event management 35
“Altijd een plan b voorzien” Charlotte De Laet
EY is een wereldwijde, multidisciplinaire professionele dienstenorganisatie die in meer dan 150 landen aanwezig is. Events zijn een belangrijk ingrediënt in het recept van het bedrijf. Zo pakt EY Belgium jaarlijks uit met events als Onderneming van het Jaar en Family Business Award of Excellence. Naast deze twee blikvangers organiseert het bedrijf ook nog eens een veelvoud aan andere interne en externe events. Charlotte De Laet, die als corporate event planner bij EY Belgium al deze initiatieven mee in goede banen leidt, geeft ons een inkijk in haar job.
Hoe bent u in uw huidige job terecht gekomen? harlotte De Laet: “Na mijn studies toerisme ben ik eerst aan de slag gegaan als reisleidster. Maar ik kreeg al snel de indruk dat er in die sector veel geautomatiseerd werd en dat het toekomstperspectief misschien niet ideaal was. Toen bleek dat EY op zoek was naar iemand die intern ondersteuning kon bieden voor events en seminaries. Daar ben ik dan voluit voor gegaan.”
C
Waaruit bestaat uw rol binnen EY? “Eerst was het een puur ondersteunende functie, maar intussen ben ik hier nu 9 jaar, en ben ik doorgegroeid tot corporate event planner. Ik organiseer de interne events en teambuildings, maar ook de trainingen en externe seminaries, en recent ook webinars. Dit omvat
het hele pakket: van het versturen van de communicatie tot de praktische invulling.” Welke rol spelen evenementen binnen de marketingmix van EY? “Die zijn erg belangrijk. We hebben een aantal grote flagship events die we organiseren, zoals bijvoorbeeld Onderneming van het Jaar en een awarduitreiking voor familiale ondernemingen, de Family Business Award of Excellence. Verder zijn er al onze seminaries en networking events waarmee we cliënten en potentiële cliënten willen bereiken, om te networken en om hen te informeren over de nieuwigheden binnen de sector. Wij proberen trouwens niet enkel cliënten naar ons toe te trekken, maar ook cliënten onderling bij elkaar te brengen, en hun netwerk te
laten verbreden. Zo willen we start-ups en scale-ups helpen om hun business te laten evolueren. Uiteraard proberen we ook onze naambekendheid te vergroten, maar het belangrijkste element bij de externe events is meestal toch die networking.” Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap? “Dat hangt af van de omvang van een event. De kleinste events zullen we zelf in handen nemen. Maar vanaf het moment dat we naar 200 personen gaan, kijken we wel uit naar een partner om alles mee op poten te zetten. Het hangt ook af van de werkdruk in die periode. Momenteel is het echt aan het ‘boomen’ en krijgen we veel aanvragen van onze verschillende afdelingen.”
