 1944 - 2019...................... Sylvester.......................................... Stad Antwerpen The Success of Chance.................................................. Event Masters................................. Nationale Loterij BAM Marketing Congress 2019.................................... Ofcores............................................ BAM - Belgian Association of Marketing European Research and Innovation days.................... VO Europe +VO Event................... European Commission Luminus Wind Day....................................................... Yuzu Events.................................... Luminus (Groupe EDF) Bastogne - The Roads To Freedom............................... Les Nocturnales.............................. City of Bastogne

Business-to-Business

Cases 2021

CASE AGENCY CLIENT Think hybrid................................................................. Sylvester Events.............................. Eigen project HO Gent proclamaties.................................................. Goosebumps Events....................... HO Gent Global Festival Game.................................................... Event Masters................................. Event Masters

Business-to-Consumer

CASE AGENCY CLIENT smile #LikeMe............................................................... CityCubes........................................ VRT Belgian Brewer Trails.................................................... Cravat Events ................................. Eigen project - INTO SPORT Serre Pop Up.................................................................. Goosebumps Events....................... Eigen project First Concert Covid Safe............................................... RTL Belgium................................... Radio Contact

Business to Enterprise

CASE AGENCY CLIENT Kick-off 2021.................................................................. New Balls Please............................. Hilti Open Talk - Boost Your Beat........................................ Balthazar Events............................. Orange Belgium Net dat tikkeltje anders show....................................... Pink Piñata Productions................ P&V

Institutional Events

CASE AGENCY CLIENT Ultimas 2020................................................................. Sylvester Events.............................. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

Department: Cultuur, jeugd, Sport & media Tournai d’été.................................................................. LPC Patrimoine.............................. Ville de Tournai We are Events................................................................ d-side............................................... Stay Safe Events

40

BEA-avond vol verrassingen

Eens de BEA-jury haar oordeel heeft geveld, is het eindelijk tijd voor dé avond waar de sector al bijna twee jaar naar uitkijkt. Uiteraard zijn de awards hierbij de rode draad, maar het wordt een feestelijk event dat ook nog zoveel meer te bieden heeft. Een tipje van de sluier van wat we precies van de BEAavond mogen verwachten…

D

e organisatie van de BEA-avond is dit jaar in handen van JADA events. Zij kozen ‘The Roaring 2020’s’ als tagline voor het event. “We willen inderdaad de link leggen met de jaren twintig van de vorige eeuw, toen de wereld na een moeilijke periode herleefde, en er opnieuw volop gefeest werd”, aldus Thomas Sips van JADA events. “Qua sfeer en styling hebben we dan ook inspiratie gehaald uit die periode, al gaat het voor ons wel om een moderne interpretatie van het thema.”

The Villains De gasten van de BEA Awards mogen zich verwachten aan een avond vol verrassingen. “De beleving begint al bij aankomst”, zegt Danny Kayser van JADA events. “Gasten worden al op de parking verwelkomd door het grootste LED-scherm van Europa. En dat is slechts een van de vele verrassingen die we in petto hebben. We willen nog niet te veel verklappen, maar we kunnen wel al aankondigen dat The Villains, de twaalfkoppige liveband van O’Contraire, een van de acts zal zijn.”

Culinaire beleving Naast de invulling van het showgedeelte hecht JADA events ook veel belang aan het cateringluik. “We hebben besloten om het op vlak van catering over een andere boeg te gooien”, vertelt Thomas Sips. “Dit jaar zal er voor elke aanwezige een mooi, zittend diner zijn. Iedereen krijgt dus een culinaire beleving. Hiervoor gaan we werken met vier verschillende cateraars, waaronder J&M Catering, Gourmet Invent en De Feestarchitect. Zij zullen samen een topmenu gaan serveren, en elke cateraar komt bij elke tafel aan bod. Het is een unieke formule, waarbij vier collega’s er samen de schouders onder zetten.”

Reserveer nu uw tickets Na het diner en de awardshow volgt er nog een feestelijke networking party. Tickets voor deze geweldige avond zijn nog steeds verkrijgbaar via www.bea-awards.be.

Programma Mechelen - 1 december, 2021 Nekkerhal - Brussels North JURERING 08u30 – 12u00 Jurering met publiek 12u00 – 13u00 Lunchpauze 13u00 – 16u00 Jurering met publiek AWARDS 18u00 – 19u30 Receptie 19u30 – 22u30 Gezeten diner + BEA Awards show 22u30 – 02u00 Sector Afterparty

41

DE PARTNERS VAN DE BELGIAN EVENT AWARDS Structural partners

Partners @ Nekkerhal

Catering Partners @ Nekkerhal

Partners @ Lamot

Organization

0495 - 69 82 93

Mediapartners

EVENTNEWS.be

With the support of these Associations

42

teambuilding Teambuilding

Impact creëren door teams iets te laten beleven Na een meer dan bewogen jaar hebben de teambuildingagentschappen opnieuw de handen vol. Bedrijven en organisaties maken gebruik van de versoepelingen om hun teams tijdens teambuildingactiviteiten opnieuw te laten werken aan communicatie, vertrouwen en teamgeest. In de marge van deze heropleving sprak Experience met een handvol teambuildingspecialisten. Zij blikken terug op het voorbije coronajaar en hebben het ook over de actuele uitdagingen binnen hun vakgebied.

A

fgelopen maand bracht Experience Magazine enkele ervaren teambuildingprofessionals samen voor een panelgesprek over de uitdagingen binnen hun marktsegment: Hendrik Vandermarliere van The Outsider, Johnny Machiels van Event Masters, Matthias Verscheure van Event Mosaic en Geert Debusschere van Ecco La Luna.

Het relaas van een boeiend debat…

Een jaar vol moeilijke keuzes In het voorjaar van 2020 zaten de teambuilding agencies met de handen in het haar, toen groepsactiviteiten plots niet meer mogelijk waren. Van zodra bleek dat covid niet meteen zou verdwijnen, begon de zoektocht naar een alternatieve invulling.

Johnny Machiels: “Met Event Masters hebben we de voorbije periode meer dan 250 online teambuildings gedaan. Vanaf september 2020 is dat begonnen, en in de maanden november en december liep het echt als een trein. We hebben de verkoop zelfs moeten stoppen. Eigenlijk is onze sector al te klein om alle aanvragen voor klassieke teambuildings te beantwoorden. Voor digitale teambuildings was de markt van providers nog kleiner.”

Geert Debusschere: “Wij hebben onze eerste online evenementen al in aprilmei gedaan. Met ons globaal netwerk zijn we samen concepten gaan ontwikkelen. Daarbij een aantal standaardoplossingen, maar we zijn ons vooral gaan specialiseren in een aanpak op maat.”

Matthias Verscheure: “Wij zijn ook op die kar gesprongen, maar niet in die mate. We hebben een paar eigen programma’s ontwikkeld, en ook een paar digitale events gedaan. Dat volstond voor ons.”

Hendrik Vandermarliere: “Bij ons lag het anders. Voor onze outdoor activiteiten was een digitaal alternatief niet vanzelfsprekend. In oktober vorig jaar hebben we dan ook besloten om alles stop te zetten. We zijn met enkele mensen actief gebleven om zaken op te volgen, maar de grote ploeg hebben we moeten thuishouden. De protocollen voor onze activiteiten moesten zo vaak aangepast worden, dat het sop de kool niet meer waard was. De steeds terugkerende ontgoocheling begon ook te wegen. Dan mag het weer wel, dan weer niet. In eerste instantie was dat heel spijtig nieuws voor iedereen.

Maar uiteindelijk heeft iedereen er ook

wel een soort rust in gevonden. In mei van dit jaar hebben we de draad terug opgepikt.’

“Het beste van het slechte” Hoewel de digitale teambuildings zeker een succes waren, gaat de voorkeur van ons panel unaniem naar een bijeenkomst in real life.

Johnny Machiels: “Het is iets totaal anders. Je ziet zwarte vakjes, mensen die aan

Johnny Machiels

teambuilding 43

“Eigenlijk is onze sector al te klein om alle aanvragen voor klassieke teambuildings te beantwoorden. Voor digitale teambuildings was de markt van providers nog kleiner” het rondkijken zijn, de kat of de kinderen die binnenvallen… Je ziet dat mensen niet met 100% focus aanwezig zijn.”

Matthias Verscheure: “Ik ben eigenlijk ook geen grote fan. De groepsdynamiek is ook weg. Teambuilding staat of valt met de begeleiding. Je kan een geweldige activiteit hebben uitgetekend, als de begeleiders het met nul enthousiasme brengen, dan heeft iedereen een teleurstellende namiddag gehad. Het omgekeerde is ook waar. Een matige activiteit kan gered worden door superenthousiaste begeleiders. Maar met mensen allemaal achter hun scherm is dat niet evident.”

Johnny Machiels: “Een gewone teambuilding geeft je energie. Laat mij met een micro op een podium springen om een groep toe te spreken, en ik ben blij.

Maar na serie digitale sessies ben ik ’s avonds helemaal dood. Op sommige dagen waren het er elf. Het vreet zoveel energie. Om nog maar te zwijgen van de technische bekommernissen. Soms ben je minutenlang bezig om iemand uit te leggen waar hij of zij op een bepaalde knop moet duwen in Zoom.”

Matthias Verscheure: “Er duiken inderdaad allemaal kleine problemen op, die bij een live event in een handomdraai zijn opgelost. Vanop afstand echter…”

Johnny Machiels: “Digitale teambuildings waren eigenlijk het beste van het slechte wat we konden doen. Want het was toch nodig om mensen met elkaar te connecteren.”

Geert Debusschere: “Ik kijk daar toch iets positiever naar, ook al was ik aanvankelijk ook geen fan. Het hielp mensen om toch even – binnen de mo-

gelijkheden van corona – tot verbinding te komen. Dat heeft gezorgd voor andere manieren van connecteren, en opende een aantal andere perspectieven. Want online heeft toch ook wel zijn voordelen, en klanten willen er ook gebruik van blijven maken. Wij blijven daar dan ook nieuwe producten in ontwikkelen.”

Interne veranderingen Voor de meeste agentschappen had deze periode ook een stevige impact op de organisatie van het bedrijf.

Matthias Verscheure: “Wij zijn bijvoorbeeld teruggevallen van zes naar drie personen (intussen terug vier, nvdr). Het gaat om medewerkers die zelf zijn vertrokken, door de onzekerheid die er heerste. We zijn met twee zaakvoerders die zijn blijven doorwerken. Maar ook bij ons speelde de onzekerheid.

‘Waar gaan we naartoe?’ Gelukkig zijn we ondersteund door de overheid, daar moeten we eerlijk in zijn.”

Johnny Machiels: “Bij ons was het maandelijkse evaluatie hoeveel dagen er gewerkt konden worden. Dat was niet evident. Ook wij zijn daardoor mensen kwijtgeraakt. Die stress en onzekerheid woog heel zwaar voor sommigen.”

Geert Debusschere: “Een aantal freelancers kiezen inderdaad voor andere jobs, maar dat opent ook perspectieven voor nieuwe mensen, en zorgt voor een nieuwe wind. We hebben onlangs onze vacatures even opengezet, en we hebben heel veel reacties gehad van mensen die bij ons willen komen werken. Je geraakt een aantal mensen kwijt die op termijn toch ook wel zouden zijn vertrokken.

Maar de die-hards blijven in de sector of keren na enige tijd terug. Daarnaast

zijn wij intern heel erg aan het coachingaspect gaan werken en gaan kijken of we dat konden uitbreiden. Daaruit is ons concept ‘naturing teams’ ook geboren.”

Hendrik Vandermarliere: “Wij zijn ook op de interne processen gaan werken en dingen gaan verfijnen. Zo hebben we bijvoorbeeld een digitalisering van bepaalde processen doorgevoerd. Het bleek een van de zeldzame voordelen van corona, want anders hebben we daar nooit tijd voor.”

Johnny Machiels: “Voor het eerst in 25 jaar hebben we ons vliegtuig van Event Masters even aan de grond gezet. Dat was het moment om grondige onderhoudswerken te doen en de interne organisatie te bekijken. Want eens alles terug vertrokken is, ligt dat moeilijker.”

Inhaalbeweging De moeilijke agendaplanning voor dit panelgesprek was het beste bewijs voor de heropleving van de sector. Iedereen heeft het momenteel bijzonder druk.

Geert Debusschere



TAKE THE NEXT STEP WITH YOUR EVENT

> > > > > > > > > > > >

Live events Hybrid events Online solutions Studio sets Video productions Corporate events Private events Creative services Dry rental Exhibitions Drone recordings Fixed installations

PFL Audio Visual | Rouwbergskens 8 | 2340 Beerse België | +32 14 44 08 70 | info@pfl.be | www.pfl.be

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

teambuilding 45

“Het valt mij op dat mensen nu gewoon even willen babbelen. De programma’s hoeven dus ook niet overvol te zitten.”

Matthias Verscheure: “De inhaalbeweging is volop aan de gang. Al is het allemaal zeer last minute. Wij krijgen regelmatig aanvragen voor de week nadien. Of een project van 500 personen op minder dan een maand.”

Johnny Machiels: “Het grote probleem is dat de locaties en de cateraars allemaal al vastliggen.”

Matthias Verscheure: “Locaties geven geen opties meer. Ze hanteren het principe van ‘First come, first served’. En ik heb daar nog wel begrip voor. Het komt erop neer de klant te overtuigen om snel te beslissen.”

Hendrik Vandermarliere: “Wij doen minder beroep op onder leveranciers en hebben zelf een sterke logistiek, eigen locaties, een uitgebreide ploeg medewerkers en doen veel catering zelf met onze eigen horeca. Dat maakt dat we snel kunnen reageren omdat we veel zaken zelf in de hand houden. Waar we echter wel beroep moeten doen op externe leveranciers merken we wel dat deze reeds druk bezet zijn.”

Geert Debusschere: “Het belangrijkste is dat onze sector terug heropleeft. We moeten dus trots zijn op wat we verwezenlijkt hebben, en er opnieuw voluit voor gaan.”

Focus op samenzijn Tijdens een vorig rondetafelgesprek rond teambuilding, haalden de panelleden aan dat klanten niet altijd een duidelijk doel voor ogen hebben. Ook anno 2021 blijkt dat nog steeds het geval.

Johnny Machiels: “De vraag van veel klanten is nog altijd weinig inhoudelijk.

‘Wat is de boodschap?’ ‘Wat wil je bereiken?’… dat zijn vragen waar een klant moeilijk een antwoord op vindt. Al is er door corona wel het besef dat men terug de tijd moet nemen om meer te praten en de communicatie terug in kaart te brengen.”

Hendrik Vandermarliere: “Wij merken op dit moment vooral een vraag naar samenzijn, gewoon van elkaar genieten.

Zonder daar bewuste doelstellingen aan vast te hangen.”

Geert Debusschere: “Het valt mij ook op dat mensen nu gewoon even willen babbelen. De programma’s hoeven dus ook niet overvol te zitten. Men vraagt ruimte om samen te zijn. Bij heel wat bedrijven moeten er trouwens ook nieuwkomers ingepast worden.”

Johnny Machiels: “Klanten kiezen nu inderdaad eerst om samen te komen rond een tas koffie of met een barbecue.

Praten met elkaar. Het is tijdens die ontmoetingen dat het idee ontstaat om nog eens een echte teambuilding te doen. De vraag komt dus eerder van onderuit.”

Matthias Verscheure

Hendrik Vandermarliere: “Als de klant iets wil doen zonder echte doelstelling,

dan is dat eigenlijk al de doelstelling op zich. Een evenement om samen te zijn, zonder meer.”

Johnny Machiels: “Fun kan inderdaad een goede doelstelling zijn.”

Matthias Verscheure: “Het is onze job om een klant de weg te tonen. En om hem soms bij te sturen. Als een supersportieve manager zijn team vele kilometers wil laten fietsen, dan is dat misschien niet altijd een goed idee, omdat de helft van de groep dan misschien afhaakt. En dan moet je dat ook zeggen.”

Van fun tot training Maar teambuildingagentschappen hebben uiteraard veel meer in hun mars dan enkel maar een gezellig samenzijn organiseren. Het liefst werken ze immers rond specifieke doelstellingen.

Johnny Machiels: “Er is een duidelijk verschil tussen een teambuilding, een training en een fun event. Wat mij betreft zijn ze alle drie noodzakelijk om een goed team te creëren. Een simpele barbecue, een pintje drinken op vrijdagavond… dat zijn dingen die je samen doet om een vlotte babbel binnen het team te verkrijgen. Bij een teambuilding moet die fun gekoppeld worden aan een bepaalde doelstelling: betere communicatie, silo’s doorbreken, etc. En dan zijn er nog de echte trainingen, waarbij bepaalde processen in kaart worden gebracht en worden verbeterd. Binnen een jaarplan moet je een goede mix van die drie elementen voorzien.”

Hendrik Vandermarliere: “Voor die diepere invulling werken wij samen met trainingsbureaus. Wat wij wel doen is luisteren wat de doelstellingen van de training zijn, en daar met teamopdrach-



46

teambuilding

Trajecten ten op inspelen. Dat is onze job. De trainingen zelf doen we niet. Ik denk wel dat men momenteel een beetje verzadigd is op dat vlak, want online trainingen waren een van de weinige zaken die men nog kon doen.”

Johnny Machiels: “Het ombouwen van bepaalde doelstellingen in een teamactiviteit is volgens mij ook veel effectiever dan iemand die op een podium een theoretisch model staat te verkondigen.

Want tijdens een activiteit heb je het ook effectief gedaan.”

Hendrik Vandermarliere: “Trainingen kunnen veel sterker worden door mensen iets te laten beleven.

Ze nemen het langer mee, en ze begrijpen het ook beter dan een theoretische uitleg in een klaslokaal.”

Johnny Machiels: “Ik denk dat er nog een grote kloof zit tussen trainingen en teambuildings. Ik denk dat trainingen nog iets losser kunnen, en dat er teambuildings kunnen zijn die iets serieuzer worden.”

Geert Debusschere: “Wat ons betreft is dat toch anders. We hebben die werelden dichter bij elkaar proberen te brengen door mensen dingen te laten beleven en daarrond te gaan reflecteren met de deelnemers. Wij zijn niet de trainers die gaan observeren om dan onze bevindingen mee te geven ter plekke of in een rapport. Wij laten mensen uitdagingen beleven en laten hen daar dan zelf rond reflecteren en coachen de deelnemers rond bepaalde thematieken zoals bijvoorbeeld klantgerichtheid. Of je dat in een puur fun kader doet of met een bepaald coaching doel voor ogen, dat kan heel kort bij mekaar liggen, een domino experience is daar een ideaal voorbeeld van.”

Agentschappen benadrukken dat de beste resultaten worden behaald wanneer teambuildingactiviteiten worden gezien als deel van een breder programma.

Matthias Verscheure: “Een activiteit van één namiddag kan zeker iets teweeg brengen. Maar voor echte verandering spreek je toch over langere trajecten.”

Johnny Machiels: “Een teamdynamiek verander je onmogelijk op één namiddag.

Een klant die twee à drie keer per jaar komt, daar kan je al een bepaalde sfeer creëren. Je kan samen een bepaald jargon ontwikkelen om elkaar beter te begrijpen.”

Hendrik Vandermarliere: “Als je echt naar veranderingsgedrag wil gaan, dan moet je inderdaad werken met een opbouw, en dan spreek je over een langere termijn.”

Geert Debusschere: “Wij krijgen krijgen ook steeds vaker coaching- en teambuildingprojecten die passen in een traject, waarbij om de zoveel maanden een nieuwe prikkel wordt gegeven.”

Johnny Machiels: “Voor ons zijn zulke trajecten natuurlijk het leukst om te begeleiden, maar het blijft een minderheid van onze klanten. Het is leuk, omdat we zelf naar bepaalde targets kunnen toewerken, en ook de resultaten te zien krijgen. Bij klassieke, eenmalige activiteiten krijgen we die minder te zien.”

Copycat Niemand ziet graag dat anderen ongegeneerd profiteren van zijn eigen creatieve inspanningen. Plagiaat is dan ook een thema dat al vele jaren tot frustratie leidt bij heel wat teambuildingagentschappen.

Matthias Verscheure: “Er wordt absoluut veel gekopieerd binnen onze sector.

Hendrik Vandermarliere

Soms worden zelfs de teksten en de foto’s van onze concepten gewoon overgenomen. Ik word daar helemaal gek van.”

Johnny Machiels: “Ik heb zelfs al meegemaakt dat het eindantwoord van de teambuildingopdracht exact hetzelfde was. We hebben geprobeerd ons daartegen te beschermen. Maar dat kost zoveel negatieve energie. Terwijl onze people-driven sector net moet drijven op positieve energie.”

Matthias Verscheure: “Je kan er weinig aan doen. Van zodra men één element verandert, wordt het al moeilijk om nog bescherming te genieten. Uiteraard doen we zelf ook wel ergens inspiratie op. Maar authenticiteit blijft voor ons wel heel belangrijk.”

Johnny Machiels: “Als wij iets nieuws creëren, ga ik altijd op zoek online, of er al niks gelijkaardigs bestaat. Zo zijn er concepten, die op papier klaar waren, toch nog in de prullenmand beland.

Want als mij dat zo frustreert, dan ga ik dat ook niet doen bij iemand anders. Het laatste wat ik wil is het imago van Event Masters en van mezelf op het spel zetten.

Ooit komt dat toch uit. En er is nooit een kopie die zo goed is als het origineel.”

Geert Debusschere: “Het kopiëren is natuurlijk niet leuk. Maar het stimuleert je als bedrijf wel om continu te blijven vernieuwen. Bovendien kan men enkel je programma en je materiaal kopiëren.

De mensen waarmee je begeleidt, die zijn niet te kopiëren. Als je je omringt met de beste mensen, dan kan niemand anders diezelfde sfeer creëren.”

WHERE FUNFASTIC BUSINESS HAPPENS •

More than 10 different FUNFASTIC locations

•

Exclusive FUNFASTIC catering

•

FUNFASTIC experiences

•

+30.000 FUNFASTIC parking spaces … … and so many more

Terlaemen 30 3550 Heusden-Zolder + 32 11 85 87 63 sales@circuit-zolder.be business.circuit-zolder.be

48

venues & destinations

“Sterke vraag naar live events en networking” Met tot twee keer toe een maandenlange sluiting van de bioscoopzalen, werd Kinepolis de afgelopen 20 maanden bijzonder hard getroffen.

Maar ook in die moeilijke periode is het bedrijf voortdurend blijven werken aan een alternatieve invulling, ook voor haar B2B-klanten. Intussen klaart de hemel terug op, want bedrijven vinden in groten getale terug de weg naar de Kinepolisbioscoopcomplexen. Séverine Smetz, National B2B Sales Manager bij Kinepolis, blikt voor ons terug op de voorbije periode, en geeft haar kijk op de nabije toekomst.

H

et zijn momenteel drukke dagen voor het team van Kinepolis Business. “We hebben echt wel een goed gevuld najaar”, aldus Séverine Smetz. “Sinds de richtlijnen eind augustus een stuk duidelijker zijn geworden, is B2B aan een inhaalbeweging bezig. De vraag naar live-evenementen en networking is heel groot. Heel wat bedrijven hebben dan ook beslist om dit najaar nog iets te organiseren. Voor de maanden september en oktober zitten we zelfs al terug op ons niveau van 2019. Dat is heel mooi om te zien. En ook al zijn heel wat aanvragen last-minute, wij proberen dit zo goed mogelijk in te vullen met ons team.”

Connectie Het is duidelijk dat bedrijven zo snel mogelijk de draad weer willen oppikken. “We horen in de markt dat heel wat bedrijfsleiders, managers en CEO’s de COVID –periode als lastig hebben ervaren omdat ze inspiratie misten. Ze kwamen niet meer in contact, ze reisden niet meer, en de networking-momenten vielen weg.

We zijn blij dat we daar nu opnieuw een antwoord op kunnen bieden, en hen terug connectie kunnen laten maken. Een voorbeeld daarvan is de Gondola Day, die we begin september in ons Brussel-Zuid complex hebben ontvangen. Tijdens dit belangrijk retailevenement werden 450

Séverine Smetz

professionals ontvangen om te netwerken, seminaries bij te wonen en debatten te volgen. Zo’n dag geeft iedereen terug een pak energie.”

Alternatieven Tijdens de voorbije covidperiode is Kinepolis uiteraard niet bij de pakken blijven zitten, maar werd er gezocht naar een alternatieve invulling. “Een van de belangrijkste dingen die we ontwikkeld hebben waren de drive-in sessies van Kinepolis On Tour. Dat was een project waarmee we terug connectie konden maken met onze bezoekers. Deze drive-in settings werden ook in een B2B-formule verkocht, waarbij het terrein geprivatiseerd werd. Er zijn heel wat bedrijven die daar een beroep op gedaan hebben. Op die manier konden ze in veilige omstandigheden toch een fun-evenement aanbieden aan hun gasten of werknemers.”

Continu aanpassen Maar ook voor de Kinepolis-zalen werd er gezocht naar een tijdelijke andere invulling. “In Kortrijk hebben we met VIVES samengewerkt om lessen te organiseren, er zijn examens geweest in onze zalen, en in Antwerpen wordt er dit najaar ook nog een vaccinatiecentrum ondergebracht in ons complex.

Verder hebben we ook heel wat formats voor kleinere groepen opgezet, zoals morning sessions voor groepen tot 60 personen. Normaal gezien zijn groepen vanaf 200 personen tot in de duizenden onze core business. Maar we hebben ons continu aangepast.

Want de maatregelen veranderden voortdurend, wat zorgde voor een pak extra werk. Ook de verschillende regels in de verschillende regio’s waren en zijn nog steeds niet evident om mee om te gaan.”

venues & destinations 49

perfect bij ons, omdat we zoveel technologie in huis hebben, en alles tot in detail op een groot scherm kunnen tonen.”

Vlaggenschip

Eigen studio Het afgelopen jaar kenden hybride events hun definitieve doorbraak. Ook voor Kinepolis zijn deze events een blijver. “In Kinepolis Antwerpen hebben we samen met Blue Moon een studio geïnstalleerd.

Deze werd in het voorjaar gelanceerd, en daar hebben we toch al een reeks mooie digitale en hybride events mogen ontvangen. Vanuit Antwerpen kunnen we streamen naar alle Kinepolis-vestigingen in de Benelux. En uiteraard ook naar ieders thuisomgeving wereldwijd. Uiteraard zien we nu, na de succesvolle vaccinatie en de versoepelingen, dat er terug volop wordt gekozen voor volledig live events. Maar we verwachten wel dat er vanaf volgend jaar toch ook weer regelmatig voor het hybride concept gaat gekozen worden. Dit is een mooie aanvulling van ons aanbod, met enkele specifieke troeven. Want bedrijven zullen toch iets minder verplaatsingen maken. Niet omdat het niet meer mag, maar wel omdat ze ontdekt hebben dat het op deze manier ook kan.”

Nationaal event, regionale invulling Een van de belangrijkste USP’s van Kinepolis is de mooie spreiding over het hele land. “Op die manier kunnen we een nationaal evenement een regionale invulling geven, van Luik tot Oostende. Dat betekent dat niet iedereen in één complex hoeft samen te komen. Wettelijk gezien kunnen we nu volgens de richtlijnen tot 500 per zaal, dus gezien we theatres hebben van een 10-tal tot meer dan 25 zalen, is onze capaciteit voor events best groot. Per site kunnen we dus heel wat aan. Belangrijk daarbij is dat wanneer een klant kiest voor meerdere theatres, hij nog steeds te maken heeft met één enkele contactpersoon, die ervoor zorgt dat alles op elkaar wordt afgestemd. Zo hebben we onlangs een event gedaan voor de Tandartsenfederatie, voor wie het belangrijk was dat de zeven deelnemende Kinepolis-vestigingen met elkaar in contact stonden. Zulke wetenschappelijke en medische evenementen passen overigens

In 2019 werd Kinepolis bekroond als ‘Onderneming van het Jaar’, een competitie georganiseerd door EY. “Naar jaarlijkse traditie ontvangt de winnaar alle voormalige winnaars, juryleden en partners van de competitie voor een Winner’s Dinner. Dit event hebben we ook pas afgelopen maand kunnen laten plaatsvinden, met een exclusieve screening van No Time To Die in Antwerpen. Momenteel zijn we met Kinepolis Antwerpen ook in de running voor de titel van Best Event Location, van het Nederlandse Meetings Platform.

Antwerpen is echt wel ons vlaggenschip: we hebben er 3D,4DX, Laser Ultra, ScreenX, de Blue Moon studio, een loftruimte en een grote receptieruimte. En uiteraard is de centrale ligging er heel gunsting. Dat is toch iets wat we internationaal meer willen gaan uitspelen.”

Een gemotiveerd team Na een woelige periode staat het team van Kinepolis Business weer helemaal klaar om verschillende soorten evenementen te ontvangen. “Hoewel er wel wat verloop is geweest – wat niet abnormaal is gezien de omstandigheden – moet ik zeggen dat ik een fantastisch team heb, dat keer op keer inspanning geleverd heeft om er steeds weer te staan. Het was soms frustrerend: evenementen rond de Bond-film zijn bijvoorbeeld verschillende keren opgeschoven, omdat de release telkens werd uitgesteld. Toch is iedereen heel gemotiveerd om er terug voluit voor te gaan. We kijken uit naar een ‘normaal’ jaar in 2022. En we hopen dat we onze cateringpartners en alle agencies waarmee we samenwerken terug kunnen laten opbloeien”, zo besluit Séverine Smetz.

We event your story Scheldestraat 57 2000 Antwerpen +32 3 257 09 13 info@jada-events.be jada-events.be

venues & destinations 51

Een compacte stad boordevol smaak en kennis

Voor heel wat organisatoren in ons land is Hasselt nog een onbekende en dus onbeminde meetingbestemming. Nochtans heeft de compacte stad heel wat ingrediënten die event- en meetingplanners kunnen aanspreken, met een gevarieerde mix van originele locaties en activiteiten. Isa Dilworth, Coördinator van het conventiebureau Meet in Hasselt, laat ons kennismaken met enkele van de belangrijkste troeven van Hasselt.

H

oewel er soms nog gesproken wordt over ‘het verre Limburg’, ligt Hasselt in werkelijkheid op minder dan een uurtje rijden van Antwerpen en Brussel. “Hasselt zelf is makkelijk bereikbaar, maar omdat we zo’n compacte stad zijn, gaan ook de verplaatsingen tussen de verschillende accommodaties in de stad zeer vlot”, aldus Isa Dilworth.

“De stad telt tientallen originele en tot in de puntjes verzorgde locaties, waarin ook de kenmerken van Hasselt naar voren komen. Hasselt is namelijk een stad met een sterke reputatie op vlak van kennis & innovatie, goede smaak en muziek. Allemaal elementen die ook een meerwaarde kunnen geven aan meetings en evenementen.”

pandemie. De pop- en rockopleidingen van de PXL zijn uniek in de Benelux.

Mee met de digitale revolutie Heel wat Hasseltse venues worden ook gekenmerkt door innovatie. “Locaties zoals PXL en Corda Theater hebben tijdens de coronacrisis heel snel de switch gemaakt en zijn uitgegroeid tot voorlopers op vlak van hybride events. Met

Meet in Hasselt hebben we dit voorjaar trouwens een eigen hybride event georganiseerd in Corda Theater. Het event werd live opgenomen en gestreamd naar drie andere locaties in de stad – Z33, de Abdijsite van Herkenrode en PXL – waar ook telkens een kleine groep mensen aanwezig was. En de ontwikkeling van venues gaat nog verder, want in 2024 opent op Corda Campus een hypermoderne digitale arena van 10.000 m².”

Kenniscentrum Met de UHasselt, de UCLL, de PXL Hogeschool, het Jessa Ziekenhuis en de tech-campus Corda is er heel wat kennis in de stad aanwezig. “De afdeling biostatistiek van de UHasselt kwam het voorbije anderhalf jaar nadrukkelijk in beeld bij het in kaart brengen van de



52

venues & destinations

Binnenstad als congresdorp Het gevarieerde aanbod van venues leent zich voor evenementen van uiteenlopende omvang. “De capaciteit van de Trixxo Arena is enorm en deze kan duizenden mensen ontvangen. Maar voor meerdaagse congressen met overnachting mikken wij op congressen van 200 tot 300 personen. Voor zo’n evenementen wordt de stad eigenlijk een congresdorp op zich, waar men de venues, de hotels en restaurants allemaal op wandelafstand vindt. Het hotelaanbod in Hasselt telt zo’n 620 kamers. Ook hier wordt voortdurend in geïnvesteerd.

HasHotel en Yup hebben nog maar pas extra kamers bijgebouwd. Holiday Inn werd onlangs volledig vernieuwd. Het telt 108 kamers, en de grootste conferentiezaal kan tot 240 personen ontvangen.

In september mocht het hotel nog de deelnemers van de ICCA France-Benelux Chapter Summit ontvangen. Andere hotels zoals Radisson Blu en Park Inn hebben een vergelijkbare capaciteit.

En ook hier staat een renovatie op de planning. Ook op gastronomisch vlak is het aanbod uitgebreid. De stad heeft 36 zaken in de Gault&Millau-gids en drie restaurants met een Michelin-ster.

Er is ook een groot vegetarisch en veganistisch aanbod, met enkele bekroonde restaurants, zoals bijvoorbeeld Lento.”

Goede smaak in mode, kunst en lokale lekkernijen Hasselt staat voor goede smaak, met een sterke modetraditie, verschillende kunstencentra en natuurlijk ook de eigen Hasseltse jenever. “Deze troeven komen naar voren in enkele bijzondere venues. La Bottega is bijvoorbeeld een gerenoveerde jeneverstokerij, gelegen boven een levendige concept store.

Deze plek is ideaal voor vergaderingen of kleine events tot 60 personen. Ook cultuurcentrum Z33 biedt een origineel kader voor een vergadering. En in het Modemuseum kan je terecht voor de unieke teambuilding ‘Dress for Success’, waarin je leert voor iedere gelegenheid de ideale outfit samen te stellen.”

Groene omgeving

Matchmaker

Wie tot rust wil komen, vindt binnen en rondom de stad tal van rustgevende plekken. “In domein Kiewit en natuurgebied De Wijers kan je met je team de natuur in. En in het voorjaar zijn de bloesems van de Japanse Tuin onze blikvanger. Wie op zoek is naar een unieke vergaderlocatie in het groen, is hier op de juiste plek. Het glazen paviljoen van de tuin, OKANDO, biedt plaats aan 50 personen. Om het plaatje compleet te maken kan je de vergadering of training nog koppelen aan een sushi-workshop of een yoga-sessie.”

Wie erover nadenkt om in Hasselt een vergadering, congres of event te organiseren kan rekenen op de ondersteuning van het conventiebureau van de stad.

“Vanuit Meet in Hasselt bieden wij organisatoren een gratis service op maat. Wij luisteren naar wat de klant precies wil en proberen dit te linken met het aanbod.

Wij zijn dus eigenlijk de matchmaker tussen de aanvrager en de partners in de stad. Momenteel werken wij samen met een dertigtal partners, die samen een zeer divers aanbod van accommodaties en diensten aanbieden. Hiermee kunnen wij een pakket samenstellen dat aansluit bij de verwachtingen van de klant”, zo besluit Isa Dilworth.

Op ontdekking in de stad Een populaire groepsactiviteit in Hasselt zijn de verschillende thematische stadswandelingen. “Zo is er een Street Art Tour waarbij een enthousiaste gids je meeneemt langs de vele graffitigevels en andere street art-werken die onze stad rijk is. Deze wandeling kan bovendien gekoppeld worden aan een workshop graffiti. Een andere populaire wandeling is de Proevertjesroute, die halt houdt bij verschillende speciaalzaken om lokale specialiteiten zoals paté, speculaas, koffie en bieren te ontdekken.

MuziekTour Hasselt is dan weer een eerbetoon aan de rijke muzikale geschiedenis van Hasselt. Op de verschillende locaties kan je een QR-code scannen, waarna je een video te zien krijgt met daarin een anekdote, een blik achter de schermen, een muziekquiz… Eventueel kan je deze tocht laten eindigen bij Muziekodroom, waar je een festival als personeelsfeest kan organiseren.”

Isa Dilworth

Meet in Hasselt Maastrichterstraat 59 3500 Hasselt 011 23 96 67 meet@hasselt.be www.meetinhasselt.be

HOSTESSEN • EVENT & BRAND MODELS WWW.PRIME-IMPRESSIONS.BE

NEW!

Evenementen met een hoek af. En liefst twee.

Whatever it takes.

Fast Forward neXt betekent dat wij onze krachten bundelen met BUTIK en toegang krijgen tot een allround flexibel netwerk.

Fast Forward neXt blijft gewoon Fast Forward, maar heeft nu directe toegang tot méér. Meer expertise. Meer structuur. Meer inspiratie.

www.fastforward.events

#thrilledtopieces

54

venues & destinations

Nieuwe locatie op maat van digitale, hybride en live events

Minstens tot het einde van 2021 kunt u in Mechelen terecht in Eventcity.be, een eventlocatie die helemaal is afgestemd op de hedendaagse noden van een eventorganisator. Deze veelzijdige ruimte heeft immers de capaciteit om snel te kunnen switchen tussen een live, een hybride en een online invulling van uw event.

Stefan Uytterhoeven, initiatiefnemer van deze pop-up locatie, legt ons uit wat we precies mogen verwachten.

Pop-up

Z

oals wel vaker gebeurt in onze sector, is dit nieuwe initiatief het resultaat van een toevallige samenloop van omstandigheden. “Een tijd geleden hebben we met MoJuice een spot gedraaid in de studio van het productiehuis R.V. Productions”, aldus Stefan Uytterhoeven. “We zijn toen aan de praat geraakt over de verdere mogelijkheden van die locatie. De studio’s staan regelmatig leeg, dus werd het idee aangehaald om hiervan gebruik te gaan maken voor de organisatie van evenementen. Na een uitgebreide denkoefening heeft de eigenaar het besluit genomen om de studio ook als eventlocatie te gaan aanbieden. En aangezien wij met MoJuice nogal vaak voor de evenementenwereld werken, heeft men ons gevraagd om hier mee onze schouders onder te zetten, en de studio mee te exploiteren op de vrije momenten.”

Deze nieuwe locatie gaan in eerste instantie van start als pop-up. “Gedurende vier maanden willen we kijken of er vraag is in de markt om ook op langere termijn zo’n grotere locatie te hebben in het Mechelse. Eind december zullen we evalueren of we er mee verdergaan. Maar we geloven alvast dat het een plek is met unieke troeven. Eventcity.be bevindt zich vlakbij de afrit Mechelen-Noord van de E19. De venue beschikt over een vijftigtal eigen parkeerplaatsen, en op 500 meter bevinden zich nog eens twee grotere parkings, die met een shuttledienst bediend kunnen worden.”

concept: een blackbox van 1000 m² (30 meter bij 35 meter) waar je alle kanten mee uit kunt. Deze ruimte heeft een hoogte van 6 meter en is voorzien van de nodige takelpunten. Standaard zijn er een podium, een onthaal en een basic audiovisuele setup van onze partner PFL voorzien. De aanwezigheid van deze basisuitrusting maakt dat men er al aan heel betaalbare prijzen een event kan organiseren. Afhankelijk van de specifieke wensen en noden kan de setup en de inkleding verder geüpgraded worden met alle toeters en bellen die de klant maar wenst.”

Instapklare blackbox

Expertise op vlak van streaming

In Eventcity.be hebben evenementenagentschappen en andere organisatoren alles voorhanden om een event volledig naar eigen smaak op te zetten. “Het gaat om een eenvoudig en instapklaar

Eventcity.be richt zich op alle soorten evenementen van allerlei omvang. “In een 100% live setup kan Eventcity.be tot 600 gasten ontvangen. Het is een zaal

venues & destinations 55

met uitstekende akoestische kwaliteiten, perfect om livestreams op te zetten.

Vanuit MoJuice kunnen we hiervoor alles van begin tot einde aanbieden. We hebben de laatste jaren binnen ons bedrijf heel wat expertise opgebouwd met ons eigen streamingplatform, waarmee we hybride of helemaal online kunnen gaan. We hebben ons daarbij echt gespecialiseerd in het vertalen van de live beleving naar de schermen van het online publiek. Deze expertise kunnen we dus ook gaan inzetten in Eventcity.be.”

Flexibel switchen tussen verschillende formules De pop-up eventlocatie leent zich zowel voor fysieke en hybride, als voor online events. “Dit zorgt ook voor de nodige flexibiliteit, want er kan heel vlot geswitcht worden tussen de verschillende formules: live, hybride of digitaal. Dit

Drie cateraars met een goede reputatie geeft de klant de kans om nu al een datum vast te leggen, om dan pas later de verdere invulling te bepalen, afhankelijk van externe factoren. Ook voor de eventkantoren is dit een aangename service. Maar een digitale component is geen must om naar Eventcity.be te komen. Agentschappen die kiezen voor een volledig fysiek evenement, zijn hier ook meer dan welkom. Want hoewel we zelf intussen al zoveel livestreams gedaan hebben, blijf ik persoonlijk live nog steeds de sterkste communicatietool vinden.”

Op vlak van catering is er keuze tussen drie cateringpartners uit de buurt, die elk hun eigen accenten kunnen leggen. “We hebben bewust gekozen voor eventcateraars uit de omgeving, met de nodige naam en faam. J&M Catering is een van de cateringreferenties in ons land, die zowel grote als kleine events aankan. Repas Catering is een Mechelse partner, en heeft binnen de eventwereld ook een mooie naam opgebouwd. Food Lovers uit Brussel kan dan weer zorgen voor meer diversiteit en low-budget oplossingen. Je kan dus echt kiezen welke richting je met het evenement wil uitgaan.”

Alles voor een succesvol event Met een prima ligging, een mooie oppervlakte, technische ondersteuning, streamingmogelijkheden en uitstekende cateraars kan Eventcity.be dus heel wat troeven voorleggen. “Kortom, we zijn helemaal klaar om de meeste uiteenlopende events in Mechelen te ontvangen.

Wie binnenkort een event wil organiseren, moet dus zeker eens een kijkje komen nemen. We hebben alles in huis om er een succes van te maken”, zo besluit Stefan Uytterhoeven.

56

associations

“Laat ons verdergaan op wat er nu is opgebouwd”

H

ugo Slimbrouck is een man met een rijke carrière in de wereld van hotels, events en incentive travel.

“Het is allemaal begonnen tussen de potten van het Holiday Inn hotel in Brugge.

Daar ben ik via de receptie uiteindelijk doorgegroeid naar een salesfunctie.

Nadat ik meer dan een decennium lang commerciële directiefuncties had uitgeoefend bij verschillende hotelketens, was het in 1995 tijd voor iets anders. Ik keerde terug naar mijn thuisstad Brugge, waar ik mee aan de wieg stond van het congresbureau van de stad. Na zes jaar ‘Meeting in Brugge’, ging mijn carrière verder in de wereld van Destination Marketing en Professional Congress Organising. De laatste 14 jaren werkte

Toen de coronacrisis in maart 2020 genadeloos toesloeg, voelde iedereen in de eventwereld meer dan ooit de noodzaak voor een sterke sectorvertegenwoordiging. Dit resulteerde in de oprichting van de Event Confederation, een organisatie die op korte tijd en in moeilijke omstandigheden mooie resultaten heeft kunnen boeken. Nu het oorspronkelijke crisisbeheer stilaan wordt afgebouwd, verbreedt de focus van de confederatie, en komen ook de vele andere uitdagingen van de sector op de agenda. Deze nieuwe stap wordt gezet onder leiding van Hugo Slimbrouck, die sinds 1 september officieel de rol van Director op zich heeft genomen.

ik voor de MCI Group waar ik de kans kreeg om mee te bouwen aan een internationaal netwerk van DMCs (Ovation).

Een collega tipte mij over de vacature bij de Event Confederation. Toen ik de vacature grondig doornam, wist ik meteen: dit is helemaal op mijn lijf geschreven. Ik heb toen verder geïnformeerd.

Na enkele interessante gesprekken met

leden van Besa, Febelux en Acc werd er besloten om met mij in zee te gaan.”

Verder bouwen In zijn functie als directeur van de Event Confederation neemt Hugo de fakkel over van Stijn Snaet en Bruno Schaubroeck.

“Zij hebben echt wel een ongelooflijk

associations 57

“Vroeger praatten de verschillende segmenten van onze sector enkel ‘on the field’ met elkaar.”

Perceptie veranderen

werk verricht. Ze hebben in moeilijke omstandigheden de brede eventindustrie bij elkaar gebracht. Vroeger praatten de verschillende segmenten van onze sector enkel ‘on the field’ met elkaar. Er was al een werkgroep paritair comite, maar voor de rest was er geen uniformiteit. De nood was er ook niet gezien de groei van onze sector de laatste jaren. Corona heeft de sector echter verplicht om ‘aan hetzelfde zeel te trekken’. Nu moeten we verder doorgaan op wat er nu is opgebouwd. Er zijn nog tal van sectorspecifieke noden waarover de politiek correcte en onderbouwde informatie over onze industrie dient te ontvangen. De confederatie heeft een roadmap voor de toekomst waarmee ik aan de slag ga.”

Een van de eerste zaken die de eventsector heeft gedaan na het uitbreken van de coronacrisis, was het aantonen van zijn eigen relevantie, door zichzelf in kaart te brengen als een industrie en niet ‘een bezigheid’, een industrie met rechtstreeks en onrechtstreeks minstens 80.000 jobs. “De perceptie van de eventindustrie is geen weergave van wat de sector in werkelijkheid is. Als je naar het nieuws kijkt, denk je bij ‘events’ vooral aan events die de media halen, de zomerfestivals, de grote vakbeurzen, concerten. De perceptie wie we zijn en wat we doen binnen onze live industrie moet dan ook veel breder worden.

Daarom zullen we ook in de toekomst met studies de relevantie van onze sector blijven aantonen. De economische en maatschappelijke impact moet getoond worden.”

Sustainability uit de koelkast Duurzaamheid en opleidingen worden heel belangrijke pijlers om de komende jaren op te werken. “De hele eventin-

dustrie was bezig met duurzaamheid, tot Covid dat volledig van tafel veegde, hier moet terug focus op komen. Event Confederation dient samen met haar leden ‘best pratices’ te delen, en we moeten zelf het voortouw nemen in een vergroening en het duurzamer maken van onze sector. Dán zullen de klanten, de collega’s en de bezoekers ook volgen.

Lead by example wordt belangrijk. Een ander belangrijk werkpunt is educatie.

Elke federatie heeft natuurlijk wel al enkele opleidingen, maar hier kunnen we nog zoveel meer doen, zeker voor kleine bedrijven en freelancers.

Een industry is pas aantrekkelijk als je kan doorgroeien, nieuwe zaken kan leren, en net daarom zijn wij als sector een aantrekkelijke werkgever, bij ons krijgt iedereen kansen om te helpen en nieuwe discplicines te ontdekken. Maar dat is niet alleen zo op technisch vlak, we moeten onze ondernemers ook beter opleiden en helpen met betrekking tot fiscale en financiële kennis. Op die manier worden onze bedrijven steviger en (nog) gezonder.”



58

associations

“De neuzen staan nu in de zelfde richting, we moeten nu structuur brengen en werken op de belangen ‘post-Covid’.”

Rijdende trein “Op een rijdende trein springen is niet zo eenvoudig, maar na 3 maanden begin ik toch een beetje mijn weg te vinden in de vele dossiers en contacten bij de overheden. Gelukkig kan ik beroep doen op de associaties die lid zijn van Event Confederatie, want we mogen niet uit het oog verliezen dat onze federaties de motor zijn van de Event Confederatie. Ik besef ook dat federaties in de toekomst soms tegengestelde noden zullen hebben. Ik zie mijn rol nu vooral als iemand die van crisismanagement naar dagelijks management moet gaan en de Event Confederation daarin moet vooruit stuwen. Met concensus van alle leden, maar ook met focus op de sectorspecifieke noden. De doorstroming van informatie vanuit Event Confederation naar de federaties – en dus hun leden – is voor mij essentieel.”

Inzet voor de slachtoffers van de overstromingen Tijdens zijn inlooppperiode deze zomer werd Hugo geconfronteerd met een onverwacht project voor de Event Confederatie. “Toen in juli de overstromingen voor een ongeziene ravage zorgden in Wallonië, hebben Vinciane Morel en Bert Knuts, twee van onze bestuursleden, meteen initiatief genomen om ter plaatse te gaan helpen. Onze sector heeft immers de nodige knowhow, en bovendien waren er nog heel wat krachten beschikbaar. Er is overlegd met Binnenlandse Zaken, het Crisiscentrum en het Rode Kruis, en we zijn als Event Confederation in het project gestapt om voedsel te brengen naar de slachtoffers van de watersnood in de provincie Luik, op alle sites die beheerd worden door het Rode Kruis. Hiervoor hebben we een beroep gedaan op de federatie van foodtrucks. Op het piekmoment hebben we gezorgd voor meer dan 10.000 maaltijden per dag, verdeeld over 25 locaties.

En bovendien hebben we op die manier ook 25 bedrijven – foodtrucks en eventcateraars – aan het werk kunnen zetten.”

Langetermijnvisie Het is dus met de volle ‘goesting’ dat Hugo Slimbrouck aan zijn opdracht is begonnen. “Ik zie Event Confederation een belangrijke spreekbuis namens de sector te worden voor de overheden van dit land. De neuzen staan nu in de zelfde richting, we moeten nu structuur brengen en werken op de belangen ‘post-Covid’. Ons human capital, de passie voor onze mooie sector en bedrijven beschermen lijkt me een fantastische uitdaging”, zo besluit Hugo Slimbrouck.

WWW.BALTHAZAREVENTS.BE /balthazarevents /balthazarevents /company/balthazar-events

EVENTCITY.BE PRIME POP-UP EVENT LOCATION - MECHELEN 15 SEPTEMBER 2021 - 31 DECEMBER 2021

EventCity.be is brand new 1000 m2 prime pop-up location in Mechelen, brought to life with one sole purpose: delivering an exquisite event experience.

Our experienced team caters made-to-measure events ranging from engaging liveshows, interactive streaming events and state-of-the-art hybrid events.

016 36 09 06 WWW.EVENTCITY.BE