40 Biznes
BIURO BEZ PAPIEROWYCH DOKUMENTÓW? Teraz to możliwe W ostatnich latach menedżerowie i pracownicy coraz częściej stawiają sobie pytanie: jak zwiększyć produktywność aktualnych zespołów? Ogólnoświatowe badanie
przeprowadzone przez IDC, pokazuje, że problemy związane z zarządzaniem dokumentami papierowymi powodują 21% spadek wydajności organizacyjnej. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można szybko i łatwo zwiększyć efektywność pracy. Artykuł przygotowany we współpracy z grupą Komputronik
ności: na działaniu Lean i wymaganiu od pracowników
90 dni – tyle wystarczy, by tradycyjne biuro zmienić
utrzymania ciągłości działania przy coraz mniejszych
w pełni zdigitalizowane biuro przyszłości. Przed podję-
zasobach. Nowoczesne narzędzia: poczta elektroniczna,
ciem wyzwania, jakim jest wprowadzenie elektronicznego
programy księgowe, systemy ERP, publikacje cyfrowe
obiegu dokumentów, należy przeanalizować trzy kluczowe
i setki innych technologii mają pomóc w optymalizacji
etapy procesu – importowanie, przepływ oraz archiwizację
pracy. Zgodnie z założeniami pozwolą zwiększyć wydaj-
i wyszukiwanie dokumentów. Digitalizacja przeprowa-
ność, współdzielić między pracownikami dokumenty
dzona w przemyślany sposób przyniesie korzystny efekt na
i ułatwią obieg dokumentów.
każdym z tych etapów. Najistotniejszym elementem w tym
Jednym z największych spowalniaczy rewolucji cyfrowej jest papier. Tworzenie, a później drukowanie setek dokumentów jest nie tylko nieekologiczne, ale też wymaga czasu na procedurę obiegu. Biura przyszłości to biura bez papieru. Posiadają wiele zalet: wprowadzają porządek w organizacji usprawniają obiegi dokumentów
90-dniowym okresie transformacji cyfrowej, który decyduje o tym czy inicjatywa będzie mogła zostać uznana za sukces, jest ustalenie celów digitalizacji.
Ten proces można podzielić na trzy etapy. W pierwszym etapie organizacja powinna poświęcić czas na utworzenie zespołu liderów i analizę procesów. Liderzy powinni czuć motywację do realizacji planu, widzieć
zwiększają sprawność
sens i konkretne korzyści ze zmiany. Dzięki temu zachęcą
zmniejszają ryzyko biznesowe
innych do zaangażowania się w proces. Analizując pro-
pozwalają na lepsze relacje z klientami
cesy, można zidentyfikować kluczowe kroki, wąskie gardła
zwiększają przejrzystość
i trudne obszary.
mają pozytywny wpływ na środowisko
zdj ęc i e : Adobe Stock
W
organizacji koncentrowała się w dużej mierze na wydaj-
W 90 DNI DO BIURA BEZ PAPIERU
W ciągu ostatnich kilku dziesięcioleci uwaga menadżerów
