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Makler: Dank Automation mehr Zeit für Kunden Digitalisierung – ja, eh. Aber was heißt das denn konkret? Wir zeigen am Beispiel der Immobilienvermittlung, wie Automation den Arbeitsalltag erleichtern kann. Die 20 Prozent an eingesparter Zeit können Makler in Akquise und Kundenpflege stecken. Autor: Vanessa Kornfeld
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mmobilienmakler, die ihre betrieblichen Abläufe digital unterstützt gestalten, haben auf mehreren Ebenen einen Effekt: Routinearbeiten laufen strukturierter und damit schneller. Alle Mitarbeitenden wissen, was sie an der jeweiligen Stelle der Prozesskette zu tun haben. Die Fehlerzahl sinkt, es gibt weniger Abstimmungsbedarf. Kurz: Das Unternehmen hat immer eine gleichbleibend hohe Dienstleistungsqualität. Einmal eingeführt, lässt sich der Workflow von den Verantwortlichen kontrollieren und moderieren; Prozessschritte lassen sich zudem gut im Homeoffice abarbeiten. „Viele Anwender unseres Workflow-Tools sagen uns, dass sich mit dem Prozessmanager die Zeit, die sie für das Einarbeiten neuer Mitarbeiter benötigen, halbiert habe“, berichtet Stefan Mantl, Eigentümer und Geschäftsführer von onOffice, einer Maklersoftware, die ein AutomationsTool integriert hat. Dass sich neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden, gilt freilich nur, weil die Software wirklich intuitiv zu bedienen ist. Außerdem sparen Makler im Berufsalltag für wiederkehrende Standardarbeiten etwa 20 Prozent ihrer Zeit ein. „Diese können sie in die wichtigen Bereiche Akquise und Kundenpflege stecken“, meint Mantl. onOffice hat seinen Sitz in Aachen in Deutschland, stellt jedoch in Österreich Kundenbetreuung zur
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Schneller und transparenter
tenden, die den Kunden nicht betreuen, am Telefon Auskünfte zu geben. Sie sind mit der Struktur vertraut und mit wenigen Klicks auf dem Laufenden.
Überhaupt herrscht endlich einmal Ordnung in dem ganzen Vermarktungsprozess: In der Prozessbeschreibung der Software werden im Layout der Anwendung alle Arbeitsschritte festgelegt. Außerdem ist die Gesamtzahl der Prozessschritte erkennbar, ebenso wie die Zahl der abgeschlossenen, offenen oder unterbrochenen Abläufe. Zumeist sind mit den Prozessen die Kunden und ihre Objekte verknüpft. Das erleichtert es auch Mitarbei-
Egal, welche Arbeitsprozesse man digitalisieren will, zuerst werden immer die einzelnen Arbeitsschritte definiert, dann visualisiert und danach in der Software hinterlegt. Als Erstes kann man beispielsweise einen Prozess für die Objektaufnahme erstellen. Hierbei sind viele Einzelschritte zu beachten, oft sind mehrere Angestellte involviert. Daher sind die Ergebnisse besonders schnell ersichtlich. Typischerweise müssen bei diesem Prozess Objektunterlagen besorgt, ein Energieausweis erstellt, Objektfotos gemacht, Grundrisse aufbereitet und ein Exposétext geschrieben werden. Zunächst soll das fertiggestellte Angebot vielleicht an vorgemerkte Kunden verschickt und erst dann in Portalen hochgeladen, auf Social-Media-Plattformen gepostet oder auf der Website veröffentlicht werden. Auch dies lässt sich im Prozessmanager darstellen, hinterlegt mit Terminen und Fristen. „Wir versuchen, es den Firmen möglichst einfach zu machen, ihre Prozesse mit unserer Software abzubilden. Es gibt eine Vielzahl an Vorlagen und Grundelementen,
Verfügung. Darüber hinaus ist Mantl selber Wahlwiener.
Auch die im Büro so geschätzten „kurzen Wege“ lassen sich mit so einem „digitalen Arbeitszimmer“ umsetzen: Prozessverantwortliche sehen auf einen Blick, an welcher Stelle die Abläufe möglicherweise haken, und können direkt nachfragen oder eingreifen. Muss an einer bestimmten Stelle ein Teamleiter oder die Firmeninhaberin ihre Zustimmung geben, kann aus dem Prozessmanager heraus automatisch eine E-Mail verschickt werden, die der Adressat mit Ja oder Nein beantworten muss. Die Antwort wird automatisch im Prozess dokumentiert, die nachfolgenden Arbeitsschritte können auf dem jeweiligen Ast der Prozessverzweigung fortgeführt werden.
Erste Schritte
